INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE MEDICINA Academia de Informática Médica Laboratorio de Informática Médica Word 1

Transcripción

1 Introducción INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE MEDICINA Academia de Informática Médica Laboratorio de Informática Médica Word 1 El procesamiento de textos es probablemente, la labor en que más se usan las microcomputadoras. El programa Word de Microsoft es un procesador de textos moderno con el que se puede crear desde documentos sencillos, únicamente con texto, hasta muy elaborados que contengan fórmulas matemáticas, imágenes, gráficos, tablas, hojas de cálculo, etc. Para lograr documentos así, es necesario conocer todas las capacidades de Word. En esta práctica te familiarizaras con el ambiente de Word y la forma de trabajar en él; en las siguientes aprenderás a aprovechar sus recursos. Al igual que en todas las prácticas, cuando tengas alguna duda, consulta al instructor. Word puede desplegar en la pantalla, una imagen fiel del documento impreso, porque es una aplicación WYSIWYG (What You See Is What You Get). Las aplicaciones de este tipo son fáciles de aprender y de utilizar, porque el efecto de cada comando o acción se observa al instante en la pantalla y con eso los errores se detectan de inmediato. También es fácil realizar pruebas, hasta conseguir la apariencia deseada para el documento que se está preparando. Esta guía está basada en la versión XP de Word, por lo tanto, es posible que versiones anteriores no tengan los mismos iconos ó formatos de ventanas. Sin embargo, casi todas las instrucciones tendrán un equivalente al que se presenta en este documento, tu trabajo entonces será encontrarlas. Cuando se de el caso de que en la versión que usas, realmente no exista el comando equivalente, explica en forma clara la diferencia, en el correo al que adjuntes tu trabajo, para que en tu evaluación se tome en cuenta esta diferencia. Inicio de una sesión en Word La forma más sencilla de arrancar Word es utilizar el menú Inicio. 1. Haz Clic Inicio Programas, y continua buscando en los menús que se despliegan hasta encontrar el icono de Word. 2. Haciendo clic en él se abre la ventana de Word con un documento en blanco. maov/mlvm/ene-06

2 3. Cierra la ventana, sin guardar el documento. Otra forma de Iniciar Word es usando la Barra de herramientas de Office. 4. Sí la barra de Office está visible, haz clic en el icono de Word. 5. Cierra la ventana de Word que se abrió, sin guardar el documento. Cuando está instalado el paquete Office completo, existe otra forma de abrir Word desde el menú inicio 6. Haz clic Inicio Nuevo documento de Office. 7. Se abre la ventana de documentos de Office. maov/mlvm/2

3 8. Para abrir Word, selecciona Documento en blanco. 9. Haz clic Aceptar para abrir el programa. 10. Cierra el documento, sin guardarlo. Con los métodos anteriores, se abren documentos nuevos en blanco. También se puede abrir Word desde un documento ya existente. 11. Inicia el Explorador de Windows. Si no recuerdas como, revisa la práctica de Windows. 12. Haz clic Mis documentos, y doble clic sobre algún documento de Word, es posible que aún se encuentre el documento que creamos en la sesión anterior, Documento 01.doc. 13. Cierra el documento. La última forma de arrancar Word y abrir un documento ya existente, que revisaremos, también requiere que se instale completo el paquete Office. 14. Haz clic Inicio Abrir documento de Office. 15. Se abre la ventana Abrir documento de Office. 16. Si es necesario selecciona Mis documentos. 17. Si lo encuentras, haz doble clic Documento 01.doc, si no se encuentra, utiliza cualquier otro documento de Word. Nuevamente se abre el documento que ya existía. maov/mlvm/3

4 El método a usar, depende de los recursos del sistema y la preferencia del usuario. La Ventana de Word La ventana de Word es una ventana clásica de Windows, con los elementos que ya conoces y algunos nuevos que se muestran en la figura siguiente. Word tiene dos barras de herramientas, con iconos que no encontramos en el Explorer. 1. En tu computadora, las barras estándar y formato pueden estar en una sola fila, y no mostrarse completas. Sí es así, para separarlas haz clic Ver Barras de herramientas Personalizar Opciones. 2. Activa o desactiva el cuadro Las barras Formato y Estándar comparten una fila y después haz clic Aceptar. 3. Apunta a los iconos de la barra de herramientas Estándar para que conozcas sus nombres. maov/mlvm/4

