Sistema Universitario Ana G. Méndez

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1 Sistema Universitario Ana G. Méndez POLÍTICA DE MARCAS Número: Fecha de efectividad: 4 de agosto de 2014 I. INTRODUCCIÓN La misión primordial del Sistema Universitario Ana G. Méndez (el SUAGM ) es promover el bienestar cultural, social y económico de la sociedad puertorriqueña ampliando las oportunidades educativas para los diversos sectores de la comunidad a la que sirve. El SUAGM entiende que es importante establecer políticas que regulen sus derechos de propiedad intelectual. Las leyes sobre propiedad intelectual de los Estados Unidos y Puerto Rico y sus propósitos son la base de estas políticas. Este documento establece la Política de Marcas del SUAGM (la Política ). Las disposiciones aquí incluidas podrán ser enmendadas de tiempo en tiempo y podrán ser suplantadas a través de contratos, acuerdos y licencias negociadas individualmente entre partes relevantes. Las marcas de fábrica y/o servicio constituyen un activo del SUAGM. Las mismas sirven un rol esencial al representar la imagen e identidad del SUAGM. Las leyes federales y estatales gobiernan los derechos del SUAGM sobre sus marcas. Estas leyes le imponen al SUAGM la obligación de controlar, velar y proteger el uso de sus marcas. El incumplimiento con esta obligación expone al SUAGM a perder los derechos exclusivos asociados con sus marcas. Esta Política no cubre derechos de propiedad intelectual relacionados con patentes o derechos de autor, para las cuales existen una o más políticas sobre esos temas. II. ALCANCE Esta Política aplica a todo y cualquier uso de las marcas del SUAGM por cualquier persona natural o jurídica, negocio u organización, incluyendo todas las instituciones, organizaciones, empresas afiliadas, empresas auxiliares, canales televisivos, estaciones de radio, programación radial y/o transmitida por Internet, escuelas, programas y/o asociaciones, incluyendo aquellas estudiantiles y de ex alumnos, entre otras, afiliadas a, y/o que formen 2014.Sistema Universitario Ana G. Méndez. Derechos Reservados. 1

2 parte del SUAGM, sitas en Puerto Rico y/o fuera de la demarcación territorial de Puerto Rico (en adelante las Unidades ). III. DESCRIPCIÓN DE LEYES APLICABLES Las marcas de fábrica y/o servicio se rigen por la ley federal conocida como el Lanham Act, según enmendado, 15 U.S.C et seq. Puerto Rico tiene una oficina que se encarga de administrar los procedimientos relacionados al registro de marcas a nivel estatal, por lo cual se requiere que exista un estatuto que regule la práctica del derecho marcario en Puerto Rico. Esta ley se conoce como la Ley de Marcas del Gobierno de Puerto Rico, Ley Núm. 169 del 16 de diciembre de 2009, según enmendada. El término marca se define como todo signo o medio que sirva para distinguir en el mercado productos o servicios de una persona, organización o entidad, natural o jurídica. Esto incluye cualquier palabra, nombre, símbolo, imagen o estilo comercial, logo, diseño, color, sonido, olor, forma, objeto, o combinación de estos. El derecho a una marca y su uso se adquiere mediante (i) el uso de la marca en el comercio; o (ii) el registro de la marca basado en la intención bona fide de utilizarla en el comercio. El uso no autorizado de una marca, el uso de una marca de forma tal que disminuya el carácter distintivo de la misma, o el uso tal que se cree una falsa designación de origen, entre otras, son prácticas ilegales las cuales conllevan sanciones civiles y criminales. IV. POLÍTICA DE MARCAS A. MARCAS OBJETO DE ESTA POLÍTICA Lo establecido en esta Política le aplica a toda palabra, nombre, símbolo, imagen, tipografía o estilo comercial, logo, mascota, diseño, color, sonido, olor, forma, objeto, o combinación de estos, utilizado para identificar al SUAGM, sus instituciones, escuelas, departamentos, ferias, asociaciones, incluyendo aquellas estudiantiles y de exalumnos, programas, grupos, canales televisivos, estaciones de radio, programación radial y/o transmitida por Internet y eventos, entre otros. B. TITULARIDAD DE LAS MARCAS El SUAGM es el dueño de todas las marcas utilizadas para identificar sus instituciones, empresas afiliadas, empresas auxiliares, Unidades, escuelas, departamentos, ferias, asociaciones, incluyendo aquellas estudiantiles y de ex alumnos, grupos, canales televisivos, estaciones de radio, programas y eventos, entre otros. Ninguna otra entidad podrá reclamar los derechos y/o registrar los diseños asociados a las marcas del SUAGM. 2

