Conferencia: Caso práctico de cómo se construye una cultura de proyectos. Por: Anabel Y. Lay, PMP

Transcripción

1 Conferencia: Caso práctico de cómo se construye una cultura de proyectos Por: Anabel Y. Lay, PMP

2 Introducción Cultura El conjunto de valores, actitudes, metas y prácticas compartidos que caracterizan a una institución u organización - Enciclopedia Británica

3 Agenda 1. Iniciar con un Propósito 2. Definir la manera como van a trabajar 3. Entrenar

4 Agenda Propósito herramientas Entrenamiento 1. Iniciar con un Propósito 2. Definir la manera como van a trabajar 3. Entrenar

5 PROGRAMA AL QUE PERTENECE Antes E S 1. Programa Riesgo Operacional RRHH BGT 1. Modelo de Actuación Comercial y Servicio (2004) $ Desarrollo del Plan de Contingencia R 2. Programa de Excelencia en Servicio Cliente $100 Institucional RRHH BGA 3. Desarrollo de Competencias y Carrera Profesional $100 T 4. Mapa y Modelo de Procesos del Banco $100 E 5. Iniciativas sobre Inteligencia de Negocio para el 2005 $ Mejoras a Banca en Línea $100 G 7. Modelo de Rentabilidad RRHH BG I TOTAL... $0 C TOTAL... $600 O OBLIGATORIOS DISCRECIONALES Propósito herramientas Entrenamiento T 1. Automatización de Tesorería (2004) $ Actualización de Redes de Area Local A 2. Parametrización de productos nuevos en COBIS $100 para Avenida Cuba, Marbella y Centro C 3. Sucursal Bugaba $100 de Proyectos $100 T 4. Sucursal Boquete $ Sistema avanzado de administración de I 5. Sucursal Brisas del Golf $100 redes (BMC) $100 C 6. Mudanza de David I a David II $ Sistema para administración de servidores O 7. Terreno para futura sucursal $100 (BMC ) $100 S 8. Sucursal Albrook (2004) $ Segregación de BGO $ Digitalización de Archivos de Custodia $ Mejoras de COBIS Garantías $ Estados de Cuenta con Imágenes $ Contingencias remota Banca en Línea 11. Enlace Bancario $100 y Cajeros Automáticos $ Desarrollo de librería de pruebas $ Otros Proyectos de Seguridad/Operativos 13. Equipos y mobiliario para la operación $100 de Sistemas de Información (2005) $ Ciclo de desarrollo de sistemas (2004) $ Proyectos de Sistemas en curso (2004) $ Otras proyectos de infraestructura física (2005 y 2004) $100 TOTAL... $800 TOTAL... $1,500 NUMERO NOMBRE DE LA INICIATIVA OBJETIVOS ESTADO VP O VPA AUSPICIADORA 1 Proceso de apertura de cuenta de depósito 2 Proceso de apertura de cuentas de Extranjeros Optimizar el proceso de apertura de cuentas de depósitos ATRASADO Optimizar el proceso de apertura de cuentas a extranjeros 3 Instalación de nuevos ATM s (Clayton, Nikos de Balboa, Costa del Este, Cable Onda, etc) Fortalecer la red de ATMs MACSI EJECUCION CONSUMO/CANALES NINGUNO INICIO/PENDIENTE CONSUMO/CANALES NINGUNO EJECUCION CONSUMO/CANALES 4 Proyecto para retirar los totales de ATMs remotamente Eficiencia operativa NINGUNO INICIO/PENDIENTE CONSUMO/CANALES 5 Proyecto para distribuir las gráficas de ATMs remotamente Eficiencia operativa NINGUNO INICIO/PENDIENTE CONSUMO/CANALES

6 Tipos de PMOs Oficina Estratégica de Proyectos PMO de una unidad de Negocios Oficina de Control de Proyectos J. Kent Crawford, The Strategic Project Office, 2nd Edition

7 Después Oficina de Coordinación de Proyectos Propósito herramientas Entrenamiento Misión: Proveer al Banco con una disciplina best-in-class de Gerencia de Programas a través del desarrollo de metodologías, destrezas y recursos necesarios para implementar tanto los proyectos del plan estratégico como los proyectos futuros Visión: Llevar a la organización a una posición de liderazgo en Panamá en la ejecución efectiva y eficiente de proyectos, colaborando en el logro de las transformaciones organizacionales e iniciativas estratégicas que le permitirán a la organización mantener su liderazgo y competitividad

