Cómo implantar el Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros

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1 Cómo implantar el Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros

2 ÍNDICE 1. Antecedentes Objeto de la guía Descripción general del proyecto Lanzamiento del proyecto Diagnosis Elaboración de la Documentación del Sistema de Mejora de Calidad Estructura y contenidos del Manual del Sistema de Mejora de Calidad Elaboración de la documentación Documento de sensibilización Implantación del sistema Definición del Programa General de Implantación Lanzamiento de la implantación Implantación del Sistema Seguimiento de la Implantación del Sistema de Mejora de Calidad Asesoramiento técnico a los responsables de cada puerto Plan de formación Auditorías internas Planificación Realización Informes Cierre del proyecto Cuadro guía del proyecto Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 2

3 1. Antecedentes La presente guía se desarrolla como una herramienta de trabajo y apoyo al proyecto de Implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros en determinados puntos de primera venta financiado por el Fondo de Regulación y Organización del Mercado de Productos de la Pesca y Cultivos Marinos (en adelante FROM), Organismo Autónomo adscrito al Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación, a través de la Dirección General de Estructuras y Mercados Pesqueros, cuyo Director General es el Presidente del Organismo. El Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros define cómo se debe manipular el producto pesquero para preservar su calidad organoléptica y sanitaria. Con el fin de conseguir este objetivo, es esencial la implicación de todos los que intervienen en el proceso productivo: pescadores, armadores, personal de lonja, exportadores, organizaciones de productores, cofradías,... etc. Los objetivos generales que se persiguen con la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad son los siguientes: - Mejora de la organización portuaria en relación con la venta de productos pesqueros. - Mejora de la calidad de los productos pesqueros. - Mantener la seguridad higiénico sanitaria en los productos pesqueros. - Formación y sensibilización del personal. El proyecto y la presente guía han sido desarrollados por NOVOTEC, perteneciente a SOLUZIONA Calidad y Medio Ambiente (SCIMA), del grupo SOLUZIONA. Servicios Profesionales de Unión Fenosa, mediante adjudicación del correspondiente concurso público. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 3

4 2. Objeto de la guía Esta guía se ha desarrollado como una herramienta de ayuda a las personas y organizaciones implicadas en el proyecto para conseguir los objetivos planteados con el mismo, proporcionándoles: Una visión global del conjunto del proyecto que facilite su entendimiento. Una aclaración de las actividades del proyecto para facilitar del desarrollo del mismo. Impulsar y facilitar la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad. 3. Descripción general del proyecto En el presente apartado se efectúa una descripción de las actividades a realizar en el proyecto para conseguir los objetivos planteados en el mismo y cumplir los requisitos del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros. Lanzamiento del Proyecto Diagnosis Elaboración de la Documentación Manual de Mejora de Calidad Elaboración Borrador Revisión Borrador Aprobación Manual Elaboración del la Documentación Ajustes del Manual Documento de Sensibilización Implantación del Sistema Implantación del Sistema Formación Programa de implantación Lanzamiento Implantación Seguimiento Asesoramiento Auditorías Internas Auditorías Internas Auditorías Internas Cierre del Proyecto Programa de auditoría Realización en cada puerto Informe Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 4

5 4. Lanzamiento del Proyecto El lanzamiento del proyecto consistirá en una reunión de los responsables del proyecto en el puerto y el equipo técnico del proyecto en la que se abordarán las siguientes cuestiones: Presentación del equipo técnico y el Puerto. Nombramiento de interlocutores directos. Definición de la estructura organizatíva del proyecto. Revisión del plan de actuación propuesto. Planificación general del proyecto, y específica de las primeras fases. 5. Diagnosis La diagnosis se realizará mediante reuniones del equipo consultor con los distintos responsables de los puertos que entran dentro del alcance de este proyecto y supervisión de las actividades que se producen desde la descarga hasta la primera venta de productos de la pesca. En las entrevistas que se mantendrán con los distintos responsables del puerto se formará e informará sobre los objetivos del presente proyecto y las ventajas que supone para su actividad. Con esta actividad se consigue la formación e implicación de los responsables en el proyecto. Tras la finalización de la diagnosis se elaborará un informe en el que se expondrán los siguientes aspectos: Situación actual del puerto pesqueros respecto a los requisitos exigidos por el Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros. Planificación detallada de las actividades a llevar a cabo hasta la finalización del proyecto, definiendo responsables, recursos y plazos de ejecución. Adaptación del contenido del Sistema de Mejora de Calidad de acuerdo a la realidad detectada en el puerto. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 5

