CAPACITACION TACTICA ADMINISTRADOR CURSO TEORICO PRÀCTICO DE TACTICA CRM. Sistema de Gestión de Contactos y Administración

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1 CAPACITACION TACTICA ADMINISTRADOR CURSO TEORICO PRÀCTICO DE TACTICA CRM Sistema de Gestión de Contactos y Administración Diciembre 21 de 2011

2 CONTENIDO 1. Creación de Usuarios Configuración de Permisos y módulos Sesiones y Grupos Importaciones Configuración Obligatoria y no obligatoria Personalización de listas y campos Carga de reportes... 7

3 CAPACITACION TACTICA ADMINISTRADOR CURSO TEORICO PRÀCTICO En esta capacitación se entrenara sobre las herramientas disponibles en el modulo Administrador del sistema, solo el usuario administrador puede acceder a este modulo del sistema y tendrá el acceso a toda la configuración del mismo. 1. Creación de Usuarios Los usuarios son las personas dentro de la empresa que pueden acceder al sistema con sus respectivos niveles de acceso. Para crear un nuevo usuario de debe acceder desde el modulo Usuarios, haciendo clic derecho sobre la ventana que emerge (Panel en blanco) y seleccionando la opción nuevo. El nombre de usuario puede estar definido por diferentes criterios como nombre, inicial apellido, cargo, entre otros. El rol define los permisos del usuario, se debe seleccionar el rol previamente creado al que pertenece este usuario. Los usuarios se pueden dividir en grupos a nivel organizativo. Se debe relacionar al usuario con un contacto del sistema. Se puede seleccionar una caducidad de cuenta. En determinado momento se puede Bloquear un usuario. El usuario puede ser creado o no con clave y dar atributos a la misma como cambios periódicos, solicitudes de renovación de la misma entre otras. Seleccionar aceptar. Para este caso No Aplica la opción de IVA por defecto. El usuario creado aparecerá en la lista de usuarios de inicio de sesión de la aplicación.

4 2. Configuración de Permisos y módulos Los permisos y acceso de cada uno de los módulos se asignan a través de los roles. El sistema trae cargados por defecto unos roles, pero para cada compañía se pueden crear nuevos para determinar el nivel de permisos de cada usuario. Para crear un nuevo Rol se debe ingresar al modulo Roles hacer clic derecho sobre la ventana que emerge (Panel en blanco), seleccionando la opción nuevo y asignando el nombre El proceso se divide en dos etapas: 1. Seleccionar el rol creado, pulsar clic derecho seleccionar la opción Módulos, tildando cada uno de ellos. Esto definirá los módulos a los que los usuarios en este Rol tendrán acceso. El modulo Otros es el acceso a información General del sistema como: Arboles de ubicación, Centro de Información, Edición de precios en un presupuesto, exportaciones, Talonarios, entre otros. 2. Posteriormente se indica el nivel de permisos, haciendo clic sobre el rol y seleccionando la opción Permisos. De esta manera se indicara el nivel de Permisos, en la parte superior encuentra una opción que permite tildar todos e ir modificando de acuerdo a la necesidad de cada rol. Los permisos del modulo de otros deben asignarse teniendo en cuenta que estos tienen incidencia en información de todo el sistemas Finalmente se debe acceder al modulo Usuarios para asignar a cada uno el rol al que pertenecen. 3. Sesiones y Grupos Las sesiones permiten ver un registro de Inicio y Cierre de sesión de cada uno de los usuarios, de igual manera ver si como también se puede ver si esta conectado o no al sistema. Los Grupos son clasificaciones de los usuarios del sistema, estos pueden definirse por criterios como: Nivel Jerárquico (Ejm: Administrativos) entre otros.

5 4. Importaciones Los importadores son fuentes con las que se carga información al sistema, que contienen los campos que tenga táctica. Ayuda en video: 5. Configuración Obligatoria y no obligatoria 5.1. Parámetros Obligatorios: Acceso a reportes: En esta opción se deben ingresar el Usuario y clave de la bases de datos para que los usuarios tengan acceso a los reportes. Asientos Contables: define si se quiere o no trabajar con la contabilidad de TACTICA, si se va a trabajar la contabilidad en el sistema la opción generar Asientos debe tildarse, esto generara los asientos por ejemplo en la factura, movimientos de Stock, etc. Carpeta compartida: Define la ubicación de la carpeta de TACTICA, esta almacena la información de correo electrónico, documentos adjuntos o reportes. Cuentas contables: Muestra el árbol de cuentas contables de TACTICA, desde este se crean, modifican o eliminan cuentas contables para el manejo de Contabilidad. Depósitos de Stock: Permite definir los depósitos que se van a manejar para el control de inventarios, desde este se crean, modifican o eliminan depositos. Ejercicios de Cuota: contables Sirven para definir las opciones para que los vendedores puedan realizar cotizaciones, estas se define por periodos y se determinan parámetros de medición en unidades o importes. Monedas: Permite el manejo de una o hasta seis tipos de monedas y fijar las tasas de cambio frente a la moneda principal. Talonario: Desde este se crean, modifican o eliminan los talonarios que controlan los números consecutivos a emitir en los módulos de Pedido, Facturación, Remitos y Recibos, entre otros Parámetros No Obligatorios: Cantidad de decimales: Permite modificar, reducir o aumentar el numero de decimales de los productos a nivel de precios, cantidades.

