Mensaje de Gary McGann, Director General del Grupo

Transcripción

1 Código de Conducta Empresarial Excelencia en los productos, los servicios y las relaciones

2 Nuestra misión Smurfit Kappa se esfuerza al máximo para ser un Grupo orientado a los clientes y líder en el mercado, donde la satisfacción de los clientes, el desarrollo personal de los empleados y el respeto hacia las comunidades locales se consideran aspectos inherentes al objetivo de generar valor para los accionistas.

3 Mensaje de Gary McGann, Director General del Grupo Como líder mundial en la fabricación de empaques elaborados con papel, nuestro Grupo cuenta con más de empleados que trabajan en más de 32 países. Nuestros empleados son la piedra angular de nuestra empresa y el punto clave que nos diferencia de nuestros competidores. La forma en la que actuamos individualmente y como Grupo deja claro quiénes somos y lo que otras personas puedan esperar de nosotros. La continuación de nuestro éxito depende de que las medidas y las decisiones que tomemos no sean tan sólo legales, sino también éticas. Gary McGann Director General del Grupo Nuestro Código de Conducta Empresarial, el cual cuenta con la aprobación y el pleno respaldo de nuestro Consejo de Administración, es fundamental en este sentido. Proporciona una guía sobre las responsabilidades legales y éticas que compartimos como miembros de la familia Smurfit Kappa y nos orienta hacia la información y los recursos que necesitamos para tomar las decisiones acertadas mientras desempeñamos nuestro trabajo. La integridad es la responsabilidad de cualquier empleado de cualquier ubicación. Confío en que se familiarice con nuestro Código y con las políticas de nuestro Grupo, que las aplique cada día en el trabajo que desempeña y en que realice preguntas si en algún momento no está seguro de cuál es la forma más apropiada de actuar. Si en algún momento no se siente cómodo hablando con su Gerente, con el representante de RRHH de su zona o informando a alguna persona que tenga cierta responsabilidad sobre usted, le ruego que plantee su preocupación a alguna persona del Grupo. La Tabla de recursos, que se encuentra al final de nuestro Código, puede guiarlo hacia las personas y las políticas que podrán ayudarle. Recuerde que su compromiso con nuestro Código y con nuestros Principios básicos contribuye a que las otras personas nos conozcan como un Grupo que no tan solo realiza su actividad en todo el mundo, sino que lo hace de forma ética, honesta y con integridad. Muchas gracias por participar en ello. Director General del Grupo

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5 Contenido Nuestro Código: Introducción 2 Nuestros Principios básicos: 5 Cumplimiento de la Ley 5 Ley contra el soborno y contra la corrupción 5 Competencia leal y Prácticas comerciales 7 Mantenimiento adecuado de registros y transacciones 9 Tráfico de información privilegiada 9 Leyes de importación/exportación 10 Comportamiento ético 12 Diversidad de nuestros trabajadores 13 Compromiso Social 13 Seguridad y Salud 15 Protección del medio ambiente 16 Contribuciones y acciones de carácter político 16 Confidencialidad 17 Hablar en nombre de Smurfit Kappa 18 Redes sociales 18 Compromiso con la calidad y el servicio 21 Relaciones con las comunidades locales 21 Conflictos de interés 21 Regalos y gastos de representación 23 Préstamos a empleados 24 Protección de los activos del Grupo 25 Comparta su preocupación: nuestra Política de Buena Fe y Denuncia de Irregularidades 28 Recursos 29 1

6 Introducción Nuestro código representa nuestra dedicación a la integridad y a tres principios básicos: el cumplimiento de las leyes, el comportamiento ético y el compromiso con la calidad y el servicio. 2

7 Nuestro Código Smurfit Kappa está totalmente comprometida con la realización de su actividad empresarial conforme a los más altos niveles de ética. Nuestro Código de Conducta Empresarial ("Código") es un reflejo de tales niveles y proporciona a cada uno de nosotros la información necesaria para poder alcanzar el nivel de excelencia en nuestros productos, nuestros servicios y nuestras relaciones. El Código se aplica a nuestro Consejo de Administración, Directivos y Empleados de todo el mundo. Exigimos también a cualquier persona, entidad o agente que actúe en nuestro nombre que cumpla con nuestro Código. Su responsabilidad, como Empleado o como Directivo del Grupo o de sus filiales, es cumplir con el Código así como con todas las leyes, normas y regulaciones aplicables. Tiene también la responsabilidad de dar a conocer cualquier conducta que suponga un incumplimiento de nuestro Código. El incumplimiento de nuestro Código puede conllevar a la toma de medidas disciplinarias e incluso puede suponer la finalización contractual. Si se enfrenta a una situación difícil y no está seguro de cuál es la decisión correcta, pregúntese: Es legal? Cumple nuestro Código y nuestros Principios básicos? Me sentiría mejor si otras personas del Grupo lo supieran? Me sentiría mejor si mi actuación se hiciera pública? Si la respuesta a todas estas preguntas es "sí", la decisión de seguir adelante será probablemente correcta, pero si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es "no" o "no estoy seguro", deténgase y solicite ayuda. Aunque el Código contempla muchas de las situaciones a las que se puede enfrentar, no puede abordar todas y cada una de estas situaciones ni puede responder a todas las preguntas que usted puede tener. Existen personas y políticas para orientarle. Consulte a su Gerente, al representante de RRHH de su zona, a los Directivos de su zona o división, al Gerente de Control Interno del Grupo o a otro miembro del Grupo siempre que tenga alguna duda sobre cuál es la mejor manera de proceder o si considera que la ley a nivel local y nuestro Código se contradicen. 3

