ORDEN ADMINISTRATIVA N 0008 ( 24 de Sept de 2009 )

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1 ORDEN ADMINISTRATIVA N 0008 ( 24 de Sept de 2009 ) POR LA CUAL SE FIJA EL PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR LA NORMALIZACIÓN DE SALDOS DE VIGENCIAS 2005 Y ANTERIORES Y SU INCIDENCIA CONTABLE 1. OBJETIVOS 1.1. Objetivo general Establecer el procedimiento para que los registros que se encuentran en la Cuenta Corriente de los Contribuyentes, CCC, en el Sistema de Planeación y Administración de la Cartera Morosa, SIPAC o en el Sistema de Cobranzas, SISCOBRA _ Candado y en el Sistema de la Contabilidad, CON-20, de las vigencias 2005 y anteriores, generen información veraz y confiable y en consecuencia se pueda determinar la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones originados en tributos cuya administración corresponde a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Para tal efecto se cuenta con un plazo de tres (3) años contados a partir de la firma de la presente Orden Administrativa Objetivos específicos Establecer las actividades para garantizar la razonabilidad de las cifras de la contabilidad, del inventario de la cartera y de la Cuenta Corriente del Contribuyente. Definir las actividades para: Subsanar las inconsistencias que presenta la información en los diferentes aplicativos de cobro de la entidad; extinguir obligaciones en las que la acción de cobro se encuentra prescrita, decretar la remisión de las obligaciones que cumplen los requisitos, suprimir de los registros y cuentas corrientes de los contribuyentes los valores que se constituyen en saldos irreales y reclasificar las obligaciones vigentes, de manera que se puedan fijar metas de recuperación de cartera reales y alcanzables. Facilitar la gestión de recuperación de cartera, racionalizando las cargas de trabajo de los empleados del proceso de cobro al concentrar las tareas de normalización en el grupo conformado para tal fin. 2.MARCO NORMATIVO Estatuto Tributario, artículos: 560, competencia para el ejercicio de las funciones. 561, delegación de funciones. 816, término para solicitar la compensación. 817, término de prescripción de la acción de cobro. 818, interrupción y suspensión del término de prescripción. 819, pago de la obligación prescrita no se puede compensar ni devolver. 820, facultad del administrador. Remisión de las deudas tributarias Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008, por medio del cual se establece la estructura de la Dirección de Impuestos y Aduanas Naciones, artículo 6, numeral 5. y articulo 49 sobre delegación de funciones. Resolución 357 del 23 de julio de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe de evaluación a la Contaduría General de la Nación.

2 Resolución 0007 del 4 de noviembre de 2008, Competencia Territorial de las Direcciones Seccionales de Impuestos y de Impuestos y Aduanas en materia tributaria, artículos 3 y 5, Capítulo II y Conflictos de competencia y Transitoriedad, artículos 11 y 12, Capítulo IV. Resolución 0008 del 4 de noviembre de 2008, por la cual se distribuyen las divisiones y se organiza la estructura interna de las Direcciones Seccionales en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Resolución 0011 del 4 de noviembre de 2008, por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo y se asignan funciones en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, artículo 36, numerales 1 a 3. Orden Administrativa del 23 de Julio de 2009, por la cual se define el procedimiento a seguir para declarar la remisión de obligaciones y se fijan los parámetros para efectuar investigaciones de bienes. 3. PROCESOS INVOLUCRADOS Y ALCANCE Son responsables de la ejecución de las actividades descritas en los procesos señalados a continuación, las siguientes dependencias de la entidad: 3.1 Proceso de Recaudación Coordinación de Control Básico de Obligaciones, responsable de: Situar la información objeto de normalización en el aplicativo NORMALIZA. Generar listados de información vigencias 2005 y anteriores y ubicarlos en la carpeta pública. Capacitar a los empleados responsables de la normalización en las Direcciones Seccionales en el manejo del aplicativo y en el procedimiento de normalización. Orientar a los empleados responsables de la normalización de saldos de las Direcciones Seccionales y proponer alternativas de solución para la corrección de las posibles inconsistencias que presenten los diferentes sistemas de cobro de la entidad en relación con el procedimiento. Asesorar y formular las recomendaciones a los empleados en procura del correcto desarrollo del procedimiento de normalización. Efectuar la supervisión, el control y el monitoreo que garantice el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad, durante el desarrollo del procedimiento. Coordinación de Contabilidad de la Función Recaudadora, responsable de: Conciliar la información reportada por el aplicativo NORMALIZA, frente a la registrada contablemente en relación con las vigencias 2005 y anteriores. Emitir observaciones y solicitar ajustes contables a las Direcciones Seccionales, en caso de ser necesario. Orientar a las Direcciones Seccionales en los eventos en que sea preciso hacer un registro contable de forma manual. Grupo Interno de Trabajo de Devoluciones o dependencia que haga sus veces, responsable de: Generar a través del sistema de Captura Inteligente de Devoluciones y/o Compensaciones y Correcciones de Datos, denominado CIN-20 y verificar las migraciones de todas las Resoluciones de Compensación y/o Devolución, proferidas a personas naturales y a personas jurídicas. Capturar por CIN-20 todos los actos administrativos generados por contingencia.