5 4. Repite el ejercicio con las herramientas de la barra de Formato. 5. Además de los botones, en las barras también hay cuatro cuadros. Apunta a los cuadros, para que conozcas los nombres de cada uno de ellos. Vale la pena que recuerdes esta información porque se usan con frecuencia en el trabajo en Word. 6. También hay información importante en la barra de estado. Observa los datos que aparecen en este momento, para compararlos con los que aparezcan más adelante, cuando realices el ejercicio de escritura. Escribir en Word Escribir en Word es casi como usar una máquina de escribir, de modo que la mejor manera de mejorar el rendimiento es practicando mecanografía. El campo principal de la ventana de Word es equivalente a una hoja de papel en blanco sobre la que se escribe, usando el teclado para introducir información. Cada tecla que presionamos se refleja en la ventana como el carácter correspondiente. La mayor diferencia con una máquina de escribir es que en Word la tecla de Retorno de Carro, <Return> o <Intro>, sólo se presiona al final de un párrafo. Dentro de un párrafo, cuando el texto llegar al margen derecho, cambia de línea automáticamente. 1. Descarga el archivo Material para Word.zip, de la hoja del laboratorio, a la capeta Word de Mis documentos y descomprímelo ahí. Se debe crear una carpeta Material para Word, que contiene cuatro archivos que usaras en la práctica de Word. 2. Escribe en la computadora, el texto del documento Texto para Word.pdf que está en la carpeta Material para Word que acabas de crear. 3. Observa que mientras escribes, al final de la línea hay una pequeña barra vertical parpadeante, que avanza al teclear, este es el Punto de Inserción o Cursor, que indica el lugar del documento dónde se colocará el siguiente carácter tecleado. No debes confundir el Cursor con el Apuntador del ratón, como ya sabes, este puede presentar varias formas diferentes. 4. El apuntador se mueve con el ratón mientras que las teclas de dirección <Arriba>, <Abajo>, <Izquierda> y <Derecha> mueven el cursor. El cursor también se mueve llevando el apuntador a cualquier posición del texto y haciendo clic. 5. Probablemente, también puedes ver una pequeña línea horizontal ( ) que indica dónde termina el documento. 6. Cuando cometas un error, la tecla <Retroceso> borra cualquier carácter que se encuentre a la izquierda del cursor. La tecla <Supr> también borra un carácter, pero hacia la derecha del cursor. En una sección más adelante, verás como corregir errores más rápidamente. Guardar el documento El texto que haz escrito hasta ahora está almacenado en la memoria de la computadora y si se apaga sin guarda, se pierde sin posibilidad de recuperación, por ello es necesario guardarlo en alguna de las unidades físicas de almacenamiento. maov/mlvm/5

6 1. Haz clic menú Archivo Guardar. Debido a que el archivo es nuevo, aparece la ventana de diálogo Guardar como. 2. Haz clic Cancelar para no guardar aún. 3. Haz clic botón Guardar. Vuelva a aparecer la ventana Guardar como. Con los archivos nuevos sucede lo mismo en cualquiera de las dos formas. Por defecto, la carpeta que aparece en la ventana para guardan los documentos de Word se llama Mis documentos. Si deseamos guardar en otra carpeta hacemos clic en la flecha que está a la derecha del cuadro de lista Guardar en: ( ) y buscamos el destino deseado en el árbol de unidades y carpetas que se despliega. Para guardar el documento crearemos una carpeta nueva en Mis documentos, desde esta ventana. 4. En la barra que está a la derecha de Guardar en, haz clic botón Crear carpeta nueva. 5. Aparece la ventana Nueva carpeta. maov/mlvm/6

7 6. En el cuadro de texto Nombre: escribe: Word 7. Haz clic Aceptar. Se crea la carpeta y se abre para guardar el documento. 8. En cuadro Nombre de archivo escribe: Enfermedades Priónicas Recuerda que NO debes escribir la extensión, Word la asigna automáticamente. 9. Como precaución, asegúrate de que el mensaje del cuadro Guardar como tipo, diga Documento de Word (*.doc) que corresponde al formato o tipo del documento de Word. Existen otras opciones que revisaremos en las prácticas siguientes. 10. Haz clic Guardar. Se cierra la ventana Guardar como, y en la barra de título de la ventana de Word aparece el nombre asignado al documento, como indicación de que ya se grabó. El nombre de un documento nuevo, debe ser diferente a los que ya se encuentran guardados en la carpeta activa. Cuando dos nombres coinciden, Word nos informa de ello y pregunta si se desea sobrescribir el archivo que está grabado, la decisión depende del usuario. El procedimiento anteriormente descrito sólo se realiza cuando se guarda un documento por primera vez. Cuando se usa un documento que ya estaba grabado, al hacer clic maov/mlvm/7

