MODELO DE PREVENCION DE DELITOS LEY RESPONSABILIDAD PENAL DE PERSONAS JURIDICAS PENTASECURITY

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1 MODELO DE PREVENCION DE DELITOS LEY RESPONSABILIDAD PENAL DE PERSONAS JURIDICAS PENTASECURITY

2 INDICE 1. OBJETIVO 2. MARCO LEGAL 3. MODELO DE PREVENCION DE DELITOS (MPD) LEY Designación de un Encargado de Prevención de Delitos Definición de medios y facultades del Encargado de Prevención de Delitos Establecimiento de un Sistema de Prevención de Delitos Supervisión y Certificación del Sistema de Prevención de Delitos 4. ÁMBITO DE APLICACIÓN 5. POLÍTICAS DE ACTUACIÓN 6. PROCEDIMIENTOS 7. CAPACITACIÓN Y COMUNICACIÓN 8. ANEXOS Fecha Aprobación Directorio: Julio2014 Versión 1 Página 2/11

3 1.- OBJETIVO Definir un Modelo de Prevención de Delitos en el marco de la Ley que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y delitos de cohecho. 2.- MARCO LEGAL En el marco de los compromisos asumidos con la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), previo a la incorporación de Chile a este organismo, el 25 de noviembre de 2009 se promulgó la Ley sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas. La Ley sanciona a las empresas privadas y públicas por la comisión de delitos de cohecho a funcionario público nacional e internacional; lavado de activos y financiación del terrorismo. La Ley , en su artículo 1 establece la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas respecto de los delitos previstos en los siguientes artículos: 27 de la Ley (lavado de activos) 8 de la Ley (financiamiento del terrorismo), y 250 y 251 bis (cohecho) del Código Penal. Asimismo, establece el procedimiento para la investigación y establecimiento de dicha responsabilidad penal, la determinación de las sanciones procedentes y la ejecución de éstas. Las disposiciones de esta Ley son aplicables a las personas jurídicas de derecho privado, con o sin fines de lucro, y a las empresas del Estado. Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas. Las personas jurídicas serán responsables de los delitos, señalados en el artículo 1, que fueren cometidos, directa e indirectamente en su interés o para su provecho, por sus dueños, controladores, responsables, ejecutivos, representantes, como también por personas que estén bajo la dirección o supervisión de alguno de los sujetos antes mencionados; siempre que la comisión del delito fuere consecuencia del incumplimiento de los deberes de dirección y supervisión. Por lo tanto, para que aplique esta Ley, se requiere que el delito sea cometido en beneficio de la persona jurídica. Se considerará que los deberes de dirección y supervisión se han cumplido cuando, con anterioridad a la comisión del delito, la persona jurídica hubiera adoptado e implementado un Modelo de Prevención de Delito, el cual debe contener, a lo menos los siguientes elementos: Un Encargado de Prevención Definición de medios y facultades del Encargado de Prevención. Establecimiento de un Sistema de Prevención de Delitos. Sanciones: Disolución o cancelación de la personalidad jurídica. Prohibición temporal o perpetua de celebrar actos y contratos con los organismos del Estado. Pérdida parcial o total de beneficios fiscales o prohibición absoluta de recepción de los mismos por un tiempo determinado. Multa a beneficio fiscal hasta UTM. Penas accesorias previstas en el artículo 13 de la Ley Fecha Aprobación Directorio: Julio2014 Versión 1 Página 3/11

