CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION DE ARCHIVO

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1 CARACTERIZACION ROCESO GESTION CODIGO: Fecha: 23/10/2012 Reviso y Aprobó: ROCESO RESONSABLE L ROCESO TIO GESTION SOORTE OBJETIVO Definir el control de los registros de Calidad respecto a identificación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y disposición de los mismos conforme al Sistema de Gestión de la Calidad del ISAN, y la ley General de 2000 y la administración de los diferentes archivos del instituto, garantizando el cumplimiento de la Constitución, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos del Consejo Directivo, los Estatutos de la Entidad, y las Normas técnicas ISO-9001, G-1000 y el MECI ALCANCE Aplica para la administración y control del archivo de Gestión, el archivo Central y archivo istórico de acuerdo con la ley 594 de 2000 ROVEEDOR O ROCESO ACTIVIDAS L ROCESO (ME- ) RESONSABLES S Y UNTOS S GESTION NORMA 9001:2000 ISO- Necesidades de los clientes y los diferentes procesos relacionados p LANIFICACION Y DOCUMENTACION LAS ACTIVIDAS L ROCESO: GESTION articipar en la elaboración de los rocedimientos, registros, caracterización, Mapa de procesos y en general los diferentes documentos del proceso con el fin de lograr su eficaz implementación y mantenimiento en el articipar en la definición de metas para la evaluación de la gestión de archivo. rocedimientos. Registros. Mapa de rocesos. Documentos del relacionados con el proceso Cuadro de Indicadores de Gestión. lan de acción. List Maestro docs Registro de distribución de docs. laneción, mejora y administración del S.G.C Gestión gerencial y Estrategia Empresarial. lanificación, Mejora y Misión, Visión, olítica, Objetivos de calidad, lan de implementación y mejoramiento del S.G.C, direccionamiento de la gerencia IMLEMENTAR DIRECTRICES Y DISOSICIONES L INSTITUTO ARA EL Reorganización operativa, conocimiento y apropiación de la olítica de calidad, objetivos, misión y visión del instituto por parte de los funcionarios. Divulgación continua Inducción Revisión por dirección Auditoria Internas y Externas. GESTION GESTION NORMA 9001:2000 ISO- FINIR LINEAMIENTOS ARA LA ADMINISTRACION L Definir el control de los registros de Calidad respecto a identificación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y disposición de los mismos conforme al Sistema de Gestión de la Calidad del ISAN, y la ley General de De acuerdo con el procedimiento: Control de Registros del rocedimiento Control de Registros del, actualizado rocedimiento, ley 594 de 200 ROCESOS Caracterización roceso: ágina 1 de 5 Cod Fto:

2 ROVEEDOR O ROCESO ACTIVIDAS L ROCESO (ME- ) RESONSABLES S Y UNTOS Todos los procesos del Oficinas productoras. Diferentes tipos de Documentos y registros del S.G.C del Instituto. FINIR CODIGOS OFICINAS RODUCTORAS L FINIR LA CODIFICACION LAS SERIES Y SUBSERIES L FINIR DOCUMENTAR Y ADMINISTRAR LISTADOS MAESTROS De acuerdo con el procedimiento: Creación y Elaboración de Documentos del Litado Maestro de Documentos. Codificación de Dependencias (Tabla de codificación de oficinas productoras de documentos) Tabla de clasificación (Series y subseries) rocedimiento, ley 594 de 200 GESTION GESTION Litado Maestro de Documentos. Codificación de Dependencias (Tabla de codificación de oficinas productoras de documentos) Tabla de clasificación (Series y subseries) DISEÑO Y MANTENIMIENTO ROGRAMAS ARA ADMINISTRAR S CENTRAL E ISTORICO rograma para Archivo Central (base de datos) rograma para Archivo istórico (base de datos) Software, tablas de retencion., ley 594 de 2000 ROCESOS L GESTION Litado Maestro de Documentos. Codificación de Dependencias (Tabla de codificación de oficinas productoras de documentos) Tabla de clasificación (Series y subseries) ELABORAR Y ACER AROBAR LAS TABLAS RETENCION DOCUMENTAL L INSTITUTO Y COORDINAR SU AROBACION Tablas de retención documental aprobadas Ley 594 de 2000 OFICINA ROCESOS L Documentos para el archivo central. Documentos para el archivo histórico Tablas de retención Bases de Datos (programas) Carpetas, cajas RECIBIR Y ADMINISTRAR S CENTRAL E ISTORICO Cajas con carpetas de registros almacenadas en los archivos Central e histórico. Formato de identificación de contenido de cajas Formato con contenido foliado para cada carpeta. Carpetas y cajas archivadas y codificadas de acuerdo a tablas de retención rocedimiento. ROCESOS S.G.C L Sistema (bases de datos) actualizadas Caracterización roceso: ágina 2 de 5 Cod Fto:

3 ROVEEDOR O ROCESO ACTIVIDAS L ROCESO (ME- ) RESONSABLES S Y UNTOS ROCESOS L Solicitudes de consulta RECIBIR Y ATENR SOLICITUS CONSULTA L Control de préstamo de documentos diligenciado rocedimiento. ROCESOS AUDITORES INTERNOS AUDITORES EXTERNOS L ENTIDAS laneación, mejora y Mapa de Riesgos de la Entidad Manual Administración Riesgo de del ADMINISTRACIÓN Y RIESGOS L ROCESO Identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear los riesgos del proceso, generando acciones preventivas y diseñando controles para reducir perdidas potenciales y/o incrementar beneficios potenciales. Mapa de Riesgos de la Entidad actualizado Acciones reventivas y planes de mejoramiento.. Indicadores de gestión. Y ESTRATEGIA LA LANEACIÓN Y MEJORAMIENTO L Comité de Coordinación de Control Interno. laneación, mejora y Cuestionario Auto evaluación del Control Fichas Técnicas de Indicadores. Manual de Sistema de Evaluación y Control rocedimientos. Reglamentos, Requisitos legales V V AUTOELUACIÓN L Realizar la auto evaluación del control teniendo en cuenta la encuesta, y verificar la existencia de cada uno de los elementos de control así como evaluar su efectividad en el proceso, área responsable y la entidad AUTOELUACIÓN LA L ROCESO Recopilar de datos y procesamiento de indicadores de gestión relacionados con el proceso, calificarlos de acuerdo a la Gestión realizada comparándolo con las metas establecidas, presentando informe Cuestionario Auto evaluación del Control diligenciado para procesar. Informe de Autogestión del proceso Indicadores de Gestión Comité de Coordinación de Control Interno. Cuadro de Mando Y ESTRATEGIA LA LANEACIÓN Y MEJORAMIENTO L Y ESTRATEGIA LA LANEACIÓN Y MEJORAMIENTO L Gestión de archivo Datos V ELABORACION INDICADORES GESTION L ROCESO Recopilar datos, procesar indicadores y realizar análisis Indicadores de Gestión GERENCIA Gestión de archivo roblemas potenciales y reales A SARROLLAR ACTIVIDAS CORRECCION Y MEJORAMIENTO L ROCESO Documentar acciones correctivas y preventivas tendientes a mejorar el proceso Acciones correctivas Acciones preventivas Caracterización roceso: ágina 3 de 5 Cod Fto:

4 ROCESOS CON QUE INTERACTUA: RECURSOS: RIESGOS : ARÁMETROS Y MEDICION: Este proceso interactúa con todos los procesos del para brindar apoyo o soporte en el manejo y mantenimiento del Archivo utilizado en el instituto Oficina, computador, software, personal, instalaciones, Internet, espacio para archivo, archivadores, estantes. Ver Mapa de Riesgos de la Entidad Auditorias Internas, Revisión por la dirección, Indicadores de gestión, procedimientos L : Información oportuna y veraz. LA ORGANIZACIÓN: Manual de Calidad, Manual de Crédito, Manual de Administración de Riesgo, rocedimientos, Estatuto Orgánico. LEGALES: 2000, Circular externa N. 011 de Nov de la Contaduría general de la Nación. Decreto de Sept 9/04 y Decreto 323 de Septiembre 30/87 ISO: 4.2.4, 5.5.3, 6.3, 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, NTC-G-1000:4.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, MECI-1000: 1.3.4, RELACIONADOS Manual de Calidad Manual de crédito Manual de Administración de Riesgo Creación y Elaboración de Documentos del S.G.C, Control de documentos del S.G.C, Control de Registros del S.G.C, Acciones Correctivas y reventivas mediante planes de mejoramiento Control del producto No Conforme, Auditorias Internas del S.G.C Caracterización roceso: ágina 4 de 5 Cod Fto:

5 ÍNDICES : GESTION OBJETIVO CALIDAD INDICADOR TIO FRECUENCIA RESONSABLE Establecer adecuados medios, metodologías y tecnologías de comunicación internas y externas que garanticen agilidad y oportunidad en el suministro de la información y servicios solicitados por los clientes Lograr la eficacia, eficiencia y efectividad de las actividades y procesos, a través del desarrollo de una cultura de mejora continua Ser una entidad confiable, actuando bajo los principios de ética y transparencia Fortalecer la implementación y desarrollo de la política de la administración del riesgo a través de la adecuada gestión y tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la misión y visión institucionales. # Consultas atendidas % Efectividad atención a consultas % AL CIERRE ACCIONES CORRECTIS- # NO CONFORMIDAS AUDITORIAS INTERNAS- % EFICIENCIA ANCE LAN MEJORAMIENTO- # NO CONFORMIDAS AUDITORIA ENTIDAS GUBERNAMENTAL ES EXTERNAS- % AL CIERRE ACCIONES REVENTIS EN EFICIENCIA MENSUAL MENSUAL Caracterización roceso: ágina 5 de 5 Cod Fto: