El modelo de mantenimiento residente

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1 El modelo de mantenimiento residente Cinco formas en que un programa de mantenimiento puede proporcionar la respuesta más eficaz y rentable para sus desafíos operacionales automatización que genera resultados

2 El modelo de mantenimiento residente Cinco formas en que un programa de mantenimiento puede proporcionar la respuesta más eficaz y rentable para sus desafíos operacionales Por Corey Calla, director del equipo de soporte de ciclo de vida, Intelligrated Tiempo de actividad máximo con mínimos dolores de cabeza Los sistemas de distribución y surtido de pedidos automatizados de la actualidad operan más rápidamente y durante más tiempo para cumplir con el aumento del volumen de surtido y la velocidad de las demandas multicanales. Los requisitos operacionales típicos requieren el surtido y envío de pedidos de horas al día, siete días de la semana. Estas prolongadas horas de operación limitan el tiempo disponible que los equipos de mantenimiento tienen para realizar las reparaciones requeridas, el mantenimiento preventivo (PM) y las reconstrucciones, e imposibilitan la evaluación comparativa del estado relativo del sistema. El surtido multicanal de alta velocidad depende de equipos, controles y software complejos para realizar el trabajo. Con remolques llegando para descargar y cargar en cronogramas altamente monitoreados, el costo intangible del tiempo de inactividad puede escalar rápidamente, afectar los frágiles márgenes de ganancias y poner en peligro negocios futuros y la lealtad del cliente. Sin embargo, la prevención del tiempo de inactividad y la optimización de la eficacia operacional de estos sistemas altamente automatizados requiere de programas de administración de proyectos planificados y ejecutados por un personal de mantenimiento capacitado que sea competente conforme a las últimas versiones del software, los sistemas y las técnicas de diagnóstico. Con la alta demanda de mano de obra, cada vez hay menos personal altamente cualificado. Esto aumenta el riesgo de la pérdida de personal clave y sus conocimientos del sistema anterior debido a remplazo del personal. Cada vez más y más vendedores a través de Internet y operadores del centro de distribución reconocen el valor de un programa de mantenimiento residente, que ofrezca un tiempo de actividad garantizado, asignación de personal garantizado y acceso ilimitado a personal de soporte e ingenieros del fabricante de equipos originales (OEM). Si bien la 2 El modelo de mantenimiento residente

3 contratación tercerizada de mantenimiento no es un concepto nuevo, particularmente durante períodos de demanda pico, el remplazo de personal interno con expertos in situ y un programa de mantenimiento listo para funcionar está demostrando ser un modelo rentable para los centros de distribución de alta velocidad y altos volúmenes actuales. En este informe técnico, analizaremos cinco beneficios de la implementación de un programa de mantenimiento residente usando ejemplos de la vida real del personal de soporte y atención al cliente (CSS) de Intelligrated. Estos beneficios incluyen: 1. Resolución de desafíos de capacitación y asignación de personal de mantenimiento 2. Control del costo de mantenimiento de software y sistemas con tecnología de avanzada 3. Integración de un sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) con un sistema de control de depósito (WCS) y de planificación de recursos de la empresa (ERP) 4. Implementación de un programa de administración de proyectos contundente 5. Tiempo de actividad garantizado y alcanzado 1: Logre que la contratación, la capacitación y el remplazo del personal del equipo de mantenimiento sea un problema del pasado La escasez de personal, particularmente técnicos de mantenimiento mecánico, eléctrico y de software capacitados, continúa atormentando a los operadores de centros de distribución. Un programa de mantenimiento residente proporciona una alternativa atractiva, porque proporciona personal ya capacitado en el equipo de OEM y con los recursos para comenzar a trabajar desde el primer día. En lugar de pasar tiempo con el personal de RR. HH. interno para definir y redefinir los conjuntos de habilidades requeridos para el esfuerzo de contratación de personal de mantenimiento de este mes, los técnicos de servicio de mantenimiento residente en el complejo coinciden exactamente con los requisitos operacionales y de mantenimiento, incluido cualquier ajuste de demanda estacional. El personal del centro ya no tiene la carga de realizar una capacitación inicial y capacitación posterior a medida que se agregan, actualizan o cambian los equipos. Además, los programas de mantenimiento residente eliminan el riesgo de pérdida de conocimientos de 3 El modelo de mantenimiento residente

