MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

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1 3/07/00 0/06/04 / 3 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO NOMBRE: DALIA ROSA BLANCO DIAZ NOMBRE: SARA SANDOVAL GÓMEZ NOMBRE: MARÍA DEL PILAR GALAT CH. CARGO: DIRECTOR BIENESTAR CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO (E) FECHA: 0/06/04 FECHA: 0/06/04 FECHA: 0/06/04 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

2 3/07/00 0/06/04 / 3. GENERALIDADES:. INTRODUCCIÓN: La Universidad la Gran Colombia concibe el Bienestar Universitario como una mediación para la formación integral, que compete a todos los estamentos universitarios, para dinamizar los procesos de personalización, socialización y desarrollo humano de cada uno de los miembros de la comunidad universitaria, comprometidos en la realización de la misión institucional, como sujetos protagónicos de su autoconstrucción individual y colectiva. En consecuencia, el Bienestar Universitario, constituye uno de los ejes fundamentales del proyecto institucional que a su vez, contiene una estructura propia que responde a los principios orientadores, a líneas de acción y estrategias de trabajo, articuladas mediante los proyectos específicos que conforman el Plan de Desarrollo del Bienestar Institucional. El Servicio del Bienestar de la Universidad La Gran Colombia, está orientado por los principios filosóficos institucionales: la verdad, la comunidad, la organización, la participación, la autenticidad, la formación integral y permanente, enriquecidos con los principios de la Constitución Política de Colombia, en cuanto a la construcción de una democracia social participativa, lo mismo que con los objetivos de la educación superior en el desarrollo nacional. Las líneas de acción del Bienestar Universitario están orientadas hacia la promoción de un desarrollo humano e integral de la comunidad universitaria mediante la promoción socio-económica, el cultivo de valores culturales y artísticos, la atención a la salud integral, la promoción de la recreación del deporte, formación ética, moral y espiritual. Es así, siendo coherentes con la Ley 30 de 99, la Universidad La Gran Colombia adelanta sus programas de Bienestar, entendidos como el conjunto de actividades que se orientan al desarrollo físico, psico-afectivo, espiritual y social de los estudiantes, docentes y personal administrativo (Art.7), es decir, se trata de un bienestar integral para un auténtico desarrollo humano.. OBJETIVO DEL MANUAL El manual busca definir el proceso y procedimientos propios de Bienestar Universitario..3 ALCANCE DEL MANUAL: Los procedimientos planteados a continuación, aplican para Bienestar Universitario de la Universidad La Gran Colombia de Bogotá D.C.

3 3/07/00 0/06/04 3 / 3. PROCEDIMIENTOS DE : Todas las actividades y los programas del Bienestar Universitario de la Universidad La Gran Colombia, están orientados hacia el desarrollo y aplicación de los programas, servicios y actividades que contribuyen al desarrollo humano e integral, como componente del Proyecto Educativo Institucional, ligado a lo académico curricular, por medio de un ambiente propicio para construir la comunidad y fortalecerla; están abiertos a todos los estamentos, docentes, directivos y empleados en igualdad de condiciones. Son ellos: Promoción Socio-Económica; Promoción de la Recreación y el Deporte; Cultivo de los Valores Artísticos, les, Lúdicos y Estéticos; Atención a la salud Integral Médico y Psicológico, el Programa de Deserción y Retención Estudiantil.; Formación Ético-moral y Espiritual.. PROGRAMA DE PROMOCIÓN RECREACIÓN Y DEPORTE: Cumpliendo con los fundamentos básicos de la formación integral del individuo, la Dirección de Bienestar desarrolla programas deportivos y recreativos como mecanismo integrador entre los componentes de la comunidad universitaria (estudiantes, docentes, egresados y funcionarios administrativos). Estas actividades propenden por el adecuado uso del tiempo libre, el mejoramiento de la calidad de vida y la interacción con la academia, gracias al desarrollo de actividades físicas e intelectuales, a través del deporte y la recreación, así como de la participación en diferentes actividades como son: Torneos interuniversitarios, Torneos internos y torneos invitacionales, como parte de la formación académica de todos los estudiantes de Pregrado y Postgrado de la Universidad... DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: Coordinador de PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE RECREACIÓN Y DEPORTES: Planea y programa las diferentes actividades recreativas y deportivas tanto a nivel interno y externo. DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN DE ACTIVIDADES: Divulga y promociona las diferentes actividades a través de los diferentes medios de comunicación con los que cuenta la Universidad. Afiches Coordinador de Pendones Carteleras Plasmas Página web Boletines informativos Correo institucional 3 Comunidad Universitaria Y COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTVIDADES: Coordina y ejecuta las diferentes actividades programadas, no programadas e invitaciones. ACTVIDADES INTERNAS:

