MANUAL DE USUARIO PROGRAMA DE AYUDAS ECONÓMICAS

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1 2013 MANUAL DE USUARIO PROGRAMA DE AYUDAS ECONÓMICAS LAE- 3 AYUDA ECONÓMICA PARA EQUIPAMIENTO Y MATERIALES GERENCIA DE BECAS

2 Contenido GENERALIDADES DEL PROGRAMA... 3 OBJETIVO... 3 MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO... 3 RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO... 4 Línea de ayuda 3 (LAE-3):... 4 TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO... 4 INICIO DE SOLICITUD PARA APLICAR A LA AYUDA ECONÓMICA... 5 REQUISITOS GENERALES PARA SOLICITAR A LA AYUDA ECONÓMICA... 5 REQUISITOS ESPECÍFICOS PARA SOLICITAR LA AYUDA ECONÓMICA... 5 SOLICITUD EN LÍNEA... 6 FORMULARIO DE SOLICITUD EN LÍNEA... 8 PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA APROBACIÓN DE UNA AYUDA ECONÓMICA... 9 REVISIÓN DE SOLICITUDES... 9 APROBACIÓN DE SOLICITUDES... 9 NOTIFICACIÓN DE APROBACIÓN DE AYUDA ECONÓMICA EL SOLICITANTE APROBADO PODRÁ TOMAR LAS SIGUIENTES DECISIONES: Desistimiento de la Ayuda Económica otorgada Acoger la Ayuda Económica Otorgada PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA FORMALIZAR EL FINANCIAMIENTO DE LA AYUDA ECONÓMICA DOCUMENTOS A ENTREGAR PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO CÓMO SE CALCULAN CADA UNO DE LOS RUBROS DE LA AYUDA ECONÓMICA REUNIR REQUISITOS PARA ELABORACIÓN DE CONTRATO FIRMA DE CONTRATO Y PRESUPUESTO DESEMBOLSOS DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PAGO COMO JUSTIFICAR PAGOS SEGUIMIENTO ACADÉMICO GERENCIA DE BECAS Página 2

3 FIN DE ESTUDIOS Y FIN DE LA PARTE ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA AYUDA ECONÓMICA ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA AYUDA ECONÓMICA PERÍODO DE COMPENSACIÓN FINIQUITO DE LA AYUDA ECONÓMICA GENERALIDADES DEL PROGRAMA OBJETIVO El Programa Ayudas Económicas, tiene por objetivo apoyar económicamente, con fines académicos a estudiantes, docentes, investigadores y profesionales para que puedan cubrir el costo de rubros inherentes a su formación superior, capacitación, perfeccionamiento, entrenamiento profesional y/o programas de investigación, encaminadas a fortalecer sus capacidades estudiantiles, profesionales e investigativas. En este programa se contemplan cinco líneas de acción: 1. Ayuda económica para matrícula y colegiatura 2. Ayuda económica para desarrollo de tesis de grado 3. Ayuda económica para equipamiento y materiales 4. Ayuda económica para la presentación y difusión de estudios e investigaciones científicas en eventos internacionales en el extranjero; o, para rendir exámenes de admisión y/o realizar trámites de homologación de títulos para cursar estudios de posgrado en el extranjero 5. Ayuda económica para asistencia a estancias cortas para investigación o capacitación, en el extranjero MONTOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Las ayudas económicas, constituyen un apoyo monetario de carácter excepcional y específico no reembolsable, orientadas a financiar con fines académicos, por una sola vez y de forma emergente, a estudiantes, docentes, investigadores y profesionales, el costo de rubros GERENCIA DE BECAS Página 3

4 inherentes a su formación superior, capacitación, perfeccionamiento, entrenamiento profesional y/o programas de investigación. Dentro de la Línea de Ayuda LAE-3, 3. para equipamiento y materiales el monto máximo es de $ 5.000,00 USD dólares de los Estados Unidos de Norteamérica. RUBROS DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES MÁXIMOS DE CADA RUBRO Línea de ayuda 3 (LAE-3): El monto máximo otorgado para esta línea de ayuda será de USD $ 5.000,00 dólares. (No se financian computadores personales ni de escritorio) Equipamiento y materiales Este rubro se destinará a la compra de materiales y/o equipos necesarios para un desempeño óptimo de actividades académicas, profesionales o de investigación de los/las beneficiarios/as, debidamente avalados por el plan de estudios de cada institución de educación superior o centro de investigación. Se financiará una sola vez por toda la carrera, y para un período académico. TIEMPOS MÁXIMOS DE FINANCIAMIENTO Y MODALIDADES DE ESTUDIO El tiempo máximo de financiamiento es de un período académico (según indique el centro docente semestre-año). En el caso de solicitantes que deseen cursar o estén cursando estudios, sólo serán financiados, a través de una ayuda económica, cuando dichos estudios utilicen la modalidad presencial GERENCIA DE BECAS Página 4

