UNIVERSIDAD VERACRUZANA M O N O G R A F Í A. Licenciada en Administración. Karina Viveros Sánchez. M. A. José Manuel Mávil Aguilera

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1 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS M O N O G R A F Í A para obtener el Título de: Licenciada en Administración Presenta: Karina Viveros Sánchez Asesor: M. A. José Manuel Mávil Aguilera Xalapa-Enríquez, Veracruz Junio

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3 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración DESARROLLO Y EVALUACION DE LOS RECURSOS HUMANOS M O N O G R A F Í A para obtener el Título de: Licenciada en Administración Presenta: Karina Viveros Sánchez Asesor: M. A. José Manuel Mávil Aguilera Xalapa-Enríquez, Veracruz Junio

4 DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS A Dios por haberme permitido terminar mi carrera. A mi padre por enseñarme que la distancia no nos aleja, sino que amplía el cariño. Por sus consejos, su amor y preocupación, dolores de cabeza en toda la carrera y sobre todo por su apoyo incondicional para este significativo paso en mi vida, sé que no hay forma para agradecerle todo lo que ha hecho por mí porque le debo lo que soy. Con cariño, admiración y respeto. A mis hermanas. A Erika por esos dos angelitos que adoro. Lady por esas tantas veces que me has hecho enojar. En fin por sus consejos, palabras y regaños, por esas diferencias y peleas entre nosotras que nos marcan pero no nos alejan como hermanas que somos. A mi novio por brindarme su apoyo incondicional con amor y estar conmigo en las buenas y en las malas por aguantarme en mis momentos de desesperación sin su ayuda no lo hubiera logrado. A mis amigas, Laura y Cris porque nunca me dejaron caer, por su paciencia en momentos de desesperación, por su ayuda en lo inimaginable y por esa amistad incondicional que siempre me han brindado, gracias por no dejarme enloquecer y estar siempre en los buenos y malos momentos. 5

5 Agradezco sinceramente a todos aquellos que me ayudaron durante mi desarrollo profesional, desde mi infancia hasta este momento de mi vida esto es a toda mi familia, tíos, tías, primas, primos, todos; y nos los menciono uno por uno porque no me perdonaría el olvidar alguno. Agradezco a mis profesores, asesor y sinodales por la orientación brindada y participar en mi desarrollo profesional. Agradezco a los que en el aspecto laboral me apoyaron para seguir adelante, por sus consejos y apoyo por hacerme ver que Dios está conmigo. Por exigirme un buen trabajo y enseñarme a cuidar cada pequeño detalle, gracias don Pablo. A mi mejor amiga que siempre ha estado presente en mi vida que me ha apoyado en todas mis aventuras, que me ha solapado, que incondicionalmente me da su hombro sin preguntar porque, la que siempre está a mi lado, que me empuja constantemente a ser mejor persona que me da sus mejores consejos. Igual que a mi padre se que no hay forma para agradecerle esto que soy. Gracias por tu perseverancia, por aguantar mis caprichos, berrinches y enojos, gracias por tu paciencia, y sobre todo amor y ser mi ejemplo a seguir. Gracias mami 5

6 INDICE RESUMEN...1 INTRODUCCIÓN... 2 CAPITULO 1. LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS CONCEPTO IMPORTANCIA OBJETIVOS ACTIVIDADES DE LA AMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS PRINCIPALES FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS PREPARACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DISEÑO DE PUESTOS PLANEACIÓN RECLUTAMIENTO SELECCIÓN CONTRATACION DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS CAPACITACIÓN EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO SUELDOS Y SALARIOS INCENTIVOS Y PARTICIPACIÓN EN LAS UTILIDADES...17 III 5

7 PRESTACIONES Y SERVICIOS SEGURIDAD E HIGIENE...18 CAPITULO 2. PREPARACION DE LOS RECURSOS HUMANOS ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS OBTENER INFORMACION PARA EL ANALISIS DE PUESTOS APLICACIÓN DE LA INFORMACION SOBRE EL ANALISIS DE PUESTOS PERSPECTIVA GENERAL DEL DISEÑO DE PUESTOS PLANEACION DE LOS RECURSOS HUMANOS DEMANDA DE RECURSOS HUMANOS OFERTA DE RECURSOS HUMANOS PUESTA EN PRÁCTICA DE LOS PLANES DE RECURSOS HUMANOS RECLUTAMIENTO RECLUTAMIENTO INTERNO RECLUTAMIENTO EXTERNO FORMATOS DE SOLICITUD DE EMPLEO SELECCIÓN RECEPCION PRELIMINAR ADMINISTRACION DE EXAMENES ENTREVISTA DE SELECCIÓN VERIFICAR REFERENCIAS Y ANTECEDENTES EVALUACION MÉDICA...60 IV 5

8 2.4.6 ENTREVISTA CON EL SUPERVISOR DESCRIPCION REALISTA DEL PUESTO DECISION DE CONTRATAR CONTRATACION...62 CAPITULO 3. DESARROLLO Y EVALUACION DE LOS RECURSOS HUMANOS CAPACITACION EVALUACION DEL DESEMPEÑO SISTEMAS DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO METODOS DE EVALUACION (PASADO Y FUTURO) SUELDOS Y SALARIOS INCENTIVOS Y PARTICIPACION EN LAS UTILIDADES PRESTACIONES Y SERVICIOS SEGURIDAD E HIGIENE...79 CONCLUSIONES...82 FUENTES DE INFORMACION...86 V 5

