Módulo 8: Ofimática básica. Unidad didáctica 4: Como obtener ayuda en Word. Procesador de textos: Word

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1 Módulo 8: Ofimática básica Unidad didáctica 4: Como obtener ayuda en Word Procesador de textos: Word

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3 UNIDAD DIDÁCTICA 4 Cómo obtener ayuda en Word

4 Créditos Autor/es: Fuentes Innovación y Cualificación Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, ANTEQUERA (Málaga) Tfno.: Fax: página web:

5 Cómo obtener ayuda en Word Presentación En esta unidad didáctica se analizará cuándo se debe utilizar la ayuda que nos ofrece el programa que tratamos, en este caso Word. Conoceremos qué información nos puede proporcionar este sistema de ayuda y las distintas formas que puedes utilizar para localizar el término a consultar. Por último aprenderás a pedir ayuda a Word utilizando todas las posibilidades que el programa te brinda para ello. Temporalización 1 hora. Objetivos de la Unidad Didáctica Conocer todas y cada una de las formas posibles que tenemos para pedir ayuda en el programa Word. Aprender a pedir ayuda al programa de cualquier término, concepto, etc, utilizando todas y cada una de las posibilidades que nos ofrece. 131

6 Unidad Didáctica 4 Contenidos de la Unidad Didáctica 1. Introducción. 2. La ayuda en Office. 3. El ayudante de Office. 4. Qué es esto? Resumen. Vocabulario. Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación. 132

7 Cómo obtener ayuda en Word 1 Introducción La ayuda que incorpora Word es un sistema estándar que utiliza el sistema operativo Windows 98 y todas las aplicaciones basadas en plataformas cuyo sistema operativo sea Windows 9X/NT. Por lo tanto si aprendes a manejar el sistema de ayuda de Office, ya sabrás manejar el sistema de ayuda de cualquier aplicación Windows. Ayudante de Office El uso de la ayuda de Word te puede ser muy útil cuando olvides cómo se hace alguna cosa en concreto y no tengas a mano un manual o libro de Word. Cuando uses varias veces el sistema de ayuda de Word te darás cuenta que es un sistema fácil e intuitivo de usar y que acudirás a él en más de una ocasión. 2 La ayuda en Office El sistema de ayuda siempre está disponible y dispuesto para resolver cualquier duda que tengas, aunque algunas veces no te pueda solucionar el problema, no será así la mayoría de las veces donde te mostrará una posible solución a tu problema. Para obtener a la ayuda simplemente debes presionar la tecla 1 o seleccionar la opción Ayuda de Microsoft Word del menú Ayuda (?). Aparecerá una ventana con el título Ayuda de Word, Opción Ayuda de Microsoft Word del menú Ayuda 133

8 Unidad Didáctica 4 esta ventana está dividida principalmente en dos secciones: en la sección de la izquierda aparecerán tres fichas (Contenido, Asistente para Ayuda e Índice) y en la sección de la derecha aparecerá el texto de ayuda correspondiente al elemento seleccionado de la sección izquierda. Ventana Ayuda de Microsoft Word 2.1. Contenido Con esta opción, se puede ver una lista con los temas más importantes de la ayuda. Como puedes ver cada tema tiene en su parte izquierda el dibujo de un libro cerrado, lo que significa que si haces doble clic sobre el libro, aparecerán nuevos elementos referentes al tema inicial. Cada tema puede contener varios subtemas a la vez, y estos subtemas pueden contener también otros temas. Si al lado de un tema aparece el símbolo de interrogación, significa que este tema ya no contiene más subtemas y al hacer clic sobre él, aparecerá la información relacionada en la parte derecha de la ventana del sistema de ayuda. Si te das cuenta, la estructura de la ayuda está organizada de forma jerárquica y se puede avanzar o retroceder 134