4 3/07/00 0/06/04 4 / 3 Instituciones externas Torneos relámpagos Torneos interfacultades Carrera atlética Otras actividades de apoyo administrativo y académico. 4 5 Coordinador de Coordinador de ACTIVIADES EXTERNAS: ASCUN deportes Grupo deportivo universitario los Cerros Copa U Torneos interempresas (Colsubsidio) Torneos invitacionales a nivel local y nacional EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES: Se realiza la respectiva evaluación de las diferentes actividades desarrolladas en el período. PRESENTACIÓN DE INFORMES: Elabora los diferentes informes estadísticos y de gestión establecidos por la Dirección de Bienestar Universitario... FLUJOGRAMA: COORDINADOR DE DEPORTES INICIO PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE RECREACIÓN Y DEPORTES DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN DE ACTIVIDADES EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES PRESENTACIÓN DE INFORMES FIN COMUNIDAD UNIVERSITARIA COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTVIDADES ACTVIDADES INTERNAS ACTIVIADES EXTERNAS. PROGRAMA DE VALORES CULTURALES, ARTÍSTICOS Y LÚDICOS: Los procesos artísticos y culturales deben estar ligados a los lineamientos de la misión y visión de la Universidad, deben tener un planteamiento de esparcimiento pero también deben ofrecer a la comunidad universitaria la opción de formarse en alguna área específica de este campo. Las actividades que se programan son: de aprendizaje, teoría y aplicación, práctica, competencia, presentaciones, exposiciones e intercambios... PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES CULTURALES:... DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE CULTURA: Planea y programa las diferentes actividades lúdicas, artísticas y culturales tanto a nivel interno y externo DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN DE ACTIVIDADES: Divulga y promociona las diferentes actividades a través de los diferentes medios de comunicación con los que cuenta la Universidad. Afiches Pendones Carteleras Plasmas Página web Boletines informativos 3 Correo institucional COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTVIDADES: Coordina y ejecuta las diferentes actividades programadas, no programadas e invitaciones.

5 3/07/00 0/06/04 5 / Comunidad Universitaria e Instituciones externas ACTVIDADES INTERNAS: Día de la Secretaria, Exposición de Artes Plásticas Día del Docente. Día del Profesional Semana de la Grancolombianidad Fiesta fin de año administrativos e hijos de empleados. Celebración cumpleaños de la Universidad. Otras actividades de apoyo administrativo y académico. ACTIVIADES EXTERNAS: ASCUN cultura Festival de tunas a nivel nacional e internacional Encuentros universitarios Entidades públicas y privadas EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES: Se realiza la respectiva evaluación de las diferentes actividades desarrolladas en el período. PRESENTACIÓN DE INFORMES: Elabora los diferentes informes estadísticos y de gestión establecidos por la Dirección de Bienestar Universitario.... FLUJOGRAMA: COORDINADOR DE CULTURA INICIO PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE CULTURA DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN DE ACTIVIDADES EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES PRESENTACIÓN DE INFORMES FIN COMUNIDAD UNIVERSITARIA COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTVIDADES ACTVIDADES INTERNAS ACTIVIADES EXTERNAS.. OTORGAMIENTO DE BECAS: De acuerdo a la resolución 04B de abril de 004 emitida por la Universidad La Gran Colombia, en la cual se establecen las condiciones y requisitos para otorgar becas anuales, semestrales o por niveles.... DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: POSTULACIONES DE LAS DIFERENTES UNIDADES ACADÉMICAS: Recepción y revisión de las diferentes postulaciones. Director de Bienestar Universitario y Becas PROMEDIO ACADÉMICO Mediante comunicado a los decanos de las facultades de pregrado de la Universidad, se les solicita un listado de los mejores estudiantes por promedio académico. BECAS : Finalizado el periodo académico, los docentes de las diferentes selecciones y grupos representativos, postulan los estudiantes ante la dirección de bienestar para su respectivo análisis, selección y adjudicación de becas. PERSONAL ADMINISTRATIVO: Personal administrativo, hijos de empleados administrativos, plenarios y familiares del Fundador. Becas Nota: los postulados se deben ajustar a los requerimientos de la resolución 04B de abril de 004. Presentar la solicitud al Departamento de Bienestar Universitario ELABORACIÓN CUADRO DE POSTULACIONES: Una vez revisadas las postulaciones se procede a elaborar los cuadros consolidados con la información anteriormente mencionada, en el cual se establece el porcentaje asignado por la Universidad para el período académico.

