CONSTRUCCIÓN DEL PROCESO ADMINISTRADOR DE PROYECTOS SEIS SIGMA Bizagi Process Modeler

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1 ADMINISTRADOR DE PROYECTOS SEIS Bizagi Process Modeler Copyright bizagi

2 Contenido CONSTRUCCIÓN DEL PROCESO DIAGRAMA DEL PROCESO... 3 Sub proceso Fase... 4 Sub proceso Crear Entregable MODELO DE DATOS TABLAS PARAMÉTRICAS... 7 Parametrización de la entidad Paramétrica Equipo Seis Sigma CONSTRUCCIÓN DE FORMAS Forma Cuadro del Proyecto Forma Detallar Fase Formas Globales y de Resumen REGLAS DE NEGOCIO Definir Expresiones Acciones de la actividad PARTICIPANTES CONFIGURACIÓN DE CORREOS ELECTRONICOS INDICADORES

3 1. DIAGRAMA DEL PROCESO CONSTRUCCIÓN DEL PROCESO Las empresas exitosas siempre están buscando nuevas formas de mejorar sus procesos. Algunas de ellas han encontrado una poderosa fuente de mejoramiento en la metodología Seis Sigma. Seis Sigma usa herramientas estadísticas para medir los procesos en términos de variación y defectos, convirtiendo estos en oportunidades de crecimiento y mejora para el negocio. Una compañía que utiliza la metodología Seis Sigma es una compañía que pone la satisfacción de sus clientes primero. Seis Sigma utiliza el ciclo de mejoramiento de cinco pasos DMAIC (por sus siglas en inglés: Define, Measure, Analyze, Improve, Control) La primera fase es Definir, donde se estable cuáles son los objetivos, el alcance y el resultado que se espera por ejecutar un proyecto Seis Sigma. La segunda fase en Medir. En esta fase se evalúa el estado actual del proceso. En la tercera fase, Analizar, donde se deben determinar cuáles son las causas de los problemas y/o de los defectos. La cuarta fase en Mejorar, en donde una solución es propuesta. La última etapa es Controlar. En esta fase se establecen medidas de control del proceso para evitar que los mejoras sean temporales. 3

4 El Administrador de Proyectos buscando la facilidad y la comodidad en la elaboración de sus proyectos estandarizó el flujo de información y la ejecución de las actividades con ayuda de dos sub procesos, Fase y Crear Entregable. El proceso también cuenta con la opción de modificar o de cancelar el proyecto, una fase o un entregable en cualquier momento si se requiere. Además es posible adjuntar la información resultante de todas las reuniones del equipo utilizando el evento Actas. El evento estará disponible mientras el proyecto esté en ejecución. Sub proceso Fase Con el fin de facilitar el manejo de la información el Administrador de Proyectos Seis Sigma estandarizó las actividades a realizar en cada una de las fases. A través del sub proceso Fase, el Cinturón Negro del proyecto puede conducir de manera eficiente y rápida cada una de las fases del proyecto. El sub proceso cuenta con dos actividades y un sub proceso múltiple. Las actividades ayudan a establecer la información inicial y final de cada una de las fases, como es los entregables a utilizar, fechas de ejecución, conclusiones, etc. El sub proceso múltiple crea de forma secuencial los entregables que se han solicitado en la actividad Detallar Fase. Con el fin de dar flexibilidad al manejo del proyecto, en cada una de las fases es posible terminar la fase o realizar modificaciones a través del evento Finalizar Fase. 4

5 Sub proceso Crear Entregable El Administrado de Proyectos, utiliza un sub proceso Crear Entregable, con el fin de poder ejecutar de forma similar las actividades de creación y aprobación de todas las herramientas utilizadas durante la ejecución del proyecto. El sub proceso ayuda a la recopilación de toda la información utilizada para la creación de un entregable, adicionalmente ayuda en el proceso de aprobación asignando el proceso a las personas responsable de esta. 5

6 2. MODELO DE DATOS El Administrador de Proyecto Seis Sigma utiliza la entidad maestra Proyecto Seis Sigma como entidad principal, en ella se encuentra información sobre el proyecto, por ejemplo Fechas de inicio y finalización, Fase Actual, Siguiente Fase, Proyecto Valido, por nombrar algunas. La entidad está relacionada con otras dos entidades maestras; tiene una relación uno a uno con la entidad Cuadro del Proyecto y una relación uno a muchos con la entidad Etapa de Proyecto Seis Sigma, un proyecto Seis Sigma siempre contiene cinco fases. La entidad Cuadro del Proyecto tiene toda la información sobre la naturaleza del proyecto, como Nombre, Fecha, Misión, Alcance, Objetivo y Miembros del equipo (Cinturón Verde, Cinturón Negro, Patrocinador, Personas Interesadas). La entidad Etapa de Proyecto contiene la información de cada una de las fases, Fecha Inicial, Fecha Final, y con ayuda de la entidad maestra Entregables de la Fase, toda la información referente a los entregables de la fase, Nombre del Entregable, Archivos y Aprobaciones. 6