4 3.- MODELO DE PREVENCION DE DELITOS LEY (MPD) 3.1- Designación de un Encargado de Prevención de Delitos (EPD). De acuerdo a lo establecido en la Ley , el Directorio de la Compañía será el encargado de: a. Designar al Encargado de Prevención de Delitos, quien tendrá una vigencia máxima de 3 años, renovable por períodos iguales y sucesivos. b. Aprobar el contenido y alcance de las disposiciones del MPD. c. Tomar conocimiento, al menos semestral, del informe que da cuenta sobre la implantación, aplicación, actualización y seguimiento del MPD, así como las incidencias que se detecten. d. Conocer cualquier acción judicial que llegue a presentarse en contra de la Compañía, en el marco de la citada Ley Por su parte, el Encargado de Prevención de Delitos tendrá las siguientes funciones. a. Diseñar, desarrollar e implantar el Sistema de Prevención de Delitos, previa aprobación por parte del Directorio, así como las modificaciones posteriores que éste efectuare. b. Proponer al Directorio las actualizaciones, correcciones o mejoras al MPD, sujeto a los cambios en la Compañía, en el entorno legal o regulatorio, así como de las evaluaciones efectuadas al mismo. c. Informar semestralmente al Directorio, sobre la implantación, aplicación y seguimiento del MPD. d. Coordinar las actividades y tareas que las distintas áreas deben desarrollar, de conformidad con las funciones y responsabilidades asignadas, respecto de cada una de ellas. e. Informar al Directorio, respecto de vulneraciones o conductas de empleados, así como también, las incidencias o acciones judiciales relacionadas con los delitos contemplados en la Ley f. Diseñar e implantar los planes de Capacitación y Comunicación, necesarios para una adecuada aplicación y funcionamiento del Sistema. g. Coordinar con la empresa certificadora las actividades propias de revisión del MPD tendientes a la obtener la Certificación que contempla la Ley Definición de medios y facultades del encargado de prevención. El Directorio deberá proveer al Encargado de Prevención de Delitos los medios y facultades suficientes para el desempeño de sus funciones, entre los que se considerarán a lo menos: a. Los recursos y medios materiales necesarios para realizar adecuadamente sus labores, en consideración al tamaño y capacidad económica de la persona jurídica. Al respecto, el EPD cuenta con recursos financieros, humanos y tecnológicos adecuados para gestionar el MPD. b. La presente Ley establece que debe existir: acceso directo al Directorio para informarle oportunamente de las medidas y planes implementados en el cumplimiento de su cometido y para rendir cuenta de su gestión y reportar a lo menos semestralmente, en ese sentido, el EPD de la Compañía, por la naturaleza de sus funciones, cuenta con acceso al Comité de Auditoría, el cual se encuentra compuesto, entre otros, por dos miembros del Directorio, a quienes reporta formalmente el resultado de las actividades realizadas en el marco de la aplicación del MPD con periodicidad semestral Establecimiento de un Sistema de Prevención de Delitos. a) El Sistema de Prevención de Delitos contempla la identificación de las actividades y/o procesos de la Compañía, sean habituales o esporádicos, en cuyo contexto se genere o incremente el riesgo de comisión de los delitos sancionados por esta Ley. Fecha Aprobación Directorio: Julio2014 Versión 1 Página 4/11

5 Al respecto, el área de Cumplimiento tendrá las siguientes funciones relacionadas con la elaboración de la Matriz de Riesgos : Identificar y registrar, en conjunto con las áreas responsables, las actividades y/o procesos que presenten riesgos asociados a los delitos contenidos en la Ley. (Ver tipología de riesgos en Anexo I) Evaluar, apropiadamente la criticidad de los riesgos identificados (probabilidad, impacto y riesgo residual). Identificar y registrar adecuadamente los controles conducentes a mitigar los estos riesgos. Identificar los responsables de la ejecución de los controles. Efectuar una actualización y monitoreo periódico de la matriz de riesgos, así como, informar al EPD sus posibles desviaciones. b) El establecimiento de protocolos, reglas y procedimientos específicos que permitan a las personas que intervengan en las actividades o procesos identificados como riesgosos, programar y ejecutar sus tareas o labores de una manera que prevenga la materialización de estos delitos. La Compañía deberá incorporar, mantener y actualizar permanentemente los lineamientos de esta Ley en los siguientes documentos de la Compañía: - Código de Ética. - Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. - Políticas (Adquisiciones, Comercial, Selección de Personal, Inversión, Donaciones, Rendición de Gastos, etc.,). - Cláusulas específicas de la Ley en los contratos de trabajo de los colaboradores. - Cláusulas específicas de la Ley en los contratos con proveedores y prestadores de servicios. - Plan de capacitación, difusión y comunicación de esta Ley para los colaboradores, así como también información disponible en la página web de la Compañía para proveedores, clientes y terceras partes interesadas. - En las políticas y procedimientos operativos de la Compañía. c) La identificación de los procedimientos de administración y auditoría de los recursos financieros que permitan a la entidad prevenir su utilización en los delitos señalados. Auditoría Interna dentro de sus programas de revisión anual, deberá incluir la revisión de los recursos financieros tales como; Fondos Fijos, Fondos por Rendir, Inversiones, Adquisiciones, etc., así como también, verificar la efectividad y cumplimiento de los controles documentados. d) La existencia de sanciones administrativas internas, así como de procedimientos de denuncia o persecución de responsabilidades en contra de las personas que incumplan el Sistema de Prevención de Delitos. La Compañía asegurará la existencia de canales de comunicación que permitan a todos sus clientes, colaboradores, proveedores y terceras partes interesadas hacer denuncias sobre posibles violaciones a la Ley o las regulaciones, potenciales fraudes internos o externos, supuestas infracciones al Código de Ética o a las políticas y procedimientos, con total confidencialidad y garantizará una adecuada investigación del caso denunciado y tomará las medidas correctivas pertinentes. Este canal de denuncias deberá garantizar la confidencialidad, transparencia, facilidad de acceso, anonimato e inexistencia de represalias en el tratamiento y análisis de las denuncias recibidas. Las infracciones a las normas que constituyen el MPD serán consideradas como una falta grave a las obligaciones que impone el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, Código de Ética y el contrato de trabajo. Fecha Aprobación Directorio: Julio2014 Versión 1 Página 5/11