9 RESUMEN El proceso de los recursos humanos comienza con la planeación de éstos, donde el profesional en la materia debe pronosticar las necesidades de personal a corto, mediano o largo plazo. Continúa con el reclutamiento, que es la manera en la que se interesa e identifica a candidatos idóneos para llenar las vacantes de la organización. Este proceso va de la mano con la selección con el que se va elegir a uno de los candidatos para ser contratado. Esta etapa es la más importante ya que es donde se decide que persona va ocupar el puesto vacante. Esta persona una vez dentro de la empresa debe llevar a cabo un proceso de capacitación. En este proceso se evalúa su desempeño y se analiza si la persona es ideal para cubrir el puesto. La persona que es contratada debe recibir un salario por el servicio que presta. Además de algunas prestaciones de ley y servicios que la organización brinde a sus empleados. Todo lo anterior es lo relacionado con la administración de recursos humanos, esto es para que no quede duda que sin esta área simplemente la organización no existe. Es el corazón de la misma. 15

10 INTRODUCCIÓN 5

11 Las Pequeñas y Medianas empresas, deben contar necesariamente, para su funcionamiento, con ciertos recursos indispensables para realizar sus actividades, y éstas convertidas en bienes y/o servicios reflejarán beneficios para la misma. Dichos recursos son clasificados en materiales, tecnológicos, financieros y humanos. Cabe destacar que todos son primordiales, pero el de mayor importancia es el recurso humano (las personas), ya que los hombres han sido la base fundamental con los cuales se puede cambiar o mover a los demás recursos. El tema a tratar en esta monografía es Desarrollo y Evaluación de los Recursos Humanos, con el que pretendo explicar la importancia de cada uno de los puntos que se llevan a cabo en el proceso de Administración de Recursos Humanos. Después de leer a varios autores tales como Fernando Arias Galicia, Idalberto Chiavenato, Roberto Hernández Sampieri y William Werther realizo esta investigación para entender todo este proceso y me queda claro que los recursos humanos son indispensables para el buen desarrollo de la empresa pero sobre todo para un mejor desempeño laboral y social del empleado. Siempre y cuando se piense en su bienestar. Con este tema no procuro exponer detalladamente cada uno de los procesos sino solo cuestiones claves que nos ayuden a entender que esta rama de la Administración es la más importante en las organizaciones. Este tema es de suma importancia ya que todas las Pequeñas y Medianas Empresas, de alguna forma siempre llevan a cabo el proceso de los Recursos Humanos. Por esta razón en mi trabajo me enfoco únicamente a los recursos humanos considerando que de una u otra forma siempre existirá en las empresas y que su finalidad será influir en la efectividad de las actividades de los miembros que la integran. El término recursos humanos se refiere a las personas que componen una organización. La importancia de las labores de los recursos humanos se hace I 3

12 evidente cuando se toma conciencia de que los seres humanos constituyen el elemento común a toda organización. El tema de la Administración de Recursos Humanos a mi parecer no se le da la importancia que realmente tiene. Ya que siempre en cualquier empresa de tipo lucrativa el área más importante es la relacionada con lo económico, ya sea ventas, finanzas, contabilidad. No se dan cuenta o de alguna manera no le dan la importancia que realmente tiene esta área que a mi parecer es la porque es el alma de la empresa, la que se encarga de seleccionar al personal capacitado para las diversas labores que ahí se desempeñen. Es por eso que con mi investigación yo quiero conocer todo con respecto a los Recursos Humanos y de esta manera adentrarme en el tema ya que para mí es muy importante conocer todo este proceso, como planeación, reclutamiento y selección, contratación, seguridad e higiene, entre otros; porque en la vida laboral este proceso se lleva una y otra vez cada que se busca un empleo, y nosotros como recién egresados tenemos que conocer cada uno de estos puntos. Este tema es de mi total interés y tengo muy en claro que el propósito de la administración de los recursos humanos es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social. Este es el principio rector del estudio, y sabemos que mejorar las contribuciones que efectúa el personal a la empresa constituye una meta esencial y determinante que casi todas las compañías cuentan con un departamento de personal. Este departamento existe para apoyar a la directiva y al personal en la tarea de lograr sus objetivos. Por esto y más quiero adentrarme al área de la administración de recursos humanos ya que es un elemento muy importante en la organización y en mi vida profesional es el área en la cual me gustaría desarrollarme y para esto necesito conocer a fondo el tema. II 4

13 La presente monografía contiene 3 capítulos en los cuales se desarrolla el proceso de la administración de recursos humanos. En el primero me enfoco a las generalidades de la administración de recursos humanos explicando concepto, importancia, objetivos, y lo que es grandes rasgos el proceso de preparación de los recursos humanos y el desarrollo y evaluación de los mismos. En el capítulo dos se extiende el tema de preparación, explicando punto por punto lo que se lleva a cabo en el proceso de preparación de recursos humanos, tal como el análisis y diseño de puestos, la planeación de recursos humanos, en lo que se encuentra la oferta y la demanda, el reclutamiento la selección y la contratación. En el capítulo tres se explica el desarrollo y la evaluación de los recursos humanos, aquí se explica la capacitación, evaluación del desempeño, la administración de sueldos y salarios, incentivos y participación en las utilidades, prestaciones y servicios y seguridad e higiene. Espero que con esta investigación se pueda comprender la importancia del proceso de administración de recursos humanos, Así como también tener presente las actividades que se deben realizar para el máximo desempeño de personal, y tener bien claro que lo más importante en la empresa son las personas que laboran en ella, porque sin ellas la organización no existiría. Me di a la tarea de investigar sobre este tema ya que me parece de vital importancia para que todos los egresados de alguna licenciatura conozcan el proceso que se llevara a cabo al inicio de la vida laboral. 5 III