8 Dé un buen ejemplo, ayude a sus empleados a comprender el Código y anímelos a solicitar ayuda siempre que tengan alguna pregunta o haya alguna cuestión que les preocupe Los Directivos no tienen tan sólo la responsabilidad de controlar y hacer cumplir nuestro Código, sino también la de ser un ejemplo de su cumplimiento y de integridad. Si es usted Directivo, recuerde que "el ejemplo debe darse siempre desde arriba". Dé un buen ejemplo, ayude a sus empleados a comprender el Código y anímelos a solicitar ayuda siempre que tengan alguna pregunta o haya alguna cuestión que les preocupe. Trabajar de forma íntegra es responsabilidad de todos y cada uno de los empleados de cualquier nivel del Grupo. Nadie tiene autoridad para incumplir nuestro Código o para mandar a otras personas a que así lo hagan. Si en algún momento se siente presionado para hacer algo que usted sabe que no está bien, solicite ayuda y asesoramiento de inmediato. 4

9 Nuestros Principios Básicos: Cumplimiento de la Ley Entendemos que el éxito futuro de nuestro Grupo depende en buena manera de la comprensión de las leyes y normas aplicables a nuestro negocio donde quiera que desarrollemos nuestra actividad. Establecemos un estándar mínimo (y absoluto) de cumplimiento de la ley, pero lo que esperamos de nuestros empleados es que se fijen unos estándares más altos de manera adecuada. Ley contra el soborno y contra la corrupción Competencia leal y Prácticas comerciales Mantenimiento preciso de registros y transacciones Tráfico de información privilegiada Leyes de importación/exportación Ley contra el soborno y contra la corrupción Nuestro Grupo mantiene una política de cero tolerancia frente a actos de soborno y de corrupción. Cumplimos todas las leyes contra el soborno y contra la corrupción en los países en los que llevamos a cabo nuestra actividad empresarial, no sólo porque es nuestro deber legal, sino también porque con ello cumplimos con nuestro compromiso de dirigir nuestro negocio de forma ética y honesta. Como empleado, usted no puede: Ofrecer, prometer o dar una ventaja económica o de otro tipo que pudiera interpretarse como un acto de soborno hacia otra persona u organización para animarlos a proporcionar al Grupo un favor o ventaja comercial. Acceder a recibir o aceptar una ventaja económica o de otro tipo a cambio de proporcionar un favor o una ventaja comercial a otra persona u organización (por ejemplo, concesión de contratos, ofertas de empleo, etc.) Permitir que alguien que trabaje en nombre de Smurfit Kappa (incluidos consultores, proveedores y otros terceros) ofrezca o reciba un soborno. 5

10 P Qué R No haría si un proveedor con el que ha trabajado usted durante muchos años le ofreciera un incentivo personal a cambio de cerrar un contrato de varios años con la compañía para la que él trabaja? acepte su oferta. Este tipo de "comisión" para hacer negocios no es más que otra forma de poner nombre a un soborno, el cual sería un acto no ético y potencialmente ilegal. La legislación contra el soborno es especialmente estricta cuando se trata de sobornos a funcionarios públicos extranjeros y su incumplimiento puede llevarle a usted y al Grupo a tener que hacer frente a cuantiosas multas. Sean cuales sean las prácticas a nivel local o las prácticas de otras compañías, asegúrese de evitar hasta la más mínima apariencia de un acto indebido. Recuerde: "La única realidad es la que se percibe". P Si R Sí, uno de nuestros agentes ofrece un soborno a un director de compras de uno de nuestros clientes sin que nosotros lo sepamos, puede el Grupo ser considerado responsable? nuestro Grupo puede ser considerado responsable de cualquier soborno ofrecido por terceros que actúen en nuestro nombre, tanto si actúan con nuestro conocimiento como si no. Por esa razón, es absolutamente fundamental que tomemos medidas para conocer a aquellos terceros que trabajan en nuestro nombre y para estar seguros que sus prácticas y relaciones empresariales son transparentes y éticas. Consulte la Política sobre Agentes Comerciales del Grupo que le ayudará a comprender y realizar el proceso de auditoria necesario. 6