6 Análisis del grado de cumplimiento de la legislación vigente y en su caso proponer las acciones necesarias para su corrección. Como resultado de la diagnosis se identificarán las mejoras necesarias para cumplir con los requisitos del Sistema de Mejora de la Calidad y la legislación vigente. Éstas se expondrá a los distintos responsables del puerto para que realicen sus comentarios y planifiquen su realización. El equipo técnico elaborará un informe de diagnosis donde recogerá toda la información obtenida en la diagnosis, el análisis de la misma y las conclusiones a las que se ha llegado. 6. Elaboración de la documentación del Sistema de Mejora de Calidad El equipo técnico, en base a su experiencia, conocimiento del sector y del puerto en concreto obtenidos de la diagnosis, adaptará el Modelo de Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros a las necesidades y realidad del puerto. En el desarrollo de la documentación del puerto se seguirán las siguientes directrices: Sencillez: La documentación ha de ser sencilla para las personas que la van a utilizar, por lo que se utilizarán sistemas gráficos (diagramas de flujo, imágenes, símbolos, etc.) que describan las actividades y faciliten su entendimiento y utilización. Mínima extensión: La documentación ha de ser completa y contemplar todos los aspectos que influyen en la calidad de los productos pesqueros, pero con la extensión y contenidos estrictamente necesarios. Flexibilidad: El Sistema ha de definir los aspectos principales de las actividades que tienen incidencia en la calidad de los productos, permitiendo al productor pequeñas variaciones en función a características específicas o situaciones especiales, siempre que no pongan en peligro la calidad. Utilidad: Las organizaciones del puerto han de verse identificados, en la medida de lo posible, en el Sistema y considerarlo útil para la gestión de su actividad y beneficioso para el puerto. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 6

7 Manual del Sistema APPCC Instrucciones operativas Especificaciones de producto Planes de limpieza Plan DDD Plan de formación Registros Verificación, seguimiento y control 6.1. Estructura y contenidos del Manual del Sistema de Mejora de Calidad: Capítulo 1: Indice En este capítulo se especifican todos los capítulos del Manual del Sistema de Mejora de la Calidad. Capítulo 2: Definiciones En este capítulo se incluyen las definiciones, en el contexto del Sistema de Mejora de la Calidad. Capítulo 3: Legislación del sector En el presente capítulo se identifica y describe brevemente la legislación aplicable a la actividad desarrollada por el Puerto. Capítulo 4: Presentación del Puerto Describe la naturaleza del Puerto y las actividades que desarrolla. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 7

8 Capítulo 5: Alcance del Sistema, Política de Calidad y Revisión del Sistema por la Dirección El alcance del Sistema de Mejora de Calidad en Tierra de los Productos Pesqueros afecta a todas las operaciones necesarias para la correcta descarga, recepción, venta, manipulación posventa en lonja, salida de las instalaciones del puerto y aquellas actividades necesarias para la implantación y mantenimiento del Sistema de Mejora de la Calidad. Especifica la política de la calidad y la metodología de revisión del sistema por parte de la Dirección. Capítulo 6: Organización y Responsabilidades Define la organización del Puerto y las responsabilidades de cada uno de los puestos principales cuya actividad afecta a la calidad del producto y están contemplados en el Sistema de Mejora de la Calidad. Capítulo 7: Gestión de la documentación Describe el proceso definido en el Puerto para elaborar, revisar, aprobar, distribuir y actualizar la documentación del Sistema de Mejora de la Calidad. Capítulo 8: Identificación y trazabilidad En este capítulo se define un sistema de identificación y posterior etiquetado que asegura la identificación y trazabilidad de los productos pesqueros durante todo el proceso. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 8