8 Guardar, o clic Archivo Guardar, el documento se guarda con el mismo nombre, y se sobrescribe el anterior con lo que se pierde su contenido. Para que no suceda esto, el documento se debe grabar con otro nombre, usando la opción Guardar como, que ya se describió. 11. Haz clic Archivo - Guardar como. Aparece la ventana Guardar como, que ya conoces 12. En el cuadro Nombre de archivo, cambia el nombre a: Vacas Locas 13. Asegúrate de que el archivo se va a guardar en la misma carpeta Word de Mis documentos. 14. Haz clic Guardar. Nunca está de más insistir en la importancia de guardar con regularidad los documentos que se están elaborando. Word se puede configurar para guardar periódicamente el archivo de trabajo en un archivo temporal de respaldo. 1. Haz clic Herramientas Opciones, se abre la ventana Opciones. 2. Selecciona la pestaña Guardar y busca la opción Guardar info. de Autorrecuperación cada: 3. Ajusta tiempo que debe transcurrir para que se guarde el archivo de seguridad, según tu preferencia y haz clic Aceptar. Si el intervalo es muy corto se interrumpe el trabajo con mucha frecuencia, pero si es muy largo, se corre el riesgo de perder mayor cantidad de información, en caso de accidente. maov/mlvm/8

9 En ocasiones al fallar la corriente el archivo de seguridad se corrompe y no se recupera la información completa. Por ello es conveniente crear el hábito de guardar los archivos en que estamos trabajando, cada que hacemos un cambio mayor. Cerrar un documento Después de guardar un documento, éste continúa en pantalla y es posible trabajar en él. Cuando terminamos el trabajo, debemos cerrar el documento; esto no lo borra del disco, simplemente desaparece de la pantalla y deja libre la memoria que estaba utilizando. 1. Haz clic Archivo - Cerrar. Únicamente se cierra el documento, Word continua abierto. 2. Si el documento sufrió alguna modificación desde la última vez que se guardó, Word preguntará si queremos guardar los cambios; nuevamente la decisión depende del usuario. Sí elegimos No, las modificaciones se pierden, y se conserva el documento que estaba grabado, de esta manera podemos deshacernos de cambios no deseados. 3. Cierra el documento actual Abrir un documento Para usar un documento grabado, debemos colocarlo en la memoria de la computadora, esto se llama Abrir o Cargar el documento. 1. Haz clic Archivo Abrir. Aparece la ventana Abrir. 2. En el cuadro Buscar en: selecciona Mis documentos y abre la carpeta Word. maov/mlvm/9

10 3. Selecciona el archivo Vacas Locas.doc y haz clic Abrir. El documento abierto aparece en la pantalla. Como ya recordaras la forma rápida de abrir el documento es buscarlo con el Explorador de Windows y hacer doble clic sobre él. 4. Abre el Explorador de Windows. 5. Busca en Mis documentos la carpeta Word y ábrela. 6. Haz doble clic sobre el icono o el nombre del archivo Enfermedades Priónicas.doc. También en este caso el documento abierto se muestra en la pantalla. Cerrar Word Cuando terminamos el trabajo en Word se debe cerrar el programa, para liberar la memoria de la computadora. Aunque por disciplina antes de cerrar Word, se acostumbra cerrar los documentos abiertos; esto no es indispensable porque Word cierra automáticamente todos los documentos abiertos, antes de cerrarse. 1. Haz clic botón Cerrar o clic Archivo Salir. Si cambiaste algo en alguno de los documentos, antes de cerrar, el programa te preguntará sí deseas guardar los cambios. Distintas formas de ver un documento Con los botones de presentación que están en la esquina inferior izquierda de la ventana, o con los comandos del menú Ver, podemos visualizar los documentos en distintas formas. vista Normal vista Diseño Web vista Diseño Impresión vista Esquema 1. Abre el archivo Vacas Locas.doc. 2. Haz clic sobre cada uno de los botones de la figura anterior y observa lo que sucede con el texto. En el modo de vista Esquema se puede trabajar y examinar la estructura del documento; es útil para documentos largos, pero los documentos deben estar bien estructurados. Más adelante estudiaremos la forma de estructurar un documento para usar el modo vista esquema. Guardar Versiones Antes dijimos que cuando se hacen cambios en un documento, pero se desea conservar el original, se debe guardar el documento modificado en un archivo con nombre diferente. A partir de la versión 2000 de Word, el menú Archivo tiene la opción Versiones, que permite guardar las modificaciones y los documentos originales en el mismo archivo. 1. Haz clic Archivo Versiones. Se abre la ventana Versiones del documento activo. maov/mlvm/10

11 2. Haz clic botón Guardar ahora, para abrir la ventana Guardar versión. 3. En el cuadro de comentarios escribe: Primera versión 4. Haz clic Aceptar. Se cierran las ventanas y vuelves al documento. 5. Vuelve a hacer clic menú Archivo Versiones. En la ventana Versiones aparece la versión registrada en el archivo. Observa que además del comentario que tú escribiste, Word agregó la fecha y hora y el usuario registrado de la computadora. 6. Todas las versiones del documento que se guarden en este archivo se enlistarán en la ventana. Haz clic Cerrar, se cierra la ventana Versiones. maov/mlvm/11