6 Etiquetas: Permite modificar los nombres de determinados campos y de los módulos de TACTICA para personalizarlos de acuerdo al manejo de la empresa. Feriados: Es posible definir los días feriados que impactan el calendario. Formulas F.O.B.: Permiten definir formulas para las transacciones FOB para el manejo de en el modulo de cotizaciones (montos o porcentajes). Impuestos Internos: Impuestos diferentes al IVA que tienen impacto en el desarrollo de las actividades de la organización. Opciones de Clave: Parámetros que define el manejo de claves para los usuarios y niveles de seguridad. Opciones de producto: Permite establecer listado de precios por defecto, la forma como se agregan los productos con relación a Item y Subitems en las cotizaciones y la opción de actualización de precios basados en las compras. Opciones de Stock: Define como se agregan (entregas - compras) o como se descargan (factura - remito) productos en el inventario. Tasa del Iva: Establece las tasas con las que va a trabajar el sistemas, es posible agregar cuentas contables para el manejo de la contabilidad en TACTICA. 6. Personalización de listas y campos La opción de Listas Generales permite crear los valores correspondientes para las listas generales del sistema y que los usuarios se restrinjan a los valores generados en cada una de ellas. Ejemplo: Asuntos de Alertas, formas de pago, Industrias, entre otras. Dentro de cada modulo también se pueden cargar Listas que permiten estandarizar la información útil para el mismo. Ejemplo: En el modulo calendario las listas que se pueden dar de alta son: acción, llamada, resultado, entre otras. La personalización de Campos o detalles se realiza a través de la opción adicionales ubicados en las opciones de cada Modulo. En adicionales se hace doble clic en Armado de Detalles, para agregar un nuevo detalle selecciona agregar e ingresa el nombre. En la Tabla emergente se ingresa la

7 configuración y numero de registros que se requieran. El la parte inferior se pueden agregar nuevos campos y realizar la configuración necesaria. De esta forma se puede personificar el sistema a las necesidades de la organización. 7. Carga de reportes En este modulo se relacionan los reportes que se van utilizar en el sistema para cada uno de los módulos, para ello es necesario guardarlos en la carpeta compartida de TACTICA y escoger la ruta en el servidor. Creación de conexiones ODBC para reportes Para realizar la conexión de la base de datos y los reportes es necesario crear un conector ODBC. Los conectores ODBC se crean de la siguiente forma: 1. Ingresar a las herramientas administrativas de Windows (para el caso de Windows XP) y luego ubicar la opción orígenes de datos ODBC.(para Windows 7 o vista) clic en inicio y en el espacio en blanco escribir ODBC y luego enter. 2. En la ventana de ODBC hacer clic en la pestaña DSN de sistema, en la parte derecha existe el botón agregar, debe hacer clic 3. Agregar un conector para Mysql, debe ubicarse en el listado el conector Mysql ODBC 3.51 driver. 4. Luego se genera una ventana en donde se le designa un nombre a la conexión, para este

8 ejemplo tacticaprueba, posteriormente en la parte de server se escribe la dirección ip del servidor que tiene la base de datos de táctica, en usuario se escribe root y luego la contraseña de la base de datos. Si los parámetros están correctos entonces al dar clic en database aparece el listado de bases existentes en el servidor, allí debe escoger la base de táctica, una vez lo haga da clic en el botón Ok. En caso de que al dar Ok el sistema le niegue la creación es porque debe iniciar sesión de Windows como administrador. 5. Finalmente debe dar permisos al ODBC desde el registro de Windows (recuerde que debe estar en sesión de Windows como administrador), para ello en la parte de inicio encuentra un espacio en blanco en el cual debe escribir regedit sin las comillas, luego dar enter. 6. Se despliega la carpeta hkey local machine 7. Debe desplegar la opción software. 8. Luego ubicar odbc y dar clic derecho seleccionar la opción permisos.

9 9. Dar clic en agregar Escribir todos y dar clic en comprobar nombres (si el Windows es en ingles se escribe everyone) 10. Escribir todos y dar clic en comprobar nombres (si el Windows es en ingles se escribe everyone) 11. Luego se le da control total y se da clic en aceptar