TALLER DE CAPACITACION DE RECURSOS PARA ORGANIZACIONES CULTURALES COLOMBIANAS DRAFT

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1 TALLER DE CAPACITACION DE RECURSOS PARA ORGANIZACIONES CULTURALES COLOMBIANAS DRAFT Patrocinado por la Embajada de los EEUU en Colombia y el Ministerio de Cultura de Colombia Agosto 23 - Septiembre 6, 2009 Instructora: Julieta N. Valls, Miami, Florida I. OBJETIVO DEL PROYECTO Capacitar a representantes de instituciones culturales colombianas para proporcionarles las habilidades y estrategias necesarias para fortalecer sus instituciones, captar los recursos necesarios del sector privado para desarrollar sus programas y hacerlos sustentables, e involucrar a la comunidad como protagonistas y beneficiarios de la institución. Los talleres en seis ciudades tendrán varios componentes claves. Los cuestionarios a los que los líderes de las instituciones responderán de antemano, son cruciales para poder determinar su nivel de conocimiento sobre estos temas antes de comenzar la capacitación. Los talleres abordarán temas importantes para fortalecer la capacidad de las organizaciones, comenzando con el desarrollo institucional por ser esta la base del éxito de cualquier actividad, principalmente la generación de recursos, ya que una organización débil y mal organizada no podrá cumplir sus objetivos. El programa del primer día incluirá una breve perspective sobre los mitos y realidades sobre la filantropía en Latinoamérica. La próxima sesión, basada en las respuestas al cuestionario, abordará el tema de la capacidad institucional de las organizaciones presentes y su aptitud para emprender una campaña de captación de recursos. Posteriormente se hará una revisión del Manual Básico de Captación de Recursos y finalmente se realizará una sesión en trabajo de grupo enfocada al desarrollo de un proyecto cultural (MINISTERIO). El tema será escogido por el Ministerio de Cultura. Favor ver más adelante algunas ideas sobre posibles temáticas para este módulo. El programa del segundo día cubrirá la investigación, generación y captación de recursos basada en una metodología básica, práctica, y detallada que ha sido diseñada para ser utilizada en Latinoamérica. Esto incluirá un simulacro de una visita a un empresario, cómo escribir una propuesta y calcular el presupuesto, otras metodologías y estrategias para generar recursos, y una sesión interactiva 1

2 de investigación de fuentes de recursos en la Internet utilizando el directorio del Foundation Center. Cabe notar que la información disponible del Foundation Center es en inglés. Aunque la tradición filantrópica está comenzando a radicarse en la gran mayoría de los países de Latinoamérica, es necesario establecerla y fortalecerla. Esto solamente se logrará si los líderes del tercer sector consiguen concientizar y convencer a sus gobernantes sobre la necesidad de ofrecer incentivos tributarios y a sus contrapartes en el sector privado y empresarial sobre la necesidad de invertir en el desarrollo del país. Generalmente, los líderes de organizaciones no gubernamentales en esta región, consideran que los recursos provienen solamente del extranjero, por lo que no consideran la factibilidad de buscarlos en sus propios países. En otras palabras, es necesario crear conciencia de que la caridad empieza en casa. Al finalizar este taller, los participantes obtendrán una clara idea de cómo fortalecer su organización, conocerán las características de las fuentes de ingresos disponibles para organizaciones similares, y aprenderán las estrategias claves para tratar conseguir logros en la movilización de recursos. II. PROBLEMATICA DE LAS ONG EN LATINOAMERICA (esto podría utilizarse para describir la necesidad de fomentar este tipo de capacitación) Las organizaciones de la sociedad civil se caracterizan por su dinamismo y crecimiento, pero también presentan signos de debilidad, desarticulación, poca visibilidad, escasos medios de financiamiento, bajos niveles de profesionalización e institucionalización, y carencia de sistemas de información articulados. Al existir deficiencias en los niveles de profesionalización e institucionalización de estos grupos, se cae en el círculo vicioso de carencia de recursos y desconocimiento de cómo encontrarlos u optimizar los recursos humanos y materiales existentes. Los criterios de eficacia y eficiencia no han sido asumidos. La falta de profesionalización disminuye el impacto de las acciones de la organización y dificulta su credibilidad en la sociedad. Esto se agrava cuando crece la demanda de servicios proporcionados por estas organizaciones, las que se ven rebasadas en su capacidad de respuesta. Uno de los principales retos que enfrentan las ONGs es el desarrollo integral y la profesionalización. Resulta imposible conseguir los recursos necesarios para sobrevivir si no existe una estructura que apoye este esfuerzo. Para definir más claramente las habilidades y necesidades de las organizaciones culturales colombianas que participarán en estos talleres de trabajo, es importante recibir y analizar de antemano las respuestas al cuestionario diseñado para este fin. 2