12 Aunque conservar todas las versiones de un documento en un sólo archivo es conveniente, este tipo de archivos puede alcanzar tamaños enormes y volverse difíciles de manejar. EDICIÓN BÁSICA La característica más atractiva de los procesadores electrónicos de texto es la facilidad con que se puede modificar y corregir un documento. Sin embargo, para aprovechar al máximo las capacidades de Word, y cualquier otro procesador de textos electrónico, es necesario aprender las maniobras y comandos indispensables para la edición de documentos como: desplazamiento, selección, borrar, copiar, pegar y deshacer. Desplazamiento Para realizar cualquier modificación al documento, primero es necesario llegar hasta el lugar donde se efectuará el cambio, mientras más rápido se haga, más eficiente será el trabajo. Como la mayoría de los documentos van a ocupar más de una pantalla, es necesario conocer varias formas de desplazarse en el documento para elegir la más conveniente en cada caso. Para editar un texto, lo primero que se debe recordar es que la posición del cursor indica el sitio donde se insertará el siguiente carácter escrito ó el lugar desde donde se comienza a realizar los cambios. Las forma utilizada para mover el cursor depende de la distancia de este al sitió que se desea editar. Desplazamiento dentro de una pantalla 1. Si es necesario, selecciona el modo Vista Normal. Haz clic en el centro de la ventana. 2. Usa las teclas del cursor y observa como se mueve el cursor. Esta forma de desplazamiento es lenta pero precisa y es la más rápida para moverse unos cuantos caracteres o líneas dentro de una sola pantalla. 3. Ahora, mantén presionada cualquiera de las teclas anteriores. Este método no es recomendable sí el texto que se va a modificar queda a más de dos o tres caracteres o líneas del cursor, en otro caso se prefiere usar el ratón. 4. Lleva el apuntador del ratón hasta cualquier sitio en la última línea de la pantalla y haz clic. El cursor se mueve a la posición del apuntador. Este es el mejor método de mover el cursor en la pantalla, Con frecuencia los principiantes tienen problemas para colocar el apuntador en el lugar deseado, pero esto se remedia con práctica. 5. Con cualquiera de las formas ya explicadas, devuelve el cursor al centro de la pantalla. 6. Presiona las teclas <Inicio> y <Fin>, observa lo que sucede. También se pueden usar combinaciones de la tecla <Ctrl> y las teclas anteriores. Recuerda que el signo + de las combinaciones de teclas significa que debes mantener maov/mlvm/12

13 presionada la tecla <Ctrl> y presionar una vez la tecla siguiente. <Ctrl>+<Fin> lleva el cursor al final del documento y <Ctrl>+<Inicio> al inicio. 7. Con cualquiera de las formas ya explicadas, vuelve a colocar el cursor en el centro de la pantalla. 8. Usa las combinaciones <Ctrl>+ <Izquierda>, <Ctrl>+<Arriba>, <Ctrl>+<Derecha> y <Ctrl>+<Abajo>, y observa los que sucede en cada caso. Desplazamientos a otra pantalla Para moverse a posiciones que están fuera de la pantalla activa, se usan los métodos siguientes. 1. Presionando las teclas <AvPág> y <RePág>, se mueve el cursor a la pantalla siguiente y la anterior respectivamente. 2. Estas teclas también se usan en combinación con la tecla <Ctrl>. Prueba las combinaciones <Ctrl>+<RePág> y <Ctrl>+<AvPág>, observa lo que sucede cuando las usas. Cuando hay que moverse en textos largos, la barra de desplazamiento vertical es una buena opción. La posición del rectángulo que se encuentra en ella, indica la posición relativa de la ventana dentro del texto y el tamaño del mismo rectángulo, respecto de la longitud total de la barra, está en proporción al tamaño del documento. Existen varias formas de usar la barra de desplazamiento vertical. 3. Haciendo clic en, de la barra vertical, se mueve la pantalla un renglón hacia arriba. 4. Con el botón, se mueve un renglón hacia abajo. 5. Manteniendo presionados cualquier de los botones, el desplazamiento es continuo. 6. Haciendo clic en cualquier lugar dentro de la barra, arriba del cuadro, se salta una pantalla hacia el inicio del documento. 7. Con clic por debajo del cuadro se salta una pantalla hacia el final. 8. Arrastrando el cuadro de la barra hacia arriba, se desplaza la pantalla hacia el inicio del documento, tan rápido como se mueva el cuadro. 9. Arrastrándolo en la dirección contraria, se invierte el efecto. 10. Las flechas dobles y que se encuentran en la parte inferior de la barra de desplazamiento sirven para moverse dentro de un documento, con base en un tipo de objeto seleccionado. El objeto de referencia por defecto es la página. Para cambiar el objeto de referencia para el desplazamiento se hace clic botón Seleccionar objeto de búsqueda Aparece la ventana de selección. maov/mlvm/13

14 En ella se seleccionan otros tipos de objetos, como tablas, imágenes, secciones, título, notas al pie, comentarios, palabras, etc. Con la barra de desplazamiento horizontal se pueden realizar movimientos a la izquierda y la derecha, de la misma forma que para la barra vertical, pero se utiliza menos porque es raro que el texto sea más ancho de lo que cabe en la pantalla. Antes de terminar con este apartado, en necesario señalar, que con las barras de desplazamiento SE MUEVE EL TEXTO PERO NO EL CURSOR, por tal motivo, cuando llegamos al lugar del texto buscado, es necesario hacer clic con el apuntador del ratón para llevar el cursor hasta ahí. Selección Llegar al lugar que se va a modificar, es sólo la primera parte de la edición, la mayoría de los comandos de edición como cortar, copiar y cambiar formato, necesitan que se les indique mediante la selección, la parte del texto sobre la que deben actuar, por lo tanto, la habilidad para seleccionar sólo el texto deseado es muy importante para la edición correcta. Cuando se selecciona una parte del texto, este queda resaltado en video inverso o sea: En Word existen dos esquemas generales de selección, usando el ratón y mediante combinaciones de teclas. Selección con ratón Las formas de seleccionar texto usando el ratón son, Arrastrar y Clic. Para seleccionar con Arrastrar, primero se coloca el apuntador al inicio de la sección del texto que se desea seleccionar y se Arrastra hasta el final de la selección. 1. Coloca el apuntador al inicio del nombre de del autor del texto capturado. 2. Arrastra el apuntador sobre el nombre y suéltalo al llegar al final. El nombre queda resaltado para indicar que está seleccionado. maov/mlvm/14

15 Esta es la forma recomendada para seleccionar secciones de texto que están en la pantalla activa y que ocupan sólo una letra, una parte de una palabra, de un párrafo o fragmentos de dos párrafos. Esta forma de selección requiere de práctica en el manejo del ratón. Esta y cualquier otra selección, se deshacen con clic en cualquier parte del texto. 3. Haz clic en cualquier lugar del documento para deshacer la selección. El clic con el botón principal del ratón se usa para seleccionar divisiones completas del texto. 4. Coloca el apuntador en cualquier parte de la palabra "desarrolladas", que está en el primer renglón del documento, realiza las operaciones siguientes: o o o clic doble clic triple clic 5. Observa lo que sucede en cada caso. 6. Borra la selección con clic en cualquier lugar del documento. 7. Coloca el apuntador a la izquierda de la primera línea del segundo párrafo. Cuando adquiera la forma de la flecha que apunta hacia arriba y a la derecha ( maniobras siguientes: o o o clic doble clic triple clic 8. Observa lo que sucede en cada caso. 9. Borra la selección con clic en cualquier lugar del documento. ), efectúa las Para seleccionar un gráfico o una imagen se hace clic encima de él y el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro. Selección con teclado Las combinaciones de teclas que permiten seleccionar partes del texto sólo con el teclado, se enlistan a continuación. <Mayúsculas>+<Derecha> <Mayúsculas>+<Izquierda> <Ctrl>+<Mayúsculas>+<Derecha> <Ctrl>+<Mayúsculas>+<Izquierda> <Mayúsculas>+<Inicio> <Mayúsculas>+<Arriba> <Mayúsculas>+<Fin> <Mayúsculas>+<Abajo> maov/mlvm/15

16 <Ctrl>+<Mayúsculas>+<Arriba> <Mayúsculas>+<AvPág> <Ctrl>+<E> Word <Ctrl>+<Mayúsculas>+<Abajo> <Mayúsculas>+<RePág> 1. Realiza cada una de las maniobras anteriores y observa el resultado. Borrar Cualquier parte del documento que esté seleccionada se puede borrar simplemente presionando la tecla <Supr>. 1. Selecciona el nombre del autor del escrito y presiona <Supr>. También se borra un texto seleccionado, escribiendo un nuevo texto, para que substituya al anterior. 2. Usando alguno de los métodos que acabamos de demostrar, selecciona la palabra "desarrolladas", del primer renglón del texto. 3. SIN REALIZAR OTRA MANIOBRA, escribe efectuadas. La nueva palabra reemplaza a la anterior. Para borrar el texto que se encuentra próximo al cursor no es necesario seleccionarlo, se usan combinaciones de teclas. 4. Coloca el cursor en el centro de la pantalla. 5. Realiza las maniobras que se enlista a continuación y observa el resultado de cada una. o o o o <Retroceso> <Ctrl>+<Retroceso> <Supr> <Ctrl>+<Supr> Deshacer y rehacer Cuando realizas alguna maniobra, y después te das cuenta que no era lo que deseabas, puedes deshacerla de varias formas. 1. El último cambio se deshace con clic Deshacer, de la barra de herramientas estándar. 2. También se puede deshacer la última acción con clic Edición - Deshacer. 3. La tercera forma de deshacer es con la combinación de teclas <Crtl> + <Z>. Cuando es necesario deshacer varias acciones, al hacer clic en la flecha que está a la derecha del botón Deshacer se abre una ventana con la lista de las acciones que es posible deshacer, con la más reciente en la parte superior. maov/mlvm/16

