WORD INTERMEDIO I VERSIÓN 2003

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1 WORD INTERMEDIO I VERSIÓN INSERTAR IMAGEN 1.1. INSERTAR IMAGEN PREDISEÑADA Cuando se quiere insertar una imagen prediseñada, se elige Insertar, Imagen, Imágenes prediseñadas en la barra de menú o haciendo clic en el icono Insertar imágenes prediseñadas en la barra de dibujo. Automáticamente se activa el, Panel de tareas. En el cuadro Buscar:, escriba una palabra o una expresión que describa la imagen que desea o escriba el nombre del archivo del clip o parte de él. Para limitar la búsqueda, siga uno o ambos procedimientos: Para limitar los resultados de la búsqueda a una colección específica de clips, en el cuadro Buscar en:, haga clic en la flecha y seleccione las colecciones en las que desea buscar. Para limitar los resultados de la búsqueda a un tipo específico de archivos multimedia, en el cuadro Los resultados deben ser:, haga clic en la flecha y active las casillas de verificación situadas junto a los tipos de clips que desea buscar. Haga clic en Buscar INSERTAR DESDE UN ARCHIVO Para insertar una imagen guardada en un archivo, se procede de la siguiente forma: Haga clic en el lugar en que desee insertar la imagen. En el menú Insertar, señale Imagen y, a continuación, haga clic en Desde archivo. Busque la carpeta donde tiene guardada la imagen que desee insertar. Haga doble clic en la imagen que desee insertar. De forma predeterminada, Microsoft Word incrusta imágenes en un documento. Para reducir el tamaño de los archivos, puede vincular las imágenes. En el cuadro de diálogo Insertar imagen (menú Insertar, submenú Desde archivo), haga clic en la imagen, en la flecha situada a la derecha del botón Insertar y en Vincular a archivo MODIFICAR EL TAMAÑO Y EL DISEÑO DE UNA IMAGEN Aparece en el panel de tareas un listado de las imágenes. Al hacer un clic sobre la imagen seleccionada, se insertará en el documento. Cuando se desea editar una imagen, se hace doble clic sobre ella. Aparece el siguiente cuadro de Formato de Imagen. UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I 1

2 Modificar el tamaño de la imagen. Se selecciona la pestaña Tamaño, luego sobre los cuadros desplegable Ancho y Alto de la opción Tamaño y giro, se determina las dimensiones del la imagen. También cuando se hace un clic sobre la imagen, luego colocando el puntero del ratón sobre una de sus esquinas y con el botón derecho presionado, se arrastra hasta a tener el tamaño deseado. Modificar el diseño de la imagen. Para cambiar el diseño de la imagen, se selecciona la pestaña Diseño. Aparece el cuadro de Estilo de ajuste como muestra la figura. Los tipos de diagramas son: Organigrama: Esta opción se utiliza para crear un organigrama que ilustre relaciones jerárquicas, como los jefes de departamento y los empleados de una organización. Ciclo: Este diagrama que se utiliza para mostrar un proceso que tiene un ciclo continuo. Radial: El diagrama Radial se utiliza para mostrar las relaciones de elementos respecto a un elemento principal. En él podemos seleccionar cualquiera de los siguientes estilos:en línea con el texto. Cuadrado, Estracho, Detrás del texto o Delante del texto CREAR, MODIFICAR Y POSICIONAR UN DIAGRAMA En los documentos de Microsoft Word se puede agregar diversos diagramas utilizando las herramientas para diagramas de la barra de herramientas Dibujo o del menú Insertar la opción diagrama. Al seleccionar la opción se despliega un cuadro de dialogo en el que se encuentran las diferentes alternativas que ofrece el programa: Piramidal: Este diagrama que se utiliza para mostrar relaciones de bases, es decir mostrar relaciones de infraestructura. Venn: Este diagrama se utiliza para mostrar áreas de superposición o intersección entre elementos de una organización o estructura. Destino: o Círculos concéntricos este diagrama que se utiliza para mostrar los pasos a conseguir para conseguir un objetivo o resultado final CREACIÓN DE ORGANIGRAMAS Es posible insertar un organigrama dentro de un documento Word, seleccionando en el menú Insertar la alternativa Imagen y en este grupo Organigrama, o utilizando la herramienta de la Barra de dibujo. 2 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I