14 CAPITULO 1 LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS 6

15 1.1 CONCEPTO La administración de recursos humanos comprende todas las actividades humanas, es decir, abarca a toda la empresa, desde el gerente general, hasta el trabajador de más bajo nivel dentro de la misma. La administración de recursos humanos es una función relacionada con las áreas de planeación de recursos humanos, reclutamiento, selección, capacitación, administración de sueldos y salarios, servicios y prestaciones, salud y seguridad, contrato colectivo de trabajo y la investigación de personal. La administración de recursos humanos es considerada como un proceso administrativo que se aplica al incremento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos y las habilidades tanto de los trabajadores como de la empresa. El término Recursos humanos se refiere a las personas que componen una organización. Cuando los gerentes realizan actividades de recursos humanos como parte de sus actividades y tareas, buscan facilitar las aportaciones que las personas efectúan al objetivo común de alcanzar las metas de la organización a que pertenecen. El objetivo de los departamentos de recursos humanos es ayudar a las personas y las organizaciones a lograr sus metas. Los departamentos de recursos humanos enfrentan numerosos desafíos que surgen de las demandas y expectativas de los empleados, de la organización y de la sociedad. El departamento de recursos humanos debe contribuir a que la empresa alcance sus metas dentro de parámetros éticos y en una forma socialmente responsable. 7

16 1.2 IMPORTANCIA Los recursos humanos proporcionan un esfuerzo vital para el funcionamiento de las empresas, pueden mejorar, perfeccionar el empleo y el diseño de los recursos materiales, técnicos y financieros. La importancia de las labores de los recursos humanos se hace evidente cuando se toma conciencia de que los seres humanos constituyen el elemento común a toda organización; en todos los casos son hombres y mujeres quienes crean y ponen en práctica las estrategias e innovaciones de sus organizaciones. Las actividades de los recursos humanos contribuyen al éxito de una organización de diversas maneras, estas actividades deben adecuarse a las estrategias fundamentales de la compañía. Estas actividades contribuyen directamente al mejoramiento de la productividad al identificar mejores formas de alcanzar los objetivos de la organización, y al mejorar la calidad de vida laboral de los empleados. La administración de recursos humanos es importante solo por el hecho de tratar asuntos relacionados con las personas. Sabemos simplemente que una empresa la forman las personas que laboran en ella. El recurso humano es fundamental para el desarrollo de cualquier organización. Los recursos de la administración como técnicos, económicos, materiales son importantes pero no tanto como lo son los recursos humanos porque básicamente es la mano con que la empresa se mueve. En pocas palabras, la administración de recursos humanos es muy importante en la empresa ya que es la base para el buen funcionamiento de las demás áreas de la misma. Y esto nos quedaría muy claro con una frase: LOS RECURSOS MATERIALES HACEN LAS COSAS POSIBLES PERO LAS PERSONAS LAS CONVIERTEN EN REALIDADES 8

17 1.3 OBJETIVOS Los objetivos de la administración se derivan de los objetivos de la empresa en general. Todas las empresas tienen como uno de sus objetivos principales la creación y comercialización de algún producto y/o servicio. Y sabemos bien que para poder lograrlos se debe poner en práctica la administración de los recursos humanos. De manera general, los objetivos son: a) Crear, mantener y desarrollar el grupo de recursos humanos con habilidad y motivación para poder lograr los objetivos de la empresa. b) Crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales de aplicación desarrollo y satisfacción plena de recursos humanos y alcance de los objetivos individuales. El propósito de la administración de los recursos humanos es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social. Los objetivos de la administración de los recursos humanos no solo reflejan los propósitos e intenciones de la cúpula administrativa si no que también deben tener en cuenta los desafíos que surgen de la organización, del mismo departamento de personal y de las personas participantes en el proceso. Los objetivos de la administración de recursos humanos los podemos clasificar en: Objetivos corporativos: Es necesario reconocer el hecho de que la administración de recursos humanos tiene como objetivo básico contribuir al éxito de la empresa. En las empresas en las que se tiene un departamento formal de recursos humanos para apoyar la labor de la gerencia, cada uno de los supervisores y gerentes continúa siendo responsable del desempeño de los integrantes de su esquipo de trabajo. La función del departamento consiste en contribuir al éxito de estos supervisores y gerentes. La administración de 9

18 recursos humanos es solo una manera de apoyar la labor de los dirigentes de la organización. Objetivos funcionales: Mantener la contribución de recursos humanos a un nivel apropiado a las necesidades de la organización es una prioridad absoluta. Cuando la administración del personal no se adecúa a las necesidades de la organización se desperdician de todo tipo. La compañía puede determinar el nivel adecuado de equilibrio que debe existir entre el número de integrantes del departamento de recursos humanos y el total de personal a su cargo. Objetivos sociales: El departamento de recursos humanos debe responder ética y socialmente a los desafíos que presenta la sociedad en general y reducir al máximo las tensiones o demandas negativas que la sociedad pueda ejercer sobre la organización. Cuando las organizaciones no utilizan sus recursos para beneficio de la sociedad dentro de un marco ético pueden verse afectadas por restricciones. Objetivos personales: el departamento de los recursos humanos necesita tener presente que cada uno de los integrantes de la organización aspira a lograr ciertas metas personales legítimas. En la medida en que el logro de estas metas contribuye al objetivo común de alcanzar las metas de la organización, el departamento de recursos humanos reconoce que una de sus funciones es apoyar las aspiraciones de quienes componen la empresa. De no ser éste el caso, la productividad de los empleados puede descender o también es factible que aumente la tasa de rotación. Po ejemplo una compañía que se especialice en el tratamiento de maderas tropicales, puede reconocer que una aspiración legítima de parte de su personal es adquirir conocimientos especializados sobre esta actividad. La negativa de la empresa a capacitar al personal podría conducir a una seria frustración de los objetivos personales de sus integrantes. 10

