Cedula de Ciudadania SECRETARIO DE PLANEACION MUNICIPIO DE SAN ANTONIO DE PALMITO.

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1 Metodología General de Formulación Proyecto Implementación y organización del archivo central, archivo de gestion de la alcaldia municipal de San Antonio de Palmito, departamento de Sucre Código BPIN: Impreso el 3 de noviembre de 2015 Datos del Formulador Tipo de documento: No. Documento: Cedula de Ciudadania Nombres: WILFRIDO Apellidos: GOMEZ ESCUDERO Cargo: SECRETARIO DE PLANEACION Telefonos: Entidad: MUNICIPIO DE SAN ANTONIO DE PALMITO Página 1 de 22

2 Módulo de identificación del problema o necesidad 1. Contribución a la política pública Plan del PND ( ) Prosperidad para Todos Programa del PND Competencias laborales Indicador de seguimiento al PND Función Pública Formalización de normas técnicas de competencias laborales Unidad de medida Número Meta 20 Plan de Desarrollo Departamental o Sectorial ACCIONES CLARAS PARA DEJAR HUELLAS Programa del Plan desarrollo Departamental o Sectorial Gestión Documental Plan de Desarrollo Distrital o Municipal Plan de Desarrollo " Gestión y Desarrollo para mi Gente " Programa del Plan desarrollo Distrital o Municipal Fortaleciendo las instituciones municipales Página 2 de 22

3 Módulo de identificación del problema o necesidad 2. Identificación y descripción del problema Problema Central Deficiencia en el sistema de gestión documental en la oficina de archivo de la alcaldia municipal de San Antonio de Palmito Descripción de la situación existente El sistema de archivo existente en la alcaldía del municipio de San Antonio de Palmito, presenta dificultades en los procesos de: produccion, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y la disposición final de los documentos, lo cual impide un funcionamiento optimo de la estructura administrativa del municipio, debido a que no cuenta con los equipos y herramientas tecnológicas adecuadas que le permita una mejorar los procesos de la oficina de achivos y dar respuesta oportuna las solicitudes o consultas que hacen los servidores publicos, entidades públicas y privadas, y la comunidad en general. Magnitud actual folios sin digitalización, digitación y sistematización de imágenes. Módulo de identificación del problema o necesidad 2.1 Identificación y descripción del problema Causas que generan el problema Tipo: Directa Pocas herramientas tecnologicas implementadas al sistema de archivos de la entidad Poco fortalecimiento al personal de la oficina de archivos de gestion Tipo: Indirecta Poca disponibilidad economica para la adquisision de herramientas o equipos tecnologicos Efectos generados por el problema Tipo: Directo Deficiencia en los procesos de la entidad Página 3 de 22

4 Deterioro y perdidad de los documentos Tipo: Indirecto Incremento de los costos en la manipulacion y almacenamiento de los documentos Participantes Módulo de identificación del problema o necesidad 3. Análisis de participantes Actor Entidad Posición Tipo de contribución Otro participante Experiencia Previa Municipal Palmito Cooperante Aporte de recursos para la ejecucion del proyecto Otro Beneficiario Beneficiario Servidores publicos, entidades públicas y privadas, y la comunidad en general. Concertación entre los participantes Reuniones de concertación donde se destaca la importacia de ejecutar este proyecto Módulo de identificación del problema o necesidad 4. Población afectada y objetivo del problema Número de personas Afectadas Personas Afectadas Fuente de información DANE Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Caribe Sucre Palmito Página 4 de 22

5 Personas Objetivo Número de personas Objetivo 80 Fuente de información SECRETARIA DE GOBIERNO Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Caribe Sucre Palmito Oficinas y Dependencias del municipio Módulo de identificación del problema o necesidad 4.1 Población afectada y objetivo del problema Características demográficas de la población Clasificacion Detalle Numero de Personas Fuente de Informacion Género Hombre 46 SECRETARIA DE GOBIERNO Género Mujer 34 SECRETARIA DE GOBIERNO Edad (años) Edad (años) Edad (años) Edad (años) SECRETARIA DE GOBIERNO Edad (años) SECRETARIA DE GOBIERNO Edad (años) 60 en adelante 0 Grupos Étnicos Indígenas 0 Grupos Étnicos Afrocolombianos 0 Grupos Étnicos ROM 0 Población Vulnerable Desplazados 0 Página 5 de 22

6 Población Vulnerable Discapacitados 0 Población Vulnerable Pobres Extremos 0 Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Objetivo - Propósito Objetivo General - Propósito Implemetar un plan de gestion de documentos, utilizando nuevas tecnologias en informacion y conservacion. Indicadores que miden el objetivo general Nombre del Indicador Unidad de Medida Meta Planes de gestion de documentos implementado Número 1 Objetivo Específicos Adquirir nuevas tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los archivos Gestionar ante las entidades correspondientes los recursos para la ejecucion del proyecto Realizar seguimiento y asesoramiento en la implementacion de un plan de gestion de documentos Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Alternativas de solución Alternativa Implementacion de un plan de gestion de documentos Se evaluó con la MGA Si Página 6 de 22

7 Evaluación Realizada Costo Eficiencia y costo mínimo Beneficio costo y Costo Eficiencia y costo minimo NO SI Página 7 de 22

8 Alternativa Módulo de Preparación de la alternativa de solución 1. Descripción de la alternativa Implementacion de un plan de gestion de documentos Año inicio: 2015 Año final: 2016 Descripción de la alternativa En este proyecto se pretende incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando diferentes medios como técnico, electrónico, informático, cumpliendo con: La Organización archivística de los documentos; y la realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. todo lo anterior se pretende lograr con la adquisicion de un (1) computador de escritorio, un (1) servidor, un (1) Software de gestion documental, se capacitara al personal de la entidad en el manejo de software y en el manejo de archivos, el proyecto tendra una duracion de seis (6) meses Módulo de Preparación de la alternativa de solución 2. Estudio de mercado Detalle para estudio: Informacion oportuna y eficaz Bien o Servicio Unidad de medida Descripción Año inicial histórico Año final histórico Año final proyección Informacion oportuna y eficaz Número Numero de personas que solicitan informacion en la Alcaldia del Municipio de Santiago de Tolú Año Oferta Demanda Déficit , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 0,00 Página 8 de 22

9 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 3. Capacidad y beneficiarios Alternativa: Implementacion de un plan de gestion de documentos 3.1 Capacidad Generada Documentos digitalizados Unidad de medida Número Total Capacidad generada Número de beneficiarios 3.2 Beneficiarios 80 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 4. Localización Alternativa Implementacion de un plan de gestion de documentos Geográficamente Región Departamento Municipio Centro - Poblado Localización Resguardo Caribe Sucre Palmito Factores que determinan la localización Aspectos administrativos y políticos Cercanía a la población objetivo Comunicaciones Página 9 de 22

10 Estructura impositiva y legal Impacto para la Equidad de Género Otros Módulo de Preparación de la alternativa de solución 5 - Estudio Ambiental Alternativa Implementacion de un plan de gestion de documentos Estudios requeridos Estudio Se requiere Licencia Ambiental Diagnóstico ambiental Plan de manejo ambiental Otros permisos ambientales NO NO NO NO Módulo de Preparación de la alternativa de solución 6 - Análisis de Riesgos Alternativa Implementacion de un plan de gestion de documentos Descripción del Riesgo Probabilidad Efectos Impacto Medidas de Mitigación Retrasos en la entrega de información al contratista Probable Demora en la implementación del plan de gestion documental Moderado Coordinar un plan de trabajo entre el municipio y el contratista Página 10 de 22

11 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 7 - Costos del proyecto Alternativa Implementacion de un plan de gestion de documentos Relación Objetivos - Productos - Actividades Objetivos Productos Actividades Adquirir nuevas tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los archivos Oficina de Archivo de Gestion Dotada Realizar el Suministro de Papeleria y utiles de oficina Realizar la adquisición de Computador de mesa e Impresora Realizar la Adquisicion e intalacion de Software Realizar la Dotacion a empleados de la Oficina de Archivo de Gestion Página 11 de 22