3 Solucionar las inconsistencias presentadas en la Cuenta Corriente Contribuyente por la falta de actualización de la información a través del sistema de Captura Inteligente de Devoluciones y/o Compensaciones y Corrección de Datos, CIN Proceso de Administración de Cartera División de Gestión de Recaudo y Cobranzas o División de Gestión de Cobranzas o dependencia que haga sus veces, responsable de: Mantener actualizada la información en los aplicativos utilizados para gestionar el cobro. Ubicar y entregar al Grupo Interno de Trabajo de Normalización de Saldos, los expedientes físicos debidamente foliados, con hoja de ruta actualizada e indicando el estado del proceso a la fecha de entrega de los mismos. Recibir y entregar la correspondencia y los actos administrativos que conciernen a los expedientes que transitoriamente estén en el Grupo Interno de Trabajo de Normalización de saldos. Registrar el ingreso y egreso de los títulos de depósito judicial en la herramienta utilizada en la Dirección Seccional (aplicativo, libros o inventarios) y facilitar la información a los empleados públicos de la DIAN responsables del procedimiento de normalización. Recibir, relacionar y remitir los expedientes terminados a la dependencia de documentación, debidamente foliados y actualizados en su hoja de ruta, de conformidad con los procedimientos internos. Remitir al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad o dependencia que haga sus veces, copia de los actos administrativos de Remisión y de Prescripción generados por el Sistema GESTOR o por el SIPAC, para el correspondiente registro contable. Coadyuvar junto con los empleados públicos del Grupo Interno de trabajo de Normalización de Saldos en la ejecución de las labores, de acuerdo con las actividades que se establecen en la presente orden administrativa Proceso de Servicios Informáticos Coordinación del Cambio de los Servicios Informáticos Electrónicos, responsable de: Analizar, diseñar, ajustar, realizar pruebas técnicas y entregar a satisfacción el aplicativo NORMALIZA. Apoyar el desarrollo de pruebas técnicas de los servicios informáticos a implantar. Instalar el aplicativo NORMALIZA en el ambiente de desarrollo. Apoyar en el desarrollo documental de la aplicación. Garantizar que los soportes tecnológicos cumplan los requerimientos funcionales. Proveer el soporte técnico a todos los empleados que hagan uso de los servicios del aplicativo NORMALIZA. Grupo Interno de Trabajo de Asistencia Tecnológica o dependencia que haga sus veces, responsable de: Atender las solicitudes de creación de usuarios para consulta en los aplicativos institucionales, CCC, SIPAC, CIN-20, CON-20, GESTOR, Documentación SIAT, al igual que para la herramienta denominada SISCOBRA_Candado, así como la creación de los roles de trabajo necesarios para adelantar el procedimiento de Normalización de Saldos en las Direcciones Seccionales, de conformidad con la distribución establecida en los Parágrafos 1 a 6 del artículo 105 de la Resolución 0011 del 4 de noviembre de Replicar el software del aplicativo NORMALIZA a los computadores de los usuarios. Prestar el soporte técnico a todos los empleados que hagan uso de los servicios del aplicativo NORMALIZA. 3.4 Proceso de Fiscalización y Liquidación

4 División de Gestión de Fiscalización y División de Gestión de Liquidación o la dependencia que haga sus veces, responsables de: Generar a través del sistema GESTOR todos los actos administrativos. Capturar por el sistema GESTOR todos los actos administrativos generados por contingencia. Remitir a la División de Gestión de Cobranzas o a la División de Gestión de Recaudo y Cobranzas, y al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad o dependencias que hagan sus veces, todas las liquidaciones oficiales, de corrección, de revisión o de aforo y las resoluciones sanción, para su registro en los sistemas de cobro y en la contabilidad, una vez ejecutoriadas. Solucionar las inconsistencias presentadas en la Cuenta Corriente Contribuyente por la falta de actualización de la información a través del sistema GESTOR Proceso de Gestión Jurídica División de Gestión Jurídica o dependencia que haga sus veces, responsable de: Generar a través del sistema GESTOR todos los actos administrativos proferidos en vía gubernativa. Capturar por el sistema GESTOR todos los actos administrativos generados por contingencia. Capturar por el sistema GESTOR la constancia de admisión de la demanda, fallos de