6 3/07/00 0/06/04 6 / 3 3 Becas 4 Becas 5 Becas 6 Becas CITACIÓN DE COMITÉ: Se realiza la respectiva comunicación de citación al comité de becas. REALIZACIÓN DE COMITÉ DE BECAS: Se realiza el comité para la respectiva aprobación de becas a los estudiantes que cumplen con los requisitos. (Acta de reunión). APROBACIÓN DE RESOLUCIÓN DE BECAS: De acuerdo al acta del comité de becas y cuadros consolidados, se procede a elaborar la resolución para firma del señor Rector y Secretario General. TRAMITE DE RESOLUCIÓN: Se envía una copia de la resolución a la Sección de Cartera para la respectiva aplicación de las becas aprobadas.... FLUJOGRAMA: BIENESTAR UNIVERSITARIO INICIO POSTULACIONES DE LAS DIFERENTES UNIDADES ACADÉMICAS ELABORACIÓN CUADRO DE POSTULACIONES CITACIÓN DE COMITÉ APROBACIÓN DE RESOLUCIÓN DE BECAS TRAMITE DE RESOLUCIÓN FIN COMITÉ DE BECAS REALIZACIÓN DE COMITÉ DE BECAS.3 FORMACIÓN ELECTIVA LIBRE INTEGRAL: NÚCLEO DE FORMACIÓN Según acuerdo 005 de 007 Modernización de la Malla Curricular establece: Núcleo de formación; es el proceso que desarrollará las metas de formación integral a través de las competencias formativas disciplinares, en cada componente de formación cuyas relaciones se generan a través de los siguientes núcleos de formación. Se desarrolla con el 5% del total de los créditos a través de 8 créditos obligatorios; se ofertan a través del programa de promoción recreación y deporte y programa de valores culturales, artísticos y lúdicos; con un valor de dos () créditos..3. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ESTUDIANTES DE PREGRADO: 3 Estudiante de Pregrado 4 DOCENTE PROGRAMACIÓN DE ELECTIVAS LIBRES: De acuerdo al calendario institucional se programa y elabora la oferta de electivas libres integrales con su respectivo horario del programa de deportes como de cultura. PROGRAMACIÓN DE CRÉDITOS EN EL SIA: Se ingresan la oferta de electivas en el sistema de información académica. Publicación en el SIA. INSCRIPCIÓN DE ELECTIVA LIBRE INTEGRAL: Cada estudiante al inicio del período académico inscribe las electivas libres en el SIA. Nota: el límite de electivas libres integrales es de 8 créditos por estudiante durante todo el programa académico. EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE ELECTIVA LIBRE INTEGRAL: Los docentes de las electivas libres integrales desarrollan, evalúan e ingresan las calificaciones de cada electiva al SIA..3. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ESTUDIANTES DE POSTGRADO: Para los estudiantes especializaciones de la facultad de Posgrado se establece la electiva libre obligatoria de deporte y de cultura, como un complemento a su desarrollo integral