6 Independiente de las medidas disciplinarias internas que la Compañía determine aplicar en caso de un incumplimiento del MPD, ésta realizará la persecución legal de quienes resulten responsables, aplicando las sanciones civiles y penales que determinen los Tribunales de Justicia conforme a la legislación vigente Supervisión y Certificación del Sistema de Prevención de Delitos. a) El EPD, deberá establecer métodos para la aplicación efectiva del Modelo de Prevención de Delitos y su supervisión a fin de detectar y corregir sus fallas, así como actualizarlo de acuerdo al cambio de circunstancias de la respectiva entidad. b) La Compañía realizará el proceso de Certificación del MPD, con el fin de corroborar, a través de una entidad externa, el adecuado diseño e implementación del modelo. El proceso de certificación permitirá a la Administración Superior de la Compañía objetivar la fortaleza de su MPD y su habilidad para prevenir los riesgos de ocurrencia de los delitos. 4.- ÁMBITO DE APLICACIÓN El MPD rige para todas personas que participan en Penta Security, entendiendo como tales a: Los Colaboradores de Penta Security. Los Clientes, Proveedores, o cualquier otro prestador de servicios. Los Accionistas, Directores y Ejecutivos. La Compañía compromete a sus Colaboradores y Ejecutivos a mantener un comportamiento correcto, estricto y diligente en el cumplimiento del Modelo de Prevención de Delitos. 5.- POLÍTICAS DE ACTUACIÓN a. La actuación de los Directores, Ejecutivos y Colaboradores, debe efectuarse de conformidad con los principios, políticas, normas y procedimientos de la Compañía establecidos en: (i) (ii) (iii) Código de Ética y Estándares de Conducta. Reglamento de Higiene y Seguridad. Las Disposiciones del Modelo de Prevención de Delitos. b. Queda estrictamente prohibido a cualquier Director, Ejecutivo o Colaborador, planificar, desarrollar o ejercer directa o indirectamente, individual o concertadamente, cualquier tipo de iniciativa o acto, que tenga por finalidad obtener cualquier tipo de beneficio o ventaja en favor de la Compañía Penta Security, que sea acreditado como un acto delictivo establecido en la Ley c. Las jefaturas deben velar por la permanente difusión a sus colaboradores respecto de las presentes disposiciones, y la exigencia de su cumplimiento íntegro y estricto. d. Cualquier Colaborador debe alertar prontamente a su jefatura, y al EPD, cualquier incumplimiento o vulneración de las presentes disposiciones a través de los canales establecidos para ello. Fecha Aprobación Directorio: Julio2014 Versión 1 Página 6/11

7 6.- PROCEDIMIENTOS Elaboración de la Matriz de Riesgos. El área de Cumplimiento en conjunto con las áreas Comerciales, Técnicas, Finanzas, TI, entre otras, identificarán las actividades de riesgo y controles mitigantes, las que serán documentadas en una Matriz de Riesgos respectiva. 6.2 Elaboración de actas o minutas de reuniones con funcionarios públicos nacionales e internacionales. Las áreas Comerciales, Técnicas, Finanzas, TI, entre otras, deberán dejar registro escrito a través de actas y/o minutas, de las reuniones que sostengan con funcionarios públicos nacionales e internacionales, las cuales deberán ser remitidas a todos los partícipes. Dichas actas (Ver modelo de actas en Anexo II) deberá contener como mínimo la siguiente información: - Participantes - Objetivo de la reunión - Temas tratados - Acuerdos o compromisos alcanzados. - Temas pendientes si los hubiera. - Inclusión de disclaimers relacionados a la Ley Este procedimiento será de carácter obligatorio y se deberá utilizar por ejemplo, al participar en reuniones relacionadas con licitaciones efectuadas por Municipalidades, Empresas del Estado (Banco Estado, Chile Compras), así como en reuniones con organismos reguladores tales como SII, SVS, etc. Para mantener un adecuado control de estas actas, se deberán mantener carpetas (físicas o electrónicas) con detalle de las mismas, así como también cualquier otra comunicación relevante con dichos organismos, las cuales deberán quedar a disposición de los auditores internos o del área de Cumplimiento para revisar su efectividad. 6.3 Contratos de trabajo. Los contratos de trabajo de todos los empleados de la Compañía deberán contener cláusulas que exijan el cumplimiento de las disposiciones legales, regulatorias e internas referidas a la Ley ; asimismo, éstas se incorporarán en el Reglamento de Higiene y Seguridad. 6.4 Mecanismos de denuncias. La Compañía deberá asegurar que los canales de denuncia se encuentren disponible para todos sus Colaboradores, Clientes, Proveedores y terceras personas interesadas en hacer denuncias sobre posibles violaciones a esta Ley, sobre potenciales fraudes internos o externos, o supuestas infracciones al Código de Ética. Los medios habilitados para realizar denuncias son: - Canal de denuncias, al cual se accede a través de la página web - El correo electrónico 6.5 Información al Directorio. Semestralmente, el Encargado de Prevención de Delitos informará al Directorio, sobre la implantación, aplicación y seguimiento, según corresponda, de los mecanismos y procedimientos establecidos en el marco del Modelo de Prevención de Delitos. Fecha Aprobación Directorio: Julio2014 Versión 1 Página 7/11

