El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA

Transcripción

1 El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA Javier Barbadillo Alonso (Archivo Municipal de Guadalajara y CNEDA) CNEDA Normalización de la descripción archivística: hacia un modelo conceptual Subdirección General de los Archivos Estatales Madrid, 12 de abril de 2013

2 El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad - Parte 2: Relaciones ( ) páginas páginas de texto expositivo. - El resto son ejemplos...

3 El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA Descripción archivística Elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en su caso, de otras entidades archivísticas: agentes, funciones, etc. - Un proceso continuo. - Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo. - Mediante el registro de información estructurada sobre el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo. Información organizada en redes, sistemas, bases, tablas, registros y campos (o elementos) de datos Búsqueda, localización, intercambio, reutilización, comunicación comunicaciín y comprensión de los documentos de archivo. Cómo?

4 El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA Una representación gráfica de los tipos de Una representación gráfica de los tipos de entidad tratados por los sistemas de entidad tratados por los sistemas de descripción archivística y de las relaciones descripción archivística y de las relaciones posibles entre dichos tipos. posibles entre dichos tipos.

5 El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA Una representación que sigue las pautas del Una representación que sigue las pautas del modelo entidad-relación para la planificación modelo entidad-relación para la planificación de bases de datos. de bases de datos.

6 El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA El modelo E-R - Entidades y tipos de entidades - Relaciones entre tipos de entidades Los tipos de entidad del MCDA - Tipos de entidades - Subtipos de entidades. Las relaciones en el MCDA - Tipos de relaciones - Subtipos de relaciones Perfiles de aplicación - Sistemas básicos y complejos - Sistemas simples y relacionales

7 El modelo E-R

8 El modelo entidad-relación El Universo está formado por cosas (entes o entidades): - El planeta Marte. - La catedral de Burgos. - Mi sastre. Las cosas tienen atributos o características propias: - El planeta Marte es de color rojo. - La catedral de Burgos es un edificio religioso. - Mi sastre es rico. Cosas, entes o entidades naturales o artificiales, corporales o espirituales, reales o irreales. Por convención, en el modelo E-R: Mi sastre La catedral de Burgos - Un rectángulo representa una cosa. - Un círculo representa un atributo. Rico Español Edificio religioso

9 El modelo entidad-relación Las cosas o entidades que poseen un mismo atributo o grupo de atributos pueden agruparse en clases o tipos de entidades: - Planetas rojos. - Edificios religiosos. - Personas ricas. Se llama relación genérica a la relación entre una clase superior, que es el "género", y las subclases, que son "especies" de ese género. - Planetas - Edificios - Personas Edificios Edificios educativos Edificios religiosos Edificios residenciales

10 El modelo entidad-relación Las cosas pueden formar parte de otras cosas: - Un planeta es parte de un sistema planetario. - Una catedral forma parte del patrimonio histórico de un país. - Un sastre pertenece a un gremio de sastres. La relación jerárquica entre una cosa y las partes que la componen se llama relación todo-parte. - Los atributos del todo son diferentes a los atributos de las partes y viceversa. Patrimonio histórico Catedral de Segovia Catedral de Toledo Catedral de Burgos

11 El modelo entidad-relación Para facilitar la comprensión del modelo, la CNEDA ha adoptado algunas convenciones terminológicas. Entre ellas: Terminología Una clase de cosas Una cosa concreta Terminología informática estándar Programación orientada a objetos Entidad Clase Ocurrencia, caso, instancia, ejemplar Objeto MCDA Tipo de entidad Entidad

12 El modelo entidad-relación Las cosas (entes o entidades) se asocian (se relacionan) con otras cosas: Mi sastre visita La catedral de Burgos Una relación es un hecho (un evento) que sucede en un momento del tiempo o a lo largo de un período de tiempo. Las relaciones también tienen atributos. Mi sastre visita La catedral de Burgos Rico Español 12 de abril 12:00 Edificio religioso

