Instrucciones uso de base de datos Datos Maestros Coordinador Agricultura/Producción (incluye Sub-Coordinador)

Transcripción

1 Datos Maestros Coordinador Agricultura/Producción (incluye Sub-Coordinador)

2 Lista de contenidos 1 Mantenimiento de datos maestros Accesar la base de datos (Login) Olvidó su contraseña? Cambio de contraseña Datos Maestros Opción: Grupos coordinados (Bundles) Opción: Coordinador (Coordinator) Opción: Sub-coordinadores (Sub-coodinator) Opción: Asignar emplazamiento a un sub-coordinador (Allocation subcoordinator to location) Opción: Emplazamientos por ámbito de producción (Locations per production scope - SPOTaudits) Opción: Empresas coordinadas (Bundled scheme participants) Opción: Emplazamientos coordinados (Bundled locations) Exportar los datos Selección del tipo de auditoria Registration for Voluntary Inspection of Working and Social Conditions Adicionar un ámbito de producción a un emplazamiento ya registrado Opción: Inscripción de nuevos emplazamientos (Registration of bundled locations) Opción: Atar grupo GLOBALG.A.P. o AMA-GAP (GLOBALG.A.P. or AMA-GAP -tie bundle) Opción: Re-inscripción de emplazamiento (Re-registration of a location) Opción: Medidas correctivas (Corrective actions) Opción: Compartir resultados de condiciones sociales y laborales Opción: Búsqueda de condiciones sociales y laborales Opción: Búsqueda de emplazamientos (Search for locations) Opción: Notificaciones (Notes) Notificaciones Nuevo fichero Editar Cerrar Refrescar la pantalla Guardar los cambios Borrar Nota: Favor no utilizar el botón de Retroceder de su navegador. También tomar en cuenta que no se debe hacer click en ningún botón hasta que la página haya sido completamente descargada. El estado de avance de descarga del website es visible en la barra inferior de su navegador. Nota: En caso de necesitar un espacio a la hora de realizar búsquedas (ej.filtrar por nombre, número de emplazamiento, etc.), por favor introduzca un símbolo de porcentaje (ej. el%huerto). Nota: A pesar de que estas instrucciones de uso se encuentran en español, la base de datos solo está disponible en inglés y en alemán, razón por la cual se listan los términos en inglés, tal y como los encontrará en la base de datos. Pág. 2 de 20

3 1 Mantenimiento de datos maestros En la Plataforma de Software QS usted como coordinador tiene la opción de: Coordinador/ Sub-coordinador (3.3) Inscribir o desinscribir empresas (ver puntos 3.7 a 3.9) Registrar a sub-coordinadores (ver punto 3.3) Llevar a cabo monitoreos de residuos y de alimento animal (ver documento con instrucciones para el monitoreo de residos o de alimento animal) 2 Accesar la base de datos (Login) Accesar base de datos _english.html Oprimir Database Login database login forgot password Nombre de usuario (user-id) y contraseña Escribir nombre de usuario (user-id) y contraseña Escriba su nombre de usuario (user-id) Escriba su contraseña (password) 2.1 Olvidó su contraseña? Oprima la opción Forgot password? Escriba su nombre de usuario en el campo user-id Una nueva contraseña (password) le será enviada por correo electrónico a la dirección que haya sido proporcionada por el representante legal de la entidad coordinadora. Oprimir forgot password? Oprimir change password Pág. 3 de 20

4 2.2 Cambio de contraseña Por razones de seguridad se recomienda cambiar inmediatamente la contraseña que le fue asignada y posteriormente cambiar de contraseña regularmente. Escoger la opción "Change password" Escriba la contraseña anterior (old password) Escriba la nueva contraseña (new password) Repita la nueva contraseña (retype password) Oprima Escribir contraseña anterior Escribir nueva contraseña (new password) Repetir nueva contraseña 3 Datos Maestros Menú Datos Maestros (Master Data) Datos Maestros Opciones del menú Master data Pág. 4 de 20

5 3.1 Opción: Grupos coordinados (Bundles) Lista completa de grupos coordinadss (Bundles) Grupos coordinados - Bundles Oprimir el botón de refrescar coordinados Oprimir el botón de exportar para descargar la lista de todos los grupos de para exportar la lista (en formato csv) Oprimir el botón Información para ver los datos de determinado grupo o empresa coordinada dentro del grupo Cerrar con 3.2 Opción: Coordinador (Coordinator) Coordinador Pestaña Coordinator Dirección comercial actual del coordinador Los cambios deben ser autorizados por QS Toda la información debe ser escrita de forma completa y correcta dado que esta será usada para la elaboración de documentos oficiales y certificados Pág. 5 de 20

