INSTRUCCIONES INTERNAS DE CONTRATACIÓN DE EXPERTOS A CORTO, MEDIO Y LARGO PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

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1 INSTRUCCIONES INTERNAS DE CONTRATACIÓN DE EXPERTOS A CORTO, MEDIO Y LARGO PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

2 I. OBJETO DE LAS INSTRUCCIONES El específico y característico ámbito de actuación de la Fundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas, FIIAPP, dentro de la cooperación internacional, origina la necesidad de contar con un adecuado procedimiento de selección y contratación de los Expertos a corto, medio o largo plazo que, dentro del marco de los proyectos ejecutados y/o gestionados por la Fundación, desarrollan sus actividades en el extranjero ligándose a ésta a través de un contrato de arrendamiento de servicios profesionales o de una contratación laboral por obra o servicio determinado. La Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones, establece en su artículo 46.4, respecto de las fundaciones del sector público estatal, entre las que se encuentra la FIIAPP, que la selección del personal deberá realizar con sujeción a los principios de igualdad, mérito, capacidad y publicidad de la correspondiente convocatoria : Así, el Patronato de FIIAPP aprobó en su sesión de 20 de junio de 2003 un Manual de Contratación de Expertos de adaptación a la Ley 50/2002, de Fundaciones. Las auditorías llevadas a cabo por la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) y la propia práctica de FIIAPP han llevado a la introducción de una serie de mejoras en los procedimientos que ya se realizaban en la práctica y se incorporaban a los expedientes, pero no a los Manuales de Contratación de FIIAPP. Por otro lado, la reorganización de la estructura de trabajo de FIIAPP, pasando a una organización por equipos, así como la creciente actividad de la Fundación en licitaciones internacionales que demandan búsqueda de expertos, aconsejaban poner mayor énfasis en los procesos de selección de expertos, que en 2003 eran casi exclusivamente nacionales. Por último, la Ley 30/2007, de Contratos del Sector Público, establece que las fundaciones del sector público estatal aprueben unas Instrucciones de Contratación de los contratos de Obras, Suministros y Servicios, lo cual FIIAPP ya realizó en su sesión de Patronato de 25 de septiembre de En aras de homologar las denominaciones, se cambia asimismo el nombre de Manual de Contratación a Instrucciones de Contratación. Las presentes Instrucciones pretenden posibilitar que la contratación se realice a través de un proceso por el que se consiga dotar al proyecto concreto del perfil profesional más adecuado al mismo. Asimismo, se pretende que dicha adecuación del profesional se combine con la idónea selección del Experto, selección que irá presidida por los principios de igualdad, mérito y capacidad y por la necesaria publicidad y concurrencia que, todo proceso selectivo, requiere para su óptima realización y cristalización. 2

3 II. DEFINICIONES EXPERTO A CORTO, MEDIO o LARGO PLAZO. Profesional o funcionario, residente o no en territorio nacional, que, dentro de un proyecto gestionado y/o ejecutado por la Fundación, va a desarrollar sus funciones por un período: a. No superior a un mes: Experto a corto plazo. b. Superior a un mes y no superior a seis meses: Experto a medio plazo. c. Superior a 6 meses: Experto a largo plazo. BANCO DE EXPERTOS. Base de datos de Expertos de alto nivel con la que cuenta la Fundación, en la que todo profesional liberal o funcionario que desee participar en los proyectos de la FIIAPP, habrá de incluir su curriculum vitae. ÓRGANO DE CONTRATACIÓN: Director o Gerente de la Fundación. 3

