FICHA ESTUDIOS PREVIOS MINIMA CUANTIA

Transcripción

1 Página 1 de 8 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD La sede de la Regional San Andrés de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, ubicada en la Isla de San Andrés, cuenta con una serie de equipos de presión y eyectores, así como tanques para el almacenamiento de agua potable, trampas de grasas y pozos sépticos sumideros de aguas residuales o pluviales, los cuales prestan un servicio esencial para el normal desarrollo de las actividades propias de la entidad. Razón por la cual es deber de la administración propender por el adecuado estado técnico de dichos equipos, garantizando de esta manera la disponibilidad y oportunidad en el uso de los mismos. Expuesto lo anterior, se puede concluir que es necesario contar con un servicio de mantenimiento especializado de carácter preventivo y correctivo para dichos equipos así como para los tanques para el almacenamiento de agua potable, trampas de grasas y pozos sépticos sumideros de aguas residuales o pluviales, con el fin de garantizar el correcto funcionamiento de los mismos y que a su vez permita atender de forma oportuna cualquier falla que estos puedan presentar. SITUACIÓN ACTUAL La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en la actualidad no cuenta con el recurso humano, técnico y tecnológico calificado para la ejecución de este tipo de labores, con el fin de atender en forma inmediata cualquier daño o eventualidad que se presente, se requiere contar con el acompañamiento de una empresa especializada que preste este servicio de mantenimiento, evitando así traumatismos en el normal desarrollo de las actividades propias de las distintas dependencias de la entidad. VENTAJAS DE LA CONTRATACIÓN La contratación de una firma especializada en la prestación de servicios de mantenimiento de equipos de presión y eyectores, así como tanques para el almacenamiento de agua potable y sumideros de aguas residuales o pluviales, le permite a la Entidad concentrar esfuerzos en sus objetivos misionales, además de constituirse en un medio para reducir los costos, dejando que la empresa a contratar se ocupe de la administración y operación de los servicios en mención, presentándose las siguientes ventajas: Los costos del servicio se reducen, así como la inversión en planta y equipo. El servicio es eficiente y ágil con personal técnicamente calificado. Mantenimiento adecuado, eficiente y oportuno 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR. A. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: Contratar la Prestación del Servicio de mantenimiento general preventivo y correctivo con suministro de repuestos para los equipos de presión y eyector, así como el lavado de tanques para el almacenamiento de agua potable, trampas de grasas y pozos sépticos sumideros de aguas

2 Página 2 de 8 residuales o pluviales, de la Regional San Andres, pertenecientes a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. B. IDENTIFICACION DEL CONTRATO Contrato de prestación de servicios C. LUGAR DE EJECUCIÓN: La prestación del servicio se llevará a cabo San Andres Islas, en la Carrera Sector Swamp Ground. D. PLAZO El plazo de ejecución del contrato que se derive de este proceso de selección será hasta el 30 de diciembre de 2012, contados a partir de la suscripción del Acta de Iniciación, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución, es decir expedición del registro presupuestal. E. FORMA DE PAGO Una vez perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia pagará al contratista el valor pactado de acuerdo con los servicios de mantenimiento preventivo y/o correctivo efectivamente realizados liquidados a los precios ofrecidos, previa presentación de la factura acompañada de sus respectivos soportes, tales como: certificado del cumplimiento y recibo a satisfacción expedido por el supervisor del contrato, certificación expedida por el representante legal o por el revisor fiscal según sea el caso del pago de sus obligaciones a los sistemas de salud, riesgos profesionales y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y servicio de aprendizaje SENA. PARÁGRAFO 1: Si las facturas no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. PARÁGRAFO 2: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. PARÁGRAFO 3: Los pagos quedan sujetos igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato. PARÁGRAFO 4: Si la Entidad recibe los documentos para pago dentro de los cinco (5) últimos días hábiles del mes, se tramitarán para efectos de pago, el primer día hábil del mes siguiente.