19 1.3.1 ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Las actividades de la administración de los recursos humanos consisten en acciones que se llevan a cabo para proporcionar una fuerza de trabajo adecuada y para mantenerla. Es probable que algunas compañías pequeñas no tengan departamento de personal, en tanto que algunas de tamaño intermedio pueden carecer de un presupuesto adecuado a sus necesidades, en estos casos los profesionales se concentran en las actividades esenciales y de mayor valor para la organización. Conforme una organización crece se realizan diversas acciones para determinar sus necesidades de recursos humanos a futuro mediante una actividad que se denomina planeación de los recursos humanos. Con base a necesidades futuras de la organización, se procede al reclutamiento para contar con solicitantes de empleo que contribuyan a resolver las necesidades futuras de personal. Esto permite contar con un grupo de solicitantes que se someten a un proceso de selección de personal. Por medio de este proceso se escoge a las personas que cubre las necesidades que la planeación de recursos humanos determino. Solo en pocas ocasiones los nuevos empleados se ajustan de manera perfecta a las necesidades de la organización. Por ello es necesario, proceder a su orientación y capacitación para que puedan desempeñarse con efectividad. Durante el desempeño de las actividades de recursos humanos surgen nuevas necesidades de personal. Éstas se atienden reclutando nuevos empleados y apoyando el desempeño de los actuales. Gracias a este desarrollo los integrantes de la organización adquieren nuevos conocimientos y habilidades lo que garantiza que continuaran siendo de utilidad para la organización y al mismo tiempo irán alcanzando sus propias metas personales de progreso. El desempeño de cada persona requiere una evaluación. Esta actividad permite estimar la forma en que cada persona cumple con sus 11

20 responsabilidades, sino que indica si las actividades de los recursos humanos se efectúan de manera adecuada. Un desempeño deficiente puede indicar que la selección, la capacitación o las actividades de desarrollo deben revisarse, o que tal vez existan problemas en el campo de las relaciones del personal con la organización. Los empleados deben recibir una compensación en forma de sueldos y salarios, incentivos y prestaciones como vacaciones y pólizas de seguros de cobertura contra riesgos de diversos tipos. Algunas de estas prestaciones corresponden a requerimientos obligatorios dispuestos por la legislación del país. Los departamentos de recursos humanos desempeñan también un importante papel en el campo de las relaciones del personal con la organización, lo que también recibe el nombre de relaciones industriales. Los problemas de las relaciones del personal se resuelven al implantar normas y políticas, y con el apoyo activo a los gerentes de los distintos departamentos. Cuando el personal está descontento puede asociarse y llevar a cabo acciones de carácter colectivo. En esas condiciones la organización se enfrenta a una circunstancia que recibe el nombre de relaciones obrero-patronales. Para mantener su eficiencia los departamentos de personal deben realizar una evaluación de sus actividades, esto les permite retroalimentar las actividades que realizan y de esa manera llevar un control y contribuir a lograr los objetivos de la compañía. La responsabilidad de administrar de manera eficiente los recursos humanos corresponde al gerente de cada uno de los departamentos o unidades de la empresa. Si los gerentes de la organización no aceptan esta responsabilidad, en el mejor de los casos las actividades de personal de la empresa solo tendrían un éxito parcial o simplemente no se llevarán a cabo. Cuando los gerentes de las diversas áreas determinan que el trabajo de recursos humanos constituye un obstáculo para la realización de sus demás actividades ese trabajo puede ser reasignado. 12

21 El proceso de hacer que otras personas participen en la labor recibe el nombre de delegación de funciones, esto no reduce la responsabilidad del gerente, simplemente le permite compartir su responsabilidad. Según Werther, William B. (2000) las actividades para lograr los objetivos de la administración de recursos humanos son OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Objetivos corporativos OBJETIVOS SOCIALES 1. Cumplir con las obligaciones legales 2. Proporcionar prestaciones 3. Relaciones entre el sindicato y la empresa Objetivos funcionales 1. Planeación de los recursos humanos 2. Relaciones con los empleados 3. Selección 4. Capacitación y desarrollo 5. Evaluación 6. Ubicación 7. Retroalimentación Objetivos personales 1. Evaluación 2. Ubicación 3. Retroalimentación Actividades 1. Capacitación y desarrollo 2. Evaluación 3. Ubicación 13

22 4. Compensación 5. Retroalimentación 1-4 PRINCIPALES FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS HUMANOS Las funciones del departamento de los recursos humanos están encaminadas a desarrollar, administrar políticas, programas y procedimientos para dar forma a una estructura administrativa eficiente, con empleados capaces, ofreciéndole al empleado un progreso por medio del trabajo que realizan y creándoles una seguridad en sí mismos PREPARACION DE LOS RECURSOS HUMANOS La administración de recursos humanos requiere una adecuada base de información para ser eficiente. Cuando carecen de ella, los integrantes del departamento de personal enfrentan serias limitaciones para cumplir con sus responsabilidades. Para contar con un sistema de información sobre recursos humanos el administrador de personal adquiere información sobre cada puesto de la empresa, así como de las necesidades a futuro en términos de personal. Las estimaciones de las necesidades de recursos humanos a mediano y largo plazo permiten a los gerentes y al departamento de personal tomar una posición proactiva en el proceso de reclutamiento y selección de los nuevos trabajadores. 14