4 III. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN. 1. Los procedimientos de contratación de FIIAPP se fundamentan en el respeto a los siguientes principios: a. Publicidad. b. Concurrencia. c. Transparencia. d. Confidencialidad. e. Igualdad. f. Adjudicación a la oferta que presente mejor relación idoneidad profesional/propuesta económica del candidato. Con el fin de garantizar la observancia de los principios enunciados en el número anterior, en los procedimientos de contratación que tramite FIIAPP se observarán en todo caso las siguientes reglas: a. Con carácter general, el principio de publicidad se entenderá cumplido mediante la difusión de la información contractual de FIIAPP, sin perjuicio de la utilización de otros medios de publicidad, en aquellos supuestos en que se estime conveniente. b. No se impondrá ninguna condición que suponga una discriminación directa o indirecta frente a candidatos potenciales de otros Estados Miembros. c. Si se exige a los candidatos que presenten títulos, certificados u otro tipo de documentación justificativa, los documentos procedentes de otros Estados Miembros deberán aceptarse de conformidad con el principio de reconocimiento mutuo de títulos, certificados y otros diplomas. d. La información facilitada por los expertos a FIIAPP con ocasión del procedimiento de contratación será tratada y guardada por ésta con la debida confidencialidad. e. En relación a los criterios para la adjudicación, se atenderá a la oferta que presente el mejor ratio idoneidad profesional/propuesta económica del candidato. 2. Las presentes instrucciones internas de contratación garantizan el cumplimiento de los señalados principios e imponen a los órganos de contratación de FIIAPP, en todo caso, una actuación orientada, en todo momento, a la satisfacción de los señalados principios. 4

5 IV. CONTRATOS EXCLUIDOS Las presentes Instrucciones no serán de aplicación a la contratación de los Expertos a corto, medio y largo plazo que presten sus servicios en programas y proyectos en cuya gestión y/o ejecución la FIIAPP asuma un papel instrumental o de mero gestor, puesto que en los términos de referencia de estos proyectos ya se indican los Expertos que habrán de participar en los mismos así como las cuantías a percibir por la prestación de sus servicios. En estos supuestos, el expediente de la contratación del experto constará de lo siguiente: a. Toda la documentación precisa que, a estos efectos, recoja la designación por el Organismo correspondiente del Experto para ese proyecto. b. Contrato con la retribución que habrá de abonársele. No obstante todo lo anterior, el abono del complemento de productividad a los Expertos que participen en los proyectos antes señalados se sujetará a lo establecido, a estos efectos, en el presente documento. V. TIPOLOGÍA DE CONTRATOS APLICABLES La modalidad de contratación (profesional o laboral) dependerá de la duración del contrato y de los requisitos del mismo. a. En el caso de expertos a corto y medio plazo, se optará por el contrato profesional. b. En el caso de contratos de largo plazo, se valorará como primera opción el contrato laboral, lo que requerirá la participación de Recursos Humanos. Excepciones para el uso del contrato laboral: Decisión al respecto del experto, prefiriendo el contrato profesional. Incompatibilidad legal. Dificultad práctica, en especial si se trata de expertos no residentes contratados para el desempeño de actividades en el extranjero. La posibilidad de opción entre contratos deberá incluirse en los Términos de Referencia. En caso de opción de contrato laboral, éste no podrá ser con carácter indefinido, sino que su duración estará determinada por la del proyecto que motiva la selección y posterior contratación. 5

6 VI. ÓRGANOS DE CONTRATACIÓN Los órganos de contratación de FIIAPP serán el Director y el Gerente de la Fundación, optándose por cualquiera de ellos según criterio de agilidad en la gestión. VII. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN El procedimiento para la contratación de un experto constará de las siguientes fases: a. Motivación de la necesidad de un proceso de selección. b. Publicidad. c. Procedimiento de selección. a. MOTIVACIÓN DE LA NECESIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN Cada vez que FIIAPP resulte adjudicataria de un proyecto, el responsable de equipo encargado del proyecto enviará a Asesoría Jurídica, además del contrato (salvo en el caso de subvenciones nominativas, dado que el original del convenio ya estará en Asesoría Jurídica), un resumen del proyecto donde constarán las modalidades de contratación (así, por ejemplo, hay presupuestados 600 working days para 2 expertos a largo plazo y 700 working days para expertos a corto plazo con áreas de trabajo en.), así como el previsible calendario de contratación, si se conoce. Cuando ya deba procederse al inicio de un proceso de selección concreto, el responsable de equipo remitirá por escrito las necesidades de contratación para la elaboración conjunta con Asesoría Jurídica de los términos de referencia del experto. En el caso de que los términos de referencia ya vengan establecidos, se enviarán a Asesoría Jurídica. En caso de que la búsqueda de expertos sea para la presentación de ofertas, es decir, que la efectiva contratación dependa de la adjudicación del proyecto, se indicará tal condición para su conocimiento por los interesados. b. PUBLICIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN La FIIAPP seleccionará a sus Expertos a través de un procedimiento iniciado mediante anuncio publicado, al menos, en un diario y/o revista de tirada nacional. Dada la característica operativa de la actividad de la Fundación, al desconocerse, en gran número de ocasiones, con carácter previo los proyectos que se van a ejecutar, y debido, también, a la gran premura y urgencia que suele presidir el envío de Expertos a los proyectos de cooperación internacional, el anuncio solicitando los perfiles profesionales se realizará 6

