POLÍTICAS DE COMUNICACIONES

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1 POLÍTICAS DE COMUNICACIONES AIESEC EN COLOMBIA Actualizado a Reunión de Presidentes Marzo 8 y 9 de

2 CONTENIDO ARTÍCULO 1. MANEJO DE LA MARCA AIESEC... 2 ARTÍCULO 2. MANEJO DE MARCA DE LOS PROGRAMAS NACIONALES... 2 ARTÍCULO 3. MANEJO DE CANALES VIRTUALES... 4 ARTÍCULO 4. CANALES EXTERNOS... 5 ARTÍCULO 5. CANALES INTERNOS... 6 ARTÍCULO 6. POLÍTICA DE SANCIONES

3 ARTÍCULO 1. MANEJO DE LA MARCA AIESEC Las políticas de manejo de la marca AIESEC están ajustadas a los mínimos descriptos en las políticas internacionales definidas por AIESEC Internacional con sede en Róterdam Holanda. PARÁGRAFO 1: Todas las Entidades Locales de AIESEC en Colombia tienen licencia para utilizar el logo de AIESEC para sus comunicados oficiales a otras instituciones y también en comunicados internos. Al entregar este permiso estas mismas Entidades Locales tienen la responsabilidad de asegurar el uso adecuado de la marca especificado en la Global Visual Branding Guidelines 1 disponible en myaiesec.net. PARÁGRAFO 2: Todas las piezas de comunicación producidas por una Entidad Local deben respetar las políticas de comunicación interna y externa así como su contenido y mensaje. PARÁGRAFO 3: Ningún elemento de la marca AIESEC debe ser aplicado a materiales de promoción que vayan contra los elementos presentados en el AIESEC Way, aunque sean desarrollados apenas para uso interno. PARÁGRAFO 4: Cualquier Entidad Local de AIESEC en Colombia, por medio de sus vicepresidentes de mercadeo, puede solicitar, en caso de duda del uso de la marca para materiales externos, asesoría a la Junta Ejecutiva Nacional para la revisión de los mismos; una vez enviada la solicitud el Director Nacional de mercadeo tiene 3 días laborales para aprobar o desaprobar la pieza publicitaria, incluyendo cualquier sugerencia de cambio para la misma. PARÁGRAFO 5: Si algún material impreso o publicación online por parte de alguna Entidad Local no cumple con los estándares visuales de AIESEC o no tiene contenido relevante y/o alineado con el AIESEC Way, Junta Ejecutiva Nacional puede exigir la suspensión inmediata de dicho material y de igual manera aplicar las respectivas sanciones estipuladas en el Artículo 6 de este documento. ARTÍCULO 2. MANEJO DE MARCA DE LOS PROGRAMAS NACIONALES Las políticas nacionales de utilización de la marca de productos nacionales, así como sus beneficios y otros elementos pueden ser modificadas por la Junta Ejecutiva Nacional en caso de cambios en la estrategia de ventas de los mismos, o por razones de comportamiento de la oferta y la demanda específica de cada uno de los productos. 2

4 PARÁGRAFO 1: Todas las Entidades Locales de AIESEC en Colombia deben manejar su promoción externa basada en proyectos o productos nacionales definidos de acuerdo a los estándares de los programas internacionales, respetando todos los elementos de marca presentados en el anexo 1 de este documento. PARÁGRAFO 2: La Junta Ejecutiva Nacional, representada por el Director Nacional de mercadeo, debe enviar la versión online del material de promoción a ser utilizado en cada una de las campañas con un mínimo de 7 días antes del plazo estipulado para inicio de la promoción según el calendario nacional de ventas. PARÁGRAFO 3: Las Entidades Locales deben utilizar expresamente el material desarrollado en nivel nacional en sus procesos de promoción local. PARÁGRAFO 4: Las Entidades Locales son responsables por colectar, editar y enviar a la Junta Ejecutiva Nacional historias, entrevistas, fotos, videos y la autorización de utilización de imagen de un mínimo 30% de los participantes en los programas Ciudadano Global, Talento Joven y Profesional Global. Todo el material debe estar disponible en el espacio nacional de mercadeo en PODIO. PARÁGRAFO 5: Ninguna historia, Foto o video debe ser publicada sin la previa autorización por escrito o por firma online de la fuente del material. PARÁGRAFO 6: Todas las acciones de promoción (Acciones BTL) desarrolladas por las Entidades Locales debe tener la aprobación de la Junta Ejecutiva Nacional para la ejecución de la misma. La propuesta de la acción debe ser enviada por correo con un mínimo de una semana conteniendo los siguientes puntos: 1. Nombredelaacción. 2. Producto a ser promocionado. 3. Número de personas que se espera alcanzar. 4. Resultados esperados. 5. Costos. 6. Descripcióndelaacción. 7. Piezas gráficas, si las van utilizar. PARÁGRAFO 7: Todos los registros de interesados en participar de cualquier uno de los programas vendidos por las Entidades Locales de AIESEC en Colombia deben ser realizados a través de los links nacionales disponibles a través de la página web PARÁGRAFO 8: El no cumplimiento de cualquier uno de estos parágrafos estará sujeto a las penalidades expuestas en el artículo 6 de este documento. 3