12 Adquirir nuevas tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los archivos Oficina de Archivo de Gestion Dotada Viáticos generales de personal Gestionar ante las entidades correspondientes los recursos para la ejecucion del proyecto Personal de Archivo Capacitado en el manejo del software y en el manejo de los archivos. Talento Humano - Personal Profesional Talento Humano - Personal Técnico Relación Productos Objetivo: Adquirir nuevas tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los archivos Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad Oficina de Archivo de Gestion Dotada Número 1 Objetivo: Gestionar ante las entidades correspondientes los recursos para la ejecucion del proyecto Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad Personal de Archivo Capacitado en el manejo del software y en el manejo de los archivos. Número 1 Página 12 de 22

13 Relación de Actividades Etapa Año Codigo - CIIU Nombre de la Actividad Ruta Critica Valor Inversión 2015 Realizar el Suministro de Papeleria y utiles de oficina Si 328,000 Inversión 2015 Realizar la adquisición de Computador de mesa e Impresora Si 2,366,000 Inversión 2015 Realizar la Adquisicion e intalacion de Software Si 33,377,459 Inversión 2015 Realizar la Dotacion a empleados de la Oficina de Archivo de Gestion No 232,000 Inversión 2015 Talento Humano - Personal Profesional No 11,636,541 Inversión 2015 Talento Humano - Personal Técnico No 32,562,000 Inversión 2015 Viáticos generales de personal No 148,000 Valor Total 80,650,000 Página 13 de 22

14 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 9 - Detalle beneficios e ingresos Tipo de beneficio o ingreso Disminución de los tiempos de respuesta a solicitudes Tipo Bien Descripción Unidad Medida Beneficio Otros Disminución de los tiempos de respuesta a solicitudes Pesos Año Cantidad Valor unitario Valor total , , , , , , Totales beneficios e ingresos Año Total Ingresos , ,00 Página 14 de 22

15 Módulo de Evaluación de la alternativa de solución 1 - Costo de oportunidad Tasa de interés oportunidad: 4,35 % Justificación de la tasa de oportunidad DTF ABRIL DE 2015 Flujo de Caja Año 0 (2015) Año 1 (2016) Amortización créditos 0 0 Costos de Inversión 80,650,000 0 Costos de Operación 0 0 Costos de Preinversión 0 0 Créditos 0 0 Flujo Neto de Caja (40,650,000) 50,000,000 Ingresos y beneficios 40,000,000 50,000,000 Intereses créditos 0 0 Valor de salvamento 0 0 Página 15 de 22

16 Flujo Económico Año 0 (2015) Año 1 (2016) RPC Ingresos y beneficios Disminución de los tiempos de respuesta 32,000,000 40,000,000 1 Créditos Costos de Preinversión Costos de Inversión Mano Obra Calificada 44,198, Materiales 259, Maq. y Equipo 2,000, Otros Gastos Generales 26,701, Transporte 118, Costos de Operación Amortización créditos Intereses créditos Valor de salvamento Flujo Económico (41,278,488) 40,000,000 0 Página 16 de 22

17 Resumen Evaluación Financiera y Económica o Social Evaluación Financiera Evaluación Económica Alternativa Valor Presente Neto - Financiero Tasa Interna de Retorno - Financiero Relación Beneficio Costo - Financiero Costo Por Capacidad - Financiero Costo Por Beneficiario - Financiero Valor Presente de los Costos - Financiero Costo Anual Equivalent e - Financiero Valor Presente Neto - Económico Tasa Interna de Retorno - Económico Relación Beneficio Costo - Económico Costo Por Capacidad - Económico Costo Por Beneficiari o - Económico Valor Presente de los Costos - Económico Costo Anual Equivalent e - Económico Implementaci on de un plan de gestion de documentos , 42 23,00 1,09 144, , , , ,49-3,10 0,92 130, , , ,78 Página 17 de 22

18 Módulo de programación 1 - Selección de alternativa y rubro presupuestal Alternativa Seleccionada Implementacion de un plan de gestion de documentos Tipo de Gasto (Programa presupuestal) 0123 mejoramiento y mantenimiento de infraestructura administrativa Sector (Subprograma presupuestal) 1000 intersubsectorial gobierno Módulo de programación 2 -Fuentes de financiación Tipo de entidad Municipios Nombre de entidad Palmito Tipo de recurso Asignaciones Directas Año Valor , ,00 Costos Vigencia Costos de Preinversión Costos de Inversión Costos de Operación ,650, Página 18 de 22