9 Capítulo 9: Control del proceso Define y analiza el proceso que sigue el producto pesquero desde la descarga en el puerto hasta su expedición del puerto/lonja. Acondicionamiento del producto Barco/ Camión Actividades previas a la descarga Descarga y Transporte a Lonja Conservación y almacenamiento Exposición y Venta Manipulación en lonja tras la venta Expedición Limpieza y desinfección Capítulo 10: Incidencias y reclamaciones Define el método utilizado por el Puerto para la identificación y tratamiento de las incidencias que se detecten y de las reclamaciones recibidas. Denominamos incidencias a: 3 Producto pesquero defectuoso por no presentar las condiciones organolépticas y sanitarias exigidas. 3 Malas prácticas de manipulación. 3 Limpieza inadecuada del producto, medios e instalaciones. 3 Errores en la aplicación del Sistema de Mejora de la Calidad. 3 Deficiencias en medios e instalaciones. Dentro del concepto de reclamaciones se engloban a las reclamaciones de clientes del puerto, de agentes que participan en el proceso y de los consumidores. Capítulo 11: Acciones Correctoras Describe el método utilizado por el Puerto para definir, aplicar y evaluar los resultados de las acciones cuyo propósito es suprimir o reducir las causas de problemas de la calidad o implantar mejoras. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 9

10 Capítulo 12: Conservación y almacenamiento de producto y envases y embalajes Describe los métodos y requerimientos del almacenamiento y conservación de los productos pesqueros así como las características y modo de empleo de los envases y embalajes en cada lonja. Capítulo 13: Auditorías internas Define el método utilizado por el Puerto para llevar a cabo las auditorías internas del Sistema de Mejora de la Calidad con el fin de verificar que se ha implantado y es eficaz o, en caso contrario, detectar las desviaciones y establecer acciones correctoras para solucionarlas. Capítulo 14: Control de los equipos de medición Define la metodología empleada por el Puerto para comprobar que los equipos de medición que intervienen en el proceso funcionan correctamente. Capítulo 15: Instalaciones Describe las instalaciones con las que cuenta el Puerto, así como las características que deben cumplir para asegurar la calidad del producto pesquero a lo largo de todo el proceso. Capítulo 16: Mantenimiento de equipos e instalaciones Describe cómo el Puerto mantiene los equipos/instalaciones que intervienen en el proceso de forma que aseguran la calidad de los productos pesqueros. Capítulo 17: Limpieza y desinfección Define cómo se realizan los procesos de limpieza y desinfección de instalaciones y equipos, gestión de residuos y control de plagas en el Puerto. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 10

11 Capítulo 18: Sistema de Análisis de Peligros Y Puntos de Control Crítico (APPCC) Este capítulo tiene como objetivo definir el Sistema de Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico (APPCC), a aplicar en todas las actividades del Puerto para asegurar la salubridad de los productos pesqueros. Capítulo 19: Buenas Prácticas de manipulación e higiene Describe las prácticas de manipulación del producto pesquero y los hábitos higiénicos adecuados para la preservación de la calidad organoléptica y sanitaria del producto pesquero. Capítulo 20: Formación Este capítulo establece la metodología para determinar las necesidades de formación, su planificación, y la evaluación de su eficacia de forma que todo el personal disponga de la cualificación necesaria para desarrollar correctamente su actividad dentro del plan global de Mejora de Calidad proyectado para ese puerto en concreto Elaboración de la documentación Lanzamiento del Proyecto Diagnosis Elaboración de la Documentación Elaboración del la Documentación Manual de Mejora de Calidad Implantación del Sistema Elaboración Borrador Revisión Borrador Formación Aprobación Manual Auditorías Internas Ajustes del Manual Cierre del Proyecto Documento de Sensibilización Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 11