3 Al insertar o modificar un organigrama, aparece además del objeto un espacio de dibujo alrededor, retocado con un borde que no se imprime y con los controladores de tamaño. Para ajustar el tamaño del organigrama emplee los comandos de tamaño situados al borde diagrama, tanto para ampliar el área de dibujo como para reducir el espacio. Al activar un organigrama aparece en la pantalla la Barra de herramientas Organigrama. Para agregar nuevas cajas o formas al organigrama se emplea el botón Insertar Forma, para hacerlo seleccione la forma a la que va a adjuntar una nueva y haga clic en el botón, y seleccione de acuerdo con lo que desee: Compañero de trabajo: para colocar la forma en el mismo nivel que la forma seleccionada y conectarla con la forma del nivel superior de la que dependía la primera forma, Subordinado: para colocar la forma nueva en el nivel inmediatamente inferior y conectarla a la forma seleccionada o Ayudante: para colocar la forma nueva bajo la forma seleccionada con un conector angular. de herramientas, y presione la tecla Supr. o bien haga clic con el botón secundario del ratón y seleccione la alternativa Eliminar del menú rápido. Para modificar el Diseño de un organigrama o parte de este, seleccione la forma superior (jefe más elevado) de la rama a la que desee aplicar un diseño nuevo, haga clic en Diseño y, a continuación, seleccione entre Estándar, Dependientes a ambos lados, Dependientes a la izquierda o Dependientes a la derecha, de acuerdo con el diseño que requiera utilizar. Para Cambiar la combinación de diseños preestablecida, seleccione en la Barra de Herramientas Organigrama el botón Autoformato y seleccione un estilo de la Galería de estilos del organigrama y aplíquelo. Si desea modificar el Color del Texto dentro de un organigrama Seleccione el texto que desee cambiar, y en la barra de herramientas Dibujo, haga clic en el botón Color de fuente y seleccione el nuevo color. Para Cambiar los colores de relleno de una forma: seleccione la forma que desee cambiar y en la barra de herramientas Dibujo, haga clic en la flecha situada junto a la Herramienta Opción Color de relleno, y seleccione el color deseado, o si prefiere Agregar o cambiar un degradado, un entramado, una textura o el relleno de una imagen seleccione Efectos de relleno y a continuación la ficha Degradado, Textura, Imagen o Trama en el cuadro. Para Cambiar el color de una línea en un organigrama seleccione la línea o el conector que desee cambiar, en la barra de herramientas Dibujo, haga clic en la flecha situada junto a la opción Color de línea y elija el otro color. Cambiar el estilo de una línea o un conector en la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Estilo de línea y escoja el estilo que desee o haga clic en Más líneas y, a continuación, en un estilo CREAR, MODIFICAR Y POSICIONAR UN GRÁFICO Para eliminar una o varias formas selecciónelas, haciendo clic o con el botón seleccionar de la barra Los gráficos son objetos de Microsoft Word de gran utilidad en la interpretación de datos estadísticos UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I 3

4 representados en tablas. Ellos permiten hacer un análisis de los datos y tomar decisiones. Para la elaboración de un gráfico, se procede de la siguiente forma: Hacer clic en el menú Insertar, Imagen, Gráfico. 2.1 CONVERTIR TEXTO EN COLUMNAS Para convertir texto de un documento en columnas, se puede proceder de la siguiente forma: 1. Si el documento tiene una sola sección y desea dar formato de columnas a todo el documento, coloque el punto de inserción en cualquier lugar del mismo; si solo quiere dar formato de columnas a una parte del documento, seleccione el texto al que va a aplicar este formato. 2. Haga clic en el botón columnas de la Barra de Herramientas estándar y arrastre hacia la derecha hasta seleccionar el número de columnas que desee y luego suelte el botón del ratón. Aparecerá el asistente que contiene un grafico y una tabla, en la cual se digitan o copian los datos estadísticos, apareciendo un grafica de barra correspondiente a dichos datos. Si se desea modificar el gráfico, se hace doble clic sobre el objeto. Aparecerá además de la tabla y el gráfico del Asistente, la barra Estándar con los botones de edición del gráfico. Cuando selecciona el texto y aplica el formato de columnas, Word inserta un salto de sección al inicio y al final del mismo y sobre la selección de texto. También es posible hacerlo utilizando la opción Columnas en el menú Formato y luego en la opción Aplicar a: selecciona Texto seleccionado Con ellos se puede modificar el gráfico tomando como referencia las filas o las columnas, tipo de gráfico, modificar los ejes, asignarle color al fondo y quitar la leyenda. Si se desea cambiar el formato del objeto, se utiliza el mismo procedimiento al de una imagen. 2.2 CREAR COLUMNAS E INSERTAR SALTO DE COLUMNA Cuando se desea crear un documento iniciando con formato columna, se selecciona la opción Columnas en el menú Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo: 2 CREAR Y DAR FORMATO A COLUMNAS A través del formato columna, se puede modificar el aspecto a un documento o solo a una parte del mismo. Para determinar las partes del documento a las que desea aplicar este formato, se puede dividir por secciones. Si lo desea, se puede incluir en cada sección texto con un número diferente de columnas. Si no ha dividido el documento en secciones, el documento entero se considera una sola sección, de tal manera que el formato de columna afectará todo el documento (puede observarlo en la barra de estado). En este cuadro se emplea: Preestablecidas: para seleccionar un formato de columna. Una, Dos o Tres: inserta una, dos o tres columnas del mismo ancho; Izquierda: aplica al 4 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I

