RESUMEN DE LAS INSTRUCCIONES DE LLENADO DE LA CARTOLA DE PRODUCCIÓN (Julio de 2001)

Transcripción

1 1 RESUMEN DE LAS INSTRUCCIONES DE LLENADO DE LA CARTOLA DE PRODUCCIÓN (Julio de 2001) Indice Página A.- ANTECEDENTES E INSTRUCCIONES GENERALES Objetivo General de la Cartola de Producción Apertura, Contenido y Cierre de una Cartola Claridad de la Escritura en ambos ejemplares de la Cartola Anulación, Destrucción y Pérdida o Extravío de la Cartola Modificación de la Cartola Dudas en la Emisión de la Cartola Información Repetitiva en la Cartola Registro de Enteros y Decimales en la Cartola Justificación y Contenido de la Cartola anexa Aprobación y Distribución de la Cartola Otro Aspecto General... 3 B.- INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON AREAS, CUADROS, CASLLEROS Y COLUMNAS DE LA CARTOLA DE PRODUCCION Casillero Nº Cartola Principal Casillero Fecha Producción (Día, Mes y Año) Casillero Turno Casilleros CR y Sector Casillero Código Empresa Casillero Cancha (Código y Nombre) Casillero Bodega Operativa (Código Camino y Nº) Casilleros Código Rodal y Código Especie Casillero EMSEFOR Cosecha (RUT y Nombre) Casilleros Código Faena y Código Subfaena Casillero Código Madereo Torre Casillero Código Equipo Casillero Volumen por Arbol (M3) Cuadro Horómetros Area Pulpable o Similar (MR) Area Aserrable o Similar (M3) Area Firmas (Calibrador, Jefe de Faenas y Digitador)... 6 ICAR6

2 2 A.- ANTECEDENTES E INSTRUCCIONES GENERALES 1.- Objetivo General de la Cartola: Controlar los volúmenes de madera producidos en los bosques propios o bosques administrados por Forestal Mininco S.A. 2.- Apertura, Contenido y Cierre de una Cartola: En general, por cada turno debe abrirse una o más Cartola de Producción. Puede existir prolongación de turnos. En la Cartola sólo debe incorporarse la madera que esté en condiciones de ser despachada (ordenada y medida). 3.- Claridad de la Escritura en ambos ejemplares de la Cartola: Debe escribirse en forma clara y legible. Si la copia no sale legible, debe anularse todas las Cartolas, cuyas copias no van a ser legibles y devolverse a la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro. Si se hubiera emitido Cartolas con copias ilegibles, debe recuperarse la copia, anularse el original y la copia y volverse a emitir la Cartola con copia legible. 4.- Anulación, Destrucción y Pérdida o Extravío de la Cartola: En una Cartola no debe haber correcciones. Si la Cartola tiene errores, debe anularse con 2 líneas paralelas en forma diagonal, registrando la palabra NULA La Cartola nula que no es emitida ni transmitida, debe ser firmada sólo por el Calibrador y debe contener la Fecha de la Firma, el RUT y el Nombre del Calibrador. El Digitador debe digitar sólo el Nº de la Cartola nula. La Cartola puede ser anulada por el Calibrador o por la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro si dicha Oficina encontrara un error. En este caso, la Oficina Central devuelve la Cartola nula, a fin de que el Calibrador emita una nueva Cartola y recupere la copia que está en poder del Jefe de Faenas. Ambos ejemplares de la Cartola nula deben ser enviadas a la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro. Si una Cartola se destruyera, debe anularse y emitirse otra. Si el original de la Cartola se extraviara, debe tratarse de recuperar la copia. Si se recuperara la copia, debe anularse y emitirse otra Cartola. Si ambos ejemplares de la Cartola se extraviaran, debe dejarse constancia en una libreta, la que debe ser firmada por el Supervisor de la Empresa de Control y Registro. 5.- Modificación de la Cartola: La Oficina Central de la Empresa de Control y Registro puede modificar la información de una Cartola que ha sido transmitida, siempre que esté autorizada mediante una comunicación del Supervisor de Cosecha de Forestal Mininco S.A. En este caso, dicha Oficina corrige la información transmitida (no la Cartola involucrada), obtiene fotocopia de la comunicación para enviarla al Contratista de Cosecha que corresponda y corchetea la comunicación con la Cartola. 6.- Dudas en la Emisión de una Cartola: Las dudas pueden ser resueltas por el Jefe de Faenas de la Empresa de Cosecha o por el Supervisor de la Empresa de Control y Registro. 7.- Información Repetitiva de la Cartola: La información repetitiva se puede obtener de la Cartola anterior, pero es necesario estar atento a los posibles cambios de información. 8.- Registro de Enteros y Decimales en la Cartola: Deben estar todos los decimales registrados, aunque su valor sea 0 (cero). El espacio libre a la izquierda del valor significativo, no debe rellenarse de 0 (ceros). Si el valor no tiene enteros, debe registrarse 0 (cero) enteros. A veces, el cálculo de los decimales, implica efectuar aproximación. 9.- Justificación y Contenido de la Cartola Anexa: Debe haber Cartolas anexas si en el área Pulpable o similar, existieran más de 4 combinaciones de Código de Producto, Largo de Rollizo y Nº Embarque o Nº Pedido o si se consideraran más de 4 rumas de combinaciones repetidas o bien, si en el área Aserrable o similar, existieran más de 3 combinaciones de Código Producto, Largo Rollizo, Código Aceptación Rollizo y Nº Embarque o Pedido, en un mismo turno. En una Cartola anexa, sólo debe registrarse el Nº Cartola principal, la información que originó la existencia de la Cartola anexa y la Fecha (de la firma), RUT, Nombre y Firma de las personas involucradas.