13 El modelo entidad-relación Las relaciones entre clases de cosas (entre tipos de entidades) son clases o tipos de relaciones (no relaciones concretas). Un modelo que representa clases o tipos de cosas y clases o tipos de relaciones es un modelo abstracto: un modelo conceptual. En un modelo conceptual los atributos son propiedades sin un valor previo. Persona visita Edificio Nombre Origen Fecha Hora Nombre

14 El modelo entidad-relación La cardinalidad de una relación se indica mediante el número mínimo y máximo de entidades que pueden estar asociadas a ambos lados de la relación. Desde este punto de vista hay tres tipos básicos de relación: Empresa tiene NIF De uno a uno 1:1 Empresa tiene Órganos De uno a muchos 1:N Empresa hace Productos De muchos a muchos N:M

15 El modelo entidad-relación Por tanto, en el ejemplo que hemos visto sobre las visitas a edificios, existe una relación de muchos a muchos: Empresa hace Producto Nombre NIF Fecha Hora Nombre Una empresa puede hacer muchos productos. Un producto puede ser fabricado por muchas empresas.

16 El modelo entidad-relación Un modelo conceptual para una web municipal Área dirección Concejal inclusión Servicio Oficina inclusión Formulario iniciación Procedimiento administración

17 El modelo entidad-relación Pero el tiempo no pasa en vano. A lo largo del tiempo un área o sector de actividad puede depender de distintas concejalías, etc. Área dirección Concejal inclusión Servicio Oficina inclusión Formulario iniciación Procedimiento administración

18 El modelo entidad-relación Ahora un poco de Archivística Función realización Productor inclusión Servicio Gestor administrativo testimonio Unidad documental inclusión Serie documental administración

19 El modelo entidad-relación Ahora un poco de Archivística De paso: esto es un sistema de series Función realización Productor inclusión Servicio Gestor administrativo inclusión Serie documental expresión Procedimiento administración

20 Tipos de entidad del MCDA

21 Tipos de entidad del MCDA El proceso de selección de los tipos de entidad - Se seleccionaron tipos de entidad relacionados con la estructura, contexto y contenido de los documentos de archivo. - Se seleccionaron tipos de entidad empleados en sistemas archivísticos concretos o propuestos en diversas normas y modelos de descripción. Guías de trabajo - Todos los conceptos se definen y utilizan siempre de forma precisa y exclusiva con respecto a otros conceptos. - Se determinan las restricciones de utilización de los tipos de entidad. Por ejemplo, restricciones sobre la posición jerárquica que pueden ocupar algunos subtipos de entidad. - Pero no se impone ninguna combinación previa como "el mejor sistema descriptivo posible". Los tipos de entidad reflejan diversas soluciones a problemas diversos en centros diversos, con diferentes problemas y recursos.

22 Tipos de entidad del MCDA Sea C el conjunto formado por todos los tipos de entidad que son objeto de los sistemas de descripción archivística: Sistema de descripción archivística Sistema de información orientado al control intelectual de los documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la descripción por parte del archivero, como en lo referente a la búsqueda y localización por parte del usuario de los documentos que sean de su interés.

23 Tipos de entidad del MCDA Tratamos por separado los documentos de archivo, que constituyen el tipo principal de entidad de los sistemas de descripción archivística: Documentos de archivo (tipo de entidad) Agrupación documental (fondo, grupo de fondos, serie, colección, etc.), unidad documental simple o componente documental.

24 Tipos de entidad del MCDA Tratamos por separado los agentes relacionados con los documentos de archivo, cuyas descripciones explican el contexto de tales documentos. Agente Institución, familia o persona responsable o involucrada en la creación, producción, gestión documental, etc. de documentos de archivo.

25 Tipos de entidad del MCDA Tratamos por separado las funciones, actividades, etc. llevadas a cabo por los agentes de archivo: Función y sus divisiones Función, división de función, actividad/proceso o acción, realizada por uno o varios agentes y testimoniada en los documentos de archivo.

26 Tipos de entidad del MCDA También pueden tratase por separado las normas de cualquier clase que regulan las entidades incluidas en el modelo. Norma Disposición que regula la existencia de uno o varios agentes, las funciones que éstos realizan, o los documentos de archivo.