23 Diseño de puestos Para que la empresa marche bien se debe tener muy en claro las actividades que le corresponden a cada integrante. La información acerca de los puestos y los requisitos para llenarlos se consigue a través de un proceso denominado análisis de puestos, en el que la información sobre diferentes trabajos se obtiene de manera sistemática, se evalúa y organiza. Este proceso se estudiará más adelante Planeación La planeación de los recursos humanos es una técnica que tiene como objetivo estimar la demanda futura de recursos humanos de una organización. Si la organización no cuenta con el número adecuado que reúnan las características necesarias no podrá alcanzar sus objetivos de carácter estratégico, operativo y funcional. Gracias a su participación activa en el proceso de planeación estratégica los gerentes y ejecutivos de distintos niveles pueden elaborar planes acordes con los objetivos estratégicos y operativos de la organización Reclutamiento Es el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes de la organización. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda de candidatos y termina cuando se reciben solicitudes de empleo. Es el proceso de encontrar y atraer solicitantes adecuados al perfil del puesto. El reclutador utiliza el formato de solicitud de empleo como una herramienta básica de su trabajo, que culmina y concluye cuando presenta al departamento de selección d personal candidatos idóneos para los puestos disponibles. 15

24 Selección Una vez que se encuentra con el grupo idóneo de solicitantes mediante el reclutamiento se inicia el proceso de selección. Implica una serie de pasos que nos llevara a tomar la decisión de contratar. Tiene por objeto elegir entre los candidatos reclutados a los candidatos más aptos para ocupar el puesto. El proceso comienza en el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando se toma la decisión de contratar a uno de los solicitantes Contratación Llevado a cabo el proceso de reclutamiento y selección se procede a realizar la contratación. Ya que se ha aceptado al candidato se realiza un convenio por escrito o bien verbal en el que el patrón y el trabajador dan por hecho que ya existe un vínculo laboral DESARROLLO Y EVALUACION DE LOS RECURSOS HUMANOS Una vez que son contratados, los nuevos empleados se orientan mediante el conocimiento que adquieren de las políticas y procedimientos de la compañía. En ese punto pasan a ocupar sus puestos de trabajo y reciben la capacitación necesaria para ser productivos. Para evaluar el desempeño de los empleados se llevan a cabo evaluaciones periódicas, con las cuales la empresa proporciona a los trabajadores retroalimentación sobre su desempeño y puede ayudar a los gerentes operativos a identificar aspectos que es necesario corregir. 16

25 Capacitación Al entrar un nuevo miembro al equipo de trabajo de una empresa, se le debe entrenar para que lleve a cabo un buen trabajo. Se le debe proporcionar conocimientos y habilidades específicas sobre el puesto con la finalidad de lograr los objetivos previstos. Aunque la capacitación auxilia a los miembros de la organización a desempeñar su trabajo actual, sus beneficios pueden prolongarse a toda su vida laboral y pueden contribuir al desarrollo de esa persona para cumplir futuras responsabilidades Evaluación de desempeño Es el proceso mediante el cual se estima el rendimiento global del empleado. Es válida la retroalimentación. Al evaluar el desempeño se motiva al empleado a su propia satisfacción y superación al ofrecer oportunidades de crecimiento en la misma empresa Sueldos y salarios Es conocido como compensación, que es la gratificación que los empleados reciben a cambio de su labor. La administración de esta área garantiza la satisfacción de los empleados que ayuda a la organización a mantener una fuerza de trabajo productiva Incentivos y participación en las utilidades Los incentivos y la participación en las utilidades constituyen enfoques de compensación que impulsan logros específicos. Los sistemas de incentivos establecen estímulos con base en el desempeño y no en la antigüedad o en las horas que se haya elaborado. 17

26 Prestaciones y servicios Los servicios y prestaciones a los empleados constituyen el área de más rápido crecimiento en el campo de las compensaciones. Las empresas se han esforzado en ampliarlas para evitar conflictos laborales, hacer frente a presiones de los empleados y continuar siendo competitivos en el mercado de trabajo Seguridad e higiene En cualquier empleo se debe tener las prestaciones de ley que avalen la seguridad del empleado, así como también deben tener las medidas de seguridad necesarias para prevenir cualquier tipo de accidente laboral. Los servicios y prestaciones constituyen el área de más rápido crecimiento en el campo de las compensaciones. Las empresas se ha esforzado en ampliarlas para evitar conflictos laborales, hacer frente a presiones de los empleados y continuar siendo competitivos en el mercado de trabajo. 18

27 CAPITULO 2 PREPARACION DE LOS RECURSOS HUMANOS 19

28 2-1 ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS El diseño de puestos en si es una herramienta útil para determinar cada una de las actividades que se llevaran a cabo en un tiempo determinado. Sabemos que el especialista de personal no conoce todos los detalles de los puestos de forma en que los domina la parte operativa. La información acerca de los puestos y los requisitos para llenarlo se consigue a través de un proceso denominado análisis de puestos para obtener información de manera sistemática, evaluarla y organizarla. La información que se obtenga servirá para encontrar solicitantes idóneos para los puestos disponibles. Principales actividades gerenciales vinculadas con la información sobre análisis de puestos: a) Compensar de manera equitativa a los empleados b) Ubicar al personal en puestos adecuados c) Determinar niveles realistas de desempeño d) Crear planes de capacitación y desarrollo e) Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales f) Planear las necesidades de capacitación de recursos humanos g) Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral 20

29 h) Evaluar la manera en que los cambios del entorno afectan el desempeño del personal i) Eliminar requisitos y demandas innecesarios mediante la racionalización del proceso j) Conocer y evaluar las necesidades reales de recursos humanos de la empresa OBTENER INFORMACION PARA EL ANALISIS DE PUESTOS Antes de obtener información para los puestos es necesario informar a los empleados las razones que llevaron a la empresa a realizarlo, para que los mismos empleados colaboren en el proceso y evitar especulaciones. Así mismo el analista debe conocer a fondo el propósito, la estrategia, la estructura, los insumos y todo lo que conlleve a una mejor organización. Cuando el analista realmente conoce todo esto podrá identificar los puestos que es necesario analizar, elaborar cuestionario para analizar el puesto y obtener la información sin ninguna dificultad. Para identificar los puestos que existen en la organización el analista se puede apoyar de los registros de la nomina, de organigramas y discusiones con los trabajadores y supervisores. Si hubo antes ya un análisis de puestos se debe tener acceso a ellos para poder identificar muchos de los puestos de la compañía. Los analistas desarrollan una serie de cuestionarios que les permiten obtener información de manera consistente y homogénea. Y para esto el secreto es usar un mismo cuestionario para el mismo puesto. En el cuestionario utilizado se debe tomar en cuenta: 21

