DICIEMBRE. Manual de Usuario. Funcionalidades y Operación de Facturame. Diverza Información y Análisis SA de CV

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1 DICIEMBRE 10 Manual de Usuario Funcionalidades y Operación de Facturame Copyright Diverza Información y Análisis SA de CV

2 La información contenida en este documento es de carácter confidencial y privilegiada, se encuentra protegida por el Secreto Industrial y Comercial quedando estrictamente prohibida su reproducción, divulgación, apoderamiento o uso de la misma sin el consentimiento por escrito de su titular. Cualquier violación a lo anterior podrá ser sancionada penalmente, independientemente de las sanciones contractuales pactadas.

3 Manual de Usuario Funcionalidades y Operación de Facturame

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5 CONTENIDO REFERENCIA 7 Atributos de Facturame 8 Almacenamiento y Respaldo 8 Custodia de Certificados 8 Gestión de Folios 8 Timbrado Fiscal 8 Envío de CFDI s 9 Reporte 9 INGRESO A FACTURAME 10 CONFIGURACIÓN 13 Opciones Básicas 13 Instalación del Certificado de Sello Digital 15 Configuración del Rango de Folios 16 Impuestos 18 Descuentos 19 Contraseñas 20 EMISIÓN, TIMBRADO Y ENVÍO DE CFDi s 22 Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet 22 Captura de una Remisión 22 Expedición del CFDI 28 Certificación del Comprobante Fiscal Digital 31 Envío del CFDI al SAT 31 IMPRESIÓN DE UN CFDI 32 Por correo electrónico 33

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7 Manual de Usuario 7 Funcionalidades y Operación de Facturame REFERENCIA Facturame, es una propuesta integral de servicio que no sólo cumple al 100% con las reglas emitidas por el Servicio de Administración Tributaria, tanto en su aspecto tecnológico como en su aspecto operativo, sino que le ofrece incluso una serie de ventajas y funcionalidades que harán más eficiente y económico su proceso de facturación. Facturame es un servicio gratuito dirigido a micro-empresas y profesionistas independientes, que no le impone al usuario más requisito que el llenado de una forma de Registro y la Firma del contrato electrónico del servicio. Sin cargos ocultos, no obligaciones distintas a las que derivan de las disposiciones fiscales y aunque tiene limitaciones de uso el usuario siempre podrá elegir la versión pagada que mejor se adapte tus necesidades.

8 8 Manual de Usuario Atributos de Facturame Almacenamiento y Respaldo Facturame dispone de espacio en sus servidores para cada usuario para el almacenamiento de cada archivo XML de los CFDI s emitidos y recibidos, durante el periodo establecido por la legislación aplicable y a modo de respaldo de la información que debe conservar en su domicilio fiscal, pudiendo descargar en cualquier momento la información necesaria para efectos fiscales. Custodia de Certificados Facturame está diseñado para operar con apego a las reglas emitidas por el Servicio de Administración Tributaria y le permite al usuario la instalación de un Certificado de Sello Digital, siendo validados tanto por su origen (SAT) como por sus elementos de uso, tales como RFC y Clave. Gestión de Folios Facturame va más allá de la integración del estándar XML y demás especificaciones operativas definidas en la legislación fiscal, con respecto a la gestión de Folios, al facilitar además su administración de acuerdo a cada tipo de Comprobante que desee utilizar en el contexto comercial (Facturas, Recibos de Honorarios, Notas de Crédito, etc.). Timbrado Fiscal Facturame en su calidad de Proveedor Autorizado de Certificación, ejecuta los proceso de validación, asignación del folio e incorporación del sello digital del SAT otorgado para dicho efecto, cumpliendo con las disposiciones vigentes relativas a este proceso.

9 Manual de Usuario 9 Funcionalidades y Operación de Facturame Envío de CFDI s Facturame se encarga de enviar al SAT los CFDI s emitidos cumpliendo en forma y tiempo con la obligación marcada en las disposiciones fiscales. Reporte Facturame incorpora la facilidad de generación de un Reporte Mensual de CFDIs emitido conforme a los lineamientos fiscales vigentes hasta el 2010 como Informe Mensual al SAT.

10 10 Manual de Usuario INGRESO A FACTURAME Para ingresar vaya a la página Dé clic en el botón de INICIAR SESIÓN.

11 Manual de Usuario 11 Funcionalidades y Operación de Facturame En la pantalla de login deberá capturar los datos de acceso: RFC: Su Registro Federal de Contribuyentes Cuenta: La cuenta que determinó en el momento de su registro Contraseña: La clave confidencial de acceso que definió al registrarse Una vez validados sus datos de acceso aparecerá la siguiente ventana: Dé clic en MI BUZÓN, para que pueda accesar a su buzón e iniciar con la configuración del mismo. Del lado izquierdo de la pantalla podrá visualizar un menú con 2 apartados principales: a) Portafolio: En esta opción podrá localizar las opciones de Captura Remisión ; Archivo Remisiones ; Emisión CFDs ; Archivo CFDs ; Genera Reporte Mensual y, Archivo Reporte Mensual.

12 12 Manual de Usuario b) Configuración: Podrá visualizar las opciones de Datos Empresa ; Instala Certificado ; CFDs aplicables ; Habilita Folios ; Inventario Folios ; Impuestos, Descuentos y Contraseña. La primera vez que ingrese al servicio se solicitará como medida de seguridad y confidencialidad que defina una nueva contraseña, esta debe ser con cierta complejidad: más de 8 caracteres, letras, números y al menos un carácter especial.

13 Manual de Usuario 13 Funcionalidades y Operación de Facturame CONFIGURACIÓN Para estar en condiciones de emitir Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet desde Facturame, deberá primero llevar a cabo la configuración del sistema. Opciones Básicas La Configuración de su cuenta es de vital importancia para operar el servicio, implica a grandes rasgos: a. La verificación de los datos generales de su cuenta. b. La instalación de su Certificado de Sello Digital. c. La configuración de un Rango de Folios si desea que Facturame asigne consecutivamente un identificador. d. La configuración de los Impuestos que vaya a aplicar en sus Comprobantes Fiscales Digitales. Para configurar su cuenta seleccione en el menú Configuración la opción de Datos Empresa. Compruebe que su información este correcta; si los datos no coinciden o bien, Usted realiza un cambio de domicilio deberá dar clic en el botón Editar y seguir el proceso de Cambio de Datos Fiscales. Para cambiar su domicilio fiscal entre a la opción de menú "Datos Empresa". Presione el botón "Editar", realice la actualización del domicilio y guarde el cambio. Acepte la realización de la acción del cambio de domicilio fiscal.

14 14 Manual de Usuario Una vez aceptado el cambio le aparecerá la confirmación de que se ha realizado la modificación.

15 Manual de Usuario 15 Funcionalidades y Operación de Facturame Instalación del Certificado de Sello Digital Su certificado de sellos se compone de dos archivos, uno con extensión.key que es su clave privada, uno con extensión.cer que es su certificado digital y debe haber definido una contraseña de acceso a su clave privada al momento de haber creado el requerimiento del certificado.

16 16 Manual de Usuario Con esos tres elementos a la mano realice ahora lo siguiente: 1. Seleccionar Instala Certificado, de clic en el botón de Instalar que se localiza en la parte central de la pantalla. 2. Proporcione la ubicación de su certificado digital (archivo.cer), de su clave privada (archivo.key) y la contraseña de su clave privada. De clic al botón "Instalar". En este momento que se acepta el upload Facturame realiza la validación de caducidad del Certificado así como la comprobación de que el certificado haya sido emitido por la Autoridad Certificadora del SAT. 3. Acepte y habrá concluido la instalación. La instalación del Certificado de Sello Digital queda al amparo jurídico cubierto por la firma previa del Contrato de Servicios en donde acepta las condiciones de resguardo de Facturame de su Certificado de Sello Digital para un óptimo procesamiento de la generación de CFDIs. Configuración del Rango de Folios Si requiere para su propio control administrativo configurar un rango de folios, primero determine los tipos de comprobantes fiscales digitales que va a emitir con Buzón Fiscal Personal. De clic a la opción "CFDs Aplicables" marque las opciones que le sean necesarias y de clic al botón guardar.

17 Manual de Usuario 17 Funcionalidades y Operación de Facturame Considere que conforme a las disposiciones fiscales no hay distinción alguna entre facturas, recibos de honorarios, notas de crédito, etc., ya cualquiera que sea el tipo que en la práctica comercial se utilice el Código Fiscal de la federación los considera a todos simplemente como Comprobantes Fiscales Digitales, y lo importante será el efecto del comprobante. De esta forma, la distinción que de ellos se hace en Facturame tiene por objeto facilitarle su gestión, estableciendo el tipo de comprobante de que se trata, tanto para efectos de su almacenamiento como para efectos de su intercambio con clientes o socios de negocios. Hecho lo anterior de clic a la opción "Habilitación", se mostrará una forma para proporcionar los datos relacionados al o los Rangos de Folios que desea utilizar.

18 18 Manual de Usuario Capture la información, considerando lo siguiente: Tipo de Comprobante: Seleccione la opción del tipo de comprobante fiscal digital al cual será asignado el rango de folios. La lista que se presentará serán los tipos que haya marcado en la opción CFD s Aplicables. Serie: Es un parámetro opcional y siempre será de tipo alfabético, puede dejar este dato vacío. Rango Inicial: Número de inicio del rango solicitado. Cuando se trata de la primera vez que usa el servicio se recomienda sea 1. Capacidad límite: Es el número final del rango, basta con señalar el número de dígitos que lo componen para establecer el límite. De clic en el botón continuar y confirme en la siguiente pantalla la aceptación de la configuración del Rango de Folios. En la opción Inventario podrá consultar siempre el consumo de folios que ha realizado sobre cierto rango. Impuestos En la opción Impuestos se determinan los tipos y tasas de impuestos que aplicarán a los comprobantes fiscales digitales, la tasa de impuesto deberá especificarla como un número entero con decimales. Es muy importante la configuración de los impuestos para la correcta emisión de los CFDI s, ya que esta parametrización está ligada a la captura de la información que será expresada en los comprobantes fiscales digitales. Para dar de alta un impuesto, de clic a la opción del menú izquierdo denominada Impuestos y luego de clic en el botón agregar.

19 Manual de Usuario 19 Funcionalidades y Operación de Facturame Los Impuestos pueden ser Federales o Locales. El IVA, ISR y IEPS, son impuestos Federales, el Impuesto sobre Hospedaje o un Impuesto Cedular son un Impuesto Estatal, cuando se trate de este último caso usted deberá escribir el nombre del impuesto, en el caso de los Federales estos ya están predefinidos por la definición técnica del SAT para los CFDIs. La categoría puede ser Trasladados o Retenidos. Trasladado será todo aquel impuesto que se carga en el importe total a pagar al cliente, Retenido es aquel impuesto que se descuenta del importe total y que será pagado al SAT en las Declaraciones Fiscales. Capture la información de la forma y de clic al botón guardar. Si tiene alguna duda de que tasas y tipos de impuestos aplican a sus comprobantes fiscales pregunte a su Contador. Descuentos Usted puede predefinir tipos y tasas de descuentos globales que frecuentemente ofrezca a sus clientes. Esta definición estará ligada al proceso de la captura de información en la emisión de sus CFDI s.

20 20 Manual de Usuario Para dar de alta un Descuento de clic a la opción del menú izquierdo Descuentos y luego presione en el botón agregar. Escriba en la siguiente forma que aparece el nombre del descuento y la tasa global correspondiente. Acepte el registro para concluir. Puede editar o borrar descuentos que haya dado de alta en cualquier momento seleccionando el icono de la acción que desee ejecutar. Contraseñas Por seguridad la primera vez que ingrese a Facturame le será solicitada la reasignación de su contraseña de acceso. Cada 30 días el servicio le solicitará que actualice su contraseña y deberá proporcionar una nueva cada vez.

21 Manual de Usuario 21 Funcionalidades y Operación de Facturame Para reasignar su contraseña siempre requerirá la actual, en caso de que la haya olvidado deberá acercarse al Centro de Atención y Soporte Técnico para solicitar apoyo con el fin de generar una nueva de manera automática. Existen los siguientes requisitos para determinar sus contraseñas: - La longitud mínima es de 8 caracteres. - Debe componerse de una combinación de letras (al menos una de ellas mayúscula), números y/o caracteres especiales. - No puede repetirse la contraseña anteriormente asignada.

22 22 Manual de Usuario EMISIÓN, TIMBRADO Y ENVÍO DE CFDi s La entrada de datos en Facturame solo se realiza mediante un proceso de captura en un formulario estándar que le permite proporcionar los datos contemplados por el SAT como parte del contenido de un CFDI. Facturame recibe la información y la transforma en una Remisión Electrónica o pre-factura (información base de generación del CFD sin valor fiscal) y la almacena en el sistema. Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet Después de que ha configurado su cuenta usted podrá iniciar la emisión de CFDI s. De clic en la opción "Portafolio" y realice lo siguiente: Captura de una Remisión La información de los CFDI s es capturada previamente en Remisiones Electrónicas. Ejecute por favor lo siguiente: 1. Entre a la opción Captura Remisión. 2. Si es la primera vez que emite al cliente, entonces seleccione la opción Cliente Nuevo para pasar a la forma de captura. Si el cliente al que va a facturar ya le había emitido un comprobante con anterioridad, deje marcada la opción Cliente existente y enseguida proporcione el RFC o Nombre del Cliente y de clic al botón Buscar. Se mostrará el resultado, seleccione el registro y de clic al botón Continuar.

23 Manual de Usuario 23 Funcionalidades y Operación de Facturame 3. Complete los datos de la remisión, recuerde que TODOS los campos que tienen un asterisco (*) son obligatorios. Campos obligatorios: Tipo CFD. Razón Social de su cliente. RFC de su cliente. Calle, Código Postal, Municipio, Estado y País son los datos del Domicilio del receptor que son obligatorios. Es importante que no olvide seleccionar los impuestos que van a aplicar para ese comprobante.

24 24 Manual de Usuario Indique en primera instancia la Sucursal y en "Tipo de CFD" el tipo de comprobante a emitir (Factura, Nota de Crédito, Recibo de Honorarios o lo que haya usted configurado). Si la información de su cliente ya existe en su cuenta aparecerá la información del domicilio fiscal, de lo contrario capture como mínimo los datos marcados con asterisco. Indique más abajo la Forma de Pago, este dato es obligatorio. Opcionalmente usted puede proporcionar también las Condiciones de Pago (Ej. Pago inmediato, Pago a 90 días, Pago contra entrega, etc.) y el Método de Pago que corresponda.

25 Manual de Usuario 25 Funcionalidades y Operación de Facturame Al momento que usted indique el tipo de comprobante fiscal digital al que corresponde la remisión que está capturando se desplegarán las tasas de impuesto trasladadas o retenidas que usted haya configurado previamente. Marque la casilla de verificación que corresponda. 3. Para ingresar los conceptos de clic en ++ Agregar un Concepto ++, se abrirá una ventana emergente como la que a continuación se presenta: Considere para los datos de los conceptos lo siguiente: - Clave Prod.: Es opcional y se refiere a un número de identificación del producto. - Cantidad: Es obligatorio y es la cantidad de piezas que se están comprando. - Medida: Es obligatorio y se debe especificar la unidad de medida como: Kilos, piezas, bultos, cajas, etc.

26 26 Manual de Usuario - Descripción: Es obligatorio y aquí se especifica las características del producto adquirido. (Ej. Granos de maíz, servicio de consultoría, etc.) - Valor Unitario: Es obligatorio y se refiere al precio por unidad del producto. - Importe: Es obligatorio y es calculado por el servicio, representa el resultado de el precio unitario por la cantidad que se va a facturar. En caso de requerirse incorporar al concepto información de aduana, de clic al botón Agrega, esta función insertará un renglón de datos que le permitirá dar entrada a información de un pedimento: No. de Pedimento, Aduana, y Fecha del Pedimento. Después de proporcionar lo anterior de clic al botón Guardar y luego al botón Cerrar. La ventana se cerrará y regresará a la forma principal de captura. 4. Una vez actualizada, deberá dar clic al botón de Calcular que se encuentra a la izquierda del Campo Total a Pagar. Posteriormente dé clic en el botón Guardar, le aparecerá un cuadro de diálogo para que confirme que los datos capturados sean correctos. El botón Cancelar le habilita nuevamente la página para editar la información. Revise que la información capturada sea correcta y guarde la Remisión dando clic en Aceptar.

27 Manual de Usuario 27 Funcionalidades y Operación de Facturame Usted puede pasar inmediatamente a expedir el CFDI en ese momento, si desea hacerlo de clic al botón "expedir CFD", de lo contrario su remisión quedará almacenada en su cuenta con un status pendiente y en cualquier otro momento puede convertirla a CFDI. Usted puede consultar o editar sus remisiones creadas en cualquier momento entrando a la opción "Archivo Remisiones" del grupo de opciones de menú de Portafolio.

28 28 Manual de Usuario Desde la opción Archivo Remisiones, se puede editar o buscar una remisión pendiente de expedir como CFDI. Expedición del CFDI La emisión de un CFDI puede efectuarla inmediatamente después de crear una Remisión Electrónica o bien entrando a la opción "Emisión CFD s" del menú izquierdo. Indique el Tipo de Comprobante a Expedir, como esta versión no administra sucursales deje señalada la opción "Principal". Enseguida de clic al botón "continuar". Se mostrará las últimas Remisiones pendientes de emitir para el tipo de comprobante fiscal digital seleccionado, marque la casilla de verificación de la

29 Manual de Usuario 29 Funcionalidades y Operación de Facturame remisión que desea expedir y determine la Serie que va a aplicar. Si no aplica serie le aparecerá la opción "N/A" (No Aplica) Presione el botón expedir y en ese momento se habrá solicitado la generación del CFDI. La petición de generación del CFDI es atendida por un servidor de aplicación y es dentro de este que se aplica los algoritmos de encriptación a la cadena original del CFD, una vez que el CFD fue firmado pasa al proceso de certificación que dará como resultado el complemento del timbrado fiscal que dará pie a formar la cadena original correspondiente al CFDI. Una vez generado el CFDI, es guardado el archivo XML en el repositorio de la cuenta emisora, así como la referencia al mismo en base de datos. Puede dar clic al botón "Ver CFDs" y entrará a la opción de "Archivo CFD s" de comprobantes.

30 30 Manual de Usuario Se desplegará la lista de los CFDIs emitidos, por omisión se desplegarán los últimos 10 comprobantes emitidos. El listado se puede configurar para que muestre 10,30 ó 50. Descarga. Para descargar un grupo de comprobantes fiscales digitales, marque la casilla de verificación y presione el botón Descargar. Se solicitará almacenar en su computadora un archivo comprimido (*.zip) con los archivos XML de sus CFDI s seleccionados. Envío. Para enviar uno o varios comprobantes fiscales digitales a su cliente, seleccione la casilla de verificación que corresponda y presione en Enviar.

31 Manual de Usuario 31 Funcionalidades y Operación de Facturame Certificación del Comprobante Fiscal Digital Facturame cuenta con una entrada genérica de PAC para el timbrado, la cual consiste en un Web Service (WS) definido por el SAT, en este WS se realiza una validación para determinar que la fecha de certificación del comprobante no exceda de 72 horas respecto a la fecha de emisión del CFD. El WS contempla un ID de operación (RefID) para evitar que exista más de un timbre para el mismo Comprobante, adicional a la realización de la validación contra el esquema del CFD recibido en el WS así como la validez del sello del mismo, se verifica la validez y no revocación del certificado de sellos del emisor mediante la consulta al CRL publicado por el SAT. Todas las tareas mencionadas son imperceptibles para usted, pero suceden en el momento que da clic al botón expedir. Envío del CFDI al SAT De acuerdo a las especificaciones del SAT, el servicio de envió de CFDI s de Facturame hacia la autoridad es consumido de manera automatizada en el servidor por tareas programadas que usted como usuario no ve, conforme se van enviando los archivos este proceso va marcando como entregados en la base de datos los CFDI s que por el rango de tiempo especificado aun no hubieren sido entregados.

32 32 Manual de Usuario IMPRESIÓN DE UN CFDI Para imprimir un comprobante de clic a la opción Archivo CFD s del módulo Portafolio. Ubique el registro que desea y de clic al icono con imagen de lupa, al hacerlo se abrirá una ventana que le mostrará el contenido del CFDI. Dicha ventana le da la opción de ver su factura en formato PDF, de clic al icono identificado como PDF para abrir la versión para impresión de su comprobante, debe tener instalado en su computadora el Acrobat Reader para ejecutar esta acción.

33 Manual de Usuario 33 Funcionalidades y Operación de Facturame ENVÍO DE CFDI S AL RECEPTOR El envío de CFDIs a los receptores de los mismos en Facturame se lleva a cabo exclusivamente de forma electrónica y de manera individual y controlada desde la aplicación Web. Por correo electrónico Vaya a la opción Archivo CFD s del módulo Portafolio. Ubique el CFDI o CFDIs que desea entregar y de clic en el botón Enviar. En la siguiente pantalla escriba la dirección de correo de su cliente y presione nuevamente en el botón enviar. Cuando se usa este medio el receptor recibe en su correo electrónico una dirección electrónica a la que puede acudir para consultar y descargar su CFDI. Las opciones disponibles para consulta del CFDI es HTML, PDF y XML.

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