los Tribunales y del Contencioso Administrativo, incluido el Consejo de Estado. Trasladar a la División de Gestión de Cobranzas o División de Gestión de Recaudo y Cobranzas y al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad o dependencias que hagan sus veces, para su registro en los sistemas de cobro y en la contabilidad respectivamente, todos los fallos o sentencias proferidos en vía gubernativa, en los Tribunales, en el Contencioso Administrativo incluido el Consejo de Estado y los de terminación de un proceso especial, una vez ejecutoriados. Facilitar oportunamente la información correspondiente al inventario de expedientes pendientes de fallo o sentencia, a los empleados públicos competentes para llevar a cabo el procedimiento de normalización de saldos. Con el cruce de esta información se minimiza el riesgo de decretar la prescripción de la acción de cobro o la remisión de una obligación en proceso de determinación o discusión porque la Cuenta Corriente Contribuyente no fue actualizada con la admisión de la demanda. Solucionar las inconsistencias presentadas en la Cuenta Corriente Contribuyente por la falta de actualización de la información a través del sistema GESTOR Proceso de Recursos Físicos División de Gestión Administrativa o Financiera, o dependencia que haga sus veces, Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia y Notificaciones o dependencia que haga sus veces, responsable de: Incluir oportunamente en el aplicativo NOTIFICAR la fecha de notificación de las actuaciones proferidas en el proceso administrativo de cobro coactivo, regulada en los artículos 565 y siguientes del Estatuto Tributario, en lo relativo a formas de notificación de las actuaciones de la administración tributaria. Incluir oportunamente en el aplicativo NOTIFICAR la fecha de ejecutoria de las actuaciones no recurridas. Remitir oportunamente a la División de Gestión de Recaudo y Cobranzas o División de Gestión de Cobranzas o dependencia que haga sus veces, las actuaciones proferidas dentro del proceso de cobro, debidamente notificadas. Solucionar las inconsistencias que se presenten en el sistema NOTIFICAR y que afectan la información en los aplicativos utilizados para gestionar el cobro.

5 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Todos los valores u obligaciones originadas por los tributos que se reflejan en los aplicativos denominados CCC, SIPAC o SISCOBRA_Candado, deben corresponder a la realidad fiscal del contribuyente; No obstante, en algunos casos esta información presenta inconsistencia entre las diferentes bases de datos, siendo necesario adelantar acciones encaminadas a su normalización. El procedimiento se inicia con la identificación de la problemática que presenta la obligación, por regla general la inconsistencia se encuentra en el valor, en una de las fechas (presentación, notificación y/o ejecutoria), o en el documento, (recibo de pago, declaración privada de corrección, liquidación oficial, resolución sanción, recurso de reconsideración, resolución de compensación y/o devolución, fallo o sentencia, mandamiento de pago, resolución que otorga facilidad de pago, resolución de prescripción, remisión o de depuración, entre otros). La solución de la problemática detectada consiste en realizar una de las siguientes actividades: capturar, migrar, corregir, referenciar y/o reprocesar documentos que afectan los aplicativos y la Base de Datos del Sistema de Información Tributaria y Aduanera denominada BDTA - SIAT, tales como el Sistema de Planeación y Administración de la Cartera Morosa SIPAC, el Sistema de Fiscalización, Liquidación, Jurídica y Cobranzas, GESTOR, el sistema de Captura inteligente, CIN-20, y del Sistema NOTIFICAR. Solucionadas las inconsistencias y/o eliminadas las diferencias dependiendo del estado procesal, se debe reclasificar o decretar la extinción de la obligación mediante la generación de una resolución de prescripción, de remisión o de un auto de ajuste a la cuenta corriente contribuyente cuando se trate de saldos irreales. El procedimiento señalado en la presente Orden Administrativa resulta aplicable para la cartera prescrita al igual que para la cartera vigente (cobrable), compuesta por las siguientes obligaciones: Las que se encuentren simultáneamente en los aplicativos de Recaudo CCC y de Cobranzas SIPAC o SISCOBRA_Candado. Las residentes sólo en Recaudo, CCC. Las contablemente registradas en el activo, cuentas 13 - Rentas por cobrar y 14 - Deudores