Ayuntamiento de Daganzo

Transcripción

1 Caso de Éxito Ayuntamiento de Daganzo Soluciones: Gestión de Nóminas y RR.HH. Gestión documental Administración electrónica Portal del Empleado y del Ciudadano Gestión económico-financiera Gestión patrimonial Padrón Municipal de Habitantes

2 Daganzo es una localidad situada en la Comunidad de Madrid, cuya actividad económica se ha basado tradicionalmente en la agricultura aunque el desarrollo del municipio trajo la creación de dos polígonos industriales. Estos dos sectores conforman actualmente la principal riqueza del municipio. En el aspecto demográfico, recientemente se han superado los habitantes censados, y muchos de sus vecinos han elegido Daganzo para vivir por la tranquilidad de un pueblo pequeño con excelentes servicios y cercano a la capital, donde muchos de ellos trabajan. Buscábamos solvencia técnica y económica que garantizara la continuidad del producto implantado a medio y largo plazo Necesidades detectadas Hacía tiempo que existía la inquietud por utilizar herramientas electrónicas para la gestión municipal. Se decidió ir implantando soluciones de diferentes proveedores para las distintas áreas, que respondían a las necesidades administrativas pero que no permitían integración entre ellas, lo que conllevaba un tratamiento manual de muchas tareas interdepartamentales. El impulso que se dio a la administración electrónica tras aprobarse la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, trajo nuevos retos y la necesidad de dar una vuelta más a la tuerca de los sistemas de información. El inicio de la búsqueda de una administración electrónica propició algunos errores en las tomas de decisiones, que se pudieron subsanar. Gracias al aprendizaje, el Ayuntamiento eligió a Aytos como el mejor proveedor posible para cumplir los objetivos que se perseguían. Como explica Alejandro Cristóbal, Responsable de Informática del Ayuntamiento de Daganzo, para acometer este proyecto creamos un equipo de trabajo multidisciplinar, muy motivado con el reto de la e-administración y establecimos criterios que diferenciamos a nivel funcional y a nivel sistemas/soporte. Existía además la necesidad de cumplir la Ley 11/2007, por la cual el portal del ciudadano debía integrarse con el gestor documental y de expedientes, y que tuviera continuidad con los procesos internos de tramitación (frontoffice del ciudadano integrado con el backoffice de los trabajadores municipales). El Ayuntamiento necesitaba una solución con aplicaciones para los diferentes departamentos, Registro, RR.HH., Secretaría, Contabilidad, Intervención, etc., y que se pudiera utilizar la firma digital con circuito de aprobación y un alto nivel de integración entre ellas. En cuanto a las necesidades técnicas en la elección del proveedor, se buscaba solvencia técnica y económica que garantizara la continuidad del producto implantado a medio y largo plazo; un helpdesk para ayudar a nuestros usuarios y técnicos a resolver los problemas que pudieran surgir, tanto en la implantación como en el desarrollo de la aplicación y que aportara Know How; y un equipo de desarrollo que liberara a la Administración Local del problema que suponía la adopción de cambios en legislación y normativas; y que tuviera presencia en la Administración Local.

3 Administración electrónica global y óptima: éxito en la gestión de recursos humanos, en trámites internos y al servicio de los ciudadanos La relación cliente-proveedor es algo más que un mero nivel de soporte: han primado las soluciones, se ha aportado conocimiento y recursos, y se han recibido y atendido muy bien las propuestas y sugerencias de mejora Fases y duración del proyecto En año 2010, las áreas de contabilidad, intervención y RR.HH. del Ayuntamiento tomaron la decisión de cambiar sus aplicaciones, decantándose por las soluciones de Aytos: SicalWin para la gestión económica, financiera y presupuestaria; y Sigep, para la gestión de los RR.HH. Paralelamente se trabajaba en la idea de una aplicación que diera una solución integral a todas las necesidades del Ayuntamiento. El equipo que realizaba este proyecto optó por un desarrollo a medida partiendo desde cero, sin evaluar realmente la complejidad de las necesidades, y esto supuso un fracaso. Afortunadamente se formó un nuevo equipo con experiencia en proyectos y estableció nuevos criterios que llevaron a la elección de Aytos como mejor solución para las necesidades planteadas. Durante 2011, se preparó la infraestructura técnica necesaria, se instalaron y configuraron las aplicaciones, se migraron datos y se dio la formación a los usuarios. El ejercicio 2012 se comenzó con el nuevo sistema, que inicialmente incluía Padrón Municipal de Habitantes, Registro Electrónico, Portal del Ciudadano, Gestor Documental (FirmaDoc) y Gestor de Expedientes (FirmaDoc BPM), que se integraron con las soluciones ya existentes SicalWin y Sigep. Los inicios fueron duros pero estables, ya que se programó un arranque de mínimos en cuanto a parametrización con la idea de ir desarrollando y optimizando las aplicaciones comenta Paz García, experta en Gestión Municipal. Javier Botella, técnico informático del Ayuntamiento, recuerda cómo se trabajó en la mejora de la plataforma de servidores, bases de datos, antivirus, virtualización y, en general, redimensionamiento de los recursos. Fueron necesarios cambios en el organigrama de la aplicación, se depuraron permisos y se realizaron muchas acciones orientadas a obtener el máximo rendimiento de las aplicaciones para ganar en agilidad interna de los equipos de trabajo. También se empezó a utilizar la solución de Gestión de Activos. Pasado el primer semestre y una vez superada la fase inicial, se empezó a desarrollar el verdadero potencial de la solución, por la adaptación de los usuarios, los sistemas y la optimización de configuraciones. Además, se desarrollaron los primeros procedimientos en automático, gracias a los procesos de BPM que se fueron creando. En mayo de 2013 se puso en marcha el Portal del Empleado, integrado con FirmaDoc e incluyendo circuito de firma digital para la aprobación de permisos.

