Contabilidad 11er. Semestre Educación Media Técnica

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1 Contabilidad 11er. Semestre Educación Media Técnica Bienvenidos al 11er semestre de Educación Media Técnica del Instituto Radiofónico Fe y Alegría. Continuaremos apoyando y acompañándote en el proceso de aprendizaje y de profesionalización en el área contable, siempre basados en el enfoque por competencias, tomando como punto de partida tus propios saberes y teniendo en cuenta los saberes de tus compañeros, para caminar juntos y lograr un proceso satisfactorio. Cada una de las semanas propone un fundamento teórico acompañado de una serie de ejercicios prácticos acerca de temas de actualidad con base en la realidad laboral del área, para que luego puedas aplicarlos en tu vida diaria. Durante las primeras siete semanas estudiaremos los temas del área contable específicamente, tocando un poco el aspecto mercantil y administrativo que debemos conocer: documentos mercantiles, orden de compra y venta, notas de débito y crédito, documentos mercantiles y los principios básicos de la administración. Luego, desde la semana 8 hasta la 14, veremos las aplicaciones informáticas de nuestra área, retomando y profundizando en el programa Excel como herramienta contable, y cono-

2 Presentación ciendo otros software contables, entre los que estudiaremos con más detalle el Saint y el Profit Plus. De este modo, te invitamos a interactuar con tus facilitadores, compañeros, con el DVD multimedia y con el presente material, como base para tu formación, a fin de complementar de manera integral tus saberes en este semestre. Anímate y pon de tu empeño, así avanzarás rápidamente! 296

3 Semana 1 Documentos mercantiles Empecemos! Nos complace gratamente darte la bienvenida a un nuevo período, cuando estás tan cerca de finalizar tu Educación Media Técnica. En esta primera semana veremos todo lo referente a los documentos de origen mercantil, los cuales forman parte importante de tu futuro como profesional. Te animamos a manejar todos los temas que veremos, para luego ponerlos en práctica. Qué sabes de...? Desde tu experiencia y saberes previos, qué son documentos mercantiles? El reto es... Imagínate una operación financiera de la que no tengas ninguna constancia o documentos que la validen. Qué puede pasar en el departamento administrativo contable? Vamos al grano Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad de respaldar las actividades económicas con documentos que comprueben la veracidad de los hechos y, especialmente, para dejar memoria de ellos. Dichos documentos son la base de las transacciones comerciales, por ser la fuente u origen de los registros comerciales contables, constituyéndose en documentos de apoyo e información. Se trata de todas aquellas constancias que sirven para aprobar la realización de alguna operación mercantil. 297

4 Semana 1 Documentos mercantiles Los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos: 1. Documentos negociables: son aquellos que completan la actividad económica comercial. Generalmente se utilizan para cancelar una deuda, garantizar una obligación o financiar una obra. La redacción de estos es fija, según ciertas formalidades legales, las cuales requieren de un estudio e interpretación cuidadosa. Los documentos negociables son aquellos con los cuales se puede comprar o vender cualquier bien y, además, pueden convertirse en efectivo en el momento de su presentación. Los más utilizados son: letra de cambio, pagaré y cheque, entre otros. 298 a) Letra de cambio: documento mediante el cual una persona ordena a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. Sus características son: Es una orden de pago. En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario). Debe llevar la firma del suscriptor. Cantidad en número. b) Pagaré: documento mediante el cual la persona que firma denominada suscriptor está obligada a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada. Sus características son: Es una promesa de pago. Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario). Debe llevar la firma del suscriptor. c) Cheque: documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. Sus características son: Es un orden de pago. Posee un número que lo identifica. Cantidad en número. 2. Documentos no negociables: son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa. Los mismos son de uso diario, constante y corriente, y son indispensables para el control de la empresa, ya que permiten sustentar los gastos de la misma, es decir, las transacciones frecuentes y no frecuentes. Este tipo de documentos se clasifican en dos grupos: Documentos regulados: son aquellos que desde el diseño, impresión y distribución, deben seguir ciertas regulaciones por organismos de control estatal. Documentos no regulados: son aquellos que no se someten a regulaciones de organismos de control estatal.

5 Documentos mercantiles Semana 1 Los documentos no negociables más usados son: nota crédito, nota débito, recibo, factura, entre otros. a) Nota débito: es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado de su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. b) Nota crédito: es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales o corrección de errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta. c) Recibo: documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad de dinero o el objeto que se expresa en el mismo documento. Sus características son: Lugar, día, mes y año en el que se emite el recibo. Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. Cantidad de dinero en letra o mención del objeto que se entrega. Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo. Cantidad en números. Firma de quien emite el recibo. d) Factura: es la nota que el vendedor entrega al comprador, en la que se detallan las mercancías adquiridas. Sus características son: Nombre y domicilio del comprador. Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación. Condiciones de pago. Descuentos, si los hay. Instrucciones relacionadas con cantidades, descripción y precios de las mercancías. El uso de documentos mercantiles en las transacciones es vital, pues actúan como elementos probatorios de la conformidad de las partes que intervienen. 299