5 ARTÍCULO 3. MANEJO DE CANALES VIRTUALES PARÁGRAFO 1. AIESEC en Colombia debe tener expresamente un canal oficial por cada uno de los medios online a lo cuales, por estrategia nacional, decida estar presente. PARÁGRAFO 2. Las Entidades Locales de AIESEC en Colombia no están autorizadas a crear canales o publicar en nombre de AIESEC en ninguna de las siguientes redes sociales: Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, Blogspot, Blogger, Wordpress o Wix. PARÁGRAFO 3. Toda vez que una Entidad Local necesite promoción de algún tema por redes sociales, debe enviar la promoción con un mínimo de cuarenta y ocho (48) horas de antecedencia a la Junta Ejecutiva Nacional conteniendo los siguientes puntos: 1. Titulo 2. Descripción del mensaje respectando el medio en cuestión 3. Foto, video o cualquier otro anexo al post PARÁGRAFO 4. La Junta Ejecutiva Nacional se reserva el derecho de cancelar, seleccionar las mejores publicaciones, cambiar la fecha de publicación o cambiar el medio de promoción en caso de un volumen más alto que el soportado por el medio solicitado. PARÁGRAFO 5. Las Entidades Locales están autorizados a tener página en Youtube para promoción de videos internos, desde que substituyan el nombre AIESEC en todos los videos y contenidos publicados así como en el nombre del canal. PARÁGRAFO 6. Ninguna Entidad Local está autorizada a crear páginas en redes sociales para promoción de eventos internos como conferencias, zonalitos o asambleas. PARÁGRAFO 7. Ninguna Entidad Local está autorizado a crear grupos abiertos en Facebook con el nombre AIESEC. En caso de grupos para integración o procesos de matching, los mismos deben ser secretos garantizando la entrada de personas invitadas. PARÁGRAFO 8. La Entidad Local será el máximo responsable por educar a sus miembros sobre las políticas de uso en redes sociales y por garantizar el buen uso de la marca en los mismos medios, siendo el responsable por publicaciones de sus miembros que involucren la marca de AIESEC. PARÁGRAFO 9. Ninguna Entidad local está autorizada a utilizar otra página web que no sea el espacio designado para showcasing local en la página 4

6 PARÁGRAFO 10. La Junta Ejecutiva Nacional se reserva el derecho de poner como invisible cualquier contenido en la página web que se considere contra los valores de la organización o desalineados con los productos ofrecidos en nivel nacional. PARÁGRAFO 11. Siempre que un contenido sea colocado como invisible, la misma debe comunicarse con la Entidad Local responsable para reportar los errores y solicitar la corrección del material. PARÁGRAFO 12. La Junta Ejecutiva Nacional es responsable por enviar un reporte mensual presentando los datos más importantes de todos los canales online de AIESEC en Colombia. PARÁGRAFO 13. Las Entidades Locales de AIESEC en Colombia son las responsables por garantizar la producción de contenido para sus páginas locales respectando las siguientes temáticas: 1. Noticias: Casos de intercambio. Casos de liderazgo. Casos de miembros de equipos. Casos de Familias Globales. Historias de ex miembros de la organización. Artículos sobre temáticas conectadas al AIESEC Way. Promoción de aliados locales que se enfoquen a jóvenes. Tips de viajes y otras temáticas relacionadas con intercambio. 2. Eventos: Youth to Business y otros foros promocionados por AIESEC - Eventos de aliados locales Charlas informativas Global Villages PARÁGRAFO 14. Las Entidades Locales no pueden hacer promoción de fiestas, discotecas y productos jóvenes no alineados con nuestros productos o con el AIESEC Way. ARTÍCULO 4. CANALES EXTERNOS PARÁGRAFO 1: Las Entidades Locales son responsables por contactar y organizar toda la promoción con medios universitarios respetando la segmentación nacional de universidades. 5