7 3/07/00 0/06/04 7 / 3 3 DOCENTE PROGRAMACIÓN DE ELECTIVAS LIBRES: A solicitud de la Faculta de Postgrados se programa la realización de la electiva libre de deporte y cultura. REALIZACIÓN ELECTIVA LIBRE: Cada coordinación organiza la electiva y su respectiva ejecución. EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE ELECTIVA LIBRE: ELECTIVA DEPORTIVA: Se realiza la electiva libre y evalúa para su respectivo reporte ante la facultad de postgrados. ELECTIVA CULTURAL: A través de un ensayo de la conferencia programada por la electiva cultural, los coordinadores de cada especialización evalúan esta electiva libre..4 PROGRAMA DE ATENCIÓN A LA SALUD INTEGRAL: Su compromiso es ofrecer un servicio con calidad humana desde la óptica de un ser integral, desarrollando vario programa de promoción y prevención tanto en el servicio médico como el servicio psicológico..4. SERVICIO MÉDICO Ofrece diferentes servicios CONSULTA Y ASESORÍA EN MEDICINA GENERAL - Medicina general - Atención de primeros auxilios - Servicio de enfermería PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN - Campañas de vacunación - Talleres formativos - Campañas preventivas en salud..4.. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CONSULTA Y ASESORÍA EN MEDICINA GENERAL: RECEPCIÓN DE USUARIO: Para la prestación y atención del servicio médico, es necesario que el usuario presente el carné que lo identifique como miembro de la comunidad Grancolombiana. COMUNIDAD UNIVERSITARIA ENFERMERO 3 MÉDICO Nota: aunque en principio el servicio médico se establece para los miembros de la universidad la Gran Colombia; esto no implica que bajo circunstancias fortuitas y de emergencia no se preste atención médica a personas que lo requieran. INGRESO Y VALIDACIÓN DE HISTORIA CLINICA: Se procede a ingresar la información del paciente y se verifica su estado en el software CNT, para su apertura y/o validación de historia clínica. VALORACIÓN MÉDICA: De acuerdo a las guías de manejo de enfermería y de manejo médico, se realiza la respectiva valoración médica y su respectivo diagnóstico. NIVEL DE GRAVEDAD: ALTA: Se llama al servicio de emergencias y se traslada a un servicio de urgencias, informando su diagnóstico. 4 SERVICIO MÉDICO 5 SERVICIO MÉDICO MEDIA: De acuerdo al diagnóstico se remite a la EPS del paciente o póliza estudiantil con una orden de remisión. BAJA: Prestación del servicio y seguimiento al paciente. (Prescripción médica). ARCHIVO DE LA HISTORIA CLÍNICA: El servicio médico de la Universidad La Gran Colombia cuenta con soporte de servidores para la protección de las historias clínicas de los pacientes; para lo cual los back ups como primer instancia se almacena de acuerdo a los protocolos del proceso de Informática y Sistemas.

8 3/07/00 0/06/04 8 / FLUJOGRAMA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA INICIO RECEPCIÓN DE USUARIO ATENCIÓN RECIBIDA FIN SERVICIO MÉDICO INGRESO Y VALIDACIÓN DE HISTORIA CLINICA VALORACIÓN MÉDICA NIVEL DE GRAVEDAD ALTA MEDIA BAJA ARCHIVO DE LA HISTORIA CLÍNICA.4. SERVICIO PSICOLÓGICO: El servicio psicológico se enfoca en la orientación y prevención del mejoramiento de la calidad de vida de los miembros de la comunidad universitaria mediante actividades: CONSULTA Y ASESORÍA PSICOLÓGICA Consulta individual, de pareja, grupal y de familia. Atención en crisis. PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Campañas y talleres formativos: apoya, orienta y asesora a los diferentes estamentos de la universidad para su proceso de formación integral diseñando estrategias e implementado acciones para mejorar la calidad de vida. PROGRAMA DE DESERCIÓN Y RETENCIÓN ESTUDIANTIL Su objetivo es generar y ejecutar estrategias encaminadas a que los estudiantes de la Universidad culminen satisfactoriamente sus estudios universitarios. Para ello ha establecido las siguientes actividades: Proceso de orientación vocacional y profesional. Análisis Estadístico De Deserción Y Retención..4.. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CONSULTA Y ASESORÍA PSICOLÓGICA: Paciente SOLICITUD DE CITA: El paciente se acerca a las instalaciones del servicio psicológico para que se le asigne la cita respectiva. Psicólogo ASIGNACIÓN DE CITA: Para la prestación y atención del servicio psicológico, es necesario que el usuario presente el carné que lo identifique como miembro de la comunidad Grancolombiana o su defecto el recibo de matrícula del período académico actual. Cada psicólogo establece de acuerdo a su agenda el otorgamiento de la cita psicológica. Se debe consignar los datos del paciente en el registro de RECEPCIÓN PSICOLÓGICA CÓDIGO R-07-05RPB. 3 Psicólogo CONSULTA PSICOLÓGICA: Se procede a ingresar la información del paciente y se verifica su estado en el software CNT, para su apertura y/o validación de historia clínica. 4 Psicólogo VALORACIÓN PSICOLÓGICA: De acuerdo a las guías de manejo psicológico, se realiza la respectiva valoración médica y su respectivo diagnóstico. 5 Psicólogo Nota: en el caso de contar con practicantes en el Servicio Psicológico, se socializa el procedimiento de consulta Psicológica y grado de intervención frente a este proceso. GRADO DE INTERVENCIÓN: ALTO: Se consulta con el médico de turno y se determina si es remitido a la respectiva EPS. BAJO: Prestación del servicio y seguimiento al paciente según complejidad. Para los casos de orientación vocacional, el psicólogo remite (correo institucional) al programa de deserción y retención estudiantil al estudiante.