3 Página 3 de 8 F. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: Que la Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los Mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública", contiene disposiciones en materia de contratación pública que deben ser reglamentadas por el Gobierno Nacional en la órbita de su competencia, dentro de las cuales se encuentra la modificación al artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 en la cual se incorpora como nueva modalidad de selección, la contratación de "Mínima Cuantía". Que la modalidad de selección de Mínima Cuantía, como lo establece el parágrafo 2 del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, se realizará exclusivamente con las reglas en ella contempladas y en su reglamentación, no pudiendo aplicarse reglas propias de las demás Modalidades de selección. Que el Decreto 0734 del 13 de Abril de 2011 " por el cual reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública", contiene disposiciones en materia de contratación pública que deben ser reglamentadas por el Gobierno Nacional en la órbita de su competencia, dentro de las cuales se encuentra la modalidad de selección de "Mínima Cuantía". En el presente caso se trata de celebrar un contrato de mínima cuantía, como quiera que el valor se encuentra por debajo del 10% de la menor cuantía de conformidad con el presupuesto de la entidad. G. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO: El supervisor del contrato será EL Coordinador Grupo de Apoyo de la Regional San Andrés. 3. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO Prestación del Servicio de mantenimiento general preventivo y correctivo con suministro de repuestos para los equipos de presión y eyector, así como el lavado de tanques para el almacenamiento de agua potable, trampas de grasas y pozos sépticos sumideros de aguas residuales o pluviales, de la Regional San Andres, perteneciente a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CONDICIONES DEL SERVICIO: EQUIPO REFERENCIA CANT MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO SOLICITADO MOTOBOMBA MARCA BARNES 5HP 1515 HHE-5-C 1 BIMESTRAL 3 (Ago, Oct y Dic/2012) MOTOBOMBA PARA AGUA 1HP PUMPJCR.10M 1 BIMESTRAL 3 (Ago, Oct y Dic/2012) MOTOBOMBA BARNES ALTA PRESION 5HP TRIFASICA 1515HHE-4-8E12POO7 1 BIMESTRAL 3 (Ago, Oct y Dic/2012) MOTOBOMBA BARNES ALTA PRESION DE 5HP TRIFASICA 1515HHE-8D30PO11 1 BIMESTRAL 3 (Ago, Oct y Dic/2012) Fotos bomba hidráulica y tanque subterráneo de depósitos de agua

4 Página 4 de 8 DETALLE CANTIDAD MANTENIMIENTO MANTENIMEINTO SUGERIDO SOLICITADO TANQUE DE ALMACENAMIENTO DE AGUA 1 SEMESTRAL 1 EN AGOSTO POZOS SEPTICOS, SUMIDEROS DE AGUAS LLUVIAS, TRAMPAS DE GRASAS 4 BIMESTRAL 3 (Ago, Oct y Dic/2012) SOPORTE Y MANTENIMIENTO Se prestará el servicio de mantenimiento preventivo para los equipos de presión (bombas) antes relacionados, para lo cual se realizaran TRES (3) visitas dentro de un periodo de ejecución hasta el 30 de diciembre de 2012 La primera visita.- consiste en realizar la revisión general de los equipos y tanques así como de las instalaciones eléctricas e hidráulicas que componen los sistemas para establecer en que estado se encuentran, con el fin de reparar las fallas, el contratista deberá desmontar los equipos, desarmarlos, remplazar como mínimo los rodamientos, sellos, empaques y automáticos entre otras piezas de los equipos, limpieza, lubricación, ajuste, bobinado y montaje, para lo cual deberá contemplar estos costos como parte de la primera visita. Se realizara el lavado y desinfección de los tanques y pozos descritos en el cuadro de cantidades. Segunda visita.- Se prestará el servicio de mantenimiento preventivo así como los correctivos que se requieran, con el fin de efectuar las reparaciones necesarias y cambio de repuestos deteriorados los cuales serán suministrados e instalados por el contratista para la totalidad de los equipos, acorde a la revisión realizada y al diagnostico técnico. Se realizará la segunda limpieza y desinfección de pozos sépticos, sumideros y trampas de grasas descritos en el cuadro de cantidades. Tercera visita.- Se prestará el servicio de mantenimiento preventivo así como los correctivos que se requieran, con el fin de efectuar las reparaciones necesarias y cambio de repuestos deteriorados los cuales serán suministrados e instalados por el contratista para la totalidad de los equipos, acorde a la revisión realizada y al diagnostico técnico. Se realizará la tercera limpieza y

5 Página 5 de 8 desinfección de pozos sépticos, sumideros y trampas de grasas descritos en el cuadro de cantidades. La prestación del servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo, es necesario para todos los equipos de presión, eyector. Si para el mantenimiento se requiere suministro de repuestos, el contratista deberá asegurar la reparación del equipo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha acordada de prestación del servicio. Si el contratista no puede reparar algún equipo, dentro del término establecido de dos (2) días hábiles, deberá suministrar a la entidad en calidad de préstamo y sin costo adicional en el transcurso del segundo día, un equipo de iguales o mejores condiciones en perfecto estado de funcionamiento y con todos los insumos que requiera para ser utilizado en trabajo normal, hasta que el de la entidad sea reparado y entregado a satisfacción. El contratista deberá dejar el equipo entregado en calidad de prestado, instalado y funcionando en el mismo sitio donde se tenía operando el que requiere el mantenimiento. En cualquier caso, el plazo máximo para el mantenimiento del equipo será de treinta (30) días calendario contados a partir del día siguiente al de la solicitud realizada por el supervisor del contrato o funcionario designado por éste, para tal fin. El mantenimiento de los equipos, deberá realizarse dentro de las instalaciones de la entidad, para lo cual, de ser necesario un funcionario designado por el supervisor del contrato acompañará a los técnicos del contratista para supervisar el mantenimiento. Si el contratista requiere retirar el equipo de las instalaciones de la entidad para su mantenimiento, deberá solicitarlo por escrito al supervisor del contrato indicando las razones de fuerza mayor por las que hace el requerimiento, para que el supervisor del contrato pueda evaluar el caso y de considerarlo justificado, autorice la salida del equipo. El oferente deberá suministrar todos los repuestos y accesorios necesarios para el correcto funcionamiento del equipo, los cuales deberán ser nuevos, originales, y libres de imperfecciones. Luego de realizado el mantenimiento, el técnico de la firma contratista deberá emitir una orden de servicio en la que se describirá de manera precisa y detallada, los trabajos preventivos o correctivos realizados, y si fuese el caso, los repuestos remplazados. La orden de servicio será suscrita por el técnico de la firma contratista, el funcionario de la entidad designado por el supervisor del contrato para la supervisión técnica, y un funcionario de la dependencia donde se encuentra ubicado el equipo. Los gastos de transporte del personal ajeno a la entidad deben correr por cuenta del proveedor y no deben generar ningún costo adicional para la misma.

6 Mantenimiento preventivo: Página 6 de 8 Al inicio del contrato el contratista y el supervisor del contrato deberán acordar el cronograma general de los mantenimientos preventivos, donde se indicaran los días establecidos para desarrollar los servicios solicitados. El Contratista debe efectuar un diagnostico previo a la ejecución del mantenimiento el cual será avalado por el supervisor del contrato. El servicio del mantenimiento preventivo será prestado en horas hábiles de 07:30 a.m. a 05:00 p.m. en las fechas acordadas al inicio del contrato. En caso de que por causas de fuerza mayor se haga necesario modificar alguna de las fechas programadas, la parte interesada notificará a la otra por lo menos dos (2) días antes del hecho y la visita de mantenimiento preventivo se podrá reprogramar, como máximo, dentro de la semana siguiente en el horario convenido de lunes a viernes. Cada visita por servicio de mantenimiento debe incluir entre otros, la revisión del buen funcionamiento de los equipos, lubricación, ajuste y pruebas de correcto funcionamiento. Mantenimiento correctivo: El servicio de mantenimiento correctivo será prestado por el contratista así: El supervisor del contrato informará telefónicamente o en su defecto vía fax a través de correo electrono cuando se presente una falla y el contratista desplazará personal técnico idóneo al sitio, para realizar el diagnóstico e intentar superar la falla técnica, dentro de las dos (2) horas siguientes a la recepción del requerimiento. Si la falla no puede ser superada en la primera visita, el contratista dispondrá los desplazamientos que sean necesarios y remplazará previa autorización del supervisor del contrato las partes defectuosas hasta reponer la operatividad normal. Las piezas defectuosas que requieran ser remplazadas como consecuencia de una falla, serán previamente cotizadas para la aprobación por parte del Supervisor del Contrato. Se prestará el servicio de mantenimiento correctivo con el fin de efectuar las reparaciones necesarias y cambio de repuestos deteriorados, de acuerdo a revisión realizada y al diagnostico técnico. Cuando el daño requiera el traslado del equipo al taller para su reparación, este se debe realizar previa aprobación del supervisor del contrato. Se deberá prestar un servicio de emergencia las 24 horas del día, de domingo a domingo y los 365 días del año, con un tiempo de respuesta de 2 horas. El número de visitas por razones de mantenimiento correctivo será ilimitado acorde a los requerimientos que se hagan.