6 Semana 1 Documentos mercantiles Para saber más Para saber más acerca de la clasificación e importancia de los documentos mercantiles, te recomendamos ver la presentación disponible en: Aplica tus saberes Luego de realizar una compra en un establecimiento comercial, el sr. José Pérez solicita al vendedor la emisión de una factura por los artículos adquiridos: 2 resmas de papel carta por 640,00 Bs., 1 engrapadora por 750,00 Bs., 20 sobres por 15 Bs. cada uno, 1 caja de bolígrafos azules y 1 caja de bolígrafos negros por 75,00 Bs. cada una. En el formato que se presenta a continuación (figura 1) realizar la factura correspondiente, según los datos indicados anteriormente. Razón: Dirección: RIF: Cantidad Descripción Precio Importe Subtotal I.V.A Total Figura 1. Factura Comprobemos y demostremos que Elabora dos documentos mercantiles negociables y dos no negociables, según lo visto esta semana y exponlos en el CCA. 300

7 Semana Documentos 2 mercantiles Orden de compra; recibos y pedidos Semana 1 Empecemos! Luego de analizar e identificar los documentos mercantiles y sus tipos, esta semana continuaremos detallando algunos de ellos más específicamente, para que conozcas cuándo y cómo usarlos, de acuerdo a su propósito e importancia. Qué sabes de...? Partiendo de lo estudiado hasta el momento, por qué son importantes los documentos mercantiles para las empresas? El reto es... Al realizar una compra, se hace necesario obtener un documento que certifique lo recibido. Comenta en la sesión presencial qué recibos has manejado en tu quehacer diario y qué utilidad le diste en ese momento. Vamos al grano 1. Orden de compra: es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, donde se indica: cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otros aspectos. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados. Los objetivos de emitir órdenes de compra son: a) Comprar al mejor precio, ya que se manejan varios presupuestos; b) Responsabilizar a dos o más empleados de la empresa a través de sus firmas, lo que produce mayor responsabilidad al momento de usar el dinero, porque tiene que haber un acuerdo entre los responsables para comprar y c) Brindar infor- 301

8 Semana 2 Orden de compra; recibos y pedidos mación al vendedor para preparar el pedido y dar curso a la facturación, en caso de que sea aceptado el pedido. Requisitos: Lugar y fecha de emisión. Nombre y número de orden del comprobante. Nombre y domicilio. Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. Debe aclararse que es un documento no válido como factura. Detalles de las mercaderías solicitadas. Condición de pago y entrega. Firma del comprador o encargado de compras. 2. Nota de pedido: es un documento que sirve para hacer la solicitud de un producto o servicio a una empresa. Dicho documento permite verificar si el proveedor puede abastecer un lote de productos con determinadas características: modelo, calidad, cantidad, entre otras. Cabe señalar que este documento no es oficial y en ningún momento compromete al vendedor de entregar esta mercancía, salvo que confirme estar en la facultad de hacerlo. Una nota de pedido contiene los siguientes datos: 302 Fecha de emisión. Nombre y domicilio del comprador. Nombre y domicilio de la empresa. Desglose de productos requeridos con sus características. Número de orden (folio). Forma de pago. Modificadores al precio (cargos por envío, impuestos, descuentos). Firma del comprador. Firma del empleado autorizado. Se emiten en forma duplicada: la original se hace llegar al vendedor, quien deberá confirmar el pedido; la copia es retenida por el comprador con fines de información. 3. Recibo: es una constancia que sirve para certificar el pago por un servicio o producto. Según sea el formato, hay de diversos tipos. Por lo general, estos documentos se extienden por duplicado: el original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Los recibos no tienen carácter impositivo y no sirven como comprobantes de cobro de impuestos, por lo que no son reemplazo de las facturas.

9 Orden de compra; recibos y pedidos Semana 2 No obstante, disponer del recibo de aquello que se ha pagado es muy importante a la hora de efectuar un reclamo, ya sea por la presentación de algún defecto en la compra realizada, o bien, si una empresa demanda un pago que ya se ha efectuado. En este caso, con la simple presentación del recibo, se comprobará que no existe deuda alguna. Al realizar cualquier reclamo en algún establecimiento comercial, presenta tu factura o recibo, para que pueda proceder tu solicitud. Para saber más Para ampliar lo visto durante esta semana, te invitamos a ver un interesante video, disponible en la siguiente dirección web: Aplica tus saberes A continuación se presentan todo los elementos que debe contener una orden de compra. Completa los ítems faltantes. Orden de compra # Proveedor: Domicilio: Contacto: Lic. Cantidad: Descripción: Tiempo de entrega de días hábiles. Precio: Autorizado: Comprobemos y demostremos que Elabora un recibo de pago a la sra. Felicia López, por concepto de limpieza y mantenimiento de la oficina; por una cantidad de 1.000,00 Bs. 303

10 Semana 3 3 Nota débito y crédito Nota débito y crédito Empecemos! Amigo participante, continuamos con nuestra preparación para la correcta recepción y emisión de documentos mercantiles. Esta semana nos dedicaremos a las notas de débito y crédito, documentos sumamente importantes para la contabilidad de una empresa. Qué sabes de...? Según lo estudiado anteriormente y tus saberes previos, para qué se usan las notas débito y crédito? El reto es... Esta semana debes lograr diferenciar entre una nota débito y una nota crédito; cuándo se utilizan y la importancia que tiene cada una de ellas dentro de un proceso contable en una empresa. Las comisiones bancarias son notas de débito para la empresa y deben ser colocadas de este modo en su respectiva contabilidad. Vamos al grano Nota débito: es el documento que un negocio hace llegar a su cliente, en el cual le hace saber que le ha sido cargado en su cuenta una can-

