SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL P05 PANEL DE CONTROL DEL PROGRAMA HONORARIOS

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1 SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL P05 PANEL DE CONTROL DEL PROGRAMA HONORARIOS ROLES: ADMN_HON_05 Fecha:30ƒ08ƒ2012 1/26

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3 Objetivo : Permite crear y configurar programas para la contratación de prestadores de servicios de Honorarios asimilables a salarios. Roles: ROL ADMN_HON Puesto Administrador del programa de honorarios. Sub Director de Nóminas Descripción Usuario encargado de administrar y configurar el Panel de Control para el programa de Honorarios. 3/26

4 DEFINICIONES Los procesos que conforman la administración y pago de prestadores de servicios de honorarios están conformados por 4 estructuras importantes e independientes de información. Estas estructuras se relacionan libremente entre sí para modelar un Programa de Honorarios. Cada una de estas cuatro estructuras se deben administrar cuidadosamente. El Panel de Control del Programa de Honorarios permite esta administración de forma clara, independiente y homogénea. Las 4 estructuras de información son las siguientes: 1.- Coordinadores: Los coordinadores son las personas encargadas del contacto directo con los prestadores de servicios de honorarios. Son los coordinadores quienes: a) Solicitan la cantidad de vacantes que requieren en sus áreas b) Crean los contratos y convenios de terminación anticipada de los prestadores y recaban la documentación pertinente. 2.- Folios vacante: Los folios vacante son los espacios que se tienen autorizados para contratar a prestadores de servicios de honorarios. Los folios vacantes tienen las siguientes características: a) Son nombradas con un número entero. b) Son solicitadas a y aprobadas por la DGADP y en su caso CGMA c) Cuando no hay ningún prestador ocupando el folio se llama FOLIO VACANTE. d) Cuando está ocupado por algún prestador se llama simplemente FOLIO. 3.- Areas: Son los lugares físicos u oficinas donde las personas contratadas prestan sus servicios. Las áreas se determinan de acuerdo a las necesidades del servicio y se definen con: a) unidad área: un número o identificador normalmente pero no obligatoriamente relacionada con la unidad administrativa a la que se encuentra asignado el folio vacante. b) nombre área: nombre de la unidad administrativa a la que se encuentra asignado el folio vacante. c) área programa: nombre del área física u oficinas a la que se encuentra asignado el folio vacante. 4.- Objetos de contrato : Son las actividades que realiza el prestador de servicio contratado en un folio vacante. Los objetos de contratos tienen un monto de contraprestación único y son aprobados por DGADP por lo que: a) La descripción de las actividades de los prestadores no debe traslaparse con actividades de personal de estructura. Con estas 4 estructuras de información se forma un Programa de Honorarios. 4/26

5 Características de un programa de honorarios. Un programa de honorarios requiere de Coordinadores, Folios Vacantes, Áreas y Objetos de contrato. Es posible armar varios programas de honorarios para la misma dependencia, en este caso la Secretaría de Finanzas; de tal forma que se puedan agrupar a los prestadores de servicios de honorarios tomando en cuenta: a) Los permisos de sustituciones que tiene el área a la que serán adscritos. b) Los montos de los objetos de contrato. c) La cantidad de prestadores de servicios de honorarios asignados una sola área. etcétera. Por ejemplo, Si se cuenta con varios folios vacantes de montos mayores, pueden ser agrupados en un solo programa. Si el área cuenta con autorización para hacer sustituciones de prestadores en los folios vacantes, se puede hacer un programa para esa área. Si el área cuenta con muchos prestadores de un determinado objeto de contrato se puede hacer un programa. Si un solo coordinador se hará cargo de determinados folios vacantes, se puede Una vez definido qué tipo de programa se desea, entonces es posible utilizar las 4 estructuras de información antes descritas de la siguiente forma: PARA UN MISMO PROGRAMA: Un programa puede tener varias áreas. Un área puede tener varios folios vacantes. Un folio vacante solo puede pertenecer a una y solo un área. Un folio vacante solo puede tener uno y solo un objeto de contrato y monto. Un programa puede tener varios coordinadores. Un mismo coordinador puede tener folios vacantes en varias áreas. Varios coordinadores pueden tener folios vacantes en la PARA VARIOS PROGRAMAS Cada programa es independiente de los demás. Cada programa inicia en el folio número 1. Las áreas, coordinadores, objetos y montos pueden estar relacionados para formar 5/26

