GERENCIA DE REGISTROS CIVILES

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1 REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL GERENCIA DE REGISTROS CIVILES SUBGERENCIA DE GESTIÓN TÉCNICO NORMATIVA DE REGISTROS CIVILES CARTILLA DE ORIENTACIÓN PARA REGISTRADORES CIVILES NUEVOS FORMATOS DE ACTAS REGISTRALES 2012

2 Registrar la identidad, los hechos vitales y los cambios de estado civil de las personas, participar del Sistema Electoral y promover el uso de la identificación y certificación digital, así como la inclusión social con enfoque intercultural. Fortalecer la ciudadanía y el desarrollo equitativo del país como la entidad de registro del Estado Peruano que garantiza a las personas su condición de sujetos de derecho; genera confianza y seguridad jurídica; y promueve el gobierno electrónico a través de la tecnología de información y comunicaciones. Proporcionar servicios registrales en el marco de las funciones encargadas por la Constitución y la Ley, garantizando la identificación y el registro de los hechos vitales de los peruanos, mediante la utilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad, con personal cortés y altamente especializado, con el objetivo de satisfacer a los usuarios a través de un trato de excelencia, ágil y personalizado, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos y expectativas, ofreciéndoles una infraestructura de servicios moderna que prioriza la atención de personas con discapacidad, excepcionales, menores y adultos de la tercera edad, con el compromiso de cumplir los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del sistema de Gestión de Calidad.

3 Estimado Registrador(a) Civil: El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil RENIEC tiene el agrado de presentar la Cartilla de Orientación para Registradores Civiles - Nuevos Formatos de Actas Registrales, que explica de forma didáctica el correcto llenado de los nuevos formatos de Actas de Nacimiento (con CUI y sin CUI), Matrimonio y Defunción, incidiendo en los casos en los que frecuentemente se generan dudas al momento de realizar estas inscripciones. Para su mejor comprensión, la presente cartilla ha sido estructurada en las 05 secciones siguientes: 1. Introducción a los Registros Civiles Contiene disposiciones generales referidas a la conformación de los libros registrales, las actas registrales, secuencia cronológica de las inscripciones, entre otros temas esenciales del registro. 2. Conociendo las Actas de Nacimiento Contiene información general sobre las Actas de Nacimiento (de color verde para las inscripciones con CUI y de color celeste para las inscripciones sin CUI), y una explicación campo por campo, para una correcta inscripción, con ilustraciones y ejemplos. 3. Conociendo las Actas de Matrimonio Contiene información general sobre las Actas de Matrimonio y una explicación campo por campo, para el correcto uso del nuevo formato, que mantiene el color amarillo, con ilustraciones y ejemplos. 4. Conociendo las Actas de Defunción Contiene información general sobre las Actas de Defunción y una explicación campo por campo, para el correcto uso del nuevo formato, que mantiene el color morado, con ilustraciones y ejemplos. 5. RENIEC a su servicio En esta sección podrán encontrar los medios que RENIEC pone a su disposición para absolución de consultas legales a través de la vía telefónica, electrónica y personal.

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5 INTRODUCCIÓN A LOS REGISTROS CIVILES

6 Introducción a los Registros Civiles 1. Conformación de los Libros y Actas Registrales. a. Los Libros Registrales: Están conformados por un número determinado de Actas Registrales con numeración correlativa, un Acta de Apertura y un Acta de Cierre. El Acta de Apertura se encuentra ubicada en la parte inicial del libro registral y el Acta de Cierre se encuentra ubicada en la parte final del mismo. Ambas actas cuentan con un formato que debe ser llenado por el Registrador al momento de iniciar y finalizar el uso del Libro Registral, respectivamente. b. El Acta Registral: Es el soporte físico en que se realiza la inscripción de los asientos registrales y se extienden en dos (02) ejemplares a saber: 1. Acta Fija denominada también Matriz u Original y que va adherida al lomo del libro; y, 2. Acta de Reserva, denominada también Desglosable o Duplicado. Ambas actas deben ser debidamente registradas al momento de la inscripción para su validez. El Acta de Reserva (Desglosable o Duplicado) es una copia exacta del Acta Fija (Matriz u Original). 6

7 Introducción a los Registros Civiles 1. Acta Fija (Matriz) 2. Acta Desglosable (Duplicado) 2. Secuencia cronológica de las Inscripciones. Las inscripciones registrales se realizan en forma consecutiva, respetando la numeración correlativa de las actas. De esta forma, las inscripciones guardarán un orden cronológico de acuerdo a las declaraciones o solicitudes de inscripción que se presenten ante el registro. 3. Inscripción Manual. Cuando el asiento registral o inscripción se realice manualmente, se tendrá en cuenta lo siguiente: Consignar los datos en letra IMPRENTA y MAYÚSCULA utilizando tinta negra de buena calidad. Dejar una casilla en blanco después de cada palabra. Consignar una letra por casilla. Los números se consignarán sólo cuando el dato así lo 7

8 Introducción a los Registros Civiles exija y un número por casilla. El llenado de los datos se realizará en lenguaje natural, no admitiéndose el empleo de siglas o abreviaturas en la consignación de los datos; a excepción de los datos de ubicación geográfica, dirección y lugar de ocurrencia del nacimiento, matrimonio o defunción, según sea el caso; en estos casos se podrá utilizar las siguientes abreviaturas y siglas: * Jr. = Jirón; * Av. = Avenida; * Psj. = Pasaje; * Urb. = Urbanización; * Lt. = Lote; * Mz. = Manzana; * Nº. = Número; * Dpto. = Departamento; * Km. = Kilómetro, etc. * CN = Comunidad Nativa; * CC = Comunidad Campesina; * CP = Centro Poblado Los códigos de ubigeo solicitados en las actas se verificarán en la Tabla de Ubicación Geográfica. 4. Identificación de los declarantes o solicitantes. Si los declarantes son peruanos mayores de edad deberán identificarse con su Documento Nacional de Identidad (DNI). Tratándose de la inscripción del nacimiento, en el caso de declarantes menores de edad (a partir de los 14 años) que no cuenten con D.N.I. podrán identificarse con su Acta de Nacimiento. 8