11 Competencia leal y Prácticas comerciales Nuestra política es la de cumplir absolutamente con todos los aspectos de las leyes locales, nacionales e internacionales sobre la competencia leal y contra el monopolio en cualquier lugar en el que pretendemos hacer negocios. Exigimos un mercado global abierto y justo (es decir, "un terreno de juego equilibrado") y reconocemos que obtenemos nuestra ventaja competitiva ofreciendo excelentes productos y servicios y nunca mediante prácticas empresariales ilegales o poco éticas. Confiamos en que proporcione un trato justo y honesto a nuestros clientes y que sea acertado en la negociación de términos y condiciones de venta. No participe nunca en prácticas comerciales engañosas o injustas (incluida la publicidad falsa o que induce a error, la falsa facturación, el menosprecio a competidores o el espionaje industrial). P Qué R No haría si al asistir a un evento, como puede ser una reunión del sector, un competidor quiere discutir políticas de precios o estrategias de venta? participe nunca en tales discusiones relacionadas con cuestiones de competencia. En ocasiones, una conversación o discusión muy informal puede llevar a la infracción de las leyes antimonopolio. Lo mejor que puede hacer es advertir a su competidor de que no va a discutir nada relacionado con este asunto, abandonar la reunión inmediatamente y ponerse en contacto con su director, con los ejecutivos de su zona o división o con el Consejo General del Grupo para informar del incidente. Tenga también un trato justo y honesto con nuestros competidores. Consiga información de la competencia de forma ética y evite causar hasta la más mínima percepción de un acto indebido. Nunca participe en discusiones ni acuerdos con competidores para: Fijar precios o condiciones relacionadas con los precios de productos y servicios. Compartir planes de marketing (incluidos niveles de producción, niveles de inventario, procesos de producción, utilización de materias primas, etc.). Repartirse clientes, mercados o territorios o limitar la disponibilidad de productos o servicios. Las leyes sobre la competencia y contra el monopolio son complejas y el incumplimiento de estas leyes acarrea graves consecuencias. Si en algún momento tiene alguna pregunta o hay alguna cuestión que le preocupe, solicite asesoramiento a los ejecutivos de su zona o división. Para obtener más información, póngase en contacto con el Consejo General del Grupo. 7 Exigimos un mercado global abierto y justo

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13 Mantenimiento adecuado de registros y transacciones Cada uno de nosotros tenemos la obligación de ser justos y precisos a la hora de registrar y mantener nuestros libros y registros contables. En cualquier tipo de transacción, tanto si se trata de diligenciar un informe de gastos, preparar un informe financiero o, sencillamente, diligenciar su hoja de trabajo, sea honesto y exacto. Respete siempre las leyes, las prácticas estándar de contabilidad y la Guía de Elaboración de Informes Financieros del Grupo. P Qué R Usted haría si alguien del equipo de dirección le pidiera que falsificara un registro o que hiciera algo que usted sabe que no está bien? tiene la responsabilidad de ser honesto y preciso. Ninguna persona del Grupo, esté en el nivel que esté, tiene autoridad para hacerle actuar de forma ilegal o no ética. Si se siente presionado a actuar de forma incorrecta, póngase en contacto con los ejecutivos de su zona o división o siga el procedimiento de denuncia de irregularidades del Grupo por el cual puede dirigirse a otras personas responsables, incluido el Contralor Financiero del Grupo, para compartir su preocupación al respecto. Si en alguna ocasión no se siente cómodo utilizando tales canales o no está seguro de ello, solicite ayuda o asesoramiento al representante de RRHH de su zona. Siga también la política del Grupo y los requisitos legales de su zona en cuanto a mantenimiento, archivo o eliminación de registros y documentos. Tenga cuidado de no eliminar nunca, sin el expreso consentimiento del Secretario General del Grupo, información que sea (o pudiera ser) requerida en caso de demanda judicial. Tráfico de información privilegiada Como empleado, es posible que tenga acceso a información ("interna") importante y de carácter no público sobre el Grupo o sobre otras compañías con las que realizamos negocios (como pueden ser posibles o actuales proveedores o clientes) que, en caso de conocerse, podría influir en la decisión de alguna persona sobre si comprar, vender o mantener acciones de una compañía. Algunos ejemplos de información interna pueden incluir información sobre: previsión de futuras pérdidas y ganancias, cambios en la organización, fusiones o adquisiciones previstas, importantes demandas judiciales o liquidaciones, nuevos proyectos en estudio, etc. 9

14 P Si R No. un colaborador se entera a través de su trabajo que a uno de los proveedores de Smurfit Kappa se le va a adjudicar un gran contrato y comparte con usted esa información, puede comprar algunas acciones de aquella empresa proveedora? Si aún no se ha hecho pública, la información que se compartió con usted es importante y de carácter privado y no puede utilizarla para comerciar con títulos y valores de esa compañía. Al pasarle este "consejo", su colaborador puede haber cometido algún tipo de tráfico de información privilegiada. El tráfico de información privilegiada es ilegal. Tiene la responsabilidad de proteger la información interna, de no comprar ni vender nunca acciones con base a ese tipo de información ni de "aconsejar" a otros para que lo hagan. Si en algún momento tiene alguna pregunta sobre qué tipo de información se considera información interna, hable con su Gerente, con los Directivos de su zona o división o con el Secretario General del Grupo. Para obtener más información, consulte el Código de Grupo para la Realización de Transacciones con Acciones. Leyes de importación/exportación Las leyes de importación y exportación regulan dónde y con quién podemos hacer negocios. Reconocemos que nuestra capacidad para exportar nuestros productos es un privilegio, no un derecho, y que cualquier incumplimiento puede afectar de manera significativa a nuestras operaciones. Si participa en el movimiento de productos o servicios a través de fronteras internacionales, tiene la responsabilidad de conocer y cumplir todas las leyes, normas y restricciones de exportación e importación aplicables en el país o en los países con los que trabaja. Los controles de exportaciones e importaciones pueden ser complejos. Si en algún momento tiene alguna duda, solicite asesoramiento a los ejecutivos de su división o a los recursos del Grupo. Nuestra capacidad para exportar nuestros productos es un privilegio, no un derecho 10

15 Ponga en práctica nuestros principios: No ofrezca ni reciba nunca un soborno ni permita que otras personas realicen un soborno en su nombre. Cumpla las leyes sobre competencia leal y contra el monopolio; contribuya a fomentar la existencia de un terreno de juego equilibrado. Sea preciso, justo y exacto en todas las transacciones que realice y en todos los asientos contables que registre. No trafique con información privilegiada ni aconseje a otros que lo hagan. Conozca y cumpla todas las normas de importación y exportación del país o de los países en los que realiza negocios. 11

16 Mantenemos un comportamiento personal fundamentalmente respetuoso y justo... Nuestros Principios Básicos: Comportamiento ético Mantenemos un comportamiento personal fundamentalmente respetuoso y justo en el que la absoluta integridad y honestidad de cada uno de nuestros empleados está fuera de toda duda. Diversidad de nuestros trabajadores Compromiso Social Seguridad y Salud Protección del medio ambiente Contribuciones y acciones de carácter político Confidencialidad Hablar en nombre de Smurfit Kappa Redes sociales 12

17 Diversidad de nuestros trabajadores Nos sentimos orgullosos de la amplia variedad de aptitudes, habilidades, formación, experiencias y perspectivas que presenta cada uno de los empleados de nuestro Grupo. Prohibimos la discriminación, el acoso, la intimidación y cualquier práctica injusta en la realización de nuestro trabajo diario y empleamos, contratamos y formamos sin tener en cuenta raza, color de piel, sexo, orientación sexual, edad, religión, credo, nación de origen, minusvalía ni cualquier otro estado legalmente protegido en aquellos países en los que el Grupo desarrolla su actividad empresarial. Compromiso Social Tenemos el compromiso de manejar de forma respetuosa y socialmente responsable las relaciones con nuestros compañeros de trabajo, socios comerciales y comunidades anfitrionas. Cumplimos los principios manifestados en la Declaración de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y los Principios y Derechos laborales fundamentales desarrollados por la Organización Internacional del Trabajo en todos los países en los que estamos (o estaremos) presentes. Ello significa que: Respetamos la libertad de asociación. Los empleados tienen derecho a ser (y seguir siendo) miembros de un sindicato y permitir que su representante negocie en su nombre. Prohibimos la mano de obra infantil. No contratamos, para ningún tipo de tarea, a ninguna persona que no haya alcanzado aún la edad de finalización de la escolarización obligatoria o la edad mínima establecida para acceder al mercado laboral de cualquier país en el que operamos. Tampoco contratamos a sabiendas a ninguna empresa que contrate mano de obra infantil. Tratamos a los empleados con humanidad. No aprobamos (ni toleramos) los trabajos forzados, el maltrato físico ni cualquier otra forma de comportamiento en el que haya malos tratos, tanto si están dirigidos a empleados como a aquellas personas con las que realizamos negocios. Reconocemos las contribuciones de nuestros empleados. Funcionamos como una meritocracia. Promocionamos a las personas con base a su idoneidad, las recompensamos de forma justa, fomentamos su desarrollo personal y profesional y promovemos una comunicación eficaz en todos y cada uno de los niveles de la empresa. 13

18 Compensamos de una forma justa. Nos aseguramos de que los salarios en todos los países en los que operamos correspondan o superen el mínimo establecido por sus leyes o gobiernos respectivos y revisamos los niveles de sueldos y salarios a intervalos regulares. Fomentamos la formación y el desarrollo continuo. Queremos que todos los empleados alcancen su máximo potencial. Los Directivos tienen la obligación de proteger y orientar a sus empleados. Fomentamos la participación en la comunidad. Tenemos el compromiso de desarrollar buenas relaciones con las comunidades anfitrionas en las que tenemos el privilegio de trabajar y motivamos a nuestros empleados a contribuir con donaciones benéficas, a participar en iniciativas escolares, a colaborar como mentores de pequeños negocios, etc. Recuerde que las acciones que usted realiza en nombre de nuestro Grupo influyen enormemente en nuestro éxito y no sólo contribuyen al desarrollo de un futuro ético sino también a un futuro sostenible. Para obtener más información, consulte la Declaración de Política Social de SKG. P Qué R Exigimos debería hacer usted si tuviera la sensación que se le está negando una oportunidad debido a su raza, sexo, religión o a cualquier otra característica personal o social? que las decisiones de empleo se basen en las capacidades, logros, formación y experiencia de un individuo. Si considera que se le ha discriminado o que se le ha tratado de forma injusta, póngase en contacto con el representante de RRHH de su zona o con otro Recurso del Grupo. 14