8 Roles en Proyectos Estratégicos Comité Directivo Propósito herramientas Entrenamiento Negocio Estrategia y supervisión Riesgo OCP Finanzas Soporte Sistemas Gerencia General Patrocinador Ejecutivo Coordinación y administración Oficina de Coordinación de Proyectos Gerentes de Proyectos Ejecución y entrega Negocio Mercadeo Operaciones Tecnología Administración Procesos Equipos de Proyecto

9 Tipos de Proyectos Propósito herramientas Entrenamiento Mandatorio Organizacional Visibilidad organizacional Táctico Visibilidad Departamental Soluciones Rápidas Departamentales

10 Qué se gestiona desde la PMO? J. Kent Crawford, The Strategic Project Office, 2nd Edition

11 Estructura y funciones actuales Equipo Asesor Comité de Dirección Propósito herramientas Entrenamiento Anabel Lay OCP Gestión de Programas y Proyectos Gestión de Portafolio Gerenciar Programas y Proyectos Organizacionales Controlar Costos, Recursos, Tiempo, Alcance y Riesgos de los Proyectos asignados Gestión de Recursos de Proyectos, Procesos y Tecnología Seguimiento al estado de los proyectos y controles de cambio Entrenamiento a Gerentes de Proyectos en Project Server y metodología Soporte a la herramienta de Proyectos Apoyo en el análisis del desempeño de proyectos en BG

12 Propósito herramientas Entrenamiento

13 En resumen Propósito herramientas Entrenamiento 1. Patrocino 2. Definan tipo de PMO 3. Misión y Visión 4. Interacciones 5. Estructura

14 Agenda Propósito Herramienta Entrenamiento 1. Iniciar con un Propósito 2. Definir la manera como van a trabajar 3. Entrenar

15 Propósito Herramienta Entrenamiento La gestión de portafolio nos ayuda a hacer los proyectos correctos

16 Modelo de Gestión de Iniciativas Áreas Proponentes -1- Identificar, proponer y evaluar alineamiento estratégico de los proyectos potenciales Comité de Dirección -3- Evaluar, priorizar y seleccionar las iniciativas a ser ejecutadas Documento De Alcance Iniciativas Tácticas Iniciativas Estratégicas Gestión de la Demanda Gestión de la Demanda -2- Formulación del anteproyecto con las partes involucradas identificando : Beneficios Costo Tiempo Recursos necesarios Iniciativas Regulatorias Propósito Herramienta Entrenamiento Comité de Dirección -6- Evaluar avances y resultados de valor de los proyectos Oficina Coordinación de Proyectos -4- Asignar los recursos y coordinar, planificar y administrar el avance y ejecución de los proyectos aprobados Administración del Portafolio de Proyectos -5- Monitoreo y Control Planificación Ejecución Cierre

17 Análisis Financiero Resumen de Beneficios Total Beneficios Beneficios Beneficios Beneficios Beneficios Beneficios Beneficios Reducción de Gastos (liberación de personal) $ 10,480 $ 20,960 $ 41,920 $ 41,920 $ - $ 115,280 Incremento en Ingresos por ajuste o volumen $ - $ - $ 90,274 $ 90,274 $ 90,274 $ - $ 270,823 Ingreso por Comisión de cargo manual y uso de BEL $ - $ 60,984 $ 53,047 $ 40,850 $ 28,654 $ - $ 183,535 Total Beneficios del Proyecto $ - $ 71,464 $ 164,281 $ 173,045 $ 160,848 $ - $ 569,638 Resumen de Costos del Proyecto Gastos en $ - Colaboradores $ 117,856 $ 117,856 Gastos en $ - Consultores $ 38,678 $ 38,678 Capital $ - Consultores $ 128,925 $ 128,925 Compras Capitalizables - SW&HW $ 11,000 $ 11,000 Total Costos del Proyecto $ 296,459 $ - $ - $ - $ - $ - $ 296,459 Razones Financieras Beneficios Netos $ (296,459) $ 71,464 $ 164,281 $ 173,045 $ 160,848 $ - Tasa de Descuento 15% Número de Años 4 Valor Presente Neto (VPN) $ 95,649.0 Tasa Interna de Retorno 28% Período de Repago 2.08 Años Meses