9 Introducción a los Registros Civiles Si los declarantes son extranjeros podrán identificarse con su Carné de Extranjería o Pasaporte, conforme corresponda. En el caso de declarantes de nacionalidad boliviana, ecuatoriana y colombiana podrán identificarse con el documento de identidad de su respectivo país, por pertenecer a los países miembros de la Comunidad Andina de Naciones CAN. 5. Por qué los asientos registrales se llenan por duplicado? Es importante hacerlo? Los asientos registrales se extienden por duplicado como medida de contingencia, en caso de pérdida, robo, deterioro, etc. del Acta Fija u Original, puesto que el Acta Desglosable o de Reserva sirve como sustento en los procedimientos de Reconstitución o Reposición del Acta Fija u Original. Por este motivo, es muy importante realizar el llenado de ambas actas en el mismo momento de la inscripción, para la conservación del acto inscrito. 6. Puedo inscribir primero sólo el Acta Fija y dejar el llenado del Acta Desglosable para después? El asiento registral se inscribe en UN SOLO ACTO. 9

10 Introducción a los Registros Civiles Por ello, es obligatorio realizar el llenado de ambas actas (fija y desglosable) en el mismo momento de la inscripción, bajo responsabilidad del Registrador Civil. De esta forma, se evitará cometer errores al momento de transcribir los datos, así como las omisiones de firmas e impresiones dactilares de los intervinientes, etc. 7. Qué pasa si los declarantes no saben leer o se encuentran imposibilitados de hacerlo? Si los declarantes no pudieran leer el acta al ser iletrados o invidentes, el Registrador Civil procederá a leerles ambas actas en voz alta. De esta forma, los declarantes podrán verificar que toda la información contenida en estas actas y en el registro corresponda a la realidad. Al finalizar la lectura, los declarantes iletrados consignarán sus impresiones dactilares (índice derecho) en señal de conformidad, tanto en el espacio para la impresión dactilar como en el espacio para la firma, conforme al siguiente ejemplo: 10

11 Introducción a los Registros Civiles 8. Qué debo hacer si algún campo del acta no pudiera ser completado, porque el declarante desconoce la información exigida? En caso que el declarante al momento de realizar la inscripción desconociera algún dato exigido en el acta, el Registrador Civil deberá testar los campos incompletos trazando una línea horizontal sobre las primeras cuatro (04) casillas. De igual forma, cuando no corresponda llenar los campos de Declarante, éstos deberán testarse trazando una línea horizontal sobre las primeras cuatro (04) casillas. De igual forma se procederá con los campos de las firmas e impresiones dactilares de los Declarantes cuando no se requiera su intervención, conforme al ejemplo: 11

12 Introducción a los Registros Civiles 9. Qué hago si me equivoco al consignar los datos en el Acta? Si el Registrador Civil cometiera un error al momento de consignar los datos en el Acta realizará en forma inmediata su corrección mediante el Testado. Para ello, se colocará el dato errado entre paréntesis y se trazará una raya sobre éste; a continuación, se escribirá el dato correcto al costado del testado, en caso de no haber casillas, se procederá sólo a testar el dato errado. Ejemplo: a. En caso de haber casillas al costado del dato errado: (San Pastor) San Manuel Pastor; b. En caso de no haber casillas al costado del dato errado: ( ) Después del testado de errores se realizará el salvado de los mismos en la línea de Observaciones. Ejemplo: Observaciones: Testado: (San Pastor); Vale: San Manuel Pastor; Testado: ( ); Vale: De esta forma el error quedará salvado y se conservará la validez del acta. Por ningún motivo se procederá a cancelar o inutilizar el acta por comisión de errores; salvo que se suspenda el acto o que el declarante se niegue a continuarlo. 12

13 Introducción a los Registros Civiles 10. Al finalizar el llenado del acta qué hago? Una vez finalizado el llenado de todos los datos del Acta Registral (fija y desglosable), los declarantes revisarán y leerán cuidadosamente la información consignada en ambas actas o les será leída en voz alta por el Registrador Civil. Si los declarantes están conformes, procederán a firmar ambas actas (fija y desglosable). Luego el Registrador Civil procederá a anular los espacios en blanco conforme al ejemplo: 2 V I R G E N M I L A G R O S A A R E Q U I P A C A M A N A S A M U E L P A S T O R Finalmente, el Registrador Civil procederá a colocar su firma y sello. 13

14 Introducción a los Registros Civiles NO SE OLVIDE LOS DECLARANTES DEBEN FIRMAR TANTO EL ACTA FIJA COMO EL ACTA DESGLOSABLE, conforme se aprecia en el siguiente ejemplo: Si en la inscripción interviene un solo declarante, se anulará la línea de la firma e impresión dactilar del segundo declarante, tal como se muestra en la figura: 14

15 Introducción a los Registros Civiles Asimismo, una vez culminado el asiento registral se deberá emitir la primera Copia Certificada en forma gratuita. 11. Qué pasa cuando los ciudadanos presentan documentos emitidos por otros países para la inscripción? Cuando se presenten documentos públicos extranjeros, se deberá verificar que éstos se encuentren debidamente legalizados. Para ello se tendrá presente lo siguiente: Si el documento ha sido emitido por un país incorporado al Convenio de la Apostilla, deberá estar apostillado. (Ver Anexo N 1) Si el documento hubiera sido emitido por un país que no pertenece al Convenio de la Apostilla, deberá contar con la Legalización Consular y del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú. Si el documento estuviera en otro idioma es obligatorio presentar una traducción simple del documento. 15

16 Introducción a los Registros Civiles LO QUE NO SE DEBE HACER No debe firmar ni sellar actas en blanco. No debe dejar actas en blanco. No debe insertar datos en las actas en momento posterior a la conclusión de la inscripción. No debe insertar actas en los Libros Registrales. No debe enmendar el Acta Registral. Las formas más frecuentes de indebida enmienda de actas son: Borrado: Hacer desaparecer el contenido (todo o parte) del acta registral utilizando goma de borrar. Raspado: Procedimiento mediante el cual, a través de algún medio físico se logra desgastar la superficie del acta, a fin de suprimir o modificar su contenido. Encubierto: Procedimiento mediante el cual se cubre todo o parte del contenido del acta registral, a fin de hacerlo desaparecer, valiéndose para ello de un líquido corrector. 16

