Por favor descargar la Guía y el Machote para Elaboración del Plan Empresarial de Respuesta en la página web de CONRED,

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2 Esta guía para la elaboración del Plan Empresarial de Respuesta ha sido desarrollada por la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para Reducción de Desastres. Por favor descargar la Guía y el Machote para Elaboración del Plan Empresarial de Respuesta en la página web de CONRED, Si usted necesita más información o ayuda para elaborar su Plan Empresarial de Respuesta, por favor comuníquese con la Dirección de Respuesta, llamando al teléfono

3 PLAN EMPRESARIAL DE RESPUESTA PER- En Guatemala, los desastres naturales tales como inundaciones, incendios, terremotos, deslizamientos, entre otros, nos castigan sin previo aviso. El bienestar de su empresa es crítico al momento de generarse un desastre, tanto para usted como para comunidad que lo rodea, misma que Usted querrá proteger de manera natural. La planificación para el manejo de emergencias, abarca tanto más que el manejo de desastres naturales, implica la planificación de la forma en la cual operará su empresa tras suscitarse un desastre. Toda empresa debe conocer sus fortalezas y debilidades, y establecer estrategias para adaptarse a diferentes escenarios. Por ejemplo, una empresa puede verse afectada por una inundación, en la cual se dañen los sistemas de información y buena parte de sus bienes. Más allá del daño, el impacto del desastre en la operación de la empresa puede comparase con el impacto de un robo, en el cual se pierden los mismos bienes e información. Planear para el manejo del impacto de una emergencia, más que para el manejo de la emergencia en sí misma, le dará a su negocio una probabilidad de sobrevivencia más elevada. La planificación para el manejo de emergencias puede ayudarle a identificar los riesgos a los cuales está expuesta su empresa, las áreas críticas y la mejor forma de protegerla. También implica planear cómo dará continuidad a la operación y cómo alcazará la recuperación completa. REVISIÓN REGULAR A medida que el tiempo pasa, las circunstancias pueden variar, por lo cual es vital contar con un Plan Empresarial de Respuesta actualizado, que le permita estar preparado en caso de suscitarse una emergencia. 2

4 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL MACHOTE A continuación encuentra los detalles y explicaciones que le permitirán llenar con facilidad el machote del Plan Empresarial de Respuesta. Antes de elaborar su Plan, lea este documento, revise atentamente los temas descritos, haga las consultas necesarias y luego llene el machote del Plan Empresarial de Respuesta. CARÁTULA Inserte su logotipo Nombre de la máxima autoridad Puesto de la máxima autoridad Nombre de la Empresa Dirección Teléfono Correo electrónico Preparado Tabla: Historial de cambios Agregar su logotipo genera una imagen profesional. Coloque el nombre de la máxima autoridad de su empresa. Puede colocar varios nombres, de ser necesario. Coloque el puesto de la máxima autoridad de su empresa. Por ejemplo, Gerente General. Nombre completo de la empresa Dirección de la sede que implementará el Plan y de la sede central. Teléfono de la sede que implementará el Plan. Correo electrónico de la sede que implementará el Plan. Fecha en la cual se concluyó la elaboración del Plan Empresarial de Respuesta. Detalle de los cambios realizados a su Plan Empresarial de Respuesta: Número de versión: Le ayuda a asegurar que se está siguiendo la versión actualizada del Plan. Por ejemplo, Versión 1.3 Cambios efectuados: Describa los cambios y las razones por las cuales se hicieron. Persona responsable: Persona que hizo los cambios. Fecha del cambio: Ingrese la fecha en la cual se efectuaron los cambios. Detalles sobre quién y cuándo se divulgará el Plan: Tabla: Estrategia de divulgación Puesto o Cargo: Por ejemplo, Gerente de Seguridad Industrial. Tipo de distribución: Indique cómo divulgará el plan. Por ejemplo, hará una presentación a sus colaboradores o compañeros, por medio de correo electrónico. Persona responsable: Indique el nombre de la persona responsable de divulgar el Plan. Frecuencia: Indique la frecuencia de divulgación del plan. Por ejemplo, mensual, semestral, después de cada cambio. 3