3 C. MARCAS AUTORIZADAS Las marcas autorizadas para uso interno y/o externo por la comunidad del SUAGM son aquellas identificadas en el Anejo 1 de esta Política, el cual se refiere al acervo de marcas del SUAGM. El acervo será actualizado periódicamente por la Vicepresidencia de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles (VPMAE). El uso de cualquier otra marca no incluida en este acervo, sin la autorización expresa de la VPMAE, está explícitamente prohibido. Está prohibido alterar o modificar las marcas del SUAGM de forma alguna. El Anejo 1 identifica las marcas según las mismas han sido designadas y aprobadas por la VPMAE y custodiadas por la Vicepresidencia Ejecutiva (VPE) del SUAGM. Las Unidades del SUAGM no podrán asignar, licenciar, modificar y/o alterar las marcas, sin el permiso expreso y específico de la VPMAE. a) DESARROLLO Y/O CREACIÓN DE MARCAS El desarrollo, diseño y uso de una marca, y/o material que identifique alguna de las Unidades del SUAGM solo se permitirá en las siguientes instancias y requerirá previa autorización de la VPMAE: 1. Cuando su uso sea para designar identidad a un centro, instituto o proyecto cuyo enfoque responda a una iniciativa de impacto para la opinión pública en general, sea de carácter estrictamente socioeconómico, que responda al servicio comunitario o resulte de una alianza particular con el sector privado o público y cuyas disposiciones así lo requieran. Ejemplos de esto son: (i) Puerto Rico Energy Center, (ii) Instituto de Política Pública, (iii) Iniciativas de Desarrollo Económico identificadas como INTECO, INTENE, DISUR, INTENOR, e (iv) Puerto Rico Photonics Institute. (Ver Anejo 2) 2. Cuando su uso sea para identificar un proyecto de mercadeo o campaña publicitaria cuyo tiempo de vigencia no es de carácter permanente. Ejemplos de esto son: (i) lemas de campañas publicitarias o de relaciones públicas, (ii) estrategias de mercadeo y promociones, (iii) campañas de recaudación de fondos, (iv) aniversarios, entre otros. 3. Cuando su uso sea para identificar un producto, servicio, programado u otro ofrecimiento propiedad del SUAGM ha ser comercializado, mercadeado o vendido a entidades o en mercados externos a la institución. El desarrollo, diseño y uso de una marca y/o material que identifique alguna de las Unidades del SUAGM está completamente prohibido en las siguientes instancias: 1. Para identificar una escuela académica de alguna de las instituciones universitarias del SUAGM. 2. Para identificar programas académicos de alguna de las instituciones del SUAGM. 3