6 Pestaña Contact person Usuario Persona de contacto/ usuario Las personas de contacto de la entidad coordinadora (usuarios) se ingresan y quedan listados en esta sección. Registro de un nuevo usuario Oprima el botón En la ventanilla Type of contact ellas, por ejemplo: abra la lista de opciones y escoja una de Persona de contacto de la entidad coordinadora Gestor de crisis Sub-coordinador, de ser necesario (también posible mediante la opción subcoordinador) Coordinador para alimento animal (solo en el caso de coodinar empresas relevantes) Anote los datos de usuario de forma completa y correcta Salvar con Cerrar con Editar con Borrar con Pestaña Bundles (ver punto 3.1 Bundles) Pág. 6 de 20

7 Pestaña Locations Al ingresar a esta pestaña usted encontrará la información correspondiente al emplazamiento donde se localiza la oficina del coordinador. Vista detallada del emplazamiento del coordinador Emplazamiento del coordinador Oprima el botón para abrir el fichero de información detallada del emplazamiento del coordinador Location En este campo se muestra y actualiza la información correspondiente al emplazamiento del coordinador. Identification numbers En este campo se pueden anotar números internos correspondientes a la localización o emplazamiento del coordinador (opcional). Audit-reports En este campo se pueden observar los reportes de auditoria cargados para cada emplazamiento del coordinador. Location cut-offs Files Users En este campo se encuentra la información concerniente a bloqueos o suspensiones de los emplazamientos del coordinador, con sus respectivos motivos y plazos. En este espacio se pueden cargar documentos con formatos JPG, TIFF, PNG, BMP y PDF. En este campo se ingresa y actualiza la información concerniente a los usuarios de cada emplazamiento del coordinador: Gestor de crisis (Crisis manager) Persona de contacto/contacto del asistente de coordinador Pág. 7 de 20

8 Button Edit certification scheme Esta opción permite cambiar el esquema de certificación del emplazamiento del coordinador. Button deregister/register location Esta opción permite inscribir o desinscribir un emplazamiento del coordinador. Pestaña identification number En este campo se pueden anotar números internos de identificación correspondientes a la localización o emplazamiento del coordinador (opcional). 3.3 Opción: Sub-coordinadores (Sub-coodinator) En este espacio el coordinador tiene la opción de registrar y actualizar la información de los llamados sub-coordinadores. Sin embargo, el coordinador continúa siendo el participante contractual del Sistema QS. Los sub-coordinadores reciben su propio acceso a la base de datos y pueden: Actualizar los datos maestros de nuevos emplazamientos que les han sido asignados por el coordinador nuevos emplazamientos registrados por ellos mismos Sub-coordinadores (si aplica) implementar los monitoreos de residuos y alimentación animal Agregar, editar o eliminar un sub-coordinador Oprima el botón La información de contacto de un sub-coordinador se debe escribir de completa y correcta Marque la opción "send short report" si desea que el sub-coordinador reciba copia de los reportes de auditoria de los emplazamientos que le han sido asignados Marque la opción "Access feed montoring" y/o "Access residue monitoring" si desea que, además del mantenimiento de los datos, el sub-coordinador también implemente el monitoreo de residuos o de alimentación animal de los emplazamientos que le han sido asignados Modificar lista de sub-coordinadores Salvar con Cerrar con Pág. 8 de 20

9 Oprima el botón para abrir la lista detallada de los sub-coordinadores y hacer los cambios necesarios Editar lista de subcoordinadores Oprima para eliminar el fichero de algún sub-coordinador 3.4 Opción: Asignar emplazamiento a un sub-coordinador (Allocation sub-coordinator to location) Eliminar un subcoordinador Seleccionar un sub-coordinador con Oprima el botón Asignar emplazamiento a sub-coordinador Antes de ejecutar la búsqueda con se pueden especificar los resultados de la misma usando los diferentes filtros, como por ejemplo el ámbito de producción Utilice un signo % para especificar la búsqueda en los campos: nombre, número de emplazamiento Seleccionel emplazamiento deseado marcándolo en la ventanita de la izquierda Nota: Un emplazamiento solo se puede asignar a un sub-coordinador a la vez. De asignar el emplazamiento a un nuevo sub-coordinator, la asignación al sub-coordinador anterior desaparecerá automáticamente. Guardar los cambios con Cerrar con Pág. 9 de 20