5 ÍNDICE, BASE LEGAL Y OBJETIVOS Índice Base Legal Objetivos Elabore un índice, que incluya el tema y el número de página. Recuerde que si hace cambios al Plan durante la actualización, éstos deben reflejarse en el índice. Indique las citas legales aplicables a su empresa. Revise el ejemplo; puede utilizar las citas mencionadas en el ejemplo y agregas otras citas legales que correspondan al giro del negocio o a su empresa. Escriba los objetivos generales y específicos que desea alcanzar al ejecutar este Plan. Revise el ejemplo; si le parecen apropiados para su empresa, utilice los objetivos del ejemplo y agregue otros objetivos pertinentes a su empresa. PLAN DE CONTINUIDAD Tabla: Gestión del Riesgo Tabla: Análisis de áreas críticas [Enumere los riesgos potenciales para los colaboradores y para su empresa. Escríbalos en orden de probabilidad de ocurrencia. Luego escriba las estrategias de mitigación y los planes de contingencia para cada riesgo. Entonces, para cada riesgo indique lo siguiente: Riesgo: Describa el riesgo y el potencial impacto directo e indirecto sobre su empresa. Impacto: Clasifique el impacto, como Alto, Medio o Bajo. Probabilidad: Indique la probabilidad de ocurrencia. Por ejemplo: Muy probable, probable, poco probable, muy poco probable. Estrategia de mitigación: Qué acciones va a tomar para minimizar o mitigar el impacto en su empresa? Plan de contingencia: Cuál es su plan de contingencia en caso esto ocurra? Identifique las áreas críticas de su empresa. Por ejemplo, para un sanatorio, una de las áreas críticas es la atención de pacientes en cuidado intensivo. Para cada área crítica, describa el impacto que sufriría su empresa si el área crítica deja de funcionar y las estrategias de protección para minimizar dicho impacto. Número: Clasifique las áreas críticas, asigne el # 1 al área crítica que más impacto genere al fallar. Área crítica: Escriba la descripción del área crítica, incluyendo aquello que no puede faltar o fallar, por ejemplo personal, suministros, proveedores, documentos, sistemas o 4

6 procedimientos. Impacto si el área crítica deja de funcionar: Describa el impacto sobre su empresa, si esta área crítica falla. Estrategia de protección: Qué estrategias tiene para minimizar el impacto en su empresa? Por ejemplo, capacitar a varias personas en diferentes tareas para minimizar el impacto de las ausencias por causa de la emergencia. PLANIFICACIÓN DE ESCENARIOS Tabla: Planificación de escenarios Una vez completada la Tabla de Análisis de Áreas Críticas, debe completar la Tabla Planificación de Escenarios, con información más detallada de los escenarios previstos para cada una de las primeras tres aéreas criticas. Falla crítica: Elabore una descripción corta sobre la falla crítica. Antecedentes: Escriba sobre los antecedentes esenciales para la restauración del área critica. Concéntrese en información relevante. Impacto institucional: Estime el impacto en el funcionamiento de su empresa y descríbalo en esta casilla. Esto puede expresarse en términos de porcentaje de bienes perdidos o destruidos, valor monetario, etc. Acciones inmediatas: Elabore una lista de las acciones que deben completarse inmediatamente después de suscitado el evento, para asegurar que la interrupción de actividades se reduzca al mínimo. Acciones secundarias: Una vez las acciones inmediatas sean completadas, qué acciones o servicios deben ser completadas hasta que su empresa sea haya recuperado completamente? Elabore una lista de acciones secundarias. Responsabilidades: Elabore un listado de las responsabilidades y de las personas responsables de cada acción durante el desarrollo de un escenario crítico. Recursos necesarios: Indicar qué recursos necesita para la recuperación de la empresa, en este tipo de escenario. Ejemplo: flujo de caja disponible, personal, proveedores de servicios. 5