5 CONDICIONES PREVIAS A LA SOLICITUD DE LA AYUDA ECONÓMICA Ayuda económica para equipamiento y materiales INICIO DE SOLICITUD PARA APLICAR A LA AYUDA ECONÓMICA REQUISITOS GENERALES PARA SOLICITAR A LA AYUDA ECONÓMICA - Ser ciudadano/a ecuatoriano/a - Contar con un presupuesto estimativo - No disfrutar de Ayuda Económica o ayuda económica, de cualquier clase otorgada o administrada por una entidad pública o privada, del Estado Ecuatoriano, para el mismo fin y/o para los mismos conceptos. - No mantener obligaciones vencidas o glosas con instituciones del sector público, tanto como deudor y/o garante - No ser contratista incumplido/a o solicitante aprobado/a fallido/a del Estado. - Acreditar situación económica adversa o vulnerabilidad financiera REQUISITOS ESPECÍFICOS PARA SOLICITAR LA AYUDA ECONÓMICA Requisitos específicos Para quienes estén cursando sus estudios, acreditar un promedio mínimo acumulado de 8.00/10.00 o su equivalente, y no haber reprobado ninguna materia o crédito. Documentos de respaldo a. Certificado por la IES o centro de estudios y suscrito por la autoridad competente, donde se señale: que es estudiante regular, que no ha reprobado ninguna materia o crédito durante su período de estudios y el nivel que cursa actualmente. GERENCIA DE BECAS Página 5

6 Para quienes vayan a iniciar sus estudios de nivel técnico, tecnológico superior o de tercer nivel, haber accedido a educación superior cumpliendo con el proceso establecido en el Sistema Nacional de Nivelación y Admisión (SNNA); o, haber cumplido con los requisitos exigidos por la IES, o centro de estudios, para su admisión, para quienes vayan a iniciar sus estudios de cuarto nivel. Listado de equipos y materiales de estudios que le son requeridos para llevar a cabo con éxito su formación superior. Contar con un presupuesto aproximado. a. Certificado de haber obtenido un cupo en una IES pública o particular o centro de estudios, a través del SNNA, para estudios de nivel técnico, tecnológico superior y tercer nivel. b. Certificado de haber sido admitido en una IES pública o particular, o centro de estudios, para cursar estudios de cuarto nivel. c. Certificado conferido por la IES, o centro de estudios, y suscrito por la autoridad competente, donde se señale: duración de los estudios, fecha de inicio y finalización de cada ciclo de estudios, título a obtener, duración de la carrera, sistema de calificación y malla curricular. a. Certificado emitido por la IES, o centro de estudios, suscrito por la autoridad competente donde se señale los equipos y/o materiales específicos, que de acuerdo a la naturaleza de sus estudios, requiere el/la solicitante para el desempeño óptimo de sus actividades académicas a. Deberá presentar por lo menos tres cotizaciones del equipo y materiales. SOLICITUD EN LÍNEA La solicitud para este programa de Ayuda Económicas es completamente en línea, esto quiere decir, que el solicitante no deberá presentar documentación física sino que deberá crear un usuario para generar un formulario electrónico y cargar los documentos solicitados en el mismo. GERENCIA DE BECAS Página 6

7 1. El solicitante deberá dirigirse a: programasbecas.educacionsuperior.gob.ec 2. Escoger la opción Otros Programas 3. Identificar el programa AYUDAS ECONÓMICAS 4. Revisar los apartados: - Líneas de acción - Descripción - Bases de Solicitud - Montos de cobertura - Rubros de cobertura - Recuerda tus obligaciones - Solicitud en línea Una vez revisados los apartados antes señalados se podrá dar paso a la Solicitud en línea GERENCIA DE BECAS Página 7