19 Seguridad y Salud En nuestras instalaciones, cumplimos con demostrar estándares de seguridad y salud para proteger el bienestar de nuestros empleados, visitantes y contratistas, así como con el bienestar público. Tenemos políticas y sistemas implementados que fomentan una cultura positiva de seguridad y revisamos y mejoramos regularmente tales políticas y sistemas, basándonos en las buenas prácticas, la experiencia diaria y el reconocimiento de normas en constante evolución. Tenemos políticas y sistemas implementados que fomentan una cultura positiva de seguridad... Se espera de usted que, al desempeñar su trabajo, siga todas las políticas de seguridad, utilice todos los sistemas de seguridad pertinentes y busque siempre nuevas maneras de mejorar los procedimientos para garantizar la seguridad y la salud. Para obtener más información, consulte la Declaración de Política de Seguridad y Salud de SKG. P Qué R Cualquier haría si percibe un posible peligro para la seguridad pero este no parece demasiado grave? cuestión que afecte a la seguridad debe abordarse inmediatamente. Si no puede abordar y corregir el problema usted mismo, informe inmediatamente del peligro a su responsable o jefe de área. Las amenazas y los actos de violencia afectan nuestro compromiso con la seguridad y la salud y nuestro Grupo no los tolera de ningún modo. Sea amable y respetuoso con las personas e informe de cualquier acto o comportamiento violento (o potencialmente violento) que suponga una amenaza o un perjuicio para cualquier empleado. El abuso de sustancias controladas, medicamentos, y alcohol, y el consumo de drogas ilegales, afecta negativamente el rendimiento en el trabajo, pone en peligro la seguridad y le pone en riesgo a usted y a las personas con las que usted trabaja, así que fomentamos un entorno de trabajo libre de estas sustancias en la totalidad de nuestras instalaciones. Está prohibido el abuso de medicación, alcohol, sustancias controladas y el consumo de drogas ilegales en el lugar de trabajo. Puede darse alguna situación excepcional donde se permita consumir bebidas alcohólicas previa autorización del director de la instalación y siempre y cuando usted cumpla todas las leyes y políticas del Grupo y lo haga con moderación y sentido común. 15

20 Ser un ciudadano responsable constituye una parte esencial de la estrategia de negocio de nuestro Grupo Protección del medio ambiente Ser un ciudadano responsable constituye una parte esencial de la estrategia de negocio de nuestro Grupo. Tenemos el compromiso de proteger el medio ambiente mediante una utilización eficiente de los recursos y una actuación dirigida a la prevención de la contaminación, al fomento del reciclaje, al uso sostenible de los recursos naturales y a minimizar los residuos. Esperamos de nuestros empleados que sean respetuosos con el medio ambiente en el que trabajan y que se aseguren que sus acciones no resulten nocivas ni perjudiciales para ese medio natural. Tiene usted la responsabilidad de cumplir todas las leyes, políticas, permisos y normativas relacionadas con la legislación medioambiental y de intentar mejorar siempre con cada aspecto de su trabajo el comportamiento medioambiental del Grupo, así como su eficiencia energética y de recursos. Tiene también la responsabilidad de apoyar a aquellos proveedores que comparten nuestro compromiso con el cumplimiento y la sostenibilidad del medio ambiente. Para obtener más información, consulte la Declaración de Política Medioambiental de SKG, la Declaración de Política de Gestión Forestal Sostenible de SKG y la Declaración de Política de Abastecimiento Sostenible de SKG. Contribuciones y acciones de carácter político Apoyamos el derecho de cualquier individuo a participar en actividades cívicas y políticas. Sin embargo, tales contribuciones no se pueden realizar por, o en nombre del Grupo como apoyo a algún partido político. 16

21 Confidencialidad Tenemos el compromiso de proteger la confidencialidad de la información sobre nuestro Grupo, nuestros empleados y las compañías con las que trabajamos. La información confidencial puede aparecer en forma de: investigaciones, especificaciones o presupuesto sobre nuevos productos; estrategias de mercadeo o de publicidad; información financiera de carácter privado; listas o archivos de clientes; datos de empleo, compensación o personales; etc. Proteja la información confidencial como lo haría con su propia información personal y no la revele a ninguna persona no autorizada para acceder a ella, ya sean personas dentro del lugar de trabajo como fuera de este, a menos que se trate de un requerimiento legal. P Por R Nuestra qué es tan sumamente importante para nuestro Grupo la protección de la información confidencial? base de conocimiento, datos empresariales e información técnica son lo que nos proporcionan una ventaja competitiva en el mercado. Como empleado, tiene la responsabilidad de proteger y respetar la información confidencial y de no compartirla nunca con nadie, ni siquiera con un compañero de trabajo o colaborador, que no necesite conocerla como parte de su trabajo. Antes de compartir información confidencial (tanto verbalmente, como por medios electrónicos o por escrito), asegúrese que: Está autorizado para revelar dicha información. Está revelando la información a una persona que está autorizada a conocerla. Limita al mínimo exigido la cantidad de información revelada para conseguir el fin empresarial indicado. Obtiene, cuando sea necesario, un acuerdo de confidencialidad o privacidad cuando revele información a alguna persona ajena a nuestro Grupo. Informa al receptor que esa información es confidencial y se asegura que esa persona comprende todas las limitaciones relacionadas con su utilización o distribución. Su obligación de proteger la información confidencial sigue existiendo incluso cuando usted deja de trabajar para Smurfit Kappa. Si deja usted el Grupo, no podrá compartir información confidencial con la nueva empresa que le haya contratado ni con ninguna otra persona. 17