7 SEGUROS Tabla: Seguros Enumere las pólizas de seguro vigentes para cubrir daños estructurales, accidentes de sus colaboradores, etc. Tipo de Seguro: Indique el tipo de seguro correspondiente a cada póliza. Por ejemplo, seguro para cubrir daños en edificios y maquinaria; seguro para vehículos; seguros de vida y de gastos médicos. Cobertura de la Póliza: Para cada uno de los seguros, revise las cláusulas de la póliza, y liste los principales riesgos que cubre. Ejemplo: Los daños causados por incendio, inundación, robo. Revise la definición de ciertos términos, como inundación, ya que puede variar entre aseguradoras. Exclusiones de la Póliza: Haga una lista de las exclusiones para cada póliza. Ejemplo: fraude, terrorismo, tsunami. Nombre de la Compañía Aseguradora y Contacto: Coloque el número telefónico de la aseguradora y los detalles sobre cómo contactar a su corredor (número de teléfono celular, correo electrónico, beeper, etc.) Última fecha de revisión: Indique la última fecha de revisión de la póliza para asegurar que su empresa esté cubierta. Ejemplo: Día/mes/año Pagos de primas de seguro: Indique el monto de la prima y la frecuencia de pago. PROPIEDAD E INFRAESTRUCTURA En esta sección responda como mínimo las siguientes preguntas: Qué ha hecho usted para que los bienes de su empresa sean menos vulnerables? Los edificios cuentan con: señalización, rutas de evacuación, extintores, materiales de construcción resistentes al fuego, sistema de iluminación alterna, personal de seguridad? Haga una descripción de los sistemas o mecanismos de seguridad con los que cuenta su empresa. SITUACIÓN ACTUAL DEL INMUEBLE SEGÚN NORMAS DE REDUCCIÓN A DESASTRES En esta sección, describa la situación actual de la edificación o instalación de uso público, de acuerdo a los estándares citados en las Normas para la Reducción a Desastres NRD-. Estas normas han sido generadas por la Secretaría Ejecutiva de CONRED con la finalidad de establecer criterios mínimos de seguridad para resguardar a las personas en caso de un evento adverso que ponga en riesgo su integración física. Las NRD pueden ser descargadas desde la página web de CONRED, Verifique cuáles normas aplican para su empresa. NRD-1: Normas de Seguridad Estructural de Edificaciones y Obras de Infraestructura Si la NRD-1 aplica para su inmueble, llene las dos tablas. En la primera tabla coloque la información relativa a ubicación geográfica, uso, ocupación, clasificación. En la segunda tabla, escriba las conclusiones y 6

8 recomendaciones consignadas en el Informe de Evaluación realizado por un Ingeniero Civil o Arquitecto colegiado. El Informe de Evaluación completo debe incluirse en este Plan, como anexo en la sección Documentación de Soporte. Tabla 1: NRD-1, Normas de Seguridad Estructural de Edificaciones y Obras de Infraestructura Tabla 2: NRD-1, Normas de Seguridad Estructural de Edificaciones y Obras de Infraestructura Nomenclatura y Nombre del Inmueble: Asigne una nomenclatura para identificar cada uno de los inmuebles que sean propiedad o estén en uso de su empresa. Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio de Gobernación. Dirección: Escriba la dirección física del inmueble. Ubicación geográfica: Indicar las coordenadas geográficas, expresadas en grado, minutos y segundos. Uso actual del inmueble: Por ejemplo, hospital para atención de pacientes de la tercera edad, oficinas, auditorio, parqueo, etc. Ocupación: Cuántas personas ocupan actualmente el inmueble? Fecha de construcción de inmueble Clasificación: Puede tratarse de una obra esencial o de una obra importante. Nomenclatura y Nombre del Inmueble: Utilice la nomenclatura de la tabla anterior. Conclusiones: Incluya las conclusiones descritas en el Informe de Evaluación. Recomendaciones: Anote las recomendaciones descritas en el Informe de Evaluación. NRD-2: Normas Mínimas de Seguridad en Edificaciones e Instalaciones de Uso Público Describa los hallazgos encontrados y las recomendaciones establecidas por el evaluador certificado. El informe de evaluación completo, debe incluirse en el Plan, como anexo en la sección Documentación de Soporte. Tabla: NRD-2, Normas Mínimas de Seguridad en Edificaciones e Instalaciones de Uso Público Nomenclatura y Nombre del Inmueble: Asigne una nomenclatura para identificar cada uno de los inmuebles que sean propiedad o estén en uso de su empresa. Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio de Gobernación. Hallazgos: Escriba los hallazgos indicados en el Informe de Evaluación. Cite el artículo de la NRD-2 correspondiente a cada hallazgo. Ejemplo: Artículo 23. Gradas. Las gradas del ducto oeste no cuentan con pasamanos en ambos lados. Recomendaciones: Incluya las recomendaciones descritas en el Informe de Evaluación. 7

