UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA 1. NOMBRE 2. PROCESO

Transcripción

1 UNIVERSIA FRANCISCO E PAULA SANTANER OCAÑA PROCEIMIENTO AUITORIAS INTERNAS ocumento ependencia JEFE E 1(9) 1. NOMBRE 2. PROCESO AUITORIAS INTERNAS 3. OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para la gestión de las auditorías internas y del equipo auditor con el propósito de verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, los requisitos del cliente y la eficacia de los sistemas de gestión de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña. 4. ALCANCE: Comienza con el establecimiento del objetivo del programa de auditoría y termina con la selección y asignación del equipo auditor. 5. RESPONSABLE: JEFE E 6. EFINICIONES: Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditado: Organización que es auditada. Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoria. Alcance de la auditoria: extensión y límites de una auditoria. Criterios: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. Conclusiones: Resultado de una auditoria, que proporciona al equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y los hallazgos de la misma. Cliente de la auditoria: Organización o persona que solicita una auditoría. Competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados pretendidos. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Hallazgo de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoría. Observación: Se define como una acción de analizar, examinar o estudiar algo, con el fin de percibir los aspectos relacionados con el desarrollo de actividades para poder evaluar el cumplimiento de operaciones del sistema. Programa de auditoría: etalles acordados para un conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de auditoría: escripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.

2 UNIVERSIA FRANCISCO E PAULA SANTANER OCAÑA PROCEIMIENTO AUITORIAS INTERNAS ocumento ependencia JEFE E 2(9) No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos de la Universidad. Los términos y definiciones incluidos en este procedimiento se asimilan a los relacionados en la NTC ISO 19001:2012, norma que orienta las directrices para realizar auditorías internas de calidad y/o ambientales. 7. ESCRIPCIÓN EL PROCEIMIENTO Nº ACTIVIAES RESPONSABLE REGISTRO 1 Establecer el programa de auditorías internas teniendo en cuenta: Alcance Objetivos Riesgos Criterios Responsabilidades Métodos de auditoría Procedimientos recursos El proceso de auditoría interna deberá llevarse a cabo de acuerdo al M-CI-CIN- 003_MANUAL E AUITORIAS INTERNAS, en cual se establecen las actividades que deben desarrollar todos los roles que intervienen. y F-CI-CIN Selección de auditores para el programa de Auditorías Internas. 3 Aprobación del programa de auditorías, por parte del irector de la universidad. 4 Comunicar el programa de auditoria al grupo de auditores irector F-CI-CIN-014 F-CI-CIN-014 Correos Institucionales

3 UNIVERSIA FRANCISCO E PAULA SANTANER OCAÑA PROCEIMIENTO AUITORIAS INTERNAS ocumento ependencia JEFE E 3(9) internos y a los líderes de los procesos asegurando un contacto inicial con el auditado. Listas de asistencia El responsable del programa de auditoria realizará una socialización a todos los auditores internos seleccionados con el fin de: Socializar los procedimientos y manual de auditoria Aclarar el uso de los documentos de trabajo Comunicar los objetivos, el alcance y criterios de la auditoría Recomendar el uso de métodos de auditoria adecuados Establecer los mecanismos de comunicación para la revisión de informes en cuanto a la claridad de hallazgos 5 Elaboración del plan de auditoría teniendo en cuenta la revisión de la documentación del proceso o área a auditar. El plan debe tramitarse en el formato plan de auditorías internas F-CI-CIN-015, el cual debe estar totalmente diligenciado. El plan de auditoria se debe enviar al líder del proceso o jefe de dependencia a auditar como mínimo una semana antes de la fecha de realización de la auditoria. Correo Electrónico F-CI-CIN-015

4 UNIVERSIA FRANCISCO E PAULA SANTANER OCAÑA PROCEIMIENTO AUITORIAS INTERNAS ocumento ependencia JEFE E 4(9) 6 previa de la documentación del proceso a auditar y elaboración de la lista de verificación. 7 Realización de reunión de apertura, se deberá tener en cuenta los aspectos establecidos en el formato acta de apertura y cierre de auditoria y plan de auditoria. 8 esarrollo del proceso de auditoría de acuerdo al plan: iligenciamiento de la lista de verificación documental durante la auditoria Nota: Si se requiere de más tiempo para revisar cuidadosamente la información y poder determinar la conformidad del requisito legal y/o norma auditada, el auditor puede solicitar los respectivos documentos diligenciando el formato control de registro de la información del cliente F-CI- CIN-004. Antes de finalizar la auditoria el equipo auditor deberá reunirse para revisar los hallazgos, acordar las NC y las observaciones encontradas en la auditoria. Luego preparar la redacción de hallazgos para el proceso o dependencia. Este informe será revisado por la responsable del programa de auditorías y realizar las F-CI-CIN-016 F-CI-CIN-017 F-CI-CIN-016 F-CI-CIN-004

5 UNIVERSIA FRANCISCO E PAULA SANTANER OCAÑA PROCEIMIENTO AUITORIAS INTERNAS ocumento ependencia JEFE E 5(9) recomendaciones a que haya lugar, antes de remitirse al auditado. 9 Realización de la reunión de cierre, en esta reunión el líder del equipo auditor presenta al auditado las fortalezas, las No Conformidades y las Oportunidades de mejora identificadas en el proceso o área auditada. 10 Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría, se debe presentar en el formato informe de auditoría interna F-CI-CIN-018, el cual debe ser un registro completo, preciso, conciso y bien redactado registrando los numerales o documentos de referencia a los que se les hizo No Conformidades, Oportunidades de Mejora y fortalezas. Nota: El informe de auditoría deberá entregarse máximo ocho (8) días después de la fecha de cierre o en la fecha definida en el plan de auditoría. 11 Remisión del informe de auditoría al líder del proceso auditado para la elaboración del Plan de Mejoramiento. El líder del equipo auditor deberá enviar debidamente diligenciados todos los formatos requeridos para el desarrollo de la auditoria de F-CI-CIN-017 F-CI-CIN-018 F-CI-CIN-018

6 UNIVERSIA FRANCISCO E PAULA SANTANER OCAÑA PROCEIMIENTO AUITORIAS INTERNAS ocumento ependencia JEFE E 6(9) forma digital al correo institucional controlinterno@ufpso.edu.co A excepción el formato Informe de auditoría F-CI-CIN-018 el cual debe presentarse en la oficina de control interno de forma impresa y firmada por las partes. 12 Elaboración del Plan de Mejoramiento con base al informe de auditoría. 13 Gestionar con el líder del proceso auditado la presentación del Plan de Mejoramiento al Proceso de Control. 14 Evaluación de los auditores, con los métodos de evaluación que se hayan definido: de registros Retroalimentación Entrevista Observación Examen después de la auditoria Una vez recibido el informe de auditoría, el líder del proceso deberá diligenciar el formato de evaluación a auditores. 15 Evaluación de las competencias de los auditores para cumplir las necesidades de auditoría. Realizar la retroalimentación a los auditados sobre el Líder del Proceso Auditado Líder del Proceso y psicóloga F-CI-CIN-006 F-CI-CIN-006 F-CI-CIN-019 Informe

7 UNIVERSIA FRANCISCO E PAULA SANTANER OCAÑA PROCEIMIENTO AUITORIAS INTERNAS ocumento ependencia JEFE E 7(9) resultado obtenido y establecer acuerdos de mejoramiento. 16 Consolidación del informe de las auditorías internas, como información de entrada para la revisión por la dirección. 17 Seguimiento a las actividades diseñadas para subsanar los hallazgos y las oportunidades de mejoramiento. 18 Verificación al cumplimiento del programa de auditorías internas. Evaluación de los riesgos del programa de auditoria. iseño de estrategias para el mejoramiento del programa de auditorías. 19 eterminación de la selección de nuevos auditores, teniendo en cuenta el Manual de auditorías internas de la UFPS Ocaña. Profesionales del proceso SIG F-CI-CIN-018 F-CI-CIN Realización de Convocatoria irector - Jefe de Control 21 Selección y asignación del personal para formación de auditores internos. irector - Jefe de Control Publicación Oficio 8. OCUMENTOS REFERENCIALES: Guía de Auditoría para Entidades Públicas 2014 (AFP) Manual de implementación MECI 1000:2005 Mapa de procesos institucional NTC GP 1000:2009 NTC ISO 19011

8 UNIVERSIA FRANCISCO E PAULA SANTANER OCAÑA PROCEIMIENTO AUITORIAS INTERNAS ocumento ependencia JEFE E 8(9) NTC ISO 5555 NTC ISO NTC OHSAS ANEXOS: Formato Control de Registro de la Información del Cliente F-CI-CIN-004 formato plan de mejoramiento F-CI-CIN-006 Formato Programa de Auditorías F-CI-CIN-014 Formato Plan de Auditorias F-CI-CIN-015 Formato Lista de Verificación F-CI-CIN-016 Formato Actas de Apertura y Cierre de Auditorias F-CI-CIN-017 Formato Informe de Auditorias F-CI-CIN-018 Formato Evaluación de Auditores F-CI-CIN-019 Formato Seguimiento y Evaluación a la Mejora Continua F-CI-CIN-020 ELABORO: REVISÓ: APROBO: CLAUIA EL PILAR QUINTERO PRAO JEFE E YURLEY CONSTANZA MEINA CÁRENAS COORINAOR SIG CLAUIA EL PILAR QUINTERO PRAO LIER EL PROCESO FECHA CONTROL E CAMBIOS REVISIÓN Creación del documento A El procedimiento de Auditorías Internas pasa para el B proceso de Control Actualización del objetivo, el alcance, las definiciones y C todas las actividades del procedimiento En los documentos referenciales se incluyen las normas NTC ISO 5555, NTC ISO 14001, NTC OHSAS y la Guía de Auditoría para Entidades Públicas 2014 (AFP) En los anexos se incluye el indicador MCI01 (Cumplimiento del Plan de Auditorias Integradas), el formato F-CI-CIN-004 y F-CI-CIN Actualización del objetivo, el alcance y las actividades 7, 8, 9, 10, 14, 15, 17, 20 Las actividades 1 y 2 se unieron y se complementaron Cambio en el orden de las actividades En la actividad 4 se incluye las actividades de socialización Inclusión de la actividad 6

9 UNIVERSIA FRANCISCO E PAULA SANTANER OCAÑA PROCEIMIENTO AUITORIAS INTERNAS ocumento ependencia JEFE E 9(9) En los anexos se elimina el indicador MCI01 y el F-CI- CIN-003