11 Nota débito y crédito Semana 3 tidad concreta, por el motivo que se le informa en la misma. Esta nota aumenta la cuantía de la deuda o el saldo de cuenta. La misma debe ser utilizada en los siguientes casos: Circunstancias bancarias: cuando se carga una comisión que se aplicó a un cheque depositado. Circunstancias comerciales: cuando se abonan cuantías por el envío de productos o se cargan intereses o comisiones a los documentos, etc. Cuando el que realiza el servicio o venta quiere informar al cliente de que le ha sido cargado en su cuenta una cuantía concreta, se realiza la nota débito. Las causas para emitirla pueden ser, entre otras: - Intereses, error en la facturación. - Facturación inferior a la debida. - Gastos por envíos. - Comisiones bancarias, etc. Las notas de débito deben contener: nombres y apellidos del cliente, referencia a la factura, numeración, importe total, cantidad a devolver. Asimismo, debe figurar en ella información sobre el emisor, los costos, intereses y otros gastos, datos sobre el comprobante que hace referencia a quien recibe la nota sobre la venta, así como datos de autorización o caducidad. La nota débito significa un ingreso para la empresa. 2. Nota crédito: es el documento que una compañía envía a su cliente, para dar crédito a su cuenta por un específico valor. Algunas de las situaciones en que puede utilizarse la nota crédito pueden ser: por devoluciones o descuentos posteriores, para corregir algún exceso en las facturas, por la avería de algún artículo, por una disminución en el precio, entre otras. Puede estipularse que, de forma general, se calificaría como un comprobante de carácter tributario o contable que se emplea para mantener un descuento o bonificación sobre los bienes que ya han sido objeto de venta. Los motivos por los que puede expedirse una nota crédito son: anulación, devolución, bonificación o descuento. La nota crédito significa una erogación para la empresa. La única relación entre la nota débito y crédito es que una se puede utilizar para solventar la emisión incorrecta de la otra. 305

12 Semana 3 Nota débito y crédito Para saber más Para complementar tus saberes en cuanto al tema estudiado, te recomendamos ver el video disponible en esta dirección web: ve/yld Aplica tus saberes Se realizó una compra grande y la empresa que vendió incluyó mal el precio de un producto y, por los plazos acordados, nosotros ya lo habíamos pagado. Dicho proveedor no es frecuente, por lo que tenemos que emitir en nuestra contabilidad una nota. Si una empresa hace un descuento por pago anticipado, se elabora una nota. Si emitimos de manera incorrecta una nota débito, la solventamos utilizando una nota. Comprobemos y demostremos que La empresa Thompson S.A. dedicada a actividades comerciales, vende 1000 ganchos especiales a la empresa Los Alpinistas SRL por un valor de Bs ,00. El cliente, al revisar la mercancía, comprueba que 26 ganchos se encuentran rotos y en mal estado, por los que hace la devolución. Determina el costo de estos productos y elabora las notas de débito y crédito respectivas para cada una de las empresas. 306

13 Semana Nota débito 4 y crédito Documentos bancarios Semana 3 Empecemos! Bienvenidos a una nueva semana! Seguiremos estudiando los documentos mercantiles, específicamente los documentos bancarios utilizados por las empresas para realizar sus pagos y compromisos laborales. Qué sabes de...? Según tu experiencia, cuáles son los documentos bancarios más utilizados? El reto es... Hoy en día las transacciones bancarias son usadas habitualmente y en todos los ámbitos, tanto laborales como personales; desde la agencia bancaria hasta mediante herramientas web. De acuerdo a lo anterior, reflexiona: qué importancia tiene una transacción bancaria? Vamos al grano Los documentos bancarios facilitan las transacciones que podemos hacer. En algunos casos, estos documentos reemplazan el uso del dinero, como sucede, por ejemplo, con los cheques. 1. Letra de cambio: es aquel valor formal y completo que contiene una orden incondicional y abstracta emitida por una persona, mediante el cual se ordena a otra pagar a un tercero una determinada suma de dinero, en el lugar y plazo que el documento cambiario indique, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen. Este documento se caracteriza por ser abstracto, formal y sujeto a protesto. Es un título valor a la orden porque lleva la cláusula a la orden, en la cual se señala el nombre del beneficiario, es decir, la persona a quien debe pagársele la suma 307

