UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

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1 UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE INGENIERÍA CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE SOLICITUDES DE LA FACULTAD DE PSICOLOGÍA TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO INFORMÁTICO AUTOR: Arias Morales Angel Rafael TUTOR: Ing. Carrillo Flores René Alfonso QUITO - ECUADOR 2015

2 DEDICATORIA A Dios, que me dio la fortaleza y tiempo para lograr uno de mis sueños que da premisa para nuevas metas. Blanca y Flavio, mis padres por su inquebrantable apoyo, exigencia y educación al enseñarme que la vida está llena de problemas y oportunidades a las cuáles hay que saber afrontarlos y no darse por vencido. Por mostrarme que un cuando existan caídas hay que levantarse, aprender de los errores y seguir adelante. Sandra, Romel y Vicente, mis hermanos y cuñado por su ayuda y constante apoyo a lo cual puedo retribuir todo lo que me han dado con este logro. Bryan, Kevin, Nayeli, Mateo, Anahí, mis sobrinos por el cariño y la alegría que día a día me brindan. Deisy, mi novia gracias por tu amor y comprensión por tu tierna compañía y tu inagotable apoyo durante todas las etapas difíciles. ii

3 AGRADECIMIENTO A Dios, por acompañarme todos los días. Un agradecimiento total y sincero a mis ingenieros que hicieron posible esta tesis, muchas gracias por su apoyo y enseñanza: Ing. René Carillo, Ing. Jefferson Beltrán, Ing. Arturo Bedón, sin su ayuda y soporte no hubiera sido posible A todas las personas de la Facultad de Psicología que me brindaron el apoyo constante para el desarrollo de esta idea: Msc. María Elena Silva, Doc. Pablo Picermo, Ing. Alfonso Portilla A la Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas y Matemáticas que con sus catedráticos formaron parte de esta etapa de mi vida y siempre quedarán en mis más gratos recuerdos A todos mis familiares, amigos y seres queridos por su apoyo inquebrantable, gracias por estar conmigo por su confianza y cariño. iii

4 AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL. iv

5 CERTIFICADO DEL TUTOR v

6 CERTIFICACIÓN TUTOR vi

7 DESIGNACIÓN DE TRIBUNAL vii

8 CALIFICACIÓN DE TRIBUNAL viii

9 CONTENIDO DEDICATORIA... ii AGRADECIMIENTO... iii AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL.... iv CERTIFICADO DEL TUTOR... v CERTIFICACIÓN TUTOR... vi DESIGNACIÓN DE TRIBUNAL... vii CALIFICACIÓN DE TRIBUNAL... viii CONTENIDO... ix LISTA DE FIGURAS... xv LISTA DE TABLAS... xvii RESUMEN...xviii ABSTRACT... xix CERTIFICADO DE TRADUCCIÓN... xx CERTIFICADO DEL TRADUCTOR... xxi CAPÍTULO PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA Planteamiento del Problema Formulación del Problema Interrogantes de la Investigación Hipótesis Objetivos de la Investigación Objetivo General Objetivos Específicos Justificación Alcance Limitaciones... 8 ix

10 1.9 Riesgos... 9 CAPITULO REVISIÓN BIBLIOGÁFICA Antecedentes Fundamentación Teórica Metodología RUP Ciclo de vida BPM, BPMN, BPMS Procesos de Negocio BPM Ciclo de Vida BPM BPMN BPMS Aplicaciones web Servidor Base de Datos PostgresSQL Componentes Principales Gestor Documental Alfresco Componentes de la Arquitectura de Alfresco Bonita Open Solution Cliente Servidor Componentes Servidor Tomcat CAPITULO HERRAMIENTAS Sistema Operativo (S.O.) CentOS Linux x

11 3.2 Motor de Base de Datos PostgreSQL IDE s (Entornos de Desarrollo Integrado) Eclipse Luna Bonita BPM Studio Servidor de Gestión de Procesos Bonita BPM Sistema de Gestión de Contenidos Empresariales Alfresco 4.2.c Lenguajes de Desarrollo Java JDK Groovy Arquitectura del proyecto CAPITULO REQUISITOS TÉCNICOS DEL SISTEMA Y ANÁLISIS DE FACTIBILIDAD Requisitos de Hardware Requisitos De Software Análisis de Factibilidad Factibilidad Técnica Factibilidad Económica Viabilidad CAPITULO DISEÑO Y DESARROLLO Metodología de Desarrollo RUP Ciclo de vida de RUP Diagramas de proceso Simbología para realizar los diagramas de proceso Actores de los procesos xi

12 5.4 Flujos de trabajo Notificar Responsable Solicitud de Anulación de Matrícula Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas Solicitud de Asistencia Solicitud de Cambio de Carrera Solicitud de Cambios de Facultad Solicitud de Cambio de Tutores Solicitud de Cambio de Universidad Solicitud de Certificación de Matrícula Solicitud de Rectificación de Notas Solicitud de Reingreso Reportes KPI Gestión de Procesos de Negocio Bonita BPM Configuración de servidor de Bonita Procesos Funcionales Desarrollados Componentes y Utilitarios desarrollados Gestión de Contenidos Empresariales - Alfresco Configuración de servidor de Alfresco Modelos de Contenidos Estructura de carpetas Tipos de Documentos Implementación CAPITULO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones xii

13 BIBLIOGRAFÍA ANEXOS Plantilla_FCP_anularMatricula.odt Plantilla_FCP_cambio.odt Plantilla_FCP_cambioTutor.odt Plantilla_FCP_certificadoAsistencia.odt Plantilla_FCP_certificadoMatricula.odt Plantilla_FCP_generico.odt Plantilla_FCP_notasAtrasadas.odt Plantilla_FCP_rectificacionNotas.odt Certificado de Aceptación de Sistema Manual de Implementación y Ejecución Manual Técnico Alfresco Manual Técnico Bonitasoft Manual Técnico de Procesos Manual de Usuario Alfresco Manual de Usuario del Portal de Bonita Manual de Usuario Final - Reporte KPI Manual de Usuario Final - Solicitud Anulación de Matrícula Manual de Usuario Final - Solicitud Asentamiento de Notas Atrasadas..320 Manual de Usuario Final - Solicitud de Cambio de Carrera Manual de Usuario Final - Solicitud de Cambio de Facultad Manual de Usuario Final - Solicitud de Cambio de Tutores Manual de Usuario Final - Solicitud de Cambio de Universidad Manual de Usuario Final - Solicitud de Certificado de Asistencia Manual de Usuario Final - Solicitud de Certificado de Matrícula Manual de Usuario Final - Solicitud de Rectificación de Notas xiii

14 Manual de Usuario Final - Solicitud de Reingreso xiv

15 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Ciclo de vida de metodología RUP Figura 2: Ciclo de Vida BPM Figura 3: Ejemplo de diagrama de proceso Figura 4: Principales componentes del Servidor PosgresSql Figura 5: Compoentes de la arquitectura de Alfresco Figura 6: Diferencias entre las versiones Figura 7: Arquitectura de Sistema Bonita BPM Figura 8: Interface de Bonita BPM Studio Figura 9: Arquitectura definida para el proyecto Figura 10: Elemento Piscina de Diagramas de Procesos Figura 11: Elemento Carril de Diagramas de Procesos Figura 12: Elementos Eventos de los Diagramas de Proceso Figura 13: Elementos Actividades de los Diagramas de Procesos Figura 14: Elementos de Compuertas de los Diagramas de procesos Figura 15: Elemento de Transición de los Diagramas de Procesos Figura 16: Elemento de Anotación de los Diagramas de Procesos Figura 17: Diagrama de Proceso Notificación Responsable Figura 18: Diagrama de Proceso de Solicitud de Anulación de Matrícula Figura 19: Diagrama de Proceso de Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas Figura 20: Diagrama de Proceso de Solicitud de Asistencia Figura 21: Diagrama de Proceso de Solicitud de Cambio de Carrera Figura 22: Diagrama de Proceso de Solicitud de Cambios de Facultad Figura 23: Diagrama de Proceso de Solicitud de Cambio de Tutores Figura 24: Diagrama de Proceso de Solicitud de Cambio de Universidad Figura 25: Diagrama de Proceso de Solicitud de Certificación de Matrícula Figura 26: Diagrama de Proceso de Solicitud de Rectificación de Notas Figura 27: Diagrama de Proceso de Solicitud de Reingreso Figura 28: Diagrama de Proceso de Reportes KPI Figura 29: Diagrama de Clases de componentes y utilitarios desarrollados 81 Figura 30: Diagrama de Paquetes de componentes y utilitarios desarrollados xv

16 Figura 31: Estructura de carpetas definido en Alfresco Figura 32: Estructura de carpetas definida por Estudiante Figura 33: Diagrama de tipos de contenidos definidos xvi

17 LISTA DE TABLAS Tabla 1: Registro de riesgos y soluciones Tabla 2: Ejemplo de tipos documentales Tabla 3: Actores de los Procesos de Solicitudes Definidos Tabla 4: Actores que instancian los Procesos de Solicitudes xvii

18 RESUMEN AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE SOLICITUDES DE LA FACULTAD DE PSICOLOGÍA El presente proyecto es un software integrado por dos herramientas de código abierto orientadas a la web que permite la automatización de procesos y centralización de la documentación generada por la Facultad de Psicología. Esta guía fue desarrollada como proyecto de tesis de grado y empleada como base para la automatización de los procesos de solicitudes en busca de la eficiencia y mejores resultados dentro de la institución. Los fundamentos del proyecto además fueron: Mejorar tiempos de respuesta. Mejor uso de recursos (papel, impresoras, tintas, red y servidores). Tener un registro de los procesos. Centralizar la documentación generada en el proceso. Para desarrollar el proyecto planteado se trabajó sobre la plataforma Java EE 7.0 (jdk 1.7) en la cual están desarrolladas las herramientas Bonitasoft (Modelador y Motor de procesos) en el cual se realizó y publico los procesos de solicitudes automatizados. Alfresco (Gestión de Contenido Empresarial) en el cual se administra la documentación digital de los procesos automatizados. Las dos herramientas son desplegadas en dos servidores Tomcat y su información registrada en una base de datos PostgresSQL sobre un servidor Linux. Descriptores: SISTEMAS DE CÓDIGO ABIERTO/LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN JAVA/APLICACIÓN WEB/PROCESO DE SOLICITUDES/SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO BONITASOFT/SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTENIDO EMPRESARIAL ALFRESCO/SERVIDOR TOMCAT/SERVIDOR DE BASE DE DATOS POSTGRESSQL/SISTEMA OPERATIVO LINUX xviii

19 ABSTRACT AUTOMATION OF REQUESTS PROCESS OF THE PSYCHOLOGY FACULTY This Project use two web open sources platforms, this products allow process automating and document centralization that is generated by the Psychology school. This handbook was developed as a thesis degree and is a base that can be use for the automation of the request s process in the search of efficiency and better outcomes of the institution. The foundations of the project were also: Improve response times. Better use of resources (paper, printers, inks, network, and servers). Having a record of the processes. Centralize the documentation generated in the process. The project was design using Java EE 7.0 (jdk 1.7). This is the language that both of the platforms use. Bonitasoft (Motor and Process Modeler) this platform was use to automate the requests process. Alfresco (Enterprise Content Management) this platform was use to manage the digital documents that are created in the process. Both of the platforms are deployed in two Tomcat servers and the information is recorder into a PostgresSQL Database, under a Linux Server. Descriptors: OPEN SOURCE SYSTEMS/JAVA PROGRAMMING LANGUAGE/WEB APPLICATION/REQUESTS PROCESS/ BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SYSTEM BONITASOFT /ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT SYSTEM ALFRESCO/TOMCAT SERVER/DATABASE SERVER POSTGRESSQL/LINUX OPERATING SYSTEM xix

20 CERTIFICADO DE TRADUCCIÓN Yo, Gilbert Adrian Cisneros Tello, certificado con TEACHING ENGLISH AS A FOREING/SECOND LANGUAGE AND CROSS-CULTURAL AWARENESS en el idioma inglés, declaro que la traducción presentada por el señor Angel Rafael Arias Morales, en el presente documento, está debidamente revisada y traducida al idioma inglés. Atentamente, Ing. Gilbert Adrian Cisneros Tello C.I xx

21 CERTIFICADO DEL TRADUCTOR xxi

22 Automatización del Proceso de Solicitudes de la Facultad de Psicología. CAPÍTULO 1 1 PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA 1.1 Planteamiento del Problema La Facultad de Psicología ha manejado sus procesos de solicitudes de forma manual en base a una política definida que puntualiza la ruta que debe seguir la documentación que sustenta el requerimiento ingresado. De esta forma el documento de solicitud además de los anexos que lo respaldan ha sido gestionado de forma física, dentro de las actividades del proceso de una solicitud, lo que finalmente genera un requerimiento de espacio donde almacenar toda la información y una persona que la conozca para que la gestione una vez que ha sido finalizada. El planteamiento de este proyecto de tesis AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE SOLICITUDES DE LA FACULTAD DE PSICOLOGÍA, es automatizar la administración de documentación en forma digital de los procesos de solicitudes, que son más concurrentes por el personal y estudiantes de la institución, los cuales no están automatizados tecnológicamente. Esto implica problemas como: Retrasos de actividades del proceso. Perdida de documentación asociada a los procesos, por lo cual requiere volver a iniciar la solicitud. Incertidumbre de la tarea en la que está transitando la solicitud. Alargamientos en los tiempos de solicitudes de menor prioridad, respecto a las que requieren mayor atención. Organización física de la documentación, por lo que implica depender de la persona encargada. 1

23 Al gestionar las 3 carreras de forma independiente se genera un conflicto de trabajo, puesto que no se define un estándar para la documentación y esto requiere de mayor trabajo en la administración de los procesos, como por ejemplo: Solicitudes de Cambio de Carrera. Solicitudes de Actualización de Notas. Solicitudes de Certificación de Matrícula. De igual manera el registro de la información que es procesada por el personal de la institución, se gestiona mediante libros físicos que implica un trabajo manual y posibles errores. 1.2 Formulación del Problema Las facultades de la Universidad Central del Ecuador que hasta la actualidad han logrado llevar sus actividades y desarrollo continuo de forma manual, con ciertas políticas internas en función de una mejora y control en el trabajo realizado, pero esto no implicaba una progreso sustancial deseada por los dirigentes de la entidad. La Facultad de Psicología es un notable caso, ya que se ha desenvuelto mediante políticas de recepción manual en la administración de información requerida para procesos de solicitudes. Lo cual implica una persona encargada y dependiente de la recepción, distribución y gestión de la documentación al resto de actividades. La Facultad administra 3 carreras: Psicología Industrial Psicología Clínica Psicología Infantil 2

24 Al no tener un sistema automatizado que maneje sus procesos implica que las personas involucradas en las solicitudes deban realizar ciertas tareas adicionales dependiendo de la carrera, manejar resultados inciertos debido a actividades siguientes de otras personas, así como el control de la documentación asociada a las solicitudes. La parte tecnológica de la Facultad de Psicología indica la necesidad de mejoras requeridas y aun cuando existan políticas de manejo interno. Es claro notar que requieren sistematizar el desarrollo de sus procesos de solicitudes y la necesidad de un sistema, AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE SOLICITUDES DE LA FACULTAD DE PSICOLOGÍA, que estandarice el manejo de las actividades, controle la información, defina los responsables de tareas específicas y de a conocer el estado actual del proceso. 1.3 Interrogantes de la Investigación Se abordarán y encontrarán soluciones a las siguientes interrogantes que se dan en este proceso de desarrollo. Cuáles son los principales procesos de solicitudes que realiza la institución? Quiénes son los actores o usuarios que intervienen en los procesos? Cuál es la documentación requerida en cada proceso? Cómo se va a gestionar la documentación generada y adjuntada a un proceso? 1.4 Hipótesis La Facultad de Psicología requiere un sistema que permita la automatización de procesos, que actualmente se desenvuelven de forma rutinaria con el fin de evidenciar el manejo correcto de una Plataforma BPM con respecto al uso 3

25 de los recursos, tiempos de respuesta y estandarizar las tareas de forma ordenada y en base a roles específicos pertenecientes al proceso interno de Solicitudes. 1.5 Objetivos de la Investigación Objetivo General Automatizar los procesos de Solicitudes definidos, dentro de la Facultad de Psicología mediante la investigación, diseño e implementación de un sistema de información con herramientas en software libre que faciliten la gestión de este tipo de trámites y la documentación generada Objetivos Específicos Diseñar e implantar un sistema para la administración de procesos en software libre que permita ser accedido desde la intranet de la Facultad de Psicología para que usuarios tanto administrativos, como estudiantes tenga acceso. Estandarizar y desarrollar solo los flujos de solicitudes definidos por la institución. o Solicitudes de Cambio de Carrera o Solicitudes de Rectificación de Notas o Solicitudes de Certificación de Matrícula o Solicitudes de Asentamiento de Notas Atrasadas o Solicitudes de Cambios de Facultad o Solicitudes de Cambio de Universidad o Solicitudes de Reingreso o Solicitudes de Cambio de Tutores o Solicitudes de Asistencia 4

26 o Solicitudes de Anulación de Matrícula Definir los procesos basándose en los límites que la Facultad de Psicología se pueda aplicar y basándose en los costos definidos en la propuesta. Reducir gastos en recursos y administrar de mejor manera los tiempos de respuesta de una solicitud. Garantizar un acceso seguro a la información administrada por el sistema que proporciona resultados actuales, confiables y libres de pérdida da datos. Estandarizar los procesos de solicitudes para omitir pasos que los alargan. Administrar la documentación digitalmente y su acceso seguro. Permitir que los usuarios puedan dar seguimiento a las solicitudes y conozcan el estado actual. Poner el sistema funcional en un equipo que proporcione la institución para su uso. 1.6 Justificación La forma en que se desenvuelven las actividades dentro de la Facultad es manual, motivo por lo cual se propone una innovación tecnológica. El proceso actual que sigue el personal administrativo es más rutinario, manual, trabajo con documentos físicos lo que influye a retrasos, dependencias de una persona, manejo de grandes cantidades de documentos físicos, además del desconocimiento del avance del proceso. Los estudiantes, en este caso los usuarios más concurrentes, no tienen acceso a información definida que le permita conocer cómo están sus 5

27 peticiones y se basan únicamente en supuestos de la persona encargada de dar los resultados, a no ser que ya tenga la información final, lo que implica incertidumbre. El sistema tiene como fin automatizar el trabajo dentro de la Facultad, con respecto a procesos específicos de Solicitudes, al proporcionar de una herramienta al alcance de todos los miembros definidos de la institución, que la podrán manejar. 1.7 Alcance El proyecto tendrá un alcance definido en los siguientes puntos: inicio con un análisis de las tareas existentes de los procesos de solicitudes, de los cuales serán automatizados. Se definirán estándares de datos para facilitar el uso de la información y no generar inconsistencias previo al desarrollo con la persona responsable de la Facultad de Psicología. El previo desarrollo de los procesos en el sistema dependerá de la aceptación de los flujos de trabajos generados y del establecimiento de los requerimientos. Los flujos de trabajo definidos como primordiales por la institución y que se van a desarrollar son: o Solicitudes de Cambio de Carrera o Solicitudes de Rectificación de Notas o Solicitudes de Certificación de Matrícula o Solicitudes de Asentamiento de Notas a Destiempo o Solicitudes de Cambios de Facultad o Solicitudes de Cambio de Universidad 6

28 o Solicitudes de Reingreso o Solicitudes de Cambio de Tutores o Solicitudes de Asistencia o Solicitudes de Anulación de Matrícula Este sistema tiene un acceso web, bajo una implementación de dos sistemas de software libre para la automatización de los procesos y la gestión de la documentación generada. El sistema permitirá realizar las siguientes actividades: Conocer los avances del proceso y a nivel administrativo validar en que actividad se retrasa más, para evitar que estos se mantengan sin ningún resultado. Se permitirá administrar su documentación cargada al sistema para que sea gestionada y permita su fácil búsqueda cuando el proceso termina. Ingreso de datos mediante formularios que serán generados por el sistema. Acceso mediante un explorador web y mediante una cuenta de usuario. Seguimiento del proceso por parte de los usuarios que lo generan para que puedan tener conocimiento del avance del mismo. Ligar documentos digitales a los procesos para que con ello se respalde este tipo de información. Generación de cuentas de usuario que estarán controladas con roles que limitan funcionalidades dentro del sistema. 7

29 Se notificará por correo en las actividades de finales de los procesos como información adicional del resultado al proceso de solicitudes iniciado. El sistema será implementado en un equipo que sea proporcionado por la Facultad de Psicología bajo un sistema operativo Linux. Se recomienda que la infraestructura donde va ser levantado el sistema debe poseer una memoria mínima de 8Gb, recomendable 16Gb, en Ram y un procesador de 4 núcleos, para fluidez del sistema. 1.8 Limitaciones Las limitaciones se describen a continuación: El sistema no se integrará con el departamento financiero debido a que no está contemplado dentro del objetivo de la tesis. Si en la Facultad no disponen del servicio de internet, no se podrá enviar las notificaciones respectivas mediante un envió de con el resultado del proceso. La instalación del sistema no contempla los equipos de hardware necesarios en la institución, por lo cual se procederá a desplegar el proyecto en el equipo que sea proporcionado. La generación de documentos en el sistema únicamente permite el ingreso de texto simple. La personalización de fuente y estilos tendrán que ser manejados desde las plantillas. En el aplicativo de gestión de proceso se ha definido únicamente los grupos configurados para definir el acceso a los procesos, en los cuales el personal del Centro de Cómputo deberá ingresar al resto de miembros de la institución. En el aplicativo de gestión de documentos, se recomienda que solo el personal administrativo deba tener acceso a la información de 8

30 finalización de procesos exitosos. Por lo cual no se definió grupos, ni usuarios específicos para el ingreso del sistema, el personal del Centro de Cómputo deberá ingresar al resto de miembros de la institución con permisos específicos. 1.9 Riesgos Los riesgos encontrados en el proyecto son: Posible Riesgo Denominación Acción / Disposición de Preocupaciones y problemas Enumera los posibles riesgos identificados a partir de una lluvia de ideas, entrevistas y/o bases de riesgos conocidos Designa una preocupación, una falla o problema con una X y designa un riesgo con una R Define una acción apropiada para cada ítem designada con X en la columna previa. Potenciales acciones incluyen "consolidar", "escalar", "referir", "repetir", "tratar como fuera del campo", o tratar como un riesgo y la designación de cambio en la columna anterior con una R El sistema al ser web genera una dependencia de la infraestructura de la red, con respecto calidad de comunicación. Si este tiene fallas es indiferente a funcionalidad del sistema. R Esto será notificado a la gente de tecnología para tener en cuenta que se debe garantizar una mejor comunicación en la intranet de la institución (en las oficinas de la facultad y alrededores). Los sistemas integrados para proyecto son transaccionales y requieren uso de procesador y memoria, por tanto se recomienda: R Se notificará este requerimiento al personal de tecnología este condicionamiento, para el acceso concurrente de usuarios y el servidor pueda rendir al trabajo 9

31 Procesador 4cores requerido. Recomendable 16Gb de memoria RAM, Mínimo 8Gb de memoria RAM. Actualmente no poseen un servidor con las características solicitadas. Esto es un problema debido a que el proyecto estará limitado por los recursos. X Por cuestiones de revisión de las funcionalidades del sistema se instalará en el equipo que sea proporcionado por el personal de tecnología de la Facultad de Psicología. Posteriormente ellos realizarán la implementación del sistema en los equipos adecuados. El desarrollo será local y no desde el servidor en el cuál se implementará el sistema con el fin de probar el desenvolvimiento en un ambiente más real. Y esto puede influir en el proyecto final. R Se definirá las especificaciones técnicas con la gente de tecnología de la Facultad de Psicología para replicar el ambiente en forma local y además se buscará montar los cambios hechos en el equipo que proporcione la facultad para las pruebas internas. Tabla 1: Registro de riesgos y soluciones. 10

32 2 REVISIÓN BIBLIOGÁFICA 2.1 Antecedentes CAPITULO 2 En base a las conversaciones con el Ing. Alfonso Portilla, responsable del Centro de computo de la facultad de Psicología, la institución ha logrado desarrollarse en base a lineamientos para la gestión de sus procesos de solicitudes de forma manual, no estandarizada, con documentación física susceptible a perdida y dentro un conjunto de actividades que no podían ser controladas debido al desconocimiento de en qué etapa se encuentra. De esta manera se encontró la necesidad de una automatización de procesos que permitan organizar de mejor manera la información receptada, por los actores involucrados en el mismo y un conocimiento del avance de las solicitudes para que a nivel de la administración del sistema se pueda tener en cuenta cuales son las actividades más demorosas y dar una opción para una mejora continua. Se procedió a dar una solución en base a herramientas de código abierto para la gestión de procesos y gestión de documentación, que permitan generar control de la información dentro de la organización en forma conjunta, pero mediante un acceso web que esté disponible para todos los miembros de la institución, con permisos definidos. La idea de una aplicación web es generar accesibilidad dentro de la institución a los usuarios que desean iniciar procesos de solicitudes que son manejadas concurrentemente, específicamente estudiantes y profesores, y a nivel administrativo controlar la documentación generada de manera más organizada y centralizada, en base a una interface que sea comprensible y segura. De esta manera se trata de minimizar la dependencia de personas para organizar la información y poder aprovechar su tiempo en otras actividades, además de tener a disposición la situación actual y conocer de forma 11

33 automática la resolución de la misma, evitando acercamientos innecesarios que implican tiempo. 2.2 Fundamentación Teórica Metodología RUP 1 RUP es una metodología de desarrollo de software que está basado en componentes e interfaces bien definidas, y junto con el Lenguaje Unificado de Modelado (UML), constituye la metodología estándar más utilizada para el análisis, implementación y documentación de sistemas orientados a objetos. Es un proceso que puede especializarse para una gran variedad de sistemas de software, en diferentes áreas de aplicación, diferentes tipos de organizaciones, diferentes niveles de aptitud y diferentes tamaños de proyecto. RUP no es un sistema con pasos firmemente establecidos, sino un conjunto de metodologías adaptables al contexto y necesidades de cada organización Ciclo de vida Cada fase representa un ciclo de desarrollo en la vida de un producto de software. 1. Concepción o inicio Esta fase tiene por finalidad definir la visión, los objetivos y el alcance del proyecto, tanto desde el punto de vista funcional como del técnico, obteniéndose como uno de los principales resultados una lista de los casos de uso y una lista de los factores de riesgo del proyecto. El principal esfuerzo está radicado en el Modelamiento del Negocio y el Análisis de Requerimientos

34 2. Elaboración Durante esta fase de elaboración, las actividades se centran al desarrollo de la base de diseño, encierran los requerimientos, modelo de la organización, análisis, diseño y una parte de implementación orientada a los cimientos de la construcción. Los objetivos de esta fase son: Definir una arquitectura. Establecer un plan para la fase de construcción. 3. Construcción Esta fase está compuesta por un ciclo de varias actividades, en las cuales se van incorporando sucesivamente los casos de uso, de acuerdo a los factores de riesgo del proyecto. Este enfoque permite por ejemplo contar en forma temprana con las versiones del sistema que satisfacen los principales casos de uso. 4. Transición Durante esta fase se entrega al usuario el producto desarrollado y la capacitación en el manejo y administración de la aplicación como ajustes, instalación y configuración. El fin de esta etapa es lograr que el usuario trabaje con facilidad en la aplicación y entregar un proyecto que cumpla con los requisitos definidos en un inicio. 13

35 Figura 1: Ciclo de vida de metodología RUP. Fuente: BPM, BPMN, BPMS Procesos de Negocio Es un conjunto de actividades y decisiones que se ejecutan de forma coordinada con la finalidad de lograr un objetivo de negocio BPM BPM es el estándar para gestión de procesos de negocio y de mejora continua apoyada fuertemente por TI. Además de tener objetivos claros y bien definidos: Lograr o mejorar la agilidad de negocio en una organización. Lograr mayor eficacia. Mejorar los niveles de eficiencia. Los procesos existen en todas partes y a continuación, se pueden mencionar algunos ejemplos: Marketing y ventas

36 Relaciones con los clientes. Recursos humanos. Comunicaciones (interno y externo). Se tiene dos aspectos que diferenciar: BPM como disciplina de Gestión.- Son las estrategias que recaen como responsabilidad de los gerentes ejecutivos en una organización, con el fin de asegurar el buen desempeño de sus procesos de negocio. Esto implica entender lo que genera valor en una organización y como conseguirlo. Además de analizar, documentar y mejorar la forma en que las personas y los sistemas trabajen juntos. La forma de estructurar el proceso es mediante diagramas BPMN que expresan el flujo de ejecución y abstraen valiosa información de alto nivel sin incluir detalles innecesarios, que el resto de usuario puede interpretar. De la mano es definida la política que describe al proceso y esta detallado. BPM como Ingeniería de Software.- Son procesos de negocio definidos que serán ejecutados sobre un sistema BPMS, Estos flujos pueden diferenciarse un poco en su secuencia de actividades debido a que a nivel técnico se abstraen pasos y se añaden funcionalidades, pero cumplen el proceso definido Ciclo de Vida BPM 3 Las actividades o tareas que se desarrollan en BPM se organizan en etapas, cada una con un enfoque específico

37 Figura 2: Ciclo de Vida BPM Fuente: Diseño.- Se identifican los procesos existentes, se adecuan y se eliminan con el fin de cumplir con el requerimiento y sean teóricamente efectivos para el negocio. Modelamiento.- Se toma el diseño teórico y se introduce la funcionalidad como variables, restricciones con el fin de cumplir a nivel técnico la definición del proceso. Ejecución.- Personas y sistemas que empiezan a adecuarse al nuevo proceso estandarizado. Se documenta los resultados para generar conocimiento de las mejoras a nivel de infraestructura, capacitación de usuarios y generación de metas. Monitoreo.- Se hace un seguimiento individual, análisis de rendimiento, se comparan con los procesos anteriores con el propósito de a nivel gerencial, obtener comentarios de motivación o corrección. Optimización.- Se toma información de la etapa de Modelamiento y se empieza a identificar problemas en el proceso como cuellos de botella, posibilidades de mejora y ahorro, debido a que los usuarios ya se familiarizan con el proceso y pueden generar observaciones. 16

38 2.3.4 BPMN Desde un inicio, el principal objetivo en el desarrollo de BPMN fue poner a disposición una notación gráfica, estandarizada, que permitiera automatizar los procesos en forma más rápida a partir del diseño gráfico. BPMN 2.0 es el nuevo estándar para modelar flujos del proceso del negocio. Creado por Iniciativa de Administración de Procesos de Negocios (BPMI), la primera meta de BPMN es proporcionar una notación que sea fácilmente comprensible por todos los usuarios del negocio. Además de un estándar para el diagramado de procesos que todos los proveedores utilizan, aun cuando, añaden especificaciones propias en el momento de añadir funcionalidad y generar un proceso ejecutable. Figura 3: Ejemplo de diagrama de proceso. Fuente: CollectVotes. 4 b.pdf 17

39 2.3.5 BPMS BPMS se define como un conjunto se software y herramientas tecnológicas que interactúan en conjunto para cumplir con un grupo de características técnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM. Un sistema BPMS está en capacidad de realizar las siguientes operaciones: Modelamiento de procesos de negocio. Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio. Convierte modelos en acciones reales. Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no se requiere mayor conocimiento y experiencia de un usuario final. Monitoreo de las actividades del negocio. Respuesta rápida a eventos de procesos. 2.4 Aplicaciones web 5 En la ingeniería de software se denomina aplicación web a aquellas herramientas que los usuarios pueden utilizar accediendo a un servidor web a través de Internet o de una intranet mediante un navegador. En otras palabras, es una aplicación software que se codifica en un lenguaje soportado por los navegadores web en la que se confía la ejecución al navegador. Las aplicaciones web son populares debido a lo práctico del navegador web como cliente ligero, a la independencia del sistema operativo, así como a la facilidad para actualizar y mantener aplicaciones web sin distribuir e instalar software a miles de usuarios potenciales. Existen aplicaciones como los

40 webmails, wikis, weblogs, tiendas en línea y la propia Wikipedia que son ejemplos bastante conocidos de aplicaciones web. 2.5 Servidor Base de Datos PostgresSQL 6 PostgreSQL es un sistema de gestión de bases de datos objeto-relacional, distribuido bajo licencia BSD y con su código fuente disponible libremente. Es el sistema de gestión de bases de datos de código abierto más potente del mercado. PostgreSQL utiliza un modelo cliente/servidor y usa multiprocesos en vez de multihilos para garantizar la estabilidad del sistema. Un fallo en uno de los procesos no afectará el resto y el sistema continuará funcionando Componentes Principales Figura 4: Principales componentes del Servidor PosgresSql. Fuente:

41 Aplicación cliente: Aplicación externa que puede comunicarse con PostgresSQL mediante protocolo TCP/IP o sockets locales. Demonio postmaster: Proceso principal de Postgres que se encarga de la gestión del resto de procesos hijos para trabajar con el servidor. Ficheros de configuración: Los 3 ficheros principales de configuración utilizados por PostgreSQL: - postgresql.conf - pg_hba.conf - pg_ident.conf Procesos hijos postgres: Procesos hijos generados para solventar los requerimientos de otros sistemas. PostgreSQL share buffer cache: Memoria compartida usada por PostgreSQL para almacenar datos en caché. Write-Ahead Log (WAL): Componente del sistema encargado de asegurar la integridad de los datos (recuperación de tipo REDO) Kernel disk buffer cache: Caché de disco del sistema operativo Disco: Disco físico donde se almacenan los datos y toda la información necesaria para que PostgreSQL funcione 2.6 Gestor Documental Alfresco Alfresco es uno de los gestores documentales o administradores de contenido empresarial desarrollado en software libre (java) más conocido y utilizado por sus bondades como: Facilidad de uso. Entorno web. 20

42 Soporte para Gestión de Contenidos Empresariales. Soporte para Gestión de Contenido Web (WCM). Soporte para Records Management. Soporte para Gestión de Contenido Social (Colaboración). Fácil despliegue y administración. Escalabilidad. Una solución versátil compatible con software tanto de la vertiente Microsoft, como de la rama Linux. Un sistema que conjunta un grupo de tecnologías, también open source, para permitir rastrear, procesar, administrar y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. Esto no limita a otro tipo de archivos o el límite de un peso definido. Es decir se puede gestionar cualquier tipo de archivo, pero estar limitadas a ciertas funcionalidades definidas, como previsualización del contenido documentos definidos (texto simple, Suite de Office y variantes, documentos PDF, audio y video mediante Streaming). Alfresco maneja dos ediciones Community que es la versión gratuita y en caso de problemas puede apoyarse de la comunidad desarrolladora, y Enterprise que es la suscrita, la cual cuenta con soporte y ayuda del fabricante. Alfresco actualmente también se maneja como una herramienta colaborativa para facilitar la interacción de usuarios y asociar su trabajo por herramientas colaborativas (Wikis, Foros, Blogs, Calendarios). Además permite el acceso no solo en un entorno web sino también mediante otros protocolos al sistema (CIFS, FTP, WEBDAV) que facilitan la conexión desde un cliente e usuario o desde un sistema para consumir la información registrada. 21

43 Enfocándose principalmente en centralizar la información y que este a disposición de todos los usuarios con acceso y permisos definidos Componentes de la Arquitectura de Alfresco 7 Figura 5: Compoentes de la arquitectura de Alfresco. Fuente: Cliente Alfresco ofrece dos clientes web primarios, Alfresco Explorer y Alfresco Share. Alfresco Explorer se despliega como parte del servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco. Se implementa utilizando Java Server Faces (JSF) y contiene todas las funcionalidades requeridas, pero en versiones de Alfresco 5 desaparece para su único acceso mediante Share. Alfresco Share se puede implementar en su propio nivel independiente del servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco y gestionado a través de la solución de Alfresco WCM. Alfresco Share centra en los aspectos de colaboración

44 de gestión de contenidos y la racionalización de la experiencia del usuario. Alfresco Share se implementa utilizando Spring Surf y se puede personalizar sin conocimiento JSF. Existen también clientes para portales (a través de portlets JSR-168), plataformas móviles, Microsoft Office, y el escritorio. Un cliente a menudo pasado por alto es la unidad de la carpeta del sistema operativo, donde los usuarios comparten documentos a través de una unidad de red. Utilizando la tecnología JLAN, Alfresco puede lucir y actuar como una unidad de carpeta. JLAN es la única aplicación de servidor Java del protocolo CIFS, dejando que los usuarios interactúan con Alfresco como lo hacen con cualquier otra unidad de archivos normal, salvo el contenido ahora está almacenado y administrado en el servidor de aplicaciones de contenido Alfresco Servidor El servidor de aplicaciones de contenido Alfresco cuenta con un repositorio de contenidos y servicios de valor agregado para la construcción de soluciones ECM. Dos normas definen el repositorio de contenido: CMIS (Content Management Services Interoperability) y JCR (Java Content Repository / JSR- 170/286). Estas normas proporcionan una especificación para la definición de contenidos y el almacenamiento, la recuperación de contenidos, control de versiones, y los permisos. El cumplimiento de estas normas proporciona una implementación confiable, escalable y eficiente. El servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco proporciona las siguientes categorías de servicios basados en el repositorio de contenido: Los servicios de contenidos (transformación, etiquetado, la extracción de metadatos) 23

45 Los servicios de control (flujo de trabajo, gestión de registros, conjuntos de cambios) Servicios de colaboración (gráfico social, actividades, wiki) Los clientes se comunican con el servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco y sus servicios a través de numerosos protocolos soportados. HTTP y SOAP ofrecen acceso programático mientras CIFS, FTP, WebDAV, protocolos IMAP SharePoint y Microsoft ofrecen acceso a las aplicaciones. 2.7 Bonita Open Solution 8 Bonita BPM es una solución de código abierto para la Gestión de Procesos de Negocio, desarrollada bajo la arquitectura java JEE, creada en Es de código abierto por lo cual se tiene acceso directo a las fuentes para realizar personalizaciones con el fin de adaptar el sistema a la organización. Bonita es un BPMS (Business Process Management System), sistema informático que basado en BPM nos permite modelar los procesos y luego ejecutarlos sin necesidad de tocar una línea de código. Uno de los objetivos de BonitaSoft es democratizar el BPM con una solución fácil e intuitiva que permita minimizar el costo de implantación, y aspira a convertirse en el líder mundial en soluciones de gestión de procesos empresariales de código abierto (Open Source Business Process Management - BPM), proporcionando soluciones de BPM flexibles y potentes para las organizaciones. Existen 2 versiones dentro del Producto Bonita BPM: Bonita BPM Community edition.- Ésta versión de Bonita es de descarga gratuita, a través de la página y no necesita licencia para su utilización

46 Bonita BPM Subscription Pack versión.- Ésta versión de Bonita requiere una licencia. Se proporcionan diferentes licencias de acuerdo con el número de características de la infraestructura, concurrencia de usuarios, el número de núcleos, funcionalidades añadidas, otros. Figura 6: Diferencias entre las versiones Fuente: Figura 7: Arquitectura de Sistema Bonita BPM Fuente: 25

47 2.7.1 Cliente Bonita BPM permite la interacción mediante un portal por el cual los usuarios pueden ingresar a conocer los procesos y tareas que fueron asignados sin la necesidad de que a nivel técnico se desarrolle una nueva plataforma de acceso al sistema para gestión de procesos. Además mediante el API de Bonita es posible interactuar con el sistema desde otros aplicativos a fin de consumir la información o formar parte de las actividades del proceso Servidor Bonita BPM viene configurado con: BPM Services.- Servicios que definen la administración de procesos, usuarios y tareas del sistema. Maneja una serie de controladores pre-desarrollados para la interacción con otros sistemas para consumir, cargar o utilizar en el flujo de proceso con el fin de generar información. Además la posibilidad de generar indicadores KPI 9, que permitan medir la evolución y rendimiento de un proceso mediante la funcionalidad de la herramienta de negocios BAM 10 de Bonita BPM. Generic Services.- Servicios que controlan al servidor en: - Autenticación al sistema. - Control del los documentos adjuntos. - Eventos controlados que el servidor manejará como notificaciones por tareas atrasadas. 9 Key Performance Indicator Indicadores clave de desempeño 10 Business activity monitoring Monitoreo de Actividades de Negocio 26

48 - Administración de usuarios, grupos y roles. - Conexión con Servidores de bases de Datos para persistir la información generada Componentes Bonita está compuesta de 3 componentes principales: Bonita BPM Studio Es un IDE variante de Eclipse con funcionalidades específicas. Una herramienta gráfica de diseño y modelado de procesos ejecutables basados en la notación BPMN2. Empieza con un diseño visual, define los datos, añade conectores, componentes con funcionalidades definidas, con sistemas externos y diseñe formularios para los usuarios. Permite el desarrollo de nuevos conectores los cuales pueden contener código en lenguaje Java o Groovy 11 que es una variante de java. Además, permite al usuario comenzar con procesos diseñados con otros estándares y tecnologías tales como XPDL o jbpm. Para ello, confía en Eclipse. Cuando este es instalado contiene embebido la Plataforma de Bonita BPM (Tomcat, Bonita BPM, Bonita BPM Engine, y una base de datos h2), adecuado para probar un proceso que está en desarrollo Bonita BPM Engine El motor BPM es una API desarrollado en JAVA que permite al usuario interactuar programáticamente con el proceso o los procesos, mientras que la información es persistida a una base de datos mediante Hibernate. De tal forma que para el usuario es transparente

49 Bonita BPM Platform Es un portal web que permite a cada usuario final gestionar en una interfaz similar a una bandeja de correo todas las tareas y procesos en las cuales él o ella están involucrados. El portal también permite al propietario de un proceso administrarlo y obtener informes sobre procesos. A nivel de administradores permite realizar la instalación y gestión de los procesos desarrollados que los usuarios están utilizando. Además de los usuarios, grupos y roles en el sistema que son necesarios para su intervención dentro del proceso. Y finalmente definir el perfil con el que ingresan al sistema: Usuario (User).- Usuarios finales que ingresan al sistema a trabajar con los procesos instalados que tiene acceso. Administrador (Administrator).- Administradores que gestionan el funcionamiento y evolución del sistema. 2.8 Servidor Tomcat 12 Apache Tomcat funciona como un contenedor de servlets desarrollado bajo el proyecto Jakarta en la Apache Software Foundation. Tomcat implementa las especificaciones de los servlets y de JavaServer Pages (JSP) creado inicialmente por Sun Microsystems. Tomcat no es un servidor de aplicaciones, como JBoss o JOnAS. Incluye el compilador Jasper, que compila JSPs convirtiéndolas en servlets. El motor de servlets de Tomcat a menudo se presenta en combinación con el servidor web Apache. Tomcat puede funcionar como servidor web por sí mismo. En sus inicios existió la percepción de que el uso de Tomcat de forma autónoma era sólo

50 recomendable para entornos de desarrollo y entornos con requisitos mínimos de velocidad y gestión de transacciones. Hoy en día ya no existe esa percepción y Tomcat es usado como servidor web autónomo en entornos con alto nivel de tráfico y alta disponibilidad. Dado que Tomcat fue escrito en Java, funciona en cualquier sistema operativo que disponga de la máquina virtual Java. 29

51 3 HERRAMIENTAS CAPITULO 3 En el presente capítulo se menciona las herramientas que se utilizaron en el desarrollo y la arquitectura definida para la funcionalidad del sistema. 3.1 Sistema Operativo (S.O.) Es un programa o conjunto de programas informáticos que regulan los recursos de hardware de un equipo, gestión de archivos, administración de eventos y errores, provee de servicios a otras aplicaciones y una interface de acceso para facilitar la interacción con un usuario final. Estos programas se ejecutan al momento de encender el equipo para cargar todas las funcionalidades que necesita el S.O. para garantizar la ejecución correcta del resto de programas instalados en el equipo. Existen diferencias marcadas, que a nivel general se puede clasificarlas de la siguiente forma: Sistemas operativos para servidores, clientes y clientes móviles. Sistemas operativos libres que dependen de la comunidad que los desarrolla y privados que son desarrollados por empresas que los licencian y tienen un costo. Sistemas operativos que se diferencian por procesamiento de la información, gestión de archivos, gestión de recursos y otras funcionalidades específicas CentOS Linux 13 La distribución CentOS Linux es una plataforma estable, predecible, manejable y reproducible derivado de las fuentes de Red Hat Enterprise Linux (RHEL), pero que no requiere de una suscripción para su instalación. La justificación de la selección es:

52 Cumple con los requerimientos definidos para el proyecto al ser sistema operativo libre y una variante de Linux. Además de permitir la ejecución de los programas requeridos para el proyecto de tesis. Es un sistema operativo enfocado funcionalmente para actuar como servidor garantizando estabilidad, velocidad y ser altamente manejable en caso de algún problema. Permite adaptarse a las necesidades del cliente y altamente personalizable. Es de libre acceso en la red. Los recursos que necesita para funcionar son bajos lo que pone a disposición el resto de recursos para el sistema que se desplegará sobre el mismo. Los cambios y soluciones a posibles errores se puede encontrar en la comunidad que está en constante publicación actualizada. 3.2 Motor de Base de Datos El servidor de base de datos es un repositorio estructurado de información, que puede ser gestionado posteriormente para consumo del usuario desde otro aplicativo. Se ha seleccionado una base relacional que sea soportada por el sistema operativo y además permita el almacenamiento de datos de las aplicaciones que se utilizará para este proyecto de tesis PostgreSQL PostgreSQL es un SGBD 14 relacional orientado a objetos y libre, publicado bajo la licencia BSD. Este servidor de base de datos de código abierto es desarrollado por la comunidad denominada el PGDG (PostgreSQL Global 14 Sistema de Gestión de Base de Datos. 31

53 Development Group) que es apoyada por organizaciones comerciales para su progreso constante. La justificación de la selección es: Es un servidor de base de datos de código abierto, lo cual no implica gastos de licenciamiento. PostgreSQL es un servidor que se ajusta a los requerimientos y es soportada por las aplicaciones necesarias para el proyecto desarrollado. Puede ser ejecutado en la mayoría de los principales sistemas operativos: Windows, Linux, Unix, Mac OS, otros. Posee una comunidad activa, además de documentación detallada en varios idiomas a los cuales se puede acceder en caso de problemas o nuevas funcionalidades. Utilidades para análisis y optimización de Querys, y limpieza de la base de datos (Vacuum). PostgreSQL es un servidor potente y estable comparable con otras versiones libres y suscritas. Altamente adaptable a las necesidades del cliente. Funcionalidades para manejo de gran cantidad de información 3.3 IDE s (Entornos de Desarrollo Integrado) Es una aplicación de software que facilita al programador el desarrollo de nuevas aplicaciones mediante servicios integrales. La mayoría de estos poseen un editor de código fuente, herramientas de generación automática, un depurador y, en ciertos sistemas, funcionalidad de autocompletado de código. 32

54 El objetivo de los IDE s es proveer al programador de un marco de trabajo amigable para el desarrollo de aplicaciones. Por lo cual es importante la definición del mismo al inicio del proyecto Eclipse Luna Eclipse es un IDE de desarrollo en JAVA muy potente, además de ser multiplataforma. Eclipse es un IDE de código abierto desarrollado inicialmente por IBM, pero posteriormente es liberado y actualmente mantenido por la comunidad de Fundación Eclipse, una organización independiente sin ánimo de lucro que fomenta una comunidad de código abierto y un conjunto de productos complementarios. Eclipse es actualmente una de las principales herramientas de desarrollo en JAVA, aun cuando no solo está limitado el desarrollo en ese lenguaje de programación. La justificación de la selección es: Eclipse Luna es una de las versiones actuales que soporta JDK 1.5, 1.6, 1.7, y especialmente la última la cual es utilizada para el desarrollo de funcionalidades y ejecuciones de las aplicaciones utilizadas para el proyecto de tesis. Herramienta Eclipse Marketplace: permite un acceso directo a repositorios de plugins y funcionalidades que pueden ser instalados, sin necesidad de ser buscados en la red. Drag & Drop de archivos desde el sistema operativo JavaDocs tool, funcionalidad que permite la publicación de un documento con los comentarios definidos en las clases, métodos y variables, con la finalidad de describir el código generado. Permite el desarrollo de condigo fuente de otros lenguajes como xml, properties, javascript y otros mediante plugins instalados. 33

55 Sistema altamente personalizable que puede ajustarse para el cliente y como un nuevo IDE derivado para funcionalidades específicas Bonita BPM Studio 6.0 Bonita BPM Studio es el IDE de desarrollo de flujos de trabajo que permiten la definición de los procesos inicialmente como diagramas, para una vez aceptados poder añadir funcionalidad al mismo para que ejecute los requerimientos y lineamientos establecidos mediante lenguaje Java o Groovy. Figura 8: Interface de Bonita BPM Studio Fuente: Internet Este IDE es una variante de Eclipse personalizada con funcionalidades e interfaces generadas para el desarrollo de procesos en Bonita y viene integrado con Bonita BPM Plataform (esto incluye un servidor Tomcat, una base de datos h2 y el motor de bonita integrado) para las pruebas directas en el editor. Se debe escoger la versión del IDE igual al del Bonita BPM Platform debido a que se generan en conjunto con las especificaciones y configuraciones preestablecidas para el correcto desarrollo de los flujos de trabajo. 34

56 Bonita BPM Studio tiene las siguientes bondades: Modelamiento de Procesos bajo el estándar BPMN2.0 Gestión de versiones de procesos. Permitir importar diagramas de procesos en formato BPMN2, JBMP3, Visio y XPDL, para añadir la funcionalidad desde el IDE. Definir perfiles personalizados los cuales pueden ser replicados al servidor de bonita para mantener la misma configuración. Permite la simulación del trabajo de las tareas individualmente para comprobar si requiere ajustes y/o mejoras para evitar problemas de cuello de botella. Tiene más de 100 conectores que integran una funcionalidad y procesamiento de datos con sistemas externos para generar funcionalidad como envío de correo, acceso a base de datos, conexión a gestor documentar Alfresco y otros. Utilizar un Agente gráfico SQL para la generación de query s a la base de datos. Interfaz gráfica para la definición de los formularios de nuevos conectores e internamente la posibilidad de añadir el código fuente en lenguaje Java que precisa al conector. Un editor de datos para definir la parte funcional en Groovy como constantes, expresiones y scripts, que facilita el desarrollo y la opción de probarlos. Permite el desarrollo de formularios y su edición personalizada para las tareas humanas en las que interactúa un usuario dentro del proceso. Ejecución y depuración de la funcionalidad de los flujos desarrollados para verificación de errores durante el desarrollo. 35

57 Definición de las subtareas dentro del mismo proceso como referencia de un proceso ya definido. 3.4 Servidor de Gestión de Procesos Bonita BPM 6.0 Bonita BPM es un sistema de Gestión de procesos de Negocio a nivel empresarial de código abierto que permite un despliegue de procesos adaptados al modelo de negocio de la institución, con alta capacidad de interconexión a otros sistemas o la garantía de poder desarrollar nuevos conectores que lo permitan hacer. El sistema, desarrollado en java, brinda un API de desarrollo para facilitar a los desarrolladores personalizar nuevas funcionalidades que enriquezcan sus flujos de trabajo cumpliendo las expectativas de las personas interesadas. Además Bonita BPM facilita y permite cumplir con el ciclo de vida de un proceso Diseño.- Inicialmente se puede definir los procesos inscritos en papel a gráfico mediante Bonita BPM Studio en notación bpm2.0. Modelamiento.- Una vez definido el diseño gráfico permite añadir la parte funcional que permite ser desarrollada mediante Bonita BPM Studio. Además es posible probar directamente la ejecución sin necesidad de un servidor externo. Ejecución.- Una vez aceptado el proceso funcional este puede ser desplegado en el Servidor Bonita, compuesto principalmente de Bonita BMP Portal y Bonita BPM Engine, para que entre a disposición, validación, comentarios y mejoras de los usuarios que lo utilizarán. Monitoreo.- Bonita BPM Portal define una interface para usuario y administrador simple y amigable en el cual el usuario podrá dar seguimiento a los procesos que ha iniciado o a participado añadiendo comentarios, viendo el progreso del mismo, tiempo que se están demorando y finalmente encontrar problemas, y mejoras que nacen 36

58 del uso diario, generando información requerida para el siguiente paso. Optimización.- En base a la información captada en el punto anterior se compara con el proceso original para descubrir los problemas, mejoras sugeridas y un acercamiento más al flujo real que podrá ser modificado mediante Bonita BPM Studio, retornando al punto inicial de Diseño. Aun cuando Bonita BPM cuenta con suscripciones pagadas para obtener funcionalidades extras como alta disponibilidad, gestor de reglas de negocio, la versión community de libre acceso, sin costo, cumple con las expectativas del proyecto y se ajusta al ambiente requerido para el desarrollo. 15 Las características específicas son: Bonita es un BMPS open source a la altura de otros sistemas BPM desarrollado en java, lo cual permite ser multiplataforma. Posee un portal propio, simple e intuitivo de acceso de usuarios para interacción de los flujos desarrollados. Cuenta con las herramientas requeridas para abarcar el ciclo de un proceso. No define un límite de procesos que puedan ser desarrollados para una institución. Permite una definición específica para asignación de tareas en un proceso mediante la generación de grupos, roles, membrecías (unión de rol y grupo). Cuenta con un IDE de desarrollo con las herramientas requeridas para el desarrollo de entorno gráfico y funcional

59 Cuenta con funcionalidades predefinidas para uso directo en el modelamiento de un proceso y la facilidad de generar nuevas. Control de las versiones de los procesos desarrollados, para garantizar los respaldos de cambios definidos en cada nueva definición del proceso. Edición rápida de formularios que pueden ser personalizados de tal manera que se ajusten a las expectativas de los usuarios. Permitir a los usuarios dar seguimiento de los procesos iniciados para conocer la evolución de las mismas y a nivel administrativo conocer el desenvolvimiento de todo el sistema. Se opto por la versión de Bonita BPM Community por ser una de las más estables que han sido desarrolladas de las nuevas versiones. Además cumple con las especificaciones requeridas como: Puede ser instalada en el sistema operativo elegido. Admite su ejecución sobre el mismo JDK definido para el desarrollo de extensiones y la ejecución del Gestor Documental Alfresco. Se encargará de gestionar los procesos desarrollados que utilizarán los usuarios definidos en el proyecto. Se podrá generar cuentas de usuario para delimitar el acceso a los procesos mediante grupos específicos. Permite a un acceso confiable, seguro y transparente desde Bonita al gestor documental para la carga de los documentos resultantes y cargados como anexos en el proceso. 38

60 3.5 Sistema de Gestión de Contenidos Empresariales Alfresco 4.2.c Alfresco es un sistema de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) de código abierto que permite administrar la vida de los documentos desde que son cargados hasta cuando son archivados, pero además se preocupa de funcionalidades que permiten la colaboración entre los miembros del sistema como uso de wikis, foros, blogs y otros. El sistema centraliza la documentación permitiendo, principalmente, un acceso web en la misma intranet de la institución, en la cual podrá visualizar la información administrada de forma segura y solo a lo que tiene permitido acceder dentro de toda la estructura de carpetas definidas. Un punto a resaltar es que cada día, más de 1800 clientes en 195 países confían en Alfresco para gestionar 7 billones de documentos, ficheros y procesos, detrás del firewall, en la nube e incluso en sus dispositivos móviles. 16 La parte principal del sistema son las búsquedas que es posible realizar mediante el contenido del documento y propiedades específicas de tipos documentales como por ejemplo: Documento Oficio Documento Memorando Documento Personal Núm. Oficio Núm. Memorando Cedula Fecha Oficio Asunto Nombres Responsable Dirigido Tabla 2: Ejemplo de tipos documentales Institución Se permite la generación de nuevos tipos documentales que permitirán diferenciar dentro de la información almacenada a grupos específicos y más específicamente los valores de sus propiedades con el fin de acceder al documento real en una búsqueda

61 Las características específicas son: Es multiplataforma por lo cual permite una migración transparente a S.O. que tengan instalado Java (un JDK específico para ciertas versiones). Posee una interface de acceso web enfocada a usuarios para su fácil navegación que es accedido desde la red de la institución. Permite la generación de sitios que son herramientas colaborativas en la que los usuarios podrán interactuar mediante compartición a grupos definidos de personas información, como documentos, wikis, foros, blogs y otros. Permite una gestión de búsquedas simples y avanzadas mediante las propiedades específicas de tipos documentales, pero únicamente de los documentos que poseen permiso. Un acceso seguro mediante cuentas de usuarios que podrán ser delimitadas en la estructura documental a la información que podrán tener acceso. Podrá realizar una gestión de la documentación almacenada, como es borrar, mover, copiar, editar sus propiedades, versionar sin pérdida de información y descargarse. Se opto por la versión de Alfresco 4.2.c por ser una de las más estables que han sido desarrolladas. Además cumple con las especificaciones requeridas como: Puede ser instalada en el sistema operativo elegido. Admite su ejecución sobre el mismo JDK del gestor de Proceso Bonita BPM. Se encargará de gestionar la documentación generada como resultado del proceso, con tipos documentales definidos. 40

62 Se podrá generar cuentas de usuario para delimitar el acceso de los usuarios. Permite un acceso confiable y seguro desde el gestor de proceso Bonita BPM. 3.6 Lenguajes de Desarrollo Java JDK Java es un lenguaje de programación interpretado que puede ser instalado en varios sistemas operativos, lo cual lo caracteriza por ser multiplataforma y permitir el desarrollo de aplicaciones que puede ser ejecutado tanto en Linux como en Windows. Es gratuito y de libre acceso en la red, por lo que se lo puede obtener en las diferentes versiones requeridas para el desarrollo en un entorno específico. Cuando es descargado permite hacerlo en dos opciones: Java JRE.- Es un ambiente de ejecución de java mínimo que puede ser instalado en los equipos clientes de los usuarios, requerido para funcionamiento de aplicaciones específicas. JRE está formado por Java Virtual Machine (JVM), clases del núcleo de la plataforma Java y bibliotecas de la plataforma Java de soporte. Específicamente la JVM permite la ejecución de aplicaciones en las múltiples plataformas, debido a que las clases desarrolladas se ejecutan en este entorno. Java JDK.- Es el Kit de desarrollo de java que brinda las herramientas requeridas para la definición de nuevas aplicaciones. Este, en sí, contiene al JRE para la ejecución de las aplicaciones desarrolladas

63 Se escogió la versión de JDK 1.7 debido a que los sistemas que se requiere en conjunto pueden ser ejecutados en esta versión de Java Groovy 18 Groovy es un lenguaje de programación orientado a objetos implementado sobre la plataforma Java. Tiene características similares a otros lenguajes como Python, Ruby, Perl y Smalltalk. Groovy usa una sintaxis parecida a la de java modelo de objetos, de hilos y de seguridad, además que es posible acceder a todas las API s de java para utilizar su funcionalidad. Este lenguaje es el principal usado por Bonita BPM Studio para personalizar scripts con valores rápidos y utilizar funcionalidades específicas, pada los conectores que se añade a un flujo de trabajo. 3.7 Arquitectura del proyecto La arquitectura permite definir a modo global la estructura del proyecto para que entre en ejecución sin la necesidad de entrar en detalles de diseño a nivel funcional. Es a este nivel que se puede abstraer el desarrollo requerido para interacción entre los sistemas que involucrarán al proyecto. Ajustes de requerimientos de usuarios. Hardware requerido para cumplir con las especificaciones definidas en un inicio. Identificar los mecanismos de comunicación al sistema. Persistencia de los datos y manejo de archivos

64 Figura 9: Arquitectura definida para el proyecto Fuente: Autoría propia La arquitectura definida en la figura anterior hace referencia a la arquitectura Cliente Servidor 19, donde: Cliente.- Es un equipo con acceso a la red de la institución y permisos de usuarios que realizan un requerimiento inicial. El requerimiento inicial puede involucrar varias peticiones a través de la red, en fin de obtener resultados de datos procesados, que para el usuario será transparente. En nuestro ambiente básicamente los usuarios clientes accederán mediante un explorador web para consumir las funcionalidades del: Gestor de Procesos Bonita, específicamente la gestión de los procesos desarrollados mediante el Portal. Gestor Documental Alfresco, específicamente para la gestión de la documentación cargada como resultado de los procesos exitosos, aceptados, desde Alfresco Share. Servidor.- Es cualquier equipo de computo encargado de solventar y responder a los requerimientos generados por los clientes

65 Los servidores se encargan de publicar los múltiples servicios mediante la red a la cual los clientes tienen acceso. Gestor de Procesos Bonita, se encarga de administrar los procesos generados mediante el Motor de Bonita, que resuelve las acciones como control de eventos, notificaciones, conexión con sistemas externos y controlar en avance de los flujos. Gestor Documental Alfresco, se encarga de centralizar, organizar y registrar la documentación con los datos añadidos poniéndolos a disposición al resto de usuarios con acceso. 44

66 CAPITULO 4 4 REQUISITOS TÉCNICOS DEL SISTEMA Y ANÁLISIS DE FACTIBILIDAD 4.1 Requisitos de Hardware Se recomienda para una funcionalidad correcta del sistema tener las siguientes características mínimas: Procesador: Dual Core 2.66 Ghz o superior, arquitectura 64bit s. Memoria RAM: 8 Gb (7Gb para los aplicativos Alfresco y Bonita, y 1Gb para el Sistema operativo). Disco Duro: 500 Gb Se requiere además que los usuarios involucrados en el sistema cuenten con: Un equipo con acceso a la red de la institución. Un escáner para el personal que hará la recepción de documentos en la institución. 4.2 Requisitos De Software Se debe disponer de las siguientes herramientas: Sistema Operativo Linux Recomendable Centos 6.6 JDK 1.7 Eclipse 4.2 o superior Servidor de Tomcat PosgreSQL Alfresco 4.2.c Con el sistema vienen incluidas las herramientas 45

67 o LibreOffice 3.5 o ImageMagic o SWFTools BonitaSoft Community o Bonita BPM Studio o Bonita BPM Portal 4.3 Análisis de Factibilidad Factibilidad Técnica El proyecto tiene la factibilidad técnica, debida a las siguientes consideraciones: Para el proyecto se contó con toda la información y documentación requerida para la automatización de los procesos generados. Las herramientas de software utilizadas para la implementación y desarrollo están disponibles y al alcance de todos en la web. Existe acceso a las fuentes de los sistemas que se utilizan para el proyecto. Se cuenta con la experiencia y conocimientos adquiridos en desarrollo de automatización de procesos Factibilidad Económica El presente proyecto fue desarrollado bajo herramientas open source, que son libres y no tiene restricciones de costo para ser implementadas en una organización. Por lo cual no existe gasto en licencia o suscripción. 46

68 El Sistema Operativo además que se requiere para el funcionamiento del sistema es libre y no se requiere pago de una licencia por el equipo en que se despliegue el sistema. El desarrollo será gestionado por el estudiante dueño de la tesis presente por lo cual no hay gastos de desarrollo, implementación o capacitación. No se toma en cuenta el costo del hardware requerido, debido a que se sale de la propuesta del proyecto y se utilizará lo que la Facultad de Psicología proporcione para el despliegue Viabilidad La implementación de nuevas herramientas dentro de una institución puede incurrir en riesgos y gastos en nuevos recursos, como problemas de adaptación del personal al sistema o necesidad de implementos para el funcionamiento correcto del sistema. Los puntos de viabilidad del proyecto tienen como fin: Limitar los riesgos. Verificar el interés del sistema Validar el funcionamiento operacional del proyecto Viabilidad Técnica Las herramientas requeridas para el presente proyecto están disponibles en la web y no requiere un gasto adicional. Las herramientas utilizadas son estables, actualizadas, se conoce su funcionamiento y son configurables al ambiente en el que sean desplegados. El sistema es de acceso web, por lo que se podrá utilizar la misma red de la Facultad de Psicología para poder ingresar al sistema. 47

69 Cuentan con los equipos por parte del personal de la facultad para el acceso al sistema y digitalización de la documentación obtenida físicamente Viabilidad Operacional Las personas involucradas en el funcionamiento del sistema se muestran optimistas al desarrollo de la nueva herramienta y dispuestos a adaptarse al cambio. Se puede apreciar que el presente proyecto tiene como finalidad proporcionar una ayuda a la gente de la Facultad de Psicología debido al cambio actual que exige el uso de nuevas tecnologías por el mejor desarrollo en organizaciones. La implementación del proyecto va a cambiar el modo en que se desempeñan algunas actividades, pero se ha capacitado al personal del Departamento de Computo de la Facultad de Psicología que se encargará de difundir el conocimiento al resto de miembros de la institución. Además se tiene presente los manuales para el funcionamiento correcto Viabilidad Económica El presente proyecto cuenta con el apoyo de la Facultad de Psicología para implementación de sistemas en el equipo que sea proporcionado. El equipo actual en el que se desplegará el sistema es proporcionado por la institución y tiene presente que no cumple con las características mínimas pero lo utilizarán inicialmente. La Facultad de Psicología cuenta con infraestructura de red para el acceso al sistema, por lo cual no incurre en mayores gastos. 48

70 5 DISEÑO Y DESARROLLO CAPITULO Metodología de Desarrollo RUP RUP es la metodología de desarrollo utilizada para el análisis, diseño, implementación y documentación de los sistemas del proyecto. Tener en cuenta los 6 principios que definen la filosofía de RUP 20 : Adaptación del proceso. Los procesos que serán definidos para el proyecto tendrán que adaptarse a las necesidades de los clientes, en nuestro caso los usuarios de la Facultad de Psicología, tomando en cuenta el alcance definido en un inicio. Equilibrar prioridades Se definió los requerimientos en base a las necesidades especificadas por los miembros de los procesos, principales actores de los mismos. Demostrar valor iterativamente Se mostró los avances del proyecto mediante cada uno de los flujos de trabajo que vayan siendo completados y mostrados para su aceptación. Colaboración entre equipos En el desarrollo del proyecto se interactúa en conjunto con los actores de los procesos para tener una definición más acertada de los requerimientos, desarrollos, cambios y demás, para constar que lo que se está haciendo se ajusta a sus necesidades y al alcance definido

71 Enfocarse en calidad El control de calidad no debe realizarse al final, sino desde un inicio en la definición procesos, hasta el momento que el sistema es desplegado para su uso. Elevar el nivel de abstracción Este principio motiva el uso de estándares y patrones reutilizables. Es por ello que se busco estandarizar las funcionalidades desarrolladas a fin de garantizar la reutilización en el resto de procesos y agilitar su desarrollo Ciclo de vida de RUP RUP divide su proceso en 4 fases, en las cuales se realizan varias iteraciones durante el desarrollo del proyecto, haciendo hincapié en unas más que en otras. Estas marcan las actividades de desarrollo en el tiempo. Es decir son el inicio, elaboración, construcción y transición, las cuales están enfocadas a distintos aspectos de desarrollo de software Inicio Al inicio del proyecto se definen requerimientos funcionales y no funcionales, se planifica el desarrollo, actores de los procesos de solicitudes y los riesgos encontrados. Se realiza las siguientes actividades: Se definen los procesos más influyentes y concurrentes, no necesariamente los más importantes, dentro de la institución que como tal requieren una optimización. Recolección de datos, documentación asociada de los procesos a ser definidos. Esto involucra conocer la estructura organizacional, políticas internas que definen las actividades dentro de un proceso, 50

72 plantillas de las solicitudes, tipos documentales, la estructura documental que maneja y la gestión de la misma. Se definen entrevistas para un acercamiento con los principales actores de los procesos y así conocer cuáles son sus funciones específicas y que actividades tienen limitantes para ellos actualmente. Se establecen los requerimientos funcionales y no funcionales, los riesgos posibles en el desarrollo en cada uno de los flujos de trabajo definidos. Elaboración del plan detallado con las actividades a ser desarrolladas en el proyecto, que deberá ser aceptada por las personas interesadas de la facultad y además que este dentro del alcance del proyecto definido en un inicio Elaboración En esta fase se busca limitar los requerimientos, estructurar el modelo organizacional utilizado en el proyecto, análisis, diseño, documentación resultante y requerida en los proceso. Las actividades a desarrollarse son: Se plantea la arquitectura del proyecto con el hardware que tienen disponible y las herramientas que serán utilizadas para el desarrollo del proyecto. Definir los flujos a nivel gráfico, para mostrar cómo estarán definidos los procesos preestablecidos y usados como guía principal en el desarrollo de los procesos funcionales. Se define las plantillas de documentos resultantes de ciertos procesos y los archivos anexos requeridos en base a la información consolidada que fue obtenida en un inicio. 51

73 Se define la estructura y los modelos documentales que serán generados para una mejor gestión de la información en procesos de solicitudes terminados y aceptados Construcción Durante esta fase se da inicio a la construcción de los procesos funcionales en base a una serie de iteraciones definidos en los diagramas de procesos definidos y aceptados, se procede a realizar las pruebas del sistema y a establecer la arquitectura definida en el equipo, entregado por la Facultad de Psicología, en que será desplegado el proyecto. Los objetivos de esta fase son: Realizar el desarrollo de los flujos de trabajo funcionales manteniendo estándares que podrán ser replicados al resto de procesos definidos. Minimizar el costo de desarrollo al trabajar en conjunto con las personas interesadas e involucradas en los procesos de solicitudes de la institución y no generar muchos cambios. Uso de librerías estables que eviten errores en tiempo de ejecución. Control de errores en el sistema Transición En esta fase se busca finalizar el proyecto con la entrega del sistema desplegado con las especificaciones preestablecidas y la documentación generada como guía del uso, desarrollo y mantenimiento del proyecto desplegado. La finalidad es: Lograr que el usuario trabaje con facilidad con los sistemas implementados y constantemente vayan acogiéndose al cambio. Entregar procesos que cumpla con los requerimientos establecidos. 52

74 A nivel técnico puedan controlar los eventos suscitados durante el tiempo que este en ejecución el proyecto. 5.2 Diagramas de proceso Los diagramas permiten generar un bosquejo de los procesos de una institución que los maneja a modo verbal o escrito. Específicamente se usa la notación BPMN 21 que define un estándar grafico del modelado de procesos de negocio que sea fácilmente legible y entendible por parte de los involucrados e interesados del negocio. Estos permiten tener un acercamiento a nivel gráfico de los miembros de un proceso, las actividades que involucran, la secuencia en que se deben ejecutar y las validaciones que definen al proceso de negocio Simbología para realizar los diagramas de proceso La definición de un flujo de trabajo incluye: Piscina.- Se define pool o piscina como la representación de un proceso que se pretende desarrollar. Este puede contener una serie de carriles o sendas. Figura 10: Elemento Piscina de Diagramas de Procesos Fuente: Internet Carril.-. Los carriles o sendas permiten organizar las actividades, enlaces y mensajes informativos dentro de una piscina de acuerdo a una función o rol

75 Como se indica es posible definir que cada carril estructura a un rol dentro del proceso con acceso a las tareas definidas. Figura 11: Elemento Carril de Diagramas de Procesos. Fuente: Internet Eventos.- Los eventos son sucesos que en el diagrama indican el inicio, fin o ejecución de una acción. Figura 12: Elementos Eventos de los Diagramas de Proceso. Fuente: Internet Estos pueden ser clasificados de la siguiente forma: Evento Inicial.- Estos eventos de color verde actúan como disparadores del inicio de un proceso. Evento Final.- Estos eventos de color rojo actúan como el final de un proceso. 54

76 Evento Intermedio.- Estos eventos de color azul, permiten definir funcionalidades de lanzamiento y captura de eventos dentro de un proceso. Por ejemplo: - Eventos de lanzamiento y captura de enlace para continuar la transición del proceso. - Eventos de lanzamiento y captura de mensajes para enviar un mensaje con información a otro proceso o subproceso para que maneje la información generada. - Eventos ligados a una tarea que se lanzan debido a alguna condición de error o tiempo. Actividades.- Las actividades representan tipos de funciones que deben ser ejecutadas automáticamente por el proceso o por un usuario. Figura 13: Elementos Actividades de los Diagramas de Procesos. Fuente: Internet Se puede clasificar de la siguiente manera: Tareas Humanas.- Actividades que poseen un icono en forma de persona que debe ser ejecutada por los usuarios. Tareas Automáticas.- Actividades que poseen un engrane que indica una tarea que ejecuta una función automáticamente. Subprocesos.- Se utilizan para ocultar un proceso de negocio generado en el mismo diagrama que es llamado en forma 55

77 secundaria para ejecución del proceso principal. Posee un icono de + y bordes punteados. Llamada.- Se utiliza para hacer referencia a otro proceso, ya generado, y ser ejecutado como subproceso del proceso principal. Posee un icono de +. Envío y Captura de Mensajes.- Estas actividades sirven para enviar desde un punto del proceso o procesos externos que esperan mensajes con información para ejecutar alguna acción. Script.- Estas actividades permiten ser vistas como tareas automáticas pero que requieren de una funcionalidad para ser ejecutadas. Compuertas.- Las compuertas sirven para controlar el flujo de los procesos mediante reglas de negocio que deben ser definidas en el proceso. Estas permiten controlar: - Condiciones para seguir el flujo. - Contener varias entradas de un flujo con una salida. - Definir varias salidas en un flujo desde una entrada Figura 14: Elementos de Compuertas de los Diagramas de procesos. Fuente: Internet Secuencia - Transición.- Estos elementos permiten generar el camino ordenado que seguirá el flujo al permitir conectar los 56

78 diferentes elementos en el proceso. También es utilizado para hacer referencias a anotaciones definidas en los proceso. Figura 15: Elemento de Transición de los Diagramas de Procesos. Fuente: Internet Anotaciones.- Estos elementos permiten generar una descripción más detallada que puede ser ligada a tareas o al proceso mismo como el fin de generar una explicación más comprensible. Figura 16: Elemento de Anotación de los Diagramas de Procesos. Fuente: Internet 5.3 Actores de los procesos En base a los procesos de solicitudes definidos en el alcance del proyecto se pudieron identificar los actores principales de la Facultad de Psicología. A nivel funcional se definieron como grupos a los cuales pertenecerán los diferentes miembros que podrán iniciar, participar e informarse. Los actores encontrados son: ACTORES GRUPOS DESCRIPCIÓN Estudiante Estudiantes Estudiantes de la Facultad de Psicología que tendrán acceso a los procesos de solicitudes. Secretaria Secretarias Secretarias de la Facultad de Psicología que 57

79 podrán entregar documentación resultante de las solicitudes aceptadas e iniciar procesos a estudiantes externos a la institución. Profesor Profesores Profesores de la Facultad de Psicología que intervendrán en procesos y podrán iniciar solicitudes con respecto a registros de notas de estudiantes. Director de Carrera Directores Carrera Industrial Carrera Infantil Carrera Clínica Directores de las carreras de la Facultad de psicología que intervendrán específicamente a solicitudes de su carrera. Tener en cuenta que existirá un único usuario (Director) en cada subgrupo de Directores. Consejo Directivo Consejo Directivo Miembros de la Facultad de Psicología que registran la posibilidad de asentamiento de notas atrasadas después del tiempo especificado y que no ha sido aceptada la solicitud. Decano Decano Decano de la facultad de Psicología que puede intervenir únicamente en la solicitud de asentamiento de notas atrasadas si se pide una segunda validación, para la aceptación de la solicitud. Centro de Computo Centro de Computo Técnicos de la Facultad de Psicología que administran los sistemas de la institución y los cambios que infieren. Financiero Financiero Personal Financiero de la Facultad de Psicología que se encarga de generar vaucher s para pago de solicitudes en su propio sistema y de la recepción de los comprobantes. 58

80 Vinculación Vinculación Miembros de la Facultad de Psicología que realizan el registro de solicitudes de cambio de tutor aceptadas. Tabla 3: Actores de los Procesos de Solicitudes Definidos. Los actores que pueden iniciar procesos son: ACTORES GRUPOS INICIAN PROCESOS DESCRIPCIÓN Estudiante Estudiantes Solicitud de Anulación de Matrícula Solicitud de Asistencia Solicitud de Cambio de Carrera Estudiantes pertenecientes a la institución que pueden iniciar solicitudes de esta índole desde el portal web de Bonita, con la posibilidad de registrar y adjuntar la documentación requerida. Solicitud de Cambio de Tutores. Solicitud de Certificado de Matrícula Secretaria Secretarias Solicitud de Cambio de Facultad Solicitud de Cambio de Universidad Solicitud de Reingreso Profesor Profesores Solicitud de Asentamiento de Estas solicitudes son generadas por estudiantes que no pertenecen a la institución, por lo cual se las registra desde secretaría y se entrega la documentación requerida que será escaneada y adjuntada al sistema desde el portal de Bonita. Solicitudes que pueden ser iniciadas por profesores de 59

81 Notas Atrasadas. Solicitud de Rectificación de Notas la Facultad de Psicología con información relevante a las notas de un estudiante desde el portal web de Bonita. Tabla 4: Actores que instancian los Procesos de Solicitudes. 5.4 Flujos de trabajo De acuerdo al alcance definido en un inicio del proyecto, se estableció los procesos de solicitudes que para la institución eran más concurrentes y necesitan ser optimizados y así mejorar aspectos generales como: Tiempo Costo Recursos Gestión de la documentación Secuencia de actividades definidas. En base a estas condiciones se establecieron los procesos: Solicitud de Anulación de Matrícula Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas Solicitud de Asistencia Solicitud de Cambio de Carrera Solicitud de Cambios de Facultad Solicitud de Cambio de Tutores Solicitud de Certificación de Matrícula 60

82 Solicitud de Cambio de Universidad Solicitud de Rectificación de Notas Solicitud de Reingreso En adición para la notificación por mail se añadió un proceso que realiza la actividad de enviar los correos con resultados de los procesos de solicitudes. Notificar Responsable Para el conocimiento del desenvolvimiento de los procesos de solicitudes se desarrollo, además, un proceso para generar reportes de casos finalizados, Reportes KPI Notificar Responsable Este proceso fue desarrollado como un subproceso que se ejecutará automáticamente, realizando el envió de correos con los valores pasados como parámetros al momento que es llamado para su ejecución. No se definen actores en el proceso debido a que no existen tareas de usuario en las que deba interactuar una persona. Figura 17: Diagrama de Proceso Notificación Responsable. 61

83 5.4.2 Solicitud de Anulación de Matrícula Este proceso describe la solicitud de anulación de matrícula que un estudiante requiere iniciar. Como principio debe ingresar la solicitud con la información personal y adjuntar la documentación requerida que la justifique. En el proceso se generará un documento con los datos ingresados. Figura 18: Diagrama de Proceso de Solicitud de Anulación de Matrícula Esta solicitud se dirige al director de la carrera a la que pertenece para que valide la información y pueda justificar si acepta o no. En el caso de no aceptar se cancela el proceso, se borra la documentación adjunta y se notifica el resultado al estudiante. Si acepta, deberá generar el informe con la aceptación de la solitud, que finalmente será enviado a secretaría para su impresión y pueda notificarse al estudiante que deberá acercarse a retirar el informe. Con este documento debe acercarse a las autoridades pertinentes del sistema SAU para que gestionen el requerimiento y le entreguen una constancia que deberá hacer llegar a la secretaría para finalizar el proceso y cargar la documentación al gestor documental. 62

84 Documentación generada Solicitud Anulación de Matrícula.- Este documento se generará con la información definida en el ingreso de la solicitud. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_anularMatricula.odt, ver en Anexos. Informe de Anulación de Matrícula.- Este documento se genera con la información definida por el director de la carrea. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt, ver en Anexos Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas Este proceso corresponde a los profesores que desean registrar la nota y asistencia de un estudiante fuera del tiempo permitido. Como principio deberá ingresar la solicitud con la información personal propia y del estudiante, además de la documentación de respaldo requerida. El proceso generará un documento con los datos ingresados. La solicitud será direccionada al director de la carrera correspondiente para que pueda validar la información registrada y decidir si se acepta o no. En caso de no aceptar existirán dos caminos posibles: No acepta, pero el tiempo no supera los 3 meses, el proceso se cancela, se borra la documentación generada y se notifica el resultado al profesor. No acepta, pero el tiempo supera los 3 meses, el proceso es direccionado al consejo directivo que podrá tomar una nueva decisión de si se debe o no entrar en una nueva verificación. Si el consejo directivo no acepta, el proceso finaliza, se borra la documentación asociada y se notifica el resultado al profesor. 63

85 Si se acepta el Consejo Directivo deberá generar un documento de Resolución indicando la razón de la nueva verificación y además seleccionará el nuevo encargado de validar la información: - Decano - Director Cualquiera de ellos deberá nuevamente revisar la documentación e indicar si se acepta o no. Figura 19: Diagrama de Proceso de Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas Si no acepta, ocurre el evento de cancelación del proceso anterior mencionado. Si acepta, el proceso es direccionado al Centro de Cómputo para que un técnico gestione el requerimiento realizado, se notifique la solicitud aceptada y finalmente se cargue la documentación al gestor documental. 64

86 Documentación generada Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas.- Este documento se generará con la información definida en el ingreso de la solicitud. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_notasAtrazadas.odt, ver en Anexos. Resolución.- Este documento se genera con la información definida por el director de la carrea. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt, ver en Anexos Solicitud de Asistencia Figura 20: Diagrama de Proceso de Solicitud de Asistencia Este proceso corresponde a los estudiantes que necesitan sacar una constancia de las asistencias, para ello deberán ingresar la solicitud con la información personal y adjuntar la documentación requerida que la justifique. 65

87 En adición debe seleccionar los profesores de los cuales requiere el registro de la asistencia. El proceso se direcciona a todos los profesores seleccionados, para que indiquen la información solicitada del estudiante, además de una observación que podrá sustentar los datos ingresados. En el proceso se generará un documento con los datos ingresados. La solicitud se dirige al director de la carrera a la que pertenece para que valide la información y pueda justificar si se acepta o no. En el caso de no aceptar el proceso se cancela, se borra la documentación generada y se notifica el resultado. Si se acepta, se direcciona al Centro de Cómputo para que un técnico verifique los datos del documento generado y certifique que no existan irregularidades en registros de sistemas que administran. En el caso de existir novedades, se dirige el proceso al director para que nuevamente valide la solicitud. Si no encontró problemas, el proceso es dirigido a secretaría para que imprima el documento y finalice el proceso con la notificación de la solicitud aceptada al estudiante y se cargue la documentación al gestor documental Documentación generada Solicitud de Certificado de Asistencia.- Este documento se generará con la información definida en el ingreso de la solicitud. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_certificadoAsistencia.odt, ver en Anexos. 66

88 5.4.5 Solicitud de Cambio de Carrera Figura 21: Diagrama de Proceso de Solicitud de Cambio de Carrera Este proceso corresponde a la solicitud de estudiantes de la Facultad de Psicología que desean cambiarse de carrera, para ello deberán ingresar la solicitud con la información personal y adjuntar la documentación requerida que la justifique. En el proceso se generará un documento con los datos ingresados. La solicitud se dirige al director de la carrera a la que desea ingresar para que valide la información y pueda justificar si se acepta o no. 67

89 En el caso de no aceptar, el proceso se cancela, se borra la documentación generada y notifica al estudiante el resultado. Si acepta, el director deberá generar el informe de convalidaciones de materias que valide la decisión tomada y finalmente notificar al estudiante la aceptación de la solicitud y la generación de un vaucher, para el pago de la solicitud. El proceso es direccionado al financiero para que genere el vaucher en su sistema y sea entregado al estudiante para su pago. Si el estudiante no se acerca a retirar el vaucher o a entregar el comprobante de pago en el tiempo definido, el proceso es cancelado de forma automática, notificando al estudiante la razón. Si el estudiante tuvo problemas en el pago, antes del tiempo límite, podrá acercarse a financiero para la generación de uno nuevo y adicionalmente se notificará al estudiante de la acción realizada. El estudiante tiene acceso a solicitar un máximo de 3 vaucher s, caso contrario el proceso será cancelado. Una vez que el estudiante pago y se acerco a entregar el comprobante, el proceso será direccionado al Centro de Cómputo para que un técnico se encargue de gestionar el requerimiento en los sistemas que administra y al terminar direccione a secretaría para que imprima el informe de convalidación de materias. Finalmente la documentación será cargada al gestor documental y se notificará al estudiante la solicitud aceptada Documentación generada Solicitud de Cambio de Carrera.- Este documento se generará con la información definida en el ingreso de la solicitud. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_cambio.odt, ver en Anexos. 68

90 Informe de Cambio de Carrera.- Este documento se genera con la información definida por el director de la carrea. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt, ver en Anexos Solicitud de Cambios de Facultad Este proceso corresponde a la solicitud de estudiantes de otras Facultades que desean ingresar a una carrera de la Facultad de Psicología, para ello deberán acercarse a secretaría para que les ingrese la solicitud con la información personal y la documentación adjunta requerida que la justifique. Figura 22: Diagrama de Proceso de Solicitud de Cambios de Facultad. 69

91 En el proceso se generará un documento con los datos ingresados. La solicitud se dirige al director de la carrera a la que desea ingresar para que valide la información y pueda justificar si se acepta o no. En el caso de no aceptar, el proceso se cancela, se borra la documentación generada y notifica al estudiante el resultado. Si se acepta, el director deberá generar el informe de convalidaciones de materias que valide la decisión tomada y finalmente notificar al estudiante la aceptación de la solicitud y la generación de un vaucher, para el pago de la misma. El proceso es direccionado al financiero para que genere el vaucher en su sistema y se entregado al estudiante para su pago. Si el estudiante no se acerca a retirar el vaucher o a entregar el comprobante de pago en el tiempo definido, el proceso es cancelado de forma automática, notificando al estudiante la razón. Si el estudiante tuvo problemas en el pago, antes del tiempo límite, podrá acercarse a financiero para la generación de uno nuevo y adicionalmente se notificará al estudiante de la acción realizada. El estudiante tiene acceso a solicitar un máximo de 3 vaucher s, caso contrario el proceso será cancelado. Una vez que el estudiante pago y se acerco a entregar el comprobante, el proceso será direccionado al Centro de Cómputo para que un técnico se encargue de gestionar el requerimiento en los sistemas que administra y al terminar direccione a secretaría para que imprima el informe de convalidación de materias. Finalmente la documentación será cargada al gestor documental y se notificará al estudiante la solicitud aceptada. 70

92 Documentación generada Solicitud de Cambio de Facultad.- Este documento se generará con la información definida en el ingreso de la solicitud. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_cambio.odt, ver en Anexos. Informe de Cambio de Facultad.- Este documento se genera con la información definida por el director de la carrea. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt, ver en Anexos Solicitud de Cambio de Tutores Figura 23: Diagrama de Proceso de Solicitud de Cambio de Tutores Este proceso corresponde a las solicitudes de estudiantes que están cursando la generación de su tesis previa a la obtención del título en una de las carreras de la Facultad de Psicología y desean cambiar sus tutores. Para ello deberán ingresar una solicitud con la información personal, adjuntar la documentación requerida que la justifique y adicionalmente deberán 71

93 seleccionar los profesores (tutor actual y postulado) que intervendrán en el proceso. El proceso se direcciona a los profesores seleccionados, para que validen la solicitud del estudiante, ingresen una observación e indiquen si aceptan el pedido. El proceso validará que ambos profesores acepten el requerimiento para continuar con el mismo. Caso contrario el flujo es cancelado, se borra la documentación generada y se notifica al estudiante con el resultado. En el proceso se generará un documento con los datos ingresados, si ambos profesores aceptaron. La solicitud se dirige al director de la carrera a la que pertenece para que valide la información y pueda justificar si se acepta o no. En el caso de no aceptar el proceso se cancela, se borra la documentación generada y se notifica el resultado al estudiante. Si se acepta, se direcciona a Vinculación para que un miembro registre el cambio de tutor solicitado, se cargue la documentación al gestor documental y finalmente se notifique la solicitud aceptada al estudiante Documentación generada Solicitud de Cambio de Tutor.- Este documento se generará con la información definida en el ingreso de la solicitud. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_cambioTutor.odt, ver en Anexos Solicitud de Cambio de Universidad Este proceso corresponde a la solicitud de estudiantes de otras Universidades que desean ingresar a una carrera de la Facultad de Psicología, para ello deberán acercarse a secretaría para que les ingrese la 72

94 solicitud con la información personal y la documentación adjunta requerida que la justifique. En el proceso se generará un documento con los datos ingresados. La solicitud se dirige al director de la carrera a la que desea ingresar para que valide la información y pueda justificar si se acepta o no. Figura 24: Diagrama de Proceso de Solicitud de Cambio de Universidad En el caso de no aceptar, el proceso se cancela, se borra la documentación generada y notifica al estudiante el resultado. Si se acepta, el director deberá generar el informe de convalidaciones de materias que valide la decisión tomada y finalmente notificar al estudiante la aceptación de la solicitud y la generación de un vaucher, para el pago de la solicitud. 73

95 El proceso es direccionado al financiero para que genere el vaucher en su sistema y se entregado al estudiante para su pago. Si el estudiante no se acerca a retirar el vaucher o a entregar el comprobante de pago en el tiempo definido, el proceso es cancelado de forma automática, notificando al estudiante la razón. Si el estudiante tuvo problemas en el pago, antes del tiempo límite, podrá acercarse a financiero para la generación de uno nuevo y adicionalmente se notificará al estudiante de la acción realizada. El estudiante tiene acceso a solicitar un máximo de 3 vaucher s, caso contrario el proceso será cancelado. Una vez que el estudiante pago y se acerco a entregar el comprobante, el proceso será direccionado al Centro de Cómputo para que un técnico se encargue de gestionar el requerimiento en los sistemas que administra y al terminar direccione a secretaría para que imprima el informe de convalidación de materias. Finalmente la documentación será cargada al gestor documental y se notificará al estudiante la solicitud aceptada Documentación generada Solicitud de Cambio de Universidad.- Este documento se generará con la información definida en el ingreso de la solicitud. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_cambio.odt, ver en Anexos. Informe de Cambio de Universidad.- Este documento se genera con la información definida por el director de la carrea. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt, ver en Anexos. 74

96 5.4.9 Solicitud de Certificación de Matrícula Este proceso corresponde a los estudiantes que desean obtener un certificado de su matrícula en una de las carreras de la Facultad de Psicología. Para ello deben registrar una solicitud ingresando la información personal y la documentación requerida que la justifique. En el proceso se generará un documento con los datos ingresados. La solicitud se dirige al director de la carrera a la que pertenece, para que valide la información y pueda justificar si se acepta o no. Figura 25: Diagrama de Proceso de Solicitud de Certificación de Matrícula. En el caso de no aceptar, el proceso se cancela, se borra la documentación generada y notifica al estudiante el resultado. Si acepta, el director deberá generar el informe que registre la información requerida, que será enviada a secretaría para su impresión. Finalmente la documentación es cargada al gestor documental y se notifica al estudiante la solicitud aceptada para que pueda acercarse a retirar el certificado Documentación generada Solicitud de Certificado de Matrícula.- Este documento se generará con la información definida en el ingreso de la solicitud. Para ello 75

97 utilizará la plantilla Plantilla_FCP_certificadoMatricula.odt, ver en Anexos. Informe de Certificado de Matrícula.- Este documento se genera con la información definida por el director de la carrea. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt, ver en Anexos Solicitud de Rectificación de Notas Este proceso corresponde a los profesores que desean rectificar la nota y asistencia de un estudiante. Para ello deberán ingresar la solicitud con la información personal propia y del estudiante, además de la documentación de respaldo requerida. El proceso generará un documento con los datos ingresados. Figura 26: Diagrama de Proceso de Solicitud de Rectificación de Notas. La solicitud será direccionada al director de la carrera correspondiente para que pueda validar la información registrada y decidir si se acepta o no. En el caso de no aceptar se cancela el proceso, se borra la documentación adjunta y se notifica el resultado al profesor. 76

98 Si se acepta, el proceso es direccionado al Centro de Cómputo para que un técnico gestione el requerimiento realizado, se notifique la solicitud aceptada y finalmente se cargue la documentación al gestor documental Documentación generada Solicitud de Rectificación de Notas.- Este documento se generará con la información definida en el ingreso de la solicitud. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_rectificacionNotas.odt, ver en Anexos Solicitud de Reingreso Este proceso corresponde a la solicitud de estudiantes que ya estaban estudiando en la Facultad de psicología y desean volver a ingresar a una carrera de la misma, para ello deberán acercarse a secretaría para que les ingrese la solicitud con la información personal y la documentación adjunta requerida que la justifique. En el proceso se generará un documento con los datos ingresados. La solicitud se dirige al director de la carrera a la que desea ingresar para que valide la información y pueda justificar si se acepta o no. En el caso de no aceptar, el proceso se cancela, se borra la documentación generada y notifica al estudiante el resultado. Si se acepta, el director deberá generar el informe de convalidaciones de materias que valide la decisión tomada y finalmente notificar al estudiante la aceptación de la solicitud y la generación de un vaucher, para el pago de la solicitud. El proceso es direccionado al financiero para que genere el vaucher en su sistema y se entregado al estudiante para su pago. 77

99 Si el estudiante no se acerca a retirar el vaucher o a entregar el comprobante de pago en el tiempo definido, el proceso es cancelado de forma automática, notificando al estudiante la razón. Si el estudiante tuvo problemas en el pago, antes del tiempo límite, podrá acercarse a financiero para la generación de uno nuevo y adicionalmente se notificará al estudiante de la acción realizada. El estudiante tiene acceso a solicitar un máximo de 3 vaucher s, caso contrario el proceso será cancelado. Figura 27: Diagrama de Proceso de Solicitud de Reingreso. Una vez que el estudiante pago y se acerco a entregar el comprobante, el proceso será direccionado al Centro de Cómputo para que un técnico se encargue de gestionar el requerimiento en los sistemas que administra y al 78

100 terminar direccione a secretaría para que imprima el informe de convalidación de materias. Finalmente la documentación será cargada al gestor documental y se notificará al estudiante la solicitud aceptada Documentación generada Solicitud de Reingreso.- Este documento se generará con la información definida en el ingreso de la solicitud. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_cambio.odt, ver en Anexos. Informe de Reingreso.- Este documento se genera con la información definida por el director de la carrea. Para ello utilizará la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt, ver en Anexos Reportes KPI Este proceso permite a los usuarios generar reportes del estado en tiempo uso y frecuencia de inicio de los procesos y tareas que realizan los actores en las solicitudes. El único actor definido es Reportes que es asignado a todos los usuarios registrados de la Facultad de Psicología Específicamente podrán generar 3 reportes: REPORTE ACTUACIÓN DE USUARIOS EN UN PROCESO REPORTE PROCESOS FINALIZADOS REPORTE TAREAS FINALIZADAS DE UN PROCESO 79

101 Figura 28: Diagrama de Proceso de Reportes KPI 5.5 Gestión de Procesos de Negocio Bonita BPM Configuración de servidor de Bonita Ver anexo, Manual Técnico de Bonita Procesos Funcionales Desarrollados Ver anexo, Manual Técnico de Procesos. 80

102 5.5.3 Componentes y Utilitarios desarrollados Diagrama de Clases Figura 29: Diagrama de Clases de componentes y utilitarios desarrollados 81

103 Diagrama de Paquetes Figura 30: Diagrama de Paquetes de componentes y utilitarios desarrollados 5.6 Gestión de Contenidos Empresariales - Alfresco Configuración de servidor de Alfresco Ver anexo, Manual Técnico de Alfresco Modelos de Contenidos Los modelos de contenido permiten definir los tipos de documentos o carpetas que se crearán para la especialización de archivos resultantes de los procesos aceptados que finalmente sean cargados en carpetas de Alfresco. Los modelos de contenido tienen como fin: Estructurar la documentación de mejor manera. 82

104 Definir propiedades específicas que le permitan ser identificado del resto de documentos o carpetas. Permitir realizar búsquedas específicas por el tipo de documento o carpetas y sus propiedades. Clasificar documentos o carpetas Estructura de carpetas Se definió en el repositorio de Alfresco una estructura de carpetas que permita organizar la documentación de los estudiantes, cargada desde el gestor de procesos Bonita BPM, específicamente de los procesos aceptados. La estructura es la siguiente: Figura 31: Estructura de carpetas definido en Alfresco Se organizó por las carreras de la Facultad de Psicología, en las cuales se creará las carpetas de los estudiantes con la documentación generada y adjuntada en los procesos. Para permitir la búsqueda de los documentos de un estudiante de manera más ágil se genero el tipo de carpeta Persona con propiedades que lo identifican y permitirá acceder a los diferentes documentos de las solicitudes que un estudiante pudo iniciar o estar involucrado. Figura 32: Estructura de carpetas definida por Estudiante. 83

105 Las características de la estructura de carpetas de estudiantes: El nombre de la carpeta del estudiante estará definida por su número de cédula Dentro de la carpeta del estudiante existirá otras con el ciclo de estudio (mes inicio mes fin del año inicio año fin), que curso o está cursando. Además de la carpeta PER que tendrá los documentos personales que fueron adjuntos en los procesos como respaldo. Dentro de la carpeta de ciclo estarán creadas las carpetas correspondientes a cada proceso de solicitud de la Facultad de Psicología. Estás se irán creando en base a las solicitudes generadas. Dentro de cada carpeta de la solicitud estará presente el documento de Solicitud e Informe o resolución si fue creado Tipos de Documentos Los tipos documentales en Alfresco tienen la ventaja de poder definir tipos de documentos o carpetas padre de los que se puede heredar sus propiedades en tipos documentales o carpetas más específicas. A continuación se muestra un diagrama de los tipos de contenidos generados. 84

106 Figura 33: Diagrama de tipos de contenidos definidos. 5.7 Implementación Ver anexo, Manual de Implementación y Ejecución. 85

107 CAPITULO 6 6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1 Conclusiones La importancia de un correcto levantamiento de procesos y una buena comunicación influye en el transcurso del proyecto debido a la consecuencia de cambios que pueden resultar o la generación de un proceso que no cumpla a la final con lo que los usuarios finales necesitaban. La información es el bien más importante y valioso de una organización, por lo cual todo sistema implementado debe contar con acceso de seguridad que pueda garantizar un registro de las actividades de los usuarios, un control de autenticación, cifrado de información y manejo de auditoría con el cual se registra todos los eventos. La generación de manuales y capacitación de usuarios es punto primordial para fomentar el buen uso de la nueva herramienta y dar conocimiento de los lineamientos definidos en los procesos. Esto debido a que mediante un sistema de gestión de procesos ya no es posible saltarse actividades u omitir roles que deben actuar necesariamente. El cambio a un nuevo sistema siempre en un inicio genera resistencia por los usuarios, esto es debido muchas veces a problemas como: o El usuario no maneja un equipo. o Existe un temor al cambio generado. o Reemplazo en las actividades de trabajo. La automatización de procesos es el futuro de toda organización que busca agilidad y eficacia en su negocio. Mientras mejor definido y automatizado tenga sus procesos de negocio podrá ser más competitivo respecto de sus competidores. 86

108 6.2 Recomendaciones La automatización de un proceso de negocio no implica una mejora instantánea, sino incremental por lo cual se debe tener en cuenta el ciclo de vida de un proceso que implica, una vez definido el flujo se debe recolectar resultados que permitan mejorar el proceso con los nuevos requerimientos. Es recomendable no solo trabajar con la parte interesada del proyecto, sino también con los actores principales de los proceso cuando se hace el levantamiento de requerimientos debido a que lo manejan a diario. El núcleo de una institución es su información por lo cual se recomienda tener un mantenimiento continuo de los sistemas al generar políticas de respaldo de bases de datos y documentos generados a fin de controlar posibles problemas futuros. Para el uso correcto y manejo del sistema es necesario que los usuarios que van a interactuar con el sistema tengan conocimientos básicos de computación, lo cual ayuda a que la capacitación sea entendida de mejor manera. Se debe considerar las recomendaciones de hardware y software presentados para un correcto funcionamiento del sistema. Se recomienda al usuario administrador de los sistemas tener un manejo controlado de las cuentas y claves. Además de definir quienes pueden ingresar al sistema. 87

109 BIBLIOGRAFÍA 1. BHAUMIK, Snig, Alfresco 3 Cookbook, Packt Publishing, DEITEL, Paul y DEITEL, Harvey, Como programar en Java, 9na Edición, Pearson Education, LAUDON, Kenneth C. y LAUDON, Jane P., Sistemas de Información Gerencial décima edición, Pearson Educación, México,

110 ANEXOS Plantilla_FCP_anularMatricula.odt 89

111 Plantilla_FCP_cambio.odt 90

112 Plantilla_FCP_cambioTutor.odt 91

113 Plantilla_FCP_certificadoAsistencia.odt 92

114 Plantilla_FCP_certificadoMatricula.odt 93

115 Plantilla_FCP_generico.odt 94

116 Plantilla_FCP_notasAtrasadas.odt 95

117 Plantilla_FCP_rectificacionNotas.odt 96

118 Certificado de Aceptación de Sistema 97

119 Manual de Implementación y Ejecución Manual de Implementación Este es un manual guía de la implementación de los sistemas Alfresco 4.2.c y Bonita Para dicho despliegue se debe cumplir, como recomendación, los siguientes requerimientos tanto de software como de hardware. Requerimientos Requerimientos de Hardware Procesador: Dual Core Ghz o superior, arquitectura 64bit s. Memoria RAM: 8 Gb (7Gb para los aplicativos Alfresco y Bonita, y 1Gb para el Sistema operativo). Disco Duro: 500 Gb (Como mínimo 30 Gb para el sistema y el resto para el crecimiento de base de datos y repositorio de archivos). Requerimientos de Software Sistema operativo CentOS 6.6 Java JDK 1.7 Paquetes Requeridos para el Despliegue psicología.tar.gz jdk-7u75-linux-x64.tar.gz Instalador de CentOS 6.6 Instalación de Sistema Operativo Centos Para la instalación del servidor centos debemos seguir los siguientes pasos: 98

120 1. Insertar el DVD con el instalador del Sistema Operativo Centos 6.6 y reiniciar el equipo para que arranque el programa de instalación, se presente las opciones de instalación o prueba y en nuestro caso Install or upgrade an existing system. Figura 34: Pantalla de inicio de Instalación de Centos. 2. Una vez seleccionada la opción se mostrará una opción de prueba del medio de instalación, para una verificar que este correcto y contenga los archivos necesarios para una instalación del sistema operativo sin problemas. Esta opción se puede omitir, presionamos Skip. Figura 35: Opción de verificación de medio de instalación. 3. En la siguiente pantalla se nos muestra la página de inicio de la instalación a la cual debemos presionar Next. 99

121 Figura 36: Pantalla de inicio de instalación. 4. La siguiente pantalla nos muestra las posibles opciones de idioma y se debe seleccionar el idioma español marcado como Spanish (Español) y dar click en el botón Next. Figura 37: Selección de idioma de instalación. 5. En el siguiente formulario me permite seleccionar la distribución del teclado que se utilice, puede ser latinoamericano, español o el del tipo de teclado que se esté usando. Generalmente Español y presionamos Siguiente. Figura 38: Selección de distribución del teclado. 100

122 6. Como la instalación no implica discos externos, ni arreglos especiales seleccionamos la opción Dispositivos de almacenamiento básicos que implica usar el disco local del servidor. Presionamos Siguiente para continuar. Figura 39: Selección de forma de instalación en dispositivos de almacenamiento. 7. El programa de instalación mostrará una alerta, antes de continuar indicando, si se desea borrar el contenido del disco o si se desea mantener. Para este caso es una instalación limpia y seleccionamos la opción Si, descarte todos los datos para continuar. Figura 40: Verificación de borrado de contenido anterior en el disco donde se va a instalar. 8. En la siguiente pantalla se permite cambiar el nombre del servidor, lo cual se puede omitir y mantener el localhost. Además se permite realizar la configuración de la red para definir una ip fija o el uso de ip dinámico mediante la solicitud a un servidor DHCP. Esta opción también puede ser omitida y continuar dando Siguiente. 101

123 Figura 41: Configuración de nombre del equipo y acceso a la red. 9. En la siguiente pantalla se puede especificar la zona horaria a la que pertenece el servidor, para el caso América/Guayaquil y dar Siguiente. Figura 42: Selección de Zona Horaria del servidor. 10. La siguiente pantalla permite definir la contraseña del usuario root, administrador del sistema. Recordar que debe tener un mínimo de 6 caracteres (números y letras). Presionar Siguiente para continuar. 102

124 Figura 43: Definición de la contraseña de usuario root. 11. Se utilizará la instalación básica que utiliza todo el espacio del disco seleccionando la opción Usar todo el espacio y dar click en el botón Siguiente. Figura 44: Selección de tipo de instalación en el disco. Se mostrará una advertencia que te indica que todas las particiones del disco serán borradas y los datos serán eliminados. Proceder en este paso con precaución si se tiene información importante que se deba respaldar primero antes de continuar. Para este caso, una instalación de un servidor limpio seleccionar Escribir cambios al disco. Figura 45: Mensaje de advertencia antes de borrar contenido del disco. 103

125 12. Para realizar una instalación básica y rápida selecciona el tipo de instalación Desktop en la que te instalará un servidor con un entorno gráfico y los servicios que son necesarios para funcionar. Para continuar seleccionar Siguiente. Figura 46: Selección del tipo de servidor a ser instalado. 13. Una vez que se ha dado siguiente se podrá notar como empieza a realizarse la instalación del servidor Centos. Figura 47: Proceso de instalación del servidor Centos. 14. Una vez que ha finalizado la instalación se debe seleccionar la opción Reiniciar para aplicar las configuraciones y paquetes desplegados en el servidor. 104

126 Figura 48: Reinicio del servidor al finalizar la instalación. 15. Al terminar el reinicio del servidor se mostrará una pantalla de Bienvenida en la cual se da inicio a configuraciones de inicio. Presionar Adelante para continuar. Figura 49: Pantalla de Bienvenida del servidor instalado. 16. Se presenta un acuerdo de licencia a la cual se debe aceptar y presionar Adelante. Figura 50: Acuerdo de Licencia de Centos. 105

127 17. En la pantalla siguiente se presenta la opción de crear un usuario del sistema, al cual damos Adelante, para omitir esta opción. Esto es debido a que las configuraciones siguientes crearemos el usuario procesos. Se presentará una mensaje de advertencia al cual aceptamos presionando Si para continuar. 18. En esta pantalla siguiente nos permite definir la hora y fecha del servidor manualmente o la opción de Seleccionar fecha y hora por la red que permite sincronizar el equipo. Esta opción es válida únicamente si se tiene conexión a internet desde este equipo instalado. Finalmente presionamos Adelante para continuar. 19. En la última pantalla, permite finalizar indicando si se desea habilitar la funcionalidad de Kdump, servicio que permite generar un registro de los errores producidos en la ejecución de aplicaciones útil para conocer las razones del fallo. 106

128 Inicialmente esta configuración no es requerida y es omitida. Para finalizar las configuraciones realizadas presionar Finalizar. Figura 51: Pantalla de habilitación de Servicio Kdump. 20. Finalmente se podrá acceder al servidor con el usuario administrador del sistema root. Figura 52: Acceso al servidor con el usuario root. Instalación de Base de Datos La base de datos PostgresSQL, por cuestiones del despliegue del sistema Alfresco y Bonitasoft viene empaquetado en el mismo archivo psicología.zip, por lo que al momento de descomprimir el archivo, también se pondrá a disposición la base de datos que se iniciará con las otras aplicaciones. 107

129 Instalación de Java Para la instalación de Java se necesita hacerlo como usuario root que tiene permisos sobre todo el sistema. Para iniciar se debe seguir los siguientes pasos desde un terminal del Sistema Operativo: 1. Descomprimir el paquete jdk-7u75-linux-x64.tar.gz mediante el siguiente comando: tar -xzvf jdk-7u75-linux-x64.tar.gz Figura 53: Paquete Java descompreso. Al ejecutar el comando se podrá notar que en el terminal se muestra el listado de archivos que contenía el paquete, que podrá ser verificado en la carpeta jdk-1.7.0_75 resultado de la acción realizada. 2. El paso siguiente es crear la carpeta jdk en la ruta /usr/lib/jvm y mover el contenido del paquete anterior descomprimido a la nueva carpeta creada. mkdir -p /usr/lib/jvm/jdk mv <ruta descomprimido>/jdk-1.7.0_75/* /usr/lib/jvm/jdk-1.7.0/ 108

130 Figura 54: Comandos para crear carpeta y mover archivos del paquete Java. Una vez realizada esta operación se puede acceder a la ruta /usr/lib/jvm/jdk-1.7.0/ mediante el navegador de carpetas y verificar que se copiaron todos los archivos como se muestra en la siguiente imagen. Figura 55: Estructura de archivos y carpetas de paquete Java. 3. El paso siguiente es publicar herramientas con funciones específicas de java en el ambiente del servidor. Esta son java, javac, javaws. 109

131 alternatives --install /usr/bin/java java /usr/lib/jvm/jdk-1.7.0/bin/java 1 alternatives --install /usr/bin/javac javac /usr/lib/jvm/jdk-1.7.0/bin/javac 1 alternatives --install /usr/bin/javaws javaws /usr/lib/jvm/jdk-1.7.0/bin/javaws 1 Figura 56: Publicación de herramientas de java, javac, javaws. 4. Una vez realizado el paso anterior, se tiene que indicarle al sistema que la versión de Java que se necesita utilizar es la que se está publicando. Esto es debido a que en Linux suele instalarse otras versiones que son predefinidas. Para ello se debe ejecutar los siguientes comandos: alternatives --config java alternatives --config javac alternatives --config javaws Cada uno de ellos mostrará la referencia a otras versiones de Java que ya estaban preestablecidas a la cual se deberá indicar que se utilice la que queremos, mediante el número que la represente y finalmente presionar enter. 110

132 Figura 57: Actualización de las herramientas java, javac y javaws. 5. Finalmente se puede visualizar desde el terminal la versión de java que se está utilizando. java -version Figura 58: Verificación de la versión de Java en uso. Configurar Variables De Entorno Para el funcionamiento de los sistemas que serán desplegados es necesario indicar también la variable JAVA_HOME que hacen referencia a la ruta del Java que instalamos. Para ello, una vez que se instaló el paquete Java, se deberá crear el archivo java.sh en la ruta /etc/profile.d/ con el contenido siguiente: # * # System-wide Java configuration file -*- sh -*- # # JPackage Project < # Location of jar files on the system 111

133 export JAVA_LIBDIR=/usr/share/java # Location of arch-specific jar files on the system export JNI_LIBDIR=/usr/lib/java # Root of all JVM installations export JVM_ROOT=/usr/lib/jvm # You can define a system-wide JVM root here if you're not using the # default one. # # If you have the a base JRE package installed # (e.g. java openjdk): #JAVA_HOME=$JVM_ROOT/jre # # If you have the a devel JDK package installed # (e.g. java openjdk-devel): export JAVA_HOME=$JVM_ROOT/jdk # Options to pass to the java interpreter JAVACMD_OPTS= #exportamos la variable $PATH haciendo referencia al bin de #$JAVA_HOME export PATH="$PATH:$JAVA_HOME/bin" # * Guardar el archivo y finalmente se deberá reiniciar el equipo para que los cambios se apliquen. 112

134 Creación de Usuario del Sistema La creación de un usuario específico con permisos es requerido para no depender del usuario root en todas las configuraciones. Para ello se debe crear el usuario procesos, mediante los siguientes pasos: 1. Crear el grupo sudo y el usuario procesos el cual se asigna al grupo creado. groupadd sudo useradd G sudo procesos Figura 59: Creación de grupo sudo y usuario proceso 2. El grupo sudo será utilizado para añadir la funcionalidad de súper usuario, como root, a todos los usuarios que sean miembros de este grupo. Se debe acceder al archivo sudoers que está en la ruta /etc/. Figura 60: Edición del archivo sudoers para añadir funcionalidad de súper usuario. 113

135 En este archivo se debe añadir la siguiente línea: %sudo ALL=(ALL) ALL Finalmente guardar y cerrar el archivo. 3. El siguiente paso será cambiar la contraseña del usuario procesos. Figura 61: Cambio de contraceña del usuario procesos. De esta manera se podrá acceder al sistema con el usuario procesos y ejecutar acciones como súper usuario con el comando sudo y para verificación nos solicitará la contraseña. Por ejemplo: sudo reboot - para reiniciar el servidor Creación de Estructura de Carpetas Es necesario crear la siguiente estructura de carpetas para que el sistema funcione correctamente. mkdir p /opt/uce/fac_psic Una vez realizado esta acción se debe descomprimir el archivo psicología.tar.gz que contiene a los sistemas configurados, Alfresco, Bonita y archivos de configuración, en la ruta anterior creada. cp <Ruda de instalador>/psicología.tar.gz /opt/uce/fac_psic cd /opt/uce/fac_psic tar xzvf psicología.tar.gz La estructura de carpetas debe quedar de la siguiente forma: 114

136 Figura 62: Estructura de carpetas del archivo descompreso psicologia.tar.gz El paso final es asignar los permisos al usuario que creamos, procesos, para que pueda ejecutar el sistema sin problemas. chown R procesos:procesos /opt/uce Manual de Ejecución Habilitar Puertos para servicios El servidor Centos, suele tener levantado el Cortafuegos (Firewall) que permite el acceso externo a aplicaciones del servidor por los puertos permitidos. Se debe añadir nuevas reglas para habilitar los puertos de los sistemas que se desea acceder externamente. Para ello se debe editar el archivo iptables que está en la ruta /etc/sysconfig/ y añadir las siguiente líneas -A INPUT -p tcp -m state --state NEW -m tcp --dport j ACCEPT -A INPUT -p tcp -m state --state NEW -m tcp --dport j ACCEPT -A INPUT -p tcp -m state --state NEW -m tcp --dport j ACCEPT 115

137 Específicamente los puertos indicados pertenecen a: Es el puerto del servidor de base de datos Es el puerto del servidor de Alfresco Es el puerto del servidor de Bonita Figura 63: Configuración de los puertos de acceso al sistema. Finalmente para que se registre los cambios realizados se debe reiniciar el servicio de Cortafuegos. Si lo se está haciendo desde el usuario procesos, recordar el uso del comando sudo. sudo service iptables restart Figura 64: Reinicio del servicio de Cortafuegos. Inicio de Servicios Para iniciar los servicios del los sistemas instalados se debe ejecutar el archivo psicologiainicio.sh que está en la ruta /opt/uce/fac_psic. cd /opt/uce/fac_psic 116

138 ./psicologiainicio.sh Figura 65: Inicio de de sistemas Postgres, Alfresco y Bonita. El orden de inicio, como se muestra en la imagen, siempre debe ser: 1. El servicio de Postgres. 2. El servicio de Alfresco. 3. El servicio de Bonita Esperar un promedio de 5 minutos y se podrá acceder a los sistemas Alfresco y Bonita desde un explorador web. Acceso al servido Alfresco Para acceder al servidor Alfresco se debe ingresar la url Las credenciales definidas son Usuario: admin Password: admin 117

139 Figura 66: Acceso al sistema Alfresco. Acceso al servidor Bonita Para acceder al servidor Alfresco se debe ingresar la url Las credenciales definidas son Usuario: psicologia Password: bpm Figura 67: Acceso al sistema Bonita Parar Servicios Para parar los servicios del los sistemas instalados se debe ejecutar el archivo psicologiafin.sh que está en la ruta /opt/uce/fac_psic. 118

140 cd /opt/uce/fac_psic./psicologiafin.sh Figura 68: Inicio de de sistemas Postgres, Alfresco y Bonita. El orden de parar, como se muestra en la imagen, siempre debe ser: 1. El servicio de Bonita. 2. El servicio de Alfresco. 3. El servicio de Postgres Pruebas de Procesos Para la prueba de los procesos instalados fueron definidos usuarios temporales que pueden ser usados en base a los roles definidos en los procesos. Como una guía se puede acceder a los manuales de usuario de procesos y ver los roles de cada proceso. Grupo Usuario Contraseña Estudiantes estudiante bpm Secretarias secretaria bpm 119

141 Profesor profesor bpm Decano decano bpm Consejo Directivo directivo bpm Centro de Cómputo tecnico bpm Financiero financiero bpm Vinculación vinculacion bpm Carrera Industrial industrial bpm Carrera Clínica clinica bpm Carrera Infantil infantil bpm 120

142 Manual Técnico Alfresco IDENTIFICACIÓN DEL SISTEMA Nombre del Sistema: Alfresco ECM, Alfresco Enterprise Content Management versión Community. Objetivo General: Especificar los pasos para realizar la instalación de Alfresco Community 4.2.C y personalizar los modelos documentales del proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología. CONTENIDO TÉCNICO Versión herramientas de implementación Detalle de Herramientas Herramienta: Alfresco Community 4.2.C Sistema Operativo: Centos 6.6 Base de datos: Postgres bits Servidor de aplicaciones: Tomcat Maquina Virtual Java: JDK 1.7 update bits Componentes externos: LibreOffice 3.5 ImageMagick SWFTools Tabla 5: Herramientas ha implementar. 121

143 INSTALACIÓN DE ALFRESCO 4.2.C EN LINUX CENTOS 6.6 Nota.- Se debe aclarar que no es necesario descargar el servidor preconfigurado, ni tampoco realizar las siguientes configuraciones, debido a que se entregará un archivo compreso con todas las personalizaciones mostradas a continuación. Tener en cuenta el Manual de Instalación y Ejecución en el cual se ilustra la instalación de esta aplicación y la puesta en funcionamiento del sistema. Instalación de Java JDK Alfresco permite iniciar la ejecución del servidor tomcat con el JDK 1.7 oficial. En nuestro caso se utilizó la versión actualizada 75 y su instalación. Revisar el Manual de Instalación y Ejecución para más detalle. Instalación de Alfresco Con Alfresco es posible realizar una instalación: En base a un instalador preconfigurado con los aplicativos externos para su funcionamiento, dependiente del sistema operativo, en un servidor: Tomcat Jboss O de ser el caso que ya se posea un servidor, desplegar el sistema en este y además de requerir la instalación de las aplicaciones externas, necesarias para el desenvolvimiento del aplicativo. Para este proyecto se opto por utilizar el servidor preconfigurado de Alfresco con Tomcat para un servidor Linux. Para la instalación de Alfresco versión 4.2.c se realizó las siguientes actividades: 1. Se debe ingresar a la url 122

144 munity/ en el cual se podrá encontrar los diferentes recursos de la versión indicada, como : Instaladores de Alfresco para Windows y Linux. Recursos de Alfresco para despliegue en un servidor para Windows y Linux. API s java de desarrollo para aplicaciones embebidas y de consumo exteno. Módulos desarrollados para funcionalidades extras. Figura 69: Página de recursos de la versión 4.2.c de Alfresco Entre todos los paquetes, descargar el instalador de Alfresco para el sistema operativo Linux, alfresco-community-4.2.c-installer-linuxx64.bin. 2. Una vez que descargado el instalador, se debe acceder mediante el terminal de Linux para asignarle permisos de ejecución: chmod +x alfresco-community-4.2.c-installer-linux-x64.bin 123

145 Figura 70: Asignación de permisos de ejecución al archivo instalador. Una vez asignado el permiso se puede ejecutar el instalador desde el terminal../alfresco-community-4.2.c-installer-linux-x64.bin ó sh alfresco-community-4.2.c-installer-linux-x64.bin Figura 71: Comando de ejecución del instalador. 3. La ejecución del instalador lanzará una pantalla indicando el idioma en el que se desea realizar la instalación Español e inmediatamente la página de inicio que nos permite avanzar mediante le botón Adelante. Figura 72: Selección de idioma de instalación. 124

146 4. La siguiente pantalla de la instalación es una indicación del tipo de instalación a ser realizada, de la cual se aconseja seleccionar Avanzada que nos permite definir configuraciones en un inicio. Figura 73: Selección de tipo de Instalación. 5. Esta pantalla me permite seleccionar los módulos y aplicaciones externas que va a instalar para su funcionamiento. Figura 74: Selección de componentes de instalación. En esta opción es posible omitir los módulos que no se van a utilizar o aplicaciones que no necesitan ser instaladas nuevamente, por ejemplo el java - JDK. En el caso que posea una base de datos ya instalada se puede omitir la base PostgresSQL que viene predefinida. Los componentes a instalar son: 125

147 Componentes Instalados Seleccionados Base de datos Postgres LibreOffice 3.5 Predefinidos Alfresco Community 4.2.c ImageMagick SWFTools Tomcat Tabla 6: Componentes desplegados con Instalador de Alfresco. Finalmente para continuar presionar el botón Adelante. Nota.- Tener en cuenta que Alfresco instala las herramientas requeridas localmente. Las cuales arrancarán o finalizan cuando inicie o finalice el servicio del servidor. 6. La siguiente pantalla me permite definir la ruta donde se va instalar el Alfresco y sus aplicativos. La ruta donde se va a instalar el alfresco.4.2.c, carpeta que el instalador creará, es /opt/uce/fac_psic la cual esta preconfigurada para el proyecto final, recordar que si no existe esta ruta se deberá crearla: mkdir p /opt/uce/fac_psic Figura 75: Selección de ruta a despliegue del Alfresco y aplicaciones externas. 126

148 7. Esta pantalla me permite definir el puerto con el que escuchará la base de datos. Ya esta predefinido al inicio 5432, pero puede ser que otra aplicación este utilizando el mismo por lo cual me permite editarlo. En el caso de darse la situación, el instalador lanzará un mensaje de advertencia indicando la necesidad del cambio. Figura 76: Selección de puerto de base de datos. La configuración de la creación de la base de datos y el usuario que la va a administrar la realiza el propio instalador, por lo que, al final se puede acceder a esta información. Si en la selección de los componentes a instalar no se escogió la base de datos, se supone que ya existe una instalación en este servidor o un externo. Esto implicará que el formulario añada parámetros de conexión a la base de datos como: Driver de Conexión JDBC. Url de conexión JDBC. Nombre de la base de datos que utilizará Alfresco. Nombre del usuario Contraseña del usuario. Alfresco permite el trabajo en bases como: Oracle PostgresSQL MySql 127

149 SQL server Finalmente para continuar la instalación seleccionar Adelante. 8. La siguiente Pantalla me permite definir el dominio del servidor, si lo tuviera, para acceder al mismo y los puertos con los que se podrá tener acceso al servicio y finalizarlo. Se Puede mantener la configuración y continuar la instalación mediante el botón Adelante. Figura 77: Selección de dominio y puertos del servidor Tomcat. 9. Esta pantalla define una configuración no requerida para proyecto final, pero es necesario definirlo al momento de la instalación la cual permite definir como se puede acceder a Alfresco mediante FTP. El puerto inicialmente es 21, pero se debe recordar que es un puerto propio del Sistema Operativo y se recomienda cambiarlo, en nuestro caso Figura 78: Configuración del puerto de acceso al sistema por FTP. 128

150 10. La siguiente pantalla me permite definir el puerto RMI por el cual se podrá acceder remotamente al servidor mediante una consola de JMX. Finalmente se podrá continuar la instalación mediante el botón Adelante. Figura 79: Configuración de puerto RMI para ejecución de comandos remotos. 11. Esta pantalla me permite definir la contraceña del administrador con la cual se podrá acceder al sistema, para continuar precionar Adelante. Figura 80: Asignación de contraceña de Administrador de Alfresco. 12. En esta pantalla se define el puerto por el que Alfresco se comunicará con el aplicativo LibreOffice para el manejo de previsualización y exportación de documentos definidos (Word, Excel, PowerPoint y sus variantes en Linux y MAC, texto simple y PDF), que administra el sistema en la parte de visualización de documentos. 129

151 Figura 81: Defiición de Puerto de comunicación con aplicativo LibreOffice. 13. La siguiente pantalla muestra la confirmación de las configuraciones realizadas para que la instalación de inicio y se despliegue Alfresco y los sistemas externos. Uno de los procesos durante la instalación que se podrá observar es la configuración de la base de datos que administra el sistema, pero no el despliegue de las tablas que requiere Alfresco. Este proceso lo realizará la primera vez que se inicie el servidor como servicio. Figura 82: Finlización de configuraciones e inicio de instalación de Alfresco. 14. Una vez que finalice la instalación se presentará una pantalla con información de la versión de Alfresco instalada y una opción que nos permite iniciar el sistema al Terminar. 130

152 Esta opción puede ser omitida para realizar primero las siguientes configuraciones que se detallan en la Administración de Alfresco o si se desea el sistema puede iniciar con las configuraciones predefinidas por el sistema. Figura 83: Pantalla de finalización de instalación. 15. Al finalizar se podrá dirigir a la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c donde se definió la instalación del sistema y ver el árbol de carpetas y archivos de Alfresco. Instalación del driver JDBC Figura 84: Arbol de carpetas de la instalación de Alfresco. Esta opción es requerida en el caso que no se haya seleccionado la instalación de la base de datos predefinida por el instalador, PostgresSQL. El proceso es copiar en la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/tomcat/lib el driver de la base de datos que se va a utilizar. 131

153 Por ejemplo en el caso nuestro de Postgres, la librería JDBC postgresql jdbc4.jar. Figura 85: Copia de libreria JDBC de la base utilizada a la ruta del servidor de Alfresco. ADMINISTRACIÓN DE ALFRESCO Configuración de repositorio Alfresco almacena los documentos del repositorio localmente en el sistema de archivos del servidor. Para especificar el directorio donde se va a almacenar el repositorio hay que editar el archivo alfrescoglobal.properties que se encuentra en la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/tomcat/shared/clases y añadir la siguiente configuración: dir.root=/opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/alf_data dir.contentstore=${dir.root}/contentstore dir.contentstore.deleted=${dir.root}/contentstore.deleted # Ubicación de los índices de Lucene dir.indexes=${dir.root}/lucene-indexes dir.indexes.backup=${dir.root}/backup-lucene-indexes 132

154 Configuración de Base de Datos Alfresco utiliza una base de datos para almacenar los metadatos y los índices de búsqueda de los documentos de su repositorio. Para conectar Alfresco con la base de datos PostgreSql, hay que modificar el archivo alfresco-global.properties que se encuentra en la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/tomcat/shared/clases y añadir la siguiente configuración: ### database connection properties ### db.driver=org.postgresql.driver db.username=alfresco db.password=admin db.name=alfresco db.url=jdbc:postgresql://localhost:5432/${db.name} Recordar que cuando se realizó la instalación se seleccionó la base de datos predefinida por el instalador y de forma automática estos parámetros fueron ingresados, lo cual implica: Creación de la base de datos. Creación de un usuario dueño de la base de datos. El driver JDBC de conexión. En el caso que no se haya seleccionado la base predefinida por Alfresco, el instalador permitirá ingresar los paramestros hacia una base de datos existente, que deberá contar con: Una base de datos para Alfresco Usuario dueño de la base de datos. El driver JDBC de conexión, que deberá ser instalada como se indica en Instalación del driver JDBC. Ejecutar el servicio de Alfresco Para iniciar Alfresco en el servidor tomcat se necesita realizar los siguientes pasos: a. Ingresar en la siguiente ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/ 133

155 b. Ejecutar el siguiente comando para iniciar el servidor de aplicaciones y Alfresco../alfresco.sh start ó sh alfresco.sh start c. Si se desea ver el log del avance del inicio del servidor se puede ejecutar el siguiente comando. tail -f tomcat/log/catalina.out d. Una vez finalizado se puede acceder al sistema desde un explorador web por la url del servidor>:8080/share. Figura 86: Acceso al sistema Alfresco. Nota.- La base de datos que va a utilizar Alfresco debe estar obligatoriamente iniciada. En el caso que haya sido instalada con el sistema, este se encargará del inicio de la base de datos cuando arranque el servicio de Alfresco. Detener el servicio de Alfresco Para detener el servidor tomcat se necesita realizar los siguientes pasos: a) Ingresar en la siguiente ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/ b) Ejecutar el siguiente comando para detener el servidor de Alfresco../alfresco.sh stop ó sh alfresco.sh stop 134

156 e. Si se desea ver el log del avance de la detención del servidor se puede ejecutar el siguiente comando. tail -f tomcat/log/catalina.out Nota.- Tener en cuenta que cuando la base de datos haya sido instalada con el sistema, este se encargará de parar la base de datos cuando pare el servicio de Alfresco y si existen otros sistemas, en nuestro caso el servidor Bonitasoft, trabajando en conjunto con la misma base puede generar errores. Se recomienda primero bajar los servicios de todas las aplicaciones que estén relacionadas con el servidor de base de datos y finalmente parar el servicio de Alfresco. Configuración del motor de búsqueda e indexación solr Cuando un documento se almacena en el repositorio de Alfresco pasa por un proceso de indexación de su contenido el cual se ejecuta durante un determinado intervalo de tiempo, para habilitar ello hay que modificar el archivo alfresco-global.properties que se encuentra en la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/tomcat/shared/clases y añadir la siguiente configuración: ### Solr indexing ### index.subsystem.name=solr dir.keystore=${dir.root}/keystore solr.port.ssl=8443 Configuración de Modelos de Contenido Los modelos de contenido se usan para representar objetos de nuestro modelo de negocio con el fin de facilitar las búsquedas. Facturas Oficios Memorandos 135

157 Carpeta Personal Carpeta Proyectos Otros Estos tienen propiedades que los caracterizan y además pueden heredar de un tipo base. Por ejemplo en instancia Alfresco define un Modelo de Contenido con propiedades específicas que todos los documentos al ser cargados al sistema Alfresco adquieren. Nombre Titulo Descripción Otros, que dependiendo de la extensión podrán variar o Propiedades específicas de archivos de Audio o Propiedades específicas de archivos de Video o Otros. La personalización de modelos está limitada únicamente por la imaginación y requerimientos del negocio. Pero tener en cuenta que es recomendable manejar los modelos principales del negocio para evitar tener miles de ellos que pueden resultar inmanejables. Casos que pueden suceder En lugar de generar modelos documentales por cada documento personal: Modelo de documento cedula Modelo de documento título Modelo de documento record policial. En lugar de generar diferentes modelos de documentos que poseen las mismas propiedades: Modelo Informe Interno Se podrá generar un modelo de carpeta que englobe todos los documentos personales: Modelo de carpeta Persona Se podrá generar un modelo de documento único donde la diferencia este dotada por una propiedad: Modelo Informe 136

158 Modelo Informe Externo Propiedad: Tipo de Informe Tabla 7: Ejemplos de Modelos de contenido en Alfresco. Siendo Alfresco una plataforma flexible para desarrollar aplicaciones de gestión de contenidos, los modelos de contenido provisto por Alfresco son bastante detallados y basados en estándares de Gestión Documental. De hecho, para necesidades de gestión documental básicas probablemente sea suficiente. Pero se puede aprovechar la potencia y funcionalidad de tener un modelo personalizado a las necesidades del negocio como en los ejemplos descritos anteriormente. Para la creación de un modelo de contenido se deben realizar los siguientes pasos. a. Definición el tipo de contenido personalizado.- consiste en determinar qué: 1. Propiedades.- Propiedades que definen al tipo de contenido y son únicas. 2. Aspectos.- Propiedades que pueden o no definir el tipo de contenido, pero que pueden ser reutilizados por otros modelos. 3. Asociaciones.- Relaciones con otros objetos de un tipo de contenido. Por ejemplo relación con otros documentos o carpetas. Son los que conforman nuestro tipo de contenido personalizado. Por ejemplo el tipo documental Acta de Proyecto define las siguientes propiedades: Tipo de Nombre Etiqueta Dato Texto (text) Mail Texto (text) Proyecto Proyecto Fecha Fecha Fecha (date) Tabla 8: Propiedades de un ejemplo de Modelo de Contenido Acta de Proyecto. b. Extender de un tipo de contenido existente, nuestro tipo de contenido personalizado.- En Alfresco se maneja el concepto de 137

159 extender el tipo de contenido, debido a que para generar los nuevos se debe hacer referencia a uno existente. Esto permite que cuando se extienda de un tipo de contenido existente, también se pueda: 1. Heredar sus propiedades 2. Heredar sus restricciones 3. Personalizar las propiedades el padre (el tipo extendido). Entonces una vez definido el modelo, lo siguiente es extender el modelo de contenido con una representación XML. Se recomienda que el nombre esté relacionado al modelo que representa, por ejemplo multimediamodel.xml hace referencia a un modelo que maneja tipos de contenido en relación a multimedia. Inicialmente se lo debe guardar en el directorio de configuración /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/tomcat/shared/classes/alfresco/extension, pero es posible agrupar nuestros modelos en una carpeta dentro de esta ruta, para explicar la creación de un modelo de contenido se va a detallar la creación del modelo de contenido llamado Carpeta Persona, almacenado en la ruta solicitudes/model dentro del directorio de configuración. Fichero modelocontenidofacpsicologia.xml: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <model name="psic:modelocontenidos" xmlns=" <!-- Informacion adicional del modelo --> <description>modelos de contenido para la Facultad de Psicología </description> 138

160 <author>ange Rafael Arias Morales </author> <version>1.0</version> <imports> <import uri=" prefix="d" /> <import uri=" prefix="cm" /> </imports> <namespaces> <namespace uri=" prefix="psic" /> </namespaces> <constraints> <constraint name="psic:carreras" type="list"> <parameter name="allowedvalues"> <list> <value>industrial</value> <value>clinica</value> <value>infantil</value> </list> </parameter> </constraint> <constraint name="psic:anios" type="length"> <parameter name="minlength"> <value>4</value> </parameter> <parameter name="maxlength"> <value>4</value> 139

161 </parameter> </constraint> <constraint name="psic:numsemestre" type="length"> <parameter name="minlength"> <value>1</value> </parameter> <parameter name="maxlength"> <value>1</value> </parameter> </constraint> <constraint name="psic:identificacion" type="length"> <parameter name="minlength"> <value>10</value> </parameter> <parameter name="maxlength"> <value>13</value> </parameter> </constraint> </constraints> <types> <type name="psic:carpetapersona"> <!-- MODELO CARPETAS --> <parent>cm:folder</parent> <properties> <property name="psic:nombrepersona"> <type>d:text</type> <mandatory>true</mandatory> <index enabled="true"> <atomic>true</atomic> <tokenised>both</tokenised> </index> </property> <property name="psic:carrerapersona"> 140

162 <type>d:text</type> <mandatory>true</mandatory> <index enabled="true"> <atomic>true</atomic> <tokenised>both</tokenised> </index> <constraints> <constraint ref="psic:carreras" /> </constraints> </property> <property name="psic:sicloinicio"> <type>d:int</type> <mandatory>true</mandatory> <constraints> <constraint ref="psic:anios" /> </constraints> </property> <property name="psic:siclofin"> <type>d:int</type> <mandatory>true</mandatory> <constraints> <constraint ref="psic:anios" /> </constraints> </property> <property name="psic:semestre"> <type>d:int</type> <mandatory>true</mandatory> <constraints> <constraint ref="psic:numsemestre" /> </constraints> </property> </properties> 141

163 <mandatory-aspects> <aspect>psic:identificadorci</aspect> </mandatory-aspects> </type> </types> <aspects> <aspect name="psic:identificadorci"> <properties> <property name="psic:identificadorci"> <type>d:text</type> <mandatory>true</mandatory> <index enabled="true"> <atomic>true</atomic> <tokenised>both</tokenised> </index> <constraints> <constraint ref="psic:identificacion" /> </constraints> </property> </properties> </aspect> </aspects> </model> El tipo que se ha definido hereda del tipo cm:folder (<parent>cm:folder</parent>), es decir, contiene todas las propiedades y funcionalidad de una carpeta, para el caso de un contenido (documento) se hereda del cm:content, pero además contiene propiedades adicionales que se ha especificado según nuestro requerimiento. La definición del Namespace indica a Alfresco donde se encuentra almacenada la definición del modelo de contenido, es necesario incluir 142

164 en los nombres de todos los tipos, aspectos, propiedades, etc. el prefijo del Namespace y el nombre dado al elemento, separado por dos puntos :, por ejemplo psic:numsemestre. c) Etiquetado del modelo.- Se necesita crear un archivo.properties dentro del directorio de configuración de extensión el cual almacene los títulos y las descripciones de los tipos, aspectos, propiedades, etc. que contenga el archivo XML con la definición del modelo creado en el paso anterior. En nuestro caso se encuentra en la ruta solicitudes/label dentro del directorio de configuración. Fichero modelocontenidofacpsicologia.properties: ##TITULOS MODELOS psic_modelocontenidos.type.psic_carpetapersona.title=carpeta PERSONA ##LABEL PROPIEDADES TYPES psic_modelocontenidos.property.psic_identificadorci.title=c\u00c9du LA/PASAPORTE psic_modelocontenidos.property.psic_nombrepersona.title=nombre ESTUDIANTE psic_modelocontenidos.property.psic_carrerapersona.title=carrer A psic_modelocontenidos.property.psic_sicloinicio.title=inicio DE CICLO psic_modelocontenidos.property.psic_siclofin.title=fin DE CICLO psic_modelocontenidos.property.psic_semestre.title=semestre ##LABEL CONSTRAINT listconstraint.psic_carreras.industrial=psicolog\u00cda INDUSTRIAL 143

165 listconstraint.psic_carreras.clinina=psicolog\u00cda CL\u00cdNICA listconstraint.psic_carreras.infantil=psicolog\u00cda INFANTIL listconstraint.psic_nivel.1=primer SEMESTRE listconstraint.psic_nivel.2=segundo SEMESTRE listconstraint.psic_nivel.3=tercer SEMESTRE listconstraint.psic_nivel.4=cuarta SEMESTRE listconstraint.psic_nivel.5=quinto SEMESTRE listconstraint.psic_nivel.6=sexto SEMESTRE listconstraint.psic_nivel.7=s\u00c9ptimo SEMESTRE listconstraint.psic_nivel.8=octavo SEMESTRE listconstraint.psic_nivel.9=noveno SEMESTRE d) Archivo de contexto.- Hay que tener en cuenta que el archivo XML que se ha creado para definir el modelo de contenido personalizado debe ir acompañado de un fichero de contexto que se encargue de poner disponible el modelo y a su etiquetado, mientras Alfresco está en ejecución. Para ello, en el mismo directorio de configuración de extensión se debe crear un fichero de contexto: Fichero modelocontenidofacpsicologia-context.xml: <?xml version='1.0' encoding='utf-8'?> <!DOCTYPE beans PUBLIC '-//SPRING//DTD BEAN//EN' ' <beans> <bean id="model.psicologia.dictionarybootstrap" parent="dictionarymodelbootstrap" dependson="dictionarybootstrap"> <property name="models"> <list> <value>alfresco/extension/solicitudes/model/modelocontenidofacpsic ologia.xml</value> 144

166 </list> </property> <property name="labels"> <list> <value>alfresco/extension/solicitudes/label/modelocontenidofacpsico logia</value> </list> </property> </bean> </beans> Nota: Este fichero es importante que termine en context.xml ya que es la terminación que Alfresco reconoce para interpretar los ficheros de contexto. Finalmente se debe reiniciar el servicio de Alfresco para que se apliquen los cambios, pero para visualizar el nuevo modelo de contenido es necesario configurar a la interfaz de usuario Alfresco Share para que presente los nuevos metadatos. Para el proyecto actual se han agrupado los modelos de contenido en el archivo modelocontenidofacpsicologia.xml dentro de la carpeta /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/tomcat/shared/classes/alfresco/extension/solicitudes/mod el/ y se ha establecido la siguiente jerarquía: 145

167 Consumidor Editor Contribuidor Colaborador Coordinador Figura 87: Jerarquía de los modelos de contenido de la implementación actual. Configuración de permisos La gestión de usuarios y grupos de usuarios son tareas restringidas al Administrador, se detallará los roles de los usuarios y que es lo que el usuario puede hacer según su rol. Un rol es el papel que juega un usuario en un determinado espacio, es decir, los privilegios que posee para realizar acciones dentro de ese espacio. Inicialmente Alfresco presenta 5 roles que se muestran en la siguiente tabla: X X X X X Ve todos los espacios y contenidos X X X X Edita y actualiza contenido X X X Añade nuevo contenido X X Edita propiedades 146

168 X Eliminar contenido X Invita a otros X Tomar posesión del contenido Tabla 9: Tabla de permisos en Alfresco Un usuario puede tener varios roles en un espacio determinado, aunque como se puede ver en la tabla, el rol Coordinador permite todas las acciones posibles, y por tanto, engloba a los demás roles. El rol que juega un usuario en un determinado espacio se propaga a los espacios que son hijos de él, documentos y subcarpetas, a no ser que se indique lo contrario en la gestión de usuarios de los espacios descendientes. El control de los usuarios y roles sobre un determinado espacio sólo pueden hacerlo el usuario Administrador, el dueño del espacio o un usuario que tenga el rol de Coordinador en dicho espacio. Respaldo y Recuperación El proceso de respaldo y recuperación permite que el sistema pueda obtener un mínimo nivel de pérdida de información, garantizando disponibilidad y confianza al sistema. Para sacar el respaldo es necesario bajar el sistema, el tiempo aproximado en la ejecución del respaldo es de 10 minutos, este tiempo podría variar a medida que se ingrese un alto número de documentos. El proceso de respaldo de Alfresco es: a) Bajar el servicio de Alfresco. b) Verificar que el servicio de Alfresco este detenido. c) Sacar un respaldo de base de datos que utiliza Alfresco. d) Tomar respaldo de la carpeta <carpeta de instalación de Alfresco>/alf_data, por ejemplo: zip r alfresco.zip <Ruta donde deseamos respaldar> 147

169 e) Finalmente ya se puede subir los servicios de Alfresco La ejecución del respaldo será responsabilidad del administrador del sistema. Se recomienda que el respaldo se encuentre físicamente ubicado en una unidad de respaldo u otro servidor. PERSONALIZACIÓN DE INTERFAZ ALFRESCO SHARE La interfaz de usuario de Alfresco llamada Alfresco Share es prácticamente el 100% modificable y personalizable, todas las acciones de Share no son más que Web Scripts que se comunican con el repositorio de Alfresco brindando cierta funcionalidad, por lo que es relativamente sencillo personalizar nuestro Share según convenga. Descripción de la Interfaz de Usuario A continuación se presenta un diagrama con la distribución de Alfresco Share dividido por secciones: Figura 88: Secciones de la interfaz Alfresco Share. La interfaz de usuario se divide en tres secciones que se detallan a continuación 4 148

170 1. Barra de Herramientas (1): Aquí podrá encontrar los accesos generales de la interfaz, por ejemplo, panel de inicio, sitios de colaboración, repositorio, información de usuario, búsqueda de usuarios y el panel de búsqueda que le permitirá encontrar cualquier documento dentro de Alfresco. 2. Barra de Información (2): Presenta el nombre de la página, carpeta, sitio en la que se encuentra el usuario. 3. Barra de Acciones (3): Permite realizar tareas, de ingreso de documentos, creación de nuevos espacios, carpetas y accesos directos a los espacios previamente visitados. 4. Panel de Documentos y Navegación (4): Esta sección permite navegar entre espacios o carpetas de forma dinámica, además permite ver los documentos con los que el usuario ha trabajado. 5. Área de Trabajo (5): En ella se desarrollan todas las tareas posibles en Alfresco Share, su contenido depende de la tarea que se esté llevando a cabo, ya sea relacionada con la gestión de espacios y contenidos, gestión de usuarios del espacio, etc. Personalización de temas Los temas en Alfresco Share son similares a los de un foro, un blog o una cuenta de Gmail, donde se puede cambiar la apariencia, colores e imágenes porque tienen diferentes estilos para elegir. Para crear un tema personalizado en Alfresco Share se necesita realizar los siguientes pasos: 1. Ingresar al archivo de aplicación web share.war que está en la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/tomcat/webapps. Proceder a abrir el aplicativo mediante un programa que me permita navegar y editar el archivo compreso. 2. Copiar de un tema existente compuesto de carpetas y archivos, por ejemplo, share.war/themes/yellowtheme hacia una carpeta local donde se pueda configurar los archivos de estilo e imágenes que se va a personalizar. 149

171 Ahora se debe cambiar el nombre de la carpeta copiada, en nuestro caso psicologiatheme. Figura 89: Copia de un tema de Alfresco 3. Además se debe copiar un archivo de configuración existente, default.xml, que publicará el tema que se esta personalizando, que se encuentra en la siguiente ruta share.war/web- INF/classes/alfresco/site-data/themes a nuestra carpeta local. Ahora se necesita cambiar el nombre del archivo copiado, en nuestro caso psicologiatheme.xml. Figura 90: Copia de archivo de configuración. 4. Editar el archivo psicologiatheme.xml, lo que implica: a. Cambiar el título del tema. Tema de Facultad de Psicología b. Cambiar el título identificador del tema. theme.psicologiatheme Guardar los cambios y cerrar el archivo. Figura 91: Actualización de arcnivo psicologiatheme.xml, el cual publicará nuestro tema. 150

172 5. Ahora se debe editar el archivo presentation.css que está en la ruta <ruta donde copiamos el tema>/psicologiatheme. Cambiar todas las ocurrencias del texto yellowtheme, tema que copiamos, por el nombre del tema que generamos, psicologiatheme. Esto se puede hacer con una función de buscar y reemplazar texto en cualquier editor de texto. Figura 92: Actualización del archivo de estilos presentation.css. Actualizar colores y estilos que vayan acorde con la institución. Guardar los cambios y cerrar el archivo. 6. Ahora se debe editar el archivo skin.css que está en la ruta <ruta donde copiamos el tema>/psicologiatheme/yui/assets. Cambiar todas las ocurrencias del texto yellowtheme, tema que copiamos, por el nombre del tema que generamos, psicologiatheme. Esto se podrá hacer con una función de buscar y reemplazar texto en cualquier editor de texto. 151

173 Figura 93: Actualización de archivo skin.css. Actualizar colores y estilos que vayan acorde con la institución. Guardar los cambios y cerrar el archivo. 7. Ahora editar las imágenes que están en la ruta <ruta donde copiamos el tema>psicologiatheme/images: a. logo.png.- Imagen de Alfresco que se presenta en la página de ingreso al sistema. b. overlay-bg.png.- Imagen que estaba de fondo de la cuadrícula donde se ingresa los datos de ingreso al sistema. c. app-logo.- Imagen que se presenta en la parte superior del sistema cuando se ingresa al mismo. Personalizar y/o reemplazar todas por imágenes que representen a la institución. Figura 94: Actualización de imágenesdel tema. 152

174 8. Ahora copiar la carpeta psicologiatheme dentro del archivo 4.2.c/tomcat/webapps/share.war en la ruta share.war/themes/. Figura 95: Copia de nuestro tema personalizado al archivo share.war. /opt/uce/fac_psic/alfresco- 9. Ahora copiar el archivo psicologiatheme.xml dentro del comprimido /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/tomcat/webapps/share.war en la ruta share.war/web- INF/classes/alfresco/site-data/themes. Figura 96: Copia del archivo que publica el tema en el archvio share.war. 10. Reiniciar el servicio de Alfresco. 11. Una vez iniciado el servicio, seleccionar el nuevo tema en Alfresco Share ingresando a la Consola de Administración, específicamente a la opción Aplicación. 153

175 Figura 97: Acceso a la consola de administración para cambio de tema. 12. Seleccionar en la opción Apariencias y se puede notar entre ellos el que nosotros personalizamos. Escoger a este y presionar Aplicar. Finalmente se podrá notar una actualización en el sistema de los colores e imágenes que se haya personalizado. Figura 98: Aplicación de tema personalizado. 13. Finalmente para terminar se puede cerrar la sesión del usuario y también notar los cambios de la imagen y colores al ingreso del sistema. Figura 99: Página de ingreso al sistema personalizada. 154

176 Configuración de la carpeta raíz del Repositorio Una funcionalidad de Alfresco Share es la capacidad de poder acceder al repositorio completo, también a la navegación por categorías o etiquetas. Pero al momento de realizar la instalación ya define carpetas propias del sistema que administra Alfresco y que como tal no se pueden borrar y como tal tienen acceso todos los usuarios que tengan acceso al sistema. Figura 100: Acceso directo repositorio de Alfresco Share. Por defecto el icono de la Barra de Herramientas Repositorio dirige hacia el espacio padre de Alfresco (Company Home, Espacio Raíz o Repositorio), pero se puede configurar para acceder a algún espacio específico dentro del repositorio y omitir que tengan acceso a ciertas carpetas. Para realizar esta configuración hay que realizar los siguientes pasos: 1. Ingresar a la carpeta de configuración /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/tomcat/shared/classes/alfresco/web-extension. 2. Editar el archivo share-config-custom.xml. 3. Buscar el elemento config que tenga la propiedad. condition="repositorylibrary" 4. En este caso no se necesita que se visualicen las carpetas del sistema, por lo que se ha creado una carpeta llamada ROOT_PSICOLOGIA dentro de la carpeta raíz y se va a configurar Alfresco Share para que el repositorio apunte a esta carpeta: <config evaluator="string-compare" condition="repositorylibrary" replace="true"> <root-node>/app:company_home/cm:root_psicologia</rootnode> <tree> <evaluate-child-folders>false</evaluate-child-folders> <maximum-folder-count>500</maximum-folder-count> </tree> </config> 155

177 5. Reiniciar Alfresco para que los cambios se apliquen. 6. Tener en cuenta además que cuando se realicen las búsquedas el sistema lee la nueva carpeta raíz y solo lo realizará bajo esta estructura de carpetas. Figura 101: Asignación de nueva carpeta raiz. Presentación de Modelos de Contenido Alfresco Share actualmente utiliza un motor de formularios para presentar las páginas de edición de metadatos, creación de contenido y listas de datos (Sitios). Como los contenidos que presentan los formularios son completamente administrados desde archivos de configuración, por lo tanto: Tipos Aspectos Propiedades Asociaciones Pueden ser presentados sin necesidad de escribir ninguna línea de código, pero esto involucra mostrar los metadatos propios y los heredados, por lo cual se puede personalizar lo que se quiere definir mediante una configuración de formularios. 156

178 Los formularios que contiene un modelo de contenido personalizado se divide en 2 grupos principales: Creación de nodo (model-type).- Presenta el formulario con los metadatos de un tipo o aspecto personalizado cuando se crea el nodo, por ejemplo la acción Crear contenido del panel de acciones. Aquí se configura también el formulario de búsqueda avanzada para los tipos de contenido. Modificación de nodo (node-type).- Presenta los formularios con los metadatos para un tipo o aspecto personalizado que ya se encuentre actualmente cargado en el repositorio, aquí se definen dos tipos de formulario de edición de metadatos uno tipo ventana emergente y el tipo página completa de edición de metadatos. A continuación se va a presentar la configuración de los formularios para el tipo de carpeta personalizado Carpeta Persona definidos en la sección Configuración de Modelos de Contenido. Para definir los formularios de estos tipos personalizados se debe modificar el archivo share-configcustom.xml dentro de la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/tomcat/shared/classes/alfresco/web-extension y agregar la siguiente configuración: a) Definir el formulario de búsqueda avanzada en la configuración de creación de nodo del tipo CARPETA PERSONA. <!-- cm:content type (creating nodes) --> <config evaluator="model-type" condition="psic:carpetapersona"> <forms> <!-- Default Create Content form --> <form> <field-visibility> <!-- Datos propios del modelo content --> <show id="cm:name" /> <field id="psic:identificadorci" set="general" /> 157

179 <field id="psic:nombrepersona" set="general" /> <field id="psic:carrerapersona" set="general" /> <field id="psic:sicloinicio" set="general" /> <field id="psic:siclofin" set="general" /> <field id="psic:semestre" set="general" /> </field-visibility> <appearance> <set id="general" appearance="bordered-panel" labelid="tipo.documento.carpetapersona" /> <field id="cm:name" set="general" /> <field id="cm:created" set="general" /> <field id="psic:identificadorci" set="general" /> <field id="psic:nombrepersona" set="general" /> <field id="psic:carrerapersona" set="general" > <control template="/org/alfresco/components/form/controls/selectone.ftl" > <control-param name="options">industrial,clinica,infantil</control-param> </control> </field> <field id="psic:sicloinicio" set="general" /> <field id="psic:siclofin" set="general" /> <field id="psic:semestre" set="general" /> </appearance> </form> <!-- Search form --> <form id="search"> <field-visibility> <show id="cm:name" /> <show id="cm:created" /> <!-- Datos de modelo --> <show id="psic:identificadorci" /> 158

180 <show id="psic:nombrepersona" /> <show id="psic:carrerapersona" /> <show id="psic:sicloinicio" /> <show id="psic:siclofin" /> <show id="psic:semestre" /> </field-visibility> <appearance> <field id="cm:created"> <control template="/org/alfresco/components/form/controls/daterange.ftl" /> </field> <field id="psic:carrerapersona" > <control template="/org/alfresco/components/form/controls/selectone.ftl" > <control-param name="options">industrial,clinica,infantil</control-param> </control> </field> </appearance> </form> </forms> </config> Figura 102: Formulario de búsqueda para CARPETA PERSONA. 159

181 b) Definir los formularios de edición de metadatos en página completa y en ventana emergente en la configuración de modificación de nodo del tipo CARPETA PERSONA. <config evaluator="node-type" condition="psic:carpetapersona"> <forms> <!-- Default form configuration for the cm:content type --> <form> <field-visibility> <!-- Datos propios del modelo content --> <show id="cm:name" /> <show id="cm:created" for-mode="view" /> <!-- Datos de modelo --> <show id="psic:identificadorci" /> <show id="psic:nombrepersona" /> <show id="psic:carrerapersona" /> <show id="psic:sicloinicio" /> <show id="psic:siclofin" /> <show id="psic:semestre" /> </field-visibility> <appearance> <set id="general" appearance="bordered-panel" labelid="tipo.documento.carpetapersona" /> <field id="cm:name" set="general" /> <field id="cm:created" set="general" /> <field id="psic:identificadorci" set="general" /> <field id="psic:nombrepersona" set="general" /> <field id="psic:carrerapersona" set="general" > <control template="/org/alfresco/components/form/controls/selectone.ftl" > <control-param name="options">industrial,clinica,infantil</control-param> </control> </field> 160

182 <field id="psic:sicloinicio" set="general" /> <field id="psic:siclofin" set="general" /> <field id="psic:semestre" set="general" /> </appearance> </form> <!-- Document Library pop-up Edit Metadata form --> <form id="doclib-simple-metadata"> <field-visibility> <!-- Datos propios del modelo content --> <show id="cm:name" /> </field-visibility> <edit-form template="../documentlibrary/forms/doclib-simplemetadata.ftl" /> <appearance> <set id="general" appearance="bordered-panel" labelid="tipo.documento.carpetapersona" /> <field id="cm:name" set="general" /> </appearance> </form> </forms> </config> Nota: Para especificar el tipo o aspecto personalizado a configurar en el formulario es necesario ubicar el nombre en la propiedad condition dentro de la etiqueta config, por ejemplo, condition=" psic:carpetapersona". En la definición de un formulario se puede observar que se forma de dos secciones principales que son: field-visibility.- Visibilidad de propiedades, aquí se listan todos los metadatos a mostrar en el formulario. 161

183 appearance.- Apariencia, aquí se especifica el aspecto que van a tener los metadatos visibles. Figura 103: Formularios de edición de metadatos pantalla completa y ventana emergente. Publicación de etiquetas para formularios. En la definición de formularios se podrá notar que ciertas propiedades hacen referencia a label-id, titleid o descriptionid, que definen un acceso a una etiqueta publicada en un archivo de propiedades. En share es posible generar formularios con etiquetas personalizadas mediante nuevos archivos de propiedades que deben ser publicados en un archivo de contexto (-context.xml). Para los formularios se definieron el archivo propiedades: messagesfacpsicologia.properties que está en la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/tomcat/shared/classes/alfresco/web-extension/messages. Este archivo debe ser publicado mediante un archivo de contexto de share, messagealfresco-context.xml, que está en la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/tomcat/shared/classes/alfresco/webextension. 162

184 Configuración de búsqueda avanzada En la sección Presentación de Modelos de Contenido se realizó la configuración de los formularios que presentan los metadatos que contiene un modelo de contenido personalizado, dentro de esta configuración se encuentra la definición del formulario de búsqueda avanzada de dicho modelo de contenido y los metadatos que va a presentar como criterios de búsqueda, sin embargo se necesita configurar a Alfresco Share para agregar los modelos personalizados dentro de la lista de búsqueda avanzada. Figura 104: Lista de tipos de documentos para búsqueda avanzada. Para realizar esta configuración es necesario modificar el archivo sharecustom-config.xml que está ubicado en /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/tomcat/shared/classes/alfresco/web-extension, agregar la siguiente configuración. <config evaluator="string-compare" condition="advancedsearch"> <advanced-search> <!-- Forms for the advanced search type list --> <forms> <form labelid="search.form.label.psic_solicituddoc" descriptionid="search.form.desc.psic_solicituddoc">psic:solicituddoc</form> <form labelid="search.form.label.psic_doccambiouniversidad" descriptionid="search.form.desc.psic_doccambiouniversidad">psic:doccam biouniversidad</form> <form labelid="search.form.label.psic_docreingreso" descriptionid="search.form.desc.psic_docreingreso">psic:docreingreso</fo rm> <form labelid="search.form.label.psic_doccambiofacultad" descriptionid="search.form.desc.psic_doccambiofacultad">psic:doccambio Facultad</form> 163

185 <form labelid="search.form.label.psic_doccambiocarrera" descriptionid="search.form.desc.psic_doccambiocarrera">psic:doccambioc arrera</form> <form labelid="search.form.label.psic_doccambiotutor" descriptionid="search.form.desc.psic_doccambiotutor">psic:doccambiotut or</form> <form labelid="search.form.label.psic_doccertmatricula" descriptionid="search.form.desc.psic_doccertmatricula">psic:doccertmatricu la</form> <form labelid="search.form.label.psic_docanulmatricula" descriptionid="search.form.desc.psic_docanulmatricula">psic:docanulmatric ula</form> <form labelid="search.form.label.psic_doccertasistencia" descriptionid="search.form.desc.psic_doccertasistencia">psic:doccertasiste ncia</form> <form labelid="search.form.label.psic_docrectnotas" descriptionid="search.form.desc.psic_docrectnotas">psic:docrectnotas</fo rm> <form labelid="search.form.label.psic_docnotasatrazada" descriptionid="search.form.desc.psic_docnotasatrazada">psic:docnotasatra zada</form> <form labelid="search.form.label.psic_carpetapersona" descriptionid="search.form.desc.psic_carpetapersona">psic:carpetapersona </form> </forms> </advanced-search> </config> 164

186 Figura 105: Lista modificada de tipos de documentos para búsqueda avanzada. ADMINISTRACIÓN DE ALFRESCO SHARE Administración de Usuarios La administración de usuarios le permite agregar nuevos, eliminar, editar usuarios para que tengan acceso al sistema, más no a los documentos o carpetas. Esto es debido a que los permisos se configuran por carpeta y documento, que se verá más adelante. Para añadir un usuario debemos: 1. En la barra de herramientas, seleccionar la opción Más y seleccionar Usuarios. 165

187 Figura 106: Acceso a la consola de administración de usuar. 2. En la pantalla de administración de usuarios puedo realizar la búsqueda de los generados para no intentar crearlos nuevamente debido a que el sistema no lo permite. En esta sección se puede acceder a la opción Nuevo usuario. Figura 107: Pantalla de administración de usuarios. 3. Al seleccionar la opción nuevo usuario se nos presentará un formulario en el que podrá ingresar los datos principales del usuario y obligatoriamente los con *. Tener en cuenta que no hay problema si existen usuarios con los mismos nombres, pero no es posible con el mismo usuario. Como ventaja tengo la opción de agregar los usuarios a los grupos que pertenezcan directamente. 166

188 Figura 108: Formulario de ingreso de nuevo usuario. La opción Cuota me permite definir sí el usuario tendrá un límite de espacio en el servidor para carga de documentos. Además puedo indicar si la cuenta esta activa para que ya pueda ingresar al sistema, caso contrario tendrá que editar la cuenta del usuario para activarla. Finalmente tengo las opciones: Crear usuario.- Crea el usuario y finaliza. Crear y crear otro.- Crea el usuario y permite regresar al mismo formulario para crear otro. Cancelar.- Cancela el trabajo realizado. 4. Una vez que el usuario es creado ya aparecerá en el listado de usuarios pertenecientes al sistema y yo podré administrar el mismo al seleccionarlo. 167

189 Figura 109: Selección de un usuario. 5. Al seleccionar el usuario tengo la posibilidad de ver los datos pertenecientes al mismo y además gestionarlo mediante las opciones Eliminar usuario o Editar un usuario. Editar un usuario.- Me permite regresar al formulario de la creación del usuario para editar los datos ya definidos a excepción del nombre de usuario. Eliminar usuario.- Mediante esta opción me permite borrar el usuario creado. Esto incluye eliminar únicamente la referencia del usuario a contenido generado en el repositorio (documentos, carpetas, wikis, otros), esta información podrá ser gestionada por el resto de usuarios con permisos y en último caso el usuario administrador. Figura 110: Pantalla de visualización de datos de un usuario. 168

190 Administración de grupos La administración de grupos le permite agregar, eliminar, actualizar grupos al sistema para que permitan agrupar usuarios y definir los permisos a nivel de grupos. Tener en cuenta que es más recomendable manejar los permisos a nivel de grupos, que a cada uno de los usuarios. Recordar que los permisos se configuran por carpeta y documento, que se verá más adelante. Solo el grupo ALFRESCO_ADMINISTRATOR propio de Alfresco permite añadir los nuevos usuarios administradores que tendrán acceso a todo. Ahora se puede notar como incluir el grupo, por ejemplo, Administradores de Tecnología dentro de ALFRESCO_ADMINISTRATOR para que se apliquen los privilegios de administrador, para realizar esto seguir estos pasos: 1. En la barra de herramientas, seleccionar la opción Más y seleccionar Grupos. Figura 111: Acceso a la consola de administración de Grupos 2. En la pantalla de administración de grupos tengo la opción de crear un grupo raíz y Añadir grupo o ingresar al grupo existente como ALFRESCO_ADMINISTRATORS y seleccionar la opción Añadir subgrupo, esta opción como se podrá notar automáticamente le indica que el este grupo ya tiene un grupo superior. 169

191 Figura 112: Forumlario para creación de un nuevo grupo Con esta opción me permite crear un nuevo grupo, pero tener en cuenta que el Identificador debe ser único, caso contrario no nos permitirá crear el grupo, debido a que cuando se crea ya no podrá ser cambiado. El Nombre a mostrar contrario al caso anterior puede repetirse pero como sugerencia no hacerlo. Finalmente tengo las opciones: Crear grupo.- Crea el grupo y finaliza Crear y crear otro.- Crea el grupo y permite regresar al mismo formulario para crear otro. Cancelar.- Cancela el trabajo realizado 3. Si lo que deseo es añadir un grupo existente como subgrupo de otro tengo la opción Añadir un grupo. Se presentará un cuadro de diálogo para buscar el grupo creado por ejemplo Administradores de Tecnología (AdmTecnico_Alfresco) y seleccionar el botón Añadir. Figura 113: Formulario para añadir grupos existentes como subgrupos de otro. 170

192 Finalmente el grupo Administradores de Tecnología se ubica dentro del grupo ALFRESCO_ADMINSTRATORS. Figura 114: Muestra del grupo raiz y el subgrupo 4. En el caso de querer editar o eliminar un grupo, al seleccionar uno de ellos se tiene las opciones Editar grupo o Eliminar Grupo. Figura 115: Acciones de adminsitración de Grupos Editar grupo.- Me permite ir al formulario de creación de grupos para editar sus propiedades, con la excepción que no es posible cambiar el Identificador. Eliminar Grupo.- Se le presentará el mensaje indicando si se desea borrar completamente al grupo. Figura 116: Mensaje de eliminar un grupo. Nota.- El eliminar un grupo no implica que elimine los subgrupos y usuarios pertenecientes al mismo, únicamente dejan de pertenecer al grupo eliminado. Agregar usuarios en un grupo 1. En el panel inicial, de clic en la opción Grupos. 171

193 Figura 117: Acceso a la consola de administración de Grupos para añadir un Usuario. 2. Una vez que se ve todos los grupos, escoger uno de ellos y se desplegará los usuarios cargados a al mismo. Figura 118: Pantalla de administración de grupos. 3. Si se desea agregar un usuario a este grupo, dar clic en el icono de Añadir usuario. Se nos desplegará la pantalla de búsqueda de usuario, al cual se desea agregar al grupo, una vez que lo encuentra finalizar dando clic en Añadir. Figura 119: Formulario de búsqueda de usuarios que son añadidos a un grupo. 4. Una vez que el usuario es añadido a un grupo existe la posibilidad de quitarlo mediante la opción Eliminar usuario acción de quitarlo del grupo, no de bórralo., que realiza la 172

194 Añadir usuarios o grupos a un espacio o documento Para añadir usuarios a un documento o carpeta específica primero se debe ubicarse al ítem requerido. En la lista de acciones en la parte derecha pulsar la opción Más o en el caso de los documento en la acciones de la previsualización, seleccionar la opción Administrar permisos. Figura 120: Acción para administrar permisos. A continuación se muestra una página que muestra los usuarios y sus permisos en el espacio. Nota: Una carpeta por defecto tiene los mismos permisos que sus carpetas contenedores (superiores), si se necesita deshabilitar esta funcionalidad hay que remover la opción Heredar permisos. Figura 121: Página permisos de espacio. Para agregar usuarios seleccionar la opción Añadir usuario/grupo. A continuación se presenta una ventana emergente en el cual se debe realizar las siguientes acciones: 173

195 1. Buscar el usuario al cual se desea que tenga permisos en el espacio y seleccionar el botón Añadir. 2. Seleccionar el permiso que se le va a dar a ese usuario. 3. Si se desea agregar más usuarios o grupos repetir los pasos 1 y 2. Figura 122: Lista de usuarios con permisos a la carpeta. Para finalizar el seleccionar el botón Guardar. 174

196 Manual Técnico Bonitasoft DETALLE DE LAS HERRAMIENTAS: o Versión de Bonita BPM: 6.0 o Servidor: Tomcat o Base de Datos: Postgres o Sistema operativo: Centos 6.6 o JDBC Postgres: postgresql jdbc4.jar o Java Virtual Machine: JDK 6U45 (1.6.0_45) ACCESO A LOS RECURSOS DE BONITA: Para acceder a la descarga del servidor bonita se tiene dos opciones en el portal de BonitaSoft donde se podrá obtener las diferentes versiones. Para descargar los recursos se debe seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar a la página de BonitaSoft a la sección todas las descargas. Figura 123: Acceso al Portal de Bonitasoft 2. Al ingresar al portal elegir la versión que se desea manejar. Para el caso de este proyecto fue en la versión 6.0 Linux. Figura 124: Selección de la versión de BonitaSoft y esl sistema operativo. 175

197 3. En la parte inferior se tendrá los instaladores del IDE de desarrollo de procesos y los servidores preconfigurados con el motor de bonita o los recursos para desplegar a un servidor existente. Para este proyecto se opto por utilizar el servidor preconfigurado del motor de procesos en Tomcat. Figura 125: Selección de Servidot Tomcat Preconfigurado con el Motor de Bonitasoft 4. Como se indicó, procedió a descargar el bundle de Tomcat + Bonita BonitaBPMCommunity Tomcat zip y descomprimir en la ruta /opt/uce/fac_psic/ donde el servidor se ejecutará. Además renombrar la carpeta descomprimida por un nombre más corto Bonita Tomcat Figura 126: Zip descomprimido y cambio de nombre de la carpeta. 5. En el Sistema Operativo debe estar instalada la Java Virtual Machine para que el aplicativo Bonitasoft pueda iniciar, con cual quiera de las siguientes versiones: 176

198 Oracle Java SE JRE 6 Oracle Java SE JRE 7 OpenJDK 7 Nota.- Se debe aclarar que no es necesario descargar el servidor preconfigurado, ni tampoco realizar las siguientes configuraciones, debido a que se entregará un archivo compreso con todas las personalizaciones mostradas a continuación. Tener en cuenta el Manual de Implementación y Ejecución en el cual se ilustra la instalación de esta aplicación y la puesta en funcionamiento del sistema. CONFIGURACIÓN Al tener nuestro servidor desplegado, un servidor Tomcat, con los war del aplicativo, archivos de configuración sobrescritos y copiados, propios de bonita, dentro del servidor se podrá configurar el ambiente para que trabaje dentro de condiciones definidas y se conecte a nuestras aplicaciones externas como: Base de Datos Inicialmente Bonita viene configurado con una base H2 la cual se debe proceder a deshabilitar, la configuración se mostrará más adelante. Nota: <TOMCAT_HOME> hace referencia a la carpeta: /opt/uce/fac_psic/bonita tomcat y <BONITA_HOME> hace referencia a la carpeta: /opt/uce/fac_psic/bonita tomcat /bonita. Creación de base de datos Se debe crear una base de datos con nombre descriptivo, en nuestro caso uce_fac_psicologia, que hace uso el Motor de Bonita para el registro de la ejecución de los procesos. 177

199 Asignar un usuario y password para las bases de datos Ejemplo: Usuario: postgres Password: postgres El usuario debe tener privilegios para creación y borrado de objetos en la base que fue creada. Configuración de Postgres instalado con Alfresco Para este punto tener en cuenta la instalación del servidor de Alfresco como se indica en el Manual Técnico de Alfresco. Como se podrá notar el PostgresSQL es instalado mediante la herramienta de despliegue del servidor de Alfresco para lo cual ya no se necesita volver a instalar una base de datos. Esta base de datos viene configurada dentro del servidor de Alfresco y como tal se inicia con este servidor, para lo cual tener en cuenta lo siguiente: Primero debe ser iniciado el servidor de Alfresco, que a su vez, pone en ejecución a la base de datos Postgres, antes de iniciar el servidor de Bonita La carpeta que hace referencia a la base de datos instalada estará dentro del servidor Alfresco, en la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/postgresql. Figura 127: Ruta del servidor de PostgresSQL en Alfresco. Alfresco para controlar el inicio y parar la ejecución de los sistemas que utiliza, maneja scripts y como tal existe un script que controla a Postgres. 178

200 Este archivo ctl.sh está en la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/postgresql/scripts. Para iniciar el servicio ejecutamos:./ctl.sh start ó sh ctl.sh start Para parar el servicio ejecutamos:./ctl.sh stop ó sh ctl.sh stop Ahora, el servidor es preconfigurado para el uso del sistema Alfresco, por lo cual se necesita modificar archivos para habilitar el acceso y generar un nuevo usuario que será utilizado por Bonita. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Postgres no mantiene sus archivos de configuración en la misma ruta en la que es desplegado. Para ello se deberá acceder al repositorio de Alfresco en la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/alf_data/postgresql. Figura 128: Carpeta Postgres con los archivos de configuración. En esta carpeta se tiene dos archivos principales de Postgres que se necesita editar: pg_hba.conf postgresql.conf 179

201 2. En el archivo postgresql.conf editar el puerto de acceso y las direcciones de red que podrán acceder al mismo. - Puerto(port): Acceso(listen_addresses): Desde cualquier red ( * ) Figura 129: Configuración del archivo postgresql.conf 3. En el archivo pg_hba.conf se podrá configurar el modo de autenticación que estará habilitado para acceder interna y externamente al servidor Postgres. Inicialmente está configurado md5, que indica la necesidad de contraseña, que será encriptado, para ingresar al ambiente del servidor. Figura 130: Configuración inicial del archivo pg_hba.conf 180

202 Cuando el servidor Postgres se instala, siempre viene definido un usuario administrador postgres que tiene permisos en todo el sistema de superusuario, el cual se necesita para generar el nuevo usuario de Bonita. Como se desconoce la contraseña del postgres, es posible cambiar la forma de autenticación a trust para no requerir de autenticación. Figura 131: Cambio de modo de autenticación al servidor Postgres 4. Los cambios anteriormente realizados requerirán de un reinicio de Postgres, parar e iniciar, por lo cual se recomienda hacer estos cambios sin que se inicie el servidor de Alfresco. Para gestionar el Postgres recordar que el archivo ctl.sh está en la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/postgresql/scripts y para ser ejecutado se debe ingresar desde un terminal. $cd /opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/postgresql/scripts $./ctl.sh stop $./ctl.sh start 5. Una vez iniciado el servidor con los cambios realizados se podrá acceder a la administración del servidor, con el usuario postgres, mediante el script psql que está en la ruta opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/postgresql/bin con el siguiente comando: $cd /opt/uce/fac_psic/alfresco-4.2.c/postgresql/bin $./psql U postgres 181

203 Figura 132: Acceso a la administración de Postgres. 6. Al ingresar a la consola de administración de la base de datos se puede modificar la contraseña del usuario postgres mediante el siguiente comando: \password postgres Figura 133: Cambio de contraseña de usuario Postgres. De forma seguida solicita el ingreso de la nueva contraseña y su confirmación. Usuario: postgres Password: postgres 7. Realizado el cambio de la contraseña se puede indicar que se requiere el acceso seguro restaurando el archivo pg_hba.conf, cambiando la forma de autenticación a md5. En adición se añade la siguiente línea para permitir el acceso desde cualquier dirección ip con autenticación: host all all all md5 182

204 Figura 134: Añadir el acceso desde cualquier dirección ip al servidor Postgres. Este cambio requiere de un reinicio del servidor postgres para registrar los cambios realizados. 8. Ahora, el servidor suele tener habilitada la configuración de Cortafuegos (Firewall) por lo que se necesita habilitar el acceso al puerto 5432 del servidor Postgres. Para ello es necesario editar el archivo iptables que se encuentra en la ruta /etc/sysconfig/. $cd /etc/sysconfig/ $ sudo gedit iptables Y añadir la siguiente línea al final: -A INPUT -p tcp -m state --state NEW -m tcp --dport j ACCEPT Al guardar los cambios es necesario reiniciar el servicio iptables para registrar el cambio. $ sudo service iptables restart 183

205 9. Una vez realizado los pasos anteriores es posible ingresar externamente al servidor desde un equipo que pertenezca a la misma red. Esto facilita el trabajo debido a que es posible acceder mediante una herramienta de administración de base de datos Postgres, como por ejemplo PgAdmin, que no necesariamente debe ser instalado en el servidor por que los comandos pueden ser ejecutados desde un terminal como se indico anteriormente. Figura 135: Herramienta de administración de Postgres, PgAdmin. 10. Una vez que se haya ingresado al sistema PgAdmin se podrá generar una conexión al servidor de postgres con los siguientes parámetros: PARAMETROS DE CONEXIÓN AL SERVIDOR POSTGRES Usuario Password postgres postgres Servidor <dirección ip del servidor> Puerto 5432 Tabla 10: Parámetros de conexión al servidor Postgres. 184

206 Figura 136: Configuración de conexión al servidor Postegres desde PgAdmin. 11. Una vez configurada la conexión se puede acceder al servidor Postgres y visualizar las bases creadas, por ejemplo la base Alfresco que utilizará el Gestor de Contenidos Empresariales Alfresco. Figura 137: Visualización de base de datos creados en servidor Postgres. 12. Ahora, se puede proceder a crear el usuario que utilizará el servidor de Bonita. Usuario: bonita Password: bpm 185

207 Figura 138: Creación de usuario para Bonita. Desde la herramienta PgAdmin se podrá crear el usuario, definir su contraseña y los permisos mínimos que se requiere que posea y finalmente Aceptar la creación. 13. Como último punto se requiere crear la base de datos que utilizará Bonita, uce_fac_psicologia, y que a su vez sea asignada al usuario que creamos, bonita, para que tenga todos los permisos sobre la misma, como: Crear, borrar, actualizar tablas. Crear, borrar, actualizar vistas. Crear, borrar, actualizar funciones. Otros Figura 139: Creación de base de datos de Bonita. 186

208 Agregar el driver de la base de datos Se debe copiar el drive JDBC en la siguiente carpeta: <TOMCAT_HOME>/server/default/lib/bonita/. La versión de la librería depende del motor de base de Datos Postgres: postgresql-<versión soportada>.jdbc4.jar Para nuestra ayuda se puede copiar la librería postgresql jdbc4.jar de la ruta /opt/uce/fac_psic/alfresco- 4.2.c/tomcat/lib. Otra opción es descargar la librería jdbc4, para ello se debe acceder a la url página oficial de postgres. Especificar el proveedor de base de datos Se debe editar el archivo: setenv.sh ubicado en la siguiente carpeta: <TOMCAT_HOME>/bin/. Establecer el valor correspondiente en la propiedad: sysprop.bonita.db.vendor sysprop.bonita.db.vendor=postgres Configuración del datasource Utilizar la base que se definió en la creación de base de datos. uce_fac_psicologia: Es la base que administra Bonita para generar el esquema que utiliza el motor de procesos, para registro de los procesos que se están ejecutando y como histórico de los casos finalizados. Esto permite que al reiniciar el servidor de bonita se vuelvan a cargar las tareas que están pendientes. 187

209 Se indicó en un punto anterior, Bonitasoft viene configurado en un inicio con una Base H2, la cual se va a remover para utilizar Postgres como única base de datos. Esto es debido a que si solo se configura la base del motor de Bonita se mantiene en ejecución el servidor H2 que se inicia en conjunto con el servidor TOMCAT. El mantenerlo no implica que el no va a funcionar, pero se debe tener en cuenta que esto implica consumo de más recursos. Los archivos que se va a configurar y pasos que se debe realizar son: Editar el archivo bitronix-resources.properties en la ruta <TOMCAT_HOME>/conf/. Se necesita comentar o remover las líneas que hacen referencia a la base de datos H2 y se procederá a agregar las siguientes: resource.ds1.classname=org.postgresql.xa.pgxadatasource resource.ds1.driverproperties.user=bonita resource.ds1.driverproperties.password=bpm resource.ds1.driverproperties.servername=localhost resource.ds1.driverproperties.portnumber=5432 resource.ds1.driverproperties.databasename=uce_fac_psicologia resource.ds1.testquery=select 1 Como se pudo notar el tag ds1, hace referencia a la base que utiliza el motor. El paso siguiente es configurar el archivo bonita.xml que está en la ruta <TOMCAT_HOME>/conf/Catalina/localhost/. De igual manera se necesita comentar o remover las referencias a la base de datos H2 y poner las personalizadas por nosotros: 188

210 <Resource name="bonitasequencemanagerds" auth="container" type="javax.sql.datasource" maxactive="17" minidle="5" maxwait="10000" initialsize="3" validationquery="select 1" validationinterval="30000" removeabandoned="true" logabandoned="true" username="bonita" password="bpm" driverclassname="org.postgresql.driver" url="jdbc:postgresql://localhost:5432/uce_fac_psico logia "/> Ahora se puede proceder a remover la llamada del servidor de base de datos H2 en el arranque de la base de datos y librerías. Acceder al archivo server.xml en la ruta <TOMCAT_HOME>/conf/ para comentar la siguiente línea: <Listener classname="org.bonitasoft.tomcat.h2listener" tcpport="9091" basedir="${catalina.home}/bonita/server/platform/work" start="true" /> 189

211 Comentado deberá quedar de la siguiente forma: <!-- <Listener classname="org.bonitasoft.tomcat.h2listener" tcpport="9091" basedir="${catalina.home}/bonita/server/platform/work" start="true" /> --> Finalmente podemos, si se desea, remover las librerías que se utiliza para conectarse al servidor de base de Datos H2 que están en la ruta <TOMCAT_HOME>/lib/bonita/. - bonita-jboss-h2-mbean jar - bonita-tomcat-h2-listener jar - h jar CAMBIAR PUERTOS DE INICIO DEL SERVIDOR En un inicio el servidor está configurado con puertos de inicio y cierre, los cuales pueden generar conflicto con otra aplicación que se haya instalado antes. Para ello se debe seguir los siguientes pasos: Acceder al archivo server.xml en la ruta <TOMCAT_HOME>/conf/ para cambiar los siguientes puertos: Original Sustituto

212 Tabla 11: Listado de puertos cambiados Al momento de iniciar el servidor indicará los nuevos puertos utilizados. INICIAR EL SERVIDOR TOMCAT Dirigirse a la siguiente ruta: <TOMCAT_HOME>/bin mediante el Terminal Linux e iniciar el servidor de la siguiente manera: sh startup.sh ó./startup.sh Para comprobar que la instalación ha sido satisfactoria y la base de datos está configurada correctamente, iniciar Bonita BPM Portal. Dirigirse al navegador e ingresar la URL: Figura 140: Acceso al servidor de Bonita Si se desea parar el servidor se debe ejecutar el script shutdown.sh que se encuentra en la misma ruta: sh shutdown.sh 191

213 Nota.- Recordar antes de iniciar el servidor de Bonita se debe iniciar el servidor Postgres y esto es possible iniciando el Servicio de Alfresco. Por lo que es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Primero iniciar el servicio del Alfresco y después el de Bonita. 2. Primero bajar el servicio de Bonita y después el de Alfresco. CREACIÓN DEL USUARIO ADMINISTRADOR La primera sesión se debe realizar con el usuario técnico con el fin de crear un nuevo usuario con perfil Administrador. El usuario técnico tiene limitados los privilegios dentro del Portal de Bonita. Su objetivo es inicializar la organización de usuarios. Usuario Técnico Usuario Password install install Tabla 12: Credenciales Usuario Técnico Una vez iniciada la sesión con el usuario técnico nos se deberá dirigir a la sección de Organización. Figura 141: Acceso a la página de usuario. Crear el Usuario al dar click en el botón que mostrará el formulario de registro de los datos: Figura 142: Botón de crear usuario. 192

214 Figura 143: Registro del usuario Administrador. Una vez creado el usuario, dirigirse a la sección Configuración: Figura 144: Acceso a la página de perfiles. Y le asignar el perfil de Administrador: Figura 145: Acceso al rol de Adminitrador. Figura 146: Añadir usuario al rol de Administrador. Agregar el usuario que se creó anteriormente: 193

215 Figura 147: Registro del usuario creado como Administrador. Por último iniciar la sesión con el usuario Administrador creado y se podrá observar que tiene todos los privilegios para el manejo de: a) Instalación de procesos, activación, desactivación y eliminación. b) Manejo de privilegios: a. Administrador b. Usuario c) Ver procesos y casos ejecutándose d) Crear, actualizar y borrar grupos, roles y usuarios e) Además de los permisos de un Usuario CREACIÓN DE USUARIO DEL SISTEMA. De la misma manera en que fue creado el usuario Administrador, se crea un usuario del sistema, pero es necesario que el usuario sea asignado al perfil Usuario para que este habilitado su acceso al sistema. Caso contrario estará registrado pero no podrá ingresar. 194

216 Asignación de usuarios a grupos. Para asignar los usuarios a grupos se maneja el concepto de Membrecía que corresponde a dar un Rol en ese Grupo al usuario. En el caso de este proyecto se ha definido un único Rol para todos los usuarios que es Personal Para asignar un usuario a un grupo se debe acceder con los privilegios de Administrador a la opción Directorio, específicamente la opción Usuarios. Figura 148: Acceso a la administración de Usuarios. En esta parte se tiene una opción, buscar los usuarios creados o crear nuevos como en el caso del usuario administrador. Para asignar el usuario a un grupo se debe ir a los detalles del usuario que es mediante el botón MÁS de la parte superior derecha. En este formulario se tiene acceso a la opción Membrecías Figura 149: Página de detalles del usuario. 195

217 En la parte inferior de Membrecías hay el botón Añadir el cual permite acceder a un formulario asistente donde podré iniciar una búsqueda de los roles y grupos existentes. Figura 150: Acceso al formulario de membresía. Al digitar parte del nombre del grupo o rol se desplegarán los que coincidan en el sistema y finalmente Añadir para agregarlos o Cancelar si no se está de acuerdo. Las membrecías añadidas estarán listadas debido a que puedo tener más de una con distintos grupos y roles. Figura 151: Listado de Membresías. En el caso de querer eliminar una de ellas en la parte derecha de cada membrecía generada existe la opción Eliminar, el cual desplegará un formulario asistente con un mensaje indicando la acción a realizar y si se está de acuerdo en quitarla. 196

218 Figura 152: Formulario de advertencia de eliminación de membresía. Edición de detalles del usuario El administrador es el único que puede cambiar la información personal del resto de usuarios. Para ello se debe ingresar a los detalles de un usuario para ser personalizado. Figura 153: Acceso a detalles del usuario En la página de los detalles del usuario hay un botón ACTUALIZAR USUARIO que despliega un formulario asistente donde puedo ingresar y editar los datos. 197

219 Figura 154: Ingreso de datos del usuario Dentro de la información que puede ser ingresada esta: Detalles.- Identifica la información general de la persona y de la situación actual dentro de la organización. El detalle Gerente corresponde al jefe del usuario actual que permite ser buscado mediante parte de su nombre, el cual desplegará un listado de las coincidencias para ser seleccionado. Tarjeta de Visita (Bussines Card).- Identifica la información actual de la persona dentro de la organización con la dirección, teléfono, móvil o correo. Nota.- El correo es un dato primordial de esta sección debido a que mediante este, es posible la generación de notificaciones de los procesos desarrollados. Información Personal.- Identifica únicamente la información personal que no es influida por la organización. 198

220 Una vez ingresada la información presionar el botón GUARDAR para registrar la información o CANCELAR para omitir los cambios generados. CREACIÓN DE ROLES Para crear un rol se deberá acceder con los privilegios de Administrador a la opción Directorio, específicamente la opción Roles. Figura 155: Acceso a administración de Roles. En esta página se puede acceder al listado de roles o papeles generados y la opción de buscarlos mediante su nombre. Los papeles o roles permiten, de igual forma que los grupos, clasificar usuarios en un conjunto definido que puede ser utilizado en procesos para indicar que usuarios deben poder tener acceso o interactuar en el mismo. Por ejemplo: Grupo o Usuario Rol Asociado Estudiantes Interno Externo Tabla 13: Ejemplo de un Rol definido para un grupo o estudiante Para crear un rol se debe presionar el botón CREAR UN PAPEL en la parte superior izquierda, el cual nos desplegará un formulario asistente donde puede ingresar los detalles requeridos. 199

221 Figura 156: Asistente de creación de Grupos Dentro de los detalles a ingresar, se debe tener en cuenta que el nombre no debe existir antes. Es decir debe ser único, caso contrario indicará un error de un rol existente. En el caso de los roles, no es posible la edición de las propiedades desde la interface de administración, la única opción posible es Eliminar. Al seleccionar el rol o roles a eliminar me desplegará un mensaje de advertencia antes de proceder a eliminarlos completamente del sistema Figura 157: Advertencia de eliminar Rol. Roles Creados Para el proyecto de proceso de solicitudes fue creado un único rol que utilizarán todos los usuarios de Bonita. Rol Definido Título Dinámico (Nombre) Personal (personal) Tabla 14: Rol definido en Bonita para el Proyecto de Proceso de Solicitudes. 200

222 CREACIÓN DE GRUPOS Para crear un grupo se deberá acceder con los privilegios de Administrador a la opción Directorio, específicamente la opción Grupos. Figura 158: Acceso a administración de Grupos. En esta página se puede acceder al listado de grupos generados y la opción de buscarlos mediante su nombre. Para crear un grupo se debe presionar el botón CREAR UN GRUPO en la parte superior izquierda, el cual nos desplegará un formulario asistente donde puede ingresar los detalles requeridos. Figura 159: Asistente de creación de Grupos Dentro de los detalles a ingresar, se debe tener en cuenta que el nombre no debe existir antes. Es decir debe ser único, caso contrario indicará un error de un grupo existente. 201

223 El Grupo primario corresponde a qué grupo actual pertenece, es decir subgrupo del grupo primario. En el caso de los grupos, no es posible la edición de las propiedades desde la interface de administración, la única opción posible es Eliminar el grupo. Al seleccionar el grupo o grupos a eliminar me desplegará un mensaje de advertencia antes de proceder a eliminarlos completamente del sistema Grupos Creados para Procesos Figura 160: Advertencia de eliminar grupo. Los grupos a continuación creados corresponden a los que fueron definidos para los procesos creados en el proyecto. Cada uno de ellos hace referencia a grupos de personas específicas dentro de la Facultad de Psicología, que ejecutarán alguna actividad en los procesos de solicitudes. GRUPOS DEFINIDOS PARA LOS PROCESO Título Dinámico (Nombre) Estudiantes (estudiantes) Profesores (profesores) Facultad (facultad) Centro de Cómputo (computo) Consejo Directivo (consejo) Financiero (financiero) Decano (decano) 202

224 Secretarias (secretarias) Vinculación (vinculacion) Carrera Infantil (infantil) Director(director) Carrera Clínica (clinica) Carrera Industrial (industrial) Tabla 15: Grupos definidos en Bonita para el Proyecto de Proceso de Solicitudes. GESTIÓN DE APLICACIONES La gestión de aplicaciones es una pantalla a nivel de Administrador, en la que podrá gestionar tareas, casos y aplicaciones o procesos. Tareas En esta pantalla el usuario administrador podrá tener acceso y gestión de todas las tareas generadas de los diferentes procesos iniciados por los usuarios del sistema. Para ingresar a esta pantalla, se necesita acceder con los privilegios de Administrador a la opción Gestión de Aplicaciones, específicamente la opción Tareas. Figura 161: Pantalla de administración de todas las tareas. En esta pantalla se tiene acceso a las tareas mediante los filtros siguientes: 203

225 Tareas en Ejecución (Humano).- Esta opción permite listar todas las tareas de usuarios actualmente en ejecución. Tareas Fallidas (Fallido).- Esta opción permite listar todas las tareas de usuario y automáticas que tuvieron algún problema y no pudieron finalizar correctamente. Tareas Finalizadas (Realizado).- Esta opción permite listar todas las tareas de usuario y automáticas que ya fueron finalizadas. Aplicaciones.- Esta opción me permite filtrar las tareas actualmente en ejecución por el proceso que lo administra. Las acciones posibles de ejecutar son: Asignar.- Esta opción permite al administrador asignar la tarea o tareas seleccionadas, que estén activas, a un usuario específico para su gestión. Sin Asignar.- Esta opción permite al administrador quitar la asignación de la tarea o tareas seleccionadas, que estén activas, al usuario que actualmente la estaba gestionando. Mas.- Esta opción permite tener un detalle de una tarea seleccionada, activa o finalizada, como: - Conectores, funcionalidades desarrolladas, ejecutadas que finalizaron, fallaron o están pendientes de ejecución. - Comentarios ingresados por los usuarios involucrados. - Detalles de la instancia del proceso iniciado al cual pertenece la tarea. 204

226 Casos En esta pantalla el usuario administrador podrá tener acceso y gestión de todos los casos o instancias de procesos generados por los usuarios del sistema. Para ingresar a esta pantalla, se necesita acceder con los privilegios de Administrador a la opción Gestión de Aplicaciones, específicamente la opción Casos. Figura 162: Pantalla de administración de todos los casos. En esta pantalla se tiene acceso a los casos mediante los filtros siguientes: Abierto.- Esta opción permite listar todos los casos o instancias de procesos de usuarios actualmente en ejecución. Archivadas.- Esta opción permite listar todos los casos o instancias de procesos de usuarios que ya fueron finalizados. Aplicaciones.- Esta opción permite filtrar los casos actualmente en ejecución por el proceso del cual se generó la instancia. Las acciones posibles de ejecutar son: Eliminar.- Esta opción permite al administrador cancelar una instancia de un proceso actualmente en ejecución y borrar el registro de la información generada en el sistema. Mas.- Esta opción permite tener un detalle de la instancia del proceso activo o finalizado, como: 205

227 - Conocer el estado del proceso al poder ver el listado las tareas finalizadas, en ejecución y fallidas, si ocurrieron, con detalles que las identifican. - Comentarios ingresados por los usuarios involucrados. - Valores de las variables globales de la instancia del proceso, las cuales pueden ser editadas para modificar el comportamiento del proceso. Aplicaciones En esta pantalla el usuario administrador podrá tener acceso y gestión de todos los procesos cargados por los usuarios Administrador del sistema, además de tener la facultad de instalar nuevos. Para ingresar a esta pantalla, se necesita acceder con los privilegios de Administrador a la opción Gestión de Aplicaciones, específicamente la opción Aplicaciones. Figura 163: Pantalla de administración de todos los casos. En esta pantalla se tiene acceso a las tareas mediante los filtros siguientes: Activos.- Esta opción permite listar todos los procesos activos y que pueden ser ejecutados por los usuarios con los privilegios asignados. Desactivados.- Esta opción permite listar todos los procesos inactivos que no pueden ser ejecutados por los usuarios del sistema. Específicamente se maneja dos estados: 206

228 o Resueltos.- Estos tipos de procesos desactivados indican que fueron resueltas sus dependencias para ser activados sin ningún problema. o No Resuelto.- Estos tipos de procesos desactivados indican que sus dependencias están pendientes y mientras no sean resueltas no podrán ser activados. Por ejemplo los usuarios, grupos, roles o membrecías que deben ser definidos en los actores, responsables de tareas de usuario, de los procesos. Las acciones posibles de ejecutar son: Desactivar.- Poner un proceso o procesos seleccionados en estado desactivado lo que implica que nadie podrá tener acceso a ejecutar el mismo. Activar.- Poner el proceso a disposición de los usuarios que lo puedan iniciar. Eliminar.- Esta opción permite al administrador eliminar el proceso y como tal borrar todos los registros relacionados, como tareas, los casos e información generada. Mas.- Esta opción permite tener un detalle de un proceso activo o desactivado, como: - Conocer el número de instancias del proceso que han sido generadas. - La definición de los conectores que utiliza el proceso para el entorno funcional. - El esquema de asignación en el cual se identifica los usuarios, grupos, roles o membrecías que estarán identificados con los actores del proceso. 207

229 Esquema de Asignación Figura 164: Esquema de asignación de un Proceso. El esquema de asignación como se indica anteriormente hace referencia a los usuarios involucrados como Actores en un proceso. Por ejemplo mediante el actor Estudiante definido en un proceso, el administrador puede indicar que usuarios, grupos, roles o membrecías (unión de un grupo y un rol) pueden interactuar en el proceso. Para asignar uno de ellos se debe seleccionar en la parte de Acciones. Asignación de grupos: Figura 165: Asignación de grupos a un Actor de un Proceso. Al seleccionar Grupos se nos mostrará una pantalla en la cual se puede Agregar un Grupo nuevo, Eliminar uno de los grupos actualmente definidos o Cerrar que implica no guardar los cambios realizados. 208

230 CONFIGURACIÓN DEL LOOK AND FEEL DE BONITA Para realizar la personalización del tema del portal de bonita se debe configurar el archivo bonita.war mediante los siguientes pasos: Abrir el archivo bonita.war, que se encuentra ubicado en la ruta <TOMCAT_HOME>/webapps, con un aplicativo que maneje archivos compresos. Figura 166: Apertura del archivo bonita.war. Navegar dentro del archivo compreso hasta el archivo skin.config.less que se encuentra en la ruta bonita.war\console\css\skins\default. Figura 167: Acceso al archivo de estilos del portal. Al tener el archivo proceder a abrir con alguna aplicación que me permita editarlo, para poder cambiar el color ROJO original de bonita. Cambiar o copiar y comentar la codificación de color de la siguiente línea: 209

231 @mainaccentcolor: #b20706; //the main skin color (red) Y poner un o los colores personalizados, pero se debe hacer referencia a solo #2648ac; //the main skin color (psicologia - azul) //@mainaccentcolor: #ce171c; //the main skin color (psicologia - rojo) Figura 168: Cambio de color del portal de bonita. Una vez que se presione guardar se emitirá un mensaje del aplicativo con el que abrió el archivo bonita.war indicando que se va a actualizar, al cual aceptamos. Para cambiar el logo de la página de acceso al sistema y del portal copiar las nuevas imágenes a la ruta bonita.war\console\css\skins\default\images, el aplicativo nos indicará añadir los nuevos archivos. Figura 169: Nuevas imágenes a personalizar Para hacer referencia a estas imágenes se debe editar el archivo skin.config.less: 210

232 Logo del portal hace referencia a las siguientes líneas que es necesario reemplazar o comentar y 8px; Por lo 3px; Logo de la página de inicio hace referencia a las siguientes líneas que se debe reemplazar o comentar y " login-logo.png"; Por lo "loginpsicologia_logo.png"; Finalmente para aplicar los cambios es necesario reiniciar el servidor para que el tema sea mostrado. Puede ocurrir que se siga mostrando las imágenes anteriores debido al histórico que maneja los exploradores de los usuarios, por lo que se recomienda borrar el historial si ya se accedió antes al sistema. 211

233 Figura 170: Página de ingreso al sistema. Figura 171: Página del portal de bonita. INSTALACIÓN DE PROCESOS Para instalar procesos al sistema es necesario que un usuario administrador ingrese con el perfil de Administrador. Figura 172: Acceso al sistema con el perfil de Administrador. Al usuario se le refrescará la página con los nuevos accesos, la de nuestro interés es Gestor de aplicaciones específicamente Aplicaciones. 212

234 Figura 173: Acceso a la página de aplicaciones o procesos manejados. En la Figura se puede apreciar que esta página permite administrar los procesos que ya están instalados en los siguientes puntos: Grupos o usuarios que inician el proceso o interactúan en el proceso. Habilitar o Deshabilitar los procesos que los usuarios tendrán acceso. Ver cuántas instancias del proceso han sido iniciadas y actualmente están en ejecución. Finalmente para instalar un proceso se debe presionar el botón INSTALAR APPS. Figura 174: Botón de Instalar un proceso. De forma seguida se mostrará un formulario donde nos permite subir un proceso compilado en formato.bar que es el que reconoce el sistema para subirlo y desplegarlo. Figura 175: Instalación de un Proceso. 213

235 Al buscar el proceso y ser seleccionado se empezará a cargar y cuando termine se mostrará un visto, indicando el éxito entonces se podrá presionar el botón INSTALAR. Figura 176: Carga del proceso e instalación del mismo. En ese instante empieza a realizar el despliegue y compilación del proceso, el cual indicará algún mensaje en caso de error o se desplegará con la información de configuración y a su vez si desea habilitarlo. Figura 177: Proceso instalado y pendiente a ser instalado. NOTA.- Los procesos del proyecto ya han sido automatizados para ser asignados a los grupos correspondientes a cada solicitud. El pasó requerido será asignar a los usuarios correspondientes a los grupos definidos para acceder al los procesos según sus perfiles. 214

236 Manual Técnico de Procesos DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Las descripciones siguientes muestran una visión general de los Procesos de Solicitudes desarrollados en el proyecto para la Facultad de Psicología. Tener en cuenta las siguientes aclaraciones. Se muestra el diagrama del proceso funcional final desarrollado, que fue instalado en el servidor de Bonitasoft. En todos los procesos de solicitudes si fue aceptado, la documentación generada y adjuntada como anexo será cargada al Gestor de Contenidos Empresariales Alfresco. En caso contrario esta documentación será borrada, pero el servidor Bonitasoft mantiene el registro del proceso. Los documentos generados o adjuntados fueron dotados de un nombrado estándar para mejor identificación de las solicitudes cuando sean cargados al sistema Alfresco. Al nombre del archivo se añade un número único en el tiempo generado en los procesos para identificar a los documentos de un mismo proceso. Los documentos a adjuntarse no tienen restricción en el formato o extensión, pero si un límite de 15 Mb de peso. Ya sea si se acepta o no la solicitud se procederá a notificar mediante un mail con el resultado, Proceso Notificar Responsable, a la persona que inicio el proceso. Notificar Responsable El proceso permite realizar una notificación por mail a un usuario con resultados de una solicitud y será manejado como subproceso, debido a esto no requiere de actores. 215

237 Figura 178: Diagrama Funcional del Proceso Notificar Responsable. Este proceso no estará a disposición de los usuarios para ser ejecutado. Solicitud de Anulación de Matrícula Este proceso permite gestionar las solicitudes de anulación de matrícula de un estudiante, que demandará de un documento con el requerimiento, generado en el proceso, que debe entrar a validación y si es aceptado se responderá con el documento de aceptación. Figura 179: Diagrama Funcional del Proceso Solicitud de Anulación de Matrícula. 216

238 Actores y su Papel en el Proceso Actor Papel Estudiante (Iniciador) Director de Carrera Secretaria El estudiante de la facultad podrá tener acceso al proceso desde el portal Web de Bonita para iniciarlo e ingresar la solicitud con información personal y documentación de respaldo. Director de una de las carreras de la facultad que recibirá la solicitud constatará su validez e indicará si acepta o no. Si acepta deberá generar el informe con la aprobación. Secretaria de la facultad que imprime el informe del director, el cual deberá ser entregado al estudiante que ingreso la solicitud. Finalmente el estudiante con el informe de aprobación podrá acercarse al departamento que administra el sistema SAU para realizar la gestión de anulación de matrícula y pedir un documento de respaldo que deberá ser dado a secretaría para terminar el proceso. Tabla 16: Actores y Papeles en el Proceso Solicitud de Anulación de Matrícula Documentación del Proceso La documentación generada en el proceso es: SOLICITUD_ANULAR_MATRICULA_<número único>.pdf.- Documento generado en base a la plantilla Plantilla_FCP_anularMatricula.odt con la información del estudiante. INFORME_ANULAR_MATRICULA_<número único>.pdf.- Documento generado con la aprobación del director en base a la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt. La documentación adjuntada al proceso es: DOC_REGISTRO_MATRICULA_<número único>.<extensión>.- Documento de registro de matrícula en la institución. 217

239 DOC_SAU_<número único>.<extensión>.- Documento de registro de anulación de matrícula en el sistema SAU. Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas Este proceso permite a un profesor gestionar las solicitudes de asentamiento de nota y asistencia atrasadas de un estudiante, que demandará de un documento con el requerimiento, generado en el proceso, que debe entrar a validación y aprobación. Figura 180: Diagrama Funcional del Proceso Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas Actores y su Papel en el Proceso Actor Profesor Papel Profesor de la facultad podrá tener acceso al proceso desde el portal Web de Bonita para iniciarlo e ingresar la solicitud con 218

240 (Iniciador) Director de Carrera Consejo Directivo información personal propia y del estudiante, y documentación de respaldo. Director de una de las carreras de la facultad que recibirá la solicitud constatará su validez e indicará si acepta o no. Si acepta se procede a la gestión de registro de nota y asistencia. Miembro de la Facultad que gestiona una nueva verificación si el director de carrera no acepto y el requerimiento supera a los 3 meses del tiempo permitido para la solicitud. Este tiempo es configurado en el archivo de propiedades psicologia.properties 22. Si esta persona acepta deberá generar una resolución en la que indique la razón de la aprobación y además seleccionar entre el director y el decano para una nueva y última validación. Decano Centro de Cómputo Decano de la facultad que recibirá la solicitud para constatar su validez e indicará si acepta o no. Si acepta se procede a la gestión de registro de nota y asistencia. Técnico de la facultad que gestiona el registro de nota y asistencia indicado en la solicitud en los sistemas pertinentes de la institución. Tabla 17: Actores y Papeles en el Proceso Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas Documentación del Proceso La documentación generada en el proceso es: SOLICITUD_NOTAS_ATRASADAS_<número único>.pdf.- Documento generado en base a la plantilla Plantilla_FCP_notasAtrasadas.odt con la información del estudiante y el profesor. 22 Revisar la sección de dependencias. 219

241 RESOLUCION_<número único>.pdf.- Documento generado con la aprobación del Consejo Directivo, para una nueva validación en base a la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt. La documentación adjuntada al proceso es: DOC_JUSTIFICATIVO_NOTAS_ATRASADAS_<número único>.<extensión>.- Documento justificativo para la solicitud. Solicitud de Asistencia Figura 181: Diagrama Funcional del Proceso Solicitud de Asistencia Este proceso permite gestionar las solicitudes de certificado de asistencia de un estudiante, que demandará de un documento con el requerimiento, generado en el proceso, entrar a registro de los profesores indicados por el solicitante, proceder a una validación y si es aceptado se responderá con el mismo documento creado. 220

242 Actores y su Papel en el Proceso Actor Papel Estudiante (Iniciador) Profesor El estudiante de la facultad podrá tener acceso al proceso desde el portal Web de Bonita para iniciarlo e ingresar la solicitud con información personal y documentación de respaldo. Profesores seleccionados por el estudiante para que indiquen el registro de asistencia en la materia que dictan. Además de una observación con la razón de los datos ingresados. El proceso no continúa hasta que todos los profesores registren la asistencia y finalicen la actividad. Director de Carrera Centro de Cómputo Director de una de las carreras de la facultad que recibirá la solicitud constatará su validez e indicará si acepta o no. Si acepta se procede a una validación del Centro de Computo. Técnico de la facultad que recibirá la solicitud y deberá constatar la validez de los datos inscritos en el documento, en sistemas que mantengan registros de asistencia. Si encuentra alguna novedad la solicitud regresa al Director, si no pasa a Secretaría. Secretaria Secretaria de la facultad que imprime el documento de la solicitud con el registro de asistencias, el cual deberá ser entregado al estudiante que ingreso la solicitud. Tabla 18: Actores y Papeles en el Proceso Solicitud de Asistencia Documentación del Proceso La documentación generada en el proceso es: SOLICITUD_CERTIFICADO_ASISTENCIA_<número único>.pdf.- Documento generado en base a la plantilla Plantilla_FCP_certificadoAsistencia.odt con la información del estudiante y registro de asistencia de los profesores. 221

243 La documentación adjuntada al proceso es: DOC_RESPALDO_SOLICITUD_<número único>.<extensión>.- Documento de respaldo a la solicitud. Solicitud de Cambio de Carrera Figura 182: Diagrama Funcional del Proceso Solicitud de Cambio de Carrera Este proceso permite gestionar las solicitudes de cambio de carrera de un estudiante, que demandará de un documento con el requerimiento, generado en el proceso, entrar a validación y si es aceptado se responderá con el documento de aceptación, pero antes de gestionar el requerimiento se 222

244 deberá pagar el costo de la solicitud que será administrado por el departamento financiero. Actores y su Papel en el Proceso Actor Papel Estudiante (Iniciador) Director de Carrera El estudiante de la facultad podrá tener acceso al proceso desde el portal Web de Bonita para iniciarlo e ingresar la solicitud con información personal y documentación de respaldo. Director de las carrera de la facultad a la que se hace la solicitud para constatar su validez e indicar si acepta o no. Si acepta deberá generar el informe de convalidación de materias con la aprobación. Además al finalizar la actividad se indicará la aceptación de la solicitud al estudiante y el registro de un pago pendiente. Financiero Financiero de la facultad que generará el vaucher con los costos de la solicitud y hará la recepción del pago. Es posible que genere hasta 3 vaucher s a un mismo estudiante en el caso de un problema, pero si hasta el 3ro no se ha pagado, el proceso será cancelado automáticamente. El estudiante tendrá un tiempo de 1 día para acercarse a retirar el vaucher y 3 días para acercarse con el comprobante de pago, caso contrario el proceso será cancelado automáticamente. Si el financiero recibe el pago, permitirá proceder a la gestión del cambio de carrera. Estos tiempos y condiciones de vaucher son configurados en el archivo de propiedades psicologia.properties 23. Centro de Cómputo Técnico de la Facultad que deberá gestionar la solicitud de cambio de carrera, con fundamento en el documento de solicitud 23 Revisar la sección de dependencias. 223

245 y el informe de convalidación de materias. Secretaria Secretaria de la facultad que imprime el informe del director, el cual deberá ser entregado al estudiante que ingreso la solicitud. Tabla 19: Actores y Papeles en el Proceso Solicitud de Cambio de Carrera Documentación del Proceso La documentación generada en el proceso es: SOLICITUD_CAMBIO_CARRERA_<número único>.pdf.- Documento generado en base a la plantilla Plantilla_FCP_cambio.odt con la información del estudiante. INFORME_CAMBIO_CARRERA_<número único>.pdf.- Documento generado con la aprobación del director en base a la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt. La documentación adjuntada al proceso es: DOC_CERTIFICADO_ANIOS_PASADOS_<número único>.<extensión>.- Certificado años pasados en la institución. DOC_CERTIFICADO_NO_SANCION_DISCIPLINA_<número único >.<Extensión>.- Certificado de no haber tenido sanciones disciplinarias en la institución. DOC_SYLLABUS_MATERIAS_APROBADAS_<número único >.<Extensión>.- Certificado de materias aprobadas en la institución. DOC_MALLA_CURRICULAR_<número único>.<extensión>.- Malla curricular certificada de su antigua carrera. DOC_CERTIFICADO_NO_3RA_MATRICULA_<número único>.<extensión>.- Certificado de no agotar 3ra matrícula. DOC_TITULO_BACHILLER_<número único>.<extensión>.- Título de bachiller o acta de grado. 224

246 INFORME_CERTIFICADO_MATRICULA_<número único>.<extensión>.- Certificado de matrícula actual. DOC_CEDULA_<número único>.<extensión>.- Cédula del estudiante. DOC_VOTACION_<número único>.<extensión>.- Papeleta de votación. Solicitud de Cambios de Facultad Este proceso permite gestionar las solicitudes de cambio de carrera de un estudiante de otra facultad de la Universidad Central a esta institución, que demandará de un documento con el requerimiento, generado en el proceso, entrar a validación y si es aceptado se responderá con el documento de aceptación, pero antes de gestionar el requerimiento se deberá pagar el costo de la solicitud que será administrado por el departamento financiero. 225

247 Figura 183: Diagrama Funcional del Proceso Solicitud de Cambios de Facultad Actores y su Papel en el Proceso Actor Papel Secretaria (Iniciador) Director de Carrera Secretaria de la facultad que podrá tener acceso al proceso desde el portal Web de Bonita para iniciarlo e ingresar la solicitud con información de un estudiante de otra facultad de la Universidad Central y la documentación de respaldo. Para ello el estudiante interesado deberá acercarse a secretaría con los requerimientos necesarios. Director de las carrera de la facultad a la que se hace la solicitud para constatar su validez e indicar si acepta o no. 226

248 Si acepta deberá generar el informe de convalidación de materias con la aprobación. Además al finalizar la actividad se indicará la aceptación de la solicitud al estudiante y el registro de un pago pendiente. Financiero Financiero de la facultad que generará el vaucher con los costos de la solicitud y hará la recepción del pago. Es posible que genere hasta 3 vaucher s a un mismo estudiante en el caso de un problema, pero si hasta el 3ro no se ha pagado, el proceso será cancelado automáticamente. El estudiante tendrá un tiempo de 1 día para acercarse a retirar el vaucher y 3 días para acercarse con el comprobante de pago, caso contrario el proceso será cancelado automáticamente. Si el financiero recibe el pago, permitirá proceder a la gestión del cambio de carrera. Estos tiempos y condiciones de vaucher son configurados en el archivo de propiedades psicologia.properties 24. Centro de Cómputo Secretaria Técnico de la Facultad que deberá gestionar la solicitud de cambio de carrera, con fundamento en el documento de solicitud y el informe de convalidación de materias. Secretaria de la facultad que imprime el informe del director, el cual deberá ser entregado al estudiante que ingreso la solicitud. Tabla 20: Actores y Papeles en el Proceso Solicitud de Cambios de Facultad Documentación del Proceso La documentación generada en el proceso es: SOLICITUD_CAMBIO_FACULTAD_<número único>.pdf.- Documento generado en base a la plantilla Plantilla_FCP_cambio.odt con la información del estudiante. 24 Revisar la sección de dependencias. 227

249 INFORME_CAMBIO_FACULTAD_<número único>.pdf.- Documento generado con la aprobación del director en base a la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt. La documentación adjuntada al proceso es: DOC_CERTIFICADO_ANIOS_PASADOS_<número único>.<extensión>.- Certificado años pasados en su antigua facultad. DOC_CERTIFICADO_NO_SANCION_DISCIPLINA_<número único >.<Extensión>.- Certificado de no haber tenido sanciones disciplinarias en su antigua facultad. DOC_SYLLABUS_MATERIAS_APROBADAS_<número único >.<Extensión>.- Certificado de materias aprobadas en su antigua facultad. DOC_MALLA_CURRICULAR_<número único>.<extensión>.- Malla curricular certificada de su antigua facultad. DOC_CERTIFICADO_NO_3RA_MATRICULA_<número único>.<extensión>.- Certificado de no agotar 3ra matrícula. DOC_TITULO_BACHILLER_<número único>.<extensión>.- Título de bachiller o acta de grado. INFORME_CERTIFICADO_MATRICULA_<número único>.<extensión>.- Certificado de matrícula actual. DOC_CEDULA_<número único>.<extensión>.- Cédula del estudiante. DOC_VOTACION_<número único>.<extensión>.- Papeleta de votación. 228

250 Solicitud de Cambio de Tutores Figura 184: Diagrama Funcional del Proceso Solicitud de Cambio de Tutores Este proceso permite gestionar las solicitudes de cambio de tutor de un estudiante que está cursando por la generación de la tesis, que demandará de un documento con el requerimiento, generado en el proceso, que debe entrar a validación. Si es aceptado se registra el cambio de tutor y se notificará al estudiante mediante correo. Actores y su Papel en el Proceso Actor Estudiante (Iniciador) Papel El estudiante de la facultad podrá tener acceso al proceso desde el portal Web de Bonita para iniciarlo e ingresar la solicitud con 229

251 información personal. Profesor Director de Carrera Vinculación Profesores de la facultad, específicamente el tutor actual y el postulado, que son seleccionados para validar la solicitud del estudiante e indicar si aceptan. La condición es que ambos deben aceptar para que el proceso no sea cancelado. Director de una de las carreras de la facultad que recibirá la solicitud constatará su validez e indicará si acepta o no. Si acepta deberá continuar el proceso para que se gestione el cambio de tutor. Miembro de la facultad encargado de la gestión del cambio del tutor en base a la información ingresada en la solicitud. Tabla 21: Actores y Papeles en el Proceso Solicitud de Cambio de Tutores Documentación del Proceso La documentación generada en el proceso es: SOLICITUD_CAMBIO_TUTOR_<número único>.pdf.- Documento generado en base a la plantilla Plantilla_FCP_cambioTutor.odt con la información del estudiante. Solicitud de Cambio de Universidad Este proceso permite gestionar las solicitudes de cambio de carrera de un estudiante de otra Universidad a esta institución, que demandará de un documento con el requerimiento, generado en el proceso, entrar a validación y si es aceptado se responderá con el documento de aceptación, pero antes de gestionar el requerimiento se deberá pagar el costo de la solicitud que será administrado por el departamento financiero. 230

252 Figura 185: Diagrama Funcional del Proceso Solicitud de Cambio de Universidad Actores y su Papel en el Proceso Actor Papel Secretaria (Iniciador) Director de Carrera Secretaria de la facultad que podrá tener acceso al proceso desde el portal Web de Bonita para iniciarlo e ingresar la solicitud con información de un estudiante de otra Universidad y la documentación de respaldo. Para ello el estudiante interesado deberá acercarse a secretaría con los requerimientos necesarios. Director de las carrera de la facultad a la que se hace la solicitud para constatar su validez e indicar si acepta o no. Si acepta deberá generar el informe de convalidación de materias 231

253 con la aprobación. Además al finalizar la actividad se indicará la aceptación de la solicitud al estudiante y el registro de un pago pendiente. Financiero Financiero de la facultad que generará el vaucher con los costos de la solicitud y hará la recepción del pago. Es posible que genere hasta 3 vaucher s a un mismo estudiante en el caso de un problema, pero si hasta el 3ro no se ha pagado, el proceso será cancelado automáticamente. El estudiante tendrá un tiempo de 1 día para acercarse a retirar el vaucher y 3 días para acercarse con el comprobante de pago, caso contrario el proceso será cancelado automáticamente. Si el financiero recibe el pago, permitirá proceder a la gestión del cambio de carrera. Estos tiempos y condiciones de vaucher son configurados en el archivo de propiedades psicologia.properties 25. Centro de Cómputo Secretaria Técnico de la Facultad que deberá gestionar la solicitud de cambio de carrera, con fundamento en el documento de solicitud y el informe de convalidación de materias. Secretaria de la facultad que imprime el informe del director, el cual deberá ser entregado al estudiante que ingreso la solicitud. Tabla 22: Actores y Papeles en el Proceso Solicitud de Cambio de Universidad Documentación del Proceso La documentación generada en el proceso es: SOLICITUD_CAMBIO_UNIVERSIDAD_<número único>.pdf.- Documento generado en base a la plantilla Plantilla_FCP_cambio.odt con la información del estudiante. 25 Revisar la sección de dependencias. 232

254 INFORME_CAMBIO_UNIVERSIDAD_<número único>.pdf.- Documento generado con la aprobación del director en base a la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt. La documentación adjuntada al proceso es: DOC_CERTIFICADO_ANIOS_PASADOS_<número único>.<extensión>.- Certificado años pasados en su anterior universidad. DOC_CERTIFICADO_NO_SANCION_DISCIPLINA_<número único >.<Extensión>.- Certificado de no haber tenido sanciones disciplinarias en su anterior universidad. DOC_SYLLABUS_MATERIAS_APROBADAS_<número único >.<Extensión>.- Certificado de materias aprobadas en su anterior universidad. DOC_MALLA_CURRICULAR_<número único>.<extensión>.- Malla curricular certificada de su antigua carrera. DOC_CERTIFICADO_NO_3RA_MATRICULA_<número único>.<extensión>.- Certificado de no agotar 3ra matrícula. DOC_TITULO_BACHILLER_<número único>.<extensión>.- Título de bachiller o acta de grado. INFORME_CERTIFICADO_MATRICULA_<número único>.<extensión>.- Certificado de matrícula actual. DOC_CEDULA_<número único>.<extensión>.- Cédula del estudiante. DOC_VOTACION_<número único>.<extensión>.- Papeleta de votación. 233

255 Solicitud de Certificación de Matrícula Este proceso permite gestionar las solicitudes de un certificado de la matrícula de un estudiante de la institución, que demandará de un documento con el requerimiento, generado en el proceso, entrar a validación y si es aceptado se responderá con el documento de aceptación. Figura 186: Diagrama Funcional del Proceso Solicitud de Certificación de Matrícula Actores y su Papel en el Proceso Actor Papel Estudiante (Iniciador) Director de Carrera Secretaria El estudiante de la facultad podrá tener acceso al proceso desde el portal Web de Bonita para iniciarlo e ingresar la solicitud con información personal y documentación de respaldo. Director de una de las carreras de la facultad que recibirá la solicitud constatará su validez e indicará si acepta o no. Si acepta deberá generar el informe con la aprobación. Secretaria de la facultad imprime el informe del director, el cual 234

256 deberá ser entregado al estudiante que ingreso la solicitud. Tabla 23: Actores y Papeles en el Proceso Solicitud de Certificación de Matrícula Documentación del Proceso La documentación generada en el proceso es: SOLICITUD_CERTIFICADO_MATRICULA_<número único>.pdf.- Documento generado en base a la plantilla Plantilla_FCP_certificadoMatricula.odt con la información del estudiante. INFORME_CERTIFICADO_MATRICULA <número único>.pdf.- Documento generado con la aprobación del director en base a la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt. La documentación adjuntada al proceso es: DOC_RESPALDO_SOLICITUD_<número único>.<extensión>.- Documento de respaldo a la solicitud. Solicitud de Rectificación de Notas Este proceso permite a un profesor gestionar las solicitudes de rectificación de nota y asistencia de un estudiante, que demandará de un documento con el requerimiento, generado en el proceso, que debe entrar a validación y aprobación. 235

257 Figura 187: Diagrama Funcional del Proceso Solicitud de Rectificación de Notas Actores y su Papel en el Proceso Actor Papel Profesor (Iniciador) Director de Carrera Centro de Cómputo Profesor de la facultad podrá tener acceso al proceso desde el portal Web de Bonita para iniciarlo e ingresar la solicitud con información personal propia y del estudiante. Director de una de las carreras de la facultad que recibirá la solicitud constatará su validez e indicará si acepta o no. Si acepta se procede a la gestión de registro de nota y asistencia. Técnico de la facultad que gestiona el registro de nota y asistencia indicado en la solicitud en los sistemas pertinentes de la institución. Si encuentra alguna novedad puede devolver la solicitud al Director para una nueva verificación, caso contrario el proceso finaliza. Tabla 24: Actores y Papeles en el Proceso Solicitud de Rectificación de Notas 236

258 Documentación del Proceso La documentación generada en el proceso es: SOLICITUD_RECTIFICACION_NOTAS_<número único>.pdf.- Documento generado en base a la plantilla Plantilla_FCP_rectificacionNotas.odt con la información del Estudiante. Solicitud de Reingreso Figura 188: Diagrama Funcional del Proceso Solicitud de Reingreso Este proceso permite gestionar las solicitudes de reingreso a una carrera de un estudiante a esta institución, que demandará de un documento con el 237

259 requerimiento, generado en el proceso, entrar a validación y si es aceptado se responderá con el documento de aceptación, pero antes de gestionar el requerimiento se deberá pagar el costo de la solicitud que será administrado por el departamento financiero. Actores y su Papel en el Proceso Actor Papel Secretaria (Iniciador) Director de Carrera Secretaria de la facultad que podrá tener acceso al proceso desde el portal Web de Bonita para iniciarlo e ingresar la solicitud con información de un estudiante que desea reingresar a la institución y la documentación de respaldo. Para ello el estudiante interesado deberá acercarse a secretaría con los requerimientos necesarios. Director de las carrera de la facultad a la que se hace la solicitud para constatar su validez e indicar si acepta o no. Si acepta deberá generar el informe de convalidación de materias con la aprobación. Además al finalizar la actividad se indicará la aceptación de la solicitud al estudiante y el registro de un pago pendiente. Financiero Financiero de la facultad que generará el vaucher con los costos de la solicitud y hará la recepción del pago. Es posible que genere hasta 3 vaucher s a un mismo estudiante en el caso de un problema, pero si hasta el 3ro no se ha pagado, el proceso será cancelado automáticamente. El estudiante tendrá un tiempo de 1 día para acercarse a retirar el vaucher y 3 días para acercarse con el comprobante de pago, caso contrario el proceso será cancelado automáticamente. Si el financiero recibe el pago, permitirá proceder a la gestión del cambio de carrera. Estos tiempos y condiciones de vaucher son configurados en el 238

260 archivo de propiedades psicologia.properties 26. Centro de Cómputo Secretaria Técnico de la Facultad que deberá gestionar la solicitud de cambio de carrera, con fundamento en el documento de solicitud y el informe de convalidación de materias. Secretaria de la facultad que imprime el informe del director, el cual deberá ser entregado al estudiante que ingreso la solicitud. Tabla 25: Actores y Papeles en el Proceso Solicitud de Reingreso Documentación del Proceso La documentación generada en el proceso es: SOLICITUD_REINGRESO_<número único>.pdf.- Documento generado en base a la plantilla Plantilla_FCP_cambio.odt con la información del estudiante. INFORME_REINGRESO_<número único>.pdf.- Documento generado con la aprobación del director en base a la plantilla Plantilla_FCP_generico.odt. La documentación adjuntada al proceso es: DOC_CERTIFICADO_ANIOS_PASADOS_<número único>.<extensión>.- Certificado años pasados en la institución. DOC_CERTIFICADO_NO_SANCION_DISCIPLINA_<número único >.<Extensión>.- Certificado de no haber tenido sanciones disciplinarias en la institución. DOC_SYLLABUS_MATERIAS_APROBADAS_<número único >.<Extensión>.- Certificado de materias aprobadas en la institución. DOC_MALLA_CURRICULAR_<número único>.<extensión>.- Malla curricular certificada de su antigua carrera. 26 Revisar la sección de dependencias. 239

261 DOC_CERTIFICADO_NO_3RA_MATRICULA_<número único>.<extensión>.- Certificado de no haber agotar 3ra matrícula. DOC_TITULO_BACHILLER_<número único>.<extensión>.- Título de bachiller o acta de grado. INFORME_CERTIFICADO_MATRICULA_<número único>.<extensión>.- Certificado de última matrícula. DOC_CEDULA_<número único>.<extensión>.- Cédula del estudiante. DOC_VOTACION_<número único>.<extensión>.- Papeleta de votación. Reportes KPI Este proceso permite generar un reporte el estado de los procesos, actividades y usuarios que interactuaron en Procesos de Solicitudes, anterior mostradas. El fin es dar un acercamiento de uso de los procesos en: Tiempos: Mínimo, máximo y promedio de ejecución de actividades o de procesos que ya fueron terminados. Usuarios: El número de las personas que iniciaron o participaron en un actividad de un proceso de solicitudes. Actores: Los usuarios pertenecientes a un rol en el proceso que han iniciado o trabajaron en un proceso de solicitudes. Actividades: Conocer el número de actividades de un proceso de solicitudes específico que ha sido iniciado. Procesos: Conocer el número de instancias de los procesos de solicitudes que han sido ejecutadas. 240

262 La información utilizada como indicadores (tiempos de inicio y fin, el número de registros de generados, el estado y relaciones con otras tablas de actividades y/o procesos) es tomada de las tablas de la base gestionada por el Sistema Bonita BPM, uce_fac_psicologia, específicamente: Procesos - process_definition.- Tabla que registra los procesos desplegados en el sistema. - process_instance.- Tabla que registra los procesos actualmente en ejecución. - arch_process_instance.- Tabla que registra los procesos que fueron finalizados. Tareas - arch_flownode_instance.- Tabla que registra todas las actividades finalizadas de un proceso actualmente en ejecución o finalizado Usuarios y Grupos - user_.- Tabla que registra los usuarios del sistema. - user_membership.- Tabla que registra la relación de un usuario con un grupo y un perfil (grupo(s) y perfil(es) al que pertenece un usuario). - group_.- Tabla que registra los grupos registrados en el sistema. Actores - actor.- Tabla que registra todos los actores de los procesos desplegados en el sistema. 241

263 - Actormember.- Tabla que registra las relaciones de actores con usuarios, grupos y/o perfiles, que a nivel de sistema indica quien tendrá acceso a realizar alguna actividad de un proceso. Finalmente los reportes utilizados son: ReporteProcesos.jrxml.- Este reporte registra la información de los promedios en tiempo (mínimo, máximo, promedio), el número de veces que ha sido iniciado por un usuario específico y a nivel global de un/los proceso(s) de solicitudes. ReporteTareas.jrxml.- Este reporte registra la información de los promedios en tiempo (mínimo, máximo, promedio), el número de veces que ha sido iniciado por un usuario específico y a nivel global de las tareas de usuarios de un proceso de solicitudes en específico. ReporteUsuario.jrxml.- Este proceso permite clasificar por los actores de un proceso de solicitudes, las veces que fue iniciado por un usuario perteneciente a ese rol en el flujo de trabajo y finalmente a nivel general los promedios en tiempo (mínimo, máximo, promedio) del proceso seleccionado. Nota.- Los reportes no se adjuntan debido a que son empaquetadas en el proceso compilado (.bar). Figura 189: Diagrama Funcional del Proceso Reportes KPI 242

264 Actores y su Papel en el Proceso Actor Papel Reportes (Iniciador - Único Actor) Usuario registrado de la facultad que podrá tener acceso al proceso desde el portal Web de Bonita para iniciarlo e ingresar un tipo de reporte, al cual de forma siguiente podrá acceder a visualizarlo y descargarlo. Tabla 26: Actor y Papel en el Proceso Reportes KPI IMPLEMENTACIÓN Para la implementación de los procesos requirió el uso de conectores de Bonita desarrollados para realizar funciones específicas y mediante scripts de Groovy permitir gestionar las variables definidas en los procesos. Se podrá notar que se está utilizando un conector en los procesos a nivel gráfico como se muestra en la imagen siguiente. Figura 190: Señal de uso de conectores en Actividades. En el IDE Bonita BPM es posible desarrollar nuevos conectores, basando su funcionalidad en java, de los cuales fueron agrupados en un listado de conectores de la Facultad de Psicología. Figura 191: Listado de Conectores Desarrollados. Desde el IDE Bonita BPM Studio es posible ver el listado de conectores agregados a una actividad humana, automática o al proceso. 243

265 Figura 192: Listado de conectores asignados a una actividad o un proceso. Además, del tiempo en que debe ser ejecutado un conector: Al inicio o fin de una actividad. Al inicio o fin de una proceso. Scripts Groovy En los procesos se utiliza los scripts de Groovy para: Instanciar variables, globales a nivel de proceso y locales a nivel de actividades del proceso. Interacción con el API de Bonita (control de tareas, llamadas a ejecutar otros procesos, control de usuarios y otros). Llamadas a métodos de clases Java, desarrollados para ejecutar alguna funcionalidad. Configurar el valor que debe ser recibido como parámetro en un conector. Inicializar Variables La información para iniciar las variables del proceso se obtiene de archivos de propiedades 27, calculo de valores o de interacción con el API de Bonita. Las variables de los procesos se pueden dividir en los siguientes grupos: 27 Los archivos de propiedades del proceso se explican en la sección Dependencias. 244

266 Variables para la interacción con Alfresco. Conjunto de variables utilizadas para conexión al sistema Alfresco, creación de carpetas en el repositorio y definición de los tipos de documentos y las propiedades. Variables para la creación de Documentos. Conjunto de variables utilizadas para la creación de documentos utilizando plantillas de open Office y la conversión a documentos PDF, definición de las rutas de las plantillas y de los documentos resultado de la conversión. Variables para el envió de correo. Conjunto de variables para conexión al servidor de correo electrónico, parámetros para la generación del mail y rutas de la plantilla de mail. Variables para asignación de tareas. Conjunto de variables para definir el grupo, usuario o usuarios que serán asignados a una tarea, obtener los datos del perfil. Variables utilizadas en los Formularios del Proceso. Conjunto de variables utilizadas para presentar la información en los formularios o para almacenar la información ingresada en los formularios. Interacción con el API de Bonita. Se utilizaron Scripts Groovy para la interacción con el API de Bonita, mediante los cuales se realizan las siguientes funciones: Recuperar Información de usuarios. Se utilizaron métodos definidos en el API de Bonita para recuperar la información de los usuarios registrados en el portal. 245

267 Obtener Documentos de Bonita. Se utilizaron métodos definidos en el API de Bonita para obtener los documentos adjuntos del proceso. Recuperar información del Proceso. Se utilizaron métodos definidos en el API de Bonita para obtener información del Proceso como el Nombre de las actividades, o el nombre de la definición del Proceso. Llamada a Procesos. Se utiliza métodos definidos en el API de Bonita para poder iniciar procesos automáticamente y pasar valores de variables del mismo, como el proceso Notificar Responsable. Conectores de Alfresco Se desarrollaron nuevos conectores de Alfresco, aparte de los definidos por bonita, para funciones específicas como: Carga de documentos especializados, con un tipo de documental y las propiedades que lo definen. Crear la ruta de carpetas en el repositorio de Alfresco. Generar carpetas especializadas, con un tipo de carpeta y las propiedades que lo definen. Descarga de documentos del repositorio. No se define propiedades de conexión al Servidor de Alfresco debido a que en el código del conector se hace llamada al archivo de propiedades psicologia.properties que define los parámetros. 246

268 Subir Documento Especializado - Alfresco Este conector fue desarrollado para carga de documentos especializados al repositorio de Alfresco, ruta de carpetas, que si no existe debe ser creada, y la definición del tipo documental con sus propiedades. Este conector define los siguientes formularios para la carga de parámetros Datos Documento a Cargar Figura 193: Formulario de conector - Subir Documento Especializados. - Datos de la carpeta Persona.- Permite definir las propiedades de la carpeta del estudiante a ser creada de tipo persona. si ya existe actualiza sus propiedades. - Datos de documento Solicitud.- Permite definir las propiedades del documento de tipo solicitud a ser cargado en la carpeta del estudiante. - Archivo a cargar.- Documento en arreglo de byte s a ser cargado al Alfresco con las propiedades anterior definidas. - Nombre de archivo.- Nombre estandarizado para el documento de solicitud. - Titulo de archivo.- Título original del archivo, si lo tenía. 247

269 - Tipo documental Alfresco.- El tipo de documento solicitud definido en Alfresco. - Cédula de identificación.- Cedula del estudiante. - Periodo de estudio.- El ciclo actual de estudio del estudiante. - Nombre de la Persona.- El nombre del estudiante. - Constante - Ruta de la carrera.- Ruta de la carrera del estudiante en el servidor de Alfresco. - Es un documento personal?- Indicación si es un documento personal (adjunto) o generado (informe o resolución). - Constante Nombre estructura documental.- Sigla de la carpeta del tipo de solicitud que será creada en el carpeta del estudiante, si no existe aún. Subir Documento Simple Este conector fue desarrollado para carga de documentos simples al repositorio de Alfresco, mediante parámetros de conexión, ruta de carpetas, que si no existe debe ser creada, y la definición sus propiedades. Este conector define los siguientes formularios para la carga de parámetros: Registro Datos Documentos Alfresco - Datos de la carpeta Persona.- Permite definir las propiedades de la carpeta del estudiante a ser creada de tipo persona. si ya existe actualiza sus propiedades. - Nombre de los documentos.- Mapa de nombres de documentos estandarizados adjuntos al proceso. - Títulos de los documentos.- Mapa de nombres originales de los documentos que se utilizaran en el título del documento. 248

270 - Map de Archivos.- Mapa de archivos en bytes que serán cargados al Alfresco. - Cédula de identificación.- Cedula del estudiante. - Periodo de estudio.- El ciclo actual de estudio del estudiante. - Nombre de la Persona.- El nombre del estudiante. - Constante - Ruta de la carrera.- Ruta de la carrera del estudiante en el servidor de Alfresco. - Figura 194: Fomulario de conector - Subir Documento Simple Conectores con API de Bonita. Se desarrollaron nuevos conectores con funciones específicas como: Consulta de usuarios de un grupo del portal de Bonita. Consulta de propiedades del perfil de un usuario de Bonita. Ejecución de procesos en paralelo. Obtener lista de usuarios por grupo Este conector permite realizar una consulta al motor de Bonita para obtener el listado de usuarios de un grupo basado en su ruta organizacional, por ejemplo: 249

271 Director Carrera Industrial - /facultad/director/industrial Las rutas de los grupos creados son definidos en el archivo de psicologia.properties. Este conector define los siguientes formularios para la carga de parámetros y recibir resultados: Datos de Grupo Entrada de parámetros - Path Grupo.- Ruta del grupo en el porta del bonita Figura 195: Formulario de entrada del conector - Obtener lista de usuarios por grupo Valores de salida del conector - Mapa de Usuarios.- Mapa de nombres de usuarios con sus identificadores (id). Figura 196: Formulario de salia del conector - Obtener lista de usuarios por grupo 250

272 Obtener Datos Usuario Este conector permite realizar una consulta al motor de Bonita para obtener las propiedades de un usuario. Este conector define los siguientes formularios de entrada de parámetros y salida de resultados: Datos usuario Figura 197: Formulario de entrada del conector - Obtener Datos Usuario - Id Usuario.- Identificador del usuario en el portal de Bonita. Salida del conector - Nombre.- Nombres completos del usuario. - Cargo.- Cargo registrado en las propiedades del usuario. - Titulo.- Titulo registrado en las propiedades del usuario. Figura 198: Formulario de salida del conector - Obtener Datos Usuario 251

273 Instanciar Proceso Este conector permite indicarle al motor de Bonita que inicie un proceso específico, con parámetros que serán mapeados a las variables del proceso. Este conector define el siguiente formulario de entrada de parámetros: Datos usuario Figura 199: Formulario de entrada del conector - Obtener Datos Usuario - Definición del nombre.- Nombre del proceso que es publicado en el portal de Bonita o en el pool del proceso. - Versión del proceso.- La versión del proceso que es publicado en el portal de Bonita. - Variables a cargar.- Mapa de variables que serán instanciadas en el proceso a ser iniciado (Clave: nombre variable Valor: valor). Conectores de Creación de Documentos Se desarrollo un conector para permitir la creación de documentos en base a plantillas de Open Office (.odt) con parámetros específicos que finalmente serán convertidos a formato PDF. 252

274 Generar Documentos PDF Este conector define la llamada a una plantilla específica que será convertida a pdf con los parámetros enviados. Cada plantilla define un grupo de parámetros diferentes que son especificados en el archivo psicologia.properties. De igual manera no se especifica propiedades de conexión a Open Office debido a que el conector llama a archivo anterior mencionado para obtener los valores. Este conector define los siguientes formularios de entrada de parámetros y salida de resultados: Parámetros Crear Documento PDF Figura 200: Formulario de entrada del conector - Generar Documentos PDF - Nombre plantilla.- Nombre de la plantilla odt. - Nombre del Documento.- Nombre con el que será creado el documento PDF, sin extensión. - Estructura de Metadatos.- Mapa de propiedades de la plantilla que será reemplazada para crear el documento final. Salida del conector - urldocumento.- Url del documento creado. - NombreDocumento.- Nombre del documento con extensión. 253

275 Figura 201: Formulario de salida del conector - Generar Documentos PDF Conectores de Envío de Correos Este conector permite realizar el envió de un correo en base a una plantilla Freemarket (.ftl) que permite definir el contenido del mismo, pero en formato html. Además permite definir parámetros que serán reemplazados en el envío del mail. El conector requerirá solo el nombre de la plantilla debido a que en la configuración interna del conector se hace referencia a la ruta desde el archivo psicologia.properties. Notificación Vía Mail Este conector permite hacer referencia a una plantilla para la generación del contenido de un correo que será utilizado para indicar los resultados de un proceso. Este conector define los siguientes formularios para la carga de parámetros: Datos del Servidor de Correos - Servidor de correos.- Nombre del servidor o dirección ip. - Puerto de Envío.- Puerto para envío de correos en el servidor. - Autenticación del Servidor.- Bandera que indica si debe habilitar el uso de autenticación. 254

276 - Seguridad SSL/TSL.- Bandera que indica si necesita seguridad para la comunicación al servidor. - Correo Información.- Correo de información usado para la conexión al servidor y pada ser el remitente del mail. - Password Correo.- Contraseña del correo de información Figura 202: 1er Formulario de entrada del conector - Notificación Vía Mail Datos del Mail a Notificar Figura 203: 2do Formulario de entrada del conector - Notificación Vía Mail - Para.- Correo de persona destinataria. - Sujeto Mail.- Sujeto del mail. - Plantilla FTL de Mail.- Nombre de plantilla ftl de correo. - Parámetros Plantilla FTL.- Mapa de parámetros que son reemplazados en la plantilla para crear el contenido del mail. 255

277 Conector para Creación de Reportes Este conector, desarrollado por Bonita, permite generar reportes de una base de datos en base a una plantilla desarrollada en JasperReport. Las plantillas desarrolladas tienen que ser cargadas al comprimido del proceso, por lo cual en el momento de desarrollo deben ser importadas. El conector requerirá de la variable de documento, definido en el proceso, que haga referencia al reporte importado y que dará un resultado de un archivo en PDF. Crear un Reporte Este conector hace referencia a los parámetros base de datos, definido en el archivo de psicologia.properties, para generar la conexión, el documento plantilla importado para generar el reporte y el tipo de salida que se desea (PDF, XML, HTML). Este reporte resultante se creará como un documento adjunto del proceso, por lo cual se deberá generar otra variable tipo documento que reciba el reporte generado. Este conector define los siguientes formularios de entrada de parámetros y salida de resultados: Información de Acceso a base de datos Figura 204: 1er Formulario de entrada del conector Crear un Reporte - Controlador de base de datos.- La clase java que permite definir una conexión JDBC a una base de datos. 256

278 - JDB url.- Dirección url de conexión hacia la base de datos. - Usuario.- Usuario de base de datos con permisos de consulta a la base de datos que se definió en la url. - Contraseña.- Contraseña del usuario de base de datos. Configuración del Reporte Figura 205: 2do Formulario de entrada del conector Crear un Reporte - Documento JRXML.- Variable documento que hace referencia a la plantilla de reporte de JasperReport, importado al proceso. - Parámetro.- Listado de parámetros que deben ser enviados al reporte para su generación. Puede omitirse definir crear cada parámetro y en su lugar enviar una variable tipo Map con los valores (key : variable del reporte y value: valor a ser enviado). - Formato de salida.- El formato de salida del reporte. Salida del conector - reportdocument.- Reporte creado en el formato definido que debe ser referenciado a una variable tipo documento del proceso. - reportdocvalue.- Nombre del reporte creado. 257

279 Figura 206: Formulario de salida del conector Crear un Reporte DEFINICIÓN GRUPOS PARA ACTORES DE PROCESOS. La definición de los grupos para cada actor de los Procesos de Solicitudes fue configurada para ser asignados en el momento que es desplegado el proceso en el servidor Bonita. Los grupos generados se muestran en detalle en el Manual Técnico de Bonita. DEPENDENCIAS Archivos de propiedades Los archivos de propiedades utilizados para el proceso se encuentran en el directorio /opt/uce/fac_psic/properties y son los siguientes: Archivo psicologia.properties Este archivo de propiedades contiene: Configuraciones de cada uno de los procesos desarrollados: validaciones, restricciones, mensajes y controles de formularios de actividades humanas. Parámetros de conexión al sistema Alfresco. 258

280 Rutas de repositorio de Alfresco y nombres de nuevas carpetas de solicitudes que serán creadas. Rutas de grupos en el portal de Bonita. Parámetros de conexión al sistema Open Office. La ruta y las plantillas de documentos de las solicitudes en formato odt, y sus parámetros. Nombres estandarizados de documentos. Configuración de parámetros de cuenta de correo para notificaciones. Valores de constantes de formularios. Otros Este archivo puede ser editado para modificar el comportamiento de los procesos sin reiniciar el servidor Bonita, pero esto solo afectará a los nuevos procesos que sean ejecutados. Los procesos que ya se ejecutaron mantendrán los valores antes del cambio en el archivo de propiedades. Archivo log4j.properties Este archivo de propiedades permite definir la configuración de un nuevo archivo de registro (.log) personalizado con detalle de la ejecución de los procesos de Solicitudes. El archivo de registro generado es fac_psic_bonita.log que estará en el directorio /opt/uce/fac_psic/logs/. Plantillas de Documentos Solicitudes Las plantillas generadas para los procesos de solicitudes son las siguientes: Plantilla_FCP_anularMatricula.odt Plantilla_FCP_cambio.odt Plantilla_FCP_cambioTutor.odt Plantilla_FCP_certificadoAsistencia.odt Plantilla_FCP_certificadoMatricula.odt 259

281 Plantilla_FCP_generico.odt Plantilla_FCP_notasAtrasadas.odt Plantilla_FCP_rectificacionNotas.odt Estas están almacenadas en el directorio /opt/uce/fac_psic/bonita Tomcat /webapps/plantillas/. Cuando son convertidas a formato PDF y para ser accedidas desde el proceso para la previsualización de los documentos, estos son generados temporalmente en la ruta /opt/uce/fac_psic/bonita tomcat /webapps/documentos/. De esta manera es posible acceder como un documento publicado en el servidor Tomcat. IP>:8081/documentos/<Nombre de Documento>.pdf Figura 207: Previsualización de un documento generado en el proceso. Librerías Las librerías definidas son definidas en dos grupos: Este grupo de librerías definen la interacción con el servidor Alfresco, la generación de documentos PDF con el sistema Open Office y uso de funcionalidades para los Procesos de Solicitudes. Pro_Solicitudes-1.2.jar activation.jar alfresco-web-service-client-4.2.c.jar axis-1.4.jar commons-discovery-0.2.jar commons-logging jar fr.opensagres.xdocreport.converter jar 260

282 fr.opensagres.xdocreport.core jar fr.opensagres.xdocreport.document jar fr.opensagres.xdocreport.document.odt jar fr.opensagres.xdocreport.template jar fr.opensagres.xdocreport.template.freemarker jar freemarker jar jaxrpc.jar j2ee.jar jodconverter jar juh jar jurt jar log4j jar mail.jar openoffice-ridl jar opensaml jar unoil.jar wsdl4j jar wss4j patched.jar xalan.jar xercesimpl jar xercesimpl jar xmlsec jar Este grupo de librerías definen la conexión al servidor de correo electrónico, el envío de notificaciones y uso de funcionalidades para los Procesos de Solicitudes. Pro_Solicitudes-1.2.jar alfresco-web-service-client-4.2.c.jar axis-1.4.jar commons-discovery-0.2.jar commons-logging jar jaxrpc.jar log4j jar mail.jar opensaml jar wsdl4j jar wss4j patched.jar xalan.jar xercesimpl jar xercesimpl jar xmlsec jar freemarker jar Nota.- Estas librerías son empaquetadas en los procesos compilados (.bar). 261

283 Manual de Usuario Alfresco INGRESO AL SISTEMA Para el ingreso al sistema es necesario dirigirse a un browser como Mozilla Firefox, Google Chrome. En él se debe digitar la siguiente URL: Una vez realizado este primer paso, la interfaz del sistema que se podrá visualizar es la siguiente: Figura 208: Acceso al sistema. Un usuario podrá ingresar únicamente con una cuenta registrada. El Centro de Cómputo se encargará de definir que usuarios tendrán permisos de ingresar al sistema y además los permisos que tendrán dentro del sistema. USO DE ALFRESCO SHARE Descripción de la interfaz de usuario El sistema está 100% basado en web, por lo que para interactuar con el sistema únicamente es necesario un navegador de Internet. A continuación se presenta un diagrama con la distribución de Alfresco Share dividido por secciones: La interfaz de usuario se divide en tres secciones que se detallan a continuación: 262

284 1. Barra de Herramientas (1): Aquí podrá encontrar los accesos generales de la interfaz, por ejemplo, panel de inicio, sitios de colaboración, repositorio, información de usuario, búsqueda de usuarios y el panel de búsqueda que le permitirá encontrar cualquier documento dentro de Alfresco. 2. Barra de Información (2): Presenta el nombre de la página, carpeta, sitio en la que se encuentra el usuario. 3. Barra de Acciones (3): Permite realizar tareas, de ingreso de documentos, creación de nuevos espacios, carpetas y accesos directos a los espacios previamente visitados. 4. Panel de Documentos y Navegación (4): Esta sección permite navegar entre espacios o carpetas de forma dinámica, además permite ver los documentos con los que el usuario está trabajando y las carpetas o documentos que son favoritas del usuario, permitiendo de esta manera acceder de forma más rápida ellos sin navegar por todo el repositorio. 5. Área de Trabajo (5): En ella se desarrollan todas las tareas posibles en Alfresco Share, su contenido depende de la tarea que se esté llevando a cabo, ya sea relacionada con la gestión de espacios y contenidos, gestión de usuarios del espacio, etc Figura 209: Secciones de la interfaz Alfresco Share 263

285 Acceso al repositorio Para acceder al repositorio de Alfresco, se utiliza el ícono Repositorio ubicado en la barra de herramientas de Alfresco Share. Figura 210: Barra de herramientas Navegar por el repositorio Para navegar por el repositorio se tiene los siguientes componentes: 1. Árbol de carpetas: Esta es la manera más rápida de navegar por el repositorio, debido a que si solo se desea abrir las subcarpetas de una carpeta seleccionada y adentrarse en el repositorio solo es necesario dar un click en el icono de carpeta ( ), evitando así cargar los documentos en el área de trabajo, cuando se llegue a la carpeta en la que se desee ver los contenidos (carpetas y documentos) que esta tiene se necesita hacer un click sobre el nombre de la carpeta (se debe presentar un mensaje similar a Cargando archivos ). Figura 211: Componente árbol de carpetas 2. Área de trabajo: Para navegar a través del repositorio se necesita abrir carpeta por carpeta hasta llegar al destino deseado, para abrir 264

286 una carpeta es necesario dar un click en el nombre de la carpeta o en el icono de la misma ( ). La desventaja de utilizar este método de navegación es el tiempo, por ejemplo, cuando se necesita ir hacia una carpeta que se encuentra a un alto nivel de profundidad dentro del repositorio, cada vez que se abra una carpeta se necesita esperar a que Alfresco Share muestre las subcarpetas y los documentos para continuar con la navegación hasta llegar al destino. Figura 212: Área de trabajo. 3. Historial de navegación: Muestra la ruta en el repositorio de la carpeta actual en la que se encuentra el usuario, permite regresar hacia cualquier carpeta de la ruta del repositorio haciendo un click en el nombre de la carpeta deseada. Figura 213: Historial de navegación. 4. Regresar a carpeta padre: Permite regresar a la carpeta padre (contenedora) de la carpeta actual en la que se encuentra el usuario mediante el botón Subir nivel, indicado en la figura, en la parte izquierda del Historial de navegación. Figura 214: Botón subir nivel. 5. Ocultar / Mostrar carpetas: Permite esconder o mostrar las carpetas en el área de trabajo, de esta manera las carpetas solo serán visibles en el componente árbol de carpetas. Esta opción está configurada 265

287 por defecto para ocultar las carpetas, para cambiar esto es necesario dar un click en un botón Ocultar carpetas / Mostrar carpetas ubicada en la parte superior derecha del área de trabajo. Figura 215: Botón mostrar carpetas. Figura 216: Botón ocultar carpetas. 6. Vista de iconos: Presenta las carpetas y documentos en el área de trabajo de una manera simplificada o detallada. Hay tres tipos de vistas: a. Vista Simple La vista simplificada muestra un ícono del elemento, tipo de documento o carpeta y propiedades específicas. Figura 217: Botón de vista sencilla. b. Vista Detallada La vista detallada muestra miniaturas de los elementos, documento o carpetas, además de más propiedades que definen el documento. 266

288 Figura 218: Botón de vista detallada c. Vista de Galería La vista de galería me permite visualizar una imagen de las carpetas y del contenido del documento o del tipo de documento. Se muestra únicamente el nombre de los elementos, pero la vista es cuadriculada. Figura 219: Botón de vista de Galeria Crear una nueva carpeta Para la creación de espacios, se debe pulsar el botón Nueva carpeta. A continuación se muestra un asistente de creación en el cual se introduce el nombre de la nueva carpeta. En este caso se ha creado el espacio Nueva Carpeta. Figura 220: Cuadro de dialogo Nueva carpeta. También hay la posibilidad de añadir un título y una descripción de la carpeta, pero únicamente las propiedades con * son las obligatorias de ingresar. 267

289 Después de esto pulsar el botón Guardar e inmediatamente se verá el nuevo espacio creado en la sección de detalle o si pulsamos Cancelar, se cancela la acción. Nota: Si se crea una carpeta con el mismo nombre de una carpeta existente, Alfresco presentará un error llamado No se pudo crear carpeta informando que esta carpeta ya existe. Editar una carpeta Para editar una carpeta seleccionar la carpeta a ser editada, en la parte derecha de la misma seleccionar el botón Editar propiedades. Figura 221: Acciones de carpeta. A continuación se presenta un cuadro de dialogo en el cual se puede modificar la información necesaria, una vez finalizado seleccionar el botón Guardar o Cancelar para omitir los cambios realizados. Figura 222: Cuadro de dialogo para editar detalles de carpeta. Añadir un nuevo contenido Para añadir un nuevo contenido o documento a un espacio específico primero es necesario ubicarse dentro del espacio deseado. Por ejemplo: Se desea incluir un nuevo documento a la carpeta Nueva Carpeta, debemos ubicarnos dentro de este espacio y pulsar el botón Subir. 268

290 A continuación se muestra una ventana emergente para añadir contenido, en el cual se pulsa el botón Seleccionar ficheros para subir desplegando una ventana de navegación donde se selecciona el o los documentos a añadir. Figura 223: Asistente para subir documentos. Figura 224: Selección del(de los) archivo(s) a subir. Pulsar el botón Abrir para regresar al asistente con el(los) documento(s) seleccionados que se cargarán al espacio de trabajo o carpeta indicada anteriormente. A continuación el(los) documento(s) comienza(n) a subir al sistema y se puede visualizar el progreso del mismo. Una vez finalizada la operación, el asistente se oculta automáticamente. Durante el proceso de carga se podrá ver los documentos completados y pendientes, con la opción de Cancelar la acción pero únicamente de los archivos que no finalizaron, el resto ya se mostrarán en el espacio de trabajo. 269

291 Figura 225: Muestra de los documentos seleccionados cargandose. Los nuevos documentos ingresados se encontrarán dentro de la carpeta que fue previamente ingresado. Figura 226: Visualización de documentos cargados. Otra Forma subir documento es solo con arrastrarlos de la carpeta local de nuestra máquina hacia el espacio de trabajo del explorador y el sistema entiende que lo que desea es subir el documento al sistema, cargándolo inmediatamente. Figura 227: Carga de documentos al arrastrar de la carpeta local al sistema Nota: Si se crea una añade un documento con el mismo nombre de un documento existente en la carpeta seleccionada, Alfresco automáticamente renombrará el nuevo archivo y agregará un numero de copia precedido por un guión, por ejemplo, Archivo-1.pdf. 270

292 Acceso a documentos Para acceder a los documentos almacenados en el Sistema de Gestión Documental, únicamente es necesario ubicar el documento y pulsar clic sobre el nombre del documento a acceder. Figura 228: Detalles del documento. Se presenta la página de detalles del documento, esta ventana permite visualizar las siguientes áreas: Detalles del Documento (1): En esta sección podemos visualizar la ruta donde está localizado el documento y el nombre del mismo. Además podremos visualizar detalles del documento y funcionalidades como: Favoritos.- Me permite añadir el documento a mis favoritos para facilitar su búsqueda. Me gusta.- Esta opción me permite indicar mi predisposición respecto de este documento. Comentarios.- Me permite especificar un comentario del documento. 271

293 Descargar.- Me permite descargar el documento. Vista previa del documento (2): Alfresco Share permite ver el contenido de documentos de Microsoft Office, imágenes, Pdf Pero en el caso que no me permita tendré la opción de descargarlo. Comentarios (3): En esta opción puedo visualizar e indicar los comentarios que tengo respecto al documento. Acciones (4): Lista las acciones que se aplican al documento. Estas opciones estarán limitadas por los permisos de los usuarios en el sistema. Compartir (5): Esta opción me permite copiar la URL de acceso al documento para poder utilizarlo para enviar a otros usuarios para que accedan al documento. Metadato (6): Presenta la información detallada del documento que identifica al documento. Especializar un documento existente Los documentos al ser cargados al Alfresco se suben y definen propiedades específicas como: Nombre Título Descripción Además de propiedades específicas que el sistema toma al momento de cargar el documento como por ejemplo el autor, genero, álbum de un archivo de audio. Pero en Alfresco existe la posibilidad de definir un tipo de documento con propiedades específicas de ese tipo de documento, por ejemplo: 272

294 Factura o Núm. Factura o Fecha de compra o Cliente Oficio o Núm. Oficio o Fecha de Elaboración o Participantes Esta opción permite facilitar búsquedas por un tipo y sus propiedades específicas dentro de todo el sistema, ya sea de un documento o carpeta. Para ello debemos ingresar a la previsualización del documento y en las acciones seleccionamos la opción Cambiar Tipo. Se nos presentará un formulario asistente donde puede escoger los tipos documentales existentes Figura 229: Botón de cambio de tipo documental. Una vez que se haya seleccionado el tipo documental que representa este documento, automáticamente se refrescarán las propiedades del documento con las que definen al tipo documental. Esta opción dependerá si existen tipos documentales generados y además si están habilitados para los usuarios. Actualmente existen los tipos documentales: 273

295 SOLICITUD DE CAMBIO DE FACULTAD SOLICITUD DE CAMBIO DE UNIVERSIDAD SOLICITUD DE CAMBIO DE CARRERA SOLICITUD DE REINGRESO SOLICITUD DE RECTIFICACIÓN DE NOTAS SOLICITUD DE ANULACIÓN DE MATRÍCULA SOLICITUD DE CERTIFICADO DE MATRÍCULA SOLICITUD DE CAMBIO DE TUTOR SOLICITUD DE ASENTAMIENTO DE NOTAS A DESTIEMPO SOLICITUD DE CERTIFICADO DE ASISTENCIA La diferencia es que estos tipos de documentos se crearán desde el sistema de Automatización de procesos Bonita BPM Figura 230: Tipo documental Solicitud de Cambio de Facultad y sus propiedades. 274

296 Editar un documento existente Alfresco por defecto genera versiones de todos los documentos, cada vez que son actualizados, permitiendo mantener un historial de todas las modificaciones. Para actualizar un documento se deben seguir los pasos detallados a continuación: 1. Ubicar el documento a ser actualizado. 2. En la parte derecha del documento presionar el botón Más o desde la vista previa del documento. 3. Pulsar el botón subir nueva versión (Subir nueva versión). 4. A continuación aparece un asistente en el cual se debe seleccionar el botón Seleccionar fichero para subir. Seleccionar el archivo que va a ser la nueva versión del documento y pulsar en el botón Abrir. Figura 231: Selección del documento actualizado. 5. Se puede seleccionar si es un cambio menor o mayor, llenar los comentarios si es necesario y pulsar Subir. Una vez terminado de subir el documento automáticamente se oculta el formulario. 275

297 Figura 232: Ingreso de nueva información del documento a acutalizar. 6. Para poder ver los cambios hay que ingresar al documento, en la vista previa del documento verificar que se muestre el nuevo contenido, además en la parte inferior se puede verificar que se haya incrementado la versión. Figura 233: Lista de versiones de un documento. Bloquear y editar un documento existente En el tema anterior se revisó la forma de actualizar un documento en Alfresco, pero existen ocasiones en que para realizar el cambio se necesita más tiempo (horas, hasta días) para actualizar el contenido del documento, es necesario asegurarse que el documento no sea modificado por otro usuario que no sea el usuario asignado para modificar el documento en el transcurso de tiempo mientras se realiza los cambios. Para realizar esto hay que ubicarse en el documento deseado y pulsar el botón Más o en la vista previa del documento y seleccionar la acción Editar fuera de línea. 276

298 Figura 234: Menú más acciones del documento. A continuación aparece una ventana para descargar el documento actual, en Alfresco Share el documento se bloquea para que nadie más pueda hacer cambios al mismo hasta que se termine de editar. Figura 235: Vista de un documento en edición. Cuando se termine de editar el documento ubicarse en él, y seleccionar el botón Subir nueva versión y a continuación realizar los pasos indicados en el tema anterior Actualizar Documento Existente. Al subir el nuevo documento automáticamente el documento se desbloquea para que otros usuarios puedan realizar los cambios deseados. Mientras tanto los usuarios podrán ver los cambios realizados. En el caso que deseen cancelar la operación deben ubicarse en el documento deseado y pulsar el botón Más o en la vista previa del documento y seleccionar la acción Cancelar edición que omitirá los cambios realizados. Figura 236: Botón cancelar edición fuera de línea. Editar los metadatos del documento Para editar los metadatos es necesario ubicarse en el documento deseado, en la parte derecha del documento, pulsar el botón Editar propiedades. 277

299 A continuación se presenta una ventana emergente, la cual dependiendo del tipo de documento presentará los diferentes metadatos para su edición. Nota: La cantidad de metadatos varían por cada tipo de documento. Figura 237: Ventana emergente de edición de metadatos. Editar los metadatos que se necesite, para guardar los cambios es necesario presionar el botón Guardar que se encuentra en la parte inferior de la ventana emergente. Para cancelar la edición de los metadatos (que no se apliquen los cambios) hay que presionar el botón cancelar. Tener en cuenta que inicialmente se presentará solo propiedades específicas, pero tengo la opción de ir a modificar todas las propiedades presionando la opción Todas las propiedades, que me permitirá acceder a un formulario con todas las propiedades posibles de editar. Figura 238: Formulario de edición de todas las propiedades. Las propiedades se actualizan automáticamente una vez guardado y se podrá visualizar en la pantalla de previsualización del documento o carpeta Nota: Estará definido desde un inicio que propiedades pueden ser editadas, el resto estarán bloqueadas para que el usuario únicamente las pueda visualizar. 278

300 Copiar un documento o carpeta Para copiar un documento o carpeta a un espacio diferente, primero ubicarse en el ítem deseado, pulsar el botón Más o accediendo a las acciones de previsualización y seleccionar el botón Copiar a. Figura 239: Menú más acciones del documento, copiar. Nota: Si se copia un documento o carpeta con el mismo nombre de un ítem existente en la carpeta destino, Alfresco renombrará el documento o carpeta como Copia de más el nombre original del documento. Mover un documento Para mover un documento o carpeta a un espacio diferente, primero ubicarse en el ítem deseado, pulsar el botón Más o accediendo a las acciones de previsualización y seleccionar el botón Mover a. Figura 240: Menú más acciones del documento, mover. Nota: Si se mueve un documento o carpeta con el mismo nombre de un documento o carpeta existente en la carpeta destino, Alfresco presentará un error llamado No se pudo mover documento o carpeta informando que existe un ítem con el mismo nombre ya existe en la carpeta destino. Eliminar un documento Para eliminar un documento ubicarse en el, seleccionar el botón Más o accediendo a las acciones de la previsualización y seleccionar el botón Eliminar documento 279

301 Figura 241: Menú más acciones del documento, eliminar. A continuación aparecerá una ventana en la cual se debe confirmar que se desea eliminar el documento o carpeta. Figura 242: Confirmación para eliminar documento. Eliminar una carpeta Para eliminar una carpeta ubicarse en dentro, seleccionar el botón Más o accediendo a las acciones de vista de detalle y luego seleccionar el botón Eliminar carpeta. Figura 243: Menú mas acciones de carpeta, eliminar. A continuación aparecerá una ventana en la cual se confirma que se requiere eliminar la carpeta. Figura 244: Confirmación para eliminar carpeta. 280

302 Realizar una búsqueda simple Una búsqueda se convierte en una herramienta muy útil al momento que se incrementa la cantidad de usuarios, carpetas, documentos y se desea localizar un documento específico de manera rápida. A continuación se mostrará cómo realizar una búsqueda simple. 1. Como primer paso colocarse sobre el cuadro te texto de búsqueda que se encuentra en la parte derecha de la barra de herramientas. Figura 245: Barra de herramientas. 2. Dentro del casillero de búsqueda ingresar el nombre del archivo o carpeta que desea buscar o en su defecto una o más palabras que contenga el documento. Cabe recalcar que la búsqueda simple se la realiza sobre todo el repositorio documental, por lo que sus resultados pueden ser bastante grandes, para obtener un resultado más exacto, es necesario realizar una búsqueda avanzada. Realizar una búsqueda avanzada Como primer paso colocarse sobre el botón de búsqueda que se encuentra en la parte derecha de la barra de herramientas y seleccionar el elemento Búsqueda avanzada. A continuación se presenta la página de búsqueda avanzada, la cual a diferencia de la búsqueda simple, permite buscar documentos en base a los metadatos o propiedades que contenga el tipo de documento. Por ejemplo, se necesita buscar documentos de tipo Solicitud de Cambio de Universidad mediante el metadato Nombre, para esto se necesita realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar el tipo de documento que se va a buscar, en este caso Solicitud de cambio de universidad. 281

303 Figura 246: Selección de tipo de documento a buscar. 2. A continuación se presenta el formulario de búsqueda, el cual presenta los metadatos del tipo de documento. En este ejemplo se va ingresar un criterio de búsqueda en el campo Nombre y presionar el botón Buscar. Figura 247: Formulario de búsqueda Solicitud de Cambio de Universidad. 3. Se presenta los resultados de búsqueda, una lista de los documentos que cumplen con los criterios del paso anterior. Se puede acceder a la página de detalles del documento o a la carpeta donde se encuentra ubicado el documento al dar click en el nombre. Figura 248: Resultado de búsqueda. 282

304 Nota: Se pueden utilizar comodines de búsqueda en el caso de no recordar el texto completo a buscar en el metadato, por ejemplo, se desea buscar los documentos en el metadato Doc. Identificador que empiecen con MSIT , para eso es necesario escribir el texto deseado más el comodín de búsqueda asterisco (MSIT *), el cual encontrará documentos los siguientes valores MSIT , MSIT ,, MSIT , etc. También se pueden agregar los comodines en cualquier lugar del texto (al inicio, a la mitad, al final) para reemplazar texto a buscar. CONFIGURACIONES DEL MI PERFIL Alfresco se enfoca más al trabajo colaborativo y brinda funcionalidades que son de gran utilidad en esta perspectiva. Visualizar los sitios, estructuras privadas que el usuario puede crear para organizar información para un sector y usuarios definidos, a los que pertenezco o he creado. Una de ellas es la posibilidad de Seguir a un usuario, es decir ver las actividades recientes de usuario del sistema en el que estoy interesado por conocer como se desenvuelve dentro de un sitio. Validar notificaciones por mail para conocer acciones realizadas, en sitios a los que pertenezco, por los usuarios que estoy siguiendo. Conocer los documentos que he subido o editado recientemente en un sitio. Finalmente editar información personal y contraseña. Para ello debemos ir al Menú de Herramientas y seleccionamos la opción Más y buscar Mi Perfil. 283

305 Figura 249: Acceso a la pantalla detalles del perfil del usuario conectado. Edición de información personal y contraseña En el mismo formulario de Mi perfil tengo la opción de Información que corresponde a los datos y foto que puedo añadir para ser mejor identificado. Yo puedo acceder a editar los datos que tengo autorizado y guardarlos para ser buscado por el resto de miembros del sistema. Figura 250: Acceso a la información de la persona. Pero para cambiar mi contraseña tengo la posibilidad desde otra opción de Mi perfil. Este dato puede ser modificado por la persona dueña de la cuenta y por el administrador del sistema en el caso que no podamos recordar la misma. Figura 251: Formulario de cambio de contraseña. 284

306 Manual de Usuario del Portal de Bonita OBJETIVOS DEL SISTEMA El Proyecto Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, fue creado con el objetivo de automatizar los procesos de solicitudes al crear el requerimiento, manejar documentación adjunta y entregar una respuesta digitalmente, y a la vez se guarde la información, de manera automática y estructurada, generada dentro de la institución. Se pretende mediante este manual: Guiar al usuario interno para acceder al sistema. Conocer cómo utilizar el sistema, a través de una descripción detallada e ilustrada de las opciones disponibles en el portal de usuario final. Conocer el alcance que proporciona el manejo de los procesos automatizados para tener un control general de los casos además de la herramienta y así esta permita un seguimiento en la evolución de los casos que se llevan a cabo dentro de esta Institución y el trabajo desarrollado por sus funcionarios sea efectivo. INGRESO AL SISTEMA Para el ingreso al sistema es necesario dirigirse a un browser como Mozilla Firefox, Google Chrome. En él se debe digitar la siguiente URL: Una vez realizado este primer paso, la interfaz del sistema que se podrá visualizar es la siguiente: 285

307 Figura 252: Acceso al Sistema Registro del usuario Iniciar y cerrar sesión En la pantalla principal como se aprecia en la Figura 252, el usuario debe iniciar su sesión de trabajo ingresando con sus credenciales previamente definidas, en el módulo de Administración. Figura 253: Iniciar sesión Cuando el sistema valide la información al dar clic en el botón Ingresar como se indica en la Figura 253, se visualizará la interfaz de inicio. 286

308 OPERACIÓN DEL SISTEMA Interfaz de Inicio y su distribución Figura 254: Interfaz de Inicio Descripción de componentes En la interfaz, podemos visualizar 3 áreas importantes ilustradas en columnas, que ayudarán a la navegación por los procesos: Tareas Casos Aplicaciones En la parte superior derecha, se encuentra el área de identificación de la Figura 255, se verá reflejado el nombre de la persona que inicia la sesión de trabajo, seguido de una lista de opciones de configuración de lenguaje y Cierre de sesión. Figura 255: Configuración del sistema Figura 256: Cambio de rol de usuario a administrador 287

309 Además se podrá encontrar un link que estará habilitado para la persona con rol de Administrador, quien tiene la posibilidad de configurar los privilegios de grupos, roles y reasignación de tareas. En instancia todos los usuarios deben tener el rol de Usuario para acceder al sistema. Estas configuraciones y accesos serán manejadas por el centro de computo de la institución. Menús de Navegación del portal Área No. 1 Tareas El Panel del menú, que se encuentra en la parte superior de la interfaz cuando seleccionamos Tareas, identificada en la Figura 257. Figura 257: Selección de Tareas Contiene las siguientes opciones: Figura 258: Panel del menú Tareas Por hacer Muestra, como en una bandeja de correo, las tareas que se encuentran pendientes de realizar, asignadas a mí o al grupo que pertenezco. 288

310 Esta sección muestra en conjunto las actividades de Mis tareas y Tareas disponibles. TOMAR.- Este botón permite tomar la tarea al usuario actual y asignarlo como responsable de hacerla. Al actualizar la página podremos ver que la tarea, si no estaba, estará presente en la sección Mis tareas y dejará de estar visible para el resto de usuarios que tenían disponibilidad de tomarla. LIBERAR.- Esta opción es lo opuesto al botón anterior, es decir, cuando yo soy el responsable de esa tarea la libero para que alguien más la pueda tomar y hacer. Al actualizar la página podremos notar que la tarea está presente en la sección Tareas disponibles. Se debe tener en cuenta que existen tareas asignadas justamente a un solo o único usuario, por lo cual, aún cuando la liberemos solo la persona mencionada podrá atenderla. OCULTAR.- Este botón permite mover la tarea a la sección Ocultos para no estar listado dentro de Mis tareas o Tareas disponibles. Si la tarea fue asignada a un grupo y este usuario la tomó antes, al momento de seleccionar esta opción se libera para estar listado como una tarea disponible para los miembros de su grupo. Si la tarea es asignada a un único usuario se mantendrá oculto hasta que el usuario la recupere y la haga. AÑADIR COMENTARIOS.- Esta opción me permite agregar observaciones para que el resto de personas que tienen visibilidad del proceso, persona que inicia el proceso y demás actores de las tareas que conforman el caso, puedan informarse e interactuar entre ellos. 289

311 Por ejemplo: en un proceso de ventas, el Gerente de puede agregar un comentario indicando que es necesario generar un descuento en la tarea de facturación de un cliente frecuente. HACER.- Este botón me lleva al formulario correspondiente a la tarea actual para que resuelva la información requerida y el proceso pueda continuar. Si la tarea estaba disponible, pasa a ser asignada y deja de estar disponible. MÁS.- Con este botón tengo la opción de ver detalles de la tarea actual como se muestra en la figura: Figura 259: Detalles de la tarea Aplicaciones (Proceso al que pertenece la tarea) Versión de la aplicación Caso (Numero de proceso iniciado). Estado (ready - ejecución y completed - finalizada). Prioridad Asignado (Es visible si está asignado a un usuario). Fecha de vencimiento. Última fecha de Asignación 290

312 Fecha asignada (Es visible cuando se asigna a un usuario). AÑADIR COMENTARIOS HACER TOMAR (si la tarea está disponible) o LIBERAR (si la tarea fue tomada por el usuario). OCULTAR o (si la tarea esta oculta) ATRAS (Volver a la página anterior) Mis tareas Permite ver las tareas, como en una bandeja de correo, que se encuentran pendientes de realizar asignadas a mí como única persona. LIBERAR OCULTAR AÑADIR COMENTARIOS HACER MÁS Tareas disponibles Permite ver las tareas, como en una bandeja de correo, que se encuentran pendientes de realizar. Esto es cuando la tarea es asignada a un grupo y cualquier miembro del mismo la puede tomar para resolverla. TOMAR OCULTAR AÑADIR COMENTARIOS HACER MÁS 291

313 Ocultos Permite poner este estado a la tarea y solamente son visibles al dar clic sobre esta pestaña del sistema. RECUPERAR.- Este botón me permite devolver la tarea del estado oculto a disponible, pero al listado de Tareas disponibles", aun cuando la tarea era dirigida a un usuario específico. AÑADIR COMENTARIOS HACER MÁS Hecho Se presentan las tareas ya realizadas por el usuario actual con su respectiva fecha y hora de elaboración. MÁS.- La diferencia con respecto a la información anterior descrita en la Figura 259. es que solo posee el botón: ATRAS Aplicaciones Se presenta desplegado el nombre del o los procesos que están funcionando dentro del sistema que permiten filtrar las tareas que se muestran en las secciones anteriores mencionadas. Listado de tareas Me permite ver el conjunto de tareas a las que tengo acceso y que al dar click en una de ellas ejecuta la misma operación de la opción HACER. La información que tengo disponible es: Nombre de la Tarea 292

314 Fecha de vencimiento (si la tarea aun no ha sido completada) o realizada. Búsqueda (Me permite filtrar las tareas por su nombre). Figura 260: Tareas por hacer. Figura 261: Tareas completadas. Información de tarea seleccionada Figura 262: Información resumida de la tarea listada. Me permite tener información inmediata de la tarea seleccionada del listado. Área No. 2 Casos El Panel del menú, que se encuentra en la parte superior de la interfaz cuando seleccionamos Casos, identificada en la Figura 263. Figura 263: Selección de Casos Contiene las siguientes opciones: 293

315 Figura 264: Panel del menú Casos Mis casos Corresponde a dar una vista global a los casos (Procesos) que el usuario actual ha iniciado y están pendientes de finalizar. Es decir que las tareas que conforman el proceso, hayan sido finalizadas. Este proceso como tal, en esta sección, es solo visible por este usuario. AÑADIR COMENTARIOS MÁS.- Con este botón tengo la opción de ver detalles del proceso como se muestra en la figura: Figura 265: Información del proceso actual 294

316 Id de Caso (número de proceso en ejecución) App (Nombre del proceso) Versión de la aplicación Iniciado en (fecha en que se inicia el proceso) Iniciado por (usuario que inicia el proceso) Última actualización (Fecha del último cambio realizado en el proceso) Estado (start Iniciado y completed - Finalizado ) Tareas Muestra el listado de tareas en ejecución con el detalle: nombre de la tarea y fecha de inicio. Cuando el proceso ya esta completado el listado cambia por tareas finalizadas y sus fechas de realización. Tareas realizadas Cuando el proceso sigue activo (sin finalizar), muestra el listado de tareas finalizadas con el detalle: nombre de la tarea y fecha de realización. AÑADIR COMENTARIOS (Esto es solo mientras esta activo el proceso). ATRAS (Volver a la página anterior) VISTA GLOBAL (Muestra un registro de los datos ingresados.) 295

317 Trabajó en Corresponde a dar una vista global a los casos (procesos) en los que yo interactué y aún sigue activo, mediante una tarea. Es decir que todas las personas que trabajaron el proceso podrán acceder a ver la información del mismo. AÑADIR COMENTARIOS MÁS Archivado Corresponde a dar una vista global a los casos (procesos) en los que yo interactué o inicie, pero que ya fueron finalizados. A este nivel yo solo puedo ver la información generada y no puedo seguir añadiendo comentarios. MÁS Listado de casos Es el listado de procesos que se están ejecutando o se finalizaron, dependiendo de la sección y que muestran la siguiente información: Nombre de la Aplicación. Número de caso o proceso. Fecha de Inicio (si esta activo) o archivada (si fue finalizado). Figura 266: Listado de procesos. 296

318 Información de caso seleccionado Figura 267: Información general de un proceso. Me permite tener información inmediata del proceso seleccionado del listado. Área No. 3. Aplicaciones El Panel del menú, que se encuentra en la parte superior de la interfaz cuando seleccionamos Tareas, identificada en la Figura 268. Figura 268: Selección de Aplicaciones En este nivel tendremos todos los procesos que como usuario tengo acceso a iniciar. Contiene las siguientes opciones: Figura 269: Panel de menú de Aplicaciones 297

319 Todos Listado de procesos que tengo permiso de iniciar o ejecutar. Estos procesos me detallan su nombre y versión. Además puedo filtrarlos en la opción de búsqueda por su nombre. INICIO Este botón genera la acción de iniciar el proceso y me lleva a un formulario donde me indica el inicio del caso. Figura 270: Botón de ejecución después de dar click en inicio Si no ejecuto el botón START A CASE el proceso no inicia y no se genera y ni guarda información. Información de proceso seleccionado Figura 271: Información Global del proceso Presenta un resumen de la actividad del proceso como: Nombre y versión del proceso 298

320 Mis casos.- Listado de instancias de los procesos en ejecución iniciados por el usuario actual. Casos en los que trabajé.- Listado de instancias de los procesos en ejecución en los que interactué con el proceso mediante tareas. Archivos.- Corresponde al listado de instancias del proceso que ya fueron finalizados. CONTROL FORMULARIOS Se debe considerar las siguientes especificaciones en los formularios: 1) Los campos obligatorios son los que se muestran con *, por lo cual el sistema no le permitirá continuar si no ingresa esta información. Figura 272: Mensaje obligatorio en campos con *. 2) Existen controles personalizados en los campos formularios donde se puede digitar, para evitar datos incorrectos como por ejemplo letras donde solo admite números. Figura 273: Mensaje de control de ingreso de solo dígitos o números. 3) Existen controles personalizados en los campos formularios donde se puede digitar, para manejar el número de dígitos o caracteres que se puede ingresar, como se muestra en la Figura ) Existen controles personalizados en los campos formularios donde se puede digitar, para verificar que el dato que se está ingresando sea con un formato definido. 299

321 Figura 274: Mensaje de control de ingreso de un valido. 5) Existen mensajes de ayuda en el campo donde se solicita seleccionar la materia indicando información que es necesaria para seleccionar. Estructura de código de materia: - 1er número la carrera (1. Clínica, 2. Industrial, 3. Infantil). - 2do número el semestre. - 3er y 4to número la materia. Figura 275: Mensaje de ayuda para selección de la materia 6) Existen mensajes informativos indicando algún control a manejarse antes de ingresar información indebida o que genere algún problema. Figura 276: Mensaje informativo de límite de peso de archivo. Además como se podrá notar en los controles indicados, se muestrán mensajes personalizados en los campos con relación a cada restricción: Números (simples y con decimales) Formato definido (correo) Límites de ingreso (número máximo y/o mínimo de dígitos o caracteres) Campo Obligatorio Carga de Documentos El componente de carga de documentos tiene la siguiente forma: 300

322 Figura 277: Componente de carga de documentos. El usuario para cargar tiene que cambiar la opción de URL a File para que le permita seleccionar un archivo. Figura 278: Cambio en componente para carga de documentos. Mediante el botón de Seleccionar archivo el usuario tiene la posibilidad de añadir un documento del equipo local con el que se conecte al sistema. Figura 279: Selección de un documento local Finalmente tenernos que seleccionar la opción upload para cargar el documento añadido. Figura 280: Documento cargado con la acción upload. De no ser el documento requerido se puede modify para subir nuevamente el documento o remove para borrar el documento cargado. 301

323 Manual de Usuario Final - Reporte KPI INTRODUCCIÓN El presente manual describe de manera precisa como utilizar el sistema creado para el Proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, orientado para guiar a los usuarios finales, involucrados en la etapa operativa de los procesos, en este caso, en particular del proceso Reportes KPI". ACTORES Descripción de los actores disponibles Reportes Los usuarios que pertenezcan al grupo Facultad, que fue seleccionado como actores Reporte del proceso, son los únicos que pueden acceder a este proceso e iniciarlo. Además este proceso es personal por lo cual es el único involucrado en todo el proceso. INICIAR UN CASO Actividad 1: Inicio del Proceso Reportes KPI RESPONSABLE Reportes Descripción de la Actividad El proceso de Reportes KPI inicia cuando una persona, miembro del grupo Facultad, desea conocer la situación de los procesos de Solicitudes al ingresar al sistema para ejecutar el proceso. 302

324 Esto implica acceder a un formulario Selección de Reporte en el que se le solicitará escoger el tipo de proceso a ser generado: Figura 281: 1er Formulario de Reporte KPI - Selección de Reporte 1. REPORTE ACTUACIÓN DE USUARIOS EN UN PROCESO Este reporte mostrará información gráfica y detallada de las actividades finalizadas de usuarios pertenecientes a un actor de un proceso en específico que deberá ser seleccionado en el siguiente formulario Detalles Reporte cuando se presione el botón CONTINUAR REPORTE. En este formulario debe escoger de cual proceso desea generar el reporte. Figura 282: Selección de Proceso de Solicitudes para generar el reporte. 2. REPORTE PROCESOS FINALIZADOS Este reporte mostrará información gráfica y detallada de las instancias de procesos de solicitudes finalizadas y que usuarios son los que están constantemente interactuando con un proceso en específico. Para ello puede ser seleccionado(s) una/las solicitud(es) en específico, si no se realiza una elección el proceso generará el 303

325 reporte de todos, en el siguiente formulario Detalles Reporte cuando se presione el botón CONTINUAR REPORTE. En este formulario podrá escoger de cual(es) proceso(s) desea generar el reporte. Figura 283: Selección de un/los Proceso(s) de Solicitud(es) para el reporte. 3. REPORTE TAREAS FINALIZADAS DE UN PROCESO Este reporte mostrará información gráfica y detallada de las actividades finalizadas, con respecto a que usuarios y cuanto tiempo les tomo realizar la acción en un proceso en específico que deberá ser seleccionado en el siguiente formulario Detalles Reporte cuando se presione el botón CONTINUAR REPORTE. En este formulario debe escoger de cual proceso desea generar el reporte como se muestra en la Figura 284. En este segundo formulario podrá gestionar algún detalle requerido para generar el reporte escogido como se indico anteriormente. Además tendrá acceso a dos posibles acciones: Figura 284: 2do Formulario de Reporte KPI - Detalles Reporte 304

326 CAMBIAR REPORTE.- Al presionar este botón se regrese al formulario inicial para una nueva selección del reporte que se desea generar. GENERAR REPORTE.- Al presionar este botón se procede a generar el reporte y ser mostrado en la Actividad 2, "Resultado de Reporte" correspondiente al proceso anterior seleccionado: Si el usuario Reportes que inicio el proceso no realiza una acción el proceso no será ejecutado y no se registrará las acciones realizadas. Actividad 2: "Resultado de Reporte" RESPONSABLE Reportes Descripción de la Actividad Se podrá notar que el nombre de las actividades hace referencia al proceso generado en el listado de tareas (Actividades) pendientes hace referencia al nombre correspondiente al proceso generado, pero todos hacen referencia al mismo formulario Resultado de Reporte Figura 285: Tareas de reportes resultantes de iniciar el Proceso KPI 305

327 El usuario Reportes tendrá acceso en el formulario a visualizar el reporte temporal en formato PDF que podrá ser descargado.desde la opción Enlace reporte. Figura 286: Formulario de Resultado de Reporte Finalmente el usuario podrá finalizar el proceso y borrar el reporte temporal al presionar el botón TERMINAR 306

328 Manual de Usuario Final - Solicitud Anulación de Matrícula INTRODUCCIÓN El presente manual describe de manera precisa como utilizar el sistema creado para el Proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, orientado para guiar a los usuarios finales, involucrados en la etapa operativa de los procesos, en este caso, en particular del proceso Solicitud de Anulación de Matrícula". ACTORES Descripción de los actores disponibles Estudiante Director o Director de Psicología Clínica o Director de Psicología Industrial o Director de Psicología Infantil Secretaria Los usuarios que pertenezcan al grupo Estudiante son los únicos que pueden acceder a este proceso e iniciarlo. Los demás están involucrados en el resto de tareas que comprende este proceso. INICIAR UN CASO Actividad 1: Solicitud de Anulación de Matrícula RESPONSABLE Estudiantes(El usuario que inicia el proceso) 307

329 Descripción de la Actividad El proceso de anulación de matrícula inicia cuando un estudiante de la institución ingresa al sistema para generar una solicitud de este tipo. Esto implica llenar un formulario con datos del estudiante, como se muestra en la Figura 287: Datos personales (Nombre, cédula, ) Datos de la carrera (Carrera, semestre, materia, periodo de estudio, matrícula) Documento Registro de Matrícula Esta información será utilizada para la generación de un documento como constancia de la solicitud en las siguientes tareas. Una vez que el Estudiante presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el sistema procede a generar el documento de solicitud con la información ingresada y el proceso puede continuar a la Actividad 2 Revisión de Solicitud. Figura 287: Formulario de Solicitud de Anulación de Matrícula 308

330 Actividad 2: " Revisión de Solicitud" RESPONSABLE Estudiantes(El usuario que inicia el proceso) Descripción de la Actividad El Estudiante tiene una previsualización del documento generado con la información ingresada. La finalidad de esta actividad es que el usuario pueda verificar los datos ingresados antes de continuar con el proceso indicando si Esta correcto el documento?. Al generar el documento se ha controlado en su nombre, para que sea único y tenga el siguiente formato: SOLICITUD_ANULAR_MATRICULA_<número único>.pdf Figura 288: Formulario de Revisión de Solicitud NO Si el estudiante rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 1, para que vuelva a ingresar la información correcta. Esto se mantendrá hasta que usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. 309

331 SI Si el estudiante acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 3, Verificación de la Información y se presentará la solicitud para que el Director valide la información. Una vez que el estudiante presiona el botón enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 3: Verificación de la Información RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El director debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Anulación de Matrícula. Figura 289: Formulario de Verificación de Información 310

332 El sistema le permite al usuario visualizar el documento de la solicitud y el documento de respaldo, Registro de Matrícula, para constatar que la información esta correcta y si Cumple los requerimientos?. Es necesario que el director ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. NO Si el director rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Estudiante que realizó la solicitud con la observación ingresada por él Director indicándole el motivo. Se borra el documento generado y los anexos al sistema. Figura 290: Notificación de Solicitud Rechazada SI Si el director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 4, Generar Informe de Anulación donde el mismo usuario genere una constancia de su decisión con un informe. 311

333 Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 4: Generar Informe de Anulación RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El director tiene la posibilidad de ingresar el contenido del informe para generar el documento, debido a que existe una plantilla estructurada que será utilizada. En el formulario tiene acceso a una previsualización de la solicitud para acceder a la información requerida y un campo de informe de aceptación donde se ingresará el contenido del mismo. Figura 291: Formulario de Generar Informe de Anulación. Una vez que el Director presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa a la Actividad 5 Revisar Informe, donde podrá previsualizar el documento antes de continuar. 312

334 Actividad 5: Revisar Informe RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El Director podrá previsualizar el contenido del informe ingresado en la Actividad 4 y poder tomar una decisión, si Está correcto el documento?. Al generar el informe se controla su nombre para que sea único y tenga el siguiente formato: INFORME_ANULAR_MATRICULA_<mismo número único de solicitud>.pdf Figura 292: Formulario de Revisión del Informe NO Si el director rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 4, para que vuelva a ingresar el correcto contenido del informe. Esto se mantendrá hasta que usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. SI Si el director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 6, Imprimir Informe y se presentará la solicitud para que la secretaria 313

335 pueda imprimir el documento y entregar como resultado al estudiante que inicio el proceso. Una vez que el director decide y presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 6: Imprimir Informe RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad La secretaria debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para esta actividad Imprimir Informe. En esta actividad la secretaria tendrá un formulario donde va a previsualizar el documento de solicitud y el informe generado por el director el cual puede imprimir para entregar como constancia al estudiante. Figura 293: 1er Formulario de Imprimir Solicitud 314

336 Al presionar la secretaria en el botón siguiente accederá a siguiente formulario con la información distribuida del estudiante, los comentarios del director en la Actividad 3 y un campo donde podrá ingresar observaciones para el estudiante. Figura 294: 2do Formulario de Imprimir Solicitud Si la secretaria presiona ANTERIOR podrá regresar al formulario de la Figura 293 donde visualiza los documentos. Una vez que la secretaria presiona el botón Enviar, se culmina la actividad, se notifica mediante correo el éxito de la solicitud para que se acerque a retirar el informe de constancia. En el mail se le indicará que para finalizar el proceso debe acercarse con un documento proporcionado por el Sistema SAU, que registre la anulación de la matrícula. Finalmente el proceso continúa a la Actividad 7 Recepción de Documento SAU, donde se solicitará el documento faltante para terminar. 315

337 Figura 295: Mail de solicitud Aceptada Actividad 7: Recepción de Documento SAU RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad La secretaria podrá visualizar información del estudiante y nuevamente el informe del director en el caso de requerir volver a imprimirlo. En el campo Resultado Final se aclara que para poder finalizar es requerido acercarse con el documento proporcionado por SAU para poder continuar, además de la observación ingresada en la anterior actividad. Una vez que el estudiante se ha acercado a entregar el documento a la secretaria, se registrará el documento y al presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y finaliza el proceso con la subida de la documentación generada al repositorio documental Alfresco, en la carpeta del estudiante. 316

338 Figura 296: Formulario Recepción de Documento SAU. DOCUMENTACIÓN CARGADA AL GESTOR DOCUMENTAL ALFRESCO Una vez que es finalizado el proceso con éxito, la documentación es cargada al sistema documental Alfresco para sus futuras búsquedas. El sistema creará una carpeta, sino existe, personalizada en la estructura de carpetas de la carrera del estudiante con: Nombre: Cédula del estudiante. Título: Nombres del estudiante. Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la carrera. Esto facilitará la búsqueda de la información del estudiante en el gestor documental. 317

339 Figura 297: Estructura de carpetas donde se carga la documentación del estudiante La información cargada se distribuirá de la siguiente forma: Carpeta Personal (PER).- La documentación cargada al proceso como requerimiento. o Documento SAU Nombre: DOC_SAU_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Registro de Matrícula Nombre: DOC_REGISTRO_MATRICULA_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. Carpeta Periodo (mes inicio mes fin del año inicio año fin).- Esta carpeta se creará sino esta en el periodo vigente. Dentro de la carpeta periodo se registra la carpeta de la solicitud Nombre: SAM Título: SOLICITUDES DE ANULACIÓN DE MATRÍCULA 318

340 Finalmente es en esta donde guardamos los documentos creados en la solicitud. o Informe Nombre: INFORME_ANULAR_MATRICULA_<mismo número de solicitud>.pdf o Solicitud.- Este es un documento personalizado para facilitar búsquedas en el gestor documental. Nombre: SOLICITUD_ANULAR_MATRICULA <número único>.pdf Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la solicitud. 319

341 Manual de Usuario Final - Solicitud Asentamiento de Notas Atrasadas INTRODUCCIÓN El presente manual describe de manera precisa como utilizar el sistema creado para el Proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, orientado para guiar a los usuarios finales, involucrados en la etapa operativa de los procesos, en este caso, en particular del proceso Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas". ACTORES Descripción de los actores disponibles Profesor Director o Director de Psicología Clínica o Director de Psicología Industrial o Director de Psicología Infantil Consejo Directivo Decano de la Faculta Técnicos del centro de Cómputo Los usuarios que pertenezcan al grupo Profesor son los únicos que pueden acceder a este proceso e iniciarlo. Los demás están involucrados en el resto de tareas que comprende este proceso. 320

342 INICIAR UN CASO Actividad 1: Ingreso de Solicitud Profesor RESPONSABLE Profesor Descripción de la Actividad El proceso de asentamiento de notas atrasadas, inicia cuando un Profesor de la institución ingresa al sistema para generar una solicitud de este tipo. Esto implica llenar un formulario con datos del estudiante, de la carrera y de él, como se muestra en la Figura 298: Datos personales (Nombre, cédula, ) Datos del estudiante (Nombre, cédula) Datos de la carrera (Hemisemestre, carrera, semestre, paralelo, materia, periodo de estudio, nota, asistencia) Documento Justificativo Esta información será utilizada para la generación de un documento como constancia de la solicitud en las siguientes tareas. Una vez que el Profesor presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el sistema procede a generar el documento de solicitud con la información ingresada y el proceso puede continuar a la Actividad 2 Revisión de Solicitud. 321

343 Figura 298: Formulario de Ingreso de Solicitud Profesor Actividad 2: " Revisar Solicitud" RESPONSABLE Profesor Descripción de la Actividad El Profesor tiene una previsualización del documento generado con la información ingresada. La finalidad de esta actividad es que el usuario pueda verificar los datos ingresados antes de continuar con el proceso indicando Esta correcto el documento?. Al generar el documento se ha controlado en su nombre para que sea único y tenga el siguiente formato: 322

344 SOLICITUD_NOTAS_ATRASADAS_<número único>.pdf Figura 299: Formulario de Revisar Solicitud NO Si el Profesor rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 1, para que vuelva a ingresar la información correcta. Esto se mantendrá hasta que usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. SI Si el Profesor acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 3, Verificar Estado Solicitud y se presentará la solicitud para que el Director valide la información. Una vez que el Profesor presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 3: Verificar Estado Solicitud RESPONSABLE Director de la Carrera 323

345 Descripción de la Actividad El Director debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas. El sistema le permite al usuario visualizar el documento de la solicitud y el documento de respaldo Documento Justificativo, para constatar que la información esta correcta y si Cumple los requerimientos?. Otra dato presente en el formulario es la Fecha Máxima de Cumplimiento, lo que indica que la decisión de la solicitud estará en manos del Director si esta dentro de lo indicado, caso contrario el proceso tomará otro camino. Es necesario que el Director ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. NO La solicitud esta fuera de la fecha máxima Si el Director rechaza (NO) el sistema se dirige a la Actividad 4, Verifica posibilidad de nueva Revisión para que la solicitud nuevamente sea revisada, pero por un usuario del Consejo Directivo y el proceso continúe. Figura 300: Formulario de Verificar Estado Solicitud 324

346 NO La solicitud está dentro de la fecha máxima Si el Director rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Profesor que realizó la solicitud con la observación ingresada por él indicándole el motivo. Finalmente se borra el documento generado y los anexos al sistema. Figura 301: Notificación de Solicitud Rechazada SI Si el Director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 8, Registro de Notas, donde la tarea es enviada al Centro de Cómputo para que un Técnico continúe el proceso. Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 4: Verifica posibilidad de nueva Revisión RESPONSABLE Consejo Directivo - Directivo 325

347 Descripción de la Actividad El Directivo debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas. El sistema le permite al usuario visualizar nuevamente el documento de la solicitud y el documento de respaldo Documento Justificativo, para constatar que la información esta correcta. Además de la observación del director por lo que no acepto en la Actividad 3, de tal modo que, el Directivo tendrá una guía para decidir si Se concede nuevamente revisar la solicitud?. Además es necesario que ingrese una observación para sustentar su decisión. Así el usuario siguiente en el proceso podrá comprender su accionar. Figura 302: Formulario de Verifica posibilidad de nueva Revisión. NO Si el Directivo rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Profesor que realizó la solicitud 326

348 con la observación ingresada por él indicándole el motivo, como en la Figura 301. Finalmente se borra el documento generado y los anexos al sistema. SI Si el Directivo acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 5, Registrar Informe de Resolución y el pueda ingresar el contenido del informe de resolución. Una vez que el Directivo presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 5: Registrar Informe de Resolución RESPONSABLE Consejo Directivo - Directivo Descripción de la Actividad El Directivo tiene la posibilidad de ingresar el contenido de la resolución para generar el documento, debido a que existe una plantilla estructurada que será utilizada. En el formulario tiene una opción Responsable que le permite designar que funcionario debe gestionar la actividad nuevamente en las siguientes actividades. 327

349 Figura 303: Formulario de Registrar Informe de Resolución Una vez que el Directivo presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa a la Actividad 6 Revisar Informe, donde podrá previsualizar el documento antes de continuar. Actividad 6: Revisar Informe RESPONSABLE Consejo Directivo - Directivo Descripción de la Actividad El Directivo podrá previsualizar la el contenido de la resolución ingresada en la Actividad 5 y poder tomar una decisión, si Está correcto el documento?. La resolución estará dirigida para el responsable que yo haya seleccionado: Director Decano Al generar la resolución se controla su nombre para que sea único y tenga el siguiente formato: RESOLUCION_ <mismo número único de solicitud>.pdf 328

350 Figura 304: Formulario de Revisar Informe NO Si el directivo rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 5, para que vuelva a ingresar el correcto contenido de la resolución. Esto se mantendrá hasta que usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. SI Si el Directivo acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 7, la cual será asignada al responsable que se haya sido designado en la Actividad 6 y vuelva a realizar un análisis de la solicitud para ser aceptada. Una vez que el Directivo decide y presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente, según la decisión tomada. Designar Tarea a Responsable La Actividad 7 se podrá tener dos vías posibles: La resuelve el Director de la Carrera. La resuelve el Decano de la Facultad. 329

351 Esto es debido a la selección del responsable en la actividad anterior, pero el fin es validar si se debe o no aceptar la solicitud del Profesor para asentar las notas atrasadas. Actividad 7: Verificar Estado Solicitud RESPONSABLE Director Descripción de la Actividad Esta actividad contiene el mismo contenido de la Actividad 3, pero se añade el documento de resolución y la observación encontrada por el Consejo Directivo para que pueda apoyarse en su nueva decisión de si Cumple los requisitos?. Figura 305: Formulario de Verificar Estado Solicitud 330

352 La diferencia con la Actividad 3, es que ya no se valida la Fecha Máxima de Cumplimiento y ya no hay dos posibilidades en caso de rechazo. NO Si el Director rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Profesor que realizó la solicitud con la observación ingresada por él indicándole el motivo, como en la Figura 301. Finalmente se borra el documento generado y los anexos al sistema. SI Si el Director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 8, Registro de Notas, donde la tarea es enviada al Centro de Cómputo para que un Técnico continúe el proceso. Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 7: Verificar Estado Solicitud Decano RESPONSABLE Decano Descripción de la Actividad El Decano debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas. El sistema le permite al usuario visualizar el documento de la solicitud, de la resolución y el documento de respaldo Documento Justificativo, para constatar que la información esta correcta y si Cumple los 331

353 requerimientos?. Además de la observación del Consejo Directivo que le designo la tarea de revisar la solicitud. Es necesario que el Decano ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. Figura 306: Formulario de Verificar Estado Solicitud Decano NO Si el Decano rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Profesor que realizó la solicitud con la observación ingresada por él indicándole el motivo, como en la Figura

354 Finalmente se borra el documento generado y los anexos al sistema. SI Si el Decano acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 8, Registro de Notas, donde la tarea es enviada al Centro de Cómputo para que un Técnico continúe el proceso. Una vez que el Decano presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada Actividad 8: Registro de Notas RESPONSABLE Técnico Descripción de la Actividad El Técnico debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Asentamiento de Notas Atrasadas. El usuario podrá ver la solicitud para realizar la actualización al sistema de notas de la institución, con lo registrado en el documento. Además podrá ver la observación del Director o del Decano dependiendo de quién resolvió la Actividad 7, para constatar la razón por la que aprobaron la solicitud. 333

355 Figura 307: Formulario Registro de Notas. Es necesario que el Técnico ingrese una observación del resultado de la tarea, para que esta sea notificada al Profesor que generó la solicitud al finalizar el proceso. Figura 308: Notificación de solicitud Aceptada Una vez que el técnico haya realizado los cambios necesarios en sistemas de la institución y presione el botón Enviar, se culmina la actividad y finaliza el proceso con la subida de la documentación generada al repositorio documental Alfresco, en la carpeta del estudiante. 334

356 DOCUMENTACIÓN CARGADA AL GESTOR DOCUMENTAL ALFRESCO Una vez que es finalizado el proceso con éxito, la documentación es cargada al sistema documental Alfresco para sus futuras búsquedas. El sistema creará una carpeta, sino existe, personalizada en la estructura de carpetas de la carrera del estudiante con: Nombre: Cédula del estudiante. Título: Nombres del estudiante. Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la carrera. Esto facilitará la búsqueda de la información del estudiante en el gestor documental. Figura 309: Estructura de carpetas donde se carga la documentación del estudiante La información cargada se distribuirá de la siguiente forma: Carpeta Personal (PER).- La documentación cargada al proceso como requerimiento. o Documento Justificativo Nombre: DOC_JUSTIFICATIVO_NOTAS_ATRASADAS_<mismo número único de solicitud>.<extensión> 335

357 Título: El nombre original del documento. Carpeta Periodo (mes inicio mes fin del año inicio año fin).- Esta carpeta se creará sino esta en el periodo vigente. Dentro de la carpeta periodo se registra la carpeta de la solicitud Nombre: SAN Título: SOLICITUDES DE ASENTAMIENTO DE NOTAS A DESTIEMPO Finalmente es en esta donde guardamos los documentos creados en la solicitud. o Resolución Nombre: RESOLUCION_<mismo número de solicitud>.pdf o Solicitud.- Este es un documento personalizado para facilitar búsquedas en el gestor documental. Nombre: SOLICITUD_NOTAS_ATRASADAS_<número único>.pdf Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la solicitud. 336

358 Manual de Usuario Final - Solicitud de Cambio de Carrera INTRODUCCIÓN El presente manual describe de manera precisa como utilizar el sistema creado para el Proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, orientado para guiar a los usuarios finales, involucrados en la etapa operativa de los procesos, en este caso, en particular del proceso Solicitud de Cambio de Carrera". ACTORES Descripción de los actores disponibles Estudiante Director o Director de Psicología Clínica o Director de Psicología Industrial o Director de Psicología Infantil Financiero Centro de Computo Técnico Secretaria Los usuarios que pertenezcan al grupo Estudiante son los únicos que pueden acceder a este proceso e iniciarlo. Los demás están involucrados en el resto de tareas que comprende este proceso. 337

359 INICIAR UN CASO Actividad 1: Registro de Documentación RESPONSABLE Estudiante Descripción de la Actividad El proceso de Cambio de Carrera inicia cuando un estudiante de la institución ingresa al sistema para generar una solicitud de este tipo. Este proceso requiere un conjunto de documentos como requisito, como se muestra en la Figura 310, por lo cual no le permitirá continuar mientras no sean cargados todos. Figura 310: Formulario de Solicitud de Anulación de Matrícula Recordar que el ingresar documentación incorrecta puede ser una razón para que los actores de las actividades siguientes cancelen el proceso. 338

360 Finalmente una vez que el Estudiante presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el proceso puede continuar a la Actividad 2 Ingreso de Solicitud. Actividad 2: Ingreso de Solicitud RESPONSABLE Estudiante Descripción de la Actividad Esta actividad implica llenar un formulario con datos del estudiante, como se muestra en la Figura 311: Figura 311: Formulario de Ingreso de Solicitud Datos personales (Nombre, cédula, ) Datos de la carrera (Carrera actual y nueva, semestre, periodo de estudio) Esta información será utilizada para la generación de un documento como constancia de la solicitud en las siguientes tareas. 339

361 Una vez que el Estudiante presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el sistema procede a generar el documento de solicitud con la información ingresada y el proceso puede continuar a la Actividad 3 Revisión de Solicitud. Actividad 3: "Revisión de Solicitud" RESPONSABLE Estudiante Descripción de la Actividad El Estudiante tiene una previsualización del documento generado con la información ingresada. La finalidad de esta actividad es que el usuario pueda verificar los datos ingresados antes de continuar con el proceso indicando si Esta correcto el documento?. Al generar el documento se ha controlado en su nombre, para que sea único y tenga el siguiente formato: SOLICITUD_CAMBIO_CARRERA_<número único>.pdf Figura 312: Formulario de Revisión de Solicitud 340

362 NO Si el estudiante rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 2, para que vuelva a ingresar la información correcta. Esto se mantendrá hasta que usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. SI Si el estudiante acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 4, Verificar información de Solicitud y se presentará la solicitud para que el Director de la nueva carrera valide la información. Una vez que la Secretaria presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 4: Verificar información de Solicitud RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El director debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Cambio de Carrera. El director tendrá acceso a un primer formulario donde tiene acceso a todos los documentos adjuntos a la solicitud como respaldo. 341

363 Figura 313: Formulario de Verificar información de Solicitud Una vez que el Director presione el botón Siguiente le enviará a otro formulario donde le permite al usuario visualizar el documento de la solicitud y el documento de la Malla curricular, para constatar que la información esta correcta, la malla del estudiante puede convalidarse con la de la actual carrera y si Se acepta la solicitud?. Es necesario que el director ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. Figura 314: Formulario de Verificar Información de Solicitud 2 342

364 NO Si el director rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Estudiante que realizó la solicitud con la observación ingresada por él Director indicándole el motivo. Se borra el documento generado y los anexos al sistema. Figura 315: Notificación de Solicitud Rechazada SI Si el director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 5, Informe de Convalidación de Materias donde el mismo usuario genere una constancia de su decisión con un informe. Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 5: Informe de Convalidación de Materias RESPONSABLE Director de la Carrera 343

365 Descripción de la Actividad El director tiene la posibilidad de ingresar el contenido del informe de convalidación de materias, para generar el documento, debido a que existe una plantilla estructurada que será utilizada. En el formulario tiene acceso a una previsualización de la solicitud para acceder a la información requerida y un campo de informe de convalidación donde se ingresará el contenido del mismo. Una vez que el Director presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa a la Actividad 6 Revisar Informe, donde podrá previsualizar el documento antes de continuar. Figura 316: Formulario de Informe de Convalidación de Materias. Actividad 6: Revisar Informe RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El Director podrá previsualizar la el contenido del informe ingresada en la Actividad 5 y poder tomar una decisión, si Está correcto el documento?. 344

366 Al generar el informe se controla su nombre para que sea único y tenga el siguiente formato: INFORME_CAMBIO_CARRERA_<mismo número único de solicitud>.pdf Figura 317: Formulario de Revisar Informe. NO Si el director rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 5, para que vuelva a ingresar el correcto contenido del informe. Esto se mantendrá hasta que usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. SI Si el director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 7, Gestionar Cobros y se presentará la solicitud para que el Financiero pueda validar la información y generar los vaucher s para cobro del trámite. Además se genera una notificación por correo al Estudiante de la solicitud para que se acerque a financiero a retirar el vaucher generado a razón de la solicitud. 345

367 Figura 318: Notificación de generación de Vaucher. Una vez que el director decide y presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 7: Gestionar Cobros RESPONSABLE Financiero Descripción de la Actividad El Financiero debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y este caso la Solicitud de Cambio de Carrera. En esta actividad el Financiero tendrá un formulario donde va a previsualizar el documento de solicitud y el informe de convalidaciones generado por el director. Esto es debido a que en base a esta información se debe generar el vaucher en su sistema de cobros y al mismo tiempo registrar el número y valores de aranceles y derechos. 346

368 Es necesario que el Financiero ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de lo que se hizo. Figura 319: Formulario de Gestionar Cobros. Condición de actividad Esta actividad tiene una duración definida inicialmente de 1 día de espera, a partir de la fecha en que inicio. Si dentro de ese tiempo no se ha acercado el Estudiante a retirar el vaucher, el proceso finaliza y la solicitud se cancela. Además se notifica al estudiante mediante un mail la resolución de este hecho, como en la Figura 318, con el siguiente mensaje: El estudiante interesado no se ha acercado a pedir el <número de vaucher solicitados>(o) vaucher. 347

369 Los fines de semana no son tomados en cuenta. Una vez que el Financiero presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa, si cumple la condición, a la Actividad 8 Recepción de Pagos, donde estará a la espera del comprobante de pago. Actividad 8: Recepción de Pagos RESPONSABLE Financiero Descripción de la Actividad El Financiero tendrá acceso a visualizar los datos del Estudiante para cuando este regrese con o sin el comprobante y defina si Se recibió el pago del vaucher?. Figura 320: Formulario Recepción de Pagos. Es necesario que el Financiero ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. NO Si el Financiero rechaza (NO) la solicitud es regresada a la Actividad 7, para que se vuelva a generar un nuevo vaucher y además se vuelve notificar al Estudiante, como en la Figura 318, para que se acerque a retirar el mismo. 348

370 SI Si el Financiero acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 9, Gestionar Cambio de Carrera, donde la tarea es enviada al Centro de Cómputo para que un Técnico continúe el proceso. De las dos posibilidades anteriores mencionadas tener en cuenta las condiciones registradas. Condición de actividad Esta actividad tiene una duración definida inicialmente de 3 días de espera, a partir de la fecha en que inicio. Si dentro de ese tiempo no se ha acercado el Estudiante a entregar el comprobante o indicar una razón por no pagar el vaucher, el proceso finaliza y la solicitud se cancela. Además se notifica al estudiante mediante un mail la resolución de este hecho, como en la Figura 318, con el siguiente mensaje: El estudiante interesado no se ha acercado a entregar el comprobante de pago del <número de vaucher solicitados>(o) vaucher No. <Número de vaucher>. Los fines de semana no son tomados en cuenta. Existe un límite definido de 3 vaucher s a ser generados. Si al llegar a esta actividad después de 3 vaucher s generados y no se ha recibido el comprobante de pago, la solicitud es cancelado y se notifica al Estudiante, como en la figura 318, con el siguiente mensaje: Se ha alcanzado el límite de vaucher's de esta Solicitud. Observación Financiero:<Observación ingresada en la actividad> 349

371 Una vez que el Financiero presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa, si cumple la condición, a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 9: Gestionar Cambio de Carrera RESPONSABLE Técnico Centro de Computo Descripción de la Actividad El Técnico debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Cambio de Carrera. El usuario podrá previsualizar la solicitud para realizar la actualización del cambio de carrera al sistema de la institución. Además podrá ver la observación del Financiero, para constatar la razón por la que aprobaron la solicitud. Figura 321: Formulario de Gestionar Cambio de Carrera 350

372 Es necesario que el técnico ingrese una observación, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de lo que se hizo. Tener en cuenta que si el Estudiante ya generó alguna solicitud, puede estar creada su carpeta en el gestor documental con alguna información, por lo cual una de las acciones del técnico será buscar la carpeta del Estudiante y moverlo a la estructura de carpetas de la nueva carrera. Una vez que el Técnico presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa, a la Actividad 10 Notificar Resultados, para que la secretaria continúe el proceso. Actividad 10: Notificar Resultados RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad La Secretaria debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Cambio de Carrera. En esta actividad la Secretaria tendrá un formulario donde va a previsualizar el documento de solicitud y el informe de convalidación desarrollado por él Director. Además podrá mirar la observación del Técnico de Centro de Cómputo que generó el cambió de carrera. La secretaría podrá imprimir el documento antes de finalizar el proceso, para proporcionarlo al estudiante que debe acercarse por ventanilla. Es necesario que la Secretaria ingrese una observación del resultado de la tarea, para que esta sea notificada al Estudiante que generó la solicitud al finalizar el proceso. 351

373 Una vez que la Secretaria presione el botón Enviar, se culmina la actividad y finaliza el proceso con la subida de la documentación generada al repositorio documental Alfresco, en la carpeta del estudiante. Figura 322: Formulario de Notificar Resultados. Figura 323: Notificación de Solicitud Aceptada DOCUMENTACIÓN CARGADA AL GESTOR DOCUMENTAL ALFRESCO Una vez que es finalizado el proceso con éxito, la documentación es cargada al sistema documental Alfresco para sus futuras búsquedas. 352

374 El sistema creará una carpeta, sino existe, personalizada en la estructura de carpetas de la carrera del estudiante con: Nombre: Cédula del estudiante. Título: Nombres del estudiante. Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la carrera. Esto facilitará la búsqueda de la información del estudiante en el gestor documental. Figura 324: Estructura de carpetas donde se carga la documentación del estudiante La información cargada se distribuirá de la siguiente forma: Carpeta Personal (PER).- La documentación cargada al proceso como requerimiento. o Certificado Años Pasados Nombre: DOC_CERTIFICADO_ANIOS_PASADOS_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Certificado - No Sanciones Disciplinarias Nombre: DOC_CERTIFICADO_NO_SANCION_DISCIPLINA_<mi smo número único de solicitud>.<extensión> 353

375 Título: El nombre original del documento. o Certificado - Syllabus Materias Aprobadas Nombre: DOC_SYLLABUS_MATERIAS_APROBADAS_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Malla Curricular Certificada Nombre: DOC_MALLA_CURRICULAR_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Certificado - No Agotar 3ra Matrícula Nombre: DOC_CERTIFICADO_NO_3RA_MATRICULA_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Título Bachiller/Acta de Grado Nombre: DOC_TITULO_BACHILLER_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Certificado - Matriculas Nombre: INFORME_CERTIFICADO_MATRICULA_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. 354

376 o Cédula Nombre: DOC_CEDULA_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Papeleta de Votación Nombre: DOC_VOTACION_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. Carpeta Periodo (mes inicio mes fin del año inicio año fin).- Esta carpeta se creará sino esta en el periodo vigente. Dentro de la carpeta periodo se registra la carpeta de la solicitud Nombre: SCC Título: SOLICITUDES DE CAMBIO DE CARRERA Finalmente es en esta donde guardamos los documentos creados en la solicitud. o Informe Nombre: INFORME_CAMBIO_CARRERA_<mismo número de solicitud>.pdf o Solicitud.- Este es un documento personalizado para facilitar búsquedas en el gestor documental. Nombre: único>.pdf SOLICITUD_CAMBIO_CARRERA_<número Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la solicitud. 355

377 Manual de Usuario Final - Solicitud de Cambio de Facultad INTRODUCCIÓN El presente manual describe de manera precisa como utilizar el sistema creado para el Proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, orientado para guiar a los usuarios finales, involucrados en la etapa operativa de los procesos, en este caso, en particular del proceso Solicitud de Cambio de Facultad". ACTORES Descripción de los actores disponibles Secretaria Director o Director de Psicología Clínica o Director de Psicología Industrial o Director de Psicología Infantil Financiero Centro de Computo Técnico Las usuarias que pertenezcan al grupo Secretaria son las únicas que pueden acceder a este proceso e iniciarlo. Los demás están involucrados en el resto de tareas que comprende este proceso. 356

378 INICIAR UN CASO Actividad 1: Registro de Documentación RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad El proceso de Cambio de Facultad inicia cuando un Estudiante de la institución se acerca a ventanilla para que una Secretaria le registre la solicitud. Figura 325: Formulario de Registro de Documentación. La Secretaria deberá ingresar al sistema para generar una solicitud de este tipo. Este proceso requiere un conjunto de documentos como requisito, como se muestra en la Figura 325 que el estudiante deberá proporcionar, debido a que no le permitirá continuar mientras no sean cargados todos. 357

379 Recordar que el ingresar documentación incorrecta puede ser una razón para que los actores de las actividades siguientes cancelen el proceso y es por ello que la secretaria deberá validar en ese instante antes de iniciar el proceso. Finalmente una vez que la Secretaria presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el proceso puede continuar a la Actividad 2 Ingreso de Solicitud. Actividad 2: Ingreso de Solicitud RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad Esta actividad implica llenar un formulario con datos del estudiante, como se muestra en la Figura 326: Datos personales (Nombre, cédula, ) Datos de la carrera (carrea nueva, semestre, periodo de estudio) Facultad actual Esta información que la Secretaria debe preguntar al Estudiante, será utilizada para la generación de un documento como constancia de la solicitud en las siguientes tareas. Una vez que la Secretaria presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el sistema procede a generar el documento de solicitud con la información ingresada y el proceso puede continuar a la Actividad 3 Revisión de Solicitud. 358

380 Figura 326: Formulario de Ingreso de Solicitud Actividad 3: "Revisión de Solicitud" RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad La Secretaria tiene una previsualización del documento generado con la información ingresada. La finalidad de esta actividad es que el usuario pueda verificar los datos ingresados antes de continuar con el proceso indicando si Esta correcto el documento?. Al generar el documento se ha controlado en su nombre, para que sea único y tenga el siguiente formato: SOLICITUD_CAMBIO_FACULTAD_<número único>.pdf 359

381 Figura 327: Formulario de Revisión de Solicitud NO Si la Secretaria rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 2, para que vuelva a ingresar la información correcta. Esto se mantendrá hasta que el usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. SI Si la Secretaria acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 4, Verificar información de Solicitud y se presentará la solicitud para que el Director de la nueva carrera valide la información. Una vez que la secretaria presiona el botón Continuar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 4: Verificar información de Solicitud RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El director debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Cambio de Facultad. 360

382 El director tendrá acceso a un primer formulario donde tiene acceso a todos los documentos adjuntos a la solicitud como respaldo. Figura 328: Formulario de Verificar información de Solicitud Una vez que el Director presione el botón Siguiente le enviará a otro formulario donde le permite al usuario visualizar el documento de la solicitud y el documento de la Malla curricular, para constatar que la información esta correcta, la malla del estudiante puede convalidarse con la de la actual carrera y si Se acepta la solicitud?. Es necesario que el director ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. Figura 329: Formulario de Verificar Información de Solicitud

383 NO Si el director rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Estudiante que realizó la solicitud con la observación ingresada por él Director indicándole el motivo. Se borra el documento generado y los anexos al sistema. Figura 330: Notificación de Solicitud Rechazada SI Si el director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 5, Informe de Convalidación de Materias donde el mismo usuario genere una constancia de su decisión con un informe. Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. 362

384 Actividad 5: Informe de Convalidación de Materias RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El director tiene la posibilidad de ingresar el contenido del informe de convalidación de materias, para generar el documento, debido a que existe una plantilla estructurada que será utilizada. En el formulario tiene acceso a una previsualización de la solicitud para acceder a la información requerida y un campo de informe de convalidación donde se ingresará el contenido del mismo. Una vez que el Director presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa a la Actividad 6 Revisión de Informe, donde podrá previsualizar el documento antes de continuar. Figura 331: Formulario de Informe de Convalidación de Materias. Actividad 6: Revisión de Informe RESPONSABLE Director de la Carrera 363

385 Descripción de la Actividad El Director podrá previsualizar el contenido del informe ingresado en la Actividad 5 y podrá tomar una decisión, si Está correcto el documento?. Al generar el informe se controla su nombre para que sea único y tenga el siguiente formato: INFORME_CAMBIO_FACULTAD_<mismo número único de solicitud>.pdf Figura 332: Formulario de Revisión del Informe NO Si el director rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 5, para que vuelva a ingresar el contenido correcto del informe. Esto se mantendrá hasta que el usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. SI Si el director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 7, Gestionar Cobros y se presentará la solicitud para que el Financiero pueda validar la información y generar los vaucher s para cobro del trámite. 364

386 Además se genera una notificación por correo al Estudiante de la solicitud para que se acerque a financiero a retirar el vaucher generado a razón de la solicitud. Figura 333: Notificación de generación de Vaucher. Una vez que el director decide y presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 7: Gestionar Cobros RESPONSABLE Financiero Descripción de la Actividad El Financiero debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y en este caso la Solicitud de Cambio de Facultad. 365

387 En esta actividad el Financiero tendrá un formulario donde se va a previsualizar el documento de solicitud y el informe de convalidaciones generado por el director. Esto es debido a que en base a esta información se debe generar el vaucher en su sistema de cobros y al mismo tiempo registrar el número y valores de aranceles y derechos. Es necesario que el Financiero ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de lo que se hizo. Figura 334: Formulario de Gestionar Cobros. Condición de actividad Esta actividad tiene una duración definida inicialmente de 1 día de espera, a partir de la fecha en que inicio. Si dentro de ese tiempo no se ha acercado el Estudiante a retirar el vaucher, el proceso 366

388 finaliza y la solicitud se cancela. Además se notifica al estudiante mediante un mail la resolución de este hecho, como en la Figura 333, con el siguiente mensaje: El estudiante interesado no se ha acercado a pedir el <numero de vaucher solicitados>(o) vaucher. Los fines de semana no son tomados en cuenta. Una vez que el Financiero presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa, si cumple la condición, a la Actividad 8 Recepción de Pagos, donde estará a la espera del comprobante de pago. Actividad 8: Recepción de Pagos RESPONSABLE Financiero Descripción de la Actividad El Financiero tendrá acceso a visualizar los datos del Estudiante para cuando este regrese con o sin el comprobante y defina si Se recibió el pago del vaucher?. Es necesario que el Financiero ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. NO Si el Financiero rechaza (NO) la solicitud es regresada a la Actividad 7, para que se vuelva a generar un nuevo vaucher y además se vuelve notificar al Estudiante, como en la Figura 333, para que se acerque a retirar el mismo. 367

389 Figura 335: Formulario Recepción de Pagos. SI Si el Financiero acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 9, Gestionar Cambio de Facultad, donde la tarea es enviada al Centro de Cómputo para que un Técnico continúe el proceso. De las dos posibilidades anteriores mencionadas tener en cuenta las condiciones registradas. Condición de actividad Esta actividad tiene una duración definida inicialmente de 3 días de espera, a partir de la fecha en que inicio. Si dentro de ese tiempo no se ha acercado el Estudiante a entregar el comprobante o indicar una razón por no pagar el vaucher, el proceso finaliza y la solicitud se cancela. Además se notifica al estudiante mediante un mail la resolución de este hecho, como en la Figura 333, con el siguiente mensaje: El estudiante interesado no se ha acercado a entregar el comprobante de pago del <número de vaucher solicitados>(o) vaucher No. <Número de vaucher>. Los fines de semana no son tomados en cuenta. Existe un límite definido de 3 vaucher s a ser generados. 368

390 Si al llegar a esta actividad después de 3 vaucher s generados y no se ha recibido el comprobante de pago, la solicitud es cancelada y se notifica al Estudiante, como en la figura 333, con el siguiente mensaje: Se ha alcanzado el límite de vaucher's de esta Solicitud. Observación Financiero:<Observación ingresada en la actividad> Una vez que el Financiero presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa, si cumple la condición, a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 9: Gestionar Cambio de Facultad RESPONSABLE Técnico Centro de Computo Descripción de la Actividad El Técnico debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Cambio de Facultad. El usuario podrá previsualizar la solicitud para realizar la actualización del cambio de facultad al sistema de la institución. Además podrá ver la observación del Financiero, para constatar la razón por la que aprobaron la solicitud. 369

391 Figura 336: Formulario de Gestionar Cambio de Facultad Es necesario que el Técnico ingrese una observación, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de lo que se hizo. Una vez que el Técnico presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa, a la Actividad 10 Notificar Resultados Estudiante, para que la Secretaria continúe el proceso. Actividad 10: Notificar Resultados Estudiante RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad En esta actividad la Secretaria tendrá un formulario donde va a previsualizar el documento de solicitud y el informe de convalidación desarrollado por él Director. 370

392 Figura 337: Formulario de Notificar Resultados Estudiante. Además podrá mirar la observación del Técnico de Centro de Cómputo que generó el cambió de facultad. La Secretaria podrá imprimir el documento antes de finalizar el proceso, para proporcionarlo al estudiante que debe acercarse por ventanilla. Es necesario que la Secretaria ingrese una observación del resultado de la tarea, para que esta sea notificada al Estudiante de la solicitud al finalizar el proceso. Una vez que la Secretaria presione el botón Enviar, se culmina la actividad y finaliza el proceso con la subida de la documentación generada al repositorio documental Alfresco, en la carpeta del estudiante. 371

393 Figura 338: Notificación de Solicitud Aceptada DOCUMENTACIÓN CARGADA AL GESTOR DOCUMENTAL ALFRESCO Una vez que es finalizado el proceso con éxito, la documentación es cargada al sistema documental Alfresco para sus futuras búsquedas. El sistema creará una carpeta, sino existe, personalizada en la estructura de carpetas de la carrera del estudiante con: Nombre: Cédula del estudiante. Título: Nombres del estudiante. Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la carrera. Esto facilitará la búsqueda de la información del estudiante en el gestor documental. 372

394 Figura 339: Estructura de carpetas donde se carga la documentación del estudiante La información cargada se distribuirá de la siguiente forma: Carpeta Personal (PER).- La documentación cargada al proceso como requerimiento. o Certificado Años Pasados Nombre: DOC_CERTIFICADO_ANIOS_PASADOS_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Certificado - No Sanciones Disciplinarias Nombre: DOC_CERTIFICADO_NO_SANCION_DISCIPLINA_< mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Certificado - Syllabus Materias Aprobadas Nombre: DOC_SYLLABUS_MATERIAS_APROBADAS_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. 373

395 o Malla Curricular Certificada Nombre: DOC_MALLA_CURRICULAR_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Certificado - No Agotar 3ra Matrícula Nombre: DOC_CERTIFICADO_NO_3RA_MATRICULA_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Título Bachiller/Acta de Grado Nombre: DOC_TITULO_BACHILLER_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Certificado - Matriculas Nombre: INFORME_CERTIFICADO_MATRICULA_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Cédula Nombre: DOC_CEDULA_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Papeleta de Votación 374

396 Nombre: DOC_VOTACION_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. Carpeta Periodo (mes inicio mes fin del año inicio año fin).- Esta carpeta se creará sino esta en el periodo vigente. Dentro de la carpeta periodo se registra la carpeta de la solicitud Nombre: SCF Titulo: SOLICITUDES DE CAMBIOS DE FACULTAD Finalmente es en esta donde guardamos los documentos creados en la solicitud. o Informe Nombre: INFORME_CAMBIO_FACULTAD_<mismo número de solicitud>.pdf o Solicitud.- Este es un documento personalizado para facilitar búsquedas en el gestor documental. Nombre: único>.pdf SOLICITUD_CAMBIO_FACULTAD_<número Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la solicitud. 375

397 Manual de Usuario Final - Solicitud de Cambio de Tutores INTRODUCCIÓN El presente manual describe de manera precisa como utilizar el sistema creado para el Proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, orientado para guiar a los usuarios finales, involucrados en la etapa operativa de los procesos, en este caso, en particular del proceso Solicitud de Cambio de Tutores". ACTORES Descripción de los actores disponibles Estudiante Profesor o Tutor Actual o Tutor Postulado Director o Director de Psicología Clínica o Director de Psicología Industrial o Director de Psicología Infantil Vinculación Los usuarios que pertenezcan al grupo Estudiante son los únicos que pueden acceder a este proceso e iniciarlo. Los demás están involucrados en el resto de tareas que comprende este proceso. 376

398 INICIAR UN CASO Actividad 1: Cambio de Tutores RESPONSABLE Estudiante Descripción de la Actividad El proceso de cambio de tutores inicia cuando un Estudiante de la institución ingresa al sistema para generar una solicitud de este tipo. Esto implica llenar un formulario con datos del estudiante, de la carrera y de los tutores, como se muestra en la Figura 340: Datos personales (Nombre, cédula, , tema de tesis) Datos de la carrera (Carrera, semestre, paralelo, periodo de estudio) Tutor Actual y Postulado Esta información será utilizada para la generación de un documento como constancia de la solicitud en las siguientes tareas. Figura 340: Formulario de Cambio de Tutores. Una vez que el Estudiante presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el sistema procede a generar el documento de solicitud con la información 377

399 ingresada y el proceso puede continuar a la Actividad 2 Solicitud. Revisión de Actividad 2: "Revisión de Solicitud" RESPONSABLE Estudiante Descripción de la Actividad El Estudiante tiene una previsualización del documento generado con la información ingresada. La finalidad de esta actividad es que el usuario pueda verificar los datos ingresados antes de continuar con el proceso indicando Esta correcto el documento?. Al generar el documento se ha controlado en su nombre para que sea único y tenga el siguiente formato: SOLICITUD_CAMBIO_TUTOR_<número único>.pdf Figura 341: Formulario de Revisar Solicitud 378

400 NO Si el Estudiante rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 1, para que vuelva a ingresar la información correcta. Esto se mantendrá hasta que usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. SI Si el Estudiante acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 3, Verificación Tutor y a la Actividad 4, Verificación Postulante simultáneamente para que los profesores seleccionados en la actividad anterior estén de acuerdo con la solicitud. Una vez que el Estudiante presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 3: Verificación Tutor RESPONSABLE Profesor Tutor Actual Descripción de la Actividad El Profesor debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Cambio de Tutor. El sistema le permite al usuario visualizar la información ingresada por el estudiante en la Actividad 1, para validar el Estudiante, sus datos y definir si Acepta la solicitud de Cambio de Tutor?. Es necesario que el Profesor ingrese una observación con la razón de su decisión y así el siguiente usuario tenga una constancia. 379

401 Figura 342: Formulario de Verificación Tutor NO Si el Profesor rechaza (NO) la solicitud es cancelada, pero el proceso no finaliza hasta que el actor de la actividad 4, finalice su actividad y así notificar mediante un mail al Estudiante que inicio la solicitud con los resultados. Finalmente se borra el documento generado y los anexos al sistema. Figura 343: Notificación de Solicitud Rechazada 380

402 SI Si el Profesor acepta (SI), el sistema estará a la espera de la finalización de la Actividad 4, para conocer si el actor de la misma acepto y se dirija a la Actividad 5 Revisión Director, o si rechazó y el proceso se cancela. Una vez que el Profesor presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada y las condiciones indicadas. Actividad 4: Verificación Postulante RESPONSABLE Profesor Tutor Postulado Descripción de la Actividad El Profesor debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Cambio de Tutor. Figura 344: Formulario de Verificación Postulante 381

403 El sistema le permite al usuario visualizar la información ingresada por el estudiante en la Actividad 1, para validar el Estudiante, sus datos y definir si Acepta la solicitud de ser nuevo Tutor?. Es necesario que el Profesor ingrese una observación con la razón de su decisión y así el siguiente usuario tenga una constancia. NO Si el Profesor rechaza (NO) la solicitud es cancelada, pero el proceso no finaliza hasta que el actor de la actividad 1, finalice su actividad y así notificar mediante un mail al Estudiante que inicio la solicitud con los resultados, como en la Figura 343. Finalmente se borra el documento generado y los anexos al sistema. SI Si el Profesor acepta (SI), el sistema estará a la espera de la finalización de la Actividad 1, para conocer si el actor de la misma acepto y se dirija a la Actividad 5 Revisión Director, o si rechazó y el proceso se cancela. Una vez que el Profesor presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada y las condiciones indicadas. Actividad 5: Revisión Director RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El Director debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Cambio de Tutor. 382

404 El sistema le permite al usuario visualizar el documento de la solicitud y las observaciones de los dos profesores, tutor actual y postulado, que aceptaron la solicitud y así el director defina si Aprueba la solicitud de Cambio de Tutor?. Es necesario que el Director ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. Figura 345: Formulario de Verificar Estado Solicitud NO Si el Director rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Estudiante que realizó la solicitud con la observación ingresada por él indicándole el motivo, como en la Figura 343. Finalmente se borra el documento generado y los anexos al sistema. SI Si el Director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 6, Registro de Cambio de Tutor, donde la tarea es enviada a Vinculación para que continúe el proceso. 383

405 Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 6: Registro de Cambio de Tutor RESPONSABLE Vinculación Descripción de la Actividad El miembro de Vinculación debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Cambio de Tutor. El usuario podrá previsualizar la solicitud generada, además de las observaciones de los profesores, tutor anterior y nuevo, y del director indicando la razón de su aceptación del cambio a realizarse. Figura 346: Formulario Registro de Cambio de Tutor. 384

406 Es necesario que el miembro de Vinculación ingrese una observación del resultado de la tarea, para que esta sea notificada al Profesor que generó la solicitud al finalizar el proceso. Finalmente una vez que el miembro de Vinculación haya realizado los cambios necesarios en sistemas de la institución de registro de temas de tesis y presione el botón Enviar, se culmina la actividad y finaliza el proceso con la subida de la documentación generada al repositorio documental Alfresco, en la carpeta del estudiante. Figura 347: Notificación de solicitud Aceptada DOCUMENTACIÓN CARGADA AL GESTOR DOCUMENTAL ALFRESCO Una vez que es finalizado el proceso con éxito, la documentación es cargada al sistema documental Alfresco para sus futuras búsquedas. El sistema creará una carpeta, sino existe, personalizada en la estructura de carpetas de la carrera del estudiante con: Nombre: Cédula del estudiante. Título: Nombres del estudiante. Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la carrera. 385

407 Esto facilitará la búsqueda de la información del estudiante en el gestor documental. Figura 348: Estructura de carpetas donde se carga la documentación del estudiante La información cargada se distribuirá de la siguiente forma: Carpeta Periodo (mes inicio mes fin del año inicio año fin).- Esta carpeta se creará sino esta en el periodo vigente. Dentro de la carpeta periodo se registra la carpeta de la solicitud Nombre: SCT Título: SOLICITUDES DE CAMBIO DE TUTOR Finalmente es en esta donde guardamos los documentos creados en la solicitud. o Solicitud.- Este es un documento personalizado para facilitar búsquedas en el gestor documental. Nombre: único>.pdf SOLICITUD_CAMBIO_TUTOR_<número Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la solicitud. 386

408 Manual de Usuario Final - Solicitud de Cambio de Universidad INTRODUCCIÓN El presente manual describe de manera precisa como utilizar el sistema creado para el Proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, orientado para guiar a los usuarios finales, involucrados en la etapa operativa de los procesos, en este caso, en particular del proceso Solicitud de Cambio de Universidad". ACTORES Descripción de los actores disponibles Secretaria Director o Director de Psicología Clínica o Director de Psicología Industrial o Director de Psicología Infantil Financiero Centro de Cómputo Técnico Las usuarias que pertenezcan al grupo Secretaria son las únicas que pueden acceder a este proceso e iniciarlo. Los demás están involucrados en el resto de tareas que comprende este proceso. INICIAR UN CASO Actividad 1: Registro de Documentación RESPONSABLE Secretaria 387

409 Descripción de la Actividad El proceso de Cambio de Universidad inicia cuando un Estudiante de la institución se acerca a ventanilla para que una Secretaria le registre la solicitud. Figura 349: Formulario de Solicitud Registro de Documentación La Secretaria deberá ingresar al sistema para generar una solicitud de este tipo. Este proceso requiere un conjunto de documentos como requisito, como se muestra en la Figura 349 que el estudiante deberá proporcionar, debido a que no le permitirá continuar mientras no sean cargados todos. Recordar que el ingresar documentación incorrecta puede ser una razón para que los actores de las actividades siguientes cancelen el proceso y es por ello que la secretaria deberá validar en ese instante antes de iniciar el proceso. 388

410 Finalmente una vez que la Secretaria presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el proceso puede continuar a la Actividad 2 Ingreso de Solicitud. Actividad 2: Ingreso de Solicitud RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad Esta actividad implica llenar un formulario con datos del estudiante, como se muestra en la Figura 350: Datos personales (Nombre, cédula, ) Datos de la carrera (carrea nueva, semestre, periodo de estudio) Universidad y Facultad actual Esta información que la Secretaria debe preguntar al Estudiante, será utilizada para la generación de un documento como constancia de la solicitud en las siguientes tareas. Una vez que la Secretaria presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el sistema procede a generar el documento de solicitud con la información ingresada y el proceso puede continuar a la Actividad 3 Revisión de Solicitud. 389

411 Figura 350: Formulario de Ingreso de Solicitud Actividad 3: "Revisión de Solicitud" RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad La Secretaria tiene una previsualización del documento generado con la información ingresada. La finalidad de esta actividad es que el usuario pueda verificar los datos ingresados antes de continuar con el proceso indicando si Esta correcto el documento?. Al generar el documento se ha controlado en su nombre, para que sea único y tenga el siguiente formato: SOLICITUD_CAMBIO_UNIVERSIDAD_<número único>.pdf 390

412 Figura 351: Formulario de Revisión de Solicitud NO Si la Secretaria rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 2, para que vuelva a ingresar la información correcta. Esto se mantendrá hasta que el usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. SI Si la Secretaria acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 4, Verificar información de Solicitud y se presentará la solicitud para que el Director de la nueva carrera valide la información. Una vez que la Secretaria presiona el botón Continuar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 4: Verificar información de Solicitud RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El director debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Cambio de Universidad. 391

413 El director tendrá acceso a un primer formulario donde tiene acceso a todos los documentos adjuntos a la solicitud como respaldo. Figura 352: Formulario de Verificar información de Solicitud Una vez que el Director presione el botón Siguiente le enviará a otro formulario donde le permite al usuario visualizar el documento de la solicitud y el documento de la Malla curricular, para constatar que la información esta correcta, la malla del estudiante puede convalidarse con la de la actual carrera y si Se acepta la solicitud?. Es necesario que el director ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. Figura 353: Formulario de Verificar Información de Solicitud

414 NO Si el director rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Estudiante que realizó la solicitud con la observación ingresada por él Director indicándole el motivo. Se borra el documento generado y los anexos al sistema. Figura 354: Notificación de Solicitud Rechazada SI Si el director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 5, Revisión de Convalidación de Materias donde el mismo usuario genere una constancia de su decisión con un informe. Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 5: Revisión de Convalidación de Materias RESPONSABLE Director de la Carrera 393

415 Descripción de la Actividad El director tiene la posibilidad de ingresar el contenido del informe de convalidación de materias, para generar el documento, debido a que existe una plantilla estructurada que será utilizada. En el formulario tiene acceso a una previsualización de la solicitud para acceder a la información requerida y un campo de informe de convalidación donde se ingresará el contenido del mismo. Una vez que el Director presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa a la Actividad 6 Revisar Informe, donde podrá previsualizar el documento antes de continuar. Figura 355: Formulario de Revisión de Convalidación de Materias. Actividad 6: Revisar Informe RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El Director podrá previsualizar el contenido del informe ingresado en la Actividad 5 y poder tomar una decisión, si Está correcto el documento?. 394

416 Al generar el informe se controla su nombre para que sea único y tenga el siguiente formato: INFORME_CAMBIO_UNIVERSIDAD_ <mismo número único de solicitud>.pdf Figura 356: Formulario de Revisión del Informe NO Si el director rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 5, para que vuelva a ingresar el correcto contenido del informe. Esto se mantendrá hasta que usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. SI Si el director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 7, Gestionar Cobros y se presentará la solicitud para que el Financiero pueda validar la información y generar los vaucher s para cobro del trámite. Además se genera una notificación por correo al Estudiante de la solicitud para que se acerque a financiero a retirar el vaucher generado a razón de la solicitud. 395

417 Figura 357: Notificación de generación de Vaucher. Una vez que el director decide y presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 7: Gestionar Cobros RESPONSABLE Financiero Descripción de la Actividad El Financiero debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y este caso la Solicitud de Cambio de Universidad. En esta actividad el Financiero tendrá un formulario donde va a previsualizar el documento de solicitud y el informe de convalidaciones generado por el director. Esto es debido a que en base a esta información se debe generar el vaucher en su sistema de cobros y al mismo tiempo registrar el número y valores de aranceles y derechos. 396

418 Es necesario que el Financiero ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de lo que se hizo. Figura 358: Formulario de Gestionar Cobros. Condición de actividad Esta actividad tiene una duración definida inicialmente de 1 día de espera, a partir de la fecha en que inicio. Si dentro de ese tiempo no se ha acercado el Estudiante a retirar el vaucher, el proceso finaliza y la solicitud se cancela. Además se notifica al estudiante mediante un mail la resolución de este hecho, como en la Figura 357, con el siguiente mensaje: El estudiante interesado no se ha acercado a pedir el <número de vaucher solicitados>(o) vaucher. Los fines de semana no son tomados en cuenta. 397

419 Una vez que el Financiero presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa, si cumple la condición, a la Actividad 8 Recepción de Pagos, donde estará a la espera del comprobante de pago. Actividad 8: Recepción de Pagos RESPONSABLE Financiero Descripción de la Actividad El Financiero tendrá acceso a visualizar los datos del Estudiante para cuando este regrese con o sin el comprobante y defina si Se recibió el pago del vaucher?. Es necesario que el Financiero ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. NO Si el Financiero rechaza (NO) la solicitud es regresada a la Actividad 7, para que se vuelva a generar un nuevo vaucher y además se vuelve notificar al Estudiante, como en la Figura 357, para que se acerque a retirar el mismo. Figura 359: Formulario Recepción de Pagos. 398

420 SI Si el Financiero acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 9, Gestionar Cambio de Universidad, donde la tarea es enviada al Centro de Cómputo para que un Técnico continúe el proceso. De las dos posibilidades anteriores mencionadas tener en cuenta las condiciones registradas. Condición de actividad Esta actividad tiene una duración definida inicialmente de 3 días de espera, a partir de la fecha en que inicio. Si dentro de ese tiempo no se ha acercado el Estudiante a entregar el comprobante o indicar una razón por no pagar el vaucher, el proceso finaliza y la solicitud se cancela. Además se notifica al estudiante mediante un mail la resolución de este hecho, como en la Figura 357, con el siguiente mensaje: El estudiante interesado no se ha acercado a entregar el comprobante de pago del <número de vaucher solicitados>(o) vaucher No. <Número de vaucher>. Los fines de semana no son tomados en cuenta. Existe un límite definido de 3 vaucher s a ser generados. Si al llegar a esta actividad después de 3 vaucher s generados y no se ha recibido el comprobante de pago, la solicitud es cancelado y se notifica al Estudiante, como en la figura 357, con el siguiente mensaje: Se ha alcanzado el límite de vaucher's de esta Solicitud. Observación Financiero:<Observación ingresada en la actividad> 399

421 Una vez que el Financiero presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa, si cumple la condición, a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 9: Gestionar Cambio de Universidad RESPONSABLE Técnico Centro de Cómputo Descripción de la Actividad El Técnico debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Cambio de Universidad. El usuario podrá previsualizar la solicitud para realizar la actualización del cambio de universidad al sistema de la institución. Además podrá ver la observación del Financiero, para constatar la razón por la que aprobaron la solicitud. Figura 360: Formulario de Gestionar Cambio de Universidad 400

422 Es necesario que el Técnico ingrese una observación, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de lo que se hizo. Una vez que el Técnico presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa, a la Actividad 10 Notificar Resultados Estudiante, para que la Secretaria continúe el proceso. Actividad 10: Notificar Resultados Estudiante RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad En esta actividad la Secretaria tendrá un formulario donde va a previsualizar el documento de solicitud y el informe de convalidación desarrollado por él Director. Figura 361: Formulario de Notificar Resultados Estudiante. 401

423 Además podrá mirar la observación del Técnico de Centro de Cómputo que generó el cambió de universidad. La Secretaria podrá imprimir el documento antes de finalizar el proceso, para proporcionarlo al estudiante que debe acercarse por ventanilla. Es necesario que la Secretaria ingrese una observación del resultado de la tarea, para que esta sea notificada al Estudiante de la solicitud, al finalizar el proceso. Una vez que la Secretaria presione el botón Enviar, se culmina la actividad y finaliza el proceso con la subida de la documentación generada al repositorio documental Alfresco, en la carpeta del estudiante. Figura 362: Notificación de Solicitud Aceptada DOCUMENTACIÓN CARGADA AL GESTOR DOCUMENTAL ALFRESCO Una vez que es finalizado el proceso con éxito, la documentación es cargada al sistema documental Alfresco para sus futuras búsquedas. El sistema creará una carpeta, sino existe, personalizada en la estructura de carpetas de la carrera del estudiante con: 402

424 Nombre: Cédula del estudiante. Título: Nombres del estudiante. Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la carrera. Esto facilitará la búsqueda de la información del estudiante en el gestor documental. Figura 363: Estructura de carpetas donde se carga la documentación del estudiante La información cargada se distribuirá de la siguiente forma: Carpeta Personal (PER).- La documentación cargada al proceso como requerimiento. o Certificado Años Pasados Nombre: DOC_CERTIFICADO_ANIOS_PASADOS_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Certificado - No Sanciones Disciplinarias Nombre: DOC_CERTIFICADO_NO_SANCION_DISCIPLINA_<mi smo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. 403

425 o Certificado - Syllabus Materias Aprobadas Nombre: DOC_SYLLABUS_MATERIAS_APROBADAS_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Malla Curricular Certificada Nombre: DOC_MALLA_CURRICULAR_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Certificado - No Agotar 3ra Matrícula Nombre: DOC_CERTIFICADO_NO_3RA_MATRICULA_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Título Bachiller/Acta de Grado Nombre: DOC_TÍTULO_BACHILLER_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Certificado - Matriculas Nombre: INFORME_CERTIFICADO_MATRICULA_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Cédula 404

426 Nombre: DOC_CEDULA_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. o Papeleta de Votación Nombre: DOC_VOTACION_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. Carpeta Periodo (mes inicio mes fin del año inicio año fin).- Esta carpeta se creará sino esta en el periodo vigente. Dentro de la carpeta periodo se registra la carpeta de la solicitud Nombre: SCF Título: SOLICITUDES DE CAMBIOS DE UNIVERSIDAD Finalmente es en esta donde guardamos los documentos creados en la solicitud. o Informe Nombre: INFORME_CAMBIO_UNIVERSIDAD_<mismo número de solicitud>.pdf o Solicitud.- Este es un documento personalizado para facilitar búsquedas en el gestor documental. Nombre: SOLICITUD_CAMBIO_UNIVERSIDAD_<número único>.pdf Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la solicitud. 405

427 Manual de Usuario Final - Solicitud de Certificado de Asistencia INTRODUCCIÓN El presente manual describe de manera precisa como utilizar el sistema creado para el Proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, orientado para guiar a los usuarios finales, involucrados en la etapa operativa de los procesos, en este caso, en particular del proceso Solicitud de Certificado de Asistencia". ACTORES Descripción de los actores disponibles Estudiante Profesor Director o Director de Psicología Clínica o Director de Psicología Industrial o Director de Psicología Infantil Centro de Cómputo Secretaria Los usuarios que pertenezcan al grupo Estudiante son los únicos que pueden acceder a este proceso e iniciarlo. Los demás están involucrados en el resto de tareas que comprende este proceso. 406

428 INICIAR UN CASO Actividad 1: Ingreso de Solicitud RESPONSABLE Estudiante Descripción de la Actividad El proceso de solicitud certificado de asistencia inicia cuando un Estudiante de la institución ingresa al sistema para generar una solicitud de este tipo. Esto implica llenar un formulario con datos del estudiante, los profesores con los que tiene clases, como se muestra en la Figura 364: Datos personales (Nombre, cédula, ) Datos de la carrera (Carrera, semestre, materia, periodo de estudio, matrícula, inicio de clases). Lista de profesores de los que quiere certificar su asistencia. Documento Respaldo Esta información será utilizada para generar las actividades de los Profesores seleccionados. Una vez que el Estudiante presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el proceso puede continuar a la Actividad 2 Definir Asistencia, que es un conjunto de actividades dirigidas a los profesores. 407

429 Figura 364: Formulario de Ingreso de Solicitud Actividad 2: "Definir Asistencia" RESPONSABLE Profesores Descripción de la Actividad Esta actividad es de tipo múltiple. Es decir que se genera para todos los profesores seleccionados en la Actividad 1. La finalidad es que cada uno de los Profesores seleccionados vea la información del estudiante que les pide la asistencia de la materia que ellos dictan para generar un certificado con esta información. Además podrán ingresar una observación que respalde la información ingresada. 408

430 Figura 365: Formulario de Definir Asistencia Una vez que un Profesor presiona el botón Enviar, la actividad finaliza, pero el proceso no continúa a la actividad siguiente mientras uno de ellos no ha finalizado su actividad. Cuando todos los Profesores han finalizado su actividad, se genera el documento de la solicitud que va ha ser enviado al Director para su revisión. Al generar el documento se controlado en su nombre para que sea único y tenga el siguiente formato: SOLICITUD_CERTIFICADO_ASISTENCIA_<número único>.pdf Finalmente el proceso continúa a la Actividad 3, Verificación de Información. Actividad 3: Verificación de Información RESPONSABLE Director Descripción de la Actividad El director debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Certificado de Asistencia. 409

431 El sistema le permite al usuario visualizar el documento de la solicitud y el Documento de Respaldo, para constatar que la información esta correcta, y si Aplica los Requerimientos?. Es necesario que el Director ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. Figura 366: Formulario de Verificación de Información NO Si el director rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Estudiante que realizó la solicitud con la observación ingresada por él Director indicándole el motivo. Se borra el documento generado y los anexos al sistema. 410

432 Figura 367: Notificación de Solicitud Rechazada SI Si el director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 4, Gestión de Requerimiento donde el Técnico del Centro de Cómputo valide el registro de las asistencias en la solicitud. Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 4: Modificación de Notas RESPONSABLE Técnico del Centro de Cómputo Descripción de la Actividad El Técnico debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Certificado de Asistencia. Es necesario que el Técnico ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. 411

433 Figura 368: Formulario de Gestión de Requerimiento. En el formulario se presenta la observación del Director indicando la razón por la que acepto la solicitud en la Actividad 3, tiene acceso a una previsualización de la solicitud para acceder al contenido y constatar si los valores de asistencia registrados están acorde con la información que en el Centro de Cómputo manejan y definir si Encontró algún problema?. SI Si el Técnico encontró (SI) la solicitud es devuelta a la Actividad 3, para informar al Director que encontró novedades en el documento con respecto a lo que tienen registrado en el Centro de Cómputo y vuelva a definir si acepta o no la solicitud. NO Si el Técnico no encontró (NO), el sistema le dirige a la Actividad 5, Gestión de Requerimiento donde el Técnico del Centro de Cómputo valide el registro de las asistencias en la solicitud. 412

434 Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 5: Imprimir Informe RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad La Secretaria debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Certificado de Asistencia. En esta actividad la Secretaria tendrá un formulario donde va a previsualizar el documento de solicitud y la información del estudiante que está haciendo la solicitud. Figura 369: Formulario de Imprimir Informe. Además podrá mirar la observación del Técnico de Centro de Cómputo que validó la veracidad de la información. 413

435 La secretaría podrá imprimir el documento antes de finalizar el proceso, para proporcionarlo al estudiante que debe acercarse por ventanilla. Es necesario que la Secretaria ingrese una observación del resultado de la tarea, para que esta sea notificada al Estudiante que generó la solicitud al finalizar el proceso. Una vez que la Secretaria presione el botón Enviar, se culmina la actividad y finaliza el proceso con la subida de la documentación generada al repositorio documental Alfresco, en la carpeta del estudiante. Figura 370: Notificación de Solicitud Aceptada DOCUMENTACIÓN CARGADA AL GESTOR DOCUMENTAL ALFRESCO Una vez que es finalizado el proceso con éxito, la documentación es cargada al sistema documental Alfresco para sus futuras búsquedas. El sistema creará una carpeta, sino existe, personalizada en la estructura de carpetas de la carrera del estudiante con: Nombre: Cédula del estudiante. Título: Nombres del estudiante. Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la carrera. 414

436 Esto facilitará la búsqueda de la información del estudiante en el gestor documental. Figura 371: Estructura de carpetas donde se carga la documentación del estudiante La información cargada se distribuirá de la siguiente forma: Carpeta Personal (PER).- La documentación cargada al proceso como requerimiento. o Documento de Respaldo Nombre: DOC_RESPALDO_SOLICITUD_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. Carpeta Periodo (mes inicio mes fin del año inicio año fin).- Esta carpeta se creará sino esta en el periodo vigente. Dentro de la carpeta periodo se registra la carpeta de la solicitud Nombre: SCA Título: SOLICITUDES DE CERTIFICADO DE ASISTENCIA Finalmente es en esta donde guardamos los documentos creados en la solicitud. 415

437 o Solicitud.- Este es un documento personalizado para facilitar búsquedas en el gestor documental. Nombre: SOLICITUD_CERTIFICADO_ASISTENCIA_<número único>.pdf Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la solicitud. 416

438 Manual de Usuario Final - Solicitud de Certificado de Matrícula INTRODUCCIÓN El presente manual describe de manera precisa como utilizar el sistema creado para el Proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, orientado para guiar a los usuarios finales, involucrados en la etapa operativa de los procesos, en este caso, en particular del proceso Solicitud de Certificado Matrícula". ACTORES Descripción de los actores disponibles Estudiante Director o Director de Psicología Clínica o Director de Psicología Industrial o Director de Psicología Infantil Secretaria Los usuarios que pertenezcan al grupo Estudiante son los únicos que pueden acceder a este proceso e iniciarlo. Los demás están involucrados en el resto de tareas que comprende este proceso. INICIAR UN CASO Actividad 1: Ingreso de Solicitud RESPONSABLE Estudiante 417

439 Descripción de la Actividad El proceso de solicitud de certificado de matrícula inicia cuando un estudiante de la institución ingresa al sistema para generar una solicitud de este tipo. Esto implica llenar un formulario con datos del estudiante, como se muestra en la Figura 372: Datos personales (Nombre, cédula, ) Datos de la carrera (Carrera, semestre, periodo de estudio) Documento Respaldo Esta información será utilizada para la generación de un documento como constancia de la solicitud en las siguientes tareas. Una vez que el Estudiante presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el sistema procede a generar el documento de solicitud con la información ingresada y el proceso puede continuar a la Actividad 2 Revisión de Solicitud. Figura 372: Formulario de Ingreso de Solicitud. Actividad 2: "Revisión de Solicitud" RESPONSABLE Estudiante 418

440 Descripción de la Actividad El Estudiante tiene una previsualización del documento generado con la información ingresada. La finalidad de esta actividad es que el usuario pueda verificar los datos ingresados antes de continuar con el proceso indicando si Esta correcto el documento?. Al generar el documento se ha controlado en su nombre, para que sea único y tenga el siguiente formato: SOLICITUD_CERTIFICADO_MATRICULA_ <número único>.pdf Figura 373: Formulario de Revisión de Solicitud NO Si el estudiante rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 1, para que vuelva a ingresar la información correcta. Esto se mantendrá hasta que usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. 419

441 SI Si el estudiante acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 3, Verificación de la Información y se presentará la solicitud para que el Director valide la información. Una vez que el estudiante presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 3: Verificación de Información RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El Director debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Certificado de Matrícula. El sistema le permite al usuario visualizar el documento de la solicitud y el documento de Respaldo, para constatar que la información esta correcta y si Aplica los requerimientos?. Es necesario que el Director ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. Figura 374: Formulario de Verificación de Información 420

442 NO Si el Director rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Estudiante que realizó la solicitud con la observación ingresada por él Director indicándole el motivo. Se borra el documento generado y los anexos al sistema. Figura 375: Notificación de Solicitud Rechazada SI Si el Director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 4, Crear Informe donde el mismo usuario genere una constancia de su decisión con un informe. Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 4: Crear Informe RESPONSABLE Director de la Carrera 421

443 Descripción de la Actividad El Director tiene la posibilidad de ingresar el contenido del informe para generar el documento, debido a que existe una plantilla estructurada que será utilizada. En el formulario tiene acceso a una previsualización de la solicitud para acceder a la información requerida y un campo de informe de aceptación donde se ingresará el contenido del mismo. Figura 376: Formulario de Crear Informe. Una vez que el Director presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa a la Actividad 5 Revisar Informe, donde podrá previsualizar el documento antes de continuar. Actividad 5: Revisar Informe RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El Director podrá previsualizar el contenido del informe ingresado en la Actividad 4 y poder tomar una decisión, si Está correcto el documento?. 422

444 Al generar el informe se controla su nombre para que sea único y tenga el siguiente formato: INFORME_CERTIFICADO_MATRICULA_<mismo número único de solicitud>.pdf Figura 377: Formulario de Revisar Informe NO Si el Director rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 4, para que vuelva a ingresar el correcto contenido del informe. Esto se mantendrá hasta que usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. SI Si el Director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 6, Imprimir Informe y se presentará la solicitud para que la secretaria pueda imprimir el documento y entregar como resultado al estudiante que inicio el proceso. Una vez que el Director decide y presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. 423

445 Actividad 6: Imprimir Informe RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad La secretaria debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Certificado de Matrícula. En esta actividad la secretaria tendrá un formulario donde va a previsualizar el documento de solicitud y el informe generado por el director el cual puede imprimir para entregar como constancia al estudiante. Además de la observación ingresada por el director que acepto la solicitud en la Actividad 3. Figura 378: Formulario de Imprimir Solicitud 424

446 Es necesario que la Secretaria ingrese una observación del resultado de la tarea, para que esta sea notificada al Estudiante que generó la solicitud al finalizar el proceso. Una vez que la secretaria presiona el botón Enviar, se culmina la actividad, se notifica mediante correo el éxito de la solicitud para que se acerque a retirar el informe de constancia y finaliza el proceso con la subida de la documentación generada al repositorio documental Alfresco, en la carpeta del estudiante. Figura 379: Mail de solicitud Aceptada DOCUMENTACIÓN CARGADA AL GESTOR DOCUMENTAL ALFRESCO Una vez que es finalizado el proceso con éxito, la documentación es cargada al sistema documental Alfresco para sus futuras búsquedas. El sistema creará una carpeta, sino existe, personalizada en la estructura de carpetas de la carrera del estudiante con: Nombre: Cédula del estudiante. Título: Nombres del estudiante. 425

447 Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la carrera. Esto facilitará la búsqueda de la información del estudiante en el gestor documental. Figura 380: Estructura de carpetas donde se carga la documentación del estudiante La información cargada se distribuirá de la siguiente forma: Carpeta Personal (PER).- La documentación cargada al proceso como requerimiento. o Documento Respaldo Nombre: DOC_RESPALDO_SOLICITUD_<mismo número único de solicitud>.<extensión> Título: El nombre original del documento. Carpeta Periodo (mes inicio mes fin del año inicio año fin).- Esta carpeta se creará sino esta en el periodo vigente. Dentro de la carpeta periodo se registra la carpeta de la solicitud Nombre: SCM Título: SOLICITUDES DE CERTIFICADO DE MATRÍCULA 426

448 Finalmente es en esta donde guardamos los documentos creados en la solicitud. o Informe Nombre: INFORME_CERTIFICADO_MATRICULA_<mismo número de solicitud>.pdf o Solicitud.- Este es un documento personalizado para facilitar búsquedas en el gestor documental. Nombre: SOLICITUD_CERTIFICADO_MATRICULA_<número único>.pdf Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la solicitud. 427

449 Manual de Usuario Final - Solicitud de Rectificación de Notas INTRODUCCIÓN El presente manual describe de manera precisa como utilizar el sistema creado para el Proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, orientado para guiar a los usuarios finales, involucrados en la etapa operativa de los procesos, en este caso, en particular del proceso Solicitud de Rectificación de Notas". ACTORES Descripción de los actores disponibles Profesor Director o Director de Psicología Clínica o Director de Psicología Industrial o Director de Psicología Infantil Centro de Cómputo Los usuarios que pertenezcan al grupo Profesor son los únicos que pueden acceder a este proceso e iniciarlo. Los demás están involucrados en el resto de tareas que comprende este proceso. INICIAR UN CASO Actividad 1: Ingreso de Solicitud Profesor RESPONSABLE Profesor 428

450 Descripción de la Actividad El proceso de solicitud de rectificación de notas inicia cuando un Profesor de la institución ingresa al sistema para generar una solicitud de este tipo. Esto implica llenar un formulario con datos del estudiante, los profesores con los que tiene clases, como se muestra en la Figura 381: Datos personales (Nombre, cédula, ) Datos del Estudiante (Nombre, cédula) Datos de la carrera (Carrera, semestre, periodo de estudio, matrícula). Documento Respaldo Esta información será utilizada para la generación de un documento como constancia de la solicitud en las siguientes tareas. Una vez que el Profesor presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el sistema procede a generar el documento de solicitud con la información ingresada y el proceso puede continuar a la Actividad 2 Revisión de Solicitud. Figura 381: Formulario de Ingreso de Solicitud Profesor 429

451 Actividad 2: " Revisión de Solicitud" RESPONSABLE Profesor Descripción de la Actividad El Profesor tiene una previsualización del documento generado con la información ingresada. La finalidad de esta actividad es que el usuario pueda verificar los datos ingresados antes de continuar con el proceso indicando si Esta correcto el documento?. Al generar el documento se ha controlado en su nombre, para que sea único y tenga el siguiente formato: SOLICITUD_RECTIFICACION_NOTAS_<número único>.pdf. Figura 382: Formulario de Revisión de Solicitud NO Si el Profesor rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 1, para que vuelva a ingresar la información correcta. Esto se mantendrá hasta que usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. 430

452 SI Si el Profesor acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 3, Verificar Estado Solicitud y se presentará la solicitud para que el Director valide la información. Una vez que el Profesor presiona el botón enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 3: Verificar Estado Solicitud RESPONSABLE Director Descripción de la Actividad El Director debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Rectificación de Notas. El sistema le permite al usuario visualizar el documento de la solicitud y el Documento de Respaldo, para constatar que la información esta correcta, y si Acepta la Solicitud?. Es necesario que el Director ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. 431

453 Figura 383: Formulario de Verificar Estado Solicitud. NO Si el Director rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Profesor que realizó la solicitud con la observación ingresada por el Director indicándole el motivo. Se borra el documento generado y los anexos al sistema. Figura 384: Notificación de Solicitud Rechazada SI 432

454 Si el Director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 4, Modificación de Notas donde el Técnico del Centro de Cómputo gestione la rectificación de nota y asistencia indicada en la solicitud. Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 4: Modificación de Notas RESPONSABLE Técnico del Centro de Cómputo Descripción de la Actividad El Técnico debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Rectificación de Notas. Es necesario que el Técnico ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. Figura 385: Formulario de Gestión de Requerimiento. 433

455 En el formulario se presenta la observación del Director indicando la razón por la que acepto la solicitud en la Actividad 3, tiene acceso a una previsualización de la solicitud para acceder al contenido y constatar si Encontró algún problema?. SI Si el Técnico encontró (SI) la solicitud es devuelta a la Actividad 3, para informar al Director que encontró novedades en el documento con respecto a información que tienen registrado en el Centro de Cómputo y vuelva a definir si acepta o no la solicitud. NO Si el Técnico no encontró (NO), entonces el ya puede realizar los cambios en el sistema donde gestionan las notas y asistencias para rectificar por los valores definidos en la solicitud. Se notifica mediante un mail al Profesor que generó la solicitud con la observación ingresada al finalizar el proceso. Figura 386: Notificación de Solicitud Aceptada. 434

456 Al culminar la actividad, finaliza el proceso con la subida de la documentación generada al repositorio documental Alfresco, en la carpeta del estudiante. DOCUMENTACIÓN CARGADA AL GESTOR DOCUMENTAL ALFRESCO Una vez que es finalizado el proceso con éxito, la documentación es cargada al sistema documental Alfresco para sus futuras búsquedas. El sistema creará una carpeta, sino existe, personalizada en la estructura de carpetas de la carrera del estudiante con: Nombre: Cédula del estudiante. Título: Nombres del estudiante. Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la carrera. Esto facilitará la búsqueda de la información del estudiante en el gestor documental. Figura 387: Estructura de carpetas donde se carga la documentación del estudiante La información cargada se distribuirá de la siguiente forma: Carpeta Periodo (mes inicio mes fin del año inicio año fin).- Esta carpeta se creará sino esta en el periodo vigente. Dentro de la carpeta periodo se registra la carpeta de la solicitud 435

457 Nombre: SRN Título: SOLICITUDES DE RECTIFICACIÓN DE NOTAS Finalmente es en esta donde guardamos los documentos creados en la solicitud. o Solicitud.- Este es un documento personalizado para facilitar búsquedas en el gestor documental. Nombre: SOLICITUD_RECTIFICACION_NOTAS_<número único>.pdf Propiedades: La información obtenida en el proceso correspondiente a la solicitud. 436

458 Manual de Usuario Final - Solicitud de Reingreso INTRODUCCIÓN El presente manual describe de manera precisa como utilizar el sistema creado para el Proyecto de Automatización de Procesos de Solicitudes de la Facultad de Psicología, orientado para guiar a los usuarios finales, involucrados en la etapa operativa de los procesos, en este caso, en particular del proceso Solicitud de Reingreso". ACTORES Descripción de los actores disponibles Secretaria Director o Director de Psicología Clínica o Director de Psicología Industrial o Director de Psicología Infantil Financiero Centro de Cómputo Técnico Las usuarias que pertenezcan al grupo Secretaria son las únicas que pueden acceder a este proceso e iniciarlo. Los demás están involucrados en el resto de tareas que comprende este proceso. INICIAR UN CASO Actividad 1: Registro de Documentación RESPONSABLE Secretaria 437

459 Descripción de la Actividad El proceso de Reingreso inicia cuando un Estudiante de la institución se acerca a ventanilla para que una Secretaria le registre la solicitud. Figura 388: Formulario de Solicitud Registro de Documentación La Secretaria deberá ingresar al sistema para generar una solicitud de este tipo. Este proceso requiere un conjunto de documentos como requisito, como se muestra en la Figura 388 que el estudiante deberá proporcionar, debido a que no le permitirá continuar mientras no sean cargados todos. Recordar que el ingresar documentación incorrecta puede ser una razón para que los actores de las actividades siguientes cancelen el proceso y es por ello que la secretaria deberá validar en ese instante antes de iniciar el proceso. Finalmente una vez que la Secretaria presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el proceso puede continuar a la Actividad 2 Ingreso de Solicitud. 438

460 Actividad 2: Ingreso de Solicitud RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad Esta actividad implica llenar un formulario con datos del estudiante, como se muestra en la Figura 389: Datos personales (Nombre, cédula, ) Datos de la carrera (Carrea nueva, semestre, periodo de estudio) Esta información que la Secretaria debe preguntar al Estudiante, será utilizada para la generación de un documento como constancia de la solicitud en las siguientes tareas. Una vez que la Secretaria presiona el botón Enviar, se culmina la actividad y el sistema procede a generar el documento de solicitud con la información ingresada y el proceso puede continuar a la Actividad 3 Revisión de Solicitud. Figura 389: Formulario de Ingreso de Solicitud 439

461 Actividad 3: "Revisión de Solicitud" RESPONSABLE Secretaria Descripción de la Actividad La Secretaria tiene una previsualización del documento generado con la información ingresada. La finalidad de esta actividad es que el usuario pueda verificar los datos ingresados antes de continuar con el proceso indicando si Esta correcto el documento?. Al generar el documento se ha controlado en su nombre, para que sea único y tenga el siguiente formato: SOLICITUD_REINGRESO_<número único>.pdf Figura 390: Formulario de Revisión de Solicitud NO Si la Secretaria rechaza (NO), el proceso se dirige hacia la Actividad 2, para que vuelva a ingresar la información correcta. Esto se mantendrá hasta que el usuario acepte (SI) y pueda continuar con el resto de actividades. 440

462 SI Si la Secretaria acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 4, Verificar información de Solicitud y se presentará la solicitud para que el Director de la nueva carrera valide la información. Una vez que la Secretaria presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 4: Verificar información de Solicitud RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El director debe ingresar al sistema donde podrá visualizar las tareas pendientes y para este caso la Solicitud de Reingreso. El director tendrá acceso a un primer formulario donde tiene acceso a todos los documentos adjuntos a la solicitud como respaldo. Figura 391: Formulario de Verificar información de Solicitud Una vez que el Director presione el botón Siguiente le enviará a otro formulario donde le permite al usuario visualizar el documento de la solicitud y el documento de la Malla curricular, para constatar que la información 441

463 esta correcta, la malla del estudiante puede convalidarse con la de la actual carrera y si Se acepta la solicitud?. Es necesario que el director ingrese una observación con lo encontrado en la solicitud, para que el siguiente usuario involucrado tenga una razón de su decisión. Figura 392: Formulario de Verificar Información de Solicitud 2. NO Si el director rechaza (NO) la solicitud es cancelada y el proceso se finaliza con una notificación por mail al Estudiante que realizó la solicitud con la observación ingresada por él Director indicándole el motivo. Se borra el documento generado y los anexos al sistema. 442

464 Figura 393: Notificación de Solicitud Rechazada SI Si el director acepta (SI), el sistema le dirige a la Actividad 5, Revisión de Convalidación de Materias donde el mismo usuario genere una constancia de su decisión con un informe. Una vez que el Director presiona el botón Enviar la actividad finaliza y continúa el proceso a la actividad correspondiente según la decisión tomada. Actividad 5: Revisión de Convalidación de Materias RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El director tiene la posibilidad de ingresar el contenido del informe de convalidación de materias, para generar el documento, debido a que existe una plantilla estructurada que será utilizada. En el formulario tiene acceso a una previsualización de la solicitud para acceder a la información requerida y un campo de informe de convalidación donde se ingresará el contenido del mismo. 443

465 Una vez que el Director presiona el botón Enviar, esa actividad finaliza y el proceso continúa a la Actividad 6 Revisión de Informe, donde podrá previsualizar el documento antes de continuar. Figura 394: Formulario de Revisión de Convalidación de Materias. Actividad 6: Revisión de Informe RESPONSABLE Director de la Carrera Descripción de la Actividad El Director podrá previsualizar la el contenido del informe ingresado en la Actividad 5 y poder tomar una decisión, si Está correcto el documento?. Al generar el informe se controla su nombre para que sea único y tenga el siguiente formato: INFORME_REINGRESO_ <mismo número único de solicitud>.pdf 444