12 La elaboración de la Documentación del Sistema de Mejora de la Calidad se realizará en las siguientes etapas: 1ª. Elaboración de un borrador de acuerdo a la información obtenida en la diagnosis, haciendo consultas a los responsables del puerto para recabar más información sobre algún aspecto concreto. 2ª. Revisión del Borrador por parte de los responsables del puerto e introducción de las correcciones oportunas. 3ª. Aprobación de la documentación del Sistema de Mejora de Calidad por parte del puerto. 4ª. Introducción de correcciones o mejoras fruto de la implantación del Sistema Documento de sensibilización La sensibilización del personal del puerto con la calidad y las buenas prácticas de manipulación de los productos es esencial para el correcto desarrollo del proyecto y para obtener un producto de calidad. Se elaborará y distribuirá un documento de sensibilización que persigue los siguientes fines: 3 Formar y sensibilizar de una forma lo más atractivo e impactante posible al personal afectado por el Sistema de Mejora de Calidad. 3 Apoyar la aplicación del Sistema de Mejora de Calidad mediante la formación y sensibilización del personal afectado. 3 Difundir los principios y metodología del Sistema de Mejora de Calidad y las Buenas Prácticas de Manipulación Higiénica al personal del puerto. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 12

13 7. Implantación del Sistema Lanzamiento del Proyecto Diagnosis Elaboración del la Documentación Implantación del Sistema Implantación del Sistema Programa de implantación Lanzamiento Implantación Formación Seguimiento Auditorías Internas Asesoramiento Cierre del Proyecto La fase de implantación del Sistema de Mejora de Calidad persigue los siguientes objetivos: Dar a conocer a los responsables de los puertos el Sistema definido. Proporcionar a los responsables de los puertos la formación y apoyo necesario para la implantación y seguimiento de Sistema. Determinar en cada momento la adecuación y eficacia del modelo definido, detectando posibles problemas u oportunidades de mejora. Asesorar técnicamente a los responsables de cada puerto, a fin de conseguir la concienciación interna necesaria para el establecimiento del Sistema de Mejora de Calidad. El equipo técnico realizará una revisión y supervisión de las actividades de implantación llevadas a cabo en cada puerto Definición del Programa General de Implantación La planificación de la implantación consistirá en la definición de las actividades, el orden, plazos y responsables de implantar el Sistema de Mejora de Calidad en Tierra de Productos Pesqueros. A continuación se especifican las actividades estándar definidas para llevar a cabo la implantación del Sistema de Mejora de Calidad en Tierra de Productos Pesqueros. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 13

14 Esta planificación hay que adaptarla a la situación real de cada puerto puesta de manifiesto en la diagnosis y entrevistas realizadas a los responsables del puerto. Los tres primeros capítulos no necesitan actividades específicas de implantación, por lo que empezaremos por el capítulo 4. PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 4 TÍTULO: PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DEL PUERTO ACTIVIDADES RESPONSABLES Plazo Describir la organización del puerto y dentro de ella de forma detallada la de la lonja.. Descripción general de las instalaciones relacionadas con la pesca que dispone el puerto. Descripción de la flota y actividad del Puerto. Descripción de las capturas del Puerto. PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 5 Aprobación y difusión de la política de calidad. Nombramiento del Responsable de Calidad. Definición de objetivos de calidad. TÍTULO: ALCANCE DEL SISTEMA. POLÍTICA DE CALIDAD Y REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCIÓN ACTIVIDADES RESPONSABLES Plazo Definición de actividades para la consecución de los objetivos y asignación de responsables y plazos. Revisión del Sistema de Mejora por la Dirección. PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 6 TÍTULO: ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES ACTIVIDADES RESPONSABLES Plazo Revisión de las responsabilidades propuestas y definición de las responsabilidades finales. Definir quiénes asumen las responsabilidades propias del Sistema indicadas en tabla del final del capítulo. Aprobación por parte de los Responsables de la Organización del puerto. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 14