9 3/07/00 0/06/04 9 / 3 6 Informática y Sistemas ARCHIVO DE LA HISTORIA CLÍNICA: El servicio psicológico de la Universidad La Gran Colombia cuenta con soporte de servidores para la protección de las historias clínicas de los pacientes; para lo cual los back ups como primer instancia se almacena de acuerdo a los protocolos del proceso de Informática y Sistemas..4.. FLUJOGRAMA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA INICIO SOLICITUD DE CITA RECEPCIÓN PSICOLÓGICA ATENCIÓN RECIBIDA FIN SERVICIO PSICOLÓGICO ASIGNACIÓN DE CITA CONSULTA PSICOLÓGICA VALORACIÓN PSICOLÓGICA GRADO DE INTERVENCIÓN ALTA BAJA ARCHIVO DE LA HISTORIA CLÍNICA.4.3 CRITERIOS PARA CUSTODIA DE HISTORIA CLÍNICA: Cumpliendo con lo establecido en las leyes colombianas de protección de historias clínicas, Resolución 995 de 999; se tiene como criterios: A. Apertura e identificación de la historia clínica. La historia clínica es sistematizada, debe ser clara y legible, y únicamente es ingresada por el Psicólogo a cargo de la sede. B. Ubicación de la historia clínica. Esta se encuentra sistematizada en software, y se protegen mediante los servidores de la Universidad a cargo de la Dirección de Infraestructura Tecnológica. Se encuentra encriptada y solo tiene acceso el profesional médico o Psicológico. C. Casos especiales en los cuales se realiza historia clínica en físico. Se archivan historias clínicas psicológicas en físico solo en casos que han requerido remisión psiquiátrica u otra especialidad. Una copia reposa bajo control exclusivo del Psicólogo de Bienestar Universitario. D. Acceso a la historia clínica. Podrán acceder a la historia clínica:. El equipo de salud.. El paciente bajo solicitud a la Dirección de Bienestar Universitario. 3. Demás personas determinadas por la ley..4.4 DESERCIÓN Y RETENCIÓN ESTUDIANTIL: Su objetivo es generar y ejecutar estrategias encaminadas a que los estudiantes de la Universidad culminen satisfactoriamente sus estudios universitarios. Para ello ha establecido las siguientes actividades: Desarrollo de los lineamientos y estrategias del programa de Deserción y Retención Estudiantil. Análisis Estadístico De Deserción Y Retención.