7 PARÁGRAFO 2: Una Entidad Local debe contactar a la Junta Ejecutiva Nacional antes de hacer abordaje de cualquier canal de comunicación con alcance nacional o regional. PARÁGRAFO 3: La Junta Ejecutiva Nacional puede abordar cualquier canal de comunicación con alcance nacional o regional. Comprometiéndose a hablar con anticipación con la Entidad Local. PARÁGRAFO 4: Toda la promoción en medios externos debe salir con el nombre de AIESEC en Colombia y deben respetar los mínimos de los productos nacionales disponibles en el anexo 1 de este archivo. PARÁGRAFO 5: En ciudades con más de una Entidad Local, el plan de comunicación para medios externos debe ser creado en conjunto con el fin de garantizar la no repetición por Entidades Locales diferentes. PARÁGRAFO 6: La Junta Ejecutiva Nacional se encarga de revisar el plan de medios externos para ciudades con más de una Entidad Local a fin de garantizar una promoción coherente con los productos. PARÁGRAFO 7: La Entidad Local que no cumpla con los mínimos de los parágrafos anteriores debe responder a las sanciones del artículo 6. ARTÍCULO 5. CANALES INTERNOS PARÁGRAFO 1: Los canales oficiales de comunicación interna son: Blog interno, denominado de aquí en adelante, como canal institucional Myaiesec.net Espacios de trabajo en PODIO Página en Facebook: MC Colombia PARÁGRAFO 2: Toda Entidad Local debe tener un canal institucional donde los miembros de la Entidad tengan acceso a las noticias e información del mismo. En dicho canal serán promocionados los productos para la membresía, los eventos locales, oportunidades y actividades para miembros activos. Dicho canal es suministrado por la Junta Ejecutiva Nacional y administrado por la Entidad Local. PARÁGRAFO 3: Todo contenido generado en el canal institucional debe ser moderado por la Entidad Local y/o Junta Ejecutiva Nacional. Lo mismo aplica para los comentarios que generen los miembros y otros acerca del contenido que no estén alineados con el AIESEC Way. PARÁGRAFO 4: Los comités locales deben asegurar que todos los miembros del comité están suscritos al canal institucional para recibir las últimas noticias y contenido generado en el mismo. 6

8 PARÁGRAFO 5: Las Entidades Locales y la Junta Ejecutiva Nacional deben asegurar que todos los miembros del comité están inscritos en la plataforma myaiesec.net con el fin de recibir los correos enviados a través de myaiesec.net por ambas entidades, locales y nacional. PARÁGRAFO 6: El uso de myaiesec.net deberá ser regulado con el fin de evitar spam Su uso se limitara a redirigir al contenido suministrado en el canal institucional. PARÁGRAFO 7: Las Entidades Locales y la Junta Ejecutiva Nacional deben asegurar que todos los miembros de AIESEC en Colombia, están presentes en los correspondientes espacios nacionales y locales de trabajo en PODIO. También se deberá otorgar acceso a aquellos miembros que soliciten y requieran acceso a otros espacios de trabajo. PARÁGRAFO 8: Todos los grupos en Facebook y demás redes sociales de la Entidad Local deben tener alcance cerrado, con el fin de evitar propagación de información a externos. Solo deben estar las personas que califican como miembros de la organización. PARÁGRAFO 9: Las Entidades Locales no están autorizadas para crear páginas en Facebook y demás redes sociales para promocionar eventos regionales y nacionales. Para ello, se utilizarán los canales oficiales de AIESEC en Colombia: MC News y MC Colombia. Se les dará el respectivo acceso a las personas del Comité Organizador del evento para publicar contenidos y noticias referentes al evento. PARÁGRAFO 10. Tanto la Junta Ejecutiva Nacional como las Entidades Locales, son responsables de enviar un reporte mensual presentando los análisis más importantes del canal institucional y la actividad en los espacios de trabajo en PODIO. PARÁGRAFO 11. Las Entidades Locales no pueden hacer promoción interna que contenga imágenes y/o videos de fiestas y productos jóvenes no alineados con los productos para la membresía o con el AIESEC Way. ARTÍCULO 6. POLÍTICA DE SANCIONES PARÁGRAFO 1. Será considerada como falta grave toda aquella que pueda afectar directamente el posicionamiento de la marca a nivel nacional y ofrecer riesgos legales a la organización. Dentro de las comunicaciones externas e internas de AIESEC en Colombia, el incumplimiento de los siguientes parágrafos se considera una de ellas: 7

9 Artículo 1 Parágrafos Artículo 2 Parágrafos 1 5 Artículo 3 Parágrafos Artículo 4 No aplica Artículo 5 Parágrafos PARÁGRAFO 2. Será considerada como falta media toda aquella que pueda afectar el relacionamiento con medios. Dentro de las comunicaciones externas e internas de AIESEC en Colombia, el incumplimiento de los siguientes parágrafos se considera una de ellas: Artículo 1 Parágrafos 5 Artículo 2 Parágrafos Artículo 3 Parágrafos 5 Artículo 4 Parágrafos Artículo 5 Parágrafos PARÁGRAFO 3. Será considerada como falta leve toda aquella que va en contra del direccionamiento nacional, pero no afecta el posicionamiento externo de AIESEC en Colombia. Dentro de las comunicaciones externas e internas de AIESEC en Colombia, el incumplimiento de los siguientes parágrafos se considera una de ellas: Artículo 1 Artículo 2 No aplica No aplica Artículo 3 Parágrafos 3 Artículo 4 No aplica Artículo 5 Parágrafos 6 8

10 PARÁGRAFO 4. Las sanciones pertinentes a cada tipo de falta mencionado anteriormente se encuentran consignadas en las Políticas de Membresía de AIESEC en Colombia. 9