Instructivo: Diagnóstico Interno y Externo por análisis FODA

Transcripción

1 Página 1 de 8 1. INTRODUCCIÓN Ya definido y conocido el futuro al cual se quiere llegar (Visión), y establecido los compromisos para lograrlo (Misión) 1 es necesario generar una estrategia eficaz para tener éxito. El primer paso es analizar las condiciones internas (debilidades y fortalezas de la Universidad) 2 y externas (oportunidades y amenazas). Los objetivos estratégicos se pueden formular sólo después de conocer el medio interno y externo. El conocimiento que nos entrega el análisis de ambos escenario nos permitirá formular las estrategias confiables. Una buena metodología para realizar el análisis es el F.O.D.A. este constituye un análisis participativo de las Fortalezas y Debilidades internas de la Universidad, y las Oportunidades y Amenazas del medio externo. 2. OBJETIVO Realizar un análisis de las condiciones internas y externas de la Universidad del Bío Bío a fin de evaluar el contexto en el que se deberá concretar la Misión formulada. 3. ALCANCES Ese aplica para toda la Universidad del Bío-Bío en el marco del Plan General de Desarrollo Universitario RESULTADOS ESPERADOS Identificación de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Priorización de las principales Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. 5. RESPONSABLE El responsabilidad del la aplicación del procedimiento es del Director de la Línea Estratégica. 6. DEFINICIONES FORTALEZAS: son los recursos y características que representan una auténtica ventaja diferencial para la organización y, por lo tanto, hay que sacarles el máximo provecho posible. Son hechos o situaciones que están presentes dentro de la Universidad y que pueden ser potenciados para conseguir metas de progreso y desarrollo. Son capacidades y recursos variados (poder, habilidades, experiencias, conocimientos, recursos, entre otros.) de los que dispone o controla la Universidad. Estas están exhaustivamente tratadas en el Informe de Autoevaluación Institucional Sistematización de la Misión y Visión. 2 Fortalezas y debilidades de la Universidad del Bío-Bío AI

2 Página 2 de 8 DEBILIDADES: Son los recursos y situaciones que se encuentran al interior de la Universidad y que representan un actual o potencial desventaja. Estos hechos o situaciones, son expresiones negativas y, por lo general, constituyen un obstáculo para el desarrollo de la institución y para alcanzar sus objetivos. Las debilidades también pueden ser carencias importantes que tiene la institución y cuya falta limita, dificulta o impide un buen desarrollo de la Universidad. Estas están exhaustivamente tratadas en el Informe de Autoevaluación Institucional OPORTUNIDADES: Son hechos o situaciones que están presentes en el exterior de la Universidad y que pueden generar acciones alternativas que favorezcan su desarrollo, si se determina aprovecharlas desde adentro de la organización. También son definidas como posibilidades que ofrece el entorno y que pueden ser aprovechables por un actor para la realización exitosa de su estrategia o proyecto. AMENAZAS: Son riesgos, hechos, situaciones y fenómenos que están presentes en el exterior de la Universidad y que pueden dificultar el logro de los objetivos, producir un impacto negativo o una dificultad substancial en su desarrollo. Son las restricciones que presenta el entorno para la realización de las acciones de un actor, y sobre las cuales éste tiene poco o ningún grado de control. La explicitación de los riesgos y amenazas facilita la acción responsable, evita los fracasos y ayuda a asumir las dificultades para convertirlas en oportunidades. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1. Reconocimiento de las dimensiones F.O.D.A. a. Para mantener un buen nivel de participación en el proceso requiere que se desarrolle en dos momentos: uno al interior de la comisión de área y otro, en el que se consulta a las personas externas cuya opinión se considera relevante (comunidad externa). b. Es importante recordar que el análisis se hace desde el punto de vista de la Misión definida por la Universidad y no en un sentido general o genérico. c. Se debe asumir las condiciones actuales 3 en las que la Universidad deberá trabajar para cumplir su compromiso institucional y en función de ello evaluar la situación interna y externa de ella Análisis FODA al interior de la Comisión de Línea Estratégica. a. Para apoyar la realización de este trabajo, se adjuntan dos matrices que orienta la mirada sobre ciertos aspectos. Ellas servirán tanto para el trabajo interno como para el que se realizará con las personas externas de opinión relevante. 3 Ver documentos de trabajo de la página web.

3 Página 3 de 8 b. Análisis interno: i. Cada comisión deberá leer y analizar el documento Fortalezas y Debilidades de la Universidad del Bío-Bío a partir de la Acreditación Institucional ii. El coordinador de la actividad, a medida que se va concluyendo sobre las fortalezas y debilidades, va a confeccionar un listado único (anexo 1) omitiendo las reiteraciones e iii. inconsecuencias que se pudieran desprender del trabajo. El equipo discute y llega a un consenso sobre las principales fortalezas y debilidades de la Universidad, en la línea estratégica bajo estudio. c. Análisis externo: i. Cada participante de la comunidad interna o externa (interlocutores válidos, especializados en la línea estratégica en estudio) escribe en una hoja a lo menos una oportunidad y una amenaza que actualmente tiene la Universidad por cada categoría de análisis sugerida en la matriz respectiva. Esta información se puede obtener a través de reuniones presenciales, virtuales, , entre otros). ii. A continuación cada miembro entregará su análisis. El coordinador de la actividad va confeccionando un listado único (anexo 2) omitiendo las reiteraciones. d. El equipo discute y llega a un consenso sobre las principales oportunidades y amenazas de la Universidad. e. Apoyándose en las matrices ya trabajadas, se pueden realizar reuniones, grupos de discusión o entrevistas para su validación. Para optimizar el uso del tiempo, tener mayor cobertura y un mejor funcionamiento de la comisión, se sugiere que la responsabilidad de esta actividad sea distribuida entre diferentes miembros del equipo. f. Con el propósito de preparar la sistematización de los resultados es preciso designar un "secretario" que será responsable de recolectar las matrices que resulten de este trabajo (tanto de la comisión como de los miembros de la comunidad interna y externa) y fundirlas en un listado único omitiendo las reiteraciones. Se trata de tener un conjunto de fortalezas, otro de debilidades, otro de amenazas y otro de oportunidades. g. El sentido de este trabajo es facilitar la priorización que deberá hacer en la Comisión Sistematización y Jerarquización del FODA a. Se requiere verter las declaraciones de FODA que se recogieron de los distintos estamentos en una matriz, y jerarquizar las cinco más importantes debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades. b. Una manera de hacerlo es la siguiente: i. El coordinador de la actividad distribuye la matriz que sintetiza los resultados de FODA. ii. Cada integrante de la comisión le asigna un puntaje de 1 a 4 a cada afirmación contenida en la matriz, según el grado de importancia: 1 = menos importante, 4 = muy importante. iii. A continuación se suman los puntajes obtenidos por cada afirmación y se determinan (dentro de cada dimensión) los 5 más altos puntajes (sugerencias), con lo cual se establecen las cinco principales fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la Universidad. Estas se pueden ordenar en una matriz como la que aparece en el anexo 3. iv. Construida la matriz es necesario hacer un análisis de sus resultados: mirar las prioridades, discutir su contenido, evaluarlas en función de su relación con el logro de la Misión de la Universidad y consensuar un diagnóstico compartido. c. El equipo debe estar abierto a la posibilidad de modificar la matriz original.

4 Página 4 de Expresión del análisis de FODA a. La actividad finaliza confeccionando un documento que corresponde al FODA de la Universidad. b. Estas matrices constituyen el diagnóstico interno y externo de las condiciones de la Universidad para realizar su Misión, y les ayudarán a definir los Objetivos Estratégicos. Objetivos que se apoyarán en las fortalezas, superaran las debilidades, aprovecharán las oportunidades que ofrece el medio y sorteara las amenazas, dándonos las mejores garantías de éxito. 8. ANEXOS 8.1. Análisis Interno 8.2. Análisis Externos 8.3. Jerarquización FODA 8.4. Listado de Participantes

5 Página 5 de 8 Anexo 1: Análisis Interno

6 Página 6 de 8 Anexo 2: Análisis Externo

7 Página 7 de 8 Anexo 3: Jerarquización FODA

8 Página 8 de 8 Anexo 4: Listado de Participantes