7 3. TABLAS PARAMÉTRICAS El modelo utiliza tres tablas paramétricas. La primera es Fase, en donde se encuentra las cinco fases del ciclo DMAIC, la segunda es Entregable, con un listado de todas las herramientas que comúnmente se utilizan en la elaboración de un proyecto de Seis Sigma. La tercera tabla paramétrica se llama Equipo Seis Sigma, en ella se encuentra los nombres y los roles de las personas que están involucradas en la elaboración de proyectos Seis Sigma de la compañía. Es importante que el administrador de la herramienta proporcionada por Bizagi introduzca la información de las personas en la tabla antes de ejecutar la aplicación. La información de la tabla es indispensable para el desarrollo del proceso: en la creación de un proyecto varios campos requeridos que se obtienen de esta tabla deben ser diligenciados para continuar. De no estar parametrizados, no se podrá avanzar de la primera actividad. 7

8 Parametrización de la entidad Paramétrica Equipo Seis Sigma Para realizar la parametrización de la entidad Equipo Seis Sigma debe seguir los siguientes pasos: I. Crear los usuarios con la sesión Administrador en la aplicación web. Ingrese a Admin, Usuarios. II. Clic en Nuevo Usuario e ingrese la información de todas las personas que participan en los proyectos. 8

9 III. Luego de ingresar todos los usuarios, ingrese por Admin, en la opción Entidades. 9

10 IV. De clic en la Entidad Personal Entrenado Seis Sigma. + V. De clic en la Adicionar Personal Entrenado Seis Sigma. 10

11 VI. Ingrese la información de todas las personas ingresadas anteriormente. 11

12 4. CONSTRUCCIÓN DE FORMAS CONSTRUCCIÓN DEL PROCESO El Administrador de Proyectos Seis Sigma utiliza varias formas que le ayuda en el manejo de la información de su proceso, facilitando el acceso a toda la información y archivos que han sido utilizados. Todas las formas de las actividades cuentan con tres pestañas donde se puede consultar la información del proyecto, ya sean los comentarios realizados, el Cuadro del Proyecto o algún archivo creado en alguna etapa del proyecto. Forma Cuadro del Proyecto La forma de la actividad Cuadro del Proyecto contiene toda la información del proyecto, todos los campos son obligatorios, ya que esta información es esencial para el desarrollo del proyecto. Para facilidad del ingreso de la información, la forma carga automáticamente las cinco fases del proyecto, solicitando únicamente las fechas de inicio y fin de cada una de ellas. Adicionalmente los miembros del equipo y las personas con los roles de Cinturón Negro y Cintrón Verde se pueden escoger desde una tabla paramétrica que incluye toda la información de las personas que tienen los conocimientos para formar parte del proyecto. 12

13 La forma incluye una validación que solicita ingresar al menos un miembro al equipo del proyecto. 13

14 Forma Detallar Fase La forma detallar fase carga de forma automática una lista de entregables sugeridos para cada fase, es posible adicionar otro si se requiere. Como se mencionó antes, la forma cuenta con tres pestañas donde se puede consultar rápidamente la información del proyecto, ya sean los comentarios que se han realizado o los archivos de cualquier etapa del proyecto. Los entregables se cargan desde una tabla paramétrica, donde una secuencia de ejecución de cada uno de ellos es sugerida, para mostrar los entregables en esté orden se utiliza la propiedad de la grilla Ordenar por Atributo. 14

15 Formas Globales y de Resumen CONSTRUCCIÓN DEL PROCESO El proceso utiliza dos formas, una muestra la información de la fase y la segunda la información de los entregables, toda la información se presenta como no editable. Forma de resumen de la fase. Se puede visualizar la información que contiene la forma al momento de finalizar la actividad o cuando se da clic desde el proceso en la Stop light. 15

16 Forma de resumen del Entregable. 5. REGLAS DE NEGOCIO Definir Expresiones Buscando la flexibilidad de su proceso, el Administrador del Proyecto utiliza varias compuertas para indicar el camino a seguir. En el proceso padre, Administrador de Proyectos se utilizan tres compuertas: La primera compuerta valida si el proceso es válido, de ser así el proceso va a la primera etapa del ciclo DMAIC, Definir, si no debe cancelar el proyecto. 16