14 Semana 4 Documentos bancarios de dinero señalada. Siendo un título valor a la orden, su transferencia procederá mediante endoso. La letra de cambio también es abstracta, porque no se expresa la causa que originó su emisión o aceptación. 2. Pagos de servicios: los servicios básicos son aquellos que toda persona y empresa necesita para poder funcionar; como son: el agua, la luz, el gas, entre otros. Hoy en día el pago de dichos servicios se puede realizar de manera formal personalizada en cada una de las agencias emisoras o, por vía electrónica, desde los diferentes bancos y según las herramientas virtuales ofrecidas por cada una de las entidades bancarias. 3. Deberes formales: son todos aquellos pagos obligatorios realizados por las empresas mensualmente, en beneficio de sus trabajadores. Entre estos deberes tenemos los pagos de: el Seguro Social Obligatorio, el Banavih (antes Ley de Política Habitacional), el Inces, solvencias ante el Seniat, entre otros. Todas estas obligaciones son canceladas en las diferentes entidades bancarias del país; solicitando, en un primer momento, las deudas en las páginas web de cada uno de los entes gubernamentales y luego emitiendo el cheque o pago, según la agencia bancaria donde se vaya a realizar. En el caso específico del IVSS, cada entidad bancaria emite un comprobante de depósito dirigido al pago que se va a realizar. 4. Comprobante de depósito: es un formulario empleado para describir la composición de un depósito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta de un banco; puede ser en efectivo o en cheque. Dichos comprobantes deben ser llenados con letra legíble, sin tachaduras, especificando toda la información que se solicite en el mismo. En caso de que el depósito se realice con un cheque, el mismo debe ir endosado con el número de cuenta en la cual se va a depositar, el nombre del cliente y el ente bancario donde se depositará. Si se trata de servicios o deberes patronales, se debe especificar el mes e incluir las referencias que identifiquen a la empresa que está cancelando. Actualmente como forma de contribución a la conservación del ambiente algunas entidades bancarias no hacen uso de dichos comprobantes; en ese caso, solo se presentan los datos de la cuenta bancaria y la cantidad a depositar (en efectivo o cheque). 5. Comprobante de retiro: es un formulario empleado por el ahorrista, para solicitar al banco o entidad de ahorro y préstamo el retiro de una determinada cantidad de dinero, la cual será cargada a su cuenta. Al igual que el comprobante de depósito, debe ser llenado con toda la información solicitada por la entidad bancaria Cheques: es una orden de pago escrita y redactada en formulario especial, por medio de la cual el dueño de una cuenta bancaria exige al banco la entrega de una suma de dinero a favor de sí mismo o de un tercero y con cargo a dicha cuenta. Los cheques deben ser llenados con letra legible, colocando la cantidad en números y letras correctamente, el nombre de la persona a quien se emite; la fecha y las firmas respecti-

15 Documentos bancarios Semana 4 vas del cliente o dueño de la cuenta. Si dicho cheque va ser depositado, se debe endosar y, si va a ser cobrado, debe ir la persona a la entidad bancaria respectiva y presentar su cédula de identidad laminada. 7. Transferencia bancaria: es un modo de mover dinero usando medios electrónicos. Estos movimientos puedes realizarse desde cualquier computador e incluso desde teléfonos móviles, entre cuentas de una misma persona física o jurídica, o de terceros, en un mismo banco o en diferentes bancos, en el mismo país o en diferentes países. Normalmente, si las dos cuentas están en el mismo banco y son de la misma persona, se llama traspaso y no se suele cobrar comisión. A veces, aun estando en el mismo banco, se cobra comisión, por estar la cuenta de destino en otro lugar (otra ciudad o barrio) o pertenecer a una persona distinta. Si son del mismo banco, el dinero se hace efectivo de manera inmediata; si son de diferentes bancos, se hace efectivo en 24 horas aproximadamente. Estas transacciones son cada vez más comunes, por cuanto resultan cada vez más seguras, rápidas y evitan que el cliente tenga que trasladarse a las entidades financieras. Para endosar un cheque, es necesario tener el número de cuenta en la que se va a depositar el mismo. No lo olvides! Para saber más Acerca de cómo pagar recibos en un cajero electrónico, te invitamos a disfrutar un interesante video, disponible en la siguiente dirección web: Cada entidad bancaria tiene pasos diferentes para la realización de transferencias electrónicas. A manera de ejemplo, mira el tutorial del banco Banesco, para hacer transferencias a terceros: Aplica tus saberes A continuación aparece la imagen de un cheque en blanco (al derecho y al reverso, figuras 2 y 3). Llena todos los datos solicitados. El mismo será emitido a nombre de la sra. Josefina Cáceres, por 2.500,00 Bs. El número de cuenta es , del banco Bancosur. 309

16 Semana 4 Documentos bancarios Bs. PAGUESE A LA ORDEN DE LA CANTIDAD DE BOLIVARES DE 20 BANCOSUR Figura 2 DATOS PARA CONFORMACIÓN NOMBRE DEL CLIENTE C.I. No. TELF. CLAVE FECHA OPERADOR No. DATOS PARA ENDOSO Únicamente para ser depositado en la Cuenta Cliente No. DE DEL BANCO Huella Dactilar Figura 3 Comprobemos y demostremos que Lleva al CCA unos comprobantes de depósito y de retiro de cualquier entidad bancaria y llénalos con datos ficticios. Luego comparte con tu facilitador y compañeros la experiencia. 310

17 Semana Fichas de 5control Fichas de control Semana 5 Empecemos! Con este tema finalizaremos lo referente a documentos mercantiles; hemos aprendido cuáles son, cómo y cuándo debemos usarlos. En esta semana investigaremos acerca de las fichas de control que debe utilizar la empresa para llevar un registro tanto de los proveedores como de la mercancía que hay en existencia. Qué sabes de...? Desde tu visión como administrador contable de una empresa, consideras importante llevar una ficha control? El reto es... El área administrativa-contable es una de las más delicadas de la empresa, ya que maneja mucha información y documentación importante. Es por ello que se hace necesario tener todo ordenado, claro y a la mano, para lo cual son fundamentales los controles, fichas y formatos. Ahora, reflexiona: qué necesitas para mantener tu área ordenada? Excel es una herramienta informática que te ayudará a llevar el orden y control de tu área. 311

