TEMA 6: AUDITORIA INTERNA

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1 TEMA 6: AUDITORIA INTERNA Pág. 1. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA COMPETENCIAS, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTERVINIENTES EN AUDITORIAS DE I+D+i EVALUACIÓN DEL AUDITOR FASES DE UNA AUDITORIA CUESTIONARIO TEMA

2 1. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos: Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos y encaminado al cumplimiento de los siguientes puntos: Averiguar el grado en que se están cumplimiento las instrucciones, planes y procedimientos. Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles. Verificar y evaluar la veracidad de la información y datos producidos en la organización. Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección. Preparar informes de auditoría acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse como resultados de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas. Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes emitidos con anterioridad. De acuerdo con la Norma UNE la Organización debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el sistema de gestión de la I+D+i: a) es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma y con los requisitos del sistema de gestión de la I+D+i establecidos por la organización. b) Se ha implantado y se mantiene eficaz. Se deben definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad de proceso de auditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y mantener los registros. 94

3 La auditoria interna de una organización puede ser realizada tanto por personal interno como externo, pero el equipo auditor designado debe cumplir con las especificaciones requeridas según el perfil de auditor. 95

4 2. COMPETENCIAS, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTERVINIENTES EN AUDITORIAS DE I+D+i Los auditores deben demostrar unas cualidades personales y tener capacidad para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante: Educación. Experiencia laboral. Formación como auditores. Experiencia adquirida en auditorías. Cualidades personales Las cualidades personales fundamentales de un auditor de sistemas de gestión de I+D+i de acuerdo a la norma UNE son: Ético (imparcial, sincero, honesto y discreto). Mentalidad abierta (puntos de vista alternativos). Diplomático (relaciones con las personas). Observador (activamente consciente del entorno físico y las actividades). Perceptivo (instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones). Versátil (para adaptarse a diferentes situaciones). Tenaz (consecución de objetivos). Decidido (conclusiones basadas en el análisis y razonamientos lógicos). Seguro de sí mismo (actúa y funciona independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros). Conocimientos y habilidades genéricos Principios de auditoría, procedimientos y técnicas Planificar y organizar eficazmente el trabajo. Calendario acordado. Prioridades en asuntos importantes. 96

5 Recopilación de información a través de entrevistas, revisando documentos, registros y datos. Técnicas de muestreo. Evaluación de factores para la fiabilidad y conclusiones de la auditoría. Preparación de informes de auditorías. Mantener la confidencialidad y la seguridad de la información. Comunicarse eficazmente (habilidades lingüísticas o intérprete). Documentos del Sistema de Gestión y de referencia La aplicación del sistema de gestión a diferentes organizaciones. Interacción entre los componentes del Sistema de Gestión. Conocer las normas y procedimientos aplicables u otros documentos del Sistema de Gestión, utilizados como criterios de auditorías. Conocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia. Aplicación de los documentos de referencia en las diferentes situaciones de la auditoría. Los sistemas de información y las tecnologías para la autorización, seguridad, distribución y control de documentos, datos y registros. Disposiciones legislativas y otros requisitos aplicables dentro del marco reglamentario del sistema a auditar Códigos, leyes y reglamentos locales, regionales y nacionales. Contratos y acuerdos. Tratados y convenciones internacionales. Otros requisitos a los que se suscriba la organización. Conocimientos y habilidades genéricos de los auditores jefes de los equipos Un auditor jefe debe poseer conocimientos y habilidades en el liderazgo de la auditoría para facilitar el llevar a cabo la auditoría de manera eficiente y eficaz. Además, el auditor jefe debe ser capaz de: Planificar la auditoría y hacer un uso eficaz de los recursos durante la misma. 97

6 Representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado. Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor. Proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación. Liderar al equipo auditor para alcanzar conclusiones de la auditoría. Prevenir y resolver conflictos. Preparar y completar el informe de auditoría. Conocimientos y habilidades específicos Los conocimientos específicos que debe tener el auditor son de dos tipos: a) Métodos y técnicas relativos a la I+D+i Terminología de I+D+i. Principios de gestión de I+D+i y su aplicación. Herramientas de gestión de I+D+i. b) Aspectos de la metodología para llevar a cabo actividades de I+D+i, para permitir al auditor entender el proceso de I+D+i del Sistema de Gestión auditado Educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorías Un auditor debe tener: Educación suficiente. Experiencia laboral en actividades realizadas contribuyan al desarrollo de conocimientos y habilidades de gestión de I+D+i. Formación como auditor (en la misma organización o por una Organización externa). Experiencia en Auditorías de Sistemas de Gestión de I+D+i (bajo la dirección y orientación de un Auditor Jefe de Equipo en la misma disciplina). Educación, experiencia laboral, formación como auditor jefe Un auditor jefe debe tener experiencia adicional, adquirida actuando como auditor bajo la dirección y orientación de otro auditor competente como auditor jefe de equipo. 98