17 Introducción a los Registros Civiles Sobre escritura: Procedimiento mediante el cual se escribe sobre un dato del acta registral a fin de sustituirlo, haciendo que éste sea ilegible y que no se pueda recuperar el dato originalmente registrado. Interlineado: Procedimiento mediante el cual se adiciona un vocablo entre dos palabras o sobre la palabra en el mismo renglón. Pegado: Acción de adherir un fragmento de papel sobre el contenido original del acta registral, con la finalidad de consignar algo diferente. 17

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19 FORMATOS DE NACIMIENTO

20 Conociendo las Actas de Nacimiento a. Numeración de las actas: Las Actas de Nacimiento cuentan con una numeración secuencial de ocho (08) dígitos que se representa a través de un código de barra, para uso del archivo único centralizado del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil. El número de acta se encuentra ubicada en la parte superior izquierda del acta. b. Código Único de Identificación (CUI) El Código Único de Identificación (CUI) es una forma de identificación de la persona, en virtud a un número que le es asignado desde la fecha de inscripción de su nacimiento y constituye la base sobre la cual la sociedad y el Estado la identifican para todos los efectos. El número de CUI va pre-impreso en las Actas de Nacimiento de color verde en secuencia numérica. c. Formatos del Acta de Nacimiento: Existen 02 formatos para Actas de Nacimiento: Acta color verde: Las Actas de color verde contienen además un Código Único de Identificación (CUI) en secuencia numérica, ubicado en la parte central del acta. Acta color celeste: Las Actas de color celeste no cuentan con Código Único de Identificación (CUI). 20

21 Conociendo las Actas de Nacimiento Ambos formatos tienen dos lados impresos compuestos por: Lado anverso: Consta de 08 campos divididos en 34 líneas para el llenado de los datos relacionados con el nacimiento, identidad de los declarantes, nombre del titular del acta, entre otros. Anverso de Formato Verde Anverso de Formato Celeste 21

22 Conociendo las Actas de Nacimiento Lado reverso: En el lado superior derecho se encuentra impreso el número de acta. Luego, sigue el Campo de Anotaciones Textuales que, a su vez, se divide en 06 Sub-campos. Reverso Formato verde Reverso Formato celeste Antes de realizar el llenado del acta se debe solicitar a los declarantes la documentación de sustento, ya que el acta de nacimiento es el medio probatorio que acredita fundamentalmente el nombre del titular. 22

23 Conociendo las Actas de Nacimiento d. Precisiones sobre la inscripción en Actas de Nacimiento: En los casos de parto múltiple (mellizos, gemelos, etc.); se asienta un acta fija con su respectiva acta desglosable, para cada uno de los nacidos. Cuando la inscripción de nacimiento, sea solicitada por padres menores de edad (mayor de 14 años) estos podrán identificarse con su D.N.I de menor o con su Partida de Nacimiento. 23

24 Conociendo las Actas de Nacimiento Cómo debo inscribir el Acta de Nacimiento? CAMPO N 01: Fecha de Nacimiento Línea N 01: x Precisiones: a. En esta línea se consignará en números la fecha del nacimiento, en el siguiente orden: Día, Mes y Año. b. Luego se consignará la hora y los minutos en que se produjo el nacimiento, se marcará con una X en AM o PM dependiendo si el nacimiento se produjo antes o después del mediodía, teniendo en cuenta lo siguiente: HORA DE NACIMIENTO AM/PM MEDIA NOCHE: 12:00-12:59 MADRUGADA: 01:00 05:59 AM MAÑANA: 06:00 11:59 MEDIODIA: 12:00 12:59 TARDE: 01:00 06:59 PM NOCHE: 07:00-11:59 24

25 Conociendo las Actas de Nacimiento Lugar de Nacimiento Líneas N 02 a 04: 2 V I R G E N M I L A G R O S A A R E Q U I P A C A M A N A S A M U E L P A S T O R C P A U R O R A Precisiones: a. En la primera casilla de la línea N 02 se colocará la siguiente codificación: Código Lugar de Nacimiento 1 Hospital 2 Clínica 3 Centro de Salud o Posta 4 Domicilio 5 Otro lugar En las casillas contiguas se consignará en letras el nombre lugar de nacimiento, ejemplo: VIRGEN MILAGROSA. En caso, de haberse consignado el código 4 ó 5 se anotará sólo la dirección. b. En la línea N 03 y 04 se colocará el nombre del departamento, provincia y distrito donde ocurrió el nacimiento, con sus respectivos códigos de ubigeo. c. Las casillas de Centro Poblado/Comunidad Nativa o Campesina serán llenadas sólo si el lugar donde ocurrió el nacimiento pertenece o se encuentra dentro de la jurisdicción de estas comunidades, caso contrario deberá testarse. En las casillas de ubigeo en lugar del código se consignará una de las siguientes siglas, según corresponda: 25

26 Conociendo las Actas de Nacimiento * Comunidad Nativa (CN) * Comunidad Campesina (CC) * Centro Poblado (CP) Sexo del Titular Línea N 05: 1 M A S C U L I N O Precisiones: a. En la primera casilla de esta línea se consignará la siguiente codificación: Código Sexo 1 Masculino 2 Femenino b. Luego se escribirá el sexo correspondiente en letras. c. En los casos de Hermafroditas (personas con ambos sexos) si su CNV no indica el sexo que le corresponde, se deberá testar esta línea. CAMPO N 02: Datos del titular Líneas N 06 a 08: J U A N A L B E R T O P E R E Z C A S T R O Precisiones: a. En este campo se consignarán los datos del Titular conformados por: 26