18 Análisis de Capacidades Proyectos Programas Rol Capacidad Total Demanda de Trabajo Nivel de Ocupación Técnico de Pruebas 17,177 19, % Gerente de Proyecto 4,133 4, % Analistas Funcionales 13,424 14, % Analista Programador 14,048 14, % Coordinador de Procesos 15,578 16, % Coordinador Técnico 9,301 8,750 94% Programador 6,008 5,091 85% Analista de Procesos 3,802 2,550 67% Total Año ,471 85, % Programa Capacidad Demanda de Trabajo % de Ocupación Banca en Línea 17,798 18, % BG Costa Rica 14,838 13,693 92% MIG 19,507 22, % Peoplesoft 13,385 11,997 90% Total 65,527 66, %

19 Baja Complejidad Alta Proyectos finalizados Valor a la Organización Mi Red Estrella Interfaces Con Terceros Redes y Telefonía MIG Propósito Herramienta Entrenamiento BG Costa Rica Tributos por BEL Procesos OOEE Mantenimiento de tasas Contabilización por oficina origen Nueva estructura Contable Optimizar Proceso ACH Modelo Desempeño Balance ctas. COP Modelo Efectivo Modelo gestión BP Número de sucursales Cobis Bajo Beneficio Alto Tamaño = Presupuesto del Proyecto Beneficio = según criterios definidos para priorización (Rojo: priorizados por VPE s) Complejidad = en términos de nueva tecnología, nuevos productos, tecnología existente, mejora a procesos.

20 Propósito Herramienta Entrenamiento La gestión de proyectos nos ayuda a hacer los proyectos correctos bien

21 Líneas Base Propósito Herramienta Entrenamiento Estimación Gestión de la Demanda Comité Planificación Ejecución Cierre Línea Base 2 Línea Base 1 Desarrollo de la Solución Análisis Funcional y Técnico Diseño Construcción Pruebas Implantación Línea Base 3 Controles de cambio (LB4,LB5 LB10)

22 Procesos de Proyectos

23 Proceso de Seguimiento

24 Entregables Sección Carpeta Documento 1. Administración de Proyecto* Inicio Planeación Ejecución y Control Cierre Documento de Alcance emitido por Gestión de la Demanda / Presentación con el alcance Documentación de información histórica relacionada con el proyecto Contratos con terceros Lista de actividades preliminar (plantilla WBS/EDT) Estimaciones de Tiempo y Costos emitidas por Gestión de la Demanda Plan del proyecto (plantilla)*** Presentación de kick-off (plantilla) Reportes/presentaciones de avance (plantilla) Minutas de reuniones de avance (plantilla) Control del Presupuesto (Pagos realizados) (plantilla) Informe de cierre y lecciones aprendidas (plantilla)

25 En resumen para cambiar la cultura hicimos Gestión de la Demanda Gestión del Portafolio Visibilidad del Portafolio Metodología de Proyectos

26 Agenda Propósito Herramienta Entrenamiento 1. Iniciar con un Propósito 2. Definir la manera como van a trabajar 3. Entrenar

27 Necesidades que impulsan entrenamiento de GP Resultados de negocio producto del entrenamiento 1 Evitar atrasarse en las fechas límite del proyecto 2 Proveer destrezas básicas de GP 3 Desarrollar GP Profesionales 4 Mejorar la calidad 5 Reducir el fracaso en proyectos 29% Mejora en la Satisfacción de los interesados 27% Mejora en el rendimiento del cronograma 26% Reducir el fracaso 25% Mejorar el rendimiento del presupuesto 25% Mejorar la calidad The State of Project Management Training, PM Solutions research May 2011

28 Propósito Herramienta Entrenamiento

29 Currícula de Proyectos Propósito Herramienta Entrenamiento PM401 Talleres para Certificaciones en Administración de Proyectos PM301 Metodología BG PM302 Refuerzo Project Professional PM303 Temas avanzados PM 201 Gestión de Recursos de Proyectos PM 202 Manejo de Project Web Access PM 101 Fundamentos de Administración de Proyectos Programa de inducción a la Organización

30 UCBG Facultad de Proyectos

31 Una última recomendación

32 Nivel 5 Nivel 4 Mejor de su Clase Procesos optimizados Nivel 3 Madura, muy exitosa Procesos administrados Nivel 1 Inmadura Procesos ad-hoc Nivel 2 Establecida, en necesidad de mejorar Procesos estructurados y estándares Crecida, más aciertos que proyectos fallidos Estándares organizacionales y procesos institucionalizados

33 Cultura Valores Técnicas Actitudes Metas