9 Cómo obtener ayuda en Word en la estructura abriendo y cerrando libros. Otra forma de «navegar» por la estructura de Contenido es mediante los símbolos «+» y «-», que aparecen en la parte izquierda del símbolo del libro, si aparece un símbolo «+» significa que se puede desplegar esa rama y si aparece un símbolo «-» se puede plegar la rama; es similar a abrir y cerrar libros. Pestaña Contenido en la ventana de ayuda de Microsoft Word 135

10 Unidad Didáctica 4 Muestra de tema de ayuda con hipervínculos Puedes ir abriendo y cerrando libros, según tus necesidades; al principio todos los libros están cerrados para que ocupen el menor espacio posible en la ventana de presentación. Una vez que se te muestre el tema que te interesa, en la parte derecha de la ventana, pueden aparecer en el texto unos elementos especiales llamados hipervínculos; estos elementos son fácilmente distinguibles ya que aparecen subrayados y al situar el puntero sobre ellos, el puntero se convierte en una mano. Al hacer clic sobre un hipervínculo se muestra el contenido del tema relacionado con el original. Además de los hipervínculos, puedes encontrar texto resaltado en otro color (pero sin estar subrayado), que al hacer clic sobre él aparece un cuadro de texto con explicación adicional sobre dicho elemento; este cuadro de texto desaparece cuando haces clic fuera de él. Cuadro de texto que aparece al hacer clic sobre texto resaltado en otro color 136

11 Cómo obtener ayuda en Word 2.2. Asistente para Ayuda Como has podido comprobar, el contenido del sistema de ayuda es bastante amplio y a veces, la tarea de buscar un tema en concreto puede ser un poco complicada. Para resolver este problema, puedes usar el Asistente para Ayuda. El Asistente para Ayuda te facilitará enormemente la tarea de buscar un tema específico; para poder usar este asistente debes seguir los siguientes pasos: 1.Selecciona la pestaña Asistente para Ayuda de la ventana de Ayuda de Word. 2.En la parte superior izquierda de la ventana aparece un cuadro de texto titulado Qué desea hacer?, en este texto debes introducir las palabras clave del tema que quiere buscar. 3.Presiona el botón Buscar. 4.En el cuadro inferior titulado Seleccione un tema para mostrarlo, aparecen los temas que el sistema de ayuda ha encontrado en relación con las palabras clave que has introducido. 5.Ahora debes seleccionar el tema que más relación tenga con lo que estás buscando. Al hacer un clic sobre uno de estos temas, se mostrará la información en la parte derecha de la ventana. 137

12 Unidad Didáctica 4 Pestaña Asistente para Ayuda en la ventana de Ayuda de Microsoft Word 2.3. Índice El índice muestra una lista alfabética de los temas que proporciona el sistema de ayuda. Puedes usar el índice de dos formas diferentes: o bien escribes una palabra clave en el cuadro de texto titulado Escriba palabras clave y a continuación presionas el botón Buscar, o bien eliges una de las palabras clave de las que se listan en el cuadro número 2. En ambos casos, aparecerán en el tercer cuadro de texto los temas relacionados con las palabras claves seleccionadas. Para ver uno de estos temas sólo tienes que hacer un doble clic sobre él y la información referente a ese tema se mostrará en la parte derecha de la ventana. Si el resultado de la búsqueda no ha sido satisfactorio, puedes repetir el proceso de búsqueda hasta encontrar la respuesta a tu pregunta. Pestaña Índice en la ventana de Ayuda de Microsoft Word 138

13 Cómo obtener ayuda en Word Si en el campo Escriba palabra clave, tecleas una o varias letras, la ayuda inmediatamente se moverá a través de la lista de palabras a los temas que comienzan por la letra o letras especificadas. Campo Escriba palabras clave Esta función, es decir cuando el programa busca los temas de acuerdo a las letras iniciales se llama «Búsqueda rápida» y puede usarse en la mayoría de las cajas de texto de Word. Cuando acabes una búsqueda y quieras comenzar una nueva, puedes presionar el botón Quitar y borrará automáticamente el contenido del campo Escriba palabra clave y situará la lista de palabras clave al principio. Aparte de estas tres fichas, la ventana del sistema de ayuda incorpora en la parte superior una serie de botones con unas funciones específicas. Veamos para qué sirve cada uno de ellos: Ocultar fichas: cierra la parte izquierda de la ventana de ayuda. Esta opción es muy útil cuando hayas encontrado el tema que buscabas y quieres ver en pantalla el máximo texto posible. Para volver a mostrar la parte de la ventana donde aparecían las pestañas: Contenido, Índice y Asistente para Ayuda, debes de hacer clic en el botón Mostrar. 139

14 Unidad Didáctica 4 Atrás: vuelve al anterior tema de ayuda que hayas seleccionado. Adelante: vuelve de nuevo al tema que acabas de abandonar si pulsaste el botón Atrás. Imprimir: te permite imprimir en papel el tema de ayuda que hayas seleccionado. Opciones: es una lista desplegable donde se muestran las cuatro opciones anteriores y algunas más como son Inicio, Detener, Actualizar y Opciones de Internet; estas opciones serán usadas cuando estés navegando por Internet. Desplegable del botón Opciones en la ventana de Ayuda de Word 140

15 Cómo obtener ayuda en Word 3 El ayudante de Office Además del sistema de ayuda que se ha descrito en el párrafo anterior, Word pone a disposición de los usuarios otro sistema de ayuda que recibe el nombre de Ayudante de Office. Para ejecutar el ayudante de Office debes seleccionar la opción Mostrar Ayudante de Office del menú Ayuda, en este momento aparecerá un dibujo con un cuadro de texto titulado Qué desea hacer?, pues éste es el ayudante de Office. Ayudante de Office 141

16 Unidad Didáctica 4 Ayuda/Mostrar el Ayudante de Office Para usar el ayudante de Office debes seguir los siguientes pasos: 1.Escribir en el cuadro de texto Qué desea hacer? una pregunta lo más precisa posible, sobre la información que desea consultar en la ayuda. 2.Cuando la hayas escrito, pulsa el botón Buscar y el sistema se pondrá a buscar temas relacionados con ello. 3.A continuación el ayudante te mostrará una lista de temas relacionados con tu cadena de búsqueda. 4.Cuando termines, puedes pulsar la tecla ESC o hacer clic fuera del cuadro del ayudante. En este momento se quedará en pantalla el dibujo del ayudante de Word. Mientras estés escribiendo tu documento puedes volver a llamar al ayudante de Office, simplemente haciendo clic sobre este dibujo. Además, si tienes activado el ayudante de Office mientras estés redactando tu documento, éste te puede sugerir algunas ideas, te darás cuenta de esto porque al ayudante de Office se le ha encendido una bombilla y al hacer clic sobre él te propondrá varias sugerencias. Para ocultar el ayudante debes seleccionar la opción Ocultar Ayudante de Office del menú Ayuda. 142

17 Cómo obtener ayuda en Word Ayuda/Ocultar el Ayudante de Office 3.1. Opciones del ayudante El ayudante puede ser configurado para cambiar su presencia y su funcionamiento. Para ello debes pulsar el botón Opciones del ayudante y aparecerá una nueva ventana con dos fichas Galería y Opciones. Botón Opciones del Ayudante de Office 143

18 Unidad Didáctica Galería Mediante esta ficha puedes elegir entre varios ayudantes que vienen integrados en Word. El ayudante que aparece por defecto se llama Clipo; si quieres cambiar de ayudante deberás ir presionando los botones Siguiente o Atrás hasta encontrar el ayudante que te guste, momento en el que debes pulsar el botón Aceptar. Pestaña Galería en el cuadro de diálogo Ayudante de Office Opciones Esta ficha contiene una gran cantidad de opciones con las que puedes configurar el comportamiento del ayudante como más te interese. 144

19 Cómo obtener ayuda en Word Pestaña Opciones en el cuadro de diálogo Ayudante de Office Estas opciones son: Utilizar el Ayudante de Office: si no deseas usar el ayudante de Office, esta casilla no debe estar seleccionada. Responder a la tecla 1: muestra el ayudante de Office al presionar la tecla 1 en cualquier aplicación del Office. Ayuda con asistentes: el ayudante de Office proporciona ayuda para la mayoría de los asistentes de Office. Mostrar alertas: muestra los mensajes del ayudante de Office. Buscar ayuda del producto y de programación: busca temas de ayuda de programación cuando estés trabajando con Visual Basic para aplicaciones. Mover cuando moleste: mueve el ayudante de Office a la parte de la pantalla donde menos moleste; si no usas el ayudante en cinco minutos, se ocultará. 145

20 Unidad Didáctica 4 Sugerir temas de Ayuda: muestra los temas de ayuda según la acción que estés realizando en ese momento. Con sonido: activa los sonidos del ayudante de Office. Uso más eficiente de las funciones: muestra sugerencias de cómo usar más eficientemente las funciones. Uso más eficaz del mouse: muestra sugerencias de cómo utilizar el ratón de una forma más eficaz. Métodos abreviados: muestra sugerencias de cómo usar las teclas de método abreviado. Mostrar sólo sugerencias de prioridad alta: muestra sugerencias de funciones importantes, como las que te pueden hacer ahorrar tiempo. Mostrar sugerencias al inicio: muestra sugerencias al iniciar Office. A este grupo de opciones también puedes acceder haciendo clic con el botón derecho sobre el dibujo del Ayudante de Office y eligiendo la propiedad Opciones del menú contextual. En este menú contextual aparece una propiedad nueva del ayudante, Animar; con esta opción puedes darle movimiento al dibujo del ayudante de Office. Menú contextual del ayudante de Office 146

21 Cómo obtener ayuda en Word 4 Qué es esto? Otra forma de obtener ayuda referente a los elementos que se muestran en los cuadros de diálogo es usando el botón Qué es esto? El botón Qué es esto? se sitúa en la parte derecha de la barra de título del cuadro de diálogo que estés usando; este botón está representado por el símbolo de interrogación. Botón Qué es esto? Cuando pulses el botón Qué es esto? el puntero del ratón cambia de aspecto mostrando junto al cursor el símbolo de interrogación; una vez que tengas el puntero de esta forma debes hacer clic sobre el elemento del cuadro de diálogo sobre el que quieres obtener ayuda: en ese momento Windows te ofrecerá un recuadro con la información disponible acerca del elemento sobre el que has hecho clic y te permitirá conocer cuál es su utilidad. En algunos casos Windows no podrá mostrar ayuda sobre algunos elementos. Recuadro de información que aparece al hacer clic con el botón Qué es esto? Hay otras formas de ejecutar la opción Qué es esto?, como por ejemplo desde el menú Ayuda o presionando las teclas MAYÚSCULAS+ 1. En algunos casos este botón puede obtenerse pulsando el botón derecho del ratón sobre un ele- Ayuda/ Qué es esto? 147

22 Unidad Didáctica 4 mento cualquiera de un cuadro de diálogo de Word. Para cerrar esta ayuda sólo deberás pulsar la tecla ESC (que se encuentra en el extremo superior izquierdo de tu teclado, al comienzo de las teclas de función) o haciendo clic en cualquier lugar de la pantalla. Botón derecho/ Qué es esto? 148