27 Conociendo las Actas de Nacimiento En la línea N 06 se consignarán los prenombres del titular según indicación de los declarantes al momento de la inscripción, aun cuando en el CNV se hubiere consignado otros prenombres, puesto que es en el Acta de Nacimiento donde se definirá la identidad de la persona a inscribir. En la línea N 07 se consignará el primer apellido del titular, que será igual al primer apellido del padre. En la línea N 08 se consignará el segundo apellido del titular, que será igual al primer apellido de la madre. b. En caso de Apellidos Compuestos, previamente se verificará su correcta escritura en el documento de identidad del declarante. Si alguno de los apellidos del titular es compuesto se consignará dejando una casilla en blanco entre ambas palabras o separadas con un guión entre ellas, conforme se desprenda del documento de identidad. Por ejemplo: Padre: Pedro Pablo Amasifuen Reátegui. Madre: María Isabel Pardo-Figueroa Álvarez. Titular: José Carlos Amasifuen Pardo-Figueroa. CAMPO N 03: Datos del padre del titular Líneas N 09 a 12: J U A N J O S E P E R E Z O C H O A

28 Conociendo las Actas de Nacimiento Precisiones: a. En las líneas N 09, 10 y 11 se consignarán los prenombres, el primer apellido y el segundo apellido del Padre, en las casillas correspondientes. b. En primera casilla de la línea N 12 Documento de Identidad se consignará la siguiente codificación: Código Documento de Identidad 1 D.N.I. Libreta Militar o Constancia 2 de Inscripción Militar 3 Carné de Extranjería 4 Otro documento En las casillas contiguas se consignará la numeración del documento de identidad del padre del titular. c. En la primera casilla de Nacionalidad se debe colocar la siguiente codificación: Código Nacionalidad 1 Peruana 2 Extranjera 28

29 Conociendo las Actas de Nacimiento CAMPO N 04: Datos de la Madre del titular Líneas N 13 a 19: R O S A M A R I A C A S T R O L O P E Z A V L I M A D E P A R T A M E N T O A R E Q U I P A A R E Q U I P A V I T O R C P L A C R U Z Precisiones: a. En las líneas N 13, 14 y 15 se consignará los prenombres, el primer apellido y segundo apellido de la Madre, en las casillas correspondiente. b. En la primera casilla de la línea N 16 Documento de Identidad se colocará la siguiente codificación: Código Documento de Identidad 1 D.N.I. 2 Libreta Militar o Libreta Militar o Constancia de Inscripción Militar 3 Carné de Extranjería 4 Otro documento En las casillas contiguas se consignará la numeración del documento de identidad de la madre del titular. 29

30 Conociendo las Actas de Nacimiento c. En la casilla de Nacionalidad se colocará la siguiente codificación: Código Nacionalidad 1 Peruana 2 Extranjera d. En la línea N 17 se consignará la dirección de la madre. e. En las líneas N 18 y 19 se consignará el nombre del departamento, provincia y distrito del domicilio de la madre, con indicación de sus respectivos ubigeos. f. Las casillas de Centro Poblado/Comunidad Nativa o Campesina serán llenadas sólo si el domicilio de la madre pertenece o se encuentra dentro de la jurisdicción de estas comunidades, caso contrario deberá testarse. En las casillas de ubigeo en lugar del código se consignará una de las siguientes siglas, según corresponda: * Comunidad Nativa (CN) * Comunidad Campesina (CC) * Centro Poblado (CP) CAMPO N 05: Fecha de Registro y ubicación de la Oficina de Registro de Estado Civil Líneas N 20 a 22: A R E Q U I P A C A M A N A S A M U E L P A S T O R C P L A A U R O R A Precisiones: a. En la línea N 20 se consignará en números la fecha de la inscripción en el Registro Civil en el siguiente orden: Día, Mes y Año. 30

31 Conociendo las Actas de Nacimiento b. En las líneas N 21 y 22 se consignará el nombre del departamento, provincia y distrito al que pertenece la Oficina de Registro de Estado Civil, con indicación de los ubigeos correspondientes. c. Las casillas de Centro Poblado/Comunidad Nativa o Campesina serán llenadas sólo si el lugar donde se encuentra la OREC pertenece o se encuentra dentro de la jurisdicción de estas comunidades, caso contrario deberá testarse. En las casillas de ubigeo en lugar del código se consignará una de las siguientes siglas, según corresponda: * Comunidad Nativa (CN) * Comunidad Campesina (CC) * Centro Poblado (CP) CAMPO N 06: Datos del declarante Líneas N 23 a 30: Ejemplo A: P A D R E J U A N J O S E P E R E Z O C H O A Ejemplo B: M A D R E Precisiones: a. En este campo el llenado se podrá realizar de dos maneras: Consignando todos los datos de los declarantes, en ambos campos, o 31

32 Conociendo las Actas de Nacimiento Consignando sólo el vínculo de los declarantes en ambos campos y testar las demás casillas. b. El orden de los declarantes es indistinto, es decir, puede consignarse primero los datos del padre o madre. c. Si acude un solo declarante se llenarán sólo las líneas N 23 a 26. Las demás líneas en blanco deben testarse. d. En caso que el declarante no sea la madre ni el padre, sino un declarante autorizado, en las casillas del Vínculo se anotará el grado de parentesco o cargo del declarante. Por ejemplo: abuela(o), tía(o), Director de Colegio, Director del Centro de Protección, etc. e. Cuando la designación del cargo supere el número de casillas del Vínculo deberá continuar la descripción en la Línea N 33 de Observaciones. CAMPO N 07: Datos del Registrador Civil Líneas N 31 y 32: D E L A C R U Z L O P E Z J U A N L U I S D E L A C R U Z L O P E Z J U A N L U I S Precisiones: a. En la línea N 31 se consignarán los prenombres, primer apellido y segundo apellido del Registrador Civil que realiza la inscripción. b. En la línea N 32 se consignará el número de D.N.I. del Registrador Civil. CAMPO N 08: Observaciones Línea N 33: Testado: (2010) Vale: 2011; Testado (Edilberto) Vale: Alberto. 32