18 Semana 5 Fichas de control Vamos al grano La ficha de control es un documento en el cual se especifican las características técnicas o físicas de un producto o servicio, cuya función es llevar un registro o historial de todos sus movimientos o incidencias. Esta semana específicamente desarrollaremos las fichas de control de clientes y proveedores y la de control de existencia de mercancía. 1. Ficha de control de clientes y proveedores: es una planilla generalmente elaborada en Excel o algún otro programa administrativo, que permite en forma rápida y sencilla acceder a los datos del cliente, como número de legajo (información interna de la empresa), nombre o razón social (persona física o persona jurídica), domicilio, localidad, número de teléfono y/o fax, nombre de contacto (esto se usa en caso que los trámites los haga la secretaria; cuando no esté el titular se puede preguntar por un empleado del cliente de confianza). De esta manera, se puede llevar un control de forma ordenada, de los clientes y proveedores que se tienen, y ubicar de manera fácil, sencilla y rápida cualquier información necesaria. 2. Ficha de control de existencia de mercancía: en todo negocio, el registro de las operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que del mismo depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas. Las fichas de existencia de mercancía, al igual que las fichas de control de clientes, pueden ser elaboradas en un formato en Excel o a través del sistema administrativo-contable usado por la empresa. Se elabora como un control de inventario de mercancías y, en otros casos, abarca todo el procedimiento, desde la compra hasta las devoluciones, descuentos, gastos y todo lo que compete al proceso administrativo de la mercancía. La finalidad de estas fichas es llevar un control de lo que se adquiere y lo que se vende en la empresa, para, de este modo, contabilizar dicho proceso correctamente, así como tener a la mano toda la información necesaria para el momento que se requiera. Para saber más Sabes cómo realizar un inventario en Excel? He aquí un sencillo tutorial: Aplica tus saberes 312 La figura 4 muestra un formato de ficha de control de proveedores; llénala colocando los datos que se solicitan.

19 Fichas de control Semana 5 Figura 4 Comprobemos y demostremos que La empresa Fider de Venezuela S.A. tiene en su almacén la siguiente mercancía: 100 galones de pintura de aceite de color azul, 54 de color rojo, 23 de color amarillo, 149 de color marrón, 200 fondos blancos, 123 fondos grises, 1346 galones de pintura de agua de diferentes colores. El día de hoy adquirió mercancía, recibiendo el 15% de cada uno de los productos descritos anteriormente y 500 cuñetes de pintura de caucho blanca. En una hoja de Excel realiza un inventario de la mercancía existente, luego de la compra realizada. 313

20 Semana 66 Principios básicos de administración Principios básicos de administración Empecemos! Luego de analizar y estudiar todo lo referente a documentos mercantiles, esta semana iniciaremos con la administración, un tema importante para la sostenibilidad de las empresas y que diariamente utilizarás en el ámbito práctico laboral. Qué sabes de...? Qué entiendes por administración?, en qué se diferencia la contabilidad de la administración? El reto es... En distintos ámbitos de nuestra vida, necesitamos establecer una planificación, es por ello que debemos, en primer lugar, tener en cuenta los bienes o recursos que podremos utilizar en el desarrollo de determinada actividad y establecer un correcto uso para cada uno de ellos, es decir, una buena administración. En base a lo anterior: de qué forma te organizas y administras en tu hogar? Vamos al grano Los principios básicos de la administración se fundamentan en las teorías de Frederick Taylor, conocido como el padre de la administración científica y por Henry Fayol, creador de la doctrina administrativa, ambos con ideales muy parecidos, basados en la relación existente entre la empresa y el trabajador y en que las funciones deben ser llevadas por un orden y etapas específicas. 314 El gran aporte de Taylor fue haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y una administración científica a partir de los siguientes principios: organización del trabajo, selección y entrenamiento del trabajador, cooperación y remuneración por rendimiento individual, responsabilidad y especialización de

21 Principios básicos de administración Semana 6 los directivos en la planeación del trabajo. Taylor dividió la organización de la producción y estableció etapas y procesos que se deben cumplir para una mejor calidad de producción. Por su parte, las investigaciones de Henry Fayol en el área, se basaron en un enfoque sintético, global y universal de la empresa, con una concepción anatómica y estructural de la organización. Uno de sus resultados fue la creación de una serie de 14 principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de eficiencia: unidad de mando, autoridad, unidad de dirección, centralización, subordinación del interés particular al general, disciplina, división del trabajo, orden, jerarquía, justa remuneración, equidad, estabilidad, iniciativa, espíritu de cuerpo. Fayol siempre tuvo una visión de empresa en conjunto, donde el trabajo en equipo es indispensable. En este sentido, se debe promover el trabajo colaborativo, que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral. El proceso administrativo Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar correctamente el método, los principios y las técnicas de esta disciplina. Las fases sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración se interrelacionan y forman un proceso integral, basado en cuatro etapas: planeación, organización, dirección y control. Planeación Organización Dirección Control Qué es lo que se quiere hacer? Qué se va a hacer? Cómo se va a hacer? Verificar que se haga Cómo se ha hecho? 1. Planeación: implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basen sus actos en algún método, plan o lógica y no en corazonadas. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para coordinar las actividades. Esta fase se ocupa de los fines ( qué hay que hacer?), siendo el primer paso del proceso administrativo donde se determinan los resultados que pretende alcanzar el grupo social. 2. Organización: contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa. Esta fase conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica. La planeación y la organización son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el 315

22 Semana 6 Principios básicos de administración objetivo, sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la empresa habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas. 3. Dirección: esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación. La función de dirección tiene como propósito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos. 4. Control: es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. El proceso administrativo es un ciclo donde se cumplen las cuatro etapas y comienzas nuevamente. Recuérdalo! Para saber más Para saber más acerca del proceso administrativo, te recomendamos ver el video disponible en la siguiente dirección web: Aplica tus saberes 316 Completa la gráfica (figura 5) con cada una de las etapas del proceso administrativo y su descripción.