4 3. Para identificar algún centro universitario, oficina administrativa, asociación estudiantil, de exalumnos, facultad o asociados del SUAGM. D. CREACIÓN Y APROBACIÓN DE MARCAS La creación de nuevas marcas está a la discreción de la VPMAE y su Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas. La VPMAE tiene la responsabilidad de crear y mantener los estándares de cumplimiento relacionados con la identidad organizacional e imagen pública del SUAGM. Toda solicitud para el desarrollo y/o creación de una nueva marca que cumpla con las disposiciones de la sección C de esta Política, será referida a y atendida por la VPMAE y su Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas, para su evaluación y consideración. Los Directores de Relaciones Públicas de las Unidades tienen la responsabilidad de referir a la Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas toda consulta que reciban en relación a la creación y/o uso de una marca nueva dentro de su Unidad. El proceso para la creación y aprobación de una marca nueva al cual estará sujeta la Unidad solicitante es el siguiente (véase Anejo 3): 1. La Unidad solicitante llenará el formulario de Solicitud de Evaluación para la creación de marcas. El formulario está disponible a través de la página de internet del SUAGM bajo las secciones de la VPMAE y la Vicepresidencia Asociada de Propiedad Intelectual y Comercialización (VAPIC), o puede solicitarse directamente a cualquiera de las dos oficinas. La solicitud incluirá: (i) (ii) (iii) (iv) nombre del solicitante, un párrafo explicativo resumiendo la propuesta del proyecto para el cual se solicita la marca, la necesidad y razón de la solicitud, fecha para la cual se proyecta el uso de la nueva marca, y nombre de persona contacto en la Unidad solicitante. 2. Una vez recibida la solicitud, la VPMAE evaluará si la misma procede a tenor con los estándares de identidad organizacional e imagen del SUAGM, y tomará una determinación dentro de un plazo razonable, el cual no deberá exceder los 90 días. 3. La VPMAE determinará si es necesario el desarrollo de una nueva marca. La VPMAE tendrá a su cargo la creación y diseño de los elementos gráficos que identificarán el proyecto, a los fines de cerciorarse que la misma cumpla con los estándares de identidad organizacional e imagen del SUAGM. La Unidad solicitante, bajo ningún concepto tendrá autorización para crear la marca sin el aval de la VPMAE. 4. Al recibo de la solicitud, la VPMAE será responsable de comunicarse con la VAPIC y le cursará el nombre y logo, de haber un logo, para que la VAPIC realice una preevaluación sobre la marca propuesta y cerciorarse de que esta cumpla con los requisitos de ley en cuanto a su capacidad de ser registrable y que la misma no esté 4

5 en conflicto con una marca ya existente. La VAPIC tendrá un plazo de quince (15) días dentro del cual realizar dicha pre-evaluación y notificar a la VPMAE los resultados de la misma. 5. La VAPIC determinará si la marca será registrada o no ante la agencia gubernamental correspondiente, de acuerdo al análisis realizado. 6. Una vez terminados los pasos anteriores, la VPMAE confirmará a la VAPIC su aprobación de la marca creada y le hará llegar la marca y el diseño según deben ser registrados, con lo cual la VAPIC iniciará la comunicación con las oficinas legales externas a fin de efectuar los trámites para el registro de la marca ante la agencia gubernamental correspondiente. 7. La VAPIC tendrá la responsabilidad de canalizar y brindar apoyo a las oficinas legales externas designadas para llevar los procesos de registro de marca y trámites ulteriores ante las agencias gubernamentales. Como parte de esta función, la VAPIC recopilará la documentación necesaria para el registro de las marcas y una vez recopilada la misma se la brindará a la oficina legal externa correspondiente para que esta proceda con el registro de las mismas. La VPMAE y la Unidad que solicitó la creación de la marca, tendrán el deber y la obligación de asistir y facilitarle a la VAPIC la documentación e información necesaria para este proceso. 8. Las marcas aprobadas, sean estas registradas o no registradas, serán utilizadas conforme los términos y condiciones de su aprobación por la VPMAE. 9. Luego de aprobada y registrada la marca, la VAPIC notificará a la VPMAE y le hará entrega a la VPE del certificado de registro para su archivo correspondiente. Una vez registrada la marca, la VPE será el custodio del certificado de registro de la misma emitido por la agencia gubernamental para propósitos de mantener la propiedad del SUAGM. Una vez aprobada y sometida la marca para su registro ante la agencia gubernamental correspondiente no se podrá modificar la misma. Cualquier modificación realizada a una marca luego de haber sido registrada, tendrá que ser aprobada por la VPMAE, y conllevará una nueva solicitud para el registro de la marca. La VAPIC gestionará todos los trámites necesarios para el mantenimiento y administración de las marcas ante las agencias gubernamentales pertinentes. Los gastos relacionados con la creación y diseño de las marcas serán sufragados por la Unidad solicitante. Aquellos gastos relacionados con el registro y mantenimiento de las marcas del SUAGM serán sufragados por la VPE. Para el beneficio de la comunidad del SUAGM, la VPMAE en conjunto con VAPIC, emitirán un comunicado mensual indicando las marcas nuevas aprobadas durante dicho periodo, si alguna. 5