33 Conociendo las Actas de Nacimiento Precisiones: a. En este campo se realizará el salvado de los errores, antes que los declarantes firmen las actas. Debe consignarse la palabra Testado seguida del error encerrado entre paréntesis y tachado; luego la palabra Vale seguida del dato correcto, conforme se aprecia en el ejemplo. b. De igual forma, esta línea está destinada para anotar la Ley correspondiente, en los casos que se registre una inscripción extemporánea de nacimiento. c. Cuando algún dato solicitado en el Acta supere el número de casillas establecido, deberá continuar su descripción en este campo. Firmas e impresiones dactilares de los partícipes Línea N 34: Firmas e impresiones dactilares de los declarantes Línea 34 A: Ejemplo 1: Ejemplo 2: Iletrado. Precisiones: a. Los declarantes deberán firmar en el orden que están anotados en el Campo N 06 Declarante(s). b. Las firmas de los declarantes deben ser iguales a las que constan en sus respectivos documentos de identidad. c. Si uno de los declarantes fuera iletrado deberá consignar su impresión dactilar 2 veces, 33

34 Conociendo las Actas de Nacimiento sobre la línea de la firma y en el recuadro de la impresión dactilar conforme se aprecia en el Ejemplo 2. d. A falta del dedo índice derecho se colocará la impresión dactilar del dedo índice izquierdo. e. En el caso que se presente un solo declarante se testará el recuadro del segundo declarante. Ejemplo: Declarante 1: Declarante 2: Sello, firma e impresión dactilar del Registrador Línea N 34 B: 34

35 Conociendo las Actas de Nacimiento Precisiones: a. En este recuadro se consignará la firma e impresión dactilar (índice derecho) del Registrador Civil que realiza la inscripción. b. Por ningún motivo se inutilizará o cancelará un acta de nacimiento que no cuente con la firma o sello del Registrador, salvo que se suspenda el acto o el declarante se niegue a continuarlo. ANOTACIONES TEXTUALES. En el reverso de las Actas de Nacimiento se encuentra el campo de Anotaciones Textuales, este término equivale a lo que antes conocíamos como Anotaciones Marginales. En este campo se efectuarán aquellas anotaciones realizadas a mérito de Reconocimientos, Resoluciones Judiciales de cambio o adición de nombres, Rectificaciones, Archivamiento del Acta en caso de adopción. Estas Anotaciones Textuales serán firmadas y selladas por el registrador y, cuando corresponda, serán también firmadas por los intervinientes. En este rubro se anotarán también los Avisos de Depuración Registral que sean cursados por las Oficinas de Registros del Estado Civil, en las cuales se haya inscrito el matrimonio del titular, la disolución de ese vínculo, su anulabilidad o la defunción del titular. Ejemplo de Anotación Textual: 35

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37 FORMATO DE MATRIMONIO

38 Conociendo las Actas de Matrimonio a. Numeración de las actas: Las Actas de Matrimonio cuentan con una numeración secuencial de ocho (08) dígitos que se representa a través de un Código de Barras, para uso del Archivo Único Centralizado del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil. El número de acta se encuentra ubicada en la parte lateral superior izquierda del acta. b. Formato del Acta de Matrimonio: El formato de las Actas de Matrimonio es de color amarillo, tiene una estructura similar y forma de llenado que la del Acta de Nacimiento, con la diferencia que en la parte inicial del acta se consigna la fecha de celebración del acto matrimonial. Este formato consta de dos lados impresos compuestos por: Lado anverso: Consta de 08 campos y 30 líneas donde se consignarán los datos relacionados con el Matrimonio Civil, autoridad celebrante, el departamento, provincia y distrito en que nacieron los contrayentes, documento de identidad de los contrayentes y testigos. Lado reverso: En el lado superior derecho se encuentra impreso el número de acta. Luego, sigue el Campo de Anotaciones Textuales que, a su vez, se divide en 06 Sub-campos. 38

39 Conociendo las Actas de Matrimonio Anverso Reverso c. Precisiones sobre el llenado de las Actas de Matrimonio: Los campos y casillas no utilizados deben testarse trazándose una línea sobre las 04 casillas siguientes. Ejemplo: 1 4 L I M A L I M A S A N B O R J A La inscripción registral del matrimonio civil se realiza en virtud del Acta de Celebración que es remitida a la Oficina de Registro de Estado Civil por la autoridad pertinente o por 39

40 Conociendo las Actas de Matrimonio los interesados, correspondiendo al Registrador Civil efectuar el asiento registral previa evaluación dicho documento. En caso el celebrante no remitiera el Acta de Celebración, la inscripción del matrimonio puede ser solicitada por los contrayentes, quienes deberán identificarse con el Documento Nacional de Identidad (DNI) en caso de ser peruanos; en caso de extranjeros deberán presentar su Carne de Extranjería o Pasaporte, conforme corresponda. Los declarantes extranjeros de nacionalidad boliviana, ecuatoriana y colombiana podrán identificarse con el documento de identidad de su respectivo país, por pertenecer a los países miembros de la Comunidad Andina de Naciones CAN. Los datos consignados en el Acta de Matrimonio tienen como sustento los que obran en el Acta de Celebración. En el Acta de Matrimonio no existe el campo de declarantes. Los cónyuges podrán firmar el Acta de Matrimonio en los campos firma del contrayente y firma de la contrayente, siempre que ambos se encuentren presentes al momento de la inscripción registral, caso contrario, el acta sólo deberá ser firmada y sellada por el Registrador Civil. 40

41 Conociendo las Actas de Matrimonio Cómo debo llenar el Acta de Matrimonio? CAMPO N 01: Fecha de Celebración del Matrimonio Línea N 01: Precisiones: En esta línea se consignará en números la fecha de celebración del Matrimonio Civil, en el siguiente orden: Día, Mes y Año. CAMPO N 02: Lugar de Celebración Líneas N 02 y 03: 1 4 L I M A L I M A S A N B O R J A C P S A N T A L U C I A Precisiones: a. Se consignarán los datos referentes al departamento, provincia y distrito del lugar donde se celebró el Matrimonio, con sus respectivos códigos de ubigeo. b. Las casillas de Centro Poblado/Comunidad Nativa o Campesina serán llenadas sólo si el lugar donde se celebró el matrimonio pertenece o se encuentra dentro de la jurisdicción de estas comunidades, caso contrario deberá testarse. 41