23 Principios básicos de administración Semana 6 Figura 5 : consiste en establecer la misión de la empresa, los objetivos y metas que se lleven en la empresa. : es determinar qué va a hacer cada quien, asignar los recursos y las actividades a realizar. del equipo de trabajo. : consiste en revisar que lo planeado se haya llevado a cabo. : se trata de supervisar y coordinar las actividades Comprobemos y demostremos que Luego de observar el video propuesto en la sección Para saber más, en una hoja identifica de qué manera se demostró cada una de las etapas del proceso administrativo en la caricatura y comenta con tus compañeros esta experiencia. 317

24 Semana 7 Elementos de la administración Elementos de la administración Empecemos! Continuaremos avanzando en el tema iniciado la semana pasada, desarrollando ahora los elementos que contiene esta grande rama dentro de la empresa y conoceremos algunas características que deben ser tomadas en cuenta en el momento práctico de nuestra carrera. Qué sabes de...? Desde tu experiencia y con lo que hemos desarrollado hasta los momentos, cuáles elementos piensas que deben estar presentes en la administración? El reto es... Como anteriormente se describió, la administración es el control de todo lo que se refiere a la empresa; es por ello que se hace necesario conocer los elementos básicos generales que contiene el ámbito administrativo para desarrollarlo y ubicarlos en el momento de ejercer profesionalmente el área administrativa contable. Demos ideas al personal de sostenibilidad del IRFA acerca de los recursos humanos y materiales necesarios para su funcionamiento. Vamos al grano En cualquier organización que se aplique la administración siempre estarán presentes los siguientes elementos: Personas o recursos humanos: los empleados, trabajadores y colaboradores son quienes conforman lo que se conoce como recursos humanos de una entidad. En la administración de empresas, se denomina recursos humanos (RRHH) al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización. Pero, lo más frecuente es llamar así al sistema o proceso de gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener al personal de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto,

25 Elementos de la administración Semana 7 junto a los directivos de la organización. El objetivo básico es alinear el área o profesionales de RRHH con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia organizacional a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos e inteligentes, capaces de llevar al éxito organizacional y enfrentar los desafíos que hoy en día se perciben en la fuerte competencia mundial. Es imprescindible resaltar que no se administran personas ni recursos humanos, sino que se administra con las personas, viéndolas como agentes activos y proactivos dotados de inteligencia, creatividad y habilidades. 2. Actividades: las actividades de una empresa están enmarcadas desde la finalidad y función de cada organización. Dependiendo de a qué se dedique, serán establecidas las actividades que deben realizar los trabajadores, así como las funciones específicas para cada departamento y, en el momento de la contratación, se deben establecer acuerdos con los trabajadores. 3. Recursos financieros, equipos, maquinarias: son los recursos propios y ajenos de carácter económico y monetario que la empresa requiere para realizar sus actividades. Los recursos materiales son aquellos bienes tangibles de la empresa, como las instalaciones, equipos y materias primas. Todos los recursos son vitales para la puesta en práctica de las actividades de la empresa y, de alguna manera u otra, todos se entrelazan y dependen de los demás. 4. Métodos (conocimientos, aplicaciones tecnológicas y operativas): los métodos seran aplicados y desarrollados por el talento humano de la empresa. Es una combinacion de conocimientos, estrategias, dinamicas y métodos que ayudan a desarrollar el funcionamiento de cada área de la empresa y, de este modo, lograr las metas establecidas, según sea el caso. El recurso humano de una empresa debe estar especializado en el área y dominar ciertas estrategias y dinámicas, en especial, el personal encargado de atender al público y de realizar la documentación dentro de la empresa. Este personal debe tener buena ortografía, un vocabulario adecuado para atender al público, estrategias de ventas y de trato, entre otras cualidades. Los recursos humanos y financieros son los más conocidos, pero no los únicos recursos con los que debe contar una organización. 319

26 Semana 7 Elementos de la administración Para saber más Para saber más acerca de los recursos de la empresa, te recomendamos ver un interesante video, disponible en la siguiente dirección web: Aplica tus saberes En las imágenes que se presentan a continuación, identifica a qué recurso o elemento de una empresa pertenecen. Comprobemos y demostremos que Crea una empresa ficticia y elabora un diagrama en el que especifiques el recurso humano que necesitas, los recursos materiales, tecnológicos y financieros, así como las actividades que realizará la empresa y los métodos y conocimientos específicos que debe de tener el personal de tu empresa. 320