7 NOTA: Posibles requisitos exigibles a un auditor para realizar las auditorias de certificación. Mantenimiento y mejora de la competencia de los auditores Desarrollo profesional continuo: mantenimiento y mejora de los conocimientos, habilidades y cualidades personales a través de: Experiencia laboral adicional. Formación. Estudios particulares. Entrenamiento. Asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes. Mantenimiento de la aptitud para auditar, a través de participación regular en auditorías de sistemas de gestión de I+D+i. 99

8 3. EVALUACIÓN DEL AUDITOR La evaluación del auditor se realiza en tres etapas: 1. Evaluación inicial de las personas que deseen ser auditores. 2. Evaluación posterior de los auditores, como parte del proceso de selección del equipo auditor. 3. Evaluación continua del desempeño del auditor para identificar necesidades de mantenimiento y mejora de los conocimientos y las habilidades. PASO 1 Identificación de las cualidades personales y los conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoría. El tamaño, naturaleza, y complejidad de la organización que va a auditarse. Las áreas científico-tecnológicas. Los objetivos y extensión del programa de auditoría. Los requisitos de certificación/registro y acreditación. La función del proceso de auditoría en el Sistema de Gestión de I+D+i. El nivel de confianza requerido en el programa de auditoría. La complejidad del Sistema de Gestión que va a auditarse. PASO 2 Establecer los criterios de evaluación. Cuantitativos: Años experiencia, nº auditorías, horas de formación en auditoría. Cualitativos: Demostradas cualidades personales, conocimientos o desempeño de las habilidades en formación o en el lugar de trabajo. PASO 3 Seleccionar el método de evaluación adecuado. (Ver tabla) PASO 4 Realizar la evaluación. La información recopilada de la persona se compara frente a los criterios establecidos en el paso 2 (cuantitativos y cualitativos). 100

9 Cuando una persona no cumple los criterios, se requiere más formación, experiencia laboral y/o experiencia en auditorías. Procederá entonces una reevaluación. MÉTODO DE EVALUACIÓN Revisión de los registros Retroalimentación positiva y negativa Entrevista Observación Examen Revisión después de la auditoría OBJETIVOS Verificar los antecedentes del auditor Proporcionar información sobre cómo se percibe el desempeño del auditor Evaluar las cualidades personales, habilidades de comunicación, verificar la información, examinar los conocimientos e información adicional Evaluar las cualidades personales y la capacidad de aplicación de los conocimientos y habilidades Evaluar las cualidades personales, conocimientos, habilidades y su aplicación Facilitar información cuando la observación directa no puede ser posible o apropiada. 101

10 4. FASES DE UNA AUDITORÍA El proceso de Auditoría interna está constituido por tres fases fundamentales: Planeación, Ejecución y Elaboración de Informes. 1. PLANEACIÓN Antes de ejecutar el trabajo de auditoría, el auditor deberá realizar una investigación para definir los objetivos de la revisión, su alcance, los procedimientos y recursos necesarios, y la oportunidad para aplicarlos; y precisarlos en el programa de auditoría. Las actividades que tendrán lugar en esta etapa de Planificación son: 1. Estudio previo: Conocimiento y Comprensión de la Organización. 2. Objetivos y Alcance de la auditoría. 3. Análisis general del área por auditar. 4. Estudio preliminar del sistema de control interno. 5. Elaboración del Programa Específico de Auditoría. 6. Supervisión de la fase de planeación. 2. EJECUCIÓN La fase de ejecución de la auditoría comprende la aplicación de pruebas, la evaluación de controles y registros, y la recopilación de evidencia suficiente, competente, confiable y pertinente para determinar si los indicios de irregularidades detectados en la fase de planeación son significativos para efectos del informe de auditoria. Las conclusiones estarán relacionadas con los resultados de las pruebas sustantivas practicadas para evaluar el desempeño del ente auditado; la exactitud o razonabilidad de la información que éste genera; la confiabilidad de los sistemas, controles y procedimientos clave que aplica; y el cumplimiento de las disposiciones que regulan su actividad. La ejecución de una auditoría comprende las siguientes actividades: 1. Estudiar y evaluar el sistema de control interno 2. Aplicar pruebas y obtener evidencia. 3. Determinar hallazgos y formular recomendaciones. 4. Integrar los papeles de trabajo. 5. Confrontar los resultados 102