42 Conociendo las Actas de Matrimonio En las casillas de ubigeo en lugar del código se consignará, según corresponda, las siguientes siglas: * Comunidad Nativa (CN) * Comunidad Campesina (CC) * Centro Poblado (CP) CAMPO N 03: Datos de la Autoridad Celebrante Líneas N 04 a 08: R O D R I G O A L O N S O L A G O S S A E N Z R E G I D O R P O R D E L E G A C I O N D E L A L C A L D E Precisiones: a. En la primera casilla de la línea N 04 se colocará la siguiente codificación: Código Documento de Identidad 1 D.N.I. Libreta Militar o Constancia de 2 Inscripción Militar 3 Carné de Extranjería 4 Otro documento En las casillas contiguas se consignará el número del documento de identidad de la Autoridad Celebrante. 42

43 Conociendo las Actas de Matrimonio b. En las líneas N 05, 06 y 07 se consignarán los prenombres y apellidos de la Autoridad Celebrante. c. En la línea N 08 se consignará el cargo que ocupa la autoridad municipal o persona delegada que celebró el Matrimonio Civil. Número de Expediente Matrimonial Línea N 09: Precisiones: En esta línea se consignará el número de expediente matrimonial, sólo un número por casilla. CAMPO N 04: Datos del Contrayente Líneas N 10 a 16: M A R I O I V A N L U J A N P E R E Z P E R U A N A S O L T E R O A R E Q U I P A A R E Q U I P A Y A N A H U A R A C P G U A D A L U P E Precisiones: a. En las líneas N 10, 11 y 12 se consignarán los prenombres y apellidos del contrayente, 43

44 Conociendo las Actas de Matrimonio en las casillas correspondientes. b. En la primera casilla de la línea N 13 Documento de Identidad se consignará la siguiente codificación: Código Documento de Identidad 1 D.N.I. Libreta Militar o Constancia de 2 Inscripción Militar 3 Carné de Extranjería 4 Otro documento En las casillas contiguas consignará la numeración del documento de identidad del Contrayente. c. En la primera casilla de Nacionalidad se debe consignar la siguiente codificación: Código Nacionalidad 1 Peruana 2 Extranjera En las casillas contiguas se consignará, en letras, la nacionalidad que le corresponda al Contrayente. d. En la línea N 14 se consignará la edad y estado civil del contrayente, en las casillas correspondientes. e. En las líneas N 15 y 16 se consignará el departamento, provincia y distrito del lugar de nacimiento del Contrayente, con indicación de sus respectivos ubigeos. f. Las casillas de Centro Poblado/Comunidad Nativa o Campesina serán llenadas sólo si el 44

45 Conociendo las Actas de Matrimonio lugar donde nació el Contrayente pertenece o se encuentra dentro de la jurisdicción de estas comunidades, caso contrario deberá testarse. En las casillas de ubigeo en lugar del código se consignará, según corresponda, las siguientes siglas: * Comunidad Nativa (CN) * Comunidad Campesina (CC) * Centro Poblado (CP) CAMPO N 05: Datos de la Contrayente Líneas N 17 a 23: R R O S A R I O OO S O R I O K F E R N A N D E Z P E R U A N A S O L T E R A L I M A L I M A S A N I S I D R O Precisiones: a. En las líneas N 17, 18 y 19 se consignarán los prenombres y apellidos de la Contrayente, en las casillas correspondientes. b. En la primera casilla de la línea N 20 Documento de Identidad se consignará la siguiente codificación: 45

46 Conociendo las Actas de Matrimonio Código Documento de Identidad 1 D.N.I. Libreta Militar o Constancia de 2 Inscripción Militar 3 Carné de Extranjería 4 Otro documento En las casillas contiguas consignará la numeración del documento de identidad de la Contrayente. c. En la primera casilla de Nacionalidad se debe consignar la siguiente codificación: Código Nacionalidad 1 Peruana 2 Extranjera En las casillas contiguas se consignará, en letras, la nacionalidad que le corresponda a la Contrayente. d. En la línea N 21 se consignará la edad y estado civil de la contrayente. e. En las líneas N 22 y 23 se consignará el departamento, provincia y distrito del lugar de nacimiento de la Contrayente, con indicación de sus respectivos ubigeos. f. Las casillas de Centro Poblado/Comunidad Nativa o Campesina serán llenadas sólo si el lugar donde nació la Contrayente pertenece o se encuentra dentro de la jurisdicción de estas comunidades, caso contrario deberá testarse. En las casillas de ubigeo en lugar del código se consignará, según corresponda, las siguientes siglas: * Comunidad Nativa (CN) * Comunidad Campesina (CC) 46

47 Conociendo las Actas de Matrimonio * Centro Poblado (CP) CAMPO N 06: Fecha de Registro y Ubicación Geográfica Líneas N 24 a 26: L I M A L I M A S A N B O R J A Precisiones: a. En la línea N 24 se consignará la fecha de inscripción del Matrimonio en el siguiente orden: Día, Mes y Año. b. En las líneas N 25 y 26 se consignará el departamento, provincia y distrito del lugar donde se ubique la OREC, con indicación de sus respectivos ubigeos. c. Las casillas de Centro Poblado/Comunidad Nativa o Campesina serán llenadas sólo si el lugar donde se ubica la OREC pertenece o se encuentra dentro de la jurisdicción de estas comunidades, caso contrario deberá testarse. Se utilizarán las siguientes siglas: * Comunidad Nativa (CN) * Comunidad Campesina (CC) * Centro Poblado (CP) CAMPO N 07: Datos del Registrador Civil Líneas N 27 y C O R D O V A R U I Z R U B E N J O S E

48 Conociendo las Actas de Matrimonio Precisiones: a. En la línea N 27 se consignarán loa prenombres, primer apellido y segundo apellido del Registrador Civil que realiza la inscripción. b. En la línea N 28 se consignará el número de D.N.I. del Registrador Civil. CAMPO N 08: Observaciones Línea N 29 Testado: (L UGAN) Vale: L UJAN; Testado: (HERNANDEZ) Vale: FERNANDEZ. Precisiones: a. En este campo se realizará el salvado de los errores, antes que los Contrayentes firmen el acta. Debe consignarse la palabra Testado seguida del error encerrado entre paréntesis y tachado, luego la palabra Vale seguida del dato correcto, conforme al ejemplo. b. De igual forma esta línea está destinada para anotar el Parte Judicial con Sentencia firme remitido por el juzgado en caso de Inscripción supletoria de Matrimonio. c. Cuando algún dato solicitado en el Acta supere el número de casillas establecido, deberá continuar su descripción en este campo. 48