7 Control de las visitas: Página 7 de 8 El mantenimiento preventivo y/o correctivo, será controlado por medio de los reportes de mantenimiento, los cuales serán presentados por el contratista al Supervisor del Contrato, debiendo contener la fecha, la hora de entrada y salida en que se realiza el servicio, el nombre del técnico y la relación de los trabajos realizados. Es imprescindible que las labores se realicen en presencia del personal técnico, con quienes previamente se deben realizar la coordinación de estas labores y quienes certificarán por escrito el servicio del mantenimiento efectuado por el contratista. Manejo de módulos y partes de repuesto: Los módulos y partes de repuestos que sean necesarios cambiar, deberán ser piezas nuevas, originales y cumplir con la debida garantía de calidad. Todos los trabajos de mantenimiento preventivo deberán tener una garantía mínima de un (1) mes; y los mantenimientos correctivos de dos (2) meses. 4. VALOR ESTIMADO Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. A. VALOR ESTIMADO: Para el presente estudio se tomó en consideración la cotización presentada por el Ingeniero Civil Jefferson Petterson Hooker. PRECIO PROMEDIO DEL ESTUDIO: El precio relacionado en el cuadro siguiente, corresponde al costo de 3 mantenimientos preventivos y correctivos con una periodicidad bimestral, incluidos todos los impuestos de Ley. DESCRIPCION REFERENCIA CANT PERIODICIDAD DEL MANTENIMIENTOS EQUIPOS MANTENIMIENTO SOLICITADOS VR UNIT VR TOTAL MOTOBOMBA MARCA BARNES 5HP 1515 HHE-5-C 1 BIMESTRAL MOTOBOMBA PARA AGUA 1HP PUMPJCR.10M 1 BIMESTRAL MOTOBOMBA BARNES ALTA PRESION 5HP TRIFASICA 1515HHE-4-8E12POO7 1 BIMESTRAL MOTOBOMBA BARNES ALTA PRESION DE 5HP TRIFASICA 1515HHE-8D30PO11 1 BIMESTRAL TANQUE DE ALMACENAMIENTO DE AGUA 1 SEMESTRAL POZOS SEPTICOS, SUMIDEROS DE AGUAS LLUVIAS, TRAMPAS DE GRASAS TOTAL PROYECTADO 4 BIMESTRAL ANÁLISIS TÉCNICO ECONÓMICO: La cotización recibida incluye el mantenimiento preventivo programado y las llamadas de emergencia que por interrupción del servicio sean solicitadas y requieran o no el cambio de piezas, cumpliendo con los servicios requeridos por la entidad.

8 Página 8 de 8 CONCLUSIÓN: De acuerdo con lo anterior, el valor de referencia para esta contratación es de CUATRO MILLONES DE PESOS ($ ) M/Cte. 5. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, cuenta con la disponibilidad presupuestal necesaria para desarrollar el objeto de la presente contratación, por valor de CUATRO MILLONES DE PESOS ($ ) M/CTE, incluidos todos los impuestos de ley. Los recursos están amparados según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No de Julio 16 de 2012 expedido por la Coordinación Financiera de la UAMC. El valor del contrato a suscribir no podrá superar la suma señalada, todos los impuestos y demás gravámenes derivados de la contratación estarán a cargo del contratista. FIRMAS DEL DOCUMENTO ÁREA RESPONSABLE: DIRECTOR REGIONAL SAN ANDRES (Área que elabora los estudios técnicos y económicos - Anexos) FUNCIONARIO RESPONSABLE TAMARA CABEZA PACHECO CARGO: COORDINADOR GRUPO DE APOYO REGIONAL SAN ANDRES FIRMA: FUNCIONARIO RESPONSABLE: CARLOS HUMBERTO GARCIA LOPEZ CARGO: DIRECTOR REGIONAL SAN ANDRES FIRMA: APROBADO EN COMITÉ DE CONTRATACION: -.