22 Hablar en nombre de Smurfit Kappa Queremos asegurarnos que toda información que se comparta a nivel público sobre nuestro Grupo sea precisa y coherente. A menos que se le autorice expresamente para ello, no deberá hablar nunca en nombre de su empresa, su compañía o el Grupo. Si algún medio de comunicación se pone en contacto con usted para obtener información, copias de documentos del Grupo o incluso para saber su opinión, dirija la consulta a su director o a los ejecutivos de su zona o división. Si el asunto es importante, o puede llevar a un interés generalizado por parte de los medios de comunicación, póngase en contacto con el Secretario General del Grupo. Redes sociales Confiamos también en que utilizará el sentido común en cuanto a la utilización de las redes sociales. Al realizar publicaciones en línea, deje claro que habla por usted y que se trata de su punto de vista personal y no del punto de vista del Grupo. No incumpla nunca la ley ni nuestras políticas relacionadas con el compromiso social o con la protección de información confidencial. Siga la Política de Redes Sociales del Grupo. Confiamos en que utilizará el sentido común en cuanto a la utilización de redes sociales 18

23 Ponga en práctica nuestros principios: Trate siempre a los demás con respeto y dignidad. Si sabe o sospecha que se está acosando o discriminando a alguien, denuncie este hecho inmediatamente. Sea un buen ciudadano socialmente responsable. Responsabilícese de las relaciones con compañeros de trabajo, socios comerciales y nuestras comunidades anfitrionas y sea respetuoso con tales relaciones. Cumpla las políticas y los sistemas de seguridad y busque siempre nuevas maneras de mejorar los procedimientos para garantizar la salud y la seguridad. Sea respetuoso con el medio ambiente y cumpla las leyes, políticas, permisos y normativas relacionadas con la legislación medioambiental. Conozca y cumpla la política de nuestro Grupo en cuanto a contribuciones y actividades de carácter político. Contribuya a la protección de la información confidencial sobre nuestro Grupo, nuestros empleados y las empresas con las que trabajamos. No hable nunca en nombre del Grupo, a menos que se le haya autorizado expresamente para ello. Haga un uso responsable de las redes sociales. 19

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25 Nuestros Principios Básicos: Compromiso con la calidad y el servicio Nuestras relaciones de confianza con clientes, accionistas, proveedores, autoridades gubernamentales y el público en general nos han ayudado a crear una envidiable reputación de ofrecer un alto nivel de calidad en nuestros productos y en los servicios que los respaldan. Relaciones con las comunidades locales Conflictos de interés Regalos y gastos de representación Préstamos a empleados Protección de los activos del Grupo Relaciones con las comunidades locales Tratamos de contribuir con las comunidades de nuestros países, regiones y ciudades anfitrionas suministrando productos y servicios de forma eficiente y rentable y ofreciendo buenas oportunidades y condiciones de empleo. En la realización de nuestras transacciones comerciales, tenemos también en cuenta los intereses de la comunidad en general, incluyendo aquellos de carácter internacional, nacional y local. Conflictos de interés Somos leales al Grupo y actuamos en favor de sus intereses. Puede presentarse algún conflicto cuando usted (o algún miembro de su familia directa) entabla alguna relación empresarial o participa en alguna actividad financiera con proveedores, clientes o competidores que puede interferir, o puede parecer que interfiere, con las decisiones que usted debe tomar como empleado del Grupo. Tiene la responsabilidad de comprender y evitar aquellas situaciones que pueden originar un conflicto de interés. Aunque no es posible enumerar todas aquellas situaciones que podrían generar un conflicto de interés, existen algunas áreas en las que típicamente se presentan conflictos: 21

