NORMATIVA DE USO DE LOS ESPACIOS DE BARCELONA ACTIVA. 2. Procedimiento de reserva y formalización de la cesión del uso de los espacios

Transcripción

1 NORMATIVA DE USO DE LOS ESPACIOS DE BARCELONA ACTIVA 1. Introducción Este documento regula la cesión de espacios y materiales técnicos titularidad de BARCELONA ACTIVA a instituciones, entidades, empresas y profesionales para la realización de actos, en especial sobre temáticas relacionadas directamente o indirectamente con la promoción económica de la ciudad o actos de interés para la ciudadanía en general. La disponibilidad y horarios de los espacios estarán condicionados a su compatibilidad con las actividades que lleve a cabo BARCELONA ACTIVA en los edificios donde están ubicados dichos espacios. Cualquier cuestión no prevista en este documento, la resolverá las personas responsables y/o los órganos competentes de BARCELONA ACTIVA. BARCELONA ACTIVA estará plenamente facultada para prohibir en cualquier momento, incluso en caso de reserva firmada, la celebración de actos o actividades que atenten contra la dignidad de las personas y los derechos fundamentales, de acuerdo con la legislación vigente. Los espacios disponibles se pueden solicitar y reservar de acuerdo con este marco normativo general y con las disposiciones específicas que se detallan a continuación. 2. Procedimiento de reserva y formalización de la cesión del uso de los espacios La cesión de los espacios se debe formalizar siguiendo el procedimiento establecido en este documento. Las solicitudes de reserva se podrán realizar con una antelación máxima de seis meses antes del inicio de la ocupación del espacio Modelo normalizado de solicitud Para obtener autorización de uso de cualquiera de los espacios de Barcelona Activa, los interesados tendrán que presentar la solicitud, de acuerdo con el formulario accesible en la página web La presentación de la solicitud comportará la aceptación incondicional de la Normativa de uso de los espacios. En la solicitud se debe incluir el tiempo del montaje y desmontaje de la actividad. En el supuesto de que se considere oportuno, Barcelona Activa solicitará a los organizadores cualquier documentación asociada a la actividad (programas, guiones en caso de filmaciones, etc.). La solicitud se debe presentar con una antelación mínima de quince días naturales previa a la celebración del acto o actividad. La presentación de una solicitud no implica, en ningún caso, la reserva anticipada del espacio Autorización de la cesión de uso del espacio Una vez recibida la solicitud, Barcelona Activa la analizará y, si procede, dará el visto bueno y notificará al solicitante la autorización para el uso de los espacios y el precio y condiciones de la reserva. Barcelona Activa podrá denegar la cesión del uso del espacio si las actividades no son compatibles con el funcionamiento normal de los equipamientos o no cumplen con los requisitos indicados en la cláusula primera de este documento así como por razones de disponibilidad o de gestión de sus edificios. El solicitante no podrá ceder el uso de los espacios cedidos a terceras personas sin autorización previa, expresa y escrita de Barcelona Activa.

2 Las solicitudes de modificaciones y/o anulaciones de la reserva tendrán que hacerse con una antelación mínima de siete días naturales. En caso de no respetar este plazo o no comunicar la anulación, Barcelona Activa podrá, en concepto de indemnización por los perjuicios causados, exigir al solicitante el pago del importe correspondiente al 50% del precio de la cesión, que podrá cobrar del precio pagado o, en su caso, de la fianza depositada Pago y entrega del certificado del seguro El precio de la cesión de uso de los espacios y de los servicios adicionales derivará de las tarifas aprobadas anualmente por parte de Barcelona Activa. El solicitante deberá pagar este precio en el plazo máximo de cinco días naturales a partir de la recepción de la factura mediante transferencia o ingreso en la cuenta de Barcelona Activa que se designe. En ningún caso, el solicitante puede retribuir directamente al personal de Barcelona Activa, siendo siempre preceptiva la facturación oportuna. Irán a cargo del solicitante los gastos adicionales que se puedan generar con motivo de cualquier necesidad especial que precise la actividad. Si Barcelona Activa tuviera que intervenir directamente en la demanda de estos servicios extraordinarios, los gastos que les correspondan los facturará directamente la empresa que haya proporcionado los servicios. Por otro lado, en un plazo máximo de siete días naturales a partir de la recepción de la notificación de aceptación de la reserva y, en cualquier caso, con anterioridad al uso de los espacios cedidos, el solicitante tendrá que entregar a Barcelona Activa el certificado de vigencia del seguro de responsabilidad civil. En cualquiera de los casos posibles, la entidad solicitante responderá por todos los daños y perjuicios, materiales, personales y morales derivados de la celebración del acto, de las labores de montaje y/o de desmontaje o de cualquier otro acto que le sea imputable, quedando Barcelona Activa exonerada de tota responsabilidad al respecto. Quedará sin efecto la reserva del espacio y revocada la cesión del mismo si no se ha satisfecho la totalidad del importe del espacio dentro del plazo establecido y no se ha entregado el certificado de vigencia del seguro correspondiente. Barcelona Activa se reserva el derecho de anular, por causas justificadas o de interés público, la cesión de espacios autorizada. En ese caso se devolverá el importe que haya pagado el solicitante. También se prevé la posibilidad de exigir, además del pago del precio correspondiente, la constitución de un depósito en metálico que garantice los pagos de los servicios y de los posibles desperfectos. 3. Servicios incluidos y servicios no incluidos en la tarifa 3.1. Servicios incluidos La tarifa da derecho a: el uso del espacio y equipos técnicos y dotaciones del mismo durante la celebración del acto. el consumo de energía máximo permitido de las instalaciones permanentes del espacio. la climatización del espacio, calefacción o aire acondicionado, los espacios que disponen de aparatos climatizadores. Los espacios al aire libre quedan exentos de esta condición. un representante de Barcelona Activa que velará para que las instalaciones ofrezcan el servicio contratado y para el buen funcionamiento del acto.

3 3.2. Servicios no incluidos en la tarifa de contratación obligatoria Los siguientes servicios no están incluidos en la tarifa pero son de contratación obligatoria para el solicitante a Barcelona Activa: Los servicios de un técnico de sala durante la totalidad del tiempo de celebración del acto. Los servicios de limpieza final para el espacio Hall del edificio Mediatic. Estos servicios se tendrán que contratar y liquidar antes del comienzo de la ocupación del espacio. 4. Montaje y desmontaje El montaje del acto se realizará de acuerdo con la solicitud que Barcelona Activa haya aprobado y se tendrá que ajustar, en todo lo que no esté previsto, a las instrucciones que se efectúen durante la preparación del acto por parte de los técnicos de esta entidad cesionista. Una vez finalizado el acto celebrado, el solicitante se compromete y se hace responsable de retirar cualquier elemento que forme parte del montaje, obligación que el responsable del solicitante garantizará con su presencia. 5. Aforo de los espacios El solicitante se compromete a respetar el aforo máximo permitido de los espacios y será el responsable del cumplimiento de este límite. El aforo máximo permitido viene definido por número de asientos de cada espacio. 6. Personas responsables El solicitante deberá nombrar a una persona responsable que ostentará su representación en las funciones de coordinar, organizar y actuar como interlocutor con la persona responsable de Barcelona Activa, durante el montaje, el desmontaje y la celebración del acto y se hará cargo de todos los aspectos de la organización de la actividad. El responsable del solicitante será quien se deba hacer cargo de la acogida del público y del control del aforo del espacio y del mantenimiento del orden y control durante la celebración del acto. Suponiendo que en el acto esté prevista la presencia de autoridades, se comunicará inmediatamente a Barcelona Activa. La persona responsable de Barcelona Activa es el interlocutor con el solicitante para todos los aspectos relacionados con el acto y velará por el cumplimiento de las condiciones establecidas para el uso de los espacios. 7. Cumplimiento de la normativa de seguridad y prevención de riesgos laborales El solicitante será responsable de que todos los trabajos que se lleven a cabo para la organización, montaje y desmontaje del acto programado se realicen cumpliendo la normativa vigente en materia de Seguridad y Prevención de Riesgos Laborales así como de la normativa aplicable a las condiciones específicas de los materiales utilizables y a la que sea aplicable durante la celebración del acto. El solicitante se compromete a actuar conforme a la normativa vigente en materia de seguridad e higiene y especialmente a la que se refiere a la capacidad máxima de las salas, salidas de emergencia y medidas contra incendios, asumiendo la plena responsabilidad por los incumplimientos que pudiera cometer de estas normativas.

4 En cualquier caso, el solicitante seguirá en todo momento las instrucciones que pueda dar al respecto el personal de Barcelona Activa en materia de seguridad. El solicitante se compromete a velar por el cumplimiento de las normas de seguridad por parte de los asistentes al acto, siendo su responsabilidad el control del acceso de los asistentes. 8. Imagen gráfica de Barcelona Activa y comunicaciones públicas de la celebración del acto El uso de la imagen gráfica de Barcelona Activa y de sus logotipos en hojas publicitarias o similares deberá someterse a la autorización previa y escrita de Barcelona Activa. 9. Autorizaciones y licencias Suponiendo que las actividades requieran licencia municipal u otro permiso, el solicitante se compromete a obtenerla antes del inicio de la ocupación del espacio. En cualquier caso, se establece la total indemnidad de Barcelona Activa. 10. Publicidad y señalización No se permitirá, salvo con autorización expresa de Barcelona Activa, la colocación de publicidad comercial en el exterior ni en el interior de los espacios cedidos. La persona responsable de Barcelona Activa deberá aprobar previamente la señalización del acto y deberá comunicar previamente y autorizar cualquier modificación. La señalización correrá a cargo del solicitante. 11. Uso de los espacios Horarios y tarifas El uso de las instalaciones comporta la aceptación de las tarifas que figuran en el anexo así como la aceptación del resto de las condiciones establecidas por Barcelona Activa según el siguiente criterio de horarios: El horario de cesión de espacios es de lunes a viernes, de 08:30 h. a 20:00 h. La ocupación de medio día corresponde a 5 horas ininterrumpidas (jornada de mañana o jornada de tarde). En el supuesto de superar este límite, Barcelona Activa exigirá el pago del precio correspondiente a la tarifa superior. La ocupación del día entero se verá limitada por la fijación de un límite horario, establecido a las h Mantenimiento de las instalaciones El solicitante tiene la responsabilidad de mantener las instalaciones en el mismo estado en que se encontraban antes de utilizarlas. El solicitante deberá asumir el coste de cualquier desperfecto ocasionado en el espacio o en el material que se haya cedido o estuviera en el espacio. Al finalizar la actividad, se deberán dejar libres los espacios y devolverlos en el mismo estado en que se cedieron.

5 Correrá a su cargo la eliminación de residuos y de cualquier elemento que forme parte del montaje y desmontaje. Los desperfectos o averías que se hayan causado en las instalaciones se deberán reparar a cargo del solicitante Uso del espacio cedido Solo quedará a disposición del solicitante el espacio y el equipamiento cedidos y en el horario preestablecido y en ese sentido, no se podrán utilizar otros espacios y/o equipamientos ni circular allí sin la autorización de Barcelona Activa. Por motivos de seguridad, está totalmente prohibida la circulación de personas, organizadores o asistentes al acto fuera de las zonas expresamente destinadas al mismo. Barcelona Activa no se hace responsable de los daños y perjuicios que el incumplimiento de esta norma pueda ocasionar, que asumirá en cualquier caso el solicitante. Todos los espacios de Barcelona Activa están libres de humo. Por lo tanto está prohibido fumar en cualquier dependencia, zonas comunes y lavabos. Se deben respetar los horarios establecidos así como las indicaciones que hagan al grupo las personas dedicadas a la conserjería y/o a la gestión del equipamiento, especialmente las referentes a la seguridad Actividades a realizar En los espacios solo se podrán desarrollar las actividades autorizadas de acuerdo con la solicitud y no se podrá realizar ninguna otra actividad sin autorización expresa de Barcelona Activa Elementos de seguridad y prevención Al realizar la actividad en los espacios cedidos, en ningún caso se pueden bloquear, dificultar el acceso, obstaculizar o tapar las salidas de emergencia, la señalización de emergencia, extintores y pulsadores de alarma, detectores de incendios así como cualquier otro elemento de seguridad y prevención. Las instalaciones eléctricas no se pueden modificar bajo ninguna circunstancia sin la autorización previa por escrito de Barcelona Activa Ornamentación La colocación de cualquier elemento de ornamentación se deberá solicitar con la debida antelación a la persona responsable de Barcelona Activa y esta deberá autorizarla previamente Prohibiciones En los espacios no está permitido: Almacenar objetos o materias susceptibles de producir cualquier tipo de combustión o explosión. El acceso de animales excepto en situaciones concretas previamente autorizadas. Entrar y/o salir de los espacios con comida o bebida. En ninguno de los espacios de Barcelona Activa se podrán colocar, colgar ni adosar materiales sin la autorización expresa y previa. Realizar ninguna obra ni instalación en los espacios objeto de la cesión de uso temporal ni efectuar ningún cambio en la estructura de las instalaciones.

6 11.8. Material abandonado Todo el material que no se retire al finalizar el desmontaje del acto se considerará abandonado. El solicitante se deberá hacer cargo de los gastos que pueda comportar su retirada de las salas. 12. Responsabilidades Barcelona Activa queda libre de toda responsabilidad por la pérdida de material, hurtos o robos que se puedan producir en los espacios objeto de la actividad. Barcelona Activa queda al margen y totalmente exonerada de toda responsabilidad en cuanto al contenido o a las manifestaciones que se puedan hacer durante la celebración del acto, pudiendo en caso de considerarlo necesario, exigir al usuario que manifieste públicamente la desvinculación de Barcelona Activa al respecto. Barcelona, julio de 2011 Anexo TARIFAS ALQUILER DE ESPACIOS 2011 (1) Auditorio Sede Central Auditorio Parque Tecnológico Barcelona Nord (3) Sala de Actos MediaTIC (3) Espacios Comunes Sala de Actos MediaTIC (3) Tarifa (2) ½ día día ½ día día ½ día día ½ día día Hall MediaTIC 1 día (1) Tarifas vigentes hasta el 31/12/2011. Los precios establecidos no incluyen IVA, que siempre corre a cargo del usuario. (2) Se aplican tarifas bonificadas en los siguientes casos: - Ayuntamiento de Barcelona y empresas municipales - Empresas instaladas en los viveros o centros de empresas de Barcelona Activa o que hace menos de un año estaban instaladas - Clientes habituales que ya han alquilado el espacio 4 veces - Las entidades y empresas pertenecientes a los consejos asesores y/o promotores de los programas de Barcelona Activa (3) La construcción o mejora de estos espacios se han financiado con el Fondo FEDER. El precio del alquiler se ha calculado para cubrir el coste de funcionamiento.