5 texto formato de dos columnas, la columna izquierda es la mitad de ancha que la de la derecha; Derecha: aplica al texto formato de dos columnas, la columna derecha es la mitad de ancha que la de la izquierda. Número de Columnas: establece el número de columnas que se va ha utilizar. Ancho y espacio: establece el ancho de las columnas y el espacio que va a quedar entre ellas, Col n : muestra el número de columnas cuyo ancho y espacio se va a modificar, iniciando con la que se encuentra al lado izquierdo, Ancho: establece la medida para el ancho de la columna, Espacio: establece la medida para el espacio que se deja entre una columna y la siguiente. Columnas de igual ancho: establece el mismo ancho para todas las columnas de la sección en donde se encuentra ubicado el punto de inserción, de una sección o de todo el documento; si esta activa la casilla columnas de igual ancho, al cambiar el ancho automáticamente se cambia el espacio y viceversa. Aplicar a: permite seleccionar la parte del documento a la que desea aplicar el formato de columna, puede seleccionar entre Esta sección, Texto seleccionado, Secciones seleccionadas o De aquí en adelante. Empezar columna: inicia una nueva columna en el lugar donde se encuentra ubicado el punto de inserción, insertando un salto de columna si es necesario. Vista Previa: en este se pueden visualizar los efectos del formato elegido antes de aplicarlo. 2.3 INSERTAR SALTOS DE COLUMNAS Cuando se desea pasar de una columna a otra, se hace el siguiente procedimiento: 1. Ubicar el cursor en la línea de párrafo a partir de la cual se desea hacer el salto. 3. Se selecciona la opción Salto de columna 2.4 MODIFICAR ANCHO DE COLUMNAS Para modificar el ancho de las columnas y el espacio que existe entre ellas se puede utilizar la regla. Si en el cuadro de columnas esta seleccionado Columnas de igual ancho al modificar el tamaño de una, Word cambiará automáticamente el de las demás y ajustará el espacio entre ellas. Si tienen distinto ancho, Word solo cambiará la columna o el espacio que se esta ajustando. Word ajusta automáticamente el ancho de las columnas para que el texto se adapte a las márgenes. En presentación de diseño de impresión, la regla se ve de esta forma: El icono del ratón al encontrarse en el borde se convierte en línea doble, mediante arrastre del marcador de columna sobre la regla horizontal se ajusta el ancho o el espacio entre columnas. Cuando se modifica el ancho de columnas no se puede arrastrar el marcador de columnas más allá del marcador de una columna adyacente. Debe arrastrarse, el marcador de la columna anterior para hacerla mas pequeña. También es posible modificar el tamaño utilizando los cuadros Col n, Ancho y espacio para establecer el ancho de las columnas y el espacio que va a quedar entre ellas. 2.5 INSERTAR LÍNEAS DE DIVISIÓN ENTRE COLUMNAS Para insertar una línea divisoria entre columnas, basta hacer un clic en la opción Línea entre columnas: traza una línea vertical entre columnas. Esta línea tendrá la longitud de la columna más larga de la página o sección. 2. Seleccionar la opción Salto en el menú Insertar. Aparece el siguiente cuadro: UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I 5

6 3 TABLAS Las tablas permiten el manejo de datos y texto en forma comparativa o para presentación de texto en formato de filas y columnas. Cada celda es la intersección de la columna con el renglón y puede manejarse independientemente, dándole tamaño y formato diferente si así lo desea. 3.1 INSERTAR UNA TABLA el tamaño de la ventana del explorador Web varíe, el tamaño de la tabla se ajustará automáticamente para que quepa en ella. El botón de Autoformato nos lleva a un nuevo cuadro donde se pueden escoger diferentes estilos de formato para la nueva tabla. Otra forma de insertar una tabla es con el icono de la Barra de herramientas Estándar. Se le da un clic sostenido y se arrastra el ratón hasta obtener el número de renglones y columnas deseados en la tabla y se suelta el botón del ratón. El resultado de esta acción será similar al que aparece a continuación: Para insertar una tabla existen dos formas: La primera utilizando la opción Insertar Tabla del menú Tabla. Al seleccionar la alternativa de menú aparece en el siguiente cuadro de diálogo: En el menú Tabla está el comando Mostrar líneas de División. Este se utiliza para que se vea la cuadrícula de la tabla y poderse guiar fácilmente a través de ella. Esta cuadrícula no se imprime. Cuando las líneas de división están visibles, aparece Ocultar líneas de División de lo contrario Mostrar líneas de División AGREGAR CELDAS A UNA TABLA En este cuadro se puede determinar el Tamaño de la tabla, especificando a través del botón, el número de columnas y número de filas. A continuación aparece un recuadro Autoajuste que permite editar la dimensión de las columnas: Ancho de columna fijo: Si se desea un ancho específico de la columna, haga clic sobre el botón del cuadro y determine la dimensión en cms. requerida. La opción Automático permite Por defecto que Word distribuya el ancho de la columna uniformemente sobre el área de trabajo de la hoja dependiendo del número de columnas. Autoajustar al contenido: Esta opción ajusta automáticamente el ancho de las columnas de la tabla según la cantidad de texto que escriba. Autoajustar a la ventana: Cambia automáticamente el tamaño de la tabla para que quepa en la ventana de un explorador Web. Cuando La opción Insertar del menú Tabla, permite agregar Columnas a la Izquierda o a la Derecha o Filas en la parte superior o en la parte inferior, o Celdas, dependiendo de lo que se desea insertar. Si se requiere insertar celdas en la tabla, se puede también utilizar el icono Insertar Celdas de la Barra de Herramientas. 6 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I

7 Utilizando cualquiera de los dos métodos aparece el siguiente cuadro de diálogo: Este cuadro de diálogo es similar al de insertar celdas con la única diferencia de que ahora se están eliminando y no insertando celdas. La acción tendrá resultado según las celdas que están seleccionadas ELIMINAR FILAS O COLUMNAS DE UNA TABLA Es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Para eliminar una fila o columna, primero se selecciona. Posteriormente se utiliza el comando Eliminar del menú Tabla, el cual nos muestra las siguientes alternativas del cuadro. En el se seleccionan la opción Columnas o Filas ELIMINAR UNA TABLA Para insertar celdas a una tabla Seleccione A la izquierda Desplazar celdas de las celdas hacia la derecha seleccionadas Sobre las celdas Desplazar celdas seleccionadas hacia abajo Una fila o filas Insertar toda la fila Una columna o columnas Insertar toda la columna INSERTAR FILAS O COLUMNAS A UNA TABLA Ahora para insertar una columna o fila entera, se puede utilizar el método ya mencionado. Pero si se selecciona la fila o columna entera aparecen en el menú Tabla las opciones Insertar columna e Insertar fila respectivamente. La opción más rápida y con el mismo resultado es utilizando el icono de la Barra de Herramientas estándar ELIMINAR CELDAS DE UNA TABLA Para eliminar una celda se selecciona ésta. Después se utiliza el comando Eliminar, Celdas del menú Tabla. Al hacerlo aparece el siguiente cuadro de diálogo: Para eliminar una Tabla se selecciona haciendo clic sobre la cruz en la parte superior izquierda, luego se utiliza el comando Eliminar del menú Tabla, en el menú que se despliega se selecciona la alternativa Tabla DIVISIÓN DE UNA TABLA Y DIVISIÓN DE UNA CELDA Para dividir una tabla se coloca el cursor en el renglón o fila a partir del cual se quiere dividir la tabla y se selecciona Dividir tabla del menú Tabla. Para dividir una celda en dos o más columnas, se ubica el cursor en la celda la cual se desea dividir, luego se utiliza el comando Dividir celdas del menú Tabla. Al seleccionar esta opción aparece el cuadro de diálogo: Dividir celdas. UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I 7