23 Cómo obtener ayuda en word R Resumen El uso de la ayuda de Word, te puede ser muy útil cuando olvides cómo se hace alguna cosa en concreto y no tengas a mano un manual o libro de Word. Cuando uses varias veces el sistema de ayuda de Word te darás cuenta que es un sistema fácil e intuitivo de usar y que acudirás a él en más de una ocasión. Para llamar a la ayuda simplemente debes presionar la tecla 1 o seleccionar la opción Ayuda de Word del menú Ayuda (?). Aparecerá una ventana con el título Ayuda de Word, esta ventana está dividida principalmente en dos secciones: en la sección de la izquierda aparecerán tres fichas (Contenido, Asistente para Ayuda e Índice) y en la sección de la derecha aparecerá el texto de ayuda correspondiente al elemento seleccionado de la sección izquierda. Aparte de estas tres fichas, la ventana del sistema de ayuda incorpora en la parte superior una serie de botones con unas funciones específicas. Éstos son los botones: Ocultar/Mostrar, Atrás, Adelante, Imprimir y Opciones. Además del sistema de ayuda, Word pone a disposición de los usuarios otro sistema de ayuda que recibe el nombre de Ayudante de Office. Para ejecutar el ayudante de Office debes seleccionar la opción Mostrar Ayudante de Office del menú Ayuda, en este momento aparecerá un dibujo con un cuadro de texto titulado Qué desea hacer?, pues éste es el ayudante de Office. El ayudante puede ser configurado para cambiar su presencia y su funcionamiento. Para ello debes pulsar el botón Opciones del ayudante y aparecerá una nueva ventana con dos fichas, Galería y Opciones. 149

24 Unidad Didáctica 4 Otra forma de obtener ayuda referente a los elementos que se muestran en los cuadros de diálogo es usando el botón Qué es esto?. El botón Qué es esto? se sitúa en la parte derecha de la barra de título del cuadro de diálogo donde vayas a usarlo, este botón está representado por el símbolo de interrogación. 150

25 Cómo obtener ayuda en Word V Vocabulario CUADRO DE TEXTO: Los cuadros de texto son las zonas que el programa nos muestra y debemos utilizar para la entrada de datos. Permiten al usuario de la aplicación introducir información, en este caso que tratamos la ayuda; debemos escribir en ellos el término que deseamos consultar. HIPERVÍNCULO: Es un vínculo o enlace a otra página distinta, dentro del sistema de ayuda de Word, que muestra el significado o explicación de la palabra que tenga ese hipervínculo. Los enlaces o hipervínculos se presentan subrayados y generalmente, en un color distinto del resto del texto. En cualquier caso, al deslizar el mouse sobre un enlace, se observa que el puntero cambia a la forma de una mano. MENU CONTEXTUAL: O también llamado menú emergente, es el que el programa muestra al hacer clic con el botón derecho, sobre cualquier parte del documento, botón, cuadro de texto, etc. 151

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27 Cómo obtener ayuda en Word E Ejercicios de repaso y autoevaluación 1. La ayuda que utiliza el procesador de textos Word, es estándar en cualquier programa que utilice el sistema operativo: MS-DOS. Linux. Windows cualquier versión. Windows Qué tecla hay que pulsar para llamar a la ayuda de Word? Esc. 1. Ctrl. + A. La tecla?. 3. Cuántas pestañas tiene la ventana de Ayuda de Microsoft Word? Tres. Dos. Cuatro. Una. 4. Qué pestaña de la ventana ayuda utilizarás, si deseas ojear una serie de libros que te muestren información de las distintas opciones que tiene el programa? Asistente para Ayuda. Índice. 153

28 Unidad Didáctica 4 La tecla?. Contenido. 5. Una vez que aparece el ayudante de Office, cómo le solicitas la ayuda? Escribiendo el término a consultar en el cuadro de texto. Pulsando la tecla 1. Pulsando sobre el botón Opciones. Pulsando sobre el botón Buscar. 6. Qué frase debes desactivar, dentro de la ventana Ayudante de Office, para no utilizar el ayudante de Office sino la ventana principal de Ayuda de Microsoft Word? Responder a la tecla 1. Ayuda con asistentes. Mostrar Ayuda y no Asistente. Utilizar el Ayudante de Office. 7. Dónde se encuentra situado el botón Qué es esto en un cuadro de diálogo donde vaya a ser utilizado? En la parte derecha de la barra de título. En la parte izquierda de la barra de título. En la parte derecha de la barra de estado. En la parte izquierda de la barra de estado. 154

29 Cómo obtener ayuda en Word S Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación 1. Windows cualquier versión Tres. 4. Contenido. 5. Escribiendo el término a consultar en el cuadro de texto. 6. Utilizar el Ayudante de Office. 7. En la parte derecha de la barra de título. 155

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