26 Intereses económicos. Se puede generar un conflicto si usted es responsable de compras o de decisiones de selección respecto a uno de nuestros clientes o proveedores y usted (o un miembro de su familia directa) tiene un interés económico o personal en ese cliente o proveedor o uno de sus competidores. Interés sobre una propiedad. También se puede presentar un conflicto si usted (o un miembro de su familia directa) tiene un interés en algún bien inmueble, derechos de arrendamiento, patentes u otro tipo de propiedad en la que el Grupo tiene (o existe alguna razón para creer que podríamos tener) un interés. Intereses de terceros. Actuar como agente para un tercero (cliente, proveedor, consultor, etc.) en transacciones en las que participe el Grupo también puede presentar un conflicto. Relaciones de parentesco. Trabajar con un miembro de la familia también puede presentar conflictos reales o aparentes, especialmente si las funciones que usted desempeña o la asignación de responsabilidades afectan la toma de decisiones objetiva. Actividades externas. También se puede producir un conflicto cuando usted accede a servir como director o en otro cargo clave de una empresa que es o pretende convertirse en uno de nuestros clientes, proveedores o competidores. Si está considerando realizar una actividad o transacción que pudiera indicar un conflicto de intereses, deberá revelar el posible conflicto y obtener la aprobación por escrito de los Directivos de su zona y de su división, así como del Director General, del Director de Finanzas y del Director de Operaciones del Grupo antes de poder seguir adelante. P Qué R Deberá debería hacer usted si hay un miembro de su familia que es propietario de una empresa proveedora de Smurfit Kappa? hablar de la situación con su Gerente. Podría existir un conflicto de intereses en el caso que su trabajo implique la toma de decisiones relacionadas con el contrato de este proveedor o si usted participa en la realización o la aprobación de pagos a esa empresa. 22

27 Regalos y gastos de representación En algunas circunstancias, un nivel adecuado de regalos y de gastos de representación puede mejorar las relaciones comerciales y afianzar a los clientes, pero cuando se considera demasiado generoso o se ofrece a menudo, ello puede indicar una actitud inadecuada. Es importante que conozca y siga las normas relacionadas con regalos y gastos de representación. Puede dar o aceptar un regalo o una actividad de entretenimiento que: Sea para un fin empresarial legítimo y haya sido debidamente aprobado. No tenga un valor excesivo. Sea coherente con las prácticas empresariales habituales a nivel local. No se ofrezca, de forma directa o indirecta, a cambio de una acción o beneficio específicos, y. No le ponga a usted o al Grupo en una situación embarazosa en caso que se hiciera público. P Si R Sí. un cliente le enviara un pequeño regalo con el logotipo de su compañía como reconocimiento a la buena relación de trabajo existente, podría aceptarlo? Puede aceptar regalos simbólicos, siempre y cuando sean normales y habituales para la empresa y no sean excesivos en cuanto a su frecuencia. No se pueden desembolsar, de forma directa ni indirecta, fondos ni activos del Grupo como modo de pago a un funcionario del estado o como soborno o similar a empleados de otras compañías. Supone también un incumplimiento de nuestra política el hecho de utilizar a un tercero para que haga algo que usted tiene prohibido hacer o disimular un soborno de modo que parezca una comisión, reembolso, etc. Los regalos en efectivo, en especie o de valor ofrecidos para influir o comprometer la objetividad de una persona en el momento de tomar decisiones empresariales, están terminantemente prohibidos. (Consulte la sección Ley contra el soborno y contra la corrupción.) Si está considerando ofrecer o aceptar un regalo que no cumple los requisitos mencionados en nuestra política, deberá obtener antes la aprobación por escrito de los Directivos de su zona y de su división, así como del Director General, del Director de Finanzas y del Director de Operaciones del Grupo según corresponda. 23

28 Préstamos a empleados Nuestra política es la de prohibir préstamos, anticipos personales o garantías, usando los fondos de la empresa a empleados, directivos o miembros del Consejo de Administración, ni a amigos ni familiares de cualquiera de estos grupos, a menos que (1) se den unas circunstancias extraordinarias y (2) se obtenga la aprobación del Vicepresidente de Recursos Humanos del Grupo. Además, ni usted ni su familia directa podrán conceder ni avalar un préstamo y tampoco aceptar un préstamo de (o mediante) la ayuda de ningún individuo u organización que tenga una relación comercial con el Grupo. Tenga en cuenta que ello no le impide solicitar un préstamo normal a un banco o a una institución financiera al tipo de interés y en los términos y condiciones vigentes en ese momento. 24

29 Protección de los activos del Grupo Tiene la responsabilidad de utilizar los activos y las propiedades del Grupo para el desarrollo de la actividad empresarial del Grupo y de protegerlos frente a pérdidas, daños y un uso incorrecto. Nuestros activos constan de todo aquello que poseemos, entre los que se encuentran: Activos financieros: efectivo, cuentas bancarias y capacidad crediticia. Activos físicos: instalaciones, equipos y maquinaria, vehículos del Grupo e inventario. confiamos que utilizará el sentido común Tecnología: hardware, software, sistemas de información y dispositivos móviles. Propiedad intelectual: patentes, marcas comerciales, métodos empresariales, diseños y procesos industriales. La utilización esporádica de activos físicos o de tecnología para uso personal está generalmente permitida, dentro de lo razonable, pero confiamos que utilizará el sentido común. No ponga en riesgo nuestros intereses, no retire activos de nuestras instalaciones sin la debida autorización ni los utilice en beneficio de sus propios intereses o los de sus familiares o amigos. El uso que usted haga de estos activos no debe traer costos adicionales significativos, una alteración de la actividad empresarial ni cualquier otro tipo de inconveniente para el Grupo. Proteja nuestros sistemas de información. No descargue, copie ni comparta software a menos que haya obtenido la autorización para hacerlo. Las descargas ilegales pueden infringir las leyes sobre derechos de autor y pueden ponerle a usted y al Grupo en una situación de riesgo. Asegúrese de evitar el robo, la pérdida o el uso no autorizado de la información y los sistemas electrónicos protegiendo físicamente la información y el hardware que se le ha asignado y protegiéndolos para que otras personas no puedan acceder a ellos. 25