15 PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 7 TÍTULO: GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVIDADES Aprobación del Manual del Sistema de Mejora de la Calidad. Elaboración del Listado de Documentos en Vigor. Elaboración de la Lista de distribución de los documentos. Distribución de los documentos del Sistema de Mejora de la Calidad a los responsables afectados, mediante copias controladas. Recopilación de la legislación que es de aplicación autonómica, estatal y comunitaria. RESPONSABLES Plazo PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 8 TÍTULO: IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD ACTIVIDADES Verificación de que los productos permanecen identificados en todo el proceso. Utilización de la etiqueta oficial según Real Decreto 331/1999. Definir los datos que toman los subastadores en la lonja. Incluir en el capítulo los modelos de etiqueta de descarga y de factura. RESPONSABLES Plazo PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 9 TÍTULO: CONTROL DE PROCESOS ACTIVIDADES Promover y apoyar la definición de una instrucción de descripción de actividades previas a la descarga. Es una fase que ayuda al posterior desarrollo del proyecto pero que sobrepasa su alcance. Revisión de la capacidad de cumplimiento de las directrices definidas en cada fase. Definición de los responsabes de las operaciones de control e inspeción en cada fase que se han identificado. RESPONSABLES Plazo Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 15

16 PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 10 TÍTULO: GESTIÓN DE INCIDENCIAS Y RECLAMACIONES ACTIVIDADES RESPONSABLES Plazo Revisar el contenido del capitulo para verificar su adecuación a la realidad del puerto. Supervisión de la utilización de la herramienta de incidencias y que se recogen las reclamaciones de clientes. Comprobar que el producto no conforme se le da el tratamiento definido en el capítulo. PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 11 TÍTULO: GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTORAS ACTIVIDADES RESPONSABLES Plazo Revisar el contenido del capitulo para verificar su adecuación a la realidad del puerto. Supervisión de la utilización de la herramienta de acciones corrrectoras. Comprobar que produce el seguimiento y cierre de las acciones correctoras. PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 12 TÍTULO: CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO, ENVASES Y EMBALAJES ACTIVIDADES RESPONSABLES Plazo Revisar el contenido del capitulo para verificar su adecuación a la realidad del puerto. Definir en cada puerto el tipo de almacenamiento, envases y embalajes que utilizan según lo definido en el capítulo. Comprobar que se realizan las revisiones de las cámaras según lo definido en el capítulo. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 16

17 PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 13 TÍTULO: AUDITORÍA INTERNA ACTIVIDADES Elaboración del Plan Anual de Auditorías Internas. Aprobación del Plan Anual de Auditorías Internas. Difusión del Plan Anual de Auditorías Internas a los responsables afectados. Realización de la auditoría interna. Elaboración de informes de las auditorías realizadas. Establecimiento de acciones para corregir las desviaciones o no conformidades detectadas en la auditoría. RESPONSABLES Plazo PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 14 TÍTULO: CONTROL DE EQUIPOS DE MEDICIÓN ACTIVIDADES Elaboración del Listado de Equipos de Medición. Elaboración del Programa de Control de Equipos de Medición. Apertura de la Ficha de Equipos para todos los equipos incluidos en el listado. Identificación de los equipos con su correspondiente etiqueta. Calibración y/o verificación. Realización de las verificaciones según lo definido en el capítulo y emisión de los correspondientes informes de verificación. RESPONSABLES Plazo PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 15 TÍTULO: INSTALACIONES ACTIVIDADES Elaboración del plano de las instalaciones y definición del flujo del proyecto. Revisión del grado de cumplimiento de las condiciones exigidas a las instalaciones. Definición de objetivos de cumplimiento de las condiciones de las instalaciones que no se cumplan en la actualidad. Edición del capítulo 15 para describir las condiciones de las instalaciones. Distribución de las buenas prácticas de higiene por el puerto. Definición del control de acceso que se va aplicar en el puerto. Elaboración de los informes de revisión de las instalaciones. RESPONSABLES Plazo Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 17