8 FORMULARIO DE SOLICITUD EN LÍNEA El formulario de solicitud en línea es individual para cada Línea de Ayuda Económica y consiste en un conjunto de pantallas, las mismas que individualmente tienen el objetivo de solicitar información al Beneficiario para obtener su perfil. 1. El solicitante deberá indicar su información personal (nombres completos, datos de contacto, fecha de nacimiento, lugar de residencia, etc.) 2. El solicitante deberá ingresar su información académica 3. El solicitante deberá ingresar su información laboral (en caso de haber tenido previamente vinculación laboral, no es un requisito obligatorio) 4. Finalmente, el solicitante deberá cargar en formato *.pdf 1 todos los documentos que sustenten que el solicitante cumple con los requisitos solicitados por este programa de Ayudas Económicas y según cada línea de Ayuda a la que aplique: Tomar en cuenta que el sistema sólo permite la carga de archivos cuyo tamaño máximo sea 2 MB 2 5. Cuando el solicitante haya completado cada una de las pantallas y cargado todos los documentos de respaldo de solicitud, deberá FINALIZAR su solicitud. Este proceso 1 Sitios sugeridos para convertir formatos.doc.jpg.bmp, etc en formato.pdf: Sitios sugeridos para comprimir archivos.pdf para ajustarlo al tamaño de 2MB permitido por el sistema de postulación: GERENCIA DE BECAS Página 8

9 genera una alerta para que la solicitud sea revisada; si una solicitud completa no está finalizada, ésta no será revisada hasta que el solicitante proceda a cerrar la misma. PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA APROBACIÓN DE UNA AYUDA ECONÓMICA REVISIÓN DE SOLICITUDES Los analistas de Ayuda Económicas revisan las solicitudes que se hayan cerrado en el transcurso de una semana laboral; en caso de que una solicitud esté incompleta se procederá a contactar vía correo electrónico al solicitante para que complete su información en un plazo determinado, si el solicitante no cumple con este plazo, la solicitud quedará rechazada por no contar con información completa. APROBACIÓN DE SOLICITUDES Para realizar las aprobaciones de las Ayudas Económicas se realizan dos reuniones cada mes, en estas reuniones se analizan todos los expedientes que han completado sus solicitudes y reúnen todos los requisitos exigidos en la etapa de solicitud. El Comité Ejecutivo de la SENESCYT tiene la potestad de solicitar información adicional a los solicitantes cuyas solicitudes no tengan información clara sobre modalidad de estudios, institución de otorgamiento del título, etc. Si las solicitudes no cuentan con observaciones por parte del comité, son aprobadas y esta aprobación se notifica a través de correo electrónico a los ahora solicitantes aprobados del programa de Ayudas Económicas. GERENCIA DE BECAS Página 9

10 NOTIFICACIÓN DE APROBACIÓN DE AYUDA ECONÓMICA Las notificaciones se realizan a través de correo electrónico a los solicitantes aprobados, esta notificación se la hace hasta 48 horas después de la reunión del Comité Ejecutivo. El correo de notificación consta de los siguientes documentos: - Guía del beneficiario, que le informará sobre el proceso de firma de presupuesto y contrato de una manera amigable y detallada - Checklist con los documentos habilitantes que deberá presentar para suscribir su contrato de Ayuda Económica - Anexos que deberán ser llenados para presentar junto con la documentación habilitante - Bases de solicitud del programa EL SOLICITANTE APROBADO PODRÁ TOMAR LAS SIGUIENTES DECISIONES: GERENCIA DE BECAS Página 10

11 Desistimiento de la Ayuda Económica otorgada Una vez cumplido este proceso, el beneficiario podrá aplicar a otra Ayuda Económica. Acoger la Ayuda Económica Otorgada En el caso de acoger la ayuda económica deberá seguir los procesos administrativos para formalizar el financiamiento de la ayuda económica. PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA FORMALIZAR EL FINANCIAMIENTO DE LA AYUDA ECONÓMICA GERENCIA DE BECAS Página 11

12 DOCUMENTOS A ENTREGAR PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO CÓMO SE CALCULAN CADA UNO DE LOS RUBROS DE LA AYUDA ECONÓMICA Los rubros se calculan de la siguiente forma: El solicitante deberá presentar 3 proformas de los materiales o equipos solicitados dentro de la Ayuda Económica REUNIR REQUISITOS PARA ELABORACIÓN DE CONTRATO El solicitante aprobado debe reunir todos los documentos habilitantes indicados en el checklist para ser presentados ante un analista de Ayuda Económicas del IECE con el objetivo de firmar su contrato en un plazo no mayor a 30 días. La documentación a ser entregada para la firma de los contratos de Ayudas Económicas, está detallada en el checklist. GERENCIA DE BECAS Página 12