9 NRD-3: Especificaciones Técnicas de Materiales para la Construcción Esta norma establece las especificaciones técnicas de materiales de construcción que deben observarse en edificaciones, instalaciones y obras de uso público nuevas, así como las que sufran remodelaciones o rehabilitaciones, de construcción gubernamental o privada. Tiene como finalidad que todas las edificaciones, instalaciones y obras de uso público cumplan con los requisitos mínimos de construcciones seguras y permanentes, preservando la vida de los ciudadanos y su integridad física en caso de eventos origen natural o provocado. Para el cumplimiento de la NRD-3, el solicitante deberá presentar en las Municipalidades correspondientes, un Acta Notarial de Declaración Jurada en donde el EJECUTOR declara que los materiales de construcción utilizados en las obras nuevas, ampliaciones o remodelaciones cumplen con las especificaciones de la NRD-3. Para cada inmueble al cual aplique la NRD3, indique nomenclatura, nombre del inmueble, dirección, ubicación geográfica, uso el actual del inmueble, y por último detalle las modificaciones o ampliaciones realizadas. Debe anexar una copia del Acta Notarial de Declaraciòn Jurada entregada a la Municipalidad, en la sección Documentación de Soporte. Tabla: NRD-3, N Especificaciones Técnicas de Materiales para la Construcción Nomenclatura y Nombre del Inmueble: Asigne una nomenclatura para identificar cada uno de los inmuebles. Dirección: Escriba la dirección física del inmueble. Ubicación geográfica: Indicar las coordenadas geográficas, expresadas en grado, minutos y segundos. Uso actual del inmueble: Por ejemplo, hospital para atención de pacientes de la tercera edad, oficinas, auditorio, parqueo, etc. Modificaciones o Ampliaciones Realizadas: Describa detalladamente cuáles son las modificaciones o ampliaciones efectuadas. Ejemplo: Construcción del segundo módulo de oficinas, que incluye salones de reuniones, cafetería y oficinas. Los niveles de oficinas cuentan con recepción, cubículos, área de administrativos, cocineta y baños. Cada nivel está comunicado por dos módulos de escaleras de 2 tramos con escalones: 15 cm de contrahuella, 30 cm de huella, 1.25 m de ancho y el descanso de 1.2 x 2.5 m. Plan de Mejora para el Cumplimiento de Normas de Reducción a Desastres Describa el Plan de Mejora establecido por los profesionales certificados y las autoridades responsables del inmueble (propietario y arrendatario). En el Plan de Mejora se detallan los aspectos que deben cumplirse o mejorarse y el tiempo en el cual debieran ser completados. Una vez completadas las mejoras, puede solicitar una evaluación para optar por la constancia de cumplimiento de las NRD. Si cuenta con constancias de cumplimiento de las NRD, anéxelas a este PER en la sección Documentación de Soporte. Si este fuera el caso, no debe llenar la siguiente tabla. 8

10 Tabla: Plan de Mejora para el Cumplimiento de Normas de Reducción a Desastres Nomenclatura y Nombre del Inmueble: Utilice la nomenclatura de las tablas anteriores. Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio de Gobernación. Acciones a seguir para cumplimiento de NRD1: Haga un listado de las acciones que tomará su empresa para transformar los incumplimientos en cumplimientos de la norma. Fecha límite: Establezca una fecha límite para concluir las acciones del inciso anterior. Indicar día, mes y año. Próxima revisión: Indique la fecha establecida para la próxima revisión. Coloque día, mes y año. Acciones a seguir para cumplimiento de NRD2: Haga un listado de las acciones que tomará su empresa para transformar los incumplimientos en cumplimientos. Fecha límite: Establezca una fecha límite para concluir las acciones del inciso anterior. Indicar día, mes y año. Próxima revisión: Indique la fecha establecida para la próxima revisión. Coloque día, mes y año. OFICINAS TEMPORALES En esta sección corresponde identificar las oficinas temporales en donde su empresa pueda ubicarse en caso de emergencia. Considere agregar un croquis o plano en el cual se especifiquen las áreas o los espacios a utilizar; colóquelo(s) como anexos en la sección Documentación de Soporte. Tabla: Oficinas Temporales Clasificación: Clasifíquelas de acuerdo a la aplicabilidad o conveniencia. Tipo: Por ejemplo, residencial, privado, hotel, otra sede. Dirección: Escribir la dirección de la oficina temporal. Equipo Disponible: Elaborar un listado del equipo disponible en el lugar. Ejemplo: computadoras, fotocopiadora, papel, calculadora. Recursos necesarios: Elaborar un listado de los recursos necesarios para utilizar la oficina temporal. Ejemplo: Software, personal y cualquier otro equipo que no esté disponible en la oficina temporal. 9