49 Conociendo las Actas de Matrimonio Firmas e impresiones dactilares de los partícipes Línea N 30 Firmas e impresiones dactilares de los partícipes Línea N 30 A: Ejemplo: Precisiones: a. Si los cónyuges desean firmar el Acta de Matrimonio deben presentarse juntos a la OREC para realizar la inscripción. b. Cada Cónyuge debe colocar su firmar e impresión dactilar en el recuadro que le corresponde a cada uno conforme al ejemplo. 49

50 Conociendo las Actas de Matrimonio c. En caso que no se presenten los cónyuges se testarán ambos recuadros conforme al siguiente ejemplo: d. En caso de presentarse ambos cónyuges y uno de ellos fuera iletrado, en lugar de firmar deberá consignar la impresión dactilar de su dedo índice derecho, tanto en la línea de la firma como en el recuadro. Ejemplo: 50

51 Conociendo las Actas de Matrimonio Firma y Sello del Registrador Civil Línea N 30 B: Rubén José Cordova Ruiz Registrador Civil Precisiones: a. En este recuadro se consignará la firma e impresión dactilar (índice derecho) del Registrador Civil que realiza la inscripción del Matrimonio Civil. b. La falta de estos datos no es causal de Cancelación o Inutilización del acta, sino de Rectificación. 51

52 Conociendo las Actas de Matrimonio ANOTACIONES TEXTUALES. En el reverso de las Actas de Matrimonio se encuentra el rubro de Anotaciones Textuales, este término equivale a lo que antes conocíamos como Anotaciones Marginales y está conformado por aquellas anotaciones realizadas en las actas a mérito de rectificaciones, disolución del vínculo matrimonial vía judicial, notarial o administrativa (por Municipalidad con autorización del Ministerio de Justicia), disolución del vínculo matrimonial por declaración de muerte presunta, declaración judicial de nulidad de matrimonio, entre otros; estas anotaciones textuales serán firmadas y selladas por el Registrador Civil. Ejemplo de Anotación Textual: 52

53 FORMATO DE DEFUNCIÓN

54 Conociendo las Actas de Defunción a. Numeración de las actas: Las Actas de Defunción cuentan con una numeración secuencial de ocho (08) dígitos que se representa a través de un Código de Barra, para uso del Archivo Único Centralizado del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil. El número de acta se encuentra ubicada en la parte lateral superior izquierda del acta. b. Formato del Acta de Defunción: El formato RENIEC de las Actas de Defunción es de color lila, tiene una estructura similar a las actas de Nacimiento y Matrimonio, con la diferencia que en la parte inicial del acta se consigna la fecha de fallecimiento. Este formato RENIEC consta de dos lados impresos compuestos por: Lado anverso: Consta de 09 campos y 27 líneas donde se consignarán los datos relacionados con la ocurrencia del fallecimiento, los datos del fallecido, datos de sus padres, datos del Registrador Civil y declarante. Lado reverso: En el lado superior derecho se encuentra impreso el número de acta. Luego, sigue el Campo de Anotaciones Textuales que, a su vez, se divide en 06 Sub-campos. 54

55 Conociendo las Actas de Defunción Anverso Reverso c. Precisiones sobre el llenado de las Actas de Defunción: Se consignará únicamente la información solicitada en los campos correspondientes. No se debe incorporar en el acta de defunción información indebida, tales como la causa de la muerte, etc. Los campos y casillas no utilizados deben testarse trazándose una línea sobre las 4 casillas siguientes. Ejemplo: 55

56 Conociendo las Actas de Defunción 2 S A N G E R O N I M O L I M A L I M A S A N B O R J A Los solicitantes de la inscripción, deberán identificarse con el Documento Nacional de Identidad (DNI) en caso de ser peruanos; en caso de extranjeros deberán presentar su Carne de Extranjería o Pasaporte, conforme corresponda. Los declarantes extranjeros de nacionalidad boliviana, ecuatoriana y colombiana podrán identificarse con el documento de identidad de su respectivo país, por pertenecer a los países miembros de la Comunidad Andina de Naciones CAN. Tratándose de inscripción de defunción por muerte violenta, al no requerir declarante, la línea de firma e impresión dactilar del declarante se testa. 56

57 Conociendo las Actas de Defunción Cómo debo inscribir el Acta de Defunción? CAMPO N 01: Fecha del Fallecimiento Línea N 01: x Precisiones: a. En esta línea se consignará en números la fecha y hora del fallecimiento en el siguiente orden: Día, Mes y Año. b. Luego se consignará la hora y los minutos en que se produjo el fallecimiento, se marcará con una X en AM o PM dependiendo si la defunción se produjo antes o después del mediodía, teniendo en cuenta lo siguiente: HORA DE NACIMIENTO AM/PM MEDIA NOCHE: 12:00-12:59 MADRUGADA: 01:00 05:59 AM MAÑANA: 06:00 11:59 MEDIODIA: 12:00 12:59 TARDE: 01:00 06:59 PM NOCHE: 07:00-11:59 57

58 Conociendo las Actas de Defunción CAMPO N 02: Lugar de fallecimiento Líneas N 02 a 04: 2 S A N G E R O N I M O L I M A L I M A S A N B O R J A Precisiones: a. En la primera casilla de la línea N 02 se consignará la siguiente codificación: Código Lugar de Fallecimiento 1 Hospital 2 Clínica 3 Centro de Salud o Posta 4 Domicilio 5 Otro lugar En las casillas contiguas se consignará en letras el nombre del lugar del fallecimiento, ejemplo: SAN GERONIMO, en caso, de haberse consignado el código 4 ó 5 se anotará sólo la dirección. b. En la línea N 03 y 04 se consignará el departamento, provincia y distrito donde ocurrió el fallecimiento con sus respectivos códigos de ubigeo. c. Las casillas de Centro Poblado/Comunidad Nativa o Campesina serán llenadas sólo si el lugar donde ocurrió el fallecimiento pertenece o se encuentra dentro de la jurisdicción de 58