6 PANEL DE CONTROL DE HONORARIOS INFOGRÁFICO INFOGRÁFICO 1 RELACION ENTRE LAS ESTRUCTURAS DE INFORMACIÓN 6/26

7 Puedes reutilizar C oordinadores, Áreas, Vacantes y Objetos de Contrato. La Grandiosa Fábrica del Administrador de Honorarios Administrador Los Procesos de Honorarios requieren de información organizada de cierta manera. A esta organización le llamamos "Programa de Honorarios". Tú eres el responsable de armar Cada Programa, agregando los Elementos necesarios. Comienza a llenar tu caja. Para poder hacerlo necesitarás 4 elementos de suma importancia. 1. Coordinadores Son las personas encargadas de organizar a los Prestadores, Objetos y Áreas. Ellos necesitan contar con todos los elementos para generar contratos y cubiri las plazas Vacantes/Folios Son los lugares asignados para contratar a los Prestadores de Servicios. Áreas Son los lugares físicos donde las personas contratadas van a prestar sus servicios. Objetos de Contrato Son las actividades que deberán realizar los Prestadores de Servicios que cubran las vacantes. Cada Programa debe contener estos elementos. La forma de organizarlos es mediante el Panel de Control. Consiste en una herramienta que tú controlarás, la cual te permitirá crear, recrear y definir los Programas de Honorarios. El Panel de Control se encuentra dentro de Administración de Catálogos del PROCDGA. Qué pasa cuando cierro mi Programa? Ya que tus Programas estén cerrados, deberás enviarlos para ser validados por los Coordinadores. Además podrás generar todos los formatos necesarios para DGADP y CGMA. El Programa 2012 me quedó perfecto! Debo de comenzar desde cero para el de 2013? El Panel de Control de Programas de Honorarios te permite reutilizar un Programa anterior y recrearlo (clonarlo), para otros periodos.

8 INICIO DE CATÁLOGO ROL: ADMN_HON_05 1 Una vez que el usuario con rol ADMN_HON_05 ha ingresado al PROCDGA correctamente, debe seleccionar la pestaña 2. Se muestra un listado con los catálogos a los cuales tiene acceso este usuario. Seleccionar la opción: Honorarios: Validación de programas - Panel de Control de Programas de Honorarios Ilustración 1: Inicio de proceso Selección del panel de control honorarios 8/26

9 PANEL DE CONTROL DE HONORARIOS - PANTALLA PRINCIPAL ROL: ADMN_HON_05 Descripción de elementos de pantalla: 1 Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol ADMN_HON_05 debe seguir para una correcta administración del panel de control. 2 Pestañas de selección: Muestra un menú de configuración con diferentes secciones de configuración para definir objetos, áreas, montos e impuestos Programas: Muestra un listado con los programas registrados en el panel de control de Honorarios. Nombre de programa: Muestra el nombre completo del programa. Periodo: Fecha inicio y Fecha fin que abarca el periodo de contratación. Año: Año de validez del programa. Estado de validación: Correspondiente a la fase de avance de la validación del programa. Ilustración 2: Panel de control Elementos de pantalla a ) b ) c ) No validado: Se asigna a un programa existente pero que no ha sido sometido a un proceso de validación. En proceso de validación: Programa que está en progreso de validación y en espera de la autorización por la DGADP. Validado: Programa para el cual se aplicó un proceso de "Validación de programas y ya fue autorizado por la DGADP. 8 Configurar: Permite asignar permisos a los usuarios con rol COOR_HON_05 y administrar las vacantes solicitadas en el programa Eliminar: Permite borrar un programa del listado. Tomar en cuenta que al seleccionar está opción se borrará todo el contenido de dicho programa. Crear un nuevo programa: Permite dar de alta un nuevo programa, definir los datos generales, fechas de vigencia y demás elementos de configuración. 9/26