17 Después de terminar una fase, se debe validar si el posible continuar con la siguiente fase o si es necesario realizar alguna modificación del proyecto. El proceso cuenta con un evento llamado Actas, este evento debe estar disponible mientras el proyecto no termine, por esta razón la compuerta valida si el proceso no ha terminado. El proceso Crear Entregable tiene dos compuesta. La primera compuerta valida si el entregable ha sido aprobado, de no ser así, el proceso regresa a la actividad Crear Entregable, de lo contrario el proceso continúa a la segunda validación. 17

18 La segunda compuerta valida si es necesaria una validación adicional. El número de aprobaciones depende del tamaño del proyecto y de la empresa. Para el proceso se necesitan dos validaciones de ser necesarias más se puede configurar fácilmente. 18

19 Acciones de la actividad El proceso tiene varias reglas de negocio, las principales son: Al entrar en la actividad Cuadro del Proyecto se agregan de forma automática las cinco fases del ciclo de mejora DMAIC. En la actividad Detallar Fase se deben incluir los entregables o herramientas estadísticas sugeridas por el proceso de forma automática. En la forma Detallar Fase se sugiere una lista de entregables para escoger, es posible que no se selecciones todos, por lo cual es importante eliminar aquellos que no fueron seleccionados. Al Salir de la actividad Finalizar Fase y no es necesario realizar ningún cambio en el proyecto se debe asignar la siguiente fase a ser ejecutada. Al finalizar un entregable se deben realizar dos aprobaciones, cada vez que se aprueba el entregable se agrega un registro a la grilla Registro de Aprobaciones, si en determinado caso el entregable no es aprobado se borran todos los registros y se debe empezar el proceso de nuevo. 19

20 6. PARTICIPANTES Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del asistente, de clic en definir participantes. 20

21 Modificar Proyecto, Detallar Fase y Finalizar Fase son ejecutadas por la persona que tenga el rol de Cinturón Negro. La actividad Crear Entregable es ejecutada algún miembro del equipo. La actividad Aprobar entregable es ejecutada por el Cinturón Negro y el Cinturón Verde del proyecto. Para asignar la tarea se utiliza una regla que cuenta el número de registros de aprobación. Si es la primera aprobación del entregable, esta debe ser realizada por el Cinturón Verde. 21

22 Si el entregable ya ha sido aprobado, la tarea debe ser ejecutada por el Cinturón Negro. 22

23 7. CONFIGURACIÓN DE CORREOS ELECTRONICOS CONSTRUCCIÓN DEL PROCESO El proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma tiene creados cuatro correos electrónicos que se utilizan para el envío de información acerca de información importante del proyecto. Al salir de la actividad Modificar Proyecto se envía el siguiente correo al Patrocinador del proyecto, al Cinturón Verde y a todos los integrantes del proyecto. Al salir de la actividad Cancelar Proyectos se informa de la cancelación a todos los miembros de equipo. 23

24 Al salir de la actividad Finalizar Entregable se envía un correo con el resultado del entregable. Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El envío de correos en la proyecto viene activado pero sin la configuración personalizada. Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí de clic sobre Entorno y seleccione la opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, así como la cuenta de la que se enviarán los correos, como se muestra en la imagen a continuación. Para más información referirse a los siguientes artículos: Configuración de ambiente: Servidor SMTP: 24

25 25

26 8. INDICADORES El éxito de un gerente recae en la habilidad que tenga para tomar decisiones para evitar el fracaso de sus proyectos. Bizagi ofrece la posibilidad de realizar consultas, de esta forma el administrador puede saber el estado de los proyectos que cumplan los criterios de búsqueda solicitados. Algunos criterios son: Porcentaje de avance Nombre del proyecto Fase actual Fecha inicial Fecha final Líder del proyecto (Cinturón Negro) A través de las consultas es posible conocer información como, el número de proyectos en la fase Definir, número de proyectos con días de retraso, o tener información referente al desempeño del Cinturón Negro (Líder del proyecto). Por ejemplo el desempeño de un líder se puede medir dependiendo del número de proyectos con atraso que tenga bajo su mando. 26

27 Los resultados de la consulta de pueden mostrar gráficamente. La imagen muestra el número máximo y el promedio de días de retraso de todos los proyectos liderados por el Cinturón Negro escogido. Las consultas son una herramienta útil para proporcionar información para la creación de indicadores. Algunos sugeridos son: % de proyectos con días de atraso 27

28 % de proyectos por líder % de proyectos en cada fase. Para más información visite: 28

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