13 PROGRAMA DE AYUDAS ECONÓMICAS CONTROL DE DOCUMENTOS PARA FIRMA DEL CONTRATO (CHECK LIST) NOMBRE SOLICITANTE APROBADO/A: REYES PEREZ MARIA DE LAS AYUDAS NÚMERO DE CÉDULA: LAE A LA QUE APLICA: LAE - 3 No. DOCUMENTACIÓN DE EL/LA SOLICITANTE APROBADO/A DETALLE SI NO N/a OBSERVACIONES 1 Copia a color de la cédula de ciudadanía o pasaporte y certificado de votación vigentes. 2 Fotografía física o digital actualizada de el/la solicitante 3 4 En caso de discapacidad, fotocopia del carné del CONADIS. En caso de designar Apoderado/a: Poder original conferido ante Notaría Pública ó Consulado del Ecuador en caso de residir en el exterior 5 Fotocopia a color de cédula de ciudadanía y certificado de votación vigentes 6 Carta de certificación de la IES o Centro de Estudios, donde se detalle: a. El/la solicitante es un estudiante regular. b. Sistema de evaluación. c. Título a obtener. d. Equipos y/o materiales específicos, que de acuerdo a la naturaleza de sus estudios, requiere el/la solicitante para el desempeño óptimo de sus actividades académicas. 7 Tres cotizaciones o proformas de los materiales y equipos a ser adquiridos PARA QUIENES VAYAN A INICIAR ESTUDIOS: Nivel técnico o tecnológico superior o de tercer nivel: 8 Certificado de haber obtenido un cupo en una IES a través del SNNA; ó, certificado de haber sido admitido en una IES o centro de estudios en el exterior Cuarto nivel: 9 10 Certificado conferido por la IES o centro de estudios de haber sido admitido a un programa de estudios de posgrado. Copia del título habilitante reconocido por la SENESCYT o certificado de encontrarse en proceso de registro 11 Récord académico oficial expedido por la IES o centro de estudios, donde acredite un promedio acumulado mínimo de 8,00/10.00 o su equivalente PARA QUIENES ESTÉN CURSANDO ESTUDIOS: Certificado conferido por la IES o centro de estudios y suscrito por la autoridad competente, de estar matriculado y el nivel que cursa actualmente; y, donde se señale: que no ha reprobado ninguna materia o crédito durante su período de estudios INGRESOS ECONÓMICOS. Sólo se requiere la presentación de 1 de los siguientes 3 requisitos: En el caso de percibir ingresos en relación de dependencia, adjuntar: Certificado de ingresos o último rol de pagos, Historial laboral emitido por el IESS; de el/la solicitante, o de quien depende económicamente. En el caso de percibir ingresos por cuenta propia, adjuntar: Copia del RUC y última declaración del impuesto a la renta o copia de la patente municipal, del solicitante o de quien depende económicamente. 15 En caso de no contar con ninguno de los documentos anteriores, una declaración juramentada de ingresos. 16 DECLARACIÓN JURAMENTADA ANTE NOTARÍA PÚBLICA (o Consulado del Ecuador en caso de residir en el exterior), que incluya: a) No ser adjudicatario/a fallido/a o contratista incumplido/a de instituciones del sector público; b) No mantener obligaciones vencidas o glosas con instituciones del sector público, tanto como deudor/a o garante; c) No ser adjudicatario/a o beneficiario/a de una beca o ayuda económica para el fin y los conceptos para los cuales se está solicitando esta ayuda económica otorgada o administrada por la SENESCYT, IECE o alguna institución pública o privada, ya sea nacional o internacional; y, d) Acreditar situación económica adversa. NOTA: Cuando la Declaración Juramentada incluya el El literal d, no será necesaria la presentación de los requisitos referentes a Ingresos Económicos, siempre y cuando tal declaración haya sido hecha en el Formulario de Declaración Juramentada -Anexo 1 establecido por SENESCYT *Certificado de la SENESCYT, IES (Institución de Educación Superior) o IECE, de no ser adjudicatario/a o beneficiario/a de una beca o ayuda económica (para el mismo fin y/o por los mismos conceptos) otorgada o administrada por alguna de estas instituciones. (Sólo en caso de no haber presentado la Declaración Juramentada en el formulario establecido por SENESCYT - Anexo 1 del sistema de aplicación en línea) *Presupuesto elaborado y suscrito por el/la solicitante, aceptado por el área encargada de Becas de la SENESCYT o IECE (Adjunto 2 del sistema de aplicación en línea), el cual contará con los justificativos y/o respaldos correspondientes Certificado bancario de mantener cuenta activa nacional o en el exterior (ahorro o corriente) del/la solicitantea, o de su Apoderado/a con el número y tipo de cuenta personal. No se admiten cuentas conjuntas. 20 Una planilla de servicios básicos (luz, agua o teléfono) del lugar de residencia de el/la Solicitante Aprobado/a EN CASO DE JUSTIFICACION DE GASTOS (No requerido para la Firma del Contrato de Financiamiento): 21 *Costos de materiales y equipos: Facturas originales a nombre de el/la beneficiario/a GERENCIA DE BECAS Página 13