27 Semana Elementos 8de la administración Excel como herramienta contable Semana 7 Empecemos! Después de haber conocido en el semestre anterior los programas informáticos, vamos a indagar un poco más en uno que nos sirve como herramienta contable y a desarrollar nuestra área administrativa: el programa Excel! Qué sabes de...? Desde tu experiencia y conocimientos previos crees que Excel pueda ayudarte en el desarrollo contable-administrativo? El reto es... Para conocer Excel y todos sus beneficios para el área contable administrativa, construye una lluvia de ideas tomando en cuenta, además de Excel, otras herramientas tecnológicas que den respuesta rápida y certera. Vamos al grano Microsoft Excel es una herramienta de vital importancia para todo profesional de la contabilidad, ya que brinda múltiples funciones de cálculos que son de uso cotidiano en toda rutina contable. Este software ha sido creado para diversas profesiones, sin embargo, cabe señalar que en la contabilidad ha sido una herramienta de uso indispensable para todo contador. Independientemente de que exista un software especializado para los registros contables, en todo momento o circunstancia se tiene que usar el programa Excel y sus hojas de cálculo para poder analizar o procesar información financiera, matemática o de cualquier otra naturaleza, que un programa de contabilidad no genere. 321

28 Semana 8 Excel como herramienta contable La potencialidad de Microsoft Excel para ayudarnos en la realización de tareas relacionadas con la contabilidad y la administración es muy amplia. Podremos hasta construir un verdadero sistema contable basado en Excel al utilizar una hoja de cálculo donde se introduzcan los asientos contables y una gran cantidad de validaciones de datos, para mantener la integridad de la información y realizar resúmenes. Si nos embarcamos en el desarrollo de la creación de un sistema contable valiéndonos de Excel, debemos tener en cuenta algunas consideraciones específicas que nos salvarán de varios inconvenientes al momento de ponerlo en práctica. Entre ellas, podemos mencionar: La inclusión de controles que nos permitan asegurar el balanceo de los asientos, para que no tengamos problemas cuando queramos obtener un balance de sumas y saldos. La mejor manera es utilizar hojas diferentes para cada una de las tareas: la carga de asientos, el resumen de la información, la obtención de mayores, el cálculo de los estados contables, etc. Utilizar celdas y hojas con cálculos auxiliares. Utilizar validaciones para eliminar la posibilidad de errores. Realizar los resúmenes de la información a través de tablas dinámicas. De esta forma podremos, rápidamente, modificar la información que estamos visualizando y manipular los datos según lo que necesitemos. Ya sea que contemos con un sistema contable o que hayamos desarrollado con los tips anteriores una alternativa utilizando Excel, vamos a necesitar construir los estados contables básicos. Las opciones serán muchas y todo dependerá de cómo obtengamos la información de base. La mayoría de los sistemas contables permiten definir una estructura de balance y cuenta de resultado que, en los mejores casos, podemos exportar directamente a Excel o, al menos, como un archivo de texto. Como podemos observar, Excel es un programa completo y amplio con el que se puede realizar fácilmente el proceso contable (facturas, análisis de datos, agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc.). Además de permitir la creación de tablas y/o gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros. Es una herramienta muy completa que, con una buena utilización, resuelve muchos de los problemas que se presentan en una empresa, siendo especialmente útil para el análisis cuantitativo y la toma de decisiones. 322 Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, grupos de voluntarios, organizaciones del sector privado, científicos, estudiantes, educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por lo que se ha convertido en un elemento básico de los usuarios finales y profesionales del negocio.

29 Excel como herramienta contable Semana 8 Las fórmulas de Excel nos ayudan con toda el área administrativa y, con un solo clic, puedes obtener resultados increíbles. Para saber más Para complementar tus saberes en cuanto al tema estudiado, te recomendamos observar el video que encontrarás en la siguiente dirección web: Aplica tus saberes Realiza en Excel una relación e ingresos y egresos guiándote por el modelo que a continuación se presenta y entrégalo en digital a tu facilitador. 1. INGRESOS Relación de ingresos y egresos 1.1. Aporte 9.000,oo 1.2. Donaciones 1.3. Intereses 1.4. Aporte semestre anterior 1.525, Ingreso por venta de franelas 7.896,oo 1.6. Depósito en tránsito años ant ,oo TOTAL INGRESOS ,29 323

30 Semana 8 Excel como herramienta contable 2. EGRESOS 2.1. Colaboración de orientadores 7.509,oo 2.2. Colaboración colegio 321, Refrigerios voluntariado 2.4. Materiales de oficina 2.5. Materiales imprenta y reprod Gastos en elaboración de franelas 8.250,oo 2.7. Conservación y mtto. de equipos 268, Relaciones sociales 800,oo 2.9. Publicidad y propaganda Depósitos erróneos 110,oo Comisiones bancarias 59,50 TOTAL EGRESOS ,74 Total ingresos-egresos 3.169,55 Comprobemos y demostremos que Elabora un formato de un libro de tres columnas en Excel, el cual será tu libro de banco y llénalo con los datos (tabla 1) emitidos por el banco en este corte de cuenta. 324

31 Excel como herramienta contable Semana 8 Tabla 1 Fecha Descripción Debe Haber Saldo 01/07/ Saldo inicial ,72 01/07/ Comisión 4, ,22 01/07/ Cheque 5.505, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 01/07/ Depósito 20, ,18 02/07/ Depósito 20, ,18 03/07/ Cheque 387, ,66 03/07/ Cheque 212, ,66 04/07/ Cheque 290, ,66 04/07/ Depósito 527, ,66 04/07/ Depósito 426, ,66 04/07/ Depósito 20, ,66 04/07/ Depósito 527, ,66 07/07/ Cheque 543, ,66 07/07/ Depósito 527, ,66 07/07/ Depósito 40, ,66 07/07/ Depósito 20, ,66 08/07/ Depósito 530, ,66 08/07/ Depósito 50, ,66 08/07/ Depósito 527, ,66 325