3 III. METODOLOGÍA DEL CURSO El curso se llevará a cabo mediante la exposición de la instructora y dinámicas de trabajo de grupo donde los participantes tendrán la oportunidad de hacer preguntas, hacer trabajo de equipo, abordar temas e inquietudes de interés general, y aportar sus experiencias e ideas para el enriquecimiento de la clase. De ser posible, y si alcanzara el tiempo, se llevarán a cabo consultas individuales con los líderes de las instituciones al final de cada día. La Agenda de Trabajo del taller estará dividida en dos módulos principales, como sugerimos seguidamente. Estos serán dinámicos y podrán adaptarse a las necesidades del grupo. Los materiales utilizados serán en español. IV. CONTENIDO DE LA AGENDA DE TRABAJO Talleres PRIMER DIA Un mínimo de 5 horas Mitos y Realidades de la Filantropía en Latinoamérica, Desarrollo Institucional para Comenzar una Campaña de Captación de Recursos, Revisión del Manual Básico de Captación de Recursos, Desarrollo de un Proyecto. Mitos y Realidades de la Filantropía en Latinoamérica 30 minutos Antes de comenzar la sesión sobre Generación de Recursos, se ofrecerá una perspectiva general sobre las características de la filantropía en las Américas, que incluirá mitos y realidades, diferencias sobre donación e inversión, y se referirá al estigma asociado en algunos países con la idea de ver como limosnero al que procura recursos, no como ciudadano comprometido. Seguidamente, y basándonos en las respuestas a los cuestionarios, se realizará un diálogo interactivo sobre las capacidades de las instituciones presentes para compartir las practicas más exitosas en el manejo de sus organizaciones. Revisión Interna de su Organización - 1 1/2 horas En esta sesión se dividirá el grupo en mesas de trabajo, se les dará una lista de preguntas sobre algunos temas como los mencionados seguidamente y se les pedirá que escojan los sistemas que están funcionando mejor en sus organizaciones. El/la vocero del grupo hará un breve resúmen a los 3

4 participantes de las mejores prácticas por consenso del grupo. Este ejercicio también servirá para unir a los participantes y establecer alianzas duraderas. Organización Interna (algunos ejemplos de tópicos a discutir) - Definición de la misión y visión de la organización - Establecimiento de prioridades - Inspiración de confianza - Utilización del diálogo - Formulación de metas comunes - Creación de un equipo eficaz de trabajo - Definición y clarificación de direcciones futuras - Desarrollo de una base coherente para la toma de decisiones - Resolución de problemas de la organización - Mejoras en el rendimiento de la organización - Desarrollo de alianzas estratégicas Membresía y Voluntarios Identificación del tipo de membresía idónea e ideal de la organización y sistemas para incrementar, mantener y reconocer a sus miembros. - Reconocimiento y motivación: Miembros y patrocinadores - Cómo captar el Efecto Multiplicador de los miembros y voluntarios Juntas Directivas Siempre resulta beneficioso abordar este tema e instruírlos acerca de las ventajas (y desventajas) de tener un sistema de gobernabilidad de la institución. Se les dará una lista de Las 10 Responsabilidades Básicas de las Juntas Directivas y se les pedirán sus comentarios. - Responsabilidades básicas de las Juntas Directivas - Participación de la Junta Directiva en la captación de recursos Principios Básicos para la Captación de Recursos - 1 hora Para explicar el proceso, la instructora distribuirá y revisará un Manual Básico de Captación de Recursos de diez páginas. Se mencionará la necesidad de establecer mayors incentivos tributarios en Colombia y de recopilar información sobre legislación y los instrumentos existentes para motivar la filantropía. Desarrollo de un Proyecto Cultural 1 1/2 horas Trabajo en grupo? ORGANIZACIÓN DE UN PROYECTO AQUI PODRIA ABORDARSE ESTA TEMATICA. QUE TIPO DE PROJECTO QUIEREN ESCOGER? ALGO EDUCATIVO COMO CONFERENCIAS Y EVENTOS CULTURALES, VINCULOS CON OTROS MUSEOS, INTERCAMBIO DE ESPECIALISTAS CON OTRAS ENTIDADES (SUGERIR EJEMPLOS), FERIA/BAILE/ /FUNDRAISER, TALLER, SUBASTA, etc? 4

5 SEGUNDO DIA Un mínimo de 6 horas Captación de Recursos; Otras Estrategias para Captar Fondos, Elaboración de una Propuesta; Investigación sobre Fuentes de Recursos via la Internet. Captación de Recursos 1 1/2 horas Investigación Se cubrirán las diferentes estrategias para hacer la investigación y sondeo de posibles donantes a distintos niveles: Local (sector empresarial) Nacional (sector empresarial, fundaciones) Multilaterales Programa de Desarrollo Cultural del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) Internacional via Internet Elaboración de Materiales para la Campaña Se ofrecerán pautas para la elaboración de materiales promocionales y de relaciones públicas. Los participantes deberán llevar sus propios materiales promocionales para poder recibir comentarios/sugerencias de la instructora. Diferentes Estrategias y Metodologías Las estrategias para la identificación, abordaje, seguimiento y manutención de los posibles donantes o inversionistas varían considerablemente dependiendo del sector correspondiente. Se cubrirán temas y dinámicas como las siguientes: Sector empresarial y fundación empresarial Ejemplos prácticos de estrategias, y materiales para utilizar en el cortejo de estas entidades, que incluirán cartas de abordaje y seguimiento; los SI y los NO de la primera visita; y un ensayo de la primera visita al empresario/a. Fundaciones (internacionales y domésticas) Sistemas burocráticos establecidos; requisitos, términos de entrega de propuestas, informes, evaluación Instituciones Multilaterales. Becas del BID Capitalización de Recursos no Financieros: Donaciones en Especie 5

6 Las donaciones en especie, a menudo son menospreciadas por las ONGs por falta de información sobre cómo solicitarlas, manejarlas, y utilizarlas para generar otros recursos. Los participantes aprenderán como darle un valor financiero al tiempo donado por miembros voluntarios; como usar donaciones de equipo o espacios de trabajo para conseguir otras; y cómo lograr más rendimiento de la gobernabilidad y el apoyo administrativo de sus juntas directivas. Otras Estrategias para Captar Fondos - 1 hora Eventos especiales (ferias, conferencias, bailes, subastas, etc.) Expansión de la membresía con contribuciones financieras Donaciones de individuos (filántropos, mercaderes, personas que desean reconocimiento público, etc.) Elaboración de una Propuesta Básica 1 ½ hora En esta sesión se revisarán en detalle los elementos de una propuesta a una entidad: Resúmen Ejecutivo Presenta el pedido de una manera concisa y clara Describe la finalidad, el costo y el calendario de ejecución del proyecto Información sobre su Organización Describe la capacidad y cualidades de su organización Detalla la misión y experiencia, y actuales proyectos Presentación de Necesidades Explica por qué es necesario el proyecto Ofrece información específica sobre los problemas a resolver Objetivos Enumera la lista de objetivos Establece los beneficios mensurables del proyecto Descripción del Proyecto/Plan de Actividades Describe la implementación del proyecto, paso por paso Describe todas las actividades del proyecto, incluyendo la evaluación Evaluación Define como se realizará la medición de logros y resultados del proyecto y sirve como boleta de calificaciones Conclusión Resume los puntos principales de la propuesta 6

7 Presupuesto Muestra claramente los costos cubiertos por la donación solicitada e incluye las contribuciones de su organización o de otras entidades (financieras y en especie) Seguimiento e Informes Elaborar propuestas ganadoras no es suficiente. El seguimiento, cierre del contrato, manutención de la relación con el patrocinador/donante y la producción oportuna y eficiente de los informes requeridos resulta igualmente importante. La credibilidad y reputación de una organización depende de la responsabilidad de sus acciones Investigación sobre Fuentes de Recursos via la Internet 1 hora Este módulo incluirá capacitación sobre cómo hacer investigación en la Internet, utilizando la subscripción de la Embajada al Centro de Fundaciones (Foundation Center) o un DVD publicado por el Foundation Center. Esta institución, con oficinas en Washington DC y Nueva York, es un recurso excelente para individuos e instituciones interesadas en mejorar sus habilidades de captar recursos. El Centro publica directorios enfocados a diferentes audiencias de donantes y múltiples materiales sobre el tema. Durante horas de trabajo, el Centro está abierto al público (tipo biblioteca) por lo que los visitantes pueden utilizarlo para hacer investigación. Los materiales son publicados solamente en inglés. Este módulo servirá para familiarizar a los participantes con el uso de la Internet para hacer investigación. Esta pesquisa sería utilizada con diferentes fines, desde la identificación de fuentes de recursos, hasta la creación de alianzas con otras ONGs en las Américas. En los módulos, además de los ejercicios prácticos o trabajos de grupo, se incluirán sesiones de preguntas y respuestas. V. Cierre del Taller 30 minutos Más Preguntas y Respuestas La consultora y las instituciones involucradas en la organización del Taller harán un resúmen de los logros de los dos días de trabajo con énfasis en que el futuro de las organizaciones no lucrativas depende mayormente de su efectividad como entidades productivas de la sociedad civil. Los participantes responderán al Formulario de Evaluación de la consultora. 7