10 3.5 Opción: Emplazamientos por ámbito de producción (Locations per production scope - SPOTaudits) (solo aplica a explotaciones de producción animal) En este campo se indica el número de emplazamientos de cada ámbito de producción en los que se debe llevar a cabo una auditoria adicional no anunciada (SPOT audit) (si aplica). 3.6 Opción: Empresas coordinadas (Bundled scheme participants) Cantidad de emplazamientos por ámbito de producción En este campo se listan los socios del Sistema QS bajo su coordinación. Para cada empresa que participa en el Sistema QS existe un Registro de participante del Sistema (a nivel de la empresa) y un registro de emplazamiento (posiblemente idéntico) (a nivel de cada operación) Antes de ejecutar la búsqueda con especifique los resultados de la misma utilizando las diferentes posibilidades para filtrar, como por ejemplo Name Empresas coordinadas Fichero detallado de cada participante del Sistema (a nivel de empresa) Oprima para ver la información detallada de cada participante del sistema (a nivel de empresa) Scheme participant En este espacio se muestran y actualizan los datos maestros de la empresa. Contact person En este espacio se muestran y actualizan los datos de la(s) persona(s) de contacto de la empresa como por ejemplo: Persona de contacto del participante del sistema (Contact person of scheme participant) Pág. 10 de 20

11 Representante legal (Legal agent of scheme participant) Gestor de crisis (Crisis manager) Identification number En este espacio se pueden anotar números internos de la empresa (opcional). Locations En esta sección se muestra y actualiza la información de los emplazamientos de cada empresa. Para agregar un emplazamiento adicional a la empresa oprima Escriba los datos de forma completa y correcta o Si el número de emplazamieto (location number) es idéntico, escribir el número de emplazamiento y tipo de producción (el resto de los datos se cargan automáticamente) Guardar los cambios con Sampling request (sólo para monitoreo de residuos) En este espacio se detallan los requisitos del muestreo de residuos, ej. plazos. 3.7 Opción: Emplazamientos coordinados (Bundled locations) Agregar emplazamiento adicional a empresa En esta sección se listan los emplazamientos que se encuentran actualmente bajo su coordinación. Antes de refrescar la pantalla con especifique los resultados utilizando los filtros disponibles, ej. ámbito de producción, número de emplazamiento, nombre, etc Utilice un signo % para especificar la búsqueda, ej. nombre, número de emplazamiento Emplazamientos coordinados Lista de emplazamientos coordinados (con filtros disponibles) Exportar los datos Los datos se pueden exportar y procesar en formato Excel. Para exportar los emplazamientos, no se debe actualizar la lista con el botón Antes de escoger las opciones o posible especificar los resultados de la búsqueda usando los filtros disponibles. es Pág. 11 de 20

12 Exportar los datos Vista detallada Oprima el botón emplazamiento para abrir el fichero de información detallada del Location En este campo se muestran y actualizan los datos del emplazamiento coordinado Selección del tipo de auditoria Información detallada de emplazamientos coordinados (solo aplica para emplazamientos de producción animal) Para seleccionar o modificar el tipo de auditoria escoja la opción deseada y guarde los cambios con (ver también documento llamado Selection of type of unannounced audits ) Registration for Voluntary Inspection of Working and Social Conditions (FIAS por sus iniciales en alemán - sólo aplica para cadena de suministro frutas, hortalizas, patatas) Tipo de auditoria (producción animal) Hacer click en social cond. Requested o Familienbetrieb (empresa familiar) para solicitar una inspección de las condiciones sociales y de trabajo Para solicitar dicha inspección en más de un emplazamiento: Sub-menu: bundled locations Descargar la lista completa de los emplazamientos en Excel Marcar con x la columna llamada social conditions en el documento excel Registro Inspección voluntaria de condiciones sociales y laborales (frutas, vegetales, patatas) Un solo emplazamiento Pág. 12 de 20

13 Varios emplazamientos Salvar como documento Excel (.xls) Importar a la base de datos de QS usando el botón Nota: En el caso de empresas familiares no es posible cargar la lista de emplazamientos en formato Excel. Estas deben marcar la opción Familienbetrieb individualmente para cada emplazamiento. Identification number En este espacio se pueden anotar números internos del emplazamiento (opcional). Audit report En esta sección se pueden ver los reportes de auditoria del emplazamiento. Certified crops (sólo para empresas del ámbito frutas, vegetales, patatas) En esta sección se listan los productos cultivados y certificados por la empresa. Location cut-offs En este espacio se muestran eventuales bloqueos o suspensiones del emplazamiento en el sistema, con sus respectivos motivos y plazos. Sampling request (sólo para monitoreo de residuos) Files Users En espacio contiene la información con respecto a los requisitos de muestreo de residuos, ej. plazos. En esta sección se pueden cargar documentos con formatos JPG, TIFF, PNG, BMP, PDF Aquí se muestran y actualizan los datos de los usuarios de cada sitio de la empresa: Company Gestor de crisis (Crisis manager) Persona de contacto del emplazamiento (Contact person of location) Suplente de la persona de contacto (Deputy of the location s contact person) Aquí se puede ver a qué empresa (partcipante del sistema) se encuentra asignado o pertenece cada emplazamiento (sitio de producción). Cerrar con Adicionar un ámbito de producción a un emplazamiento ya registrado Abra la pestaña llamada empresa (Company) Pág. 13 de 20