59 Conociendo las Actas de Defunción estas comunidades, caso contrario deberá testarse. En las casillas de ubigeo en lugar del código se consignará, según corresponda, las siguientes siglas: * Comunidad Nativa (CN) * Comunidad Campesina (CC) * Centro Poblado (CP) CAMPO N 03: Datos del Fallecido Líneas N 05 a 11: G O N Z A L O D A N I E L P A R E D E S S A N C H E Z P E R U A N O A R E Q U I P A C A M A N A S A M U E L P A S T O R C P A V E M A R I A Precisiones: a. En las líneas N 05, 06 y 07 se consignarán los prenombres, primer y segundo apellido del fallecido, en las casillas correspondientes. b. En la primera casilla de la línea N 08 Documento de Identidad se consignará la siguiente codificación: 59

60 Conociendo las Actas de Defunción Código Documento de Identidad 1 D.N.I. 2 Libreta Militar o Constancia de Inscripción Militar 3 Carné de Extranjería 4 Otro documento En las casillas contiguas se consignará la numeración del documento de identidad del fallecido y su edad. c. En la primera casilla de la línea N 09 Nacionalidad se consignará la siguiente codificación: Código Nacionalidad 1 Peruana 2 Extranjera En las casillas contiguas se consignará, en letras, la nacionalidad del fallecido. d. En las líneas N 10 y 11 se consignará el departamento, provincia y distrito que corresponda al lugar de nacimiento del fallecido, con indicación de sus respectivos ubigeos. e. Las casillas de Centro Poblado/Comunidad Nativa o Campesina serán llenadas sólo si el lugar del fallecimiento pertenece o se encuentra dentro de la jurisdicción de estas comunidades, caso contrario deberá testarse. En las casillas de ubigeo en lugar del código se consignará, según corresponda, las siguientes siglas: * Comunidad Nativa (CN) * Comunidad Campesina (CC) 60

61 Conociendo las Actas de Defunción * Centro Poblado (CP) CAMPO N 04: Datos del Padre del Fallecido Líneas N 12 a 14: R A F A E L E D M U N D O P A R E D E S Q U I S P E Precisiones: En estas líneas se consignarán los prenombres, primer apellido y segundo apellido del Padre del fallecido, en las casillas correspondientes. CAMPO N 05: Datos de la Madre del fallecido Líneas N 15 a 17: I S A B E L D E L P I L A R S A N C H E Z G O M E Z Precisiones: En estas líneas se consignarán los prenombres, primer apellido y segundo apellido de la Madre del fallecido, en las casillas correspondientes. 61

62 Conociendo las Actas de Defunción CAMPO N 06: Fecha de Registro y Ubicación Geográfica de la Oficina Registral Líneas N 18 a 20: L I M A L I M A S A N B O R J A Precisiones: a. En la línea N 18 se consignará la fecha inscripción de la defunción, en el siguiente orden: Día, Mes y Año. b. En las líneas N 19 y 20 se consignará el departamento, provincia y distrito al que pertenece la Oficina de Registro de Estado Civil, con indicación de los ubigeos correspondientes. c. Las casillas de Centro Poblado/Comunidad Nativa o Campesina serán llenadas sólo si el lugar de fallecimiento pertenece o se encuentra dentro de la jurisdicción de estas comunidades, caso contrario deberá testarse. En las casillas de ubigeo en lugar del código se consignará, según corresponda, las siguientes siglas: * Comunidad Nativa (CN) * Comunidad Campesina (CC) * Centro Poblado (CP) 62

63 Conociendo las Actas de Defunción CAMPO N 07: Datos del declarante Líneas N 21 a 24: A L E J A N D R O F E L I X P A R E D E S Q U I S P E Precisiones: a. En la línea N 21 se consignará la siguiente codificación: Código Documento de Identidad 1 D.N.I. 2 Libreta Militar o Constancia de Inscripción Militar 3 Carné de Extranjería 4 Otro documento En las casillas contiguas se consignará la numeración del documento de identidad del declarante. b. En la línea N 22, 23 y 24 se consignarán los prenombres, primer apellido y segundo apellido del declarante. c. Cualquier persona capaz puede actuar como declarante (no necesariamente un familiar del fallecido) presentando el certificado médico de defunción. 63

64 Conociendo las Actas de Defunción d. En los casos de muerte violenta, ausencia por desaparición forzada y muerte presunta NO existen declarantes, por lo que este campo deberá testarse. CAMPO N 08: Datos del Registrador Civil Línea N 25 y 26: G O N Z A L E Z E S P I N O Z A J O S E M I G U E L Precisiones: a. En la línea N 25 se consignarán los datos del Registrador Civil: el primer apellido, segundo apellido y prenombres. b. En la línea N 26 se consignará el número de su documento de identidad. CAMPO N 09: Observaciones Línea N 27: Testado: (15) Vale: 13; Testado: (Paucar) Vale: Pastor. Precisiones: a. En este campo se utilizará para salvar errores, no debiendo incorporarse información indebida como la causa de la muerte u otros. 64

65 Conociendo las Actas de Defunción b. Debe consignarse la palabra Testado antes de consignar el error encerrado entre paréntesis y tachado, luego se consigan la palabra Vale seguida del dato correcto, conforme al ejemplo. c. De igual forma esta línea está destinada para anotar el número y fecha del Oficio, Certificado de Defunción o Parte Judicial y la autoridad que lo emite, en los casos de inscripción por muerte violenta o por disposición judicial. Firmas e impresiones dactilares de los partícipes Línea N 28: Firmas e impresión dactilar del declarante Línea 28 A: Ejemplo A: Ejemplo B: Precisiones: a. En este recuadro se colocará la firma e impresión dactilar del declarante. En caso que el declarante fuera iletrado, en lugar de firmar deberá consignar su huella del dedo índice, conforme al Ejemplo B. 65

66 Conociendo las Actas de Defunción b. Si se trata de una inscripción por muerte violenta o por disposición judicial se procederá a testar este recuadro. Ejemplo: Firma y Sello del Registrador Civil Línea 28 B: José Miguel González Espinoza Registrador Civil Precisiones: a. En este recuadro se consignará la firma e impresión dactilar (índice derecho) del Registrador Civil. 66

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