11 CAPACITACIÓN DE PERSONAL CLAVE Este apartado trata sobre las habilidades, fortalezas, posiciones o cargos cruciales para su empresa. Es importante que se capacite a otras personas, para que en caso de un desastre, la posición clave pueda ser cubierta temporalmente. Haga una tabla que liste el personal y sus habilidades. Escriba aquellas relevantes para el cargo que desempeña o el cargo que puede cubrir; además cualquier otra habilidad o conocimiento útil para la empresa. Puede agregar una copia de los Curricula Vitae a los anexos del Plan. En la última columna describa las capacitaciones que idealmente debe realizar el personal para alcanzar los conocimientos, habilidades o fortalezas cruciales que le permitirán cubrir temporalmente una posición clave. Enumere aquellas que aún no posee el colaborador, pero que serían deseables o esenciales en caso de pérdida temporal o definitiva del personal clave capacitado. Tabla: Entrenamiento de personal clave Cargo: Posición o puesto que ocupa actulamente cada persona. Nombre: Se sugiere utilizar nombres completos. Tiempo el cargo: Indique el tiempo que la persona ha permanecido en el cargo. Ejemplo meses Habilidades o Fortalezas: Incluya aquellas relevantes y cualquier otra útil para la empresa. Ejemplo: Conocimientos avanzados de contabilidad, 5 años de experiencia. Bombero voluntario durante los últimos 10 años. Capacitaciones por Recibir: Enumere aquellas que aún no posee el colaborador, pero que serían deseables o esenciales para cubrir posiciones clave. Ejemplo: Capacitación avanzada del software que se utiliza en la empresa. ESTRATEGÍAS DE RETENCIÓN DE HABILIDADES Aquí describa las estrategias implementadas para asegurar que las funciones administrativas y operativas de su empresa serán realizadas. Plantéese las siguientes interrogantes para identificar el tipo de información a incluir en esta sección: Los procesos están documentados? Qué documentación proporcionará a los colaboradores para asegurar que las funciones administrativas y operativas se realicen? La asignación de responsabilidades es apropiada? Qué procedimiento interno va a implementar para regular el funcionamiento de la empresa? Cómo planea comprobar que las habilidades de los colaboradores presentes sean las necesarias o adecuadas para mantener el funcionamiento de la empresa? SEGURIDAD DE DATOS En esta sección corresponde escribir sobre la forma en la cual su empresa protege su información y su red informática. Por ejemplo, el uso de antivirus, firewalls, accesos restringidos, procedimientos de respaldo de datos (back ups), redes seguras, etc. 10

12 La tabla incluida en esta sección se centra en el respaldo de datos por medio de back up, sin embargo usted puede agregar información relacionada a otras formas de protección de sus datos. Tabla: Seguridad de Datos Datos que deben protegerse: Enumere los datos que protegerá por medio de back up. Se suelen proteger aquellos datos esenciales para el funcionamiento de la empresa o aquellos datos que no pueden generarse a partir de otras fuentes. Tipo de datos: Qué tipo de datos o información necesita incluir en la copia de seguridad? Ejemplo: correo electrónico, páginas web, bases de datos, etc. Frecuencia del respaldo de datos: Cada cuánto lo hará el back up? Ejemplo: Por dia, mes o año. Servicio para el respaldo de datos: Qué medio o servicio utilizará para guardar su información? Si utiliza actualmente un servicio, detalle los acuerdos de servicio. Persona responsable: Quién hará el backup? O, quién hará el enlace con el proveedor del servicio para asegurar un adecuado backup? Indique el nombre del contacto y formas de contactarle. Proceso de respaldo de datos: Enumere los pasos para realizar el backup e incluya cualquier otro paso necesario para asegurar que la información se guarde en forma segura. Puede anexar el procedimiento completo en la sección Documentación de Soporte. RECUPERACIÓ DEL MEDIO AMBIENTE Describa la acciones de recuperación del medio ambiente ha realizado o realiza su empresa para contribuir con la adaptación al cambio climático. PLAN DE ACCIÓN DE EMERGENCIA Contactos de emergencia Elabore un listado con los números de teléfono de emergencia y contactos adicionales que va a necesitar en caso de emergencias. Tabla: Contactos de emergencia Nombre de la Empresa: Coloque el nombre de la empresa. Contacto: Coloque el nombre de sus contactos. Puesto: Cargo o puesto de los contactos. Número de teléfono: Coloque los números telefónicos de los contactos. 11

13 Procedimientos de emergencia Brevemente indique su procedimiento de evacuación o de emergencia. Es muy útil agregar una copia detallada de los procedimientos de emergencia y un plano por piso con las ubicaciones de las salidas de emergencia, kits de emergencia y equipo de seguridad claramente identificado. El procedimiento de emergencias puede incluir un mapa de evacuación para todo tipo de emergencias. Tabla: Procedimientos de emergencia Procedimiento: Brevemente indique el nombre de los procedimientos a seguir en situaciones de emergencia. Separe los procedimientos por tipo de emergencia. Ej. Procedimiento de evacuación por incendio. Descripción de procedimientos: Ejemplo: Suena la alarma y se contacta a las instituciones de servicio de emergencia. Espere por la señal de evacuación. Siga las instrucciones del experto. Evacúe el área con calma, hacia la salida de emergencia más cercana. Llegue al área segura más cercana. Localice a sus compañeros y haga un recuento. Ruta de evacuación: Indique cuáles son las rutas de evacuación. Referencia del procedimiento completo: Indique dónde se ubican los documentos del procedimiento completo. Se sugiere adjuntar una copia en la sección Documentación de Soporte. Por ejemplo: El procedimiento de evacuación en caso de incendio, se encuentra en la carpeta 'Emergencia' en la computadora 1. Una copia impresa se encuentra en el archivo principal. Documentos de apoyo: Enumere todos los documentos que contengan información clave para la evacuación o en general para la emergencia. Puede adjuntar una copia de cada documento, en la sección Documentación de Soporte. Ejemplo: planos, mapa de rutas de evacuación. Programa de Simulacros de Evacuación Utilice esta tabla para programar los simulacros de evacuación ante una emergencia. Tabla: Programa de Simulacros de Evacuación Tipo de procedimiento de evacuación: Si usted tiene múltiples procedimientos de evacuación para diferentes situaciones de emergencia, haga una lista de cada uno de ellos aquí. Ejemplo: fuego, inundación. Frecuencia de evacuación: Con qué frecuencia hace simulacros para cada tipo de emergencia? Ej. Mensual. Posición / persona responsable: Quién es responsable de organizar cada simulacro? Próxima fecha de simulacro: Cuándo se harán los siguientes simulacros programados? Introduzca día /mes / año. 12