19 Indicadores de producto Objetivo Producto Adquirir nuevas tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los archivos Oficina de Archivo de Gestion Dotada Código Indicador Unidad Formula 0700P095 Dotar De Las Herramientas Técnicas E Informaticas. Porcentaje Dht De * 100 / Dr Objetivo Producto Gestionar ante las entidades correspondientes los recursos para la ejecucion del proyecto Personal de Archivo Capacitado en el manejo del software y en el manejo de los archivos. Código Indicador Unidad Formula 1100P026 Funcionarios Capacitados Número C Ct1 - Ct0 Página 19 de 22

20 Indicadores de producto Metas Objetivo Producto Indicador Adquirir nuevas tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los archivos Oficina de Archivo de Gestion Dotada Dotar De Las Herramie ntas Técnicas E Informatic as. 1 0 Gestionar ante las entidades correspondientes los recursos para la ejecucion del proyecto Personal de Archivo Capacitado en el manejo del software y en el manejo de los archivos. Funcionar ios Capacitad os 3 0 Página 20 de 22

21 Indicadores de gestión Metas Indicador Unidad Fórmula Oficinas adecuadas y dotadas Número Sumatoria de oficinas adecuadas y dotadas 1,00 0,00 Módulo de Decisión Componente Resumen narrativo Indicador Meta Verificación Supuestos Fines Competencias laborales Función Pública Formalización de normas técnicas de competencias laborales 20,00 Auditorias realizadas Óptimo funcionamientos de los procesos de la entidad Objetivo General - Propósito Implemetar un plan de gestion de documentos, utilizando nuevas tecnologias en informacion y conservacion. Planes de gestion de documentos implementado 1,00 Informes presentados de avances del proceso Plan de gestion de documentos implementado y operando Objetivos Específicos General - Componentes o Productos Oficina de Archivo de Gestion Dotada Dotar De Las Herramientas Técnicas E Informaticas. 1,00 Inventario de equipos de archivo Se realiza la inversión en las herramientas Página 21 de 22

22 Objetivos Específicos General - Componentes o Productos Personal de Archivo Capacitado en el manejo del software y en el manejo de los archivos. Funcionarios Capacitados 3,00 Personal capacitado y agiliando los procesos El personal asimila las capacitaciones y la aplica en sus labores Actividades Realizar la adquisición de Computador de mesa e Impresora Recursos Ejecutados ,00 Informes y actas de entrada y salida almacen municipal Equipo de computo e impresora adquirida e instalada Actividades Realizar la Adquisicion e instalacion de un Servidor Recursos Ejecutados ,00 Informes y actas de entrada y salida almacen municipal Servidor adquirido e instalado Actividades Realizar la Adquisicion e intalacion de Software Recursos Ejecutados ,00 Informes, actas de entrada y salida de almacen municipal Software adquirido e implementado Actividades Realizar la Digitalización, Digitación y Sistematización de imágenes Recursos Ejecutados ,00 Informes, registros Documentos digitalizados Actividades Realizar la Dotacion a empleados de la Oficina de Archivo de Gestion Recursos Ejecutados ,00 Informes, actas de entrada y salida almacen municipal Dotacion entregada al personal de la oficina de archivos de gestion Actividades Realizar el Suministro de Papeleria y utiles de oficina Recursos Ejecutados ,00 Informes, actas de entrada y salida almacen municipal Disponibilidad de papeleria y utiles de oficina Actividades Realizar el Suministro Material Archivistico Recursos Ejecutados ,00 Informes, actas de entrada y salida a almacen municipal Disponibilidad de material archivistico Actividades Realizar Edición de Informes Recursos Ejecutados ,00 Informes de supervisión Se presentan los informes de avances del porceso de gestion documental Actividades Viáticos generales de personal Recursos Ejecutados ,00 Informes y registros El personal contratado se desplaza hacia el sitio de trabajo Actividades Talento Humano - Personal Profesional Actividades Talento Humano - Personal Técnico Recursos Ejecutados ,00 Informes de supervisión Recursos Ejecutados ,00 Informes de supervisión Talento humano idoneo para el desarrollo del proyecto Talento humano idoneo para el desarrollo del proyecto Página 22 de 22

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