10 .4.4. ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL: 3/07/00 0/06/04 0 / 3 MAPA CONCEPTUAL ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES POR LA PERMANENCIA ESTUDIANTIL IDENTIFICACIÓN DEL ESTUDIANTE BIENESTAR UNIVERSITARIO FACULTADES ÁREAS ADMINISTRATIVAS FACTORES ADAPTACIÓN AL MEDIO UNIVERSITARIO PROBLEMAS ACADÉMICOS ASPECTOS FINANCIEROS ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS PERMANENCIA ESTUDIANTIL SERVICIO MÉDICO Y PSICOLÓGICO DEPORTES Y CULTURA TUTORÍAS MONITORÍA Y CONSEJERÍA NIVELACIÓN CRÉDITO EDUCATIVO DESCUENTOS ESPECIALES BECAS RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO PERMANENCIA ESTUDIANTIL.4.4. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PROGRAMA DE DESERCIÓN Y RETENCIÓN ESTUDIANTIL: Coordinador Programa de Deserción y Retención PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE RETENCIÓN Y DESERCIÓN: Teniendo en cuenta la información suministrada por las diferentes unidades administrativas y académicas, y los reportes de Spadies. Se realiza un análisis (datos estadísticos de deserción) y a partir de ello, se planean las actividades para lograr la permanencia estudiantil en articulación con las diferentes unidades mencionadas anteriormente. 3 Coordinador Programa de Deserción y Retención Unidades Académicas y Administrativas ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL: Las estrategias se establecen según mapa conceptual. (ver literal.4.4. ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL). La divulgación de las estrategias se realiza mediante: Boletín informativo. Material publicitario (Afiches, pendones, carteleras). Página Web Correo institucional RECEPCIÓN DE ESTUDIANTE: Se debe diligenciar el registro de Seguimiento individual al estudiante R-07-0SIE y así realizar la respectiva remisión a la l Programa, este registro es diligenciado por las unidades académicas y administrativas.

11 3/07/00 0/06/04 / Coordinador Programa de Deserción y Retención Coordinador Programa de Deserción y Retención Coordinador Programa de Deserción y Retención Coordinador Programa de Deserción y Retención SEGUIMIENTO AL ESTUDIANTE: VALORACIÓN DEL ESTUDIANTE: Con base en la información consignada en el registro Seguimiento individual al estudiante R-07-0SIE y teniendo en cuenta el rendimiento académico, afectivo, familiar y social del estudiante, se identifica su problemática y posteriormente se determina el proceso de intervención que se realizará, el cual puede enfocarse en los siguientes aspectos: Aplicación de Pruebas Vocacionales Asesoría Específica Asesoría Psicológica INFORME DE VALORACIÓN: Se diligencia en el registro de Recepción y seguimiento individual al estudiante R-07-0SIE en el cual incluye el proceso de intervención y recomendaciones al estudiante. Así mismo se procede a remitir o articular con la unidad administrativa o académica involucrada y a su vez debe, empoderarse y ejercer el control y seguimiento al estudiante, para determinar su evolución y que continúe siendo parte de la comunidad Grancolombiana. ARCHIVO DE SEGUIMIENTO INDIVIDUAL AL ESTUDIANTE: La coordinación del programa es responsable del archivo y custodia teniendo en cuenta las TRD (en medio físico y magnético) propios del programa. DIVULGACIÓN DE LA GESTIÓN DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL: Se realiza la divulgación de gestión del programa en comité de deserción que se efectúa de forma semestral. Igualmente por solicitud de las diferentes unidades administrativas y académicas, se entregan informes avalados por la Dirección de Bienestar Universitario FLUJOGRAMA: RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO INDIVIDUAL DEL ESTUDIANTE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES FINANCIERAS RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO INDIVIDUAL DEL ESTUDIANTE DIRECTOR DE UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDADES ACADÉMICAS IDENTIFICACIÓN DEL ESTUDIANTE ATENCIÓN AL ESTUDIANTE CONSEJERIA TUTORÍA NIVELACIÓN RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO INDIVIDUAL DEL ESTUDIANTE DECANO SECRETARIO ACADÉMICO SEGUIMIENTO FIN BIENESTAR UNIVERSITARIO PROGRAMA DE DESERCIÓN Y RETENCIÓN ESTUDIANTIL RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO INDIVIDUAL DEL ESTUDIANTE ATENCIÓN ASESORÍA ESPECÍFICA INFORME Y EVIDENCIAS.4.5 PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN: Se promueve diferentes actividades de promoción y prevención para toda la comunidad universitaria en diferentes fechas del año; para lo cual lo ejecuta el programa de atención a la salud integral bajo las coordinaciones de servicio médico, el servicio psicológico Deserción y Retención Estudiantil DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN: PLANEACIÓN DE LAS ACTIVIADES DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN: En el plan de acción se programan las actividades a desarrollar: Director de Bienestar Talleres formativos Universitario Semana de la salud Campañas de promoción y prevención