14 Kit de Emergencia Ubicación Dónde se encuentran los kits de emergencia? Están claramente etiquetados? Son visibles los kits de emergencia? Ha informado a su personal sobre su ubicación? Contenido Elaborar un listado con el contenido del kit de emergencia, la fecha de última verificación y el nombre de la persona responsable del mismo. Un kit de emergencia contiene artículos para cubrir las necesidades básicas, durante las primeras 72 horas luego de ocurrido el desastre. La cantidad de recursos debe adaptarse a la cantidad de personas en riesgo. Considere solicitar a sus colaboradores, que mantengan consigo un kit de emergencia personal o mochila de las 72 horas, ya sea en la oficina o en sus vehículos. Se aconseja que un kit de emergencia contenga: Alimentos: enlatados o empacados y de fácil preparación (frijoles enlatados, sopas instantáneas, jugos, galletas, dulces, nueces o manías para mantener calorías, carne seca, comida para bebés, agua embotellada y otros). Verifique periódicamente la fecha de vencimiento de los mismos. Ropa: sudaderos, zapatos, ponchos, toallas de mano. Kits de limpieza personal: cepillos de dientes, jabones, shampoo, rasuradoras, desodorantes, peines, pasta dental, entre otros. Botiquín de Primeros Auxilios: puede contener gasas, vendas, alcohol, agua oxigenada, paletas de madera para inmovilizar dedos, curitas, algodón, guantes de látex, mascarillas de papel, suero oral, termómetro, tijeras, analgésicos, antiinflamatorios, antiácidos, antidiarreicos, antialérgicos, antibióticos, antihemorrágicos, toallas sanitarias, papel higiénico, goteros, gel antibacterial. Es importante que incluya un listado del contenido del botiquín. Información médica relevante: incluya un listado de los colaboradores con condiciones médicas especiales, alergias o intolerancias que deban tomarse en cuenta al momento de brindarles primeros auxilios y asistencia posterior a un desastre. Otros: Radios portátiles, baterías de repuesto, linternas, candelas, fósforos protegidos dentro de una bolsa plástica para que no se mojen, cinta adhesiva, lazo, navaja o cuchillo, cucharas, vasos y platos plásticos, bolsa plástica grande, silbato o gorgorito. Se sugiere, también tener preparados otros recursos: Llaves, las cuales deben colocarse cerca de las salidas de emergencia o de las rutas de evacuación. Documentos importantes. Tabla: Contenido Contenido: Elabore un listado con el contenido del kit de emergencia; para las medicinas y los alimentos recuerde incluir las fechas de vencimiento. Fecha de Verificación: Escriba la fecha en que los objetos fueron revisados por última vez. En cada revisión o verificación, Usted tendrá que comprobar que cada elemento tiene un adecuado funcionamiento. Responsable: Escriba el nombre de la persona responsable de guardar y dar mantenimiento al kit de emergencia. 13

15 Roles del Equipo de Emergencia y Responsabilidades Conforme los equipos de emergencia y asigne responsabilidades a cada participante. En la tabla deberá detallar cuál es el rol que corresponde cada persona, las responsabilidades específicas y las formas de contactarles. Tabla: Roles del equipo de emergencia y responsabilidades Rol: Haga una lista con los diferentes roles o funciones a desempeñar. Por ejemplo: Oficial de Primeros Auxilios, Jefe de vigilancia contra incendios. Detalles de Responsabilidades: Para cada rol o función, haga una lista de las principales responsabilidades. Por ejemplo: a) Encargado de la comisión de primeros auxilios: Brindar asistencia y atención a quienes resulten lesionados durante o posteriormente a la evacuación. Coordinar el traslado de personas heridas a centros asistenciales. Elaborar el listado de personas trasladadas. Elaborar el plan operativo de la comisión. Promover capacitaciones para los integrantes de la comisión. Promover y participar en simulacros de evacuación. b) Encargado de comisión de apoyo emocional: Brindar soporte emocional a las personas afectadas emocionalmente. Elaborar el plan operativo de la comisión. Promover capacitaciones al personal de la comisión y velar por su constante actualización. c) Encargado de comisión de conato de incendio: Controlar y extinguir conatos de incendios, que se originen dentro de las instalaciones. Elaborar el plan operativo de la comisión. Evaluar periódicamente los equipos contra incendios. Coordinar con las instituciones expertas en este tema. Persona responsable: Quién va a desempeñar cada rol en una emergencia? Es una buena idea, hacer una lista de los colaboradores responsables y de todo el personal capacitado. Cuando se trate de una pequeña empresa, todos estos roles pueden ser cumplidos por la misma persona. Correo electrónico: Escriba el correo electrónico de cada persona responsable. Teléfono Móvil: Escriba los números de teléfono de cada persona responsable. Considere incluir los números telefónicos de casa, indicativos de radio y cualquier otra forma de localización disponible. 14

16 RECUPERACIÓN Tabla: Evaluacion de Impacto Realice una evaluación de impacto, luego complete la tabla. Puede agregar la evaluación de impacto realizada, en forma impresa, en la Sección Documentación de Soporte del Plan. Clasificación: Clasifique el daño por orden de gravedad. Daños: Haga una lista de los daños a edificios, bienes, valores, documentos, etc. Impacto institucional: Describa los impactos directos o indirectos que los daños provocan sobre las funciones críticas de su empresa. Gravedad: Valore la gravedad basado en el impacto a su empresa. Por ejemplo: alto, medio o bajo. Respuesta: Describa brevemente las acciones iniciales necesarias para la recuperación. Por ejemplo: reparar o reemplazar. Recuperación: Haga una lista de los pasos detallados necesarios para la recuperación de los daños. Recursos necesarios: Elabore una lista de los recursos necesarios para recuperarse, incluidas las estimaciones de costos, proveedores de servicios, empleados, materiales de construcción. Encargado: Asignar una persona responsable para cada tarea. Tabla: Equipos de Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades EDAN- Tabla: Enlaces con Sede Central u Otras Sedes Fecha estimada para completar recuperación: Coloque la fecha probable de conclusión. Liste los integrantes de los equipos EDAN. Nombre Nivel: Nacional, Regional, Departamental, Municipal. Región: Región, departamento o municipio que atiende. Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo electrónico, dirección de domicilio, etc. Liste los enlaces titular y suplente que darán aviso de la situación de emergencia, a la sede central y/o otras sedes de la empresa. Nombre del enlace Calidad: Titular o suplente. Responsabilidades: Haga un listado de las responsabilidades de cada enlace. Ejemplo: Contacte a la sede central, para dar aviso de la situación y solicite recursos. Detalles de contacto: Haga un listado de las personas a contactar, es decir las personas que recibirán el aviso de 15

17 Tabla: Contactos de recuperación emergencia. Indique el nombre, cargo, y formas de contacto (número de teléfono de oficina, número celular, correo electrónico, indicativo de radio, etc.) de las personas que recibirán el aviso en la sede central y/o otras sedes de la empresa. Incluya todas las empresas y personas que serán esenciales en la recuperación de la empresa. Tipo de contacto: Escriba el tipo de servicio proporcionado por el contacto. Nombre de la empresa: Escriba el nombre de cada organización que sea esencial para su recuperación. Contacto: Escriba el nombre de su contacto principal. Puesto: Introduzca el cargo de su contacto. Por ejemplo: Asesor de Reclamos. Teléfono / Móvil: Ingrese los números telefónicos y cualquier otra forma de contacto. Tabla: Unidad de Gestión de Riesgo o de Seguridad Industrial La Unidad de Gestión de Riesgo o de Seguridad Industrial es la encargada de elaborar el Plan Empresarial de Respuesta, implementarlo, divulgarlo, evaluarlo y actualizarlo. El personal que la integra será el responsable de llevar a cabo o verificar que se lleven a cabo las acciones previstas en el PER. Así como la implementación de las Normas para Reducción de Desastres vigentes y que apliquen a su empresa. Nombre Calidad: Titular o suplente. Región: Región, departamento o localidad que atiende. Ej. Nacional, Regional, Departamental, Local. Responsabilidades: Haga un listado de las responsabilidades asignadas. Detalles de contacto: Número de teléfono fijo y celular, indicativo de radio, correo electrónico, dirección de domicilio, etc. 16

18 Reclamo de la Aseguradora Tabla: Reclamo a la Aseguradora Enumere las pólizas de seguro que deban reclamarse. Incluya cualquier acuerdo o convenio realizado con la aseguradora. Compañía Aseguradora: Ingrese el nombre de la compañía, nombre del contacto y las formas de contactarlo. Fecha de contacto: Indique la fecha en la cual contactó a la Compañía Aseguradora, para realizar el reclamo. Detalles del reclamo: Cualquier detalle relevante, incluyendo la fecha en la que el asesor o corredor le visitará, montos estimados, etc. Acciones de seguimiento: Indique cualquier acción que deba completarse para continuar con el proceso de reclamo. DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE Liste aquí todos los documentos adjuntos. Estos pueden incluir planos de las instalaciones, rutas de evacuación, procedimientos detallados de emergencia, protocolos, estudios de riesgo, inventarios de recursos, listados de personal, mapas de riesgo, etc. Documentación de soporte Hago un listado de todos los anexos. Ejemplo: Copias de los procedimientos A, B, C. 17

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