4 El Portal del Empleado ha supuesto un enorme ahorro de tiempo, tanto para los responsables del área de RR.HH. como para los empleados del Ayuntamiento Beneficios y mejoras Desde su puesta en marcha, se han alcanzado en gran medida los objetivos planteados al principio, mejorando los flujos de trabajo, aprovechando sinergias y eliminando duplicidad de tareas, teniendo mayor control sobre los documentos y la información, reduciendo tiempos de gestión y disminuyendo el consumo recursos materiales y personales, y por tanto el gasto. Las ventajas y ahorros se cuantifican tanto a nivel interno para el Ayuntamiento como para los vecinos, que se benefician de una mejor gestión de sus asuntos y de la posibilidad de interactuar con esta Administración de manera electrónica explica el Responsable de informática del Ayuntamiento. El modelo de relación cliente-proveedor durante estos años ha estado basado en la cordialidad y la ayuda mutua. Se trata de algo más que un mero nivel de soporte, donde han primado las soluciones por encima de los problemas, se ha aportado conocimiento y recursos por parte del proveedor y se han transmitido propuestas y mejoras desde el cliente que han sido siempre bien recibidas y atendidas, aspecto en el que coincide el Departamento de Informática. Para Rafael Sáez, Interventor del Ayuntamiento, las aplicaciones de Aytos han supuesto un auténtico cambio en la forma de trabajar en el Ayuntamiento. Ahora el tiempo se emplea trabajando y dando soluciones rápidas a los vecinos y demás clientes : ya no se pierde tiempo buscando papeles y persiguiendo firmas. Y la calidad de la tramitación administrativa va aumentando progresivamente, conforme se avanza en la configuración de procesos y en el establecimiento de plantillas de documentos. El margen de mejora todavía sigue siendo muy amplio en la búsqueda de la excelencia, pero ya se puede hablar de un verdadero caso de éxito. FirmaDoc y FirmaDoc BPM han logrado hacer realidad la administración electrónica, agilizando trámites, organizando expedientes y documentos y mejorando el día a día de la entidad. Lidia Duarte, del Área Jurídica del Ayuntamiento, explica que la aplicación FirmaDoc me ha facilitado bastante la forma de trabajar, ya que ha supuesto la digitalización total del trabajo diario, incluidas las firmas de todo el personal, y la automatización de todos los pasos a realizar dentro de un expediente mediante procesos creados, teniendo en todo momento todos los expedientes controlados (muy importante, por ejemplo, en los casos de sustituciones por vacaciones de compañeros, ya que el trabajo sigue adelante sin necesidad de la presencia de la persona que habitualmente lo hace). Por supuesto la inclusión de plantillas ha hecho disminuir muchísimo el tiempo empleado para finalizar un expediente, como es mi caso en el que tengo muchísimos pasos que dar dentro del mismo. Concretamente para mi área y mis expedientes ha sido una gran evolución.

5 El uso de Sigep para la gestión de Nóminas y RR.HH. ha minimizado errores, agilizado los procedimientos y mejorado el servicio interno Paloma Pascual, del Área de Empleo, Consumo, Comercio e Industria del Ayuntamiento, coincide en su opinión con Lidia Duarte: la utilización del sistema de administración FirmaDoc me ha supuesto no tener que buscar físicamente en papel los expedientes de consumo sino que puedo ver directamente desde la aplicación cada uno de los documentos que contiene el expediente: situación en la que se encuentra, últimas actuaciones, etc.. Así mismo, confirma los beneficios aportados por las soluciones de Aytos: la utilización del Portal del Empleado ha supuesto un enorme ahorro de tiempo al no tener que bajar al Ayuntamiento a registrar y/o consultar cualquier situación laboral. Me permite realizar cualquier gestión personal o disponer de cualquier información en todo momento, incluso fuera del horario laboral, desde petición de días, comunicaciones de baja hasta disponer de certificados de IRPF. Ha sido maravilloso el avance confirma Lidia Duarte- ya que es la primera vez que se implanta de manera electrónica un lugar donde los empleados podemos acceder a nuestro expediente personal directamente, pudiendo consultar y solicitar cualquier asunto, permiso, certificado, etc. y desde cualquier lugar y hora, no siendo necesario encontrarse en el puesto de trabajo para ello. Por su parte, José María Rueda, responsable de Recursos Humanos y Compras, indica que los procesos de ejecución de las nóminas son mucho más racionales: antes se realizaban a través de cuadros mensuales en Excel con las incidencias, altas y bajas, gratificaciones, complementos, etc. que se enviaban a la gestoría, que a su vez volvía a introducir estos datos en su aplicación. Actualmente sólo se teclea una vez para introducirlos en Sigep. La elaboración de contratos también ha mejorado sustancialmente ya que permite tener parametrizados los distintos tipos e incluso editarlos por tandas de fechas de contratación. Al integrarse Sigep con FirmaDoc y el Portal del Empleado, el control de días libres de disposición y vacaciones se tramitan directamente desde la petición del usuario al programa documental y una vez tramitados vuelven a Sigep para su contabilización y control, lo que también minimiza errores. Planes de futuro El responsable de Informática del Ayuntamiento concluye señalando que como podemos comprobar continuamente, las distintas Administraciones están impulsando la e-administración a todos los niveles. Trabajar con soluciones de este tipo te da las garantías y la tranquilidad de asumir los nuevos retos planteados de una forma no traumática. Todavía en esta fase, estamos a punto de implantar el Portal del Proveedor, en consonancia con los requisitos de la e-facturación que son exigidos por otras administraciones. La evolución de la solución pasará por explotar las posibilidades del software, desarrollando procesos de BPM que permitan la automatización de procedimientos y consiguiendo mejor integración entre los módulos de los diferentes departamentos. Las ventajas y ahorros se cuantifican tanto a nivel interno para el Ayuntamiento como para los vecinos de Daganzo

6 Caso de Éxito Ayuntamiento de Daganzo Perfil del Cliente Situación Soluciones Beneficios Daganzo de Arriba es una Villa ubicada en el noreste de Madrid, a veintisiete kilómetros de la capital, en la campiña baja del río Henares y cuenta con un término municipal de hectáreas. Los orígenes del municipio datan del siglo XII y su nombre fue inmortalizado por Miguel de Cervantes en el año En esta época, el escritor tomó la personalidad de algunos habitantes de la villa de Daganzo para dar vida a los personales de uno de sus entremeses: La Elección de los Alcaldes de Daganzo. Hacía tiempo que existía la inquietud por utilizar herramientas electrónicas para la gestión municipal. Se decidió ir implantando soluciones de diferentes proveedores para las distintas áreas, que respondían a las necesidades administrativas pero que no permitían integración entre ellas, lo que conllevaba un tratamiento manual de muchas tareas interdepartamentales. Por ello, el Ayuntamiento de Daganzo recurrió a Aytos en busca de soluciones que tuvieran sencilla integración y optimizasen el trabajo de las diferentes áreas de la entidad. Gestión económico-financiera: SicalWin Gestión de Nóminas y RR.HH.: Sigep-RRHH y Sigep-Nom Gestión documental, firma electrónica reconocida y gestión de procedimientos: FirmaDoc BPM Padrón Municipal de Habitantes Registro electrónico Portal del Ciudadano Portal del Empleado aytosfactur@ Gestión Patrimonial, GPA El Ayuntamiento ha mejorado los flujos de trabajo, aprovechando sinergias y eliminando duplicidad de tareas. Tiene ahora un mayor control sobre los documentos y la información, con la reducción de los tiempos de gestión y la disminución del consumo de recursos materiales y personales, y por tanto del gasto. Sigep-RRHH y Sigep-Nom, se integra con: Sigep-Nom y Sigep-RRHH se complementan Portal del Empleado Gestión económico-financiera SicalWin Gestión documental, firma electrónica reconocida y gestión de procedimientos FirmaDoc y FirmaDoc BPM Portal del Empleado se integra con: Gestión de personal, nóminas y RR.HH., Sigep-Nom y Sigep RRHH Gestión documental, firma electrónica reconocida y gestión de expedientes electrónicos, FirmaDoc BPM SicalWin se integra con: Gestión de subvenciones Gestión del Patrimonio (GPA) Gestión de personal, nóminas y RR.HH. Gestión documental, firma electrónica reconocida y gestión de procedimientos BPM Registro de entrada y salida de documentos Padrón municipal de habitantes Gestión de ingresos Gestión de facturas electrónicas Gestión de expedientes electrónicos Portal del ciudadano y del proveedor Aplicaciones externas a través de servicios web Gestión documental, firma electrónica reconocida y gestión de procedimientos FirmaDoc BPM integra con: Gestión de subvenciones Gestión del Patrimonio (GPA) Gestión de personal, nóminas y RR.HH. Registro de entrada y salida de documentos Padrón municipal de habitantes Gestión de ingresos Gestión de facturas electrónicas Gestión de expedientes electrónicos Portal del ciudadano y del proveedor Aplicaciones externas a través de servicios web Padrón Municipal de Habitantes se integra con: Portal del ciudadano Registro electrónico se complementa con: Gestión documental, firma electrónica reconocida y gestión de expedientes electrónicos: FirmaDoc Portal del Ciudadano Portal del Ciudadano se integra con: Padrón Municipal de Habitantes Registro de entrada y salida Ingresos Gestión económico financiera