8 7.- CAPACITACIÓN Y COMUNICACIÓN. El Plan de Capacitación y Comunicación en estas materias deberá comprender las siguientes acciones: a) Inducción a los Colaboradores que ingresen a la Compañía. b) Curso e-learning, preparado por el EPD y el área de Cumplimiento. c) Comunicado a todos los Directores, Ejecutivos y Colaboradores de la Compañía sobre la puesta en vigencia del Sistema, las modificaciones y/o actualización del mismo. La elaboración, coordinación, ejecución y control será de responsabilidad del EPD. Fecha Aprobación Directorio: Julio2014 Versión 1 Página 8/11

9 7.- ANEXOS ANEXO I Listado de los principales riesgos del delito de cohecho: - Adquisición de activos o contratación de servicios a empresas públicas en condiciones distintas al mercado, con el fin de obtener algún beneficio para la sociedad; - Adquisición de activos o contratación de servicios a nivel nacional o en el extranjero (Ej.: equipos, maquinarias especializadas, otros), a proveedores o prestadores de servicios, cuyos dueños sean funcionarios públicos, con el objeto de obtener algún beneficio para la sociedad; - Entregar condiciones sustancialmente favorables en los productos y/o servicios de la compañía a funcionarios y/o entidades públicas, con el fin de obtener algún beneficio para la sociedad; - Utilización de fondos de la compañía asignados a ejecutivos (fondos a rendir, tarjetas corporativas, otros) para realizar pagos a funcionarios públicos nacionales o extranjeros, con el fin de obtener algún beneficio para la compañía; - Ofrecer o entregar beneficios económicos a un funcionario público del Sernac o SVS (por algún reclamo que realice el cliente), por parte del personal de la compañía, con el objetivo de obtener un beneficio para la compañía (Ej.: no se formalicen todos los reclamos recibidos, no se apliquen sanciones o multas); - Entregar auspicios o patrocinios a proyectos sociales liderados por funcionarios públicos con el objeto de obtener un beneficio para la sociedad; - Ofrecer o entregar beneficios económicos (efectivo o bienes) a funcionarios públicos de los distintos entes supervisores (SBIF, SVS, BCC, UAF, etc.) por parte de personal de la Compañía o por parte de terceros en representación de esta última, en el proceso de fiscalización, con el fin de influir sobre los fiscalizadores para obtener una ventaja para la compañía (Ej.: menor exigencia en fiscalización, información confidencial, etc.); - Entrega de donaciones en dinero, productos o servicios a Municipalidades y/o cualquier institución pública, con el fin de obtener algún beneficio para la organización (Ej.: rapidez en la obtención de permisos y/o proyectos); - Donaciones efectuadas a entidades de carácter político, distintas de las contempladas en la Ley N respecto de las donaciones para fines políticos, con el fin de generar un beneficio para la compañía en cualquier proceso o actividad pública en el cual participe la entidad o persona objeto de la donación; - Ofrecer o entregar beneficios económicos o activos a legisladores, por parte de personal de la compañía, con el fin de obtener un beneficio a favor de ésta en el proceso legislativo que se lleva a cabo; - Ofrecer o entregar beneficios económicos a funcionarios del poder judicial (tanto por parte de personal interno como de asesores externos contratados por la compañía para los procesos de defensa o asesoría legal), con el objetivo de recibir algún tipo de ventaja a favor de la compañía; - Ofrecer o entregar beneficios económicos (efectivo o bienes) a funcionarios públicos (de distintas instituciones tales como Municipalidades, Serviu, MOP, SESMA, etc.) en el proceso de tramitación de patentes o permisos, por parte de personal interno o prestador de servicios de la compañía, con el objetivo de recibir algún tipo de ventaja a favor de la misma (Ej.: menores plazos en la tramitación de documentos necesarios); - Ofrecer o entregar beneficios económicos a funcionarios del SII, por parte del personal de la compañía (interno o externo), en el proceso de tributación que se efectúe, con el objetivo de Fecha Aprobación Directorio: Julio2014 Versión 1 Página 9/11