4 sistemas anteriores debido al remplazo del personal: el proveedor de servicio institucionaliza esta información en una base amplia de expertos y bases de datos del sistema. Un centro de distribución automatizado típico es mucho más complejo que los sistemas implementados hace una década. Hay una variedad más amplia de equipos con más interconexiones dependientes de los controladores en tiempo real, WCS y WMS, afirma Kieran Ryan, director de servicios de mantenimiento, Intelligrated. La contratación y capacitación pueden ser un inconveniente real al considerar todas las disciplinas del oficio requeridas para un equipo sólido de mantenimiento de emergencia y preventivo. Un programa de mantenimiento residente libera al personal de operaciones de las preocupaciones sobre el tiempo de actividad del sistema y la vida útil extendida del sistema, de manera que puedan enfocarse en el flujo del producto y en hacer feliz al cliente. 2: Controle, prevenga y reduzca el costo de mantenimiento de sistemas con tecnología de avanzada Los centros de distribución de alto procesamiento utilizan software y hardware cada vez más complejos que exigen conocimientos de mantenimiento nuevos y especializados de los técnicos. El aumento de productividad implica un riesgo potencial de costos superiores de mantenimiento relacionado. Cuanta más automatización hay, más mantenimiento se requiere. Hemos visto centros no automatizados más antiguos que funcionan con un personal operativo de empleados y, quizás, 25 empleados de mantenimiento. La actualización a un centro automatizado con un procesamiento superior podría necesitar solo 80 empleados operativos, pero requiere 50 técnicos de mantenimiento, dice Ryan. Mantener en ejecución un sistema automatizado de alto procesamiento con lapsos breves para el mantenimiento puede ser un ejercicio desafiante. La factorización de los requisitos de personal y escasez para cumplir con los indicadores clave de desempeño (KPI) del procesamiento agrega costos y desafíos adicionales. Con menor tiempo de mantenimiento, las tareas preventivas pueden dejarse de lado para hacer reparaciones más urgentes, con un impacto combinado en el tiempo de inactividad y los costos de mantenimiento a medida que el sistema envejece. Además, en caso de mal funcionamiento 4 El modelo de mantenimiento residente

5 de los equipos, las refacciones deben estar en el sitio junto con un técnico completamente capacitado para completar la reparación. Un programa de mantenimiento residente cumple con los desafíos de mantenimiento y ofrece un costo predecible para garantizar la tasa de procesamiento. El programa no solo incluye técnicos mecánicos, eléctricos, de controles y software capacitados, sino también refacciones en stock para una reparación rápida, más un acceso instantáneo a los recursos de OEM y asistencia de ingeniería. La mayoría de los operadores del centro de distribución preferirían enfocarse en cumplir con sus objetivos comerciales de satisfacción del cliente en lugar de aquellos relacionados con el personal y el mantenimiento del centro de distribución. El control de gastos con un tiempo de actividad garantizado es un gran beneficio para estas empresas, dice Ryan. 3: Obtenga beneficios de un CMMS completamente integrado Dar mantenimiento a cientos de activos y mantenerlos activos con una eficacia pico es una tarea intimidante. Si se implementa un sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS), puede visualizarse cada activo del centro y se puede realizar un seguimiento en una interfaz gráfica, lo que garantiza una administración eficaz durante todo su ciclo de vida. La implementación de CMMS tiene beneficios que varían de una planificación de mantenimiento de todo el sistema a la asignación de mano de obra hasta el monitoreo individual al nivel de la máquina para identificar problemas repetitivos y costo de propiedad. La programación de mantenimiento, la administración de mano de obra, la planificación de administración de proyectos, la generación de pedidos de trabajo, el inventario de piezas de repuesto y los informes de desempeño pueden incluirse dentro de un CMMS. Además, el CMMS se integra con el WCS y ERP de los centros de distribución para compartir datos y ofrecer una capacidad sin precedentes para administrar activos y predecir el desgaste y las roturas del sistema mientras se optimizan los cronogramas y presupuestos de mantenimiento. El CMMS también envía notificaciones por mensaje de texto, correo de voz automatizado o correo electrónico en el caso de situaciones críticas. Cuál es el resultado? Menores tiempos de respuesta, tiempos de inactividad y costos de mantenimiento percibidos. Con un CMMS adecuadamente implementado, el operador del centro de distribución obtiene un historial completo de los activos desde el inicio 5 El modelo de mantenimiento residente