6 E. USO DE LAS MARCAS Las marcas del SUAGM y sus usos representan los estándares de nuestra identificación organizacional. El propósito de estas marcas es identificar y presentar una imagen positiva del SUAGM. Todo uso de las marcas tiene que cumplir con los estándares de identidad organizacional e imagen y su uso debe estar autorizado por la VPMAE. Para aclarar dudas el usuario deberá comunicarse con la VPMAE para orientación. Los Directores de Relaciones Públicas de las Unidades tienen el deber y responsabilidad de velar por el uso adecuado de las marcas del SUAGM y el fiel cumplimiento de esta Política dentro de su Unidad. Los Directores de Relaciones Públicas notificarán a la VPMAE el (i) uso de marcas no autorizadas, (ii) uso no autorizado de marcas, y (iii) cualquier otra violación y/o incumplimiento con lo establecido en esta Política. Las marcas del SUAGM no podrán ser utilizadas en las siguientes instancias sin la previa autorización de la VPMAE: (i) (ii) (iii) (iv) (v) como parte de nombres comerciales o logos que impliquen un endoso por parte del SUAGM; de forma tal que impliquen o sugieran un endoso por parte del SUAGM a otras organizaciones, compañías, productos, servicios, organizaciones religiosas o partidos políticos; de forma tal que discriminen o impliquen un discrimen contra cualquier persona o grupo a tenor con las políticas anti-discriminatorias del SUAGM y leyes aplicables; para endosar el consumo de bebidas alcohólicas o drogas ilegales; o en menoscabo de la identidad organizacional del SUAGM o su imagen pública, entre otras. El uso de las marcas para fines de comunicaciones internas y externas, publicaciones, mercadeo, producción de material promocional o de reclutamiento, estará contemplado bajo el Plan de Trabajo anual de cada institución. El uso de las marcas para estos propósitos tiene que cumplir con lo establecido en esta Política. a) USO DE LAS MARCAS PARA FINES NO COMERCIALES El uso no comercial de cualquier marca del SUAGM por un miembro de la comunidad del SUAGM, entiéndase, una institución, escuela, departamento, asociación u otro grupo, no requerirá el pago de regalías. El uso de cualquier marca del SUAGM por una entidad ajena al SUAGM para fines no comerciales requerirá autorización previa del SUAGM y pudiera requerir el pago de regalías. Toda solicitud para el uso de una marca para fines no comerciales por una entidad ajena al SUAGM deberá ser referida a la VPE, y será evaluada en conjunto con la VPMAE. Todo uso de una marca del SUAGM por una entidad ajena al SUAGM para fines no comerciales y que conlleve el pago de regalías será referido a la VAPIC. 6

7 No se requerirá autorización previa cuando el uso sea para: (i) una noticia o reportaje; (ii) un mensaje de reconocimiento, felicitación o de condolencias; o (iii) la oficialización de acuerdos de colaboración entre el SUAGM y otras instituciones. b) USO DE LAS MARCAS PARA FINES COMERCIALES El uso de cualquier marca del SUAGM por una entidad ajena a la institución para fines comerciales y/o de lucro, requerirá de un acuerdo previo con el SUAGM y conllevará el pago de regalías. Toda solicitud para el uso de una marca para fines comerciales deberá ser referida a la VPE y la VAPIC para su evaluación. Ambas Vicepresidencias solicitarán asesoramiento a la VPMAE para que esta considere la exposición comercial de la marca y su impacto en la proyección de imagen del SUAGM. De ser aprobada la solicitud, la VAPIC ejecutará un acuerdo con el solicitante estableciendo, entre otras cosas, el uso autorizado y porciento de regalías a ser cobradas. La distribución de los ingresos recibidos por concepto de regalías será establecido mediante un documento separado y podrá variar de caso en caso. c) USO DE LAS MARCAS EN LAS REDES SOCIALES E INTERNET El uso de las marcas del SUAGM en las redes sociales e internet tiene que cumplir con lo establecido en esta Política y cualquier otra política del SUAGM sobre el uso de las redes sociales e internet que exista ahora o en un futuro. El uso del nombre o una de las marcas del SUAGM por una de las Unidades, entre otras, como dirección o prefijo a una dirección en el internet, correo electrónico, o red social, tendrá que ser autorizado por la VPMAE. Se prohíbe el uso del nombre o una de las marcas del SUAGM, por un asociado, estudiante o docente, entre otros, como dirección o prefijo a una dirección en el internet o correo electrónico. d) AUSPICIOS El uso de las marcas del SUAGM en auspicios tiene que cumplir con lo establecido en esta Política. Las marcas autorizadas del SUAGM, según identificadas en el Anejo 1, son las únicas marcas aprobadas para utilizarse en auspicios. e) CO-BRANDING Con excepción de los auspicios, las marcas del SUAGM no podrán ser utilizadas en conjunto con las marcas de otras entidades sin la previa autorización escrita de dicha entidad y la VPMAE a excepción de las marcas descritas en la sección C. (Véase Anejo 2) 7