10 recibir algún tipo de ventaja a favor de ésta (Ej.: reducir fiscalizaciones, reducir exigencias en las revisiones efectuadas por el SII); - Contratar personal a solicitud o en beneficio de un funcionario público (familiar, conocido, recomendado) con el objeto de obtener un beneficio a cambio; y - Ofrecer o entregar beneficios económicos a un funcionario público de la Dirección del Trabajo, por parte del personal de la compañía, con el objetivo de obtener un beneficio favorable para la compañía (Ej.: menor fiscalización o tratamiento diferenciado ante faltas detectadas). Listado de los principales riesgos del delito de lavado de activos: - Adquisición de inmuebles (Ej. Propiedades, terrenos), por parte de la compañía, a una persona natural o empresa cuyo negocio provenga o tenga relación con operaciones de lavado de dinero; - Venta de inmuebles (Ej. Propiedades, terrenos), por parte de la compañía, a una persona natural o empresa cuyo negocio provenga o tenga relación con operaciones de lavado de dinero; - Arriendo de inmuebles (Ej. Propiedades, terrenos), por parte de la compañía, a una persona natural o jurídica cuyo negocio provenga o tenga relación de lavado de dinero y/o financiamiento del terrorismo; - Adquisición de activos o contratación de servicios a nivel nacional o en el extranjero (Ej. equipos computacionales, software, otros), a proveedores o prestadores de servicios, cuya procedencia esté o pueda estar asociada a operaciones de lavado de activos; - Realizar negocios o mantener operaciones en países considerados paraísos fiscales, de acuerdo a la OCDE; - Realizar negocios con personas (naturales o jurídicas) que tengan o puedan tener relación con operaciones de lavado de activos o financiamiento del terrorismo; - Entregar auspicios o patrocinios a organizaciones (Ej.: Productores de eventos, entidades benefactoras, clubes deportivos, sociedades sin fines de lucro), que pudiesen tener alguna relación con operaciones de lavado de activos; - Contratar personal que se encuentre o pueda estar relacionado con operaciones de lavado de activos; y - Administrar contratos con algún cliente, proveedor, contratista, etc., que se vea involucrado en alguno de los delitos de la Ley Listado de los principales riesgos del delito de financiamiento del terrorismo: - Entregar auspicios o patrocinios a organizaciones (Ej.: productores de eventos, entidades benefactoras, clubes deportivos, sociedades sin fines de lucro), que pudiesen tener alguna relación con actividades terroristas; - Adquisición de activos o contratación de servicios a nivel nacional o en el extranjero (Ej. equipos computacionales, software, otros), a proveedores o prestadores de servicios, cuya procedencia esté o pueda estar asociada a operaciones de financiamiento al terrorismo; - Administrar contratos con algún cliente, proveedor, contratista, etc., que se vea involucrado en algunos de los delitos de la Ley ; - Entregar donaciones en dinero, productos o servicios a organizaciones sociales y/o ONGs (clubes deportivos, agrupaciones sociales, entre otros), que pudiesen tener alguna relación con actividades terroristas; y - Contratar personal que se encuentre o pueda estar relacionado con financiamiento del terrorismo. Fecha Aprobación Directorio: Julio2014 Versión 1 Página 10/11

11 ANEXO II: Modelo de Acta de reuniones con funcionarios públicos nacionales e internacionales. Minuta de reunión Datos de la reunión Fecha:... Lugar:... Objetivo/s:.. Reunión convocada por:. Participantes Nombre y apellido Cargo Empresa Temas tratados 1. Tema 1 Detalle del tema Tema 2 Detalle del tema..... Compromisos asumidos Descripción Responsable Temas pendientes 1. Tema 1 Detalle del tema Tema 2 Detalle del tema..... Próxima Reunión: FIRMA Disclaimer: Se declara que los partícipes de ésta reunión conocen y entienden los alcances de la Ley respecto de la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de lavado de activos, financiamientos del terrorismo y delitos de cohecho y adhieren a sus disposiciones. Fecha Aprobación Directorio: Julio2014 Versión 1 Página 11/11

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