14 Abrir fichero de información detallada del emplazamiento con Adicionar ámbito de producción Pestaña Company Agregar emplazamiento con Abrir fichero de información detallada con Anote el número de emplzamiento (location number) al cual se desea agregar el ámbito de producción adicional Anote el ámbito de producción (production scope) Guarde con. El resto de la información se agregará automáticamente. Agregar emplzamiento con 3.8 Opción: Inscripción de nuevos emplazamientos (Registration of bundled locations) Aquí podrá inscribir un nuevo emplazamiento en tres pasos: Paso 1: Datos de la empresa Llene la sección company data Anotar location number Anotar production scope Guardar con Inscripción de nuevos emplazamientos 1. Información de la empresa Favor anotar la información de la empresa de forma completa y correcta dado que esta será usada en documentos oficiales y certificados. Campo QS-ID (QS-Identification number): Favor no anotar nada en este espacio. El sistema asignará automáticamente el QS-ID. Pág. 14 de 20

15 Paso 2: Datos del representante legal Completar la sección correspondiente a los datos del representante legal 2. Información del representante legal Favor anotar la información de la empresa de forma completa y correcta dado que esta será usada en documentos oficiales y certificados. Datos de contacto: es obligatorio anotar el teléfono y dirección de Paso intermedio solo para estándares homologádos: Elegir esquema de certificación Elegir un esquema de certificación Esquema preseleccionado: QS En caso de que el emplazamiento se encuentre certificado por un estándar homologado por QS, es necesario cambiar el esquema de certificación: abra la carpeta, escoja el esquema de certificación, y de ser necesario ingrese el número de certificación y la fecha de vencimiento del certificado actual. Elección de esquema de certificación Paso 3: Datos del emplazamiento Anote la información del emplazamiento respectivo, ámbito de producción y entidad de certificación Número de emplazamiento 3. Completar los datos del emplazamiento respectivo Ámbito de producción Si los datos del emplazamiento y la Entidad de empresa son certificación iguales oprima "location data Pág. 15 de 20

16 Favor anotar los datos del emplazamiento de forma completa y correcta Si los datos del emplazamiento y la empresa son iguales oprima location data match company data y los datos se copiarán automáticamente. match company data" Elegir un ámbito de producción: abra la ventanilla y marcar una opción Elegir una entidad de certificación: abra la ventanilla y marcar una opción Anotar el número de emplazamiento o dejar el espacio en blanco (dependiendo del ámbito de producción): Ámbito de producción Ganadería bovina Ganadería porcina Avicultura Transporte de animales Cultivos 1, pastura, producción de forrage Producción de frutas, vegetales, patatas Número de emplazamiento QS En el espacio "location number" es obligatorio anotar el número VVVO 2 (o un número único de la empresa, ej. para agricultura o para empresas extranjeras). El espacio "location number" permanence libre, ya que este será generado automaticamente y posteriormente puede ser cambiado a partir de la sétima posición. Elegir un ámbito de producción Elegir un entidad de certificación Número único de la empresa debe ser anotado o es generado El emplazamiento ha sido inscrito Para desinscribir un emplazamiento, búsquelo en la sección bundeled locations", abra la vista detallada con y oprima (extremo superior derecho de la pantalla). 3.9 Opción: Atar grupo GLOBALG.A.P. o AMA-GAP (GLOBALG.A.P. or AMA-GAP -tie bundle) Desinscribir emplazamiento (solo aplica a productores con certificados GLOBALG.A.P. o AMA-GAP que desean vender productos al Sistema QS) Si el coordinador trabaja con empresas que poseen certificación GLOPALG.A.P. o AMA- GAP y desea inscribirlas al Sistema QS debe proceder de la siguiente manera: Atar grupo GLOBALGAP o AMA-GAP 1 Nota: De desear que la auditoria QS sea reconocida por otro standard con el que QS posee un acuerdo de homologación (sólo en estos casos se mostrará esta opción). (Nota: SOLO PARA ESTANDARES HOMOLOGADOS: en el campo "certification body" aparecerá pre-seleccionado el organismo de certificación de su respectivo estándar). 2 El VVVO es el Número de Reglamento de Tráfico de Ganado (Viehverkehrs-Verordnungs-Nummer en alemán). Pág. 16 de 20

