Informe de la Oficina de Servicios de Supervisión Interna

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1 COMITÉ DE PROGRAMA, PRESUPUESTO Y ADMINISTRACIÓN DEL CONSEJO EJECUTIVO Decimonovena reunión Punto 3.5 del orden del día provisional EBPBAC19/5 22 de noviembre de 2013 Informe de la Oficina de Servicios de Supervisión Interna 1. Como es habitual al comienzo de cada año, se expone, para información del Comité de Programa, Presupuesto y Administración del Consejo Ejecutivo, el plan de trabajo general de la Oficina de Servicios de Supervisión Interna para el año venidero. 2. La misión de la Oficina es proporcionar servicios independientes y objetivos de garantía y asesoramiento destinados a añadir valor a las operaciones de la Organización y a mejorarlas. Mediante la aplicación de un enfoque sistemático y riguroso para evaluar y mejorar la eficacia de los procedimientos de gestión de riesgos, control y gobernanza, ayuda a la Organización a cumplir sus objetivos. ORGANIZACIÓN Y ALCANCE 3. La Oficina está radicada en la Sede pero se encarga de las actividades de supervisión en todos los niveles y todas las oficinas de la Organización. 4. La labor se desarrolla de conformidad con el Marco Internacional para la Práctica Profesional, del Instituto de Auditores Internos. Las normas del Instituto se han adoptado en todo el sistema de las Naciones Unidas y proporcionan orientación independiente y autorizada con el fin de garantizar el cumplimiento eficaz de la función de supervisión. 5. La Oficina, que depende directamente de la Directora General, realiza auditorías internas, investiga los presuntos casos de infracción y hostigamiento y coordina la función de evaluación del conjunto de la Organización, de conformidad con la política de evaluación de la OMS. 1 Tiene pleno y rápido acceso a todos los expedientes y miembros del personal y está facultada para examinar todos los sistemas, procesos, operaciones y actividades de la Organización. 1 Aprobada por el Consejo Ejecutivo en su decisión EB131(1).

2 PRESUPUESTO Y DOTACIÓN DE PERSONAL 6. Al final de 2013 la Oficina contaba con 20 puestos 1 (17 de la categoría profesional y tres de servicios generales), lo que supone un aumento de tres puestos respecto del mismo momento de La combinación de competencias del personal (que abarca las esferas de la medicina, salud pública, auditoría, contabilidad, finanzas, tecnología de la información, evaluación, derecho, investigación y administración de empresas) hace posible que la Oficina lleve a cabo a la vez exámenes programáticos y operacionales. El trabajo lo realizan equipos dotados de las competencias pertinentes al proyecto de examen correspondiente. Los nuevos puestos se han destinado a un auditor adicional y otros dos técnicos, cuya contratación está en curso, con el fin de responder a la creciente carga de trabajo en la esfera de las revisiones y evaluaciones del desempeño, y a ellos se suma un puesto administrativo adicional en apoyo de ese equipo reforzado. 7. La Oficina ha seguido introduciendo mejoras operativas con el fin de aumentar la cobertura y la eficiencia de la supervisión interna con los recursos disponibles. Entre las mejoras se cuentan el perfeccionamiento continuado del modelo de evaluación de riesgos de la Oficina con el fin de mejorar la asignación de los recursos a las áreas con mayor riesgo; el rediseño de los planteamientos de las auditorías documentales y operacionales; la adopción de informes resumidos para las auditorías de la observancia operacional, y la aplicación de un sistema electrónico de gestión de los documentos de trabajo. 8. Aunque más despacio de lo previsto, la Oficina sigue aplicando la segunda fase del plan aprobado por la Directora General para reforzar de forma considerable la Oficina de Servicios de Supervisión Interna durante el bienio en curso. La medida responde a la preocupación expresada por los Estados Miembros, el Comisario de Cuentas y el Comité Consultivo de Expertos Independientes en materia de Supervisión acerca, entre otras cosas, de la cobertura de auditoría de las oficinas en los países. Para 2014 el plan de recursos humanos prevé un nuevo aumento de la capacidad programática técnica de la Oficina con la adición de otros dos funcionarios de la categoría profesional para afrontar el aumento de la carga de trabajo asociada con la aplicación de la política de evaluación de la OMS. 9. El aumento de la dotación de personal en hizo posible que la Oficina aumentara el grado de cobertura de las oficinas de la OMS en los países y que proporcionara al personal directivo superior datos reveladores sobre deficiencias recurrentes en los mecanismos de control y problemas sistémicos que hay que resolver mediante soluciones a escala mundial. El aumento de la atención al dispositivo de control interno ha propiciado un reforzamiento del marco de control interno y mejorará la rendición de cuentas global. 10. El presupuesto destinado a la aplicación del plan de trabajo de la Oficina en el bienio asciende a US$ 12,7 millones. En esa cifra se tienen en cuenta los nuevos puestos cubiertos en 2013 y los previstos para 2014, y los aumentos efectivos del personal y de los costos. Además, la Oficina recupera los costos del ONUSIDA 2 y de otras entidades de la OMS a las que la Oficina presta servicios de auditoría (por ejemplo, el Centro Internacional de Cálculos Electrónicos y UNITAID). contratación. 1 En el momento de la redacción del informe, cinco puestos se encontraban en diversas fases del proceso de 2 En la actualidad, el ONUSIDA financia un puesto P5 de la categoría profesional. 2

3 AUDITORÍA Y EVALUACIÓN 11. El principio de la gestión basada en los resultados orienta el proceso de gestión en la OMS. El presupuesto por programas para y el proceso de reforma de la OMS establecen el programa de actividades y la orientación estratégica por los que se rige la labor de la OMS y conforme a los cuales se le exigen resultados a plazo medio. La Oficina seguirá evaluando y mejorando los procesos de gestión de los riesgos, el control y la gobernanza por medio de auditorías y evaluaciones dentro del marco de gestión basada en los resultados. El plan de trabajo sigue basándose en el análisis de los riesgos, pero en 2014 se prestará especial atención a importantes iniciativas tales como la aplicación del marco de control interno, el despliegue de la gestión de los riesgos institucionales y el impacto de la reforma de la gestión de la OMS. 12. La Secretaría tiene una estructura descentralizada. La Oficina tiene presente la dispersión geográfica de los centros de responsabilidad y rendición de cuentas al planificar la labor de la Oficina y determinar sus prioridades. Del mismo modo, en su proceso de planificación la Oficina también tiene en cuenta las prioridades relativas de sus tres áreas de trabajo (auditoría, investigación y evaluación). Ese planteamiento hace que la asignación de los recursos se divida en términos generales en el desempeño de los programas, el apoyo operacional, y una atención particular a las iniciativas encaminadas a promover la cultura de la evaluación. En el plan de trabajo se prevén reservas para dotar a la Oficina de la necesaria flexibilidad para atender a eventos imprevistos que podrían interrumpir o retrasar las actividades programadas. 13. Con el fin de velar por que los recursos disponibles se centren en las áreas de más riesgo, la Oficina utiliza un modelo de evaluación de riesgos. En ese modelo se pueden basar las valoraciones profesionales realizadas al definir las prioridades del plan de trabajo anual. El modelo consta de tres elementos básicos: el ámbito de auditoría definido a partir del Sistema Mundial de Gestión y el registro de riesgos de la administración general; un conjunto de parámetros de riesgo ponderados que se aplica sistemáticamente para obtener una clasificación relativa de los riesgos; y un examen adicional para detectar factores de riesgo específicos. 1 Asimismo, la Oficina está cartografiando la cobertura que se dará en el proyecto de plan de trabajo para 2014 a los riesgos «de máximo nivel del conjunto de la Organización» que se exponen en el anexo del documento EB133/10 y a los registros de los riesgos de un nivel inferior, a medida que se vayan elaborando. Por consiguiente, la ejecución del plan de trabajo y las conclusiones conexas habrán de informar acerca de la garantía, atribuible a las consiguientes actividades de auditoría interna, de que los riesgos de máximo nivel se están mitigando efectivamente. 14. Desempeño de los programas. Durante 2014, si bien la Oficina seguirá garantizando la cobertura de los riesgos en las oficinas en los países, se ha previsto que se centre más precisamente en las auditorías del desempeño de una selección de programas prioritarios de la Sede y las oficinas regionales. En lo que se refiere a los programas de mayor tamaño, las auditorías combinarán el examen del desempeño programático con un examen del apoyo de gestión y operacional. Este planteamiento integrado, que ha dado muy buen resultado a la escala de las oficinas en los países, permite que la Oficina identifique a la vez los riesgos programáticos y operacionales, así como cualquier otra cuestión que impida la obtención de los resultados previstos propios del programa en cuestión. Para evaluar el desempeño de los programas, la Oficina utiliza como punto de partida el plan de trabajo del programa o la oficina de país. Cuando se identifican problemas de funcionamiento, la Oficina evalúa los medios que habría que aplicar para atenuar los riesgos conexos. 1 El modelo de evaluación de riesgos se describe más pormenorizadamente en el documento EBPBAC13/4; en el anexo al presente documento se enumeran los parámetros aplicados en el modelo. 3

4 15. Apoyo operacional. Diversos sistemas administrativos, financieros, logísticos y de información operan en la Organización para respaldar la ejecución de los programas. Esos sistemas y funciones transversales deben operar con arreglo a una estructura de control interno constituida por normas, reglamentos, políticas y procedimientos. Al mismo tiempo, los componentes de la estructura han de actuar de manera eficiente, efectiva y económica para facilitar la tarea básica de la Organización de lograr los resultados previstos. La Oficina seguirá trabajando con la Secretaría para prestar apoyo a la evaluación del respeto del marco de control interno y el despliegue de la gestión de los riesgos institucionales, según proceda. 16. Al definir las prioridades para 2014, la Oficina seguirá recurriendo a modos de trabajo innovadores con el fin de dar cobertura a las operaciones de las oficinas de la OMS en los países y las funciones transversales mediante auditorías operacionales, que se realizan desde la Sede utilizando los instrumentos y datos del Sistema Mundial de Gestión. Los modelos de control de riesgos elaborados por la Oficina para el Sistema Mundial de Gestión con el fin de identificar las áreas de más alto riesgo se vincularán con los nuevos marcos de control interno y rendición de cuentas que se están desarrollando; aumentará la prospección y el análisis de datos y se hará más hincapié en el cumplimiento y los controles de las funciones transversales. 17. Planificación de los recursos institucionales. En 2014 la Oficina seguirá trabajando para asegurarse de que se detectan los riesgos importantes vinculados con el Sistema Mundial de Gestión y se mitigan aplicando procedimientos de control adecuados, en el marco del dispositivo general de control. 18. Evaluación. Tras la aprobación de la política de evaluación en mayo de 2012, la Oficina ha elaborado nuevas directrices encaminadas a aclarar mejor las funciones, las responsabilidades y el uso de los productos de evaluación en el marco de la política general de evaluación para el conjunto de la Organización. Los temas sobre los que la Oficina llevará a cabo evaluaciones en 2014 se elegirán aplicando criterios cuantitativos y cualitativos. La Oficina considerará los planes actuales de encargo de evaluaciones descentralizadas 1 y las orientaciones formuladas por los Estados Miembros a este respecto en el marco del proceso general de reforma de la OMS. INVESTIGACIONES 19. Puntualmente, cuando surgen sospechas de infracciones o actividades irregulares, la Oficina lleva a cabo investigaciones al respecto. A veces esta actividad obliga a interrumpir o aplazar las actividades de auditoría que estaban programadas. Se ha reforzado la dotación de personal de la función de investigación, pero, como se ha notificado en años precedentes, las investigaciones de las denuncias de hostigamiento han impuesto a la Oficina una demanda adicional de recursos humanos y financieros. 20. Cuando es necesario, después de un proceso interno de selección se lleva a cabo una investigación, en ocasiones con asistencia de especialistas externos, y los resultados se comunican a la Directora General o, si procede, al Director Regional que corresponda, para que adopte una decisión acerca de las medidas que haya que tomar. 1 En el documento EB134/38 figuran los pormenores de las evaluaciones previstas que se proponen a la consideración de los Estados Miembros, de conformidad con la política de evaluación de la OMS. 4

5 APLICACIÓN 21. La Oficina hace un seguimiento de la aplicación de todas sus recomendaciones para verificar que la administración ha tomado medidas o que los altos cargos directivos asumen el riesgo de no tomarlas. Su base de datos de seguimiento proporciona informes periódicos al personal directivo superior sobre todas las recomendaciones vigentes, lo que facilita un seguimiento más estrecho de las distintas recomendaciones de auditoría y de su aplicación efectiva. En respuesta a las observaciones de los Estados Miembros al respecto, la Oficina seguirá tratando de reducir el tiempo que se tarda en cerrar las recomendaciones de «alta prioridad» y a partir de 2014 aplicará una modalidad de notificación de las recomendaciones orientada por un «plan de acción» y enmarcada en el seguimiento más preciso de las recomendaciones que siguen abiertas. COORDINACIÓN 22. La Oficina seguirá manteniendo una estrecha relación de trabajo con el Comisario de Cuentas, en particular para facilitar los planes de auditoría para Está previsto celebrar reuniones periódicas para coordinar las labores de auditoría y evitar toda redundancia en el trabajo. Asimismo, la Oficina seguirá manteniendo un estrecho contacto con el Auditor General de la Oficina de Supervisión Interna y Servicios de Evaluación de la Oficina Sanitaria Panamericana, según proceda, habida cuenta de que IOS se apoya en la labor de esa Oficina para la cobertura de los riesgos relativos a la Región de las Américas. La Oficina mantiene contactos asimismo con otros organismos de las Naciones Unidas y otros órganos del sistema de las Naciones Unidas y organizaciones internacionales por conducto de las reuniones de representantes de los servicios de auditoría interna, el Grupo de Evaluación de las Naciones Unidas, y la Conferencia de Investigadores Internacionales. 23. La Oficina seguirá ofreciendo su plena cooperación al Comité Consultivo de Expertos Independientes en materia de Supervisión, prestándose a facilitarle información detallada sobre su plan de trabajo anual y copia de todo informe de auditoría o de investigación que le solicite. El Comité presta asesoramiento sobre temas de supervisión al Comité de Programa, Presupuesto y Administración del Consejo Ejecutivo y también, cuando así lo requiera, a la Directora General. El Comité Consultivo tiene acceso irrestricto a los expedientes y archivos de la OMS. PERFECCIONAMIENTO OPERACIONAL PERMANENTE 24. La Oficina seguirá esforzándose por mejorar su desempeño operacional mediante proyectos internos centrados en el perfeccionamiento del personal, las políticas y directrices conexas y la mejora de los métodos y procedimientos. La labor de auditoría se coordina periódicamente por conducto de reuniones internas, y se elaboran proyectos de mejora de forma continuada para optimizar el trabajo y la utilización de los recursos. 25. El previsto reforzamiento continuado de la Oficina de Supervisión Interna durante 2014 refleja los objetivos del proceso de reforma de la OMS y debería proporcionar una base idónea para el objetivo a largo plazo de aumentar de modo general la adecuación de los riesgos y mecanismos de control a escala de país. 26. Con el fin de mejorar la gestión, planificación y ejecución de las misiones realizadas, la Oficina ha introducido un programa informático comercial de auditoría, utilizado también para muchas funciones de auditoría interna en las Naciones Unidas y el sector privado. El dispositivo habrá de mejorar 5

6 la calidad de la documentación de auditoría, investigación y evaluación, así como la eficacia de los registros del trabajo realizado. 27. Para evaluar su observancia general del Marco Internacional para la Práctica Profesional, del Instituto de Auditores Internos, en septiembre octubre de 2013 la Oficina realizó una autoevaluación de la garantía de la calidad, a la que seguirá a finales de 2013 una validación externa, según lo exigen las normas del Instituto. INTERVENCIÓN DEL COMITÉ DE PROGRAMA, PRESUPUESTO Y ADMINISTRACIÓN 28. Se invita al Comité de Programa, Presupuesto y Administración a tomar nota del presente informe. 6

7 ANEXO PARÁMETROS DEL MODELO DE EVALUACIÓN DE RIESGOS La Oficina de Servicios de Supervisión Interna ha seleccionado y ponderado una serie de factores de riesgo ligados a la supervisión, que a su juicio constituyen los parámetros más pertinentes para evaluar en qué medida una entidad auditable (a escala de centro presupuestario) entraña riesgo para la Organización de cara al cumplimiento de sus objetivos. Centros presupuestarios de la Sede y las oficinas regionales Presupuesto consignado para Tasas de ejecución del presupuesto consignado para (hasta la fecha) Exámenes precedentes por los servicios de supervisión interna o el Comisario de Cuentas Apoyo en favor de los Objetivos de Desarrollo del Milenio relacionados con la salud Tamaño de la plantilla en relación con el presupuesto por programas Número de tareas prioritarias del plan de trabajo en relación con el presupuesto por programas, cuando se dispone del dato Variación del presupuesto consignado en los dos bienios precedentes Índice de Percepción de la Corrupción 2012 (Transparency International) Estados frágiles (Lista armonizada de situaciones frágiles Banco Mundial) Observaciones y conclusiones de auditoría precedentes sobre el riesgo residual Informes de supervisión precedentes (investigaciones) Retroalimentación de la administración/área de inquietud en cuestión. Otros parámetros que se aplican a las oficinas de la OMS en los países: Tiempo de permanencia en el cargo de los funcionarios clave (jefes de las oficinas de la OMS en los países) Número de suboficinas Participación en fondos fiduciarios de donantes múltiples y/o condición de subreceptor del Fondo Mundial de Lucha contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria. Parámetros aplicados a las áreas funcionales «transversales»: Registro de los riesgos institucionales Evaluación del riesgo Impacto Registro de los riesgos institucionales Evaluación del riesgo Probabilidad Observaciones y conclusiones de auditoría precedentes sobre el riesgo residual Riesgos de auditoría especiales (investigaciones) Gastos/nivel de inversión Grado de automatización (apreciación subjetiva) Riesgos inherentes (apreciación subjetiva) Riesgos de auditoría especiales (investigaciones) Retroalimentación de la administración/área de inquietud en cuestión. = = = 1 El presupuesto consignado para el bienio aún no está disponible en el Sistema Mundial de Gestión. 7

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