8 En el cuadro desplegable Número de columnas: o Número de filas: se indica en cuantas columnas o en cuántas filas se desea dividir la celda. Si se utiliza la casilla Combinar las celdas antes de dividir, primero une las celdas seleccionadas y luego aplica los valores de Filas y Columnas a toda la selección COMBINAR EL CONTENIDO DE LAS CELDAS Para unir dos o más celdas incluyendo su contenido en una sola, primero se seleccionan las celdas a combinar, luego se utiliza el comando Combinar celdas del menú Tabla. Al hacer esto, el contenido de las celdas queda en una sola celda separada por cambios de párrafo BORRAR EL CONTENIDO DE LAS CELDAS DE UNA TABLA Para borrar el contenido de las celdas, se hace de la misma forma que con el texto normal. Se selecciona el texto y se presiona la tecla Suprimir o Retroceso DAR FORMATO A UNA TABLA A la información contenida en las celdas de una tabla se les aplica formato tal como se hace con cualquier texto contenido en un documento. Para dar formato a la tabla la forma mas sencilla es utilizando la Barra de Herramientas de Tablas y Bordes, en la que utilizan las siguientes herramientas: También puede utilizar el comando Combinar celdas de la barra de herramientas de Tablas y Bordes. Esta herramienta se emplea para establecer el estilo del borde a aplicar a las celdas seleccionadas INTRODUCIR DATOS EN LAS TABLAS Para escribir datos dentro de la tabla es necesario posicionarse en la celda correspondiente y escribir el texto. Lo insertado en la tabla se comporta como texto normal y se le puede dar formato de párrafo y carácter, igual como se hace en cualquier parte del texto. Esta herramienta se empela para determinar el ancho del borde a aplicar. Esta herramienta se utiliza para seleccionar el color del borde a utilizar. Esta herramienta se utiliza para determinar cuales son los bordes que se desean aplicar a la selección o a la tabla. Esta herramienta se utiliza para aplicar un color para el fondo de las celdas seleccionadas. Esta herramienta se utiliza para modificar la alineación tanto horizontal como vertical de la información almacenada en las celdas de una tabla AUTOFORMATO DE TABLAS La alternativa Autoformato del menú Tabla, nos lleva a un cuadro donde se pueden escoger diferentes estilos. El menú desplegable Categoría: nos permite escoger la opción del estilo que mejor se adapte a nuestras necesidades. 8 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I

9 Cuando seleccionamos un estilo de formato para la tabla. En la Vista Previa aparecerá el formato que se aplicará la tabla. Si queremos utilizar con frecuencia un formato, podemos seleccionarlo y posteriormente predeterminarlo, utilizando el botón respectivo. En el recuadro Aplicar formatos especiales a: se pueden omitir los aspectos que no se quieran utilizar, haciendo clic y quitando la marca de la casilla de verificación. 4 CONVERTIR TEXTO A TABLA Y TABLA EN TEXTO 4.1. INSERTAR Y EDITAR FÓRMULAS EN UNA TABLA celdas que se relacionan con la función separada por; (separador de lista) CONVERTIR TEXTO A TABLA Para convertir un texto en una tabla, se debe tener en cuenta, cual es el carácter de separación a utilizar. Es decir, una coma, un espacio, un tabulador o cualquier otro carácter que se determine. Se procede de la siguiente forma: Se selecciona el texto que se quiere convertir. Seleccionar la opción Convertir del menú Tabla y posteriormente hacer clic en la opción Convertir Texto a Tabla. Cuando se elabora una tabla con datos numéricos como por ejemplo una factura, Word dispone de una herramienta que permite, editar fórmulas de operaciones aritméticas y aplicar funciones matemáticas o de tipo lógico, similar al programa Excel Si se desea aplicar fórmulas o funciones a los valores de una tabla, se procede de la siguiente forma: En los cuadros desplegables, se determina el número de columnas y de filas. El cuadro Autoajuste permite elegir la opción que desee para cambiar el tamaño de las columnas de la tabla. Se elige Ancho de columna fijo permite que las columnas tengan siempre un tamaño específico o si desea que tengan el mismo tamaño entre los márgenes de la página. Se ubica en la celda donde se desea insertar el resultado Se selecciona la opción Fórmula del menú Tabla. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Teniendo en cuenta la posición de los valores de cada celda, en el cuadro Fórmula, se edita la fórmula precedida del signo igual (=). En el cuadro desplegable Formato de número: se selecciona el formato que desee aparezca en el resultado. Si se desea aplicar una función, esta se selecciona en el cuadro desplegable Pegar función: la cual se insertará en el cuadro de Fórmula. Entre los paréntesis se edita las Autoajustar al contenido ajusta automáticamente el ancho de las columnas basándose en el texto que contengan. Autoajustar a la ventana si la tabla se va a ver en un explorador Web y desea el tamaño de la ventana del explorador. En la sección Separar Texto en: se encuentran los diferentes Separadores de Texto: Párrafos, Tabuladores, Comas u Otros que definamos. Otro método es presionar el botón Insertar Tabla de la barra de herramientas, teniendo seleccionado el texto. Con este método Word sólo aceptará las comas y los tabuladores como caracteres de separación. UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I 9