7 anualmente y, salvo supuestos excepcionales, no irá referido a ningún proyecto en concreto. A través de este anuncio se invitará a todos los funcionarios o profesionales que deseen participar en los proyectos de la Fundación, a incluir su curriculum vitae en el Banco de Expertos rellenando la ficha que, a tales efectos, se recoge en la página web de la Fundación. Asimismo, y salvo que el Experto únicamente desee participar en proyectos a ejecutar en Iberoamérica, el curriculum vitae habrá de ser redactado en inglés, estableciéndose como modelo el de las licitaciones de la Comisión Europea. Teniendo en cuenta los plazos reducidos de remisión de propuestas de expertos que suele haber en los proyectos de cooperación, FIIAPP, en caso de que considere que los currícula de expertos que consten en su Banco de Expertos no cumplen con los requisitos para presentarse a un proyecto, podrá utilizar fórmulas alternativas: a. Búsquedas en bases internacionales de datos de expertos. b. Búsqueda de curricula vitae a través de las Embajadas de España o a las Oficinas Técnicas de Cooperación (OTC) con competencia en el Estado destinatario del proyecto. En este caso, se requerirán al menos tres curricula vitae. c. Búsqueda de expertos a través de un proceso de selección en la página web de la Fundación. c. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Atendiendo al proyecto concreto que se trate y a los términos de referencia del puesto de experto en cuestión, el Responsable de Equipo encargado del mismo deberá reunir, de acuerdo a las fórmulas explicadas en el punto anterior, todos los curricula vitae existentes dentro del marco presupuestario del proyecto se evaluará el coste del experto y las posibles alternativas económicas a ofrecer. Las candidaturas preseleccionadas serán evaluadas por un Tribunal compuesto por: El Responsable del Departamento o persona en quien delegue. El Responsable de Equipo. Un miembro de Asesoría Jurídica. Estas personas realizarán una propuesta de contratación que consideren más adecuada al perfil definido, estableciendo una jerarquía a la hora de realizar ofertas. En todo caso, habrá de atender, dentro del cumplimiento de los términos de referencia, la mejor ratio idoneidad profesional/propuesta económica del candidato. 7