6 El profesional de mantenimiento residente será... Eficiente en cuanto al tiempo: ofreciendo mantenimiento de alta calidad durante un tiempo de inactividad limitado. Un encargado de limpieza: manteniendo sus sistemas limpios y libres de desechos. Un inspector del sistema: inspeccionando e identificando el equipo y las piezas desgastadas para evitar fallas antes de que ocurran y así reducir el tiempo de inactividad no planificado. Un punto de referencia: ofreciendo acceso superior a los recursos de la empresa, tanto de manera remota como en persona, como empleado del fabricante del sistema. Un empleado completamente capacitado: con una capacitación integral en la solución específica de la empresa, así como estándares del sector y requisitos OSHA. Una persona familiarizada con la administración de activos y la base de conocimientos anterior: manteniendo los conocimientos completos del sistema que nunca nos abandonan, como sucede con los empleados. El fabricante del sistema administra la contratación, capacitación, administración de registros y generación de informes. hasta el fin, lo que incluye equipos accesorios, como baterías y camiones de elevación, afirma Rick Emery, administrador de sistemas de CMMS, Intelligrated. Esto proporciona una información invaluable del historial de desempeño y del costo verdadero de cada activo, y produce un impacto en cómo y cuándo se realiza un mantenimiento y se programa una potencial actualización o un remplazo con beneficios de costo de asistencia para el operador. Además, se realiza un seguimiento de cada activo individualmente de manera que las unidades idénticas que podrían tener diferentes motores se manejan como activos separados. Es simplemente una manera más fácil de trabajar, con un aumento real en el tiempo de actividad. 4: Reserve tiempo para los programas de mantenimiento preventivo La maximización de la vida útil de los equipos y la prevención de las interrupciones de operaciones no planificadas son algunos de los impulsores principales para un programa de administración de proyectos. Un programa de administración de proyectos también garantiza la implementación de las actualizaciones y mejoras del sistema recomendadas. Un equipo de mantenimiento interno débil frecuentemente resulta en aspectos negativos, como un tiempo mínimo o nulo asignado para mantenimiento preventivo. La respuesta a interrupciones en el suministro de energía no planificadas abarca todos los recursos disponibles, con la consecuencia de que los costosos equipos no llegan a cumplir con la expectativa de vida útil y las interrupciones del suministro de energía no planificadas sufren un aumento notable. El funcionamiento de horas al día, siete días a la semana también puede comprometer el programa 6 El modelo de mantenimiento residente

7 Un importante minorista de mejoras para el hogar mantiene un tiempo de actividad alto para los equipos del centro de distribución con un programa de mantenimiento residente Una importante cadena de mejoras para el hogar se enfrentó a un aumento en los pedidos en línea, acompañados por una creciente demanda en sus tiendas tradicionales. Con más de SKU disponibles en cada tienda y más del triple de esta cifra disponible en línea, la empresa precisaba una inversión en automatización de alto nivel continuada para sus centros de distribución en línea y minorista para cumplir así con la demanda. Como parte de su estrategia de automatización, el minorista contrató a Intelligrated para implementar un programa de mantenimiento residente que ofreciera un tiempo de actividad garantizado con un costo controlado, lo que permitiría que la empresa pudiera centrarse en atender a los clientes, no en mantener los sistemas de manejo de materiales altamente automatizados. Los resultados de la operación en la temporada pico en 22 ubicaciones, con la ejecución de hasta 95 horas por semana, hablan por sí solos: 0,48 % de tiempo de inactividad debido a cuestiones de mantenimiento, incluidas las necesidades de suministro de impresoras y aplicadores de etiquetas, ajustes mecánicos, paradas de emergencia y ajuste del sensor fotoeléctrico. 0,3 % de tiempo de inactividad debido a problemas operacionales, incluidas las liberaciones de atascamientos, fallas y problemas de acumulación. 40 % de tiempo de inactividad debido a atascamientos de productos o productos sueltos. 7 El modelo de mantenimiento residente

8 de administración de proyectos. Un programa de mantenimiento residente incluye un programa de administración de proyectos altamente estructurado y contundente diseñado para el soporte del ciclo de vida total. Este tipo de programa de administración de proyectos garantiza la vida máxima de la inversión en bienes de capital, así como el mantenimiento del tiempo de actividad y el procesamiento de niveles óptimos. Si bien un programa de administración se descuida por llevar a cabo mantenimiento de emergencia, es realmente una garantía para el desempeño del sistema a largo plazo, afirma Ryan. Finalmente, la falta de administración de proyectos tendrá un impacto en el costo en cuanto al procesamiento perdido, el aumento del tiempo de inactividad y la menor vida útil de los equipos. Consideramos la administración de proyectos rentable como uno de los beneficios más grandes de un programa de mantenimiento residente. 5: Disminuya el tiempo de inactividad con un tiempo de actividad contratada La tasa de procesamiento es uno de los KPI más importantes para cualquier operador del centro de distribución. La capacidad de cumplir con los objetivos de procesamiento se basa en el tiempo de actividad sostenido. Un programa de mantenimiento superior garantiza mediante un contrato un tiempo de actividad del 97 % o más. Si bien el tiempo de actividad real frecuentemente excede esta cifra, el número por sí solo no es todo en cuanto a ROI. Con el personal operativo libre de emergencias de mantenimiento, pueden centrarse en la administración y la planificación estratégica. El tiempo de actividad garantizado es un gran alivio para los operadores de centros de distribución, afirma Ryan. Nosotros alcanzamos y superamos estas cifras de tiempo de actividad gracias a nuestros técnicos capacitados, nuestro sólido programa de administración de proyectos y nuestra capacidad para responder inmediatamente a cortes energéticos de emergencia y fallas en los equipos teniendo a los técnicos y las refacciones adecuados en el lugar correcto, en el momento necesario. Un retorno calculado Los centros de distribución automatizados de la actualidad se enfrentan a mayores desafíos de mantenimiento debido al aumento de la dependencia de software, los sistemas de control con tecnología de avanzada y tiempos generalmente reducidos para realizar tareas de mantenimiento periódico. La dificultad para encontrar, capacitar y retener técnicos de mantenimiento cualificados junto a la falta de tiempo para contar con un programa de administración de proyectos puede resultar en un tiempo de inactividad inaceptable, aumento de los costos de mantenimiento y reposición temprana de activos con poco uso. Un programa de mantenimiento residente resuelve estos desafíos y garantiza que los centros de distribución de alto desempeño y todo el equipo asociado, desde el equipo hasta los controles, operan con su eficacia pico. El tiempo de actividad garantizado con costos controlados puede ser una propuesta atractiva para los operadores de centros de distribución que luchan para cumplir con los KPI de procesamiento y los objetivos de ROI de inversión generales. La integración de un CMMS como 8 El modelo de mantenimiento residente

9 parte del programa de mantenimiento residente de Intelligrated proporciona una herramienta de administración amplia para tomar decisiones más estratégicas sobre las actividades de mantenimiento y el desempeño del equipo. En el caso de centros de distribución que luchan para cumplir con los requisitos de tiempo de actividad o mantener un equipo de mantenimiento completamente capacitado en el sitio, un programa de mantenimiento residente rentable puede proporcionar un tiempo de actividad garantizado, mínimas interrupciones del suministro de energía no planificadas, mayor desempeño del sistema general y una vida útil superior para inversiones en bienes de capital. Intelligrated es un proveedor de mantenimiento residente de servicio completo para sistemas de manejo automatizado de materiales. Diseñado para cumplir con los desafíos de mantenimiento de los sistemas del centro de distribución, un programa de mantenimiento residente garantizado de Intelligrated ofrece un costo predecible para un procesamiento garantizado. Un programa de mantenimiento residente como el de Intelligrated incluye integración de CMMS por personal capacitado, un programa de administración de activos y administración de proyectos altamente estructurado y sólido diseñado para el soporte del ciclo de vida total de inicio a fin y un tiempo de actividad garantizado contractualmente del 97 %.* Cómo calcular el ROI Si se factoriza el volumen de ventas, cantidad de empleados, horas trabajadas y estructura de los salarios, las operaciones pueden calcular fácilmente los ahorros potenciales incurridos por un programa de mantenimiento residente contratado. Por ejemplo, un centro que opera 4500 horas al año con un tiempo de inactividad del 4 % podría reducir el tiempo de inactividad en 56,25 horas con una garantía de tiempo de actividad de mantenimiento residente, lo que le ahorraría más de 1,25 millones de dólares al año. Reste más de dólares de costos de mantenimiento interno, y los ahorros totales del programa superan los 1,75 millones de dólares. Consulte con su representante de soporte de ciclo de vida para estimar su tiempo de inactividad y descubra lo que podría ahorrar su empresa. *La garantía de tiempo de actividad del 97 % es un estándar mínimo. Los programas actuales podrían superar esas expectativas. 9 TRMWP Intelligrated. Todos los derechos reservados.