10 4.3. CONVERTIR TABLAS A TEXTO Es el proceso inverso al anterior. Si se tiene una tabla, se puede convertir a texto normal con caracteres de separación. Con el comando Convertir del menú Tabla seleccionar Convertir tabla en texto y en el cuadro de diálogo indicaremos como queremos separar el texto con: Marcas de Párrafos, Tabulaciones, Punto y comas u Otro. Se pueden establecer hasta tres columnas como base para el ordenamiento que se seleccione. Para eso debe escoger la columna y el tipo que corresponda. En Ordenar por, se puede ordenar en forma Ascendente o Descendente. En el cuadro Tipo: se puede seleccionar la clase de datos que va ordenar, puede ser por Texto, Numérico o por Fecha. En La lista será, se puede especificar si la lista tiene encabezado o no. Si se presiona el botón Opciones aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Si se selecciona Marcas de párrafo se activa la casilla Convierte todas las tablas en texto, la cual permite convertir las tablas anidadas. Desactive esta opción si sólo desea convertir en texto la primera tabla ENCABEZADOS DE LA TABLA Si una tabla ocupa más de una hoja y se quiere que al iniciar cada una de las hojas que la incluyen aparezcan los mismos encabezados, se selecciona la primera línea de la tabla y el comando Repetición de filas de Título del menú Tabla. Automáticamente después de esto, cada vez que se genere una nueva hoja, aparecerán los encabezados ORDENAR CONTENIDO DE LA TABLA Word puede ordenar el contenido de una tabla en orden ascendente o descendente y también según el tipo de datos que contenga. Para ordenar dentro de una tabla se selecciona lo que se desea ordenar y después se utiliza la opción Ordenar del menú Tabla. En Separar campos con, se puede ordenar el texto seleccionado fuera de una tabla basándose en el carácter separador escrito o seleccionado. Word toma cada marca como el final de un registro ya sean Tabulaciones, Comas u Otros:. Con Ordenar solo columnas se solicita que se ordene sólo la columna seleccionada. Esta opción sólo está disponible cuando se ordena texto de una tabla o texto normal con formato de columnas. Distinguir mayúsculas de minúsculas ordena primero el texto cuya primera letra sea mayúscula. Esta opción está disponible sólo si el tipo de información es texto. 10 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I

11 5. INSERTAR Y MODIFICAR HIPERVÍNCULOS, CONFIGURAR PÁGINA, ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA 5.1. CREAR MARCADORES Un marcador refiere a una ubicación o selección específica de texto, a la que se le asigna un nombre para identificarla en posteriores referencias. Regularmente se utiliza para marcar texto que se desea revisar más adelante. Es posible ir directamente al texto marcado previamente utilizando el cuadro de diálogo Marcador. (Word tiene nueve estilos integrados diferentes: Título 1 a Título 9) o marcadores en Word. Posteriormente deben realizarse los siguientes pasos: Inserte un marcador en la ubicación a la que desee ir. Aplique uno de los estilos de título integrados de Word al texto en la ubicación a la que desee ir. Seleccione el texto o el objeto que desee mostrar como hipervínculo. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Insertar, hipervínculo ( si es con el teclado, presione las teclas Alt.+ Ctrl.+ K). En la opción Vincular a:, seleccione Lugar de este documento. En la lista, seleccione el título o el marcador al que desee vincular. Para agregar un marcador realice los siguientes pasos: Seleccione el elemento al que desea asignar el marcador o haga clic en el lugar donde desee insertar un marcador. En el menú Insertar, haga clic en Marcador. En Nombre del marcador, escriba un nombre. Los nombres de marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir números. No puede incluir espacios en el nombre de un marcador. Puede utilizar el guión de subrayado (_) para separar palabras. Haga clic en Agregar INSERTAR Y MODIFICAR HIPERVÍNCULOS EN EL MISMO DOCUMENTO Un hipervínculo (o enlace) es una conexión de una página a otro destino, el cual puede hallarse en otro documento, una página Web o en el mismo documento. Para establecer un hipervínculo con un lugar del documento actual, puede utilizar estilos de título Para asignar una información de pantalla que se muestre al situar el ratón sobre el hipervínculo, haga clic en Información de pantalla y, a continuación, escriba el texto que desee. Para establecer vínculos a títulos, Word utiliza "Documento activo" como sugerencia si no se especifica otra; en el caso de vínculos a marcadores, Word utiliza el nombre del marcador. Si está trabajando con páginas de marcos, especifique el marco que va a mostrar el destino del hipervínculo. Para cambiar el destino de un hipervínculo, haga clic con el botón derecho del ratón en el hipervínculo que desea cambiar y, posteriormente, haga clic en Modificar hipervínculo. Finalmente, escriba la nueva dirección de destino para el hipervínculo. Para cambiar el texto de un hipervínculo, seleccione el texto del mismo y, a continuación, escriba el nuevo texto. Para convertir un hipervínculo en texto normal, haga clic en el hipervínculo con el botón derecho del ratón y, finalmente, haga clic en Quitar hipervínculo. UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I 11

12 5.3. INSERTAR Y MODIFICAR HIPERVÍNCULOS A OTROS DOCUMENTOS Para insertar y modificar hipervínculos a otros documentos, se procede de manera similar a la de los hipervínculos en el mismo documento. Para establecer el documento destino del hipervínculo, se puede realizar cualquiera de las siguientes alternativas: 5.5. CREAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA Para crear encabezados y/o pies de página: Ingrese por el menú Ver, opción Encabezado y pie de página. Cambie entre encabezado y pie de página, según lo requerido haciendo clic sobre el icono Cambiar entre encabezado y pie (ubicado en la barra de herramientas Encabezado y pie de página). Escriba el texto y/o inserte imágenes, gráficos u otros elementos (localizados en la barra de herramientas Encabezado y pie de página) que desea especificar para el Encabezado o Pie de página. En la opción Buscar en:, seleccione el cuadro desplegable para navegar las carpetas ubicadas en el equipo, de manera que pueda localizar el documento destino para el hipervínculo. También puede seleccionar Carpeta actual, Páginas consultadas o Archivos recientes, para localizar el documento destino para el hipervínculo CREAR HIPERVÍNCULOS A PÁGINAS WEB Para crear hipervínculos a páginas Web, utilice el siguiente procedimiento: Seleccione la opción Hipervínculo del menú Herramientas. Seleccione el icono Explorar el Web (sobre el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo). Navegue la Web para localizar el documento destino para el hipervínculo. Copiar la dirección destino (localizada en la barra de dirección del navegador de Internet) y pegarla sobre el cuadro de texto Dirección (ubicado sobre el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo). Haga un clic sobre el botón Aceptar. Salga del Encabezado o Pie de página haciendo clic sobre el botón Cerrar (ubicado en la barra de herramientas Encabezado y pie de página). También puede salir haciendo dobleclic sobre el área de texto del documento MODIFICAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA Puede modificar los encabezados y pies de página ingresando de igual manera como al crearlos por primera vez. Puede modificar el contenido de encabezados y pies de página, eliminando el mismo, ajustando su formato y/o sus propiedades. Otras alternativas posibles son: seleccionar Configurar página del menú Archivo para determinar las dimensiones y si se requiere aplicar a pares e impares o desde la barra de herramientas de Encabezado y pie de página CONFIGURAR MÁRGENES, PAPEL Y DISEÑO DE UNA PÁGINA El cuadro de diálogo Configurar página permite ajustar un gran número de opciones. Para entrar, haga clic sobre el menú Archivo y escoja la opción Configurar página. 12 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I

13 FICHA DISEÑO Sección: Empezar sección, Muestra las ubicaciones en las que Microsoft Word inicia las secciones del documento nuevo. Suprimir notas al final, Evita que las notas finales se impriman en la sección actual. En lugar de ello, esta opción las imprime en la sección siguiente, antes de las notas finales de dicha sección. Encabezados y pies de página: FICHA MÁRGENES Superior, inferior derecho e izquierdo: escriba en el cuadro de texto que aparece a la derecha de las opciones, la cantidad de centímetros que desea incluir. También puede hacer clic en las flechas de aumentar y disminuir las medidas de las márgenes ubicadas a la derecha del cuadro de texto. Encuadernación: especifique el espacio adicional que desea dejar para efectos de la encuadernación del trabajo. Desde el borde: escriba el espacio que quiere que haya entre el borde la hoja y el inicio del encabezado o el pie de página. Márgenes simétricos: se usan cuando se van a imprimir las hojas por ambas caras y así, los márgenes se auto ajustan para quedar simétricos con respecto a las páginas opuestas. Dos páginas por hoja: permite imprimir dos páginas en una hoja. Se usa cuando una hoja se va a doblar por la mitad y las dos páginas quedan en el interior. Los márgenes para cada página se conservarán FICHA PAPEL Tamaño del papel: ofrece una lista de los distintos tipos de papel mas usados. Ancho y alto: permite personalizar el tamaño del papel a nuestras necesidades. Orientación: se puede colocar la hoja tanto vertical como horizontalmente. Es de destacar que en la impresora siempre se introduce el papel de la misma manera. Pares e impares diferentes Crea un encabezado o pie de página en las páginas con numeración par y un encabezado o pie de página diferente en las páginas con numeración impar. Primera página diferente Crea un encabezado o pie de página diferente para la primera página del documento o sección. Desde el borde Especifica la distancia entre el borde de la página y el encabezado o pie de página. Encabezado: Escriba la distancia desde el borde superior del papel al borde superior del encabezado. Pie de página: Escriba la distancia desde el borde superior del papel al borde superior del pie de página. Página: Alineación vertical: Especifica la disposición del texto de forma vertical entre los márgenes superior e inferior de la página. La configuración Justificada afectará sólo a las páginas completas; Word alineará las páginas parciales con el margen superior. Vista previa: Aplicar a: Aplica la configuración a parte o a la totalidad del documento. La vista previa muestra los efectos de la configuración seleccionada. Números de línea Haga clic para abrir el cuadro de diálogo Números de línea. Utilice este cuadro de diálogo para agregar o quitar los números de línea en la zona del documento seleccionada en la lista Aplicar a. Bordes Haga clic para abrir el cuadro de diálogo Bordes y sombreado. Utilice el cuadro de diálogo para establecer las opciones de los bordes alrededor de las páginas de un documento. UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I 13