18 PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 16 TÍTULO: INSTALACIONES ACTIVIDADES Elaboración del Plan de Mantenimiento. Revisión de la cumplimentación de los partes de mantenimiento o reparación. RESPONSABLES Plazo PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 17 Elaboración del Plan de Limpieza. TÍTULO: LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN ACTIVIDADES Revisión del grado de cumplimiento de las operaciones de limpieza definidas. Cumplimentación de los partes de limpieza (para operaciones de limpieza y DDD). Revisión de las condiciones de los contenedores de residuos (número, material, situación, etc.). Definición del tratamiento (limpieza, localización, etc.) de los embases y embalajes. Definición del Plan DDD. RESPONSABLES Plazo PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 18 TÍTULO: SISTEMA DE ANÁLISIS DE PELIGROS Y PUNTOS DE CONTROL CRÍTICO ACTIVIDADES Incluir el plano de las instalaciones y definición del flujo del proyecto. Revisión y explicación del contenido del capítulo. Revisión del grado de cumplimiento de las medidas preventivas definidas. Definición de objetivos de cumplimiento de aquellas medidas preventivas que no se aplican. Verificación del cumplimiento de los límites críticos definidos. Revisión del contenido del Cuadro de Control del Sistema APPCC. Cumplimentación de los registros correspondientes en caso de incidencias. RESPONSABLES Plazo Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 18

19 PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 19 TÍTULO: BUENAS PRÁCTICAS DE MANIPULACIÓN E HIGIENE DEL PERSONAL ACTIVIDADES Revisión del Grado de cumplimiento de las buenas prácticas de manipulación e higiene del personal. Distribución del documento de sensibilización en el que se hace incapié en las Buenas Prácticas de Manipulación e Higiene. RESPONSABLES Plazo PUERTO DOCUMENTO: CAPÍTULO 20 TÍTULO: FORMACIÓN ACTIVIDADES Recopilación de las necesidades de formación. Elaboración del plan de formación (incluir todas las actividades formativas previstas en el proyecto). Definición de los perfiles de puesto. Impartición de las actividades de formación previstas en el proyecto. Evaluación de la formación impartida. Elaboración de informes de actividad formativa. Resumen anual de la formación impartida. RESPONSABLES Plazo 7.2. Lanzamiento de la Implantación Con el Programa de Implantación elaborado, el equipo técnico impartirá un seminario dirigido a responsables del puerto para el lanzamiento de la implantación, en el que se definirá la sistemática de implantación y el contenido del Sistema de Mejora de Calidad, exponiéndose los siguientes puntos: Metodología de la implantación. Metodología del seguimiento a aplicar. Contenido y requisitos del Manual. Explicación del contenido y cumplimentación de los registros. Los responsables de los distintos puertos difundirán esta información al resto de personal afectado y aplicarán las directrices expuestas para realizar la implantación en sus correspondientes puertos. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 19

20 7.3. Implantación del Sistema La implantación supone la aplicación del Sistema de Mejora de Calidad en la actividad diaria de cada puerto y se realiza de acuerdo a las directrices definidas en el programa general de implantación donde se definen actividades, responsables y plazos de realización de las mismas. Hay que tener presente que la implantación del Sistema de Mejora de Calidad no termina con la realización de las actividades definidas, sino que supone un mantenimiento del Sistema. Bien entendido que, quien realmente realiza la implantación es el puerto y la función del equipo técnico es de apoyo y asesoramiento. La implantación en general no supondrá un cambio drástico en la logística actual de los puertos y en aquellos casos en que haya que aplicar nuevas técnicas o herramientas contarán con el apoyo del equipo técnico Seguimiento de la implantación del Sistema de Mejora de Calidad La implantación del Sistema se realizará conforme a los planes establecidos y bajo la responsabilidad de las personas asignadas para evaluar en qué medida la documentación es operativa, es eficaz y se implanta de forma correcta. La colaboración del equipo técnico durante la etapa de seguimiento de la implantación consistirá en: Supervisar el proceso de implantación verificando la realización de las actividades definidas y realizando el seguimiento de la planificación establecida mediante contactos con el personal definido como responsable de la implantación. Asesorar sobre la resolución de problemas que puedan surgir en la puesta en práctica de las nuevas actividades establecidas y en la utilización de los documentos. Estableciendo las acciones formativas planificadas y las que se estime necesarias para sensibilizar al personal e implicarle en la aplicación del Sistema. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 20