30 Nivel e identificación: es decir una identificación clara del puesto y como encaja dentro de un departamento. Deberes y responsabilidades: debe especificar las distintas acciones que las personas llevan a cabo en ese puesto y una descripción clara de estas acciones y las condiciones en que se efectúan. Aquí debe destacar si la persona lleva a cabo funciones gerenciales, tales como toma de decisiones, organización, planeación, etc. Características individuales y condiciones de trabajo: características que una persona debe poseer para llevar a cabo cierto trabajo. Tal como formación académica, experiencia, habilidades y aptitudes especiales. Niveles de desempeño: revisar de que manera se esta evaluando el desempeño del empleado, como esta alcanzando sus objetivos. Y también se puede obtener esta información solicitándola al jefe directo o al supervisor. Ejemplo de cuestionario para análisis de puesto: Existen diversas maneras para obtener los datos necesarios para el análisis de puestos: Entrevistas: estas constituyen una forma efectiva de obtener información sobre un puesto. El contacto directo con el entrevistado le permite explorar con facilidad puntos no muy claros. En las entrevistas entran tanto el empleado del puesto a analizar como el supervisor. Este proceso logra un alto nivel de precisión pero es de alto costo y demanda mucho tiempo para llevarlo a cabo. Grupos de expertos: esto es recabar opiniones de un grupo de expertos reunidos para analizar un puesto y permite llegar a resultados de alta confiabilidad aunque es muy costoso y lenta ejecución. Aquí los integrantes del grupo revisan y clarifican aspectos de su labor diaria. Cuestionarios por correo: esta técnica permite estudiar varios puestos al mismo tiempo a costo bajo. Sin embargo la precisión es inferior ya que algunas preguntas no se logran comprender y las respuestas son incompletas y algunos cuestionarios no se responden. 22

31 Bitácora de empleado: llevar anotación diaria de las actividades realizadas. El estudio y verificación de estas bitácoras puede ser lento y costoso. Observación: es lenta, costosa y menos precisa y confiable que las otras técnicas pero es útil si la labor es manual y repetitiva. Combinaciones: para mejores resultados es aceptable la combinación de dos o más técnicas, siempre y cuando sean comprensibles APLICACIÓN DE LA INFORMACION SOBRE EL ANALISIS DE PUESTOS Las tres fases de la información sobre análisis de puestos: Preparación para el análisis de puestos: familiarización general con la organización y el tipo de trabajo que realiza. Recolección de información sobre análisis de puestos: identificar el puesto, desarrollar el cuestionario y recolectar datos. Aplicaciones de la información sobre análisis de puesto: descripciones del puesto, especificaciones y niveles de desempeño. La aplicación inmediata de esta información la transforma en descripciones de puestos, especificaciones de puesto y estándares de rendimiento. Una vez que se tiene el análisis de puesto se procede a realizar una descripción de puestos que es una explicación escrita de las responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros aspectos de un puesto determinado. La descripción de puesto debe contener un código dependiendo de cada empresa, fecha, y la persona que describió el puesto. Una vez hecho esto se procede a realizar un resumen que consiste en una descripción concisa del puesto de trabajo. 23

32 Los análisis de puestos tienen una aplicación adicional: permiten formular niveles de desempeño en el puesto. Estos niveles se determinan con base en la información obtenida mediante el análisis de puestos y así se mide el desempeño real logrado en la labor diaria. Los niveles de desempeño conforma un parámetro que permite medir el grado en que se están logrando las metas, estos son indispensables para los gerentes y especialistas de recursos humanos porque les ayuda a evaluar y medir el desempeño general y también a controlarlo. Los niveles de desempeño en el puesto se determinan con base en la información obtenida mediante el análisis de puestos y a partir de ese momento se mide el desempeño real logrado en la labor diaria. Si las mediciones muestran desviaciones importantes respecto a los parámetros establecidos, los expertos intervienen y realizan acciones correctivas. Las descripciones de puesto, sus especificaciones y los niveles de desempeño integran el sistema de información sobre recursos humanos. El proceso de toma de decisiones sobre recursos humanos se facilita y hace más sólido y confiable cuando se efectúa con base en información bien establecida PERSPECTIVA GENERAL DEL DISEÑO DE PUESTOS La manera en que se diseñen los puestos de trabajo de una organización determinará en gran medida el éxito y la posibilidad de supervivencia de muchas organizaciones. La forma en que las personas se desempeñen y cumplan con sus labores está influida por las características del puesto. Tanto la productividad como la calidad de la vida laboral dependen del diseño de los puestos de la organización. 24

33 El diseño de cada puesto debe reflejar las expectativas organizativas, ambientales y conductuales. La productividad y nivel de satisfacción de cada empleado constituye una fuente de información respecto a la manera en que se diseñó el puesto Un empleo mal diseñado conduce a una productividad disminuida, a cambios constantes en el personal, ausentismo, quejas, sabotaje, recurso a sindicatos, renuncias y otros. Elementos organizativos Los elementos organizativos de un puesto se refieren a su eficiencia. El principio fue formulado por primera vez por el investigador Frederick Taylor, que dedicó gran parte de su investigación a identificar técnicas para el diseño eficiente de puestos de trabajo. El éxito que tuvo dio origen a la disciplina llamada Ingeniería industrial y contribuyó a estudiar formalmente las técnicas de administración. Los resultados de sus investigaciones se pueden resumir en un enfoque mecánico del proceso de diseñar puestos. Enfoque mecánico: esta técnica requiere identificar todos los movimientos y labores de un puesto de trabajo para estructurarlos de manera que se minimice el tiempo y esfuerzo necesarios para efectuar la tarea. Al completar la identificación de las labores, un grupo limitado de ellas se agrupa y concentra en un solo puesto. El resultado es la especialización. Este proceso lleva a que se practiquen ciclos de labores breves que duran solo tiempo necesario para llevar a cabo una operación determinada. El enfoque mecánico de la labor humana permite alcanzar niveles máximos en términos de eficiencia, tiempo, esfuerzo, costo laboral, capacitación, y tiempo necesario para el aprendizaje, este enfoque aún sigue vigente en algunas operaciones industriales. Flujo de trabajo: El producto o servicio que se pretende obtener requiere que se logre un equilibrio entre los distintos puestos, para que el trabajo se realice de manera eficiente. Una vez determinada la secuencia correcta se determina el mecanicismo que se debe llevar. 25

34 Ergonomía: esta consiste en estudiar la interacción del ser humano con los equipos y herramientas que opera. Se debe tomar en cuenta que una persona joven y fuerte no tiene dificultad para agacharse una sola vez en su labor diaria, pero hacerlo muchas veces tendrá un efecto negativo en su productividad. Prácticas laborales: son el conjunto de actividades que permiten llevar a cabo la tarea diaria. Cuando las organizaciones ignoran estas actividades pueden surgir conflictos internos que pueden ser de gravedad y afectar la estabilidad de los empleados. Elementos del entorno Habilidades y disponibilidad del empleado: respecto a la eficiencia en su labor se debe balancear de acuerdo con su grado de preparación de trabajadores disponibles, su experiencia y expectativas sociales que cada uno traer a su lugar de trabajo. Expectativas sociales y culturales: Estas influyen de manera determinante en el nivel de aceptación del puesto y son primordiales en el proceso de diseñar puestos de trabajo. Durante el siglo pasado en la mayoría de los países latinoamericanos existía una fuerza laboral con poca preparación y mínima educación, que aceptaba sin duda cualquier tipo de trabajo físico. A causa de la escasez generalizada de posibilidades de empleo la disposición para aceptar cualquier empleo era muy grande. El nivel general de educación se ha elevado considerablemente y junto con él el nivel las expectativas de los trabajadores. El problema de las expectativas individuales se complica cuando se tienen influencias internacionales con la presencia de las diferencias culturales. Las percepciones varían de un individuo a otro y de uno a otro grupo social; para poder crear satisfacción y motivación el especialista de recursos humanos debe tomar en cuenta elementos variados como los días de fiesta, los horarios de trabajo, vacaciones entre otros. 26

35 Elementos de conducta Autonomía: ser responsable de las labores que la persona lleva a cabo. Los puestos que tienen autoridad para tomar decisiones aumentan el sentido de autoestima autovaloración del empleado. La ausencia de autonomía puede provocar que un empleado muestre apatía por su trabajo y baje su desempeño laboral. Diversidad: la ausencia de cambios provoca monotonía y aburrimiento, este conduce a la fatiga y esto provoca errores. Caso contrario al dar variedad a los puestos los diseñadores pueden reducir los errores ocasionados por el aburrimiento. Tanto la autonomía como la diversidad en el puesto pueden propiciar a mejores niveles de satisfacción laboral. Identificación de la tarea: el nivel de satisfacción puede incrementarse considerablemente cuando las tareas se agrupan de manera que los empleados perciban que están aportando una contribución importante a la sociedad. Relevancia de la tarea: saber que el trabajo que se realiza es importante para muchas personas dentro y fuera de la organización y hace que el puesto adquiera valor para quienes lo desempeñan. Retroalimentación: cuando no se proporciona retroalimentación a los trabajadores acerca de su desempeño estos no tendrían razones para mejorarlo. Si los informes que dan a los empleados sobre los avances logrados son confiables y representativos de su labor habrá un mejoramiento en el ánimo del equipo de trabajo. 2.2 PLANEACION DE LOS RECURSOS HUMANOS La planeación de los recursos humanos es una técnica que tiene como objetivo estimar la demanda futura de recursos humanos de la organización. 27

36 Mediante esta técnica los gerentes de línea y los especialistas de personal diseñan planes que apoyen la estrategia de la organización y que permiten llenar las vacantes que existan con una filosofía proactiva. Si la organización no cuenta con el número adecuado de personas que reúnan las características necesarias no podrá alcanzar sus objetivos de carácter estratégico, operativo y funcional. Gracias a su participación activa en el proceso de planeación estratégica, los gerentes y ejecutivos de distintos niveles pueden elaborar planes acordes con los objetivos estratégicos y operativos de la organización. Esto aplica tanto a expansión de proyectos de una organización como a su reducción. En ocasiones los dirigentes de una empresa no necesariamente planean una expansión, por el contrario se debe considerar una reducción en escala de sus actividades o incluso tomar en cuenta una terminación total. Sería ideal que todas las organizaciones identificaran sus planes de recursos humanos a corto y largo plazo. Las ventajas de la planeación de recursos humanos incluyen: Mejor utilización del personal de la empresa. Permitir que los esfuerzos del departamento de personal y los objetivos globales de la organización se establezcan sobre bases congruentes. Lograr considerables economías en las contrataciones de personal. Enriquecer y mejorar la actual base de datos de información del personal, lo que permite apoyar a distintas áreas de la empresa. Colaborar a la coordinación de varios programas como la obtención de mejores niveles de productividad gracias a las aportaciones de personal mejor capacitado y motivado. Las organizaciones de tamaño pequeño pueden alcanzar varias de estas ventajas, pero su progreso en términos de efectividad puede resultar menor debido a la pequeña escala de sus operaciones. En muchos casos las ventajas de la planeación de recursos humanos no justifican sus costos. 28

37 Por el contrario en las organizaciones de grandes dimensiones la planeación de recursos humanos puede contribuir a lograr considerables ventajas competitivas DEMANDA DE RECURSOS HUMANOS: Las organizaciones estiman sus necesidades de personal a futuro a fin de prepararse para llevar a cabo sus estrategias operativas. Este proceso se puede realizar de manera formal e informal considerando posibles características de la oferta de trabajo. Muchos factores influyen en la demanda de recursos humanos de la organización e incluyen los cambios en el entorno social y general, en la organización y en la fuerza de trabajo. El conjunto de estos factores influyen en las estrategias corporativas y en los planes que la organización se formula a largo plazo. Algunos de estos factores se encuentran dentro del área de control de la organización, en tanto que otros no lo están, como lo ilustra la siguiente tabla: Causas de la demanda de recursos humanos a futuro, esto es según Werther, William B. (2000) EXTERNAS ORGANIZATIVAS LABORALES Económicas Planes estratégicos Jubilaciones Factores sociales Presupuestos Renuncias Tecnológicas Ventas y producción Terminación contratos de Competitivas Nuevas actividades Decesos 29

38 Los factores de carácter social, incluso los de política y legal son un poco más fáciles de predecir pero sus implicaciones no siempre son claras. En algunos casos el efecto que tendrán sobre la organización es obvio. Los cambios tecnológicos son muy difíciles de predecir, pero con mucha frecuencia pueden alterar de manera radical todos los planes de recursos humanos de la organización. Por ejemplo, muchas personas creían que la introducción de las computadoras en las sociedades latinoamericanas provocaría desempleo masivo. Al contrario las computadoras han creado miles de empleos en casi toda el área. Sin embargo no crearon empleos en todos los niveles, afectaron ciertas áreas como las de contabilidad pero incrementaron la oferta en otras como departamentos de servicios de comunicación por internet. El creciente uso de computadoras lleva a las compañías a reducir radicalmente el tamaño de sus operaciones en ciertos departamentos, mientras que otros deben incrementarse de manera considerable. Una organización responde a los cambios que percibe en su entorno tomando decisiones que alteran y modifican sus planes estratégicos. Dichos planes establecen objetivos tales las tasas de crecimiento y penetración del mercado la preparación y el lanzamiento de nuevos productos y servicios. Los nuevos objetivos determinan la cantidad y las características del personal que se necesitará a futuro. Para alcanzar objetivos a largo plazo los gerentes y directivos de la empresa, junto con especialistas de recursos humanos, deben diseñar planes. A corto plazo, los planificadores pueden formular sus acciones mediantes presupuestos. Las organizaciones reflejan sus objetivos en el campo de sus recursos humanos mediante los incrementos o recortes de presupuesto. Los estimados de venta y producción no son tan exactos como los presupuestos, pero constituyen indicadores rápidos de cambios a corto plazo en la demanda de recursos humanos. 30

39 La demanda de recursos humanos experimenta variaciones debido a factores como jubilaciones, renuncia, embarazos, enfermedades, despidos, muertes y licencias. Técnicas de detección de tendencias Las técnicas para la detección de tendencias consiste en diversas prácticas que se orientan a determinar cuáles serán las futuras necesidades de personal. Estas técnicas comprenden desde procedimientos informales hasta complicados La mayor parte de las compañías solo lleva a cabo estudios relativamente informales sobre el futuro inmediato. Conforme adquieren experiencia en el proceso de detectar sus necesidades a futuro en el campo de los recursos humanos recurren a técnicas de creciente complejidad. Esto es de acuerdo con el autor Werther, William B. (2000) EMPLEO DE EXPERTOS PROYECCION DE TENDENCIAS OTROS METODOS Decisiones informales rápidas y Extrapolación Análisis y planeación de presupuestos Estudio formal de expertos en el área Indexación Análisis de nuevas operaciones Técnica de grupo Análisis Modelos de nominal estadístico computadora Técnica de Delfos 31

40 Empleo de expertos: los pronósticos formulados por expertos en el área se basan en las opiniones que emite un grupo de personas que conocen de las necesidades de recursos humanos a futuro por parte de la organización. Ya que los gerentes de línea toman la mayor parte de las decisiones de contratación, los planificadores de recursos humanos deben emplear métodos que les permitan informarse de las necesidades de personal de esos gerentes. En organizaciones de menores dimensiones es posible que el director de operaciones o el gerente de recursos humanos posean toda la información necesaria. En organizaciones de mayores dimensiones el método más sencillo consiste en efectuar un muestreo de los gerentes que constituyen la autoridad respecto a las necesidades de recursos humanos de los departamentos. Este muestreo puede consistir en un sondeo informal, un cuestionario o una discusión sobre el tema, que utilice la técnica de grupo nominal. La cual presenta a un grupo de gerentes un tema básico y cada uno de los participantes procede a poner por escrito las respuestas que considere pertinentes. Después se discuten cada una de sus respuestas y las numeran en orden de importancia. Si no funciona esta técnica se puede utilizar la técnica de Delfos, en esta dinámica se solicitan estimados específicos de un grupo de expertos de nivel gerencial. Los planificadores de recursos humanos actúan como intermediarios, resumen las respuestas obtenidas e informan a los expertos acerca de los resultados. Proyección de tendencias: Quizá la técnica más rápida es la de proyectar las tendencias que han predominado hasta el momento. Los métodos más conocidos son de extrapolación e indexación. La extrapolación requiere prolongar las tendencias de cambio del pasado a fases futuras. 32