14 Predeterminar Haga clic aquí para almacenar la configuración actual como configuración predeterminada del documento activo para todos los documentos nuevos basados en la plantilla actual. 6 CREAR CARTAS Y CORRESPONDENCIA Existen tareas dentro de una organización que requieren escribir un mismo documento para un número indeterminado de personas, en estos casos es necesario hacer uso de la facilidad para combinar correspondencia que nos ofrece el Word XP. Este proceso se puede dividir en las siguientes fases o pasos a saber: Crear la carta modelo Generar la tabla de datos (si no se ha hecho con anterioridad en alguna base de datos o en Excel) Ingresar los datos Combinar la correspondencia Como puede observar, no es necesario desarrollar estos pasos en estricto orden de secuencia, sin embargo, es buena medida tenerlos en cuenta para realizar mejor el trabajo. En la siguiente pantalla elija del menú Seleccione el documento inicial, la opción Utilizar el documento actual. Con esto se complementa el paso dos. Haga un clic en Siguiente: seleccione los destinatarios que se encuentra al pié del panel de tareas, aparecerá el cuadro de diálogo: 6.1 SELECCIONAR EL TIPO DE DOCUMENTO QUE SE VA A GENERAR Para crear la carta modelo debe hacer: En el menú Herramientas Seleccione la opción Cartas y correspondencia. 6.2 CREAR DOCUMENTO BASE Se activa en el panel de tareas el asistente para combinar correspondencia. Elija Seleccione el tipo de documento. Active el botón cartas y presione Siguiente: Inicie el documento Si elige Escribir una lista nueva, volverá a una ventana en la que puede diseñar una lista. Aparece la ventana nueva lista de direcciones con una serie de campos en los cuales se puede escribir la información necesaria, cada uno de los botones en la ventana permite usar una facilidad para la manipulación de la información, sin embargo solo se describirán los más usados. 14 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I

15 aviso de advertencia en el cual usted puede abandonar el borrado. Buscar entrada. Con este botón se activa la ventana buscar entrada, donde está el cuadro de texto Buscar: En primera instancia se debe seleccionar la información adecuada, para esto: Personalizar. Al ingresar en este botón usted puede Agregar, Eliminar, Cambiar el nombre de un campo, o, Subir o Bajar para modificar la posición del mismo dentro de la lista de campos con los botones. Se escribe el texto buscado y en la parte inferior se le indica en que campo debe hacer la búsqueda, o si es necesario hacerla en todos los campos. Cuando encuentra la primera coincidencia, se detiene en la pantalla adecuada y permite ver la información de esta, si hay más coincidencias solo se debe hacer clic en el botón Buscar siguiente, hasta que el asistente le informe con un mensaje que ya se han terminado las ocurrencias. Filtrar y ordenar. Tiene dos funciones principales, una es ordenar los registros contenidos en la lista de datos hasta por tres criterios de selección. Nueva entrada. Al activar este botón, Word le permite ingresar más información a través de una nueva pantalla en blanco. Eliminar entrada. El uso de este botón hace que la información contenida en la ventana activa se borre definitivamente. Antes de eliminarla presenta un Cuando lo que necesita es dejar (filtrar) registros que cumplan con una (o varias) característica(s) entonces utilice la etiqueta Filtrar registros, en el cuadro combinando Campo se selecciona el que desee filtrar, en Comparación ubique alguna de las relaciones que más se ajuste a sus necesidades y en Comparar Con digite el texto que desee filtrar. Enseguida piense en que operador lógico (Y, O) ubicar, observe que puede continuar filtrando por el mismo campo o por uno diferente, cuando realice su filtro haga clic en Aceptar y Word filtra su lista de datos mostrando solo los que cumplen con las condiciones propuestas. En el caso que no desee ejecutar el filtro o cambie de opinión haga clic en el botón Borrar todo. Cuando se guarda la base de datos Word ofrecerá un cuadro de diálogo para que pueda modificar los datos de los destinatarios: UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I 15

16 Se pueden utilizar los botones de la parte inferior de la ventana para modificar datos en la lista como añadir más, borrarlos, buscarlos, etc. Para utilizar una base de datos ya creada con anterioridad, ubíquese en el paso 3 del asistente y Combinar Correspondencia, seleccione Utilizar una lista existente en el recuadro Seleccione los destinatarios y en la parte inferior donde dice Utilice una lista existente ubique Examinar, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen de archivos de datos, este le ofrece la facilidad de encontrar la lista, base o archivo de datos con el cual desea trabajar. 6.3 CREAR LA CARTA MODELO Una vez seleccionado el archivo de datos, se procede a elaborar la carta. Para escribir la carta base o principal que va a tener los campos a través de los cuales se realizará la combinación, se selecciona en el panel de tareas correspondiente al paso 3, el hipervínculo Siguiente: Escriba la carta. En ésta, mientras escribe el texto de la carta, va seleccionando e insertando los campos que va necesitando. Una vez inserte un campo o campos, puede salir del cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Cancelar. En caso de necesitar más, active el cuadro Insertar campo de combinación y seleccione Más elementos en el panel de tarea. Ahora es el momento de escribir la carta, además de hacerlo podrá utilizar los enlaces que ofrece el panel de tareas para mejorar la carta por ejemplo con Línea de saludo, obtendrá el saludo inicial de la carta ya escrita, Word le ofrece un cuadro de dialogo en el que podrá elegir el tipo de saludo que desee. Aparecerá una nueva barra de herramientas. Con ella añadiremos los campos a la carta. Una vez escrita la carta utilice el botón Insertar campos combinados para añadir los campos. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo. En la ventana resultante se selecciona Más elementos, aparece un cuadro de diálogo donde se activan los campos pertenecientes a la lista de datos seleccionada. Para añadir un campo sitúe el cursor en la parte del texto que desea añadirlo y elija el campo haciendo clic sobre él y luego pulse el botón Insertar. Cierre la ventana cuando termine. La carta de ejemplo debe quedar de la siguiente forma: 16 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I