3 Aprobación y Distribución de la Cartola: La Cartola debe emitirse en original y copia. El Calibrador y el Jefe de Faenas deben firmar la Cartola. La copia es para el Jefe de Faenas. El original de la Cartola se digita y debe ser firmada por el Digitador. La información de la Cartola se transmite a la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro y el original se envía por mano a dicha Oficina. En la Oficina Central las Cartolas utilizadas en un mes calendario, deben ser enviadas el día 20 del mes siguiente al Dpto. Control Producción de Forestal Mininco S.A., donde se archivarán durante 3 años y luego, se eliminarán Otro Aspecto General: Los siguientes Códigos deben apegarse a la derecha de los casilleros o columnas que les corresponde y los espacios libres que quedan a la izquierda, no deben rellenarse de 0 (ceros): CR, Sector, Código Camino (de la Bodega Operativa), Código Faena, Código Subfaena, Código Producto y Código Destino. B.- INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON AREAS, CUADROS, CASILLEROS Y COLUM- NAS DE LA CARTOLA DE PRODUCCION 1.- Casillero Nº Cartola Principal: En la Cartola principal, este casillero debe quedar en blanco. En las Cartolas anexas, en este casillero debe registrarse el Nº de la Cartola principal. Por cada Cartola principal sólo puede haber hasta 2 Cartolas anexas. 2.- Casillero Fecha Producción (Día, Mes y Año): Debe registrarse la Fecha en la cual se produjo la madera que esté en condiciones de ser despachada. En general, debe coincidir con la Fecha del calendario. El día y el Mes siempre deben tener 2 dígitos y el Año, 4 dígitos. 3.- Casillero Turno: El casillero no debe quedar en blanco. Un turno no debe abarcar 2 días. Por lo tanto, se puede presentar la necesidad de alargar o acortar turnos. Si en el día hubiere 1 solo turno, debe registrarse el turno 1. Si hubiere 2 turnos, debe registrarse el turno 1 y el Casilleros CR y Sector: A cada Sector le corresponde un Supervisor de Forestal Mininco S.A. El CR que debe registrarse es el 1 y los posibles Sectores son: 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 25 y Casillero Código Empresa: El Código es 90, que corresponde a Forestal Mininco S.A. Identifica la Empresa administradora del Fundo. 6.- Casillero Cancha (Código y Nombre): Puede obtenerse con el Jefe de Faenas. 7.- Casillero Bodega Operativa (Código Camino y Nª): La información es definida según el procedimiento establecido. 8.- Casilleros Código Rodal y Código Especie: Esta información también puede obtenerse de los planos de la Cosecha. Los Códigos de Especie más usuales son el 01, 32 y Casillero EMSEFOR Cosecha (RUT y Nombre): Puede obtenerse con el Jefe de Faenas Casilleros Código Faena y Código Subfaena: Los Códigos que pueden registrarse son: para la Faena 21, las Subfaenas 1 y 2; para la Faena 22, las Subfaenas 1, 2, 3 y 4; para la Faena 23, la Subfaena 0; para la Faena 24, la Subfaena 0 y para la Faena 25, las Subfaenas 1, 2, 3 y Casillero Código Madereo Torre: Debe quedar en blanco si el Equipo de Madereo no es Torre. Los Códigos son 01 (cuesta abajo) y 02 (cuesta arriba) Casillero Código Equipo: - Casillero Según Contrato: Si al momento de emitir la Cartola, el Contrato no hubiera sidi emitido, debe registrarse el Código de Equipo que está operando. Por lo tanto, este casillero no debe quedar en blanco.

4 4 - Casillero Real Utilizado: Por lo general, coincide con el Código Equipo de Cosecha correspondiente a la Actividad de Madereo, indicado en el cuadro de Horómetros Casillero Volumen por Arbol (M3): Corresponde al promedio de 10 árboles completos. Debe calcularse en presencia del Jefe de Faenas de la Empresa de Cosecha. El Volumen debe expresarse en M3, con 2 decimales. Se calcula según la fórmula JAS. Para calcular el Volumen debe seguirse los procedimientos e instrucciones existentes. El Volumen debe chequearse una vez al día 14.- Cuadro Horómetros: - Columna Actividad: Contiene las 5 actividades más representativas de una Faena de Cosecha. Cualquier actividad debe encasillarse en alguna de las 5. Las 5 actividades deben estar informadas, aunque hayan sido efectuadas en una fecha anterior. - Columna Equipo Cosecha: + Columna Código (Equipo Cosecha): Previo a registrar el Código, debe conocerse el nombre de los Equipos para cada Actividad. Luego, debe ubicarse el Código en el listado registrado en la misma Cartola. Si, excepcionalmente, una de las Actividades se ejecutara con más de 1 Equipo de Cosecha, el Calibrador debe solicitar instrucciones al Supervisor de la Empresa de Control y Registro. + Columna Nº Máquina (Equipo Cosecha): Si existen varias máquinas del mismo tipo, debe numerarse en forma correlativa. Si existe una sola, debe tener el Nº 1. El Nº de la máquina debe estar indicado, en forma visible, en la misma máquina. Si, excepcionalmente, hubiera más de 1 máquina para un mismo Equipo de Cosecha, el Calibrador debe solicitar instrucciones al Supervisor de la Empresa de Control y Registro. - Columna Horómetros (Entrada y Salida): Esta información debe ser proporcionada por el Jefe de Faenas u Operadores de los Equipos o leía directamente por el Calibrador. En general, debe ser registrada al iniciar y finalizar la faena de producción de un turno. La información puede faltar si los Equipos no tienen horómetros o si los horómetros están en malas condiciones. - Columna Cantidad Horas Trabajadas (Horas y Minutos): Esta información debe quedar en blanco si los Equipos tienen horómetros en buen estado. La información debe ser obtenida, controlada y proporcionada por el Jefe de Faenas. Las horas y minutos deben ser registrados siempre con 2 dígitos, aunque sean 0 (cero) Area Pulpable o Similar: - Columna Código Producto: Si la combinación Código Producto, Largo Rollizo y Nº Embarque o Nº Pedido es diferente a las combinaciones registradas anteriormente, debe utilizarse otra línea en la misma Cartola o en otra Cartola (denominada Cartola anexa). También debe utilizarse otra línea, si una ruma se divide en 2. Sólo puede haber hasta 2 Cartolas anexas por cada Cartola principal. - Columnas Alturas (m) (Lado 1 y Lado 2): Las alturas de las rumas deben medirse cada 1 metro. En el caso de rumas homogéneas y muy largas, pueden medirse cada 2 metros. El máximo de alturas es 10. Si 10 no es suficiente, se divide la ruma en 2. En lo posible, debe haber igual cantidad de mediciones por cada lado. La altura debe expresarse en metro (m) con 2 decimales. Debe señalizarse las alturas medidas. - Columna H Prom x Lado (Altura Promedio por Lado): Se suma las alturas de cada lado y se divide por la cantidad de alturas. La altura promedio debe expresarse en metro (m) con 2 decimales. - Columna H Prom x Ruma (Altura Promedio por Ruma): Si la cantidad de mediciones de los lados 1 y 2 son iguales, se suma las alturas promedio de ambos lados y se divide por 2. Si la cantidad de mediciones de los lados 1 y 2 son distintas, la información queda en blanco. La altura promedio debe expresarse en metro (m) con 2 decimales.