y en el pasivo la cuenta , Saldos a favor. Las tributarias correspondientes a Impuesto sobre la Renta año gravable 2004 y anteriores, Impuesto a las Ventas año gravable 2005 y anteriores, Retención en la Fuente año gravable 2005 y anteriores, Sanciones Independientes año 2005 y anteriores, Impuesto al Patrimonio años gravables 2004 y 2005, y Seguridad Democrática. No serán objeto de normalización, entre otras, las siguientes obligaciones: Las derivadas de la suscripción de Bonos de Inversión Forzosa, los fallos disciplinarios y los fallos penales por denuncia de omisión del agente retenedor, fallos condenatorios y cualquiera otra clase de fallo o sentencia en que la DIAN solamente esté facultada para administrar y gestionar el pago de los mismos, sin que ellos afecten la cartera, el inventario y la Cuenta Corriente Contribuyente. Las Aduaneras, las Cambiarias y aquellas que no se encuentran en los aplicativos de recaudo, (sólo cobranzas) toda vez que el insumo principal es la Cuenta Corriente Contribuyente. En el desarrollo del procedimiento, se conjugan una serie de actividades manuales, semiautomáticas y automáticas, las cuales se deben adelantar como se describe a continuación: 4.1. Solicitud, Generación y Cargue de información La Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas a través de la Coordinación de Control Básico de Obligaciones, mediante órdenes de producción dirigidas a la Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones, solicita información de las obligaciones descritas en el numeral 4 de la presente orden, para

6 generar, situar listados en la carpeta pública y cargar en el aplicativo utilizado en el procedimiento, denominado NORMALIZA, los saldos consolidados por: Seccional, NIT y concepto a normalizar. Para generar la información a que se refiere el presente numeral es necesario recurrir a los siguientes aplicativos: Como insumo principal la CCC y de control el SISCOBRA_Candado, el SIPAC, el GESTOR y el CIN-20, el módulo de correcciones y el módulo de Resoluciones de Compensación y/o Devolución. En este contexto hacen parte de la normalización la información de las vigencias 2005 y anteriores con las siguientes características: Obligaciones registradas en el sistema de Cuenta Corriente Contribuyente CCC y en el Sistema de Planeación y Administración de la Cartera Morosa denominado SIPAC o en el Sistema de Cobranzas denominado SISCOBRA_Candado, cuya acción de cobro se encuentra prescrita. Obligaciones registradas sólo en el sistema de Cuenta Corriente Contribuyente CCC cuya acción de cobro se encuentra prescrita. Obligaciones vigentes registradas en el sistema de Cuenta Corriente Contribuyente CCC y en el Sistema de Planeación y Administración de la Cartera Morosa SIPAC o en el Sistema de Cobranzas SISCOBRA_Candado, cuyo monto para cada deuda, incluidos impuestos, intereses y sanciones no supere las 58 Unidades de Valor Tributario (UVT), siempre que tengan al menos tres años de vencidas. Obligaciones vigentes registradas sólo en el sistema de Cuenta Corriente Contribuyente CCC, cuyo monto para cada deuda, incluidos impuestos, intereses y sanciones no supere las 58 unidades de valor tributario, (UVT), siempre que tengan al menos tres años de vencidas Obligaciones vigentes registradas en el sistema de Cuenta Corriente Contribuyente CCC y clasificadas por la División de Gestión de Cobranzas, División de Gestión de Recaudo y Cobranzas o dependencia que haga sus veces, como de Difícil Cobro cuyo diagnóstico corresponde a Sin Respaldo Económico ó Embargo Improductivo. Valores registrados en el sistema de CCC con un saldo a favor y otro a pagar simultáneamente, que no genera cartera por cobrar ni pasivos para la Entidad. Valores registrados en el sistema de CCC, como saldos a favor no vigentes. Valores registrados en el sistema de Cuenta Corriente Contribuyente CCC con saldos a favor originados por el ingreso de un documento con fecha anterior o posterior a la migración de la Resolución de Depuración ordenada por Ley 716 de Obligaciones registradas en el sistema de Cuenta Corriente Contribuyente CCC con saldos vigentes o prescritos, originados por el retiro de un documento con posterioridad a la migración y correcta afectación de una Resolución de Depuración ordenada durante la vigencia de la Ley 716 de Obligaciones vigentes registradas en el sistema de Cuenta Corriente Contribuyente CCC y en el Sistema de Planeación y Administración de la Cartera Morosa SIPAC o en el Sistema de Cobranzas SISCOBRA_Candado, sin ninguna clasificación o diagnóstico. Obligaciones vigentes registradas sólo en el sistema de Cuenta Corriente Contribuyente CCC sin ninguna clasificación o diagnóstico. Obligaciones vigentes o prescritas con actos terminales generados manualmente, por el sistema GESTOR o por el Sistema de Planeación y Administración de la Cartera Morosa SIPAC, que no migraron a la Cuenta Corriente Contribuyente CCC. Obligaciones vigentes o prescritas con documentos en el Buzón del sistema GESTOR que no han migrado a la Cuenta Corriente Contribuyente CCC Revisión de obligaciones y solicitud de ajustes de corrección

7 En la Dirección Seccional el empleado responsable de la Normalización de Saldos, una vez recibido y aceptado el reparto de obligaciones vigencias 2005 y anteriores, debe adelantar la revisión manual del ciento por ciento de las obligaciones a normalizar. En los casos en que se presenten inconsistencias originadas por diferencias entre los registros de las aplicaciones utilizadas en Cobranzas y/o en Recaudo, frente a la realidad fiscal del contribuyente, debe gestionar las acciones propias para su corrección, para esto debe efectuar solicitud diligenciando los formatos establecidos según la inconsistencia o por escrito cuando no existan estos, el ajuste a la dependencia responsable de administrar la aplicación respectiva, llámese GESTOR, CIN-20, SIPAC, SISCOBRA_Candado o NOTIFICAR, acción sobre la cual se debe realizar el seguimiento y de no producirse el resultado esperado, es necesario reiterar la solicitud. De la solicitud inicial y de la reiteración se deja constancia en el expediente, o en una carpeta dispuesta para tal fin cuando se trate de obligaciones que sólo reposan en el aplicativo utilizado para gestionar el recaudo, denominado Cuenta Corriente Contribuyente CCC, de manera que se pueda llevar el control a los ajustes solicitados Elaboración de ajustes de corrección y actualización de sistemas de información Para la corrección de inconsistencias que conllevan a obtener el valor real de la obligación registrada en los sistemas utilizados para gestionar el recaudo y el cobro, quien adelante la normalización debe solicitar a la dependencia correspondiente la elaboración del ajuste a través de una o varias de las actividades que se describen a continuación: Capturar y/o migrar los documentos que afectan la base de datos del Sistema de información Aduanera y Tributaria BDTA SIAT; y/o incorporar los registros en el aplicativo utilizado para gestionar el proceso de cobro denominado Sistema de Cobranzas, SISCOBRA _ Candado y/o incorporar los documentos al expediente de cobro. Corregir la información que ingresó con inconsistencias a la base de datos del Sistema de información Aduanera y Tributaria BDTA SIAT y/o corregir los registros con inconsistencias en el Sistema de Cobranzas, SISCOBRA _ Candado verificando la coherencia del expediente y la información registrada en los aplicativos. Anular el registro duplicado de documentos, trasladar las declaraciones y referenciar los recibos de pago de contribuyentes no nacionales que afectan la base de datos del Sistema de información Aduanera y Tributaria BDTA SIAT, y/o anular los registros que no corresponden al contribuyente o que presentan duplicidad del registro en el Sistema de Cobranzas, SISCOBRA _ Candado. Para la realización del ajuste, la dependencia responsable del procedimiento cuenta con quince (15) días hábiles a partir de la solicitud Verificación del saldo normalizado En la Dirección Seccional el empleado responsable de la normalización debe verificar que se produzca la actualización del saldo: en la Cuenta Corriente y su efecto en SIPAC, y/o en los registros del Sistema de Cobranzas, SISCOBRA _ Candado y/o se hayan corregido las inconsistencias y/o se hayan incorporado todas las actuaciones y notificaciones en el expediente físico. La información es refrescada en el NORMALIZA, cuando se presenta una de las siguientes situaciones: Que con la sola eliminación de las diferencias, el saldo quede normalizado, lo cual se produce cuando el valor real de la obligación es igual a cero, esto es, que ya no existe obligación. Que con la eliminación de las diferencias quede un saldo, en cuyo caso sólo se normalizará hasta cuando dicho saldo se reclasifique o mediante la generación de un acto administrativo o un auto de ajuste a la CCC por saldos irreales. (Ver numerales 4.5 y 4.6 de la presente Orden).

8 Cuando el ajuste de la información no es consistente, debe solicitarlo de nuevo siguiendo los pasos expuestos en el numeral 4.2 de esta orden administrativa Reclasificación de la obligación En la Dirección Seccional el empleado responsable de la normalización de saldos debe reclasificar la cartera que resulte de haber dado solución a las inconsistencias, más la cartera que se incorpore a los sistemas de la entidad soportada con documentos por su valor real, que no se encuentre enmarcada en los artículos 817 y 820 del Estatuto Tributario, con el propósito de identificar el estado de la cartera y tomar decisiones en cuanto a su recuperación y su incidencia contable. La cartera se debe reclasificar identificando el estado de cada obligación dependiendo de lo acontecido en el proceso y de acuerdo con los siguientes criterios: Iniciar o seguir proceso de cobro Facilidad de pago vigente No exigible Procesos especiales y otros. Tratándose de obligaciones vigentes que reposan sólo en el aplicativo denominado Cuenta Corriente Contribuyente CCC, utilizado para gestionar el recaudo, una vez reclasificadas como iniciar o seguir proceso de cobro se deben incorporar en los aplicativos utilizados para gestionar el cobro. Para esta actividad la División de Gestión de Recaudo y Cobranzas o la División de Gestión de Cobranzas o la dependencia que haga sus veces, dispone de diez (10) días hábiles a partir de la fecha en que el empleado de normalización oficialmente le informe Generación acto administrativo En la Dirección Seccional el Grupo Interno de Trabajo de Normalización de Saldos o quien haga sus veces, de forma automática y a través del aplicativo NORMALIZA, genera para la firma del empleado competente los actos administrativos, independientemente por NIT y por concepto. Sólo cuando exista solicitud de parte la División de Gestión de Recaudo y Cobranzas, la División de Gestión de Cobranzas o la dependencia que haga sus veces, podrá proferir las Resoluciones de Prescripción utilizando el aplicativo GESTOR, para la obligaciones registradas en el SISCOBRA_Candado o por el aplicativo SIPAC, si se encuentra registrada en el mismo, enviando copia de la actuación al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad o dependencia que haga sus veces, con el fin de que allí se efectúe el correspondiente registro contable. A continuación se presentan los conceptos por los cuales se podrá ordenar la generación del Acto Administrativo, el cual es de CÚMPLASE Resolución de prescripción de la acción de cobro Las Direcciones Seccionales de Impuestos o de Impuestos y Aduanas, podrán decretar la prescripción de la acción de cobro de aquellos saldos insolutos a cargo de los contribuyentes, responsables, agentes de retención y demás declarantes de los tributos de competencia de la DIAN, cuando se cumplan los presupuestos previstos en los artículos 817 y 818 del Estatuto Tributario. La prescripción de la acción de cobro procederá tanto para la cartera existente en las Divisiones de Gestión de Recaudo y Cobranzas, de Gestión de Cobranzas, como para la cartera existente en las Divisiones de Gestión de Recaudo que por diferentes motivos no fue registrada en los aplicativos utilizados para gestionar el proceso de cobro, SIPAC y SISCOBRA_Candado, previa verificación de los requisitos consagrados en las normas vigentes y aplicables en cada caso Resolución de remisión de obligaciones

9 Se podrán suprimir de los registros y cuentas corrientes de los contribuyentes, por concepto de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sanciones, intereses y recargos sobre los mismos, las deudas a cargo de personas que hubieren fallecido; sin respaldo económico y que no sobrepasen las 58 Unidades de Valor Tributario para cada obligación, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en el artículo 820 del Estatuto Tributario, en el Decreto 328 de 1995 y en la Orden Administrativa del 23 de julio de 2009 emitida por la DIAN. La remisión procederá tanto para la cartera existente en las Divisiones de Gestión de Recaudo y Cobranzas, de Gestión de Cobranzas, como para la cartera existente en las Divisiones de Gestión de Recaudo que por diferentes motivos no fue registrada en los aplicativos utilizados para gestionar el proceso de cobro, SIPAC y SISCOBRA_Candado, previa verificación de los requisitos consagrados en las normas vigentes y aplicables en cada caso, siempre que se trate de deudas que no sobrepasen las 58 Unidades de Valor Tributario para cada obligación Auto de ajuste a la Cuenta Corriente por Saldos irreales Se deben ajustar en la Cuenta Corriente del Contribuyente todos aquellos saldos que presentan valores inexactos y sobre los cuales se tiene la certeza que no hay deuda, esto es, que no hay cartera por cobrar y sin embargo están incorporados en los inventarios de las Divisiones de Gestión de Recaudo y de Cobranzas y de Gestión de Cobranzas y/o dependencias que hagan sus veces. Para la normalización de estos valores se genera un documento denominado Auto de Ajuste Crédito en la Cuenta Corriente Contribuyente por medio del cual se ordena acreditar el saldo irreal, el cual tendrá efectos sobre la Cuenta Corriente Contribuyente, mas no sobre la Contabilidad teniendo en cuenta que estos saldos corresponden a obligaciones canceladas en debida forma (facilidades de pago, títulos de depósito judicial, compensaciones y otros), de tal forma que contablemente ya fueron registrados Auto de ajuste a la Cuenta Corriente y a la Contabilidad por Saldos a favor Se deben debitar de la Cuenta Corriente del Contribuyente y de la Contabilidad, todos aquellos saldos no vigentes en los que el contribuyente no hizo uso del derecho de compensar o de llevar para el periodo siguiente dicho valor, de conformidad con el artículo 816 del Estatuto Tributario, es decir que han transcurrido más de dos años sin que el contribuyente haya presentado solicitud de compensación y/o de devolución de impuestos. En igual sentido, se deben debitar de la Cuenta Corriente del Contribuyente y de la Contabilidad todos aquellos saldos o valores que se reflejan en la CCC como excedentes sin corresponder a un pago en exceso, originados por pagos que el contribuyente realizó con fecha posterior a la de generación de una resolución de prescripción ordenada por Sipac, Gestor, Depura o Normaliza, teniendo en cuenta que estos pagos no se pueden compensar ni devolver de conformidad con lo establecido en el articulo 819 del Estatuto Tributario. Para la normalización de estos valores se genera un documento denominado Auto de Ajuste Débito en la Cuenta Corriente Contribuyente y en la Contabilidad por medio del cual se ordena debitar de la CCC y de la Contabilidad los mencionados saldos Auto de ajuste a la Cuenta Corriente por saldos negativos Se deben ajustar todos aquellos saldos negativos y positivos en impuestos, intereses y/o sanciones que simultáneamente presenta la Cuenta Corriente del Contribuyente y que no se constituyen en cartera por cobrar, ni en pasivos para la entidad y en donde no procede la modificación del documento que genera dichos saldos. Para la normalización de estos valores se genera un documento denominado Auto de Ajuste Débito en la Cuenta Corriente Contribuyente por medio del cual se ordena debitar de la CCC los mencionados saldos negativos. (Los positivos se constituyen en saldos irreales) Registro contable

10 Los registros contables que resulten de la normalización de saldos se incorporan automáticamente a la contabilidad, acorde con las parametrizaciones establecidas, de manera que cancelen las cuentas de orden de activos retirados, ya creadas. Estos asientos deben estar disponibles dentro de los ocho (8) días siguientes a la generación del acto administrativo Actualización de los sistemas corporativos La información que resulte de la generación de los actos administrativos de normalización de saldos, proferidos de forma automática mediante el aplicativo NORMALIZA, se debe ver reflejada en la Cuenta Corriente Contribuyente dentro de los ocho (8) días siguientes y como consecuencia se debe producir el cambio de estado en las obligaciones de SIPAC, no así con las obligaciones de SISCOBRA_Candado, en donde para actualizarlas es necesario a través de un procedimiento semiautomático, marcarlas con la letra N que las identifica como normalizadas. Corresponde a la Dirección Seccional a través del Grupo Interno de trabajo de Normalización de Saldos o a la dependencia que haga sus veces, verificar que en los aplicativos SIPAC, SISCOBRA_Candado y CCC se registren en forma correcta el ciento por ciento de las actualizaciones, confrontando los actos administrativos expedidos contra las actualizaciones efectuadas e informando oportunamente a la Coordinación Control Básico de Obligaciones de la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas, para los casos en que no se actualicen dentro de los términos establecidos o se detecten supresiones de registros que carecen de actos administrativos proferidos oficialmente Elaboración de estadísticas de la gestión La Coordinación Control Básico de Obligaciones de la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas, teniendo como insumo, la información cargada en el SIAT a través del aplicativo NORMALIZA, mensualmente debe generar las estadísticas de la gestión adelantada del procedimiento de Normalización de Saldos en cada una de las Direcciones Seccionales Publicación de la información La información relacionada con el procedimiento de normalización debe ser situada cada mes en la carpeta pública que destine la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas. 5. SUPERVISIÓN, CONTROL Y AUTOCONTROL La Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas a través de sus Coordinaciones adelantará la supervisión al procedimiento de Normalización de Saldos desarrollando visitas periódicas a las Direcciones Seccionales y realizando el seguimiento de los informes de gestión. El Director Seccional como responsable del procedimiento de Normalización de Saldos, debe adelantar acciones de control que permitan evaluar periódicamente la calidad, oportunidad y transparencia en la ejecución de cada actividad, con el fin de determinar y mitigar los riesgos de las posibles desviaciones del procedimiento velando por el cumplimiento de la normatividad existente. Los empleados públicos de la DIAN, con competencia para adelantar el procedimiento de Normalización de Saldos, son responsables de las actuaciones que profieran, de la administración de los roles asignados, debiendo en todo caso velar por el adecuado lineamiento de su gestión, implementando mecanismos de autocontrol que conlleven a optimizar la calidad y cumplimiento de la reglamentación dispuesta para tal efecto. 6. FORMATOS A UTILIZAR

11 A continuación se relacionan los documentos utilizados para llevar a cabo el procedimiento de normalización de saldos, los cuales son generados de forma automatizada por el aplicativo NORMALIZA y que han sido adoptados oficialmente por la DIAN. No. Nombre Descripción 1005 Resolución de Prescripción de Oficio Documento generado por NORMALIZA. Decreta de oficio la prescripción de la acción de cobro de una o varias obligaciones de un mismo NIT, ubicadas en el aplicativo utilizado para gestionar el cobro, SIPAC o SISCOBRA, con o sin proceso de cobro. O Documento generado por NORMALIZA. Decreta de oficio la prescripción de la acción de cobro de una o varias obligaciones de un mismo NIT, ubicadas el aplicativo utilizado para gestionar el recaudo, CCC Resolución de Remisión por Menor Cuantía 1003 Resolución de Remisión por falta de Respaldo Económico Documento generado por NORMALIZA. Decreta la remisión de obligaciones de menor cuantía, ubicadas en el aplicativo utilizado para gestionar el cobro, SIPAC o SISCOBRA. O Documento generado por NORMALIZA. Decreta la remisión de obligaciones de menor cuantía, ubicadas el aplicativo utilizado para gestionar el recaudo, CCC. Documento generado por NORMALIZA. Decreta la remisión por falta de respaldo económico de una o varias obligaciones de un mismo NIT, ubicadas en el aplicativo utilizado para gestionar el cobro, SIPAC o SISCOBRA Resolución por medio de la cual se Documento generado por NORMALIZA. Decreta la remisión por fallecimiento declara la remisión de obligación por del deudor (sin bienes), de una o varias obligaciones, ubicadas en el persona fallecida aplicativo utilizado para gestionar el cobro, SIPAC o SISCOBRA Resolución por medio de la cual se Documento generado por NORMALIZA. Decreta la revocatoria de una acto decreta la revocatoria de un acto. administrativo por una o varias obligaciones, normalizadas Auto de Ajuste Crédito en la Cuenta Documento generado por NORMALIZA. Ordena acreditar un saldo en la Corriente Contribuyente. Cuenta Corriente Contribuyente Auto de Ajuste Débito en la Cuenta Documento generado por NORMALIZA. Ordena debitar un saldo en la Corriente Contribuyente. Cuenta Corriente Contribuyente Auto de Ajuste Débito en la Cuenta Corriente Contribuyente y en la Contabilidad. Documento generado por NORMALIZA. Ordena debitar un saldo en la Cuenta Corriente Contribuyente y en la Contabilidad. 7. GLOSARIO

12 BDTA - SIAT Base de datos del Sistema de Información Aduanero y Tributario de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Cartera Prescrita Conjunto de obligaciones cuya acción de cobro se encuentra prescrita, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 817 y 818 del Estatuto Tributario. Cartera vigente Conjunto de obligaciones que representan derechos con o sin proceso de cobro en curso. CCC Cuenta Corriente del Contribuyente. CIN-20 Captura Inteligente de devoluciones y/o compensaciones y correcciones de datos. Contingencia Actuación proferida por fuera de los aplicativos institucionales, se identifica con una numeración especial y una vez capturada genera información confiable en los sistemas. GESTOR Aplicativo para la expedición y control de los actos administrativos de determinación o discusión del tributo. Inconsistencia Error que presentan algunos datos al ser incorporados en los aplicativos institucionales, o por que el aplicativo no cuenta con todos los parámetros para atender cada una de las especificaciones que ordena la ley. Normalización Procedimiento para ordenar los saldos en los sistemas utilizados para adelantar la gestión de cobro y la gestión de recaudo en concordancia con el expediente y con la información real del contribuyente. Proceso de cobro Actuaciones administrativas proferidas por los empleados públicos competentes para el cobro coactivo de obligaciones administradas por la DIAN en cumplimiento del procedimiento previsto en los artículos 823 y siguientes del Estatuto Tributario. Remisión Facultad de las autoridades tributarias y aduaneras para suprimir obligaciones de los registros y cuentas corrientes de los contribuyentes y usuarios, previo el cumplimiento de los requisitos legales y procedimientos previstos en la ley y los reglamentos internos de la DIAN. Saldo irreal Valor registrado en los sistemas informáticos utilizados para adelantar la gestión de cobro y la gestión de recaudo y sobre el cual se tiene la certeza de que no hay cartera por cobrar. SIPAC Sistema de Planeación y Administración de la Cartera Morosa SISCOBRA_Candado Sistema de Cobranzas Tributaria. Situar Poner la información a disposición en el aplicativo NORMALIZA o en el servidor público. Suprimir Eliminación de registros de obligaciones de los aplicativos de la DIAN, previo cumplimiento de los procedimientos previstos en las normas legales e internas y mediante el registro de un crédito en la contabilidad. 8. VIGENCIA La presente Orden Administrativa rige a partir de la fecha de su expedición y sustituye las demás Órdenes e Instrucciones que le sean contrarias. (Original firmado) NESTOR DIAZ SAAVEDRA Director General (Original firmado) CARMEN TERESA ORTIZ DE RODRIGUEZ Directora de Gestión de Ingresos Ver Anexo: Flujograma

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