21 7.5. Asesoramiento técnico a los responsables de cada puerto. A lo largo de la implantación del sistema y el seguimiento que está planificado, el equipo técnico establecerá múltiples contactos con los responsables de los puertos en los que asesorará en los siguientes aspectos: Concienciación del personal afectado por el Sistema de la necesidad de su aplicación. Resolución de problemas técnicos y de gestión que puedan surgir en la aplicación del Sistema. Impulso a la implantación con la utilización de técnicas de gestión de proyectos. Adopción de las mejores prácticas identificadas. Aplicación y explicación de conceptos de gestión Plan de formación El FROM, consciente de la importancia de la formación para el desarrollo de este proyecto propone actividades de formación, información y sensibilización del personal afectado por el Sistema de Mejora de Calidad. Las actividades de formación previstas son las siguientes: Objetivos y ventajas del proyecto. Esta formación se impartirá a lo largo de la diagnosis por parte del equipo técnico a los responsables de los puertos. Implantación del Sistema de Mejora de Calidad. Esta actividad formativa explicará cómo se debe aplicar el programa de implantación del Sistema de Mejora de Calidad definido. Auditorías internas. Explicación a los responsables del Sistema de Mejora de Calidad en los puertos de la operativa de realización de auditorías internas, ya que han de realizarlas para el mantenimiento del Sistema. Sistema de Mejora de Calidad y Prácticas Correctas de Higiene. Explicación de los objetivos y contenido del Sistema y se incidirá en la explicación de las buenas prácticas higiénicas de manipulación del producto pesquero. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 21

22 Cualificación de manipuladores de alimentos. Este curso se imparte como sustitución del carnet de manipulador de alimentos, según lo definido en el Real Decreto 202/2000, con los contenidos exigidos por cada comunidad autónoma en el correspondiente reglamento de transposición de dicho Real Decreto. La formación será impartida por el equipo consultor en las instalaciones de los puertos participantes. Lanzamiento del Proyecto Diagnosis Elaboración del la Documentación Auditorías Internas Auditorías Internas Implantación del Sistema Formación Programa de auditoría Realización en el puerto Auditorías Internas Informe Cierre del Proyecto 8. Auditorías internas La realización de auditorías internas al puerto persigue conocer el grado real de avance en la implantación del Sistema de Mejora de Calidad definido y detectar incumplimientos, problemas, oportunidades de mejora, etc., que permitirán la elaboración de un plan de acción para su resolución. El plan de acción para la resolución de los problemas detectados definirá las acciones a realizar, responsables y plazos de realización, así como, mecanismos de seguimiento de las mismas. En estas auditorías podrán participar como observadores personal del puerto, con objeto de servir de aprendizaje y cualificación para que realice auditorías internas al puerto en el futuro. Las Auditorías se compondrán de tres actividades: 1º) Planificación 2º) Realización in situ 3º) Informe de Auditoría Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 22

23 8.1. Planificación En la fase de preparación de la auditoría se elaborará el Plan de Auditoría, que es el documento que contiene el calendario de la Auditoría, el alcance y el equipo auditor, entre otras cuestiones. Este Plan será enviado con antelación suficiente a cada puerto para que sea comentado y comprobado previa realización de la auditoría Realización En la fase de auditoría propiamente dicha, el equipo auditor obtiene las evidencias necesarias sobre el funcionamiento del Sistema. La búsqueda de evidencias se realiza mediante revisión de documentación, entrevistas con los distintos responsables y supervisión de las actividades afectadas por el Sistema. Esta fase finaliza con una revisión con la que el equipo auditor expone a los responsables del puerto desviaciones o no conformidades detectadas y las conclusiones más significativas Informes El informe de auditoría es la evidencia documental y contendrá: Objeto Alcance Relación de No Conformidades detectadas Recomendaciones Conclusiones El técnico auditor realizará el informe que entregará y explicará a los responsables del puerto para que procedan a la definición y puesta en marcha de las acciones correctoras para solucionar las desviaciones encontradas. Contarán para su definición con el apoyo del equipo de proyecto, si bien, las acciones han de ser implantadas por el propio puerto. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 23