14 FIRMA DE CONTRATO Y PRESUPUESTO Una vez elaborado el presupuesto y presentados los documentos habilitantes del checklist, se procederá con la firma de su contrato de financiamiento. Se debe recordar que si no se ha entregado la documentación completa, la firma de financiamiento se postergará hasta que la documentación se haya completado satisfactoriamente. DESEMBOLSOS El IECE, efectuará un sólo desembolso, por el valor total otorgado como ayuda económica, el cual se realizará a partir de la suscripción del contrato de financiamiento previa solicitud de la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas de la SENESCYT, en la cuenta que para el efecto hubiere señalado el/la beneficiario/a o su apoderado/a, de conformidad con el certificado bancario entregado en calidad de documento habilitante. En el caso de que el desembolso se realice a una cuenta internacional la SENESCYT o el IECE no cubrirán gastos ocasionados por impuesto a la salida de capitales que generen las transferencias que se efectúen. En caso de que el/la beneficiario/a no justifique el monto total asignado por concepto de ayuda económica, el valor sobrante deberá ser devuelto a SENESCYT o a la Institución que ésta designe para el efecto, previo informe de liquidación elaborado por el área responsable. Los pagos se efectivizarán de la siguiente manera: A cuentas nacionales en 4 días hábiles. A cuentas internacionales 10 días hábiles. DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PAGO Los documentos que habilitan al pago son: - La firma del contrato de financiamiento COMO JUSTIFICAR PAGOS Existen rubros que sólo se justifican con la presentación de facturas, mientras que otros se justifican con la presentación del récord académico o certificado de asistencia a clases: En el caso de las Línea Económica LAE-3 los desembolsos se justifican con la presentación de facturas de compra de los materiales o equipos financiados por este medio. SEGUIMIENTO ACADÉMICO Se debe recordar que el Beneficiario debe cumplir con sus estudios en los tiempos establecidos en el contrato de financiamiento, en este sentido, se deberá notificar de cualquier alteración en la programación de estudios inmediatamente después de conocido el hecho para establecer los procesos administrativos correspondientes con respecto a la Ayuda Económica. GERENCIA DE BECAS Página 14

15 FIN DE ESTUDIOS Y FIN DE LA PARTE ACADÉMICA Y FINANCIERA DE LA AYUDA ECONÓMICA ENTREGA DE DOCUMENTOS DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS El Beneficiario debe presentar obligatoriamente los siguientes documentos: - Factura de los Materiales o Equipos adquiridos a través de la Ayuda Económica. - Certificado de aprobación de nivel. LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LA AYUDA ECONÓMICA La liquidación financiera consiste en un balance final de cuentas en donde se analizan los montos entregados al Beneficiario y los justificativos que se hayan presentado con respecto al pago recibido. GERENCIA DE BECAS Página 15

16 Si el resultado es este cálculo arroja un valor negativo, se puede realizar un desembolso al Beneficiario para reembolsar aquellos valores que estando debidamente justificados se ajustan a los montos máximos establecidos en cada uno de los rubros de su presupuesto. Si el resultado de este cálculo arroja un valor positivo, se debe realizar la restitución de valores al IECE, al no haberse justificado debidamente. PERÍODO DE COMPENSACIÓN Este programa NO exige un período de compensación. FINIQUITO DE LA AYUDA ECONÓMICA La Ayuda Económica se entiende como finiquitada una vez que el Beneficiario ha cumplido con todas las obligaciones académicas, financieras que conforma la Ayuda Económica. GERENCIA DE BECAS Página 16

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