17 6.4 CREAR SOBRES En la elaboración de sobres utilizando combinar correspondencia, se procede de una manera análoga a la elaboración de cartas así. A continuación realice la mezcla de los dos documentos que hemos creado (carta modelo y datos) para lo cual emplearemos el panel de tareas haciendo clic en Siguiente: obtendrá una vista previa, con lo que obtendremos lo siguiente: En el menú Herramienta, seleccione las opciones Cartas y correspondencias y asistentes para combinar correspondencia: se elige Sobres. Una vez escrito el texto de la carta e insertado los campos correspondientes, pasa a obtener una vista previa de las cartas (Paso 5), en este, usted puede seleccionar entre uno de los botones para visualizar como queda el texto junto con la información de la lista. Utilice la lista Tamaño de sobre: para elegir que clase de sobre va a utilizar Si luego de determinar que todo (tanto el texto, como la información) están correctos, completa la combinación, en este momento puede usted imprimir o editar las cartas individuales. UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I 17

18 Utilice el botón fuente del grupo de Dirección para elegir el tipo de letra con la que deberá escribir el sobre. Además podrá utilizar los cuadros de texto Desde la izquierda y desde arriba para indicar la distancia a los bordes del sobre a la que se deben colocar las direcciones en este. Puede emplear las mismas funciones el grupo Remite para aplicar esas mismas características en el reverso del sobre. En cuanto se definan las características del sobre, el documento de Word las reflejará (tamaño y margen). Se debe elegir la lista de datos de las personas a las que va enviar una carta (para la que esta creando los sobres). 7. COMBINAR CARTAS Y ETIQUETAS CON OTROS ORIGENES DE DATOS 7.1. COMBINAR CARTAS CON DATOS DE EXCEL Y ACCESS Word permite además de crear una base de datos para combinar correspondencia, utilizar una ya existente en otros programas como Excel y Access. Para esto se deben tener en cuenta los siguientes pasos: A continuación pulse Siguiente: Diseñe el sobre. Para crear el sobre, incorpore los datos que necesite. Al pulsar Siguiente: Obtendrá una vista previa. Pasará al quinto paso, en el que se deberá comprobar los destinatarios, eliminando los que se no se desee incluir en los sobres. Seleccionar la opción Cartas y correspondencia del menú Herramientas y luego Combinar Correspondencia. Al activar este menú aparece en el Panel de tareas (al lado derecho de la pantalla) el Asistente para Combinar correspondencia. El cual tiene 6 pasos. El primer paso, permite seleccionar el tipo de documento en el cual se esta trabajando (carta, mensaje de correo electrónico, sobres Etc.) Cuando pulse en Siguiente: Complete la combinación, se abre el cuadro de diálogo y se hace clic en Imprimir. 18 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I

19 El segundo paso, permite seleccionar escoger cualquiera de las opciones para hacer la combinación. El tercer Paso, permite seleccionar los destinatarios, donde debemos activar la opción de Utilizar una lista existente si se tiene previamente elaborada. En el Sexto paso, aparecen las opciones de Completar la combinación y combinarla al imprimirla o editar cartas individuales COMBINAR ETIQUETAS La combinación de etiquetas se trabaja de la misma manera que la combinación de documentos, solo que se deben cambiar algunas opciones de selección. La manera de hacerlo es la siguiente: En Examinar, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen de archivos de datos, este le ofrece la facilidad de encontrar la lista, base o archivo de datos con el cual desea trabajar. En el cuarto paso, si no ha escrito la carta lo puede hacer y luego para agregar la información del destinatario a la carta, debe ubicarse en la parte del documento que quiere que aparezca la información y seleccionar uno de los siguientes elementos: Bloque de direcciones, Línea de saludo, Franqueo electrónico, Más elementos. Ingrese por el menú Herramientas, luego a Cartas y correspondencia y Combinar correspondencia. Seleccione Tipo de documento, hacer clic en Etiquetas. Luego en el segundo paso, hacer clic en cambiar el diseño del documento y luego en opciones de etiqueta, donde seleccionamos de acuerdo a la referencia de las etiquetas, el tamaño. En el Quinto paso, se encuentran las opciones de Vista Previa de las cartas o Realice cambios y hacer clic en Editar lista de destinatarios si se desea hacer algún cambio o excluir algún destinatario. En el tercer paso se selecciona los destinatarios, donde debemos activar la opción de Utilizar una lista existente; luego haga clic en UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I 19

20 examinar, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen de archivos de datos. En el Cuarto paso, Usted puede diseñar las etiquetas utilizando como modelo la primera etiqueta que aparece en la hoja de etiquetas del documento donde esta trabajando. El diseño puede incluir la dirección y más elementos entre los que se encuentran el nombre, la ciudad o parte de la información contenida en la base de datos que esta utilizando. Luego en ese mismo paso puede copiar el diseño haciendo clic en Actualizar todas las etiquetas. En el Quinto paso se puede hacer una vista previa de las etiquetas y realizar cambios editando la lista de destinatarios. El sexto paso permite imprimir o editar etiquetas individuales EDITAR LISTAS DE DESTINATARIOS Si Usted necesita editar alguna de las listas que esta utilizando para combinar correspondencia ya sea cartas o etiquetas debe hacer lo siguiente: Estando en el paso quinto seleccione la opción Realice cambios y luego active la opción Editar lista de destinatarios. Se abre el siguiente cuadro de dialogo, donde se encuentra registrada la información de todos los destinatarios y el cual le permite seleccionarlos. Haciendo clic en el cuadrado que aparece al lado izquierdo, Ordenar los elementos de la lista abriendo la fecha que aparece al lado derecho de cada encabezado de columna y seleccionando la opción por la cual desea ordenar y filtrar los elementos de la lista abriendo la fecha que aparece al lado izquierdo y seleccionar la opción de avanzados donde aparece un cuadro de dialogo como el que aparece a continuación. 20 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA WORD INTERMEDIO I

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