MANUAL DE GESTION DEL CORREO INSTITUCIONAL EN GMail

Transcripción

1 MANUAL DE GESTION DEL CORREO INSTITUCIONAL EN GMail Contenido Autenticación de usuario... 1 Creación y envío de correos... 4 Deshacer correos enviados Reenvío de correos... 6 Eliminar correos... 7 Búsqueda de correos... 8 Agregar Contactos... 9 Autenticación de usuario Para acceder a nuestra cuenta de correo institucional ingresamos a el cual nos mostrará la siguiente ventana. Seguidamente ingresamos en Nombre de usuario que es nuestra cuenta de correo Gmail y la contraseña Gmail (no ingresar el usuario y contraseña de nuestra cuenta institucional arariwamicrofinanzas.org.pe). Nota: Podemos obviar las letras que vienen después del por ejemplo podría poner en el campo Nombre de usuario xyz.mfarariwa@gmail.com o simplemente xyz.mfarariwa con ambas funciona igual.

2 Presionamos el botón Acceder y nos re direccionará a nuestra cuenta Gmail el cual esta enlazada con nuestro correo corporativo. A continuación se describe brevemente los componentes de la ventana principal, desde el cual podremos administrar todas las funciones que existen en cuentas de correo como Hotmail, Yahoo, Terra, etc. incluso con nuestra cuenta tendremos acceso a más funcionalidades de los productos hechos por Google como: Google Calendar: para organizar nuestras tareas, eventos, cumpleaños, etc. Google Docs: Es similar al paquete Microsoft Office (Word, Excel, power point, etc.) sólo que esta vez el acceso, creación, edición y eliminación de los archivos es a través de internet, sin instalar nada en la PC. En esta ocasión sólo explicaremos el manejo de la administración de correos vía GMail.

3 VENTANA PRINCIPAL DE GMail PARA LA AMINISTRACIÓN DE CORREO ARAIWA-MICROFINANZAS.ORG.PE Menú de administración de contactos. Bandeja de administración de correos. Filtro de búsqueda de correos y/o mensajes. Menús para la administración de nuestros mensajes. Nombre de nuestro usuario Gmail. Cerrar nuestra sesión y salir del sistema. Nuevo correo. Lista de correos recibidos. Lista de correos enviados. Lista de correos SOLO de nuestro correo institucional. Nombre del propietario del correo. Menús para la administración de nuestros mensajes. Breve texto del contenido del mensaje recibido. Fecha que se recibió el correo..

4 Creación y envío de correos Para crear un nuevo correo vamos a la venta principal (ver la anterior imagen) y hacemos click sobre el botón Redactar. Seguidamente nos mostrará la siguiente ventana: Correo institucional (no cambiarlo) Correo o nombre del Contacto al que se enviará el correo. Titulo del correo. Barra de herramientas para editar el texto. Para agregar archivos adjuntos, presionamos sobre el link Adjuntar un archivo. Nos mostrará una ventana para escoger el archivo, ubicamos nuestro archivo y presionamos sobre el botón Abrir

5 Se muestra la barra de progreso, el cual indica avance del archivo. Nota: Si deseamos adjuntar más archivos, presionamos sobre el botón Adjuntar otro archivo, si deseamos cancelar el archivo que estamos adjuntando presionamos sobre la opción Cancelar. Una vez terminado de redactar nuestro correo presionamos sobre el botón Enviar, si deseamos guardar nuestro correo en el menú Borradores presionamos sobre el botón Guardar ahora y si deseamos cancelar el correo que estamos escribiendo presionamos en Descartar. Envía nuestro correo a él o los destinatarios. Si presiona aquí, el correo se guardará en la sección Borradores para terminarlo posteriormente. Añadimos con copia a. Archivo adjuntado

6 Deshacer correos enviados. Algunas veces suele pasar que enviamos el correo a algún contacto equivocado, para este problema GMail nos da la opción de deshacer el correo que enviamos. Por ejemplo, en el anterior correo después de hacer click sobre el botón Enviar, inmediatamente nos mostrará la siguiente ventana. El aviso aparecerá aproximadamente por 15 segundos, tiempo en el cual podremos cancelar el correo que enviamos en la opción Deshacer. Reenvío de correos Abrimos el mensaje y en la parte inferior del correo encontramos dos opciones: Responder y Reenviar

7 Escogemos la opción Reenviar y nos mostrará la siguiente ventana: El correo original (Modo sólo de lectura) Aquí escribimos el texto que deseamos aumentar al correo original para reenviarlo. Si deseamos podemos agregar texto al correo original y finalmente presionamos sobre el botón Enviar. Eliminar correos Para no saturar la capacidad de nuestro correo y gestionarlo de mejor manera, conviene eliminar periódicamente algunos mensajes que ya no deseamos tenerlos. Para lograr esto, en nuestra bandeja de entrada seleccionamos los correos que deseamos eliminar haciendo click en el recuadro que se muestra delante del Asunto del mensaje, luego del cual se mostrar un aspa.

8 Luego en el menú de administración, elegimos el botón Mover a y escogemos la opción Papelera. Y nos mostrará el siguiente mensaje, en el cual nos da la opción de poder deshacer la acción realizada, en este caso el de eliminar los correos. Nota: Si deseamos ver nuestros menajes eliminados, nos dirigimos al menú vertical izquierdo y elegimos la opción Papelera. Búsqueda de correos Gmail nos ofrece la función del buscador de correos, en el cual nos permite filtrar nuestra bandeja de entrada por el texto que ingresemos en su cuadro Podemos ingresar alguna palabra del correo deseado, el correo del remitente, asunto del correo, etc. Por ejemplo ambas búsquedas ingresadas arriba, nos mostrarán el mismo resultado:

9 Agregar Contactos Si deseamos agregar a otros contactos a nuestra lista de contactos, escogemos la opción Contactos ubicado en la parte izquierda: Nos mostrará la siguiente ventana, donde se ve los grupos de contactos ingresados para nuestra cuenta (Por defecto se agregó los contactos de los trabajadores con los que tendrá más comunicación, dependiendo su cargo). Nuestro grupo de contactos. Número de contactos agregados a este grupo de contactos. Nombre del grupo. Por ejemplo en el grupo de contactos Central se encuentran todos los trabajadores que laboran en la oficina Central. Nombre del contacto. Correo electrónico. Grupos a los que pertenece el contacto.

10 Para agregar más contactos hacemos click sobre el botón Contacto Nuevo Ingresamos los datos más importantes en los cuadros de texto. Lo agrupamos en nuestros grupos de contactos, seleccionando el botón Grupos del menú superior y marcando con un aspa a los grupos que deseamos añadirlos. Finalmente pulsamos sobre el botón Añadir y se agregará automáticamente a nuestros contactos.