10 PANEL DE CONTROL DE HONORARIOS -MODO: CREAR NUEVO PROGRAMA ROL: ADMN_HON_05 Para el correcto funcionamiento del Panel de control de honorarios, el usuario con rol ADMN_HON_05 deberá seguir las siguientes instrucciones: Funcionamiento 1 SELECCIONAR UNA OPCIÓN: Para iniciar seleccionar la opción: Crear nuevo programa. 2 CAPTURA DE DATOS DEL PROGRAMA: Capturar el Nombre completo del programa y los datos generales. Definir la fecha inicio y fecha fin que abarcan la vigencia de contratación de las vacantes así como el año de validez Ilustración 3: Detalle de pantalla Opción para crear nuevo programa 3 DEFINCIÓN DE CONFIGURACIÓN ESPECIAL: Indicar si el programa cuenta con las siguientes autorizaciones para aplicar: a) Cancelación con reembolso: Permite realizar movimientos de cancelación para una vacante, esto es eliminar contratos ya asignados a una vacante. b) Sustitución de prestadores: Si el programa que se está configurando cuenta con un oficio con autorización por Una vez definido el programa, seleccionar el botón 10/26

11 4 CONFIGURACIÓN: Del listado de programas ya creados seleccionar la columna Configurar con lo cual se desplegará el detalle de la información del programa. Ilustración 4: Detalle de selección para la asignación de permisos 5 ASIGNACIÓN DE PERMISOS AL PROGRAMA - Coordinadores: El programa debe tener coordinadores que operen los folios de los prestadores de honorarios. (ver definiciones) Para incluir a un coordinador que pueda operar folios en el programa escogido, seleccionar un coordinador del selector y tocar el botón Agregar coordinador. Repetir esta acción de acuerdo al número de coordinadores que se deseen incluir al programa. Para finalizar seleccionar el botón de Guardar cambios. Ilustración 5: Detalle para incluir coordinadores a un programa. NOTA: Para borrar a un coordinador seleccione el botón rojo de la columna Eliminar. 11/26

12 6. CONFIGURACIÓN DE PERMISOS DEL COORDINADOR: Una vez que se han definido los coordinadores que operarán folios en el programa que se está configurando, seleccionar la opción de Permisos mostrada en el renglón del Ilustración 6: Detalle de Asignación de permisos a un coordinador Inmediatamente se despliega un panel con dos pestañas diferentes : a) Áreas: Un coordinador puede tener prestadores de honorarios dispersos en diferentes lugares físicos u oficinas. Estos lugares son las áreas. Dichas áreas se predefinen en otra sección del Panel de Control. (Ver definiciones). Seleccionar el área o áreas que administrara el coordinador y tocar el botón de Guardar cambios en permisos para salvar los cambios. Ilustración 7: Detalle de asignación de áreas a un coordinador 12/26

13 b) Objetos: Cada coordinador debe tener acceso a solo algunos objetos de contrato. (ver definiciones) Los objetos de contrato se precargan en otra sección del panel de control. Un mismo objeto de contrato puede ser asignado a diferentes coordinadores dependiendo de las necesidades del servicio. Lo que se busca es evitar el error en la redacción de los objetos de contrato y en la asignación de montos. Seleccionar los objetos que serán asignados al coordinador y tocar el botón de Guardar cambios en permisos. Ilustración 8: Detalle asignación de objetos a un coordinador Una vez que se han terminado de configurar los permisos de cada uno de los coordinadores el programa está disponible para su validación. (Ver proceso P05 Validación de programa de honorarios ). IMPORTANTE: Para que el usuario con rol ADMN_HON_05 pueda administrar las vacantes asignadas a un programa de honorarios, se debe tener terminado y validado exitosamente el proceso de Validación de programa de honorarios correspondiente, en el cual se realiza la solicitud de folios. 13/26