17 Elija el emplazamiento correspondiente Elegir emplazamiento GLOBALG.A.P./ AMA-GAP Marcar el emplazamiento deseado Marque el emplazamiento correspondiente con el ganchito. Datos del grupo (bundle) Nombre del bundle Nombre del grupo (bundle) Asigne un nombre del grupo de emplazamientos atados (bundle). El grupo (Bundle) ha sido creado. Favor informar a QS vía correo electrónico! 3.10 Opción: Re-inscripción de emplazamiento (Re-registration of a location) Re-inscripción de emplazamientos des-inscritos Emplazamientos que en el pasado fueron coordinados por usted o por otro coodinador no deben ser completamente inscritos de nuevo sino que deben ser re-inscritos. Emplazamientos que han sido des-inscritos pueden ser re-inscritos en esta sección. Re-inscripción de emplazamientos desinscritos Pág. 17 de 20

18 Número de emplazamiento y ámbito de producción Ingrese número de emplazamiento (location number) y ámbito de producción (production scope) Ingrese el número de emplazamiento de la empresa desinscrita Elija el ámbito de producción de la empresa desinscrita (Nota: el ámbito (450) Preparation aparecerá pre-seleccionado). Elija el emplazamiento con Elija nuevo ámbito de producción Elegir emplazamiento Elegir ámbito de producción La empresa ha sido re-inscrita y aparecerá en la lista de emplazamientos coordinados "bundled locations" Opción: Medidas correctivas (Corrective actions) En esta sección aparece la lista de todas las no conformidades y medidas correctivas de las auditorias realizadas a los emplazamientos agrupados. Medidas correctivas Pág. 18 de 20

19 Lista de acciones correctivas Active el filtro por: nombre, número de emplazamiento o código postal entre signos de % Afinar la búsqueda (utilizando el filtro) Refrescar la lista Es posible exportar la lista en formato Excel 3.12 Opción: Compartir resultados de condiciones sociales y laborales (Solo para cadena de suministro frutas, vegetales, patatas) El coordinador puede compartir los resultados de la inspección voluntaria de las condiciones sociales y laborales con otros participantes del sistema QS, si cuenta con la autorización previa del productor. Compartir resultados de condiciones sociales y laborales Oprima Oprima Adicionar partcipante del Sistema QS que verá los resultados a lista de favoritos Seleccionar el participante del sistema cuya inspección desea compartir Abra perfil del participante del sistema que verá los resultados con Seleccionar emplazamientos Elija los emplazamientos inspeccionados con Guarde cambios con Pág. 19 de 20

20 3.13 Opción: Búsqueda de condiciones sociales y laborales (solo aplica a cadena de suministro frutas, vegetales, patatas) Esta sección le permite buscar emplazamientos (de productores o otros) que están registrados para la inspección voluntaria de las condiciones sociales y laborales, así como ver los resultados de su respectiva inspección (% de condiciones sociales), mediante el número de emplazamiento o QS-ID. Búsqueda de condiciones sociales y laborales Nota: La búsqueda de empresas familiares no es posible Opción: Búsqueda de emplazamientos (Search for locations) Este espacio le permite realizar la búsqueda de uno o más emplazamientos autorizados mediante el número de emplazamiento (location number) y obtener también la información correspondiente a la dirección, el ámbito de producción y los motivos de bloqueo de acceso al Sistema QS Opción: Notificaciones (Notes) En determinadas situationes de riesgo, como por ejemplo durante crisis, los socios del sistema que se encuentran bloqueados se pueden visualizar inmeditamente mediante un log-in en la base de datos de QS y bajo la opción "master data/notes". La notificación es realizada por QS a lo interno del Sistema Notificaciones En caso de situaciones de alto riesgo, como por ejemplo si durante una crisis se bloquea a algun participante del Sistema se le informará inmediatamente al coordinador, el cual recibirá la noticificación cuando ingresa a la base de datos, bajo la opción del menú "master data/notes". La notificación es enviada internamente a través del sistema. Búsqueda interna de emplazamientos Notificaciones QS Qualität und Sicherheit GmbH Director: Dr. Hermann-Josef Nienhoff Schedestraße 1-3, Bonn Tel Fax info@q-s.de Datos Maestros Coordinator Agricultura/Producción Pág. 20 de 20