8 La propuesta deberá contener como mínimo tres nombres, en caso de cubrirse sólo una plaza de experto. Si la propuesta de contratación es de varias plazas, deberá contener al menos dos nombres más que plazas a cubrir. En caso de que la propuesta tenga menos nombres de los arriba indicados, el Tribunal deberá motivar la decisión. Una vez elaborada la propuesta, el Responsable de Equipo se dirigirá al experto situado en primer lugar para realizarle una oferta dentro del marco de los términos de referencia del puesto y presupuestarios. En caso de que el Experto propuesto en primer lugar rechazase el ofrecimiento del Responsable de Equipo, éste procederá a un segundo ofrecimiento dentro de los candidatos preseleccionados. Este proceso continuará hasta dar con el candidato que, finalmente, acepte el ofrecimiento. Durante este proceso preselectivo, el Responsable de Equipo habrá de informar por escrito (vía correo electrónico, cartas, etc.) al candidato (o candidatos) de las siguientes circunstancias (esta información por escrito del Técnico al candidato habrá de adjuntarse al expediente): a. La cuantía aproximada de la retribución y, finalmente, eventual abono de productividad. b. Las implicaciones de su situación de candidato, es decir, habrá de informarle del hecho de que, en ese punto del proceso selectivo, la FIIAPP todavía no se encuentra vinculada a él por relación contractual alguna. La propuesta efectuada por el Responsable de Equipo se dirigirá a Asesoría Jurídica, encargada de comprobar la adecuación de aquélla a las normas de procedimiento establecidas en las presentes Instrucciones. En la propuesta deberán incluirse: a. Los C.V. de los expertos. b. El acta del proceso de selección. c. Los elementos en los que se ha basado el proceso valorativo de las candidaturas. En caso de existir alguna inadecuación, la propuesta será remitida al Responsable de Equipo para que proceda a la subsanación correspondiente. Subsanada la propuesta, o cuando ésta no adolezca de ningún defecto procedimental, será remitida a la persona del Director o Gerente de la Fundación, en su condición de Órganos de Contratación, que procederán a la designación del Experto. El Órgano de Contratación podrá resolver, cuando considere que las necesidades del proyecto así lo exigen y siempre 8

9 motivadamente, la designación de un Experto distinto al propuesto por el Técnico. Finalmente, la designación se publicará en la página web de la Fundación, en la sección que, a estos efectos informativos, existe en la misma Selección de Expertos no residentes En caso de ser necesaria la contratación de un Experto residente en el país donde se vaya a ejecutar el proyecto, el procedimiento de selección se iniciará con la solicitud de, al menos, 3 curricula vitae a las Embajadas de España o a las Oficinas Técnicas de Cooperación (OTC) sitas en ese Estado, así como con la búsqueda de expertos a través de la página web y bases de datos internacionales. Los curricula vitae que se obtengan serán enviados a la FIIAPP, encargada en última instancia, de seleccionar al Experto según el procedimiento señalado en el apartado anterior Productividad (Anexo II) En base a razones de carácter estratégico, económicas o de otra índole, en los proyectos ejecutados por la FIIAPP podrá acordarse el abono a los Expertos participantes en los mismos de una cantidad suplementaria en concepto de productividad, y ello siempre ligado a los objetivos establecidos en cada proyecto. En todo caso, la decisión sobre la procedencia de estos pagos será competencia del Órgano de Contratación de la Fundación, previa solicitud justificada del Responsable de Equipo competente y con el visto bueno de Recursos Humanos. VIII. ENTRADA EN VIGOR Las presentes Instrucciones entrarán en vigor al día siguiente de su aprobación. 9

10 Anexo I. Ficha de selección del Experto PROPUESTA DEL EXPERTO (a rellenar por el Resp. Equipo) RESPONSABLE EQUIPO: CÓDIGO Y NOMBRE DEL PROYECTO: PERFIL REQUERIDO (definición del puesto en el proyecto, se adjunta detrás de la Hoja los TdR): RETRIBUCIÓN APROXIMADA: EXPERTOS PRESELECCIONADOS: EXPERTO PROPUESTO: MODALIDAD DE CONTRATACIÓN (laboral/profesional): OBSERVACIONES (Experto / Incrementos): FIRMA RESP. EQUIPO FIRMA RRHH (si procede). FIRMA ASESORÍA JURÍDICA. 10

11 HONORARIOS HONORARIOS: Indicar: Monto global por el conjunto del proyecto. Cuantía mes (si procede al pactarse así con el EXPERTO). Posibles complementos. Adjuntar el presupuesto que regule la actividad del experto. FIRMA RESP. EQUIPO FIRMA ASESORÍA JURÍDICA FIRMA ÓRGANO CONTRATACIÓN 11

12 Anexo II. Propuesta de abono de productividad Vº Bº DIRECTOR/ GERENTE FIRMA PPODUCTIVIDAD PROPUESTA OBSERVACIONES EXPERTO PROYECTO RESP. EQUIPO 12

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