14 PANEL DE CONTROL DE HONORARIOS - MODO: RECREAR PROGRAMA ROL: ADMN_HON_05 Existe la posibilidad de hacer una copia fiel de un programa de honorarios ya existente para evitar la captura y reconfiguración de los coordinadores, objetos de contrato y folios. Funcionamiento 1 SELECCIONAR UN PROGRAMA DEL LISTADO: El usuario con rol ADMN_HON_05 debe seleccionar el renglón correspondiente al programa que desea recrear. Al hacerlo el renglón se pinta en color azul mostrando la selección. Para continuar seleccionar el botón de "Recrear programa". Ilustración 9: Detalle recreación de un programa 2 MODIFICACIÓN DE DATOS GENERALES DEL PROGRAMA: Una vez que se muestra el panel de configuración, el usuario ADMN_HON_05 deberá cambiar obligatoriamente los datos principales del programa: Nombre del programa Año de validez Es posible cambiar todos los datos generales del programa. Al finalizar seleccionar el botón de Crear. Ilustración 10: Detalle modificación de datos del programa 14/26

15 PANEL DE CONTROL DE HONORARIOS - MODO: CONFIGURAR PROGRAMA ROL: ADMN_HON_05 Objetivo: Configurar un programa que ha sido recreado y o que ya tiene Funcionamiento 1 SELECCIONAR UNA OPCIÓN: Del listado de programas seleccionar la opción de: Configurar programa. 2 CONFIGURACIÓN DE PERMISOS: Se muestra el panel de configuración en donde el usuario con rol ADMN_ROL_05 puede editar permisos y administrar vacantes. a) Configurar los permisos: Permite que el administrador de honorarios pueda: Agregar o eliminar coordinadores Asignar áreas y objetos de contrato a los coordinadores para el b) Administrar las vacantes: Permite administrar y configurar las vacantes solicitadas durante el proceso de validación. De esta forma el usuario con rol ADMN_HON_05 tiene el control de realizar cambios en las vacantes en caso de ser Ilustración 11: Detalle de configuración de un programa 15/26

16 Configuración de permisos: Ilustración 12: Detalle de configuración de permisos CONFIGURACIÓN DE PERMISOS: Se muestran los coordinadores que son parte del programa. El ADMN_HON_05 puede modificar los i permisos l para cada coordinador seleccionando la opción de permisos mostrada en el Ilustración 13: Detalle de configuración de permisos por coordinador Inmediatamente se despliega un panel con dos pestañas diferentes : a) Áreas: Selecciona el área o áreas que administrara el coordinador y tocar el botón de Guardar cambios en permisos para salvar los cambios. Ilustración 14: Detalle de asignación de áreas por coordinador 16/26

17 b) Objetos: Seleccionar aquellos objetos que podrán ser asignados por el coordinador y tocar el botón de Guardar cambios en Ilustración 15: Detalle de asignación de objetos por coordinador Administración de vacantes: Una vez que ha creado el programa, en el listado de programas el usuario con rol ADMN_HON_05 puede seleccionar el programa del cual desea administrar las vacantes. 1. VACANTES : Seleccionar el botón Vacantes. Ilustración 16: Detalle configuración de vacantes Se desplegará el listado de vacantes del programa seleccionado con: Panel de filtrado y búsqueda de vacantes. Panel de cambios a las vacantes. Listado de las vacantes. 17/26

18 2 CAMBIOS A UNA VACANTE. 1. Filtrar: Capturar el folio de la vacante o el RFC del prestador. Inmediatamente se muestran los datos de la vacante que se desea configurar. 2. Cambiar: Seleccionar o capturar los datos que se desean modificar en la vacante filtrada. Para aplicar seleccionar el botón de Aplicar cambios. Ilustración 17: Detalle aplicación de cambios a una vacante 18/26

19 Cambios a varias vacantes: 1. Filtrar: Seleccionars el parámetro de búsqueda que e desea modificar. Puede ser el área, objeto, coordinador o estatus. Inmediatamente se muestra una tabla con las vacantes que contienen los datos seleccionados. 2. Cambiar: Seleccionar y capturar los datos que van a ser modificado. Para continuar seleccioar el botón de Ilustración 18: Detalle de aplicación a varias vacantes 3. APLICAR CAMBIOS: Al tocar el botón para guardar los cambios, se muestra una alerta de confirmación. Si el usuario con rol ADMN_HON05 está seguro de los cambios, debe seleccionar el botón de ''OK'' para aplicar los cambios, en caso contrario Cancelar. Ilustración 19: Confirmación para la aplicación de cambios 19/26

20 NOTAS IMPORTANTES: 1 El usuario con rol ADMN_HON_05 sólo podrá modificar las vacantes cuando un programa NO SE ENCUENTRE EN PROCESO DE VALIDACIÓN. 2 3 Cualquier modificación que se realice en esta sección se ve reflejada inmediatamente en el proceso de Movimientos de prestadores. Es por eso que tome en cuenta que cualquier cambio deberá ser notificado a los Coordinadores. Recuerde que sí usted cambia un folio vacante de coordinador, una vez que ya se haya realizado el contrato, al lanzar el pago de la contraprestación el folio vacante se asigna al último coordinador que le fue asignada la vacante ( es decir no al que realizo el contrato). 20/26

21 PANEL DE CONTROL DE HONORARIOS - MODO: CATÁLOGO DE ÁREAS ROL: ADMN_HON_05 Descripción de elementos de pantalla: Catálogo: Muestra un listado con las áreas dadas de alta y que están disponibles para i i 1 Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol ADMN_HON_05 debe seguir para una correcta administración del catálogo de áreas Área : Permite capturar o modificar lo datos de un área. Editar: Permite modificar los datos capturados para un área. Borrar: Permite eliminar un área del catálogo. Ilustración 20: Elementos de pantalla Catálogo de áreas 21/26

22 Funcionamiento 1. CAPTURE LOS DATOS GENERALES DEL ÁREA: Para registrar una nueva entrada en el catálogo el usuario con rol ADMN_HON_05 debe capturar los siguientes datos: Unidad-área: Correspondiente al número de la unidad administrativa a la que pertenece el área. Nombre de la Unidad-área: Corresponde al nombre completo de la unidad administrativa a la que pertenece el área. Área-programa : Nombre completo del área en que se labora. Ilustración 21: Detalle de funcionalidad del catálogo de áreas Editar: Para editar algún dato de las áreas ya capturadas, seleccionar la opción de "Editar". Eliminar: Para eliminar una de las áreas registradas en el catálogo seleccione el botón de Eliminar. Se mostrará el panel Captur 22/26

23 PANEL DE CONTROL DE HONORARIOS CATÁLOGO DE OBJETOS ROL: ADMN_HON_05 Descripción de elementos de pantalla: 1 Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol ADMN_HON_05 debe seguir para una correcta administración del catálogo. 2 Capturar objeto: Permite capturar o modificar los datos de un objeto. 3 Catálogo: Muestra un listado de los objetos 4 Editar: Permite modificar los datos de una entrada 5 Eliminar: Permite eliminar una entrada del catálogo. NOTA: Al modificar una entrada NO SE MODIFICAN LOS DATOS DE VACANTES Y CONTRATOS QUE YA SE HAN GENERADO NI LOS PERMISOS OTORGADOS CATÁLOGO. CON ANTERIORIDAD A ESE Ilustración 22: Elementos de pantalla del catálogo de objetos 23/26

24 Funcionamiento: 1 CAPTURAR OBJETO: El usuario con rol ADMN_HON_05 debe capturar los siguientes datos: 1 Objeto, Monto, Nivel de estudios, Áreas de experiencia, Nombre del título profesional, Años de experiencia, Razón de contrato. 2 3 Seleccionar el botón Capturar nuevo objeto En caso de no desear introducir el nuevo objeto de contrato, seleccionar el botón Cancelar. Ilustración 23: Detalle de funcionalidad del catálogo de objetos 2 EDITAR OBJETO. Si se desea modificar los datos de un objeto, el usuario con rol ADMN_HON_05 puede seleccionar el icono del listado de objetos de contrato. Aparecerán los datos prellenos en el panel de captura del objeto. NOTA: No se pueden utilizar verbos correspondientes a plazas de estructura. Si se utiliza alguna palabra reservada, se mostrará una una alerta indicando que se debe cambiar la palabra. Ilustración 24: Alerta del uso de palabras restringidas 3 BORRAR OBJETO.Si se desea eliminar un objeto del listado de objetos, el usuario con rol ADMN_HON_05 debe seleccionar el 24/26

25 PANEL DE CONTROL DE HONORARIOS CATÁLOGO DE TABULADOR DE CONTRAPRESTACIÓN ROL: ADMN_HON_05 Descripción de elementos de pantalla: Catálogo: Muestra un listado de los montos registrados y disponibles para su asignación. 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con ROL: ADMN_HON_05 debe seguir para una correcta administración del catálogo. 2. Añadir Monto: Permite capturar o modificar un monto en el catálogo. Funcionamiento: CAPTURAR MONTO: El usuario con rol ADMN_HON_05 debe capturar todos los montos brutos mensuales (antes de impuestos) que pueden ser asignados a los objetos de contrato de los prestadores de servicios de honorarios. Para ello debe capturar la cantidad correspondiente al monto y seleccionar el tipo de monto. Éste puede ser mayor o menor. Se debe capturar la cantidad sin separadores de miles ni signos de pesos: Ej: Ilustración 25: Elementos de pantalla del catálogo de tabulador salarial Al terminar de capturar el monto, seleccionar el botón: Capturar nuevo monto. En caso de no desear añadir el monto, seleccionar 3. EDITAR O BORRAR MONTO: Si el usuario con opció l de Editar 4. BORRAR MONTO: ADMN_HON_05 desea modificar los datos de un monto, debe localizarlo en el listado y seleccionar la Si el usuario con rol ADMN_HON_05 desea eliminar un monto debe localizarlo en el listado y 25/26

26 PANEL DE CONTROL DE HONORARIOS CATÁLOGO DE ISR ROL: ADMN_HON_05 Descripción de elementos de pantalla: 1 Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con ROL: ADMN_HON_05 debe seguir para una correcta administración del catálogo. Añadir Monto: Permite capturar o modificar un valor de ISR en el catálogo. Catálogo: Muestra un listado de los valores de ISR registrados y disponibles para su asignación. Eliminar: Permite eliminar un entrada del catálogo. Funcionamiento: Ilustración 26: Elementos de pantalla del catálogo de ISR CAPTURAR ISR a) Límite inferior: Corresponde al monto bruto mensual que se debe tomar en cuenta como rango inicial para aplicación del ISR. b) Límite superior: Corresponde al monto bruto mensual que se debe tomar en cuenta como rango final para aplicación del ISR. c) Cuota fija : Corresponde a una cantidad fija que debe ser descontada sobre los lo montos capturados en los límites. d) Porcentaje: Corresponde al porcentaje que deberá ser descontado sobre los montos capturados en los límites. Para guardar seleccionar el botón Capturar nuevo ISR NOTAS: Es importante que todos los montos asignados en los objetos de contrato cuenten un rango en el catálogo de ISR. De lo contrario NO SE PODRÁ CALCULAR LA CONTRAPRESTACIÓN PARA ESE MONTO. Los rangos de ISR no deben traslaparse entre sí. Si se tiene asignada cuota fija y pcnt para un mismo rango, se consideran ambos en el cálculo de la contraprestación. 26/26