24 9. Cierre del Proyecto Una vez realizada la auditoría interna por parte del equipo técnico y definidas las actuaciones a desarrollar para la resolución de las desviaciones encontradas, el proyecto estaría finalizado. En caso de que el puerto cumpla el Sistema de Mejora de la Calidad en su totalidad y en profundidad estará en disposición de solicitar la Certificación del mismo por un Organismo de Certificación. Esta certificación sería del Sistema y respecto a una norma internacional del British Retail Cosortium (BRC). En esta fase el puerto contará con el apoyo del equipo técnico, tanto en la tramitación de la solicitud como en la elaboración del plan de acciones correctoras para la auditoría de certificación del organismo de certificación elegido, aunque será el puerto quien debe: Correr con los gastos propios de la certificación: Certificación y mantenimiento del certificado. Implantar las acciones correctoras definidas a raíz de la auditoría de certificación, ya sin el apoyo del equipo técnico. Por otro lado, el equipo técnico elaborará un informe del desarrollo del proyecto al FROM en el que describirá la situación del mismo, las conclusiones y recomendaciones que considere oportunas. Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 24

25 10. Cuadro Guía del Proyecto En este apartado se va a resumir todas las actuaciones del proyecto de forma que sea más sencillo su entendimiento. F A S E S A C T I V I D A D R E S U L T A D O LANZAMIENTO DEL PROYECTO Y DIAGNOSIS Reunión de lanzamiento NOVOTEC-Puerto Visitas al puerto: - Programa de trabajo - Entrevistas - Supervisión de actividades - Formación e información Análisis de la información Elaboración y revisión del informe de diagnosis Conocimiento de mejores prácticas Informe de diagnosis ELABORACION DE DOCUMENTACIÓN Elaboración del Manual adaptado al Puerto Elaboración especificaciones de producto Revisión y aprobación de la documentación Publicación del documento de sensibilización Manual del Sistema de Mejora de Calidad adaptado a la realidad del puerto Especificaciones de producto. Documento de sensibilización IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE MEJORA DE CALIDAD FORMACIÓN Programa de implantacion Lanzamiento implantación Implantación de las actividades del Sistema Formación: - Responsables de puerto - Técnicos - Operarios Plan de implantación Sistema de Mejora de Calidad implantado Personal del puerto formado SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACIÓN Y ASESORAMIENTO TÉCNICO Supervisión de la implantación Resolución de dudas y problemas Realización de mejoras en el Sistema Apoyo técnico a los responsables del puerto Sistema de Mejora de Calidad ajustado Responsables del puerto asesorados AUDITORÍA INTERNA Programa de auditorías Realización de la auditoría al puerto Realización del informe Plan de acciones correctoras Formación a personal del puertos para la realización de auditorías. Actuarán como observadores Auditorías del Sistema de Mejora de Calidad Auditores internos formados Informes de auditoría interna Plan de acciones correctoras CIERREN DEL PROYECTO Elaboración de informe de actuaciones del proyecto para el FROM. Si el puerto tiene el Sistema implantado en su totalidad y rodado se pasa a su certificación BRC. Tramitación de la solicitud Certificación del puerto Realización del plan de acciones correctoras a la auditoría de certificación. Informe final de actuaciones del proyecto Puerto certificado BRC (El que esté preparado) Guía para la implantación del Sistema de Mejora de la Calidad en Tierra de Productos Pesqueros Pág. 25