5 5 - Columna Largo Rollizo (m): Debe medirse el largo del rollizo. Debe registrarse el Largo a Cubicar o Largo Nominal (no el Largo Real). El largo debe expresarse en metro (m) con 2 decimales. El Calibrador y el Jefe de Faenas deben revisar que en una misma ruma no existan Rollizos de distintos largos. - Columna Largo Ruma (m): Debe medirse el largo de la ruma. El largo debe expresarse en metro (m) con 2 decimales. Debe señalizarse el largo medido. - Columna Volumen (MR): Para calcular el Volumen debe seguirse los procedimientos e instrucciones existentes. El volumen debe expresarse en MR con 2 decimales. - Columna Nº Embarque o Nº Pedido: Si la producción no se va a embarcar, debe registrarse el Código de Destino del Producto; por ejemplo, 1 (Laja), 3 (Pac{ifico), 8 (Santa Fe), 16 (Inforsa), 17 (Maule), 1969 (Arauco), 502 (AMSA Mulchén), 518 (AMSA Nacimiento), 565 (AMSA Bucalemu). Si la producción se va a embarcar, debe registrarse el País de Destino (los 2 primeros dígitos) y el Nº Correlativo por País de Destino (los 3 últimos dígitos). - Casillero Total Volumen (MR): Debe sumarse la columna Volumen. El Total sólo se debe registrar en la última Cartola emitida (considerando la Cartola principal y las Cartolas anexas). El volumen debe expresarse en MR con 2 decimales Area Aserrable o Similar: - Casilleros Código Producto: Si la combinación Código Producto, Largo Rollizo, Código Aceptación Rollizo y Nº Embarque o Pedido es diferente a las combinaciones registradas anteriormente, debe considerarse otra combinación. Si la nueva combinación no se puede informar en la misma Cartola, debe utilizarse otra Cartola (Cartola anexa). Puede haber hasta 2 cartolas anexas por cada Cartola principal. - Casilleros Largo Rollizo (m): Debe medirse el largo del rollizo. Debe registrarse el Largo a Cubicar o Largo Nominal (no el Largo Real). El largo debe expresarse en metro (m) con 2 decimales. Cada vez que se mide un Largo de ruma, debe hacerse una marca. El Calibrador y el Jefe de Faenas deben revisar que en una misma ruma no existan Rollizos de distintos largos. - Casilleros Código Aceptación Rollizo: En caso de duda, debe consultarse al Jefe de Faenas de la Empresa de Cosecha. Los Códigos son 0 (aceptado) y 1 (rechazado). - Casilleros Nº Embarque o Pedido: Si la producción no se va a embarcar, debe registrarse el Código de Destino del Producto (ver ejemplos en área Pulpable o similar). Si la producción se va a embarcar, debe registrarse el País de Destino (los 2 primeros dígitos) y el Nº Correlativo por País de Destino (los 3 últimos dígitos). - Columnas O (Diámetro): Si faltaren clases diamétricas, debe agregarse a mano, las que falten, en las líneas no utilizadas. Las nuevas clases diamétricas, deben ser números pares (en cm) sin decimales. - Columnas Tarja: Previo al registro en esta columna, debe medirse el diámetro de los rollizos. El diámetro debe ser medido en su extremo menor. No debe considerarse la corteza. Debe tenerse cuidado con los defectos de los rollizos. La tarja debe registrarse frente a la línea donde está la clase diamétrica igual o inferior al diámetro medido, tomando en cuenta que la clase diamétrica sólo considera números pares (en cm.) sin decimales. - Columnas Cantidad Rollizo: Debe sumarse las tarjas por clase diamétrica. La Cantidad de Rollizos de todas las tarjas siempre debe estar en la misma columna Cantidad Rollizos y ésta debe estar ubicada inmediatamente después de la última tarja. En este caso, la primera columna Cantidad Rollizo debe quedar en blanco. - Casilleros Total Volumen (M3): El Volumen se calcula en primer lugar, por cada clase diamétrica y luego, se suma los Volúmenes de todas las clases diamétricas. Se calcula el Volumen según la fórmula JAS. Para calcular el Volumen, debe seguirse los procedimientos e instrucciones existentes. El total volumen debe expresarse en M3 con 3 decimales. - Casilleros Total Rollizos: Debe sumarse la columna Cantidad Rollizo.

6 17.- Area Firmas (Calibrador, Jefe de Faenas y Digitador): - Casilleros Fecha: Debe registrarse la fecha de la firma. Puede ser distinta a la Fecha de Producción. - Casilleros Nombre y RUT: Debe registrarse el nombre y RUT de las personas involucradas y no el nombre y RUT de las Empresas que representan. Si son personas suplentes, debe registrarse el nombre y RUT de los suplentes. - Casilleros Firma: Debe registrarse la firma oficial y no la firma reducida (mosca). 6