12 3/07/00 0/06/04 / Servicio Médico, El Servicio Psicológico Deserción Y Retención Estudiantil Servicio Médico, El Servicio Psicológico Deserción Y Retención Estudiantil Servicio Médico, El Servicio Psicológico Deserción Y Retención Estudiantil Servicio Médico, El Servicio Psicológico Deserción Y Retención Estudiantil PROTOCOLO DE EVENTO: Cada programa organiza la actividad presentado el protocolo de evento y la divulgación ante la dirección de bienestar. Se realizan las actividades relacionadas con la logística establecida en el protocolo de evento. (Ajustes gráficos, refrigerios, etc.). DIVULGACIÓN Y SOCIALIZACIÓN PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN: Divulga y promueve los servicios de promoción y prevención: Afiches Pendones Carteleras Plasmas Página web Boletines informativos Correo institucional EJECUCIÓN DE ACTIVIDAD: De acuerdo a la programación establecida en el en el Ítem de planeación. Se registra los participantes en planilla y se levantan las evidencias respectivas. EVALUACIÓN DE GESTIÓN: Registro de asistencia en el CNT, ejecución y tabulación de encuestas de satisfacción e informe de la actividad FLUJOGRAMA:

13 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS: - Guía Protocolo de Manejo Médico - Guía Protocolo de Manejo Psicológico - Estructura Orgánica. Acuerdo 004 de 04 de Julio de 006 3/07/00 0/06/04 3 / 3 4. REGISTROS: - Historia clínica - Encuesta de satisfacción y percepción de bienestar - registro Seguimiento Individual del Estudiante 5. CONTROL DE CAMBIOS: No REV FECHA DESCRIPCIÓN 3/07/00 Emisión inicial Se mejoró la documentación de cada programa que compone la dirección de bienestar universitario, se incluyeron los siguientes procedimientos: 0/06/03 a) OTORGAMIENTO DE BECAS b) FORMACIÓN ELECTIVA LIBRE INTEGRAL: NÚCLEO DE FORMACIÓN para pregrado y postgrado. c) PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Igualmente se ingresó el programa de DESERCIÓN Y RETENCIÓN ESTUDIANTIL con dos procedimientos: a) PROGRAMA DE DESERCIÓN Y RETENCIÓN ESTUDIANTIL b) ANÁLISIS ESTADÍSTICO DE DESERCIÓN Y RETENCIÓN.4.3 CRITERIOS PARA CUSTODIA DE HISTORIA CLÍNICA: Cumpliendo con lo establecido en las leyes colombianas de protección de historias clínicas, Resolución 995 de 999; se tiene como criterios: A. Apertura e identificación de la historia clínica. La historia clínica es sistematizada, debe ser clara y legible, y únicamente es ingresada por el Psicólogo a cargo de la sede. B. Ubicación de la historia clínica. Esta se encuentra sistematizada en software, y se protegen mediante los servidores de la Universidad a cargo de la Dirección de Infraestructura Tecnológica. Se encuentra encriptada y solo tiene acceso el profesional médico o Psicológico. 0/06/04 C. Casos especiales en los cuales se realiza historia clínica en físico. Se archivan historias clínicas psicológicas en físico solo en casos que han requerido remisión psiquiátrica u otra especialidad. Una copia reposa bajo control exclusivo del Psicólogo de Bienestar Universitario. D. Acceso a la historia clínica. Podrán acceder a la historia clínica:. El equipo de salud.. El paciente bajo solicitud a la Dirección de Bienestar Universitario. 3. Demás personas determinadas por la ley ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL: Se ingresaron las estrategias institucionales de permanencia estudiantil (ver mapa conceptual). Se actualizaron el paso a paso del programa de Deserción y Retención Estudiantil.