27 Tipos de entidad del MCDA Muchos sistemas de descripción necesitan controlar de forma precisa los lugares relacionados de un modo u otro con los documentos de archivo. Lugar Un espacio determinado: histórico o actual, geográfico o jurisdiccional, etc.

28 Tipos de entidad del MCDA El tipo de entidad "Concepto, objeto o acontecimiento" sirve para agrupar a todas las entidades del conjunto C restante: Concepto, objeto o acontecimiento Idea o noción abstracta, cosa material, evento o suceso del que trata un documento de archivo.

29 Tipos de entidad del MCDA Los tipos de entidad tratados por el modelo conceptual: Pero el Modelo admite que un sistema de descripción pueda necesitar otros tipos de entidad u otros subtipos de entidad más precisos. Por ejemplo; "remesa documental", "unidad de instalación", "unidad gestora", "norma de conservación", etcétera.

30 Subtipos de entidad del MCDA

31 Subtipos de entidad del MCDA Los subtipos del tipo de entidad documentos de archivo

32 Entidades documentales del MCDA Pueden constituir el nivel superior de una jerárquía documental: - Un fondo. - Un grupo de fondos. - Una colección. - Una serie. La implantación de la serie como nivel superior de la jerarquía documental en los grandes sistemas de archvo es la principal propuesta del sistema australiano de series. Un sistema basado en series, y no en fondos o grupos de fondos, implica siempre un modelo relacional, en el que debe existir, al menos, además de las descripciones de series y de unidades documentales, la descripción de un agente relacionado con dichas entidades.

33 Entidades documentales del MCDA Posibles soluciones en los niveles superiores de la jerarquía documental

34 Subtipos de entidad del MCDA Los subtipos del tipo de entidad agente Institución. Organización o grupo de personas identificado por un nombre propio y que actúa, o puede actuar, como una unidad, o bien un cargo institucional desempeñado por una persona. - Incluye organizaciones de cualquier clase y cargos institucionales. Familia. Dos o más personas relacionadas por matrimonio, nacimiento, adopción u otra situación jurídica similar, o bien por presentarse ellos mismos como una familia. - Incluye dinastías, linajes o casas reales, nobiliarias, etc. Persona. Individuo de la especie humana.

35 Subtipos de entidad del MCDA Los subtipos del tipo de entidad función y sus divisiones Función. Responsabilidad u objetivo principal asumido por la sociedad o realizado por un agente, e integrado por un conjunto de actividades o procesos. - Una función ocupa siempre el nivel superior de una jerarquía funcional. - Una división de función puede integrar otras divisiones de función de forma sucesiva. - Una actividad o proceso puede integrar otras actividades o procesos. - Una acción ocupa siempre el nivel inferior de una jerarquía funcional.

36 Tipos de relaciones

37 Tipos de relaciones Todas las relaciones son posibles entre los Todas las relaciones son posibles entre los tipos de entidad del MCDA. tipos de entidad del MCDA.

38 Tipos de relaciones Tipos de relaciones estudiadas en el Tipos de relaciones estudiadas en el MCDA MCDA Solo las relaciones que implican a agentes, Solo las relaciones que implican a agentes, entidades funcionales o entidades entidades funcionales o entidades documentales. documentales. Las líneas discontinuas indican relaciones no Las líneas discontinuas indican relaciones no incluidas en el Modelo. incluidas en el Modelo.

39 Tipos de relaciones Diez tipos de Diez tipos de relaciones relaciones

40 Tipos de relaciones Diez tipos de relaciones: Diez tipos de relaciones: - Para representar el - Para representar el contexto de los contexto de los documentos de archivo. documentos de archivo. - Para representar el - Para representar el contenido de los contenido de los documentos de archivo. documentos de archivo. - Para representar las - Para representar las relaciones jerárquicas o relaciones jerárquicas o asociativas entre los asociativas entre los principales tipos de principales tipos de entidad. entidad.