32 Semana 9 Softwares contables Softwares contables Empecemos! A partir de esta semana comenzaremos a conocer otros sistemas que también utilizaremos para realizar la contabilidad, como lo son los softwares contables. Qué sabes de...? Cuando escuchas el término software contable, qué te imaginas? Coméntalo con tus compañeros. El reto es... Como analistas administrativos-contables es necesario conocer los softwares contables y su importancia para la empresa. Investiga algunos softwares administrativos existentes y qué se necesita para su instalación y uso. Vamos al grano Los softwares contables son programas de contabilidad utilizados para sistematizar y simplificar las tareas contables. En ellos se registran y procesan todas las transacciones realizadas de una manera histórica; desde las compras y ventas como las cuentas por cobrar y pagar, inventarios, balances, nóminas, entre otras muchas herramientas. Los softwares contables brindan muchos beneficios, pero lo más importante es que en ellos permanece toda la información de una manera detallada, clara y que se puede manejar desde cualquier sitio; de este modo, se puede emitir una respuesta segura y rápidamente. 326 Todo lo contrario sería si se decidiera contar con apoyo de mano de obra; sería un trabajo lento, ya que lo que se busca con la complementación de estos

33 Softwares contables Semana 9 software, es principalmente optimizar el tiempo para poder tomas decisiones trascendentales para la empresa en tiempo real. Los software contables se caracterizan principalmente por tener una adaptación a los requerimientos de la empresa, son compatibles con otros programas como el Office, son de fácil manejo, se pueden actualizar rápidamente, facilitan la búsqueda eficaz y por periodos específicos, brindan reportes oportunos y digitalizados, pueden ser verificados a distancia y fuera del sitio de trabajo, son fáciles de actualizar y el soporte técnico puede ser realizado en línea. Un software de contabilidad realiza el trabajo diario de una gestión contable y financiera de la empresa. Solo necesitas insertar la información de manera correcta. Para saber más Para conocer las ventajas de la contabilidad en línea (online) o en la nube, te invitamos a disfrutar del video disponible en: Aplica tus saberes Investiga la importancia que tiene el software contable dentro de la institución donde estas laborando o estudiando y realiza un análisis crítico de lo encontrado. Comprobemos y demostremos que Enumera las transacciones que se pueden realizar a través de un software contable y especifica los beneficios que esto puede traer para una empresa. 327

34 Semana Tipos de softwares contables Tipos de softwares contables Empecemos! Luego de conceptualizar y analizar la importancia de los softwares contables, vamos a seguir adelante conociendo sus tipos y en qué nos beneficia el uso de cada uno de ellos, según sea el caso. Qué sabes de...? Qué tipos de software contables conoces? El reto es... Según las necesidades y funciones de la empresa, enumeremos qué tipos de programas contables existen y de qué forma brindan ayuda a la empresa, según sea el caso. Vamos al grano En las últimas décadas, el software contable ha incrementado la efectividad y eficiencia de gran cantidad de empresas y negocios. Este tipo de software ha racionalizado el flujo contable de trabajo, permitiendo a las empresas enfocarse más en la producción de bienes y servicios. Específicamente, el software contable es un programa que permite a los contadores registrar y procesar electrónicamente las transacciones financieras, siendo una herramienta muy usada para el adecuado manejo de programas de contabilidad, así como para sistematizar los problemas y/o tareas de contabilidad. 328 El uso de los software de contabilidad en la actualidad es muy requerido por empresas de diversas áreas, ya que de esa manera llevan un control activo de todos sus movimientos. Existen variados programas contables, los cuales se cla-

35 Tipos de softwares contables Semana 10 sifican dependiendo del tipo de compañía y el tamaño de las operaciones de negocios: 1. Software financiero: diseñado para informar a terceras personas, ya sean accionistas o entidades bancarias e, inclusive, son útiles para tomar decisiones determinantes para la empresa. 2. Software fiscal: diseñado para informar y/o hacer cumplir con las obligaciones tributarias de la empresa; generalmente es usado y requerido por el SENIAT. 3. Software administrativo: diseñado para facilitar lo relacionado con requerimientos administrativos de la empresa. También puede influir en la toma de decisiones, así como en el planeamiento de nuevas expectativas en beneficio de la empresa. Según la necesidad y movimientos administrativos contables de la empresa, se han creado diferentes softwares contables, todos con el mismo fin, pero con diferentes características y componentes. Algunos de ellos son: Saint: controla las operaciones contables de una o varias empresas con reportes adecuados a las exigencias de compañías manejadas eficazmente que cumplen con la normativa legal y fiscal y satisface los requisitos de cualquier institución financiera. Profit: permite automatizar las operaciones empresariales de forma integral y flexible en las áreas de: inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, caja y banco. Venecuentas: es un sistema contable vía web, diseñado para llevar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se suministren. Gálac: es un programa muy completo, con máxima rapidez y exactitud. Está adaptado a la normativa contable vigente en Venezuela. Emite rápidamente los comprobantes contables, con solo vaciar la información del plan de cuentas. Siscont: permite llevar el adecuado manejo de la caja chica. En la actualidad, casi todas las empresas tienen un software contable y en el mercado hay muchos con diferentes características. Usa el que se adapte a tu necesidad! 329