SERVICIOS DE ACTUALIZACIONES AUTOMATICAS

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1 Hora: 7:30 a.m. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES DE LAS OFERTAS PRESENTADAS PARA ACTUALIZACIÓN DE LOS MÓDULOS PIMISYS UNIÓN P Y G PARA LA INFORMACIÓN CONTABLE, SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL PIMISYS UNIÓN SIEP, SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS PIMISYS UNIÓN ALMACEN, MODULO SISTEMA DE AUTOMATIZACION FINANCIERA PIMISYS UNION TESORERO Y PIMISYS UNION NOMINA, HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DE INCLUYE ACTUALIZACIÓN Y RECONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR Y BASE DE DATOS, PARA EL ÓPTIMO DESEMPEÑO DE LAS ACTUALIZACIONESDE ACUERDO AL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACION (IGUAL O INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA) INVITACIÓN PÚBLICA FECHA AAA/MM/DD El día de hoy Diecisiete (17) de Septiembre de dos mil diez (2010), en el despacho del Contralor Municipal de Villavicencio, se reunieron el Contralor Municipal de Villavicencio, Doctor HECTOR ALFONSO CUELLAR PÚLIDO, la Secretaria General MARTHA TERESA JARA RIOS y la Profesional Universitario dependiente de la Secretaria General CLAUDIA FERNANDA MARTINEZ PERILLA, con el objeto de hacer la verificación de los requisitos mínimos habilitantes de la oferta allegada (1 Sola) el día Dieciséis (16) de Septiembre de 2010, por PIMISYS S.A.S., identificado con Nit No , con representación de ALVARO RICARDO PIMIENTO GUZMAN, identificado con C.C de Ibagué, como producto del proceso de selección de adquisición de bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización igual o inferior al 10% de la menor cuantía según INVITACION PÚBLICA 19 de 2010, para el servicio de actualización y reconfiguración del servidor y base de datos, para el óptimo desempeño de las actualizaciones, que cumpla las siguientes especificaciones: ACTUALIZACIÓN DE LOS MÓDULOS PIMISYS UNIÓN P Y G PARA LA INFORMACIÓN CONTABLE, SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL PIMISYS UNIÓN SIEP, SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS PIMISYS UNIÓN ALMACEN, MODULO SISTEMA DE AUTOMATIZACION FINANCIERA PIMISYS UNION TESORERO Y PIMISYS UNION NOMINA, HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DE INCLUYE ACTUALIZACIÓN Y RECONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR Y BASE DE DATOS, PARA EL ÓPTIMO DESEMPEÑO DE LAS ACTUALIZACIONES DESARROLLO DE LA VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES: PROPUESTA RECIBIDA POR PIMISYS S.A.S., identificado con Nit No , con representación de ALVARO RICARDO PIMIENTO GUZMAN, identificado con C.C de Ibagué. CARACTERISTICAS TÉCNICAS Y ECONOMICA OFERTADA Ofrece lo siguiente: SERVICIOS DE ACTUALIZACIONES AUTOMATICAS El proceso de actualización automática PIMISYS AUTOUPDATE se realiza utilizando nuestra página en Internet

2 en la cual Ud. deberá identificarse, suministrar el archivo de descripción de la base de datos de aplicaciones (APPDB.INI) y descargar las actualizaciones de manera ágil. Y sencilla Este servicio le permitirá obtener las novedades, modificaciones y ajustes realizados sobre las aplicaciones que Ud. tiene instaladas en su entidad. Estas serán descargadas desde Internet y el personal del departamento de Informática podrá instalarlas en el servidor de aplicaciones, con el ánimo que los clientes se actualicen automáticamente y se beneficien de ellas. Nota. PIMISYS AUTOUPDATE cubre únicamente el servicio de actualización de Release y no de versión general de productos (Upgrade). Por ejemplo, la implementación de una nueva plataforma para los productos. 2. SERVICIOS ADICIONALES Se ajustará la configuración del servidor y de la base de datos para obtener el mejor desempeño de los sistemas instalados, realizando las siguientes actividades: Mejoras en la configuración del servidor de máquinas virtuales (HPPlroliant ML 150) y de archivos de los usuarios. Se reconfigurará el servidor de máquinas virtuales y se moverán y ajustará la configuración de las carpetas de archivos de los usuarios, estableciendo políticas de uso y seguridad. Dentro de los servicios que presta este servidor están: Hyper V FileServer & Redirected Folders

3 Se reconfigurará el servidor de dominio a la nueva implementación, Se actualizará la base de datos PIMISYS a la última versión, con el ánimo de contar con las nuevas características de los sistemas (enumeradas posteriormente). Dentro de los servicios que presta este servidor están: Active directory Services (DNS, DHCP, WINS, etc) Políticas de dominio Microsoft SQL Server. SQL especializado para la base de datos PIMISYS. Se configurará la máquina virtual para la configuración y administración del acceso a internet de los usuarios de la red, y la utilización de la IP pública para diversos aspectos. Se debe contar con la participación activa de los funcionarios de la CONTRALORIA DE VILLAVICENCIO, para realizar la parametrización y definición de políticas de algunos aspectos de los servidores y de los computadores clientes. 3. ACTUALIZACIONES PENDIENTES Dentro de las actualizaciones que se han realizado a los sistemas implementados y que a la fecha se deben instalar en la CONTRALORIA DE VILLAVICENCIO pueden mencionar las más importantes, como son: Almacén Ajuste en la selección de los grupos a los que pertenecen los artículos. Mejoramiento en la validación de la configuración regional de la hora. Mejoras en el control de documentos anulados o en algunos casos documentos aprobados. Ajuste en el proceso de reconstrucción de acumulados cuando las cantidades son CERO. Mejoras en los reportes CRAC, suprimiendo los ENTER de los campos de texto. Situación que generaba problemas en la exportación a archivos planos o al copiar los datos al Portapapeles. Ajuste menor en el formato del reporte de asignaciones. Ajuste y estandarización del manejo de procedimientos de anulación. Contabilidad. Ajuste en el procedimiento de actualización de un código de cuenta contable. Ajuste en el procedimiento de ajuste de atributos de una cuenta contable, se agregaran las variables requeridas de acuerdo al tipo de asiento. Mejoramiento en la validación de la configuración regional de la hora. Ajuste al proceso de exportación del archivo CGN-Catálogo de cuentas en la columna de saldo final de acuerdo a la naturaleza de la cuenta mayor. Ajuste al cargar documentos extensos. Validaciones adicionales y ajuste en el manejo de archivos planos. Opciones para el envío de certificados de ingresos y retenciones, IVA e ICA al correo electrónico de los terceros. Ajuste y estandarización del manejo de procedimientos de anulación: Implementación de reportes para la generación del Boletín de Deudores Mororos de la contraloría. Ajuste en la generación del reporte CGN-Reciprocas, para tomar correctamente el mes del reporte. Ajuste a la presentación del reporte de balance de prueba y balance general. Nómina. Ajuste en el formulario de novedades, ya no se predetermina la Fecha. Ajuste en el evaluador de fórmulas para el manejo correcto de operaciones con años bisiestos dentro de la función "INCFECHA". Ajuste en el procedimiento de actualización de la identificación de un tercero. Ajuste en el proceso de liquidación definitiva, para que sólo aplique a los cargos activos. Mejoras en la validación de dependencias de la hoja de vida, cuando se elimina o cuando se modifican sus cargos y dependencias. Ajuste a la base de datos en lo referente a la generación del archivo de autoliquidación.

4 Mejoras en el control de documentos anulados o en algunos casos documentos aprobados. Ajuste en la presentación de las firmas (Rep.Legal, Jefe Presupuesto, Jefe Personal, Pagador) de los reportes por grupos de concepto y liquidación. Mejoras al reporte de liquidación de la nómina para incluir la cantidad de empleados y a numerar ascendentemente cada una. Presupuesto. Se cambia la limitante para la generación de obligaciones antes de las fechas del plan de pago. Ahora se advierte de la situación sin limitar la creación de la obligación. Validación adicional al grabar "Giros" de Anticipos Mejoras en el reporte de ejecución presupuestal, permitiendo establecer un rango de fechas. Mejoras en el manejo de reintegros desde PIMISYS UNION TESORERO Implementación de módulos de vigencias futuras (Solicitud, Anulación, Cierre y Afectación contable). Implementación de manejo de recursos en el presupuesto de rentas lo que incluye: Presupuesto Inicial Adiciones Reducciones Boletín diario de ingresos Reportes Auxiliares y de Ejecución Descuentos Conceptos de configuración de TESORERIA Implementación de manejo devoluciones Implementación de los módulos de aplazamientos y desplazamientos presupuestales. Mejoras en la ventana de resumen de cuentas presupuestales. Se incluye la ejecución mensualizada y la ejecución del PAC. Ajuste el módulo de "Grupos de Contabilización", el cual mostraba mensajes de error con variables correctas. Ajuste en el formulario de 'Resumen' del plan de cuentas presupuestal. Ajuste al proceso de distribución de reintegros. Ajuste en la presentación del reporte de seguimiento de registro. Ajuste en la ventana de cuentas presupuestales permitiendo especificar un único grupo. Ajuste al módulo de Registro para poder cambiar de tercero, sin afectar la contabilidad y sin tener el mes sin bloqueo. Se ajusta el concepto de Solicitud por Aprobación de Vigencia Futura, y se permite más de un CDP que afecte una Aprobación. Mejoras en el manejo de plan de pagos. Se agrega el porcentaje y el valor a amortización en la definición de los planes de pago. Se permite asignar el valor a amortizar de cada giro y no solo el porcentaje. Se suprime la validación de afectación de un plan de pagos a vigencias posteriores. Módulo de anexos al plan de cuentas presupuestal para informes y otros fines Tesorería Validación adicional, para determinar que el concepto se encuentre definido, al agregar conceptos a recibos, órdenes de pago y egresos. Ajuste en el procedimiento de actualización de un número de cuenta bancaria. Corrección al cargar datos de la tabla temporal de recibos y egresos, ya que bajo ciertas circunstancias los recibos quedaban con valores erróneos. Corrección al proceso de validación de una modificación de un egreso, no se calculaba correctamente el saldo por recurso y se impedía grabar. Ahora se agrega automáticamente el centro de costo y el NIT del giro a los movimientos del egreso. Validación adicional cuando se registran ingresos, obligando que el rubro pertenezca a un grupo PAC. Opción para obligar o no egresos/notas débito/transferencias con saldo en libros. Implementación de los módulos de aplazamientos y anticipos de PAC. Validaciones adicionales en la incorporación de movimientos del PAC. Mejoras en la ventana de resumen de cuentas presupuestales. Se incluye la ejecución mensualizada y la ejecución del PAC.