41 El modelo entidad-relación Combinaciones de los seis tipos de entidad DOC = Documentos de archivo AGE = Agente FUN = Función y sus divisiones NOR = Norma LUG = Lugar COA = Concepto, objeto o acontecimiento

42 Tipos de relaciones Las relaciones contextuales Las relaciones contextuales de los documentos de de los documentos de archivo archivo

43 Tipos de relaciones Las relaciones jerárquicas Las relaciones jerárquicas y asociativas entre y asociativas entre entidades del mismo tipo. entidades del mismo tipo.

44 Tipos de relaciones Las relaciones de materia Las relaciones de materia entre los documentos y entre los documentos y otros tipos de entidades otros tipos de entidades

45 Tipos de relaciones Todas los tipos de relación pueden dividirse en tipos más específicos, según las necesidades de cada sistema. Por ejemplo, en el caso de las relaciones contextuales entre documentos de archivo y agentes: - La principal relación contextual de los documentos es la relación de producción. - Otras relaciones posibles entre los documentos de archivo y los agentes: autoría, colaboración, destino, remisión, colección, gestión documental, propiedad, etc.

46 Tipos de relaciones Ejemplo de relaciones de producción en distintos niveles

47 Perfiles de aplicación

48 Perfiles de aplicación El modelo conceptual de la CNEDA permite implantaciones flexibles y graduales: - Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripción archivística, según las necesidades y recursos de cada organización. - Permitirá establecer estructuras de datos con diferentes grados de descomposición de sus elementos y diferente intensidad descriptiva. Sin embargo; - El modelo de la CNEDA favorece la implantación de sistemas lógicos relacionales capaces de aprovechar correctamente las posibilidades de las nuevas tecnologías. - El modelo de la CNEDA es una guía para desarrollar sistemas descriptivos relacionales que permitan garanticen la interoperabilidad y la compartición de datos.

49 Sistemas básicos y sistemas complejos

50 Perfiles de aplicación Un sistema descriptivo básico con un cuadro de clasificación basado en las relaciones internas entre entidades documentales La relación entre entidades documentales también sirven para registrar relaciones asociativas, del tipo "ver además", etc.

51 Perfiles de aplicación Un sistema descriptivo reforzado con índices libres de instituciones, familias, personas, lugares y materias Con un control mínimo de los términos preferentes del lenguaje de indización.

52 Perfiles de aplicación Un sistema descriptivo complejo con cuadro de clasificación, registros de autoridad y tesauros Las entidades funcionales se tratan como materias. El tratamiento separado de las entidades contextuales facilita la compartición de datos con otros sistemas.

53 Perfiles de aplicación Un sistema descriptivo complejo que registra las entidades funcionales por separado. Un sistema frecuente en la gestión documental basada en procesos de las organizaciones actuales.

54 Perfiles de aplicación Un sistema descriptivo complejo que incorpora las relaciones de regulación de todas las entidades posibles. Todas las normas posibles o solo algún subtipo. Por ejemplo, solo las normas de gestión documental: normas de formalización, acceso, valoración, preservación, etc., de los documentos de archivo.

55 Perfiles de aplicación Ejemplo de relaciones de producción en distintos niveles

56 Sistemas simples y sistemas relacionales

57 Perfiles de aplicación Del modelo conceptual al modelo lógico de datos Cuando un modelo conceptual de datos se implementa como el modelo lógico de una base de datos, las relaciones entre los tipos de entidad se desarrollan como enlaces entre los campos identificadores o campos clave de cada tipo de entidad.

58 Perfiles de aplicación Dos desarrollos "incorrectos" de un sistema de datos sobre empresas: Es difícil controlar el valor de los datos. No hay datos precisos. Sin facilidad de expansión. Cómo incluir las tachuelas?

59 Perfiles de aplicación Un sistema de datos que cumple las reglas del método entidad-relación:

60 Perfiles de aplicación Un sistema de datos que cumple las reglas del método entidad-relación: Tres tablas de datos. Dos formas de ver los datos y de acceder a ellos. Son tablas "normalizadas".

61 Buena suerte 2013