30 Ponga en práctica nuestros principios: Apoye el compromiso de nuestro Grupo de respetar y colaborar con las comunidades de nuestros países anfitriones. Evite aquel tipo de situaciones que pueden generar conflictos de interés; revele cualquier actividad o transacción que pudiera indicar un verdadero o posible conflicto. Conozca y siga la política del Grupo relacionada con la realización o la recepción de ofertas de regalos o de actividades de entretenimiento. No solicite ni proporcione un préstamo, un anticipo o una garantía, usando fondos corporativos a empleados, directivos ni miembros del Consejo de administración. Utilice los activos del Grupo para el desarrollo de la actividad empresarial del Grupo y protéjalos frente a pérdidas, daños y un uso incorrecto. 26

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32 Nuestra Política de Buena Fe y Denuncia de Irregularidades Queremos asegurarnos que todos los empleados tienen la oportunidad de denunciar de buena fe una mala práctica o una posible mala práctica sin miedo a sufrir represalias. Comparta su preocupación Tenemos el compromiso de mantener el cumplimiento de todas las leyes y normas aplicables así como de mantener los más altos niveles de ética, tal y como se establece en nuestro Código. Con este propósito, usted puede presentar de buena fe una queja o preocupación relacionada con cualquier comportamiento poco ético o ilegal ante su Gerente, los Directivos de su zona o división, el representante de RRHH de su zona, el Gerente de Control Interno del Grupo o el Vicepresidente de Recursos Humanos del Grupo. Una denuncia "de buena fe" significa que usted cree sinceramente que se ha cometido una o varias de las siguientes acciones indebidas: Un delito (como puede ser un fraude o un robo). Un incumplimiento de una obligación legal (como puede ser el incumplimiento de las leyes sobre la competencia). Un incumplimiento de nuestro Código de Conducta o de cualquier otro código o política del Grupo. Un incumplimiento de los sistemas o códigos de buenas prácticas de una unidad de negocio en particular. Cualquier acto fraudulento o error intencionado al elaborar, evaluar, revisar o auditar un estado financiero o al registrar o mantener los registros financieros. Cualquier deficiencia o incumplimiento de los controles internos. Cualquier tergiversación o falsa declaración relacionada con un registro financiero, un informe financiero o un informe de auditoría. Encubrimiento intencionado relacionado con cualquiera de las acciones descritas anteriormente. Puede presentar su denuncia por escrito, a través de correo electrónico u ordinario, por teléfono o mediante una visita personal. Le animamos a que informe inmediatamente de aquella situación que le preocupa. Prohibimos terminantemente que se sancione o censure a cualquier persona que de manera razonable considere que la información revelada es básicamente cierta. Para obtener más información, consulte el "Código de Denuncia de Irregularidades" de la Declaración de Política de Buena Fe y Denuncia de Irregularidades. 28

33 Recursos Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con cualquier cuestión del Código de Conducta, póngase en contacto con su director, con el representante de RRHH de su zona, con los ejecutivos de su zona o división, o consulte la política aplicable. POLÍTICA Ley de Competencia Declaración de Política Medioambiental Guía de Elaboración de Estados Financieros Declaración de Política de Buena Fe y Denuncia de Irregularidades Declaración de Política de Seguridad y Salud Política de Agentes Comerciales Código de Grupo para la Realización de Transacciones con Acciones Declaración de Política Social Política de Redes Sociales Declaración de Política de Gestión Forestal Sostenible RECURSO Brian.Marshall@smurfitkappa.com Steven.Stoffer@smurfitkappa.com Ken.Bowles@smurfitkappa.com Jennifer.Victory@smurfitkappa.com Kieran.McKenna@smurfitkappa.com Jennifer.Victory@smurfitkappa.com Michael.ORiordan@smurfitkappa.com Jim.Fitzharris@smurfitkappa.com Gianluca.Castellini@smurfitkappa.com Nienke.Odekerken@smurfitkappa.com Steven.Stoffer@smurfitkappa.com

34 Declaración de Política de Abastecimiento Sostenible En cualquier circunstancia, si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con cualquier cuestión del Código de Conducta, póngase en contacto con alguno de los recursos especificados a continuación: RECURSO Gerente de Control Interno del Grupo Secretario General del Grupo Contralor Financiero del Grupo Consejo General del Grupo Vicepresidente de Recursos Humanos del Grupo Director de Seguridad y Salud del Grupo CONTACTO Jennifer.Victory@smurfitkappa.com Michael.ORiordan@smurfitkappa.com Ken.Bowles@smurfitkappa.com Brian.Marshall@smurfitkappa.com Gianluca.Castellini@smurfitkappa.com Kieran.McKenna@smurfitkappa.com

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36 Smurfit Kappa Group Beech Hill Clonskeagh Dublin 4, Irlanda