5 Módulo para el registro y control de embargos judiciales, el cual no permitirá el pago a terceros hasta cumplir completamente con los embargos que se le han establecido. Ajuste y estandarización del manejo de procedimientos de anulación. Ajuste en la presentación del reporte detallado de recaudo. 4. INVERSION Servicio Valor Total ($) Actualización de los sistemas hasta el 31 de diciembre de Incluye actualización y reconfiguración del servidor y base de 4,600,000 datos, para el óptimo desempeño de las actualizaciones. NOTA: Los valores antes mencionados incluyen el IVA del 16%. ASPECTOS COMERCIALES Esta propuesta comercial tiene una validez de 30 días a partir de la fecha de referencia. Confidencialidad - La información Comercial y/o Técnica consignada en esta Propuesta es propiedad intelectual de PIMISYS, con destino exclusivo a LA CONTRALORIA DE VILLAVICENCIO. Sin consentimiento expreso por parte de PIMISYS está Propuesta Comercial no podrá ser puesta a disposición de terceras partes. Una vez realizada la verificación de lo requerido por la entidad se evidencia que se enuncian la totalidad de los mismos, así como en las características y cantidades solicitadas. Igualmente el precio total de la oferta se encuentra dentro del presupuesto oficial destinado para la contratación. VERIFICACION DE REQUISITOS HABILITANTES: Fotocopia de la cédula de ciudadanía persona natural o representante legal. Fotocopia del RUT (persona natural y/o persona jurídica y representante legal) Fotocopia certificado antecedentes judiciales del DAS (pasado Judicial) VIGENTE (persona natural y/o representante legal de la persona jurídica). Ultimo pago al sistema de la Seguridad Social y los Aportes Parafiscales y para persona jurídica certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal según el caso. Antecedentes disciplinarios de la Procuraduría (Persona Natural y/o Persona Jurídica y Representante Legal). Antecedentes Fiscales de la Contraloría General de la República (persona Natural y/o persona jurídica y representante legal). Certificado de Cámara y Comercio (con una expedición no mayor a dos meses, en el cual se debe verificar que la duración de la sociedad sea por lo menos, por el termino de ejecución del contrato y un año más, y constatar que quien firme tenga competencia para tal fin - Articulo 6º de la Ley 80 de 1993).

6 RESULTADO DE LA VERIFICACIÓN: Una vez verificado el precio de la oferta y las condiciones técnicas exigidas, se encuentra que el oferente PIMISYS S.A.S., identificado con Nit No , con representación de ALVARO RICARDO PIMIENTO GUZMAN, identificado con C.C de Ibagué. Cumple con los requerimientos para la presente contratación, por lo que se procedió a la verificación de los documentos anexos a la misma, encontrando que igualmente cumple con los requisitos habilitantes exigidos. Surtido el trámite señalado en el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, se concluye que PIMISYS S.A.S., identificado con Nit No , con representación de ALVARO RICARDO PIMIENTO GUZMAN, identificado con C.C de Ibagué. se encuentra dentro de las condiciones exigidas para realizar el contrato objeto de la presente Invitación Pública. TRASLADO: El contenido de la presente acta se dará traslado por un (1) día, la cual reposará en la Secretaria General de la Contraloría Municipal de Villavicencio, para tal fin se publicará en la pagina web de la entidad el día hábil diecisiete (17) de septiembre de 2010 con el fin de recibir observaciones a la misma. FECHA PARA LA FIRMA DEL CONTRATO: Efectuado el traslado y dadas las respuestas correspondientes en caso de requerirse, se procederá a la firma del Contrato. Para constancia se firma en la ciudad de Villavicencio (Meta), a los diecisiete (17) días del mes de septiembre de dos mil diez (2010). HECTOR ALFONSO CUELLAR PÚLIDO Contralor Municipal de Villavicencio MARTHA TERESA JARA RÍOS Secretaria General CLAUDIA FERNANDA MARTINEZ PERILLA Profesional Universitario Original firmado.