11 3. ELABORACIÓN DE INFORMES La tercera fase de la auditoría comprende la elaboración de un proyecto de informe, que incluirá la información pertinente que el ente auditado presente como resultado de la confronta, y la del Informe Final de Auditoría. Los informes de auditoría deberán estar sustentados en evidencia suficiente, competente y pertinente de los hechos observados; y su redacción habrá de ser clara, concisa y precisa. EJEMPLOS Los posibles registros que se generarán en el proceso de auditoría interna serán: Plan Anual de Auditorías de IDI: planificación de las auditorias que se realizan en un periodo determinado (normalmente 1 año, por ejemplo durante el periodo 2009) indicando la fecha, el departamento auditado, el auditor asignado, requisitos a auditar y posibles observaciones. Informe de Auditoría de IDI: informe de resultados del proceso de auditoria donde se indicarán las desviaciones detectadas del sistema de gestión, posible puntos de mejora o recomendaciones y los puntos fuertes del sistema. Lista de auditores internos IDI: personal capacitado para la realización de las auditorias internas, que cumple con los requisitos marcados como perfil de auditor interno por la organización Programa de Auditoria Interna de IDI: establece cuando y quien auditará los distintos departamentos y actividades de la organización y bajo que requisitos de la norma. 103

12 CUESTIONARIO TEMA 6 A continuación te presentamos las actividades correspondientes al TEMA 6. Para responder a los cuestionarios deberás acceder al Aula Virtual (sección EJERCICIOS) y realizar la actividad en pantalla En cada una de las preguntas correspondientes al TEMA 6 debes señalar la respuesta correcta: 1. El objetivo principal de un auditor de Sistemas de Gestión de I+D+i es: Ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. a. Verdadero. b. Falso 2. De acuerdo con la Norma UNE no es necesario y de obligado cumplimiento realizar intervalos planificados de auditorías. a. Verdadero. b. Falso 3. Un auditor de Sistemas de Gestión de I+D+i: a. No debe ser diplomático, sino imponer desde el principio su parecer de forma categórica b. Debe ser titulado superior y tener una experiencia laboral total como mínimo de 15 años c. Un auditor jefe debe conocer los principios de la auditoría, sus procedimientos y sus técnicas, y también debe tener experiencia en auditorías bajo la orientación y dirección de un auditor jefe de equipo de I+D+i 104

13 4. En cuanto a la educación, experiencia laboral y formación. Un auditor debe tener: a. Formación como auditor, 40 horas de formación en auditoría. b. Experiencia en auditorías, 20 auditorías completas en un total al menos de 15 días. c. Al menos 2 años de experiencia laboral en el campo de la Investigación Científica e Innovación tecnológica. 5. A la hora de realizar una evaluación del auditor se deben de establecer criterios de evaluación: a. Cuantitativos. b. Cualitativos. c. Cuantitativos y cualitativos. 6. Cuando un auditor no cumple los criterios, se requiere más formación, experiencia laboral y/o experiencia en auditorías: a. Se le incapacitará de sus funciones por un periodo de 10 meses. b. Necesitará realizar 45 horas de formación extraordinaria y realizar 5 auditorías en compañía de un auditor experto. c. Procederá entonces a una reevaluación. 7. El orden de las fases de una auditoría se resumen en: a. Planeación, ejecución y elaboración de informes. b. Ejecución, planeación y elaboración de informes. c. Planeación, elaboración de informes y ejecución. 8. La fase de Planificación se caracteriza por: a. Comprende la aplicación de pruebas, la evaluación de controles y registros, y la recopilación de evidencia suficiente para determinar si los indicios de irregularidades detectadas son significativas. b. Investigación previa necesaria para definir los objetivos de la revisión, su alcance, los procedimientos y recursos necesarios, y la oportunidad para aplicarlos. 105

14 c. Ninguna de las anteriores. 9. Puede el responsable de Compras de una organización ser designado como auditor para auditar el departamento de compras? a. Sí b. No 10. Y puede auditar el departamento de Calidad? a. Sí b. No 106

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