En este capítulo se muestra como instalar el programa, conectarse a las bases de datos, y otras actividades propias del departamento técnico.

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1 Barcelona: CloudKPI Manual técnico En este capítulo se muestra como instalar el programa, conectarse a las bases de datos, y otras actividades propias del departamento técnico. También se revisa la base de datos IRIs Data que con su información consolidada son la base para el desarrollo de los indicadores e informes. Pág. 1

2 Instalación Arquitectura CloudKPI es una aplicación que puede funcionar en dos modalidades: en internet desde nuestro servidor o instalado en la intranet de su empresa. En la modalidad internet no existe instalación ni mantenimiento por su parte y tan solo debe conectarse a la dirección web: e introducir la información de empresa, usuario y contraseña o bien la que indique su empresa Modalidad Internet Nuestro servidor web IRIs View Servidor IRIs View IRIs Data Ficheros con la información o con las medidas ya calculadas de forma local En caso de trabajar con CloudKPI de forma local habrá que instalar el programa en el servidor web de la empresa. Modalidad Local Su servidor web IRIs View Dirección intranet proporcionada por la empresa Servidor IRIs View IRIs Data Sistema informático Pág. 2

3 Requerimientos técnicos Los requerimientos son los siguientes: Servidor web con sistema operativo Windows (a partir de 2000). Internet Information Server (a partir de la versión 5.0) con NetFrameWork 4.0, Service pack 1. Configurar la visibilidad del usuario aspnet (iis5) o networkservices (iis6). Nota: la responsabilidad de la instalación en la intranet de la empresa corresponde al administrador informático del cliente y no en IRIs View Consulting. Esto es debido a las diferentes configuraciones de cada empresa con características técnicas propias de cada sistema y que son conocidas tan solo por su administrador. Árbol de directorios Estos son los directorio de una instalación estándar: Directorio base (con las pantallas.aspx del programa) /bin (con los binarios) /app_data (contiene el archivo IRIsView.ini) /images (con las imágenes que aparecen en el programa) Pág. 3

4 Bases de datos En el directorio App_Data (o en otro si lo considera oportuno) se encuentran las bases de datos que necesita CloudKPI Se trata de bases de datos SQLServer y son las siguientes... IRIsView Base de datos con la información básica de conexión a las bases de datos Servidor IRIs View e IRIs Data. También se guarda la información Log y los textos y mensajes que aparecen en el programa en diferentes idiomas. ServidorIRIsView Con la configuración del programa, indicadores, cuadros de mando y las medidas ya calculadas. IRIsData Datamart Es la base de datos que consolida la información de la empresa y en donde se realiza el cálculo de los indicadores y que contiene la información de reporting. Opcionalmente puede disponer de una base de datos con el resumen de la información procesada. En realidad se trata de copias de tablas Código de la empresa Toda la información del programa contiene un código de empresa. Este código, sin espacios ni caracteres extraños (acentos, ñ, ç ) identificará su empresa. Por ejemplo podemos utilizar el código CRISOL para referirnos a la empresa Grupo Crisol de Comunicación. Creación de las bases de datos CloudKPI incluye una función de registro que crea las bases de datos necesarias para que funcione el programa con todas las tablas, vistas y registros necesarios. Esta información es resultado de copia a partir de la base de datos de ejemplo. Pág. 4

5 Fichero de configuración IRIsView Esta es una base de datos SQL que contiene varias tablas: _log, _mensajes y _registros. La tabla _log recoge información sobre la actividad del programa y no debe preocuparle. La tabla _mensaje contiene todos los textos que aparecen en el programa en varios idiomas. Cada cambio de versión requiere actualizar esta tabla. La tabla _registros sí que tiene importancia durante el proceso de instalación puesto que contiene la información básica para la conexión con las bases de datos Servidor IRIs View, IRIs Data y Datamart y es a la que se accede cada vez que un usuario intenta entrar en el programa. Por lo tanto, es necesario crear un registro con dicha información y que incluye la del nombre del servidor en donde están las dos bases de datos básicas: irisdata y servidoririsview, con el usuario y contraseña para su acceso. En el campo código empresa se pondrá el código comentado en el apartado anterior y que identifica a su empresa. Fichero IRIsView.ini El archivo IRIsView.ini contiene información básica para la conexión con las base de datos del programa. Se trata de un fichero de texto con la siguiente estructura: Línea 1: la palabra Local Línea 2: Nombre del servidor de la base de datos Línea 3: Usuario de acceso a la base de datos Línea 4: Contraseña de acceso a la base de datos Línea 5: Base de datos IRIsView Línea 6: Pantalla a la que se va en caso de time-out Pág. 5

6 Instalación en IIS CloudKPI es una aplicación desarrollada en.net y que debe ser instalada en IIS. El acceso a Internet Information Services se realiza desde las herramientas administrativas del Panel de Control. Aunque cada instalación puede ser diferente y es responsabilidad del administrador del sistema de la empresa, le recomendamos seguir las siguientes acciones: Copiar el programa que pondremos a su disposición en su servidor web respetando la estructura de directorios que se ha comentado anteriormente. Al entrar en IIS verá que aparece el directorio que acaba de copiar bajo el Default Web Site. Conviértalo en aplicación desde IIS... Pág. 6

7 Permisos del usuario Las aplicaciones web son ejecutadas mediante el usuario IIS_IUSRS. Se trata de un usuario por defecto que debe tener permisos de escritura sobre la base de datos. Configure el usuario desde la opción Editar permisos del icono Autenticación Que da paso a una pantalla con los usuarios de IIS. Aquí hay un botón Editar Y asegúrese de que estén activados los permisos de modificación y escritura. Pág. 7

8 Documento predeterminado Mediante la opción Documento predeterminado Debe indicar que la hoja web inicial es Entrada.aspx o cualquier otra que haya personalizado para su empresa y que tenga la misma programación que Entrada.aspx : Solo falta probar la ejecución de CloudKPI en su navegador: Es posible que al ejecutarlo aparezca algún mensaje de error solicitando la instalaciones de varias extensiones. Para solucionar este problema debe revisar el fichero Web.config y ver si las versiones que aparecen coinciden con las que están instaladas en el directorio c:\windows\assembly: Tiempo máximo de espera Por motivos de seguridad, las aplicaciones web suelen tener un periodo máximo de inactividad pasado el cual se está obligado a volver a entrar en la aplicación. Este periodo se configura mediante IIS y afectará a los largos procesos de carga de ficheros. Nota: También podrá desarrollar otros sistemas para acceder a la aplicación desde la intranet o dar acceso externo. Pág. 8

9 Personalización pantalla inicial CloudKPI en su versión web se presenta mediante una pantalla de bienvenida en donde se introduce la empresa, usuario y contraseña. En caso de instalar de forma local el programa, existe la posibilidad de personalizar la pantalla de bienvenida y además evitar la introducción del código de la empresa, cosa innecesaria al tratarse de una aplicación con la que tan solo trabajará usted. Este es un ejemplo de pantalla de inicio desarrollado de forma personalizada. La personalización de esta pantalla debe ser realizada por personal certificado que disponga de conocimientos en lenguaje.net. El sistema que se sigue es el siguiente: Agregue un nuevo formulario al proyecto y dele nombre, por ejemplo, PantallaInicioAcme.aspx Copie el diseño básico y programación de alguna otra pantalla inicial de ejemplo (Entrada.aspx). Esto asegura que la pantalla contendrá los elementos mínimos necesarios para trabajar: usuario, contraseña y botón de entrada en la aplicación. Personalice esta pantalla con las imágenes y logos de su empresa. En principio no es necesario incluir más programación en esta pantalla. Configure IIS para que comience a trabajar con esta pantalla personalizada. Pág. 9

10 Opciones administrativas El desarrollo del cuadro de mando y su configuración dependen en buena parte del administrador del mismo tal y como se explica en el Manual Administrativo. Pese a ello hay numerosas opciones de configuración que dependen del responsable técnico así como todo lo referido al mantenimiento de la base de datos IRIs Data. Tablas del programa La mayoría de tareas administrativas afectan a registros que se encuentran en tablas de la base de datos ServidorIRIsView. Estas tablas no deben ser modificadas y comentamos algunas que pueden ser importantes para el administrador. Ejecución del programa En la tabla _Contexto se guarda la información asociada a la ejecución de cada usuario. En la tabla _Configuracion hay información sobre la versión de la base de datos. En la tabla _Log se encuentra la traza de las tareas realizadas por cada usuario. Usuarios En las tabla _Usuarios y _UsuariosCuadros se encuentra la información de los usuarios y su visibilidad. Logotipo de la empresa CloudKPI puede mostrar el logotipo de la empresa en las pantallas principales. El fichero del logotipo se configura en la pestaña negocio de la pantalla de empresa y debe encontrarse en el directorio /Images/logos de la aplicación y su tamaño debe estar limitado para que no sobrepase el espacio asignado. Desactivar el programa Si desea impedir la entrada de los usuarios de forma temporal puede utilizar la opción Deshabilitar temporalmente que se encuentra en el asistente. Al pulsarla se impide la entrada de usuarios excepto los administradores. Pág. 10

11 Desarrollo y carga del Datamart El cálculo de los indicadores e informes es resultado del tratamiento de la información de su sistema informático que ha sido transferido a la base de datos IRIsData. Este proceso de carga se debe personalizar para cada empresa y se encontrarán múltiples casuísticas. Estas son las funcionalidades que CloudKPI incluye para la carga automatizada de la información. Carga directa de información y medidas En numerosas ocasiones la carga de la información no se realizará desde ficheros de texto ni conexión directa al sistema informático sino mediante carga de bases de datos Access que ya contienen toda la información necesario para el cálculo o bien las medidas ya calculadas. Esta situación puede pasar En pequeñas empresas sin sistema informático Cuando el volumen de información aconseje realizar el cálculo de forma separada Cuando se introduzcan presupuestos Cuando se trabaje con indicadores no soportados por su sistema informático Sea cual fuera la situación, en esta pantalla a la que se accede desde el asistente puede introducir el nombre de la base de datos Access para que se suban al servidor y se capturen las medidas automáticamente. El procedimiento de introducción de las medidas se explica en el manual de Carga de información desde Access en donde puede incluir medidas manuales, información comercial, movimientos contables y en definitiva cualquier otro tipo de información. Indique la ubicación del fichero y pulse el botón de carga.. ClickKPI carga automáticamente las tablas _DatosMedidasMes y _DatosMedidasTrimestre y también los ficheros de carga configurados en cada una de las áreas tal y como se explica a continuación. De forma automática ejecutará los procesos de cálculo de cada uno de los indicadores. Pág. 11

12 Cargar la información en IRIsData La base de datos IRIsData contiene la información de su empresa necesaria para calcular los indicadores. En el manual administrativo se explica el proceso de identificación de las tablas y campos que contienen la información básica. Las tablas de IRIsData se deben cargar periódicamente, normalmente cada noche, con la información de su sistema informático. Aunque recomendamos utilizar un proceso agente que ejecute Stored Procedures y crear servidores vinculados a su sistema informático, usted puede utilizar otros sistemas y programas con los que se consiga el mismo efecto. Pág. 12

13 Gestión de objetivos y presupuestos La razón de ser de cada uno de los indicadores es la de alcanzar un objetivo, ya sea estratégico o operativo. En muchas ocasiones el objetivo es simplemente el de superar los resultados del año o del mes anterior y por lo tanto será suficiente con comparar dicha información en dos columnas del cuadro de mando. En otras ocasiones se trata de comparar los datos reales con objetivos acordados en la empresa. CloudKPI permite introducir presupuestos o bien definir objetivos fijos a cada indicador y posteriormente compararlos a los resultados reales comprobando las desviaciones. Objetivos fijos En muchos indicadores, especialmente los ratios, el objetivo no varía para cada mes o para cada valor de las dimensiones. Un ejemplo sería un % de absentismo en donde definimos que debe estar siempre por debajo del 1%. Otro ejemplo sería en tiempo dedicado para realizar una operación cuyo valor no depende de quien lo hace ni del mes. En estos casos podemos definir el valor del objetivo en la opción de desarrollo de los indicadores: Pág. 13

14 Ob je tivo s p or d i me ns io ne s Otros indicadores, especialmente lo de actividad, tienen unos objetivos que varían para cada mes y dimensiones. La forma de introducirlos es desde la tabla MedidasManuales del fichero Access tal y como se ha explicado en el apartado de carga directa de datos al Datamart. La estructura es la siguiente: Código del cuadro, código del indicador, periodicidad (M, T o S para mensual, trimestral o semanal), un código de presupuesto (proponemos PR1, PR2 para presupuesto 1, presupuesto 2 ), el valor de las 8 dimensiones posibles (en el ejemplo solo se informan 2) y los valores de las medidas. Cál cu lo de lo s p resup ue s t os Al contrario de los objetivos fijos, estas medidas no aparecerán hasta que se vuelva a calcular el cuadro de mando. En caso que un indicador tenga definido un objetivo fijo, este tendrá prioridad respecto a otros presupuestos. T ipos de pre s up ue s to s Se pueden informar varios tipos de objetivos o presupuestos, por ejemplo optimistas, pesimistas, iniciales, revisados Posteriormente se puede decidir cuales son los presupuestos que se muestran en el cuadro de mando. Cada presupuesto tendrá un código de medida diferente. Pág. 14

15 Revisión del log CloudKPI guarda la actividad realizada en una tabla llamada _Log y también en la tabla _Log de la base de datos IRIsView. Se guarda información de los usuarios que entran a trabajar así como las acciones que realizan, las pantallas por las que pasan y en caso de un usuario administrador se guarda importante información sobre las instrucciones sobre la carga de información en IRIsData y el cálculo de los indicadores. Esta tabla es de gran valor durante el periodo de desarrollo de un cuadro de mando, permitiendo encontrar errores y detectando el comportamiento de los usuarios. Para evitar que este fichero se haga demasiado grande y disminuya el rendimiento del programa se recomienda vaciarlo periódicamente. Lo puede hacer desde la pantalla de gestión del usuario administrador. Pág. 15

16 Anexo Mensajes de la aplicación Los mensajes que aparecen en la aplicación se presentan en varios idiomas, en el momento de escribir este manual en Catalán, Español, Portugués e Inglés. Todos los mensajes están parametrizados en una base de datos facilitando la incorporación de nuevos mensajes e idiomas. Los encontrará en la tabla _Mensajes de la base de datos IRIsView que se encuentra en el directorio App_Data (o donde lo alojó). Estos mensajes se cargar en memoria la primera vez que se ejecuta la aplicación y se consultan cada vez que se monta una pantalla. Pág. 16

17 Exportar información de Excel a Access En este documento hemos puesto el ejemplo de entregar la información en un fichero Access a partir del cual se calculan los indicadores. Es posible que originalmente la información se encuentre en Excel. Para exportar la información desde el fichero Excel a Access haremos lo siguiente: Abrir MSAccess: Crear una base de datos nueva Seleccionar el directorio donde la guardaremos En este ejemplo llamamos Ejemplo.mdb a la base de datos y seleccionamos 2003 como formato. Y la creamos En este momento ya tenemos una base de datos Access vacía. Pág. 17

18 Para crear las tablas que corresponden a su fichero Excel debemos acceder al menú Datos externo y a la opción Excel. Seleccionamos el fichero Excel con su información Al aceptar se abre un asistente en donde configurar como se guardará la información. Vamos a dar por buenas todas las opciones que aparecen por defecto y pulsamos el botón finalizar. Automáticamente se crea una tabla con el nombre de la hoja Excel y con todos los registros actuales. En las exportaciones sucesivas puede optar por eliminar la tabla y ejecutar los pasos anteriores o bien Abrir la tabla Access Eliminar todos los registros Abrir el fichero Excel Seleccionar todas las filas con registros Copiar los registros Excel y Pegarlos en la tabla Access que estará vacía Pág. 18

19 Actualización del programa Periódicamente se entregan nuevas versiones del programa que incluyen nuevas funcionalidades, mejoras sobre las existentes o resuelven las incidencias detectadas. El proceso de actualización consiste en substituir una serie de ficheros por otros nuevos. Estos nuevos se entregarán en mano, por mail o bien se encuentran en nuestro servidor FTP al que se dará acceso mediante contraseña. Ficheros a actualizar Fichero binario (dll) Fuentes y pantallas del programa (.vb y.aspx) Imágenes (.jpg, png) Mensajes que aparecen en el programa Se trata de los registros de la tabla Mensajes de la base de datos irisview Dependiendo del alcance de la actualización puede ser necesario realizar algún otro cambio que se avisaría. Procedimiento detallado de actualización Disponer de los ficheros del programa Ya sea por mail, ftp, google docs o por entrega en mano se deben copiar todos los ficheros que forman parte de la actualización del programa en el servidor de la empresa. Copia de seguridad del programa actual Como norma básica en cualquier proceso de actualización es obligado realizar una copia de todos los ficheros que forman parte del programa actual y que son los que se han nombrado anteriormente. Substitución del nuevo programa Se debe substituir los ficheros actuales del programa por los que corresponden a la nueva versión. Cada uno en el directorio que le corresponda y que depende de cada instalación en particular. Actualización de las bases de datos En algunos casos será necesario modificar las tablas de las bases de datos actuales o bien crear otras nuevas. En cualquier caso se avisará si fuera necesario. Actualización de los mensajes del programa Nuevas funcionalidades necesitan nuevos textos para presentarlas. Esto se consigue substituyendo la tabla Mensajes de la base de datos IRIsView.mdb por la misma tabla de la nueva base de datos que se haya entregado. Revisar IIS Hemos detectado que en algunas ocasiones es necesario volver a configurar la página inicial en el IIS. Pág. 19

20 Automatización del cálculo SQLServer ofrece herramientas que permiten automatizar el cálculo de los indicadores. Esto se hace mediante la personalización de procesos almacenados (Stored Procedures) a las necesidades de cada empresa. En la base de datos IRIsData encontrará ejemplos con los que podrá comenzar a trabajar como el SQP CalculoCuadro. En este caso se manda calcular los indicadores de los cuadros Ventas y VentasDiarias de la empresa Novolux. El proceso CalculoCuadro revisa las instrucciones de cálculo que se encuentran en la tabla _CalculoSQL y de esta forma similar el proceso completo de cálculo de un cuadro de mando. La periodicidad de cálculo de los cuadros de mando se puede configura mediante un proceso agente aunque hay otros sistemas para hacerlo. Vigile no sobrepasar la capacidad de su servidor de datos colapsando el sistema. También puede ejecutar estos procesos de forma manual desde la opción Carga que se encuentra en el propio cuadro de mando: Esta opción se encuentra activa si se ha informado del proceso de carga en la pantalla de configuración del cálculo. Nota: Este proceso es necesario personalizarlo para cada empresa ya que seguro que habrán indicadores especiales cuyo cálculo sea más complejo. Pág. 20