17 4. Abre el menú deshacer. Busca en la lista, la primera acción de borrado (Eliminar) que realizaste y haz clic sobre ella. Observa lo que sucede. Las acciones siempre se deshacen en bloques, no se puede deshacer la tercera de la lista, sin que se deshagan las dos anteriores. Las acciones que recién se han deshecho, se pueden volver a hacer con el botón de Rehacer. 5. Haz clic Rehacer. Se borra el nombre del autor. 6. Recupera el nombre del autor con clic Deshacer. Copiar, Cortar y Pegar Copiar, cortar y pegar son tres de las maniobras más empleadas en la edición electrónica de textos. También en este caso existen varios métodos para realizar las acciones, la mayoría de los usuarios usan los botones de la barra de herramientas estándar porque es muy fácil, pero no siempre es lo más rápido, por eso también revisaremos otros. 1. Empleando cualquiera de los métodos que ya conoces, selecciona el título del escrito. 2. Haz clic Copiar. 3. Mueve el cursor hasta un reglón nuevo, al final del documento. 4. Haz clic Pegar. 5. El título se pega en al final del documento. 6. Selecciona el nombre del autor y haz clic Cortar. maov/mlvm/17

18 7. Pega el nombre del autor debajo del título, al final del documento, observa la diferencia entre estas dos maniobras Estas herramientas también están accesibles como comandos en el menú Edición, y se usan haciendo clic Edición y seleccionando la herramienta deseada. Otra forma de copiar cortar y pegar es con el botón secundario. 8. Selecciona el primer párrafo del documento y haz clic secundario sobre cualquier parte de él. 9. En el menú contextual que aparece, haz clic Copiar. 10. Mueve el apuntador hasta el final del documento y nuevamente haz clic derecho. Aparece el menú contextual. 11. Haz clic Pegar, para que el párrafo se copie en la nueva ubicación. El botón secundario también se puede usar para mover o copiar, arrastrando los objetos seleccionados. 12. Selecciona la primera oración del párrafo que está al final del documento. Investigaciones desarrolladas en... desconocido en humanos y animales. 13. Coloca el apuntador en cualquier parte de la oración seleccionada y arrástrala, mientras mantienes presionado el botón secundario del ratón, hasta el final del mismo párrafo. Observa el rectángulo y el cursor que acompañan al apuntador, indicando que se está arrastrando una selección. 14. Cuando llegues al sitio indicado, suelta el ratón. Se abre un menú contextual como el siguiente. 15. Haz clic Mover aquí, que equivale a Cortar y Pegar. maov/mlvm/18

19 La opción Copiar aquí de este menú es igual a Copiar y Pegar. También es posible Copiar, Cortar y Pegar con combinaciones de teclas. 16. Selecciona el segundo párrafo del texto. Para copiar usa la combinación <Ctrl> + <C>. 17. Coloca el cursor en un renglón nuevo, al final del documento y presiona <Ctrl> + <V>. El párrafo se copia en la nueva ubicación. 18. Selecciona el penúltimo párrafo del documento original. Para cortar usa <Ctrl> + <X>. Una vez en el portapapeles, podríamos pegarlo en otro lugar, pero no lo haremos. Muchos usuarios que encuentran difícil el manejo del ratón, o que son hábiles en mecanografía, pueden aprovechar estas técnicas para acelerar su trabajo. Por último, también es posible mover texto (cortar y pegar) arrastrándolo. 19. Selecciona el primer párrafo del documento. 20. Coloca el apuntador en cualquier parte del párrafo seleccionado y arrástralo con el botón principal del ratón presionado. Cuando llegues al inicio del último párrafo suelta el botón. El texto seleccionado se mueve a la nueva ubicación. Guardar versiones nuevas Cuando los cambios realizados en un documento lo ameritan, se puede proceder a guardar una nueva versión en el mismo archivo. 1. Haz clic menú Archivo Versiones, en la ventana que se abre, debe aparecer la información de la Primera versión. 2. Para guardar la nueva versión haz clic botón Guardar ahora. 3. En el cuadro de comentarios de la ventana Guardar escribe: Versión Modificada 4. Haz clic Aceptar. Se guardará la nueva versión, pero sin borrar la anterior. Abrir versiones anteriores Siempre que se abre un archivo que tiene varias versiones del mismo documento, se abre en la más reciente, pero es fácil ver las versiones anteriores. 1. Haz clic menú Archivo Versiones, en la ventana que se abre, debe aparecer la información de todas las versiones guardadas. 2. Selecciona Primera versión y haz clic Abrir. Se divide la ventana de Word y en la parte inferior aparece la versión anterior del documento, sin las modificaciones que ya hicimos. De esta manera es posible recuperar alguna parte que se modificó pero que no nos satisface en la nueva versión. 3. Cierra la ventana de la Primera versión y maximiza la de la versión actual. 4. Cierra el archivo Vacas locas. maov/mlvm/19

20 Aunque rara vez es necesario, es posible modificar el archivo de una versión anterior y al cerrarlo, los cambios se guardan en la versión correspondiente. Cualquier versión de un documento se puede extraer del archivo; primero hay que abrirla, seleccionarla toda y copiarla; después, se abre un documento nuevo de Word y se pega el texto copiado. Este nuevo documento se guarda como un archivo simple. Cuando un archivo con varias versiones se guarda usando el comando Guardar como, se grabar con otro nombre, pero con todas las versiones. 5. Cierra el archivo Vacas locas y abre Enfermedades Priónicas. Buscar El comando Buscar es útil cuando deseamos confirmar que una palabra o una frase se encuentra en el lugar apropiado del documento. 1. Abre el archivo Enfermedades Priónicas. 2. Haz clic Edición - Buscar. Aparece la ventana Buscar. 3. En el cuadro Buscar escribe prión y haz clic Buscar Siguiente. En la pantalla se resalta la siguiente ocurrencia de la secuencia de caracteres. 4. Presiona el botón Buscar Siguiente una vez más. Observa que se busca la secuencia de caracteres indicada, sin importar que esté sola o dentro de otra palabra. En esta forma se puede buscar en todo el documento. Para realizar búsquedas más complicadas se usan las opciones avanzadas que aparecen al presionar el botón Más. La función de las principales opciones se describe brevemente a continuación. Buscar: Para buscar en todo el documento, hacia delante o hacia atrás. Coincidir mayúsculas y minúsculas. Para buscar una forma especial o cualquier aparición de una palabra. Sólo palabras completas. Se puede especificar que busque texto que contenga parte de la palabra buscada o que busque exactamente la palabra completa. maov/mlvm/20

21 Usar caracteres comodín. Un comodín es un carácter que ocupa el lugar de cualquier otro. El signo de cerrar interrogación (?) sustituye a un sólo carácter y el asterisco (*) sustituye cualquier conjunto de caracteres. Con el botón Formato es posible buscar una palabra que tenga un tipo y atributo específico como negrito, cursivo o subrayado o combinaciones de estos. Con el botón Especial, se realizan búsquedas de caracteres especiales como marcas de párrafo, tabulación, etc. Buscar y reemplazar Con esta opción se puede cambiar una, algunas o todas las ocurrencias de una palabra o frase. 1. Haz clic Edición Reemplazar. Se abre la ventana Buscar y reemplazar. 2. En el cuadro Buscar: escribe: 3. En el cuadro Reemplazar con: escribe: proteínas priónicas patogénicas PRPSC 4. Haz clic Buscar siguiente, que funciona igual que en Buscar. 5. Haz clic Reemplazar. El nuevo texto ocupa el lugar del anterior. 6. Vuelve a abrir la ventan Reemplazar para reemplazar: con: proteínas priónicas anormales PRPSC pero utilizando la opción Reemplazar todas. De esta forma se modifican las apariciones del texto especificado, el documento completo. Al realizar una búsqueda, las dobles flechas de la barra de desplazamiento vertical, que normalmente son de color negro, cambian a color azul y al hacer clic en ellas se repite la búsqueda. Si se está reemplazando, aparece una ventana para escribir el texto que va a reemplazar la palabra o palabras encontradas. 7. Haz clic botón Seleccionar objeto de búsqueda Página, para avanzar por páginas. maov/mlvm/21

22 Ver varios documentos a la vez Word Esta opción de Word puede ser útil cuando se tienen dos o más documentos cuya información se debe consultar simultáneamente. 1. Abre el archivo Vacas Locas.doc. Observa que en la barra de tareas se indica la presencia de dos archivos abiertos, al mismo tiempo. 2. Haz clic Enfermedades Priónicas de la barra de tareas, la ventana de dicho documento se vuelve la ventan activa. 3. Haz clic Ventana. En la parte inferior está la lista de documentos abiertos. 4. Haz clic Vaca Locas. Vuelve a cambiar la ventana activa. También es posible ver varios documentos a la vez. 5. Haz clic Ventana Organizar todo. En esta forma vemos los dos documentos simultáneamente, para cambiar de uno a otro basta hacer clic en la ventana en que deseamos trabajar. 6. Cierra la ventana de Vacas Locas y maximiza la de Enfermedades Priónicas. Con la opción Dividir podemos ver el mismo documento en dos ventanas independientes. 7. Haz clic Ventana Dividir aparece una barra que divide la ventana del documento en dos. 8. Mueve la división aproximadamente a la mitad de la ventana y fíjala haciendo clic. maov/mlvm/22

23 9. Para cambiar de división basta hacer clic en la parte de la ventana deseada. En esta forma puedes revisar una parte del documento mientras trabajas en otra. 10. Haz clic Ventana Quitar división para eliminar la división y ver la ventana completa. 11. La opción que falta, Nueva ventana, se explica por sí misma. 12. Cierra el documento Enfermedades priónicas.doc. Si te pregunta si deseas guardar los cambios, acepta. EDICIÓN AVANZADA La edición electrónica de textos brinda a cualquier usuario la posibilidad de producir documentos de aspecto atractivo, capaces de captar la atención de los lectores. Esto se logra mediante el ajuste de los parámetros que controlan el Formato, y la inserción y manejo de diferentes tipos de objetos, entre ellos Imágenes y gráficos. Aspectos que revisaremos a continuación. Configuración de Página Word agrupa dentro de la Configuración de página varios parámetros que controlan el aspecto del documento. Aunque la configuración de página se puede cambiar en cualquier momento, es aconsejable configurar la página antes de comenzar a escribir, para observar desde el inicio el aspecto que tendrá el documento, porque si se hace después, el aspecto del documento puede cambiar en forma inesperada. 1. Abre el archivo Enfermedades priónicas.doc que estar en la carpeta Mis documentos/word/. 2. Inserta un renglón después del nombre del autor y escribe: Versión de y tu nombre 3. En el cuadro de Zoom selecciona Ancho de página. 4. Haz clic Archivo Configurar página. Se abre la ventana Configurar página. maov/mlvm/23

24 5. En la pestaña Márgenes ajusta los márgenes a 3 cm. por lado, observa lo que sucede en la imagen de Vista previa. 6. En el cuadro Encuadernación, ajusta el valor a 0.5 cm. Como su nombre lo indica, este espacio se añade al margen del lado que se va a encuadernar el documento. 7. En el cuadro Posición del margen interno, selecciona Superior. Observa lo que sucede en Vista previa, y devuélvelo a Izquierda. 8. Cambia la Orientación a Horizontal, observa lo que sucede en Vista previa y devuélvela a Vertical. 9. En la sección Páginas cambia las opciones y observa lo que sucede en Vista previa. Al final selecciona la opción Normal. 10. En el cuadro Aplicar a: selecciona Todo el documento. Como se explica más adelante, en Word es posible aplicar configuraciones de página diferentes en un mismo documento, si lo dividimos en secciones. 11. Haz clic en la pestaña Papel. 12. Selecciona tamaño Carta. Observa que las dimensiones se ajustan automáticamente. Cuando es necesario, además de los tamaños predefinidos, el usuario puede modificar las dimensiones, dentro de los límites impuestos por la impresora de que se dispone. 13. Sí es necesario, define el tamaño de papel como Carta o a las dimensiones que se muestran en la figura anterior. 14. La sección Origen de papel tiene información que cambia según la impresora usada y por tanto no las revisaremos. Además, casi nunca es necesario modificarlas y en dado caso, es más conveniente consultar el manual del fabricante de la impresora. maov/mlvm/24

25 15. Haz clic en la pestaña Diseño, que contiene el último grupo de características a configurar. 16. En el cuadro Empezar sección, selecciona Continuo. Esta opción define, que sucede cuando insertamos un cambio de sección en el documento. 17.En la sección de Encabezado y pies de página, selecciona la casilla Pares e impares diferentes, observa lo que sucede en Vista previa. 18.Borra la selección anterior y activa la casilla Primera página diferente. Observa la Vista previa. 19.Ajusta los márgenes para los encabezados y pies de página a 2 cm. Esta es la distancia que habrá desde el borde de la página a la primera línea del encabezado y la última del pie de página, cuando los incluyamos. Los encabezados y pies de página son textos que se repite en todas las páginas y se escriben fuera de la zona del texto principal. Por lo general, tienen una o dos líneas y se usan para incluir información como el título del documento, el autor, números de página, etc. Cuando se usan encabezados o pies de página, se deben fijar márgenes de tamaño adecuado. 20. En el cuadro Alineación vertical, Selecciona la opción Superior. Con esta selección, el texto que se escribe empieza a llenar la hoja desde la parte superior. 21. Para terminar la configuración haz clic Aceptar. En la ventana del documento podrás observar el resultado de los cambios realizados. Si antes de Aceptar haces clic botón Predeterminar, los valