INICIATIVA PARA LA CONSERVACION EN LA AMAZONIA ANDINA (ICAA)

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1 INICIATIVA PARA LA CONSERVACION EN LA AMAZONIA ANDINA (ICAA) UNIDAD DE APOYO DE ICAA INSTRUCCIONES, FORMATOS Y ANEXOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS CONVOCATORIAS ABIERTAS Abril 2013 Este documento ha sido producido por encargo de la Unidad de Apoyo de la Iniciativa para la Conservación en la Amazonía Andina (ICAA), liderada por International Resources Group (IRG) y sus socios Sociedad Peruana de Derecho Ambiental (SPDA), ECOLEX, Social Impact (SI), Patrimonio Natural (PN), Conservation Strategy Fund (CSF) y World Wildlife Fund (WWF).

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4 INICIATIVA PARA LA CONSERVACION EN LA AMAZONIA ANDINA ICAA INSTRUCCIONES, FORMATOS Y ANEXOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS CONVOCATORIAS ABIERTAS Abril 2013 CONTRATO # AID-EPP ORDEN DE TRABAJO # AID-OAA-TO Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo del Pueblo de los Estados Unidos de América a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) bajo los términos del Contrato No AID-EPP-I AID-OAA-TO Las opiniones aquí expresadas son las del autor(es) y no reflejan necesariamente la opinión de USAID ni del Gobierno de los Estados Unidos.

5 INDICE 1 Introducción 1 2 Contenido de la propuesta 1 3 Preparación y presentación de propuestas 2 4 Evaluación de las propuestas 3 5 Próximos pasos luego de la evaluación de las propuestas 4 6 Convenios de Donación 5 7 Regulaciones USAID aplicables 5 8 Anexos 7 1 Carta de Presentación de la Propuesta 8 2 Carátula de la Propuesta 9 3 Plan de Gestión de Desempeño 10 4 Formato del Presupuesto 14 5 Copia de RUC, RUT o NIT de las organizaciones postulantes 20 6 Compromiso de Cumplimiento de Plan de Identidad 21 7 Modelo de Convenio de Donación de tipo Simplificado 22 Página 8 Modelo de Convenio de Donación de tipo Obligación Fija 27 Certificado sobre las Disposiciones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser 9 Aplicables Certificado sobre Prohibición, Suspensión y otros Asuntos de Responsabilidad Certificado de Lugar de Trabajo Libre de Drogas Certificado sobre Financiamiento del Terrorismo D.E Certificado de Código de Ética de IRG Certificado de Cumplimiento de Leyes Anti Corrupción 36

6 1. INTRODUCCIÓN El propósito de este documento es proveer a los postulantes a las convocatorias abiertas del Programa de Donaciones de ICAA, los lineamientos, anexos y formatos requeridos para la elaboración y presentación de sus propuestas. 2. CONTENIDO DE LA PROPUESTA La propuesta consta de Carta de presentación (Anexo 1), Carátula (Anexo 2), Propuesta Técnica, Plan de Gestión de Desempeño (Anexo 3) y Presupuesto (Anexo 4). La Carátula debe incluir la información establecida en el Anexo 2. La Propuesta Técnica comprende: a. Resumen ejecutivo de la propuesta (1 página). b. Enfoque técnico Incluye objetivos, resultados esperados, enfoque técnico y metodología (4 páginas). c. Plan y cronograma de trabajo (2 páginas). d. Enfoque y equidad de género en actividades propuestas (1 página). e. Gestión del proyecto y personal clave (2 páginas. Los Currículos del personal clave propuesto se incluirán en un anexo no debiendo tener una extensión mayor a dos páginas cada uno). f. Nivel de experiencia de la organización en el desarrollo de proyectos similares. Completar la siguiente tabla aumentando las filas según se requiera (1 página). Nombre del Proyecto Breve descripción del proyecto Donante Persona de contacto del Donante Correo electrónico/ teléfono del donante Periodo de ejecución Presupuesto en US$ El Plan de Gestión de Desempeño debe prepararse según las instrucciones y formatos en el Anexo 3 y de acuerdo a lo establecido en el Plan de Gestión de Desempeño de la Unidad de Apoyo de ICAA. El Presupuesto comprende la Tabla de presupuesto y la descripción del presupuesto indicando los supuestos utilizados según las instrucciones y formatos en el Anexo 4. 1

7 3. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 3.1 PREPARACIÓN DE PROPUESTAS Las propuestas deben prepararse teniendo en cuenta lo dispuesto en la Convocatoria, los Términos de Referencia y el presente documento. La Propuesta Técnica debe: Tener un máximo de diez (10) páginas escritas en español o inglés sin contar la Carátula, el Plan de Gestión de Desempeño, el Presupuesto, los currículos del personal clave y los otros anexos. Estar escrita con espaciado 1.15, márgenes de 2.5 c.m., para impresión en papel tamaño A4, y en un tipo de letra no menor a Garamond, tamaño 11. El tamaño de letra en las tablas no debe ser menor a 10. Estar en formato Microsoft Word (versión 2000 o posterior) o en formato Adobe Acrobat (PDF) integrados en un solo documento. Estar numerada. La Tabla del Presupuesto debe estar en Microsoft Excel (versión 2000 o posterior), para impresión en papel tamaño A4. El Plan de Gestión de Desempeño (PGD) debe seguir las mismas indicaciones para la Propuesta Técnico, salvo en lo que se refiere al límite de página y al tamaño mínimo de letra para tablas, que en este caso no debe ser menor a PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las instituciones postulantes deberán enviar sus propuestas completas, incluyendo los anexos solicitados al correo donaciones@ua-icaa.org a más tardar a las 5 pm (hora de Bogotá/Lima/Quito) del día indicado en la convocatoria como fecha límite para la entrega de las propuestas; indicando en el asunto de su correo lo siguiente: Envío de propuesta a la Convocatoria No.. Se otorgará confirmación electrónica de recepción de todas las propuestas recibidas. No se recibirán propuestas fuera del horario establecido. 3.3 DOCUMENTOS Y ANEXOS OBLIGATORIOS A SER PRESENTADOS CON LAS PROPUESTAS Las propuestas deben adjuntar los siguientes documentos debidamente firmados por el Representante Legal de la organización postulante: Fotocopia del RUC/ RUT/NIT de la institución (Anexo 5) Compromiso de Cumplimiento del Plan de Identidad (Anexo 6). 2

8 4. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 4.1 CRITERIOS DE EVALUACIÓN Las propuestas recibidas serán evaluadas por un Comité Técnico de Evaluación (CTE). El Comité estará conformado por dos representantes de la Unidad de Apoyo de ICAA y dos representantes de USAID. EL CTE evaluará las propuestas de acuerdo a los siguientes criterios de evaluación: Criterios Puntaje máximo Enfoque técnico 20 Plan y Cronograma de trabajo 20 Equidad de Género 10 Gestión Institucional y personal clave 20 Experiencia de la organización 10 Plan de Gestión de Desempeño 10 Costo efectividad de la propuesta (Presupuesto) 10 Total EXPLICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN Enfoque Técnico Se debe describir el enfoque propuesto, incluyendo cualquier método, técnica o herramientas pertinentes y explicar la elección de la metodología. Se evaluará la calidad, claridad y pertinencia de la propuesta metodológica. Se buscará la articulación entre las actividades propuestas con los objetivos y resultados esperados de la Convocatoria. Plan y cronograma de trabajo Se debe incluir un plan de actividades, con tareas, entregables, tiempos y fechas límite previstas. Se evaluará la consistencia y secuencia de las actividades planteadas, así como la claridad en la identificación y alcance de hitos y resultados propuestos. Equidad de Género Se evaluará la integración de la equidad de género, como principio ético y enfoque técnico, en los objetivos, resultados, metodología y presupuesto de la propuesta. Se valorará la promoción de la participación equitativa de mujeres y hombres en todos los espacios generados por el proceso. Se examinará la experiencia técnica y compromiso con la equidad de género de quienes postulen. La propuesta deberá tener en cuenta Empoderamiento de la Mujer. la política de género de USAID Equidad de Género y 3

9 Gestión del proyecto y personal clave Se evaluará la forma cómo planean organizarse internamente y gestionar el proyecto para alcanzar los objetivos planteados. Igualmente se evaluarán los currículos del personal propuesto y su idoneidad para las funciones que cumplirán en el desarrollo de la actividad. Experiencia de la organización Se evaluará la experiencia institucional para desarrollar proyectos similares, en forma exitosa, entendiéndose por similares que versen sobre temas similares o que tengan montos similares. Se verificarán las referencias presentadas. Plan de Gestión de Desempeño Los postulantes deben preparar un Plan de Gestión de Desempeño siguiendo el modelo que se encuentra en el Anexo 3. Deben indicar cómo medirán la implementación del proyecto. Se evaluará la propuesta para cumplir con los requerimientos de información del Plan de Gestión de Desempeño de la Unidad de Apoyo de ICAA (ver Sección II de los Términos de Referencia en la Convocatoria donde se indican los indicadores del PGD de la Unidad de Apoyo de ICAA a los que deben contribuir) y otros indicadores propios que consideren pertinente. Costo efectividad de la propuesta (Presupuesto) Se evaluará la racionalidad, razonabilidad y relación entre los objetivos, las actividades y los costos propuestos. 5. PRÓXIMOS PASOS LUEGO DE LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS El Comité Técnico de Evaluación (CTE) al realizar la evaluación podrá efectuar comentarios y recomendaciones a las propuestas. La Unidad de Apoyo realiza la verificación de las capacidades institucionales de la(s) organización(es) que haya(n) obtenido los puntajes más altos. Esta verificación puede incluir la visita de algún miembro de la Unidad de Apoyo de ICAA a la institución postulante para realizar entrevistas y/o revisión de información documentaria. Completada la verificación de forma satisfactoria, la Unidad de Apoyo de ICAA somete a consideración de USAID las propuestas seleccionadas para su aprobación. Luego de la aprobación de USAID la Unidad de Apoyo de ICAA, a través International Resources Group (IRG), enviará cartas a las organizaciones postulantes informando los resultados del proceso. Luego se procede a la negociación con el postulante seleccionado (forma de pago, entregables, inclusión de recomendaciones del CTE, etc.), se suscribe un Memorándum de Negociación y el Convenio de Donación. La Unidad de Apoyo de ICAA entrega los formatos para la presentación de informes técnicos y financieros y otras instrucciones para la fase de implementación del proyecto. De ser necesario la UA convocará reuniones presenciales, vía Skype o webinar con la(s) organización(es) seleccionada(s) para brindar información complementaria para la ejecución de las donaciones. 4

10 6. CONVENIOS DE DONACIÓN De acuerdo a las normas establecidas por USAID, para el programa de donaciones se pueden usar dos modelos de convenio de donación, según las características y monto del proyecto. La UA definirá cuál de los modelos corresponde en cada caso. Convenios de Donación tipo Simplificado (Anexo 7) Convenios de Donación de tipo Obligación Fija (Anexo 8) Los Convenios de Donación incluirán como Anexos los siguientes documentos y certificados debidamente suscritos por el Representante Legal de la organización: Certificado sobre las Disposiciones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicables (Anexo 9) Certificado sobre Prohibición, Suspensión y otros Asuntos de Responsabilidad (Anexo 10) Certificado de Lugar de Trabajo Libre de Drogas (Anexo 11) Certificado sobre Financiamiento de Terrorismo, Decreto Ejecutivo (Anexo 12) Certificado de Código de Ética de IRG (Anexo 13) Certificado de Cumplimiento de Leyes Anti Corrupción (Anexo 14) 7. REGULACIONES DE USAID APLICABLES Las siguientes regulaciones de USAID que aplican a los convenios de donación que se suscriban bajo el Programa de Donaciones están disponibles en la página web de ICAA: Provisiones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicable para Organizaciones No- Gubernamentales - no Norteamericanas (Standard Provisions for Non-U.S. Non-Governmental Organizations a Mandatory Reference for ADS Chapter 303) Provisiones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicable para Organizaciones Americanas No Gubernamentales (Standard Provisions for U.S. Non-governmental Organizations a Mandatory Reference for ADS Chapter 303) Provisiones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicable para Convenios de Obligación Determinada (Standard Provisions for Fixed Obligation Grants to Nongovernmental Organizations and Required as Aplicable A Mandatory Reference for ADS Chapter 303) ADS Capítulo 303 Convenios y Acuerdos Cooperativos para Organizaciones No- Gubernamentales (Chapter 303 Grants and Cooperative Agreements to Non-Governmental Organizations) Circular OMB A-110: Requisitos Administrativos Uniformes para Donaciones y Convenios con instituciones de educación superior, hospitales y otras organizaciones sin fines de 5

11 lucro, - Uniform Administrative Requirements for Grants and Agreements with Institutions of Higher Education, Hospitals, and Other Non-Profit Organizations Código de Regulaciones Federales 22 parte 226 sobre identidad y marca, (CFR22 part 226 Administration of Assistance Awards to U.S. Non-Governmental Organizations; Marking Requirements) Procedimientos y regulaciones ambientales establecidas en el 22 CFR, parte 216. ( y, específicamente aquellas incluidas en el documento denominado Decisión Ambiental Inicial (LAC-IEE-12-33); y reportarán anualmente de acuerdo a lo establecido e indicado en el Plan de Mitigación Ambiental de USAID.( Nota.- Dado que estas regulaciones son actualizadas frecuentemente, se sugiere confirmar la versión vigente en los enlaces de USAID proporcionados para cada regulación. 6

12 ANEXOS 7

13 ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA (UTILIZAR PAPEL MEMBRETADO) Lugar y fecha Señores Programa de Donaciones Iniciativa para la Conservación en la Amazonía Andina Presente.- Ref.: Convocatoria No. De mi mayor consideración: Es grato presentar a (consignar el nombre de la organización u organizaciones que presentan la propuesta, indicando en caso de ser un consorcio; cual es la organización líder), que participa en la convocatoria de la referencia, para la ejecución del proyecto denominado:... Yo,, debidamente identificado con (consignar tipo y número de documento de identidad) en mi calidad de Representante Legal de (indicar nombre de la organización o si se trata de un consorcio, de la organización líder), declaro bajo juramento que toda la información presentada es correcta y exacta, y que las copias adjuntas son fiel reproducción de los documentos originales. Atentamente, Firma Nombre de la Organización: Nombre de Representante: Cargo: Fecha: Nota: Para el caso de los consorcios, listar las instituciones miembros del consorcio con sus respectivos Representantes Legales. 8

14 ANEXO 2 CARÁTULA DE LA PROPUESTA a) Nombre de la(s) organización(es) postulante(s): (Indicar los nombres de todas las organizaciones en caso de consorcios indicando cuál es la organización líder) b) Dirección: (Incluir dirección completa, provincia, departamento, país) c) Teléfonos: (Incluir códigos de país y ciudad) d) Nombre del representante legal y/o responsable/contacto de la propuesta: e) Correo electrónico: f) Nombre del Proyecto: g) Objetivo general del proyecto: h) Número de la Convocatoria: i) Ubicación geográfica: (Lugar donde se desarrollará el proyecto/actividad) j) Importe requerido: k) Plazo de ejecución: 9

15 ANEXO 3 PLAN DE GESTIÓN DE DESEMPEÑO El Plan de Gestión de Desempeño (PGD) es una guía para orientar la medición, análisis y el reporte de los compromisos asumidos por las organizaciones que desarrollan actividades dentro de la Iniciativa para la Conservación en la Amazonia Andina (ICAA), durante el periodo En este caso, este plan se basa en un Marco de Resultados presentado por las organizaciones receptoras de donaciones, el cual aporta al Marco de Resultados de la Unidad de Apoyo, y a los indicadores y metas establecidos para registrar su progreso. Este documento describe el enfoque de monitoreo y evaluación bajo el cual las organizaciones receptoras de donaciones desarrollarán su trabajo y provee todas las definiciones, procedimientos, e instrumentos necesarios para la recolección homogénea de los datos requeridos por los indicadores. También presenta las metas consideradas para cada uno de ellos. Incluye además pautas para realizar sondeos y análisis complementarios a los indicadores. 3.1 MARCO DE RESULTADOS Presenta la lógica de la estrategia planteada por las organizaciones para conseguir sus Objetivos y Resultados, explica cómo serán alcanzados. No se incluyen las actividades con las que se lograrán los Resultados, éstas se describen en el Plan Operativo. META OBJETIVO GENERAL Resultado 1 Resultado 2 Resultado 3 Resultado 4 Sub Sub Sub Sub Sub Sub Sub Sub Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado Resultado n n n n 10

16 3.2. LISTADO DE INDICADORES Esta sección del PGD menciona los Indicadores que serán reportados relacionados con los Resultados y Sub Resultados del Marco de Resultados. Incluye los indicadores requeridos en los Términos de Referencia de la donación y otros planteados por el receptor de la donación, priorizando los indicadores que muestran logros concretos que trascienden a las actividades y productos realizados. Resultado 1, 2,, n Sub Resultado 1, 2,, n 3.3. INDICADORES Y METAS Esta sección muestra las Metas Anuales de los Indicadores que serán reportados durante el tiempo del contrato de donación. Indicador Resultado 1 Indicador 1 Indicador n Resultado 2 Indicador 1 Indicador n Resultado n Indicador 1 Indicador n Línea de Base AF AF2014 AF 2015 Total acumulado Meta Ejecutado Meta Ejecutado Meta Ejecutado Meta Ejecutado 1 Entiéndase por Año Fiscal (AF) el período comprendido desde el 1 de octubre de un año al 30 de setiembre del año siguiente. Por ejemplo el AF13 comprende el período desde el 1 de octubre de 2012 al 30 de setiembre de

17 3.4. HOJAS DE REFERENCIA DE INDICADORES Muestra la descripción técnica de los Indicadores asumidos por las organizaciones receptoras de donaciones. Cada indicador debe tener su respectiva Hoja de Referencia. En el caso de indicadores requeridos por la Unidad de Apoyo, se deben respetar los detalles técnicos estándares contenidos en las Hojas de Referencia originales, y adecuarlos mínimamente para su implementación. Resultado X: Nombre del Resultado Indicador X: Nombre del Indicador Hoja de Referencia de los Indicadores de Desempeño Indicador del Informe Anual: ; Indicador del Resumen del Programa Anual: DESCRIPCIÓN Definición (es) Precisa (s): Unidad de Medida: Desagregado por: Justificación / Utilidad Administrativa: PLAN DE ADQUISICIÓN DE DATOS Frecuencia / Cronograma de Adquisición de Datos: Método de Recolección de Datos: Método de Adquisición: Fuente (s) de Datos: Costo Estimado de la Adquisición de Datos: Individuo (s) Responsable (s): Individuo Responsable de Proporcionar Datos a USAID: Lugar del Almacenamiento de Datos: CALIDAD DE DATOS Fecha de la Evaluación Inicial de la Calidad de Datos: Limitaciones Conocidas de Datos e Importancia (si las hay): Medidas Tomadas o Planeadas para afrontar las Limitaciones de Datos: Fecha de las Evaluaciones Futuras de la Calidad de Datos: Procedimientos para las Evaluaciones Futuras de la Calidad de Datos: PLAN PARA EL ANÁLISIS, REVISIÓN E INFORMES DE DATOS Análisis de Datos: Presentación de Datos: Revisión de Datos: VALORES DE INDICADORES DE DESEMPEÑO Año Fiscal Anual Acumulado Observaciones Meta Ejecutado Meta Ejecutado Notas sobre las Líneas Base / Metas / Siguientes Pasos: OBSERVACIONES ADICIONALES ESTA HOJA FUE ACTUALIZADA EL [DIA] DE [MES] DE

18 3.5. FORMATOS Cada Indicador debe relacionarse con algún Formato de Recolección de Datos para registrar y consolidar la información requerida. En el caso de los indicadores de la Unidad de Apoyo, deben utilizarse los formatos estándares establecidos en los Términos de Referencia de la donación. FORMATO DE RECOLECCION DE DATOS N XX REGISTRO DE XXXXX Indicadores XXXXXXXX Año Fiscal 20XX - Trimestre XX Ejemplo: Estructura básica para identificar datos de Capacitaciones: Datos de Capacitaciones N Código Nombre Fechas Inicio Fin Socios de ICAA involucrados Otras organizaciones involucradas Ubicación Duración en horas 13