8 Toda iniciativa y/o colaboración entre el SUAGM y otra entidad la cual requiera se desarrolle un diseño utilizando una marca del SUAGM y una marca de otra entidad, requerirá la previa autorización de la VPMAE según el proceso descrito en el inciso D de esta Política. F. MANTENIMIENTO DE LAS MARCAS El registro de una marca conlleva el deber, obligación y responsabilidad de cumplir con los requisitos de mantenimiento, según establecidos por la agencia correspondiente, para asegurar el registro de la misma. El incumplimiento del SUAGM con estos requisitos puede conllevar la cancelación automática del registro de la marca afectada. Cada tres años, comenzando con el tercer aniversario desde la fecha de efectividad de esta Política, la VPMAE le rendirá a la VAPIC un informe, a solicitud de esta, el cual como mínimo incluirá lo siguiente: (i) un listado de todas las marcas utilizadas y/o aprobadas por el SUAGM para uso, estén las marcas registradas o no; (ii) un listado de toda marca la cual haya sido modificada y/o alterada de forma alguna a partir de la fecha en que la misma se sometió para registro, una breve descripción de la modificación y/o alteración y el porqué de la misma; (iii) un ejemplar del uso actual de toda marca, ya sea una marca registrada o no; y (iv) un listado de las marcas en desuso, y/o las cuales su uso ha sido y/o será descontinuado. La información provista asistirá a la VAPIC a (i) mantener un inventario actualizado sobre las marcas del SUAGM; y (ii) brindarle apoyo a la oficina legal externa correspondiente con los procesos relacionados al mantenimiento de estas. G. MEDIDAS DISCIPLINARIAS Y CUMPLIMIENTO La VPMAE y la VAPIC velaran por el uso adecuado de las marcas del SUAGM y el cumplimiento con esta Política. Toda persona, natural o jurídica, ajena al SUAGM, que utilice las marcas del SUAGM: (i) sin autorización del SUAGM, (ii) de forma tal que disminuya el carácter distintivo de la misma, o (iii) de forma tal que cree una falsa designación de origen, entre otras, estará sujeta a las acciones legales correspondientes. Cualquier persona miembro de la comunidad universitaria del SUAGM que viole cualquier disposición contenida en esta Política, estará sujeta a acciones disciplinarias y/o correctivas según las disposiciones establecidas en el Manual de Recursos Humanos. 8

9 H. RECURSO DE APELACIÓN De no estar de acuerdo con las medidas disciplinarias impuestas, la parte afectada podrá presentar un recurso de apelación en la oficina del Vicepresidente Ejecutivo del SUAGM en un periodo de diez (10) días laborables a partir de la notificación de las mismas. El recurso de apelación será evaluado por el VPE, quién tendrá acceso a toda la información recopilada durante la investigación y evaluará la misma, pudiendo ratificar, enmendar o revocar las acciones antes tomadas. En caso de que el VPE no esté disponible, se nombrará un representante designado de igual rango quien atenderá la apelación conforme lo antes especificado. En un término no mayor de treinta (30) días laborables, el VPE o el representante designado de igual rango, emitirá una determinación final, la que será notificada al apelante dentro del mismo término. I. ENMIENDAS Las disposiciones contenidas en esta Política podrán ser enmendadas de tiempo en tiempo por el Presidente del Sistema Universitario Ana G. Méndez. El efecto de cualquier enmienda será retroactivo. J. FECHA DE EFECTIVIDAD Esta Política será válida a partir de la fecha de su aprobación por el Presidente del SUAGM y deroga cualquier política, regla o reglamento anterior que pueda existir en el SUAGM con relación a las marcas del SUAGM. Ninguna parte de este documento podrá ser prestada, copiada, reproducida o transmitida de ninguna forma o utilizada para propósitos diferentes a los propósitos para los cuales se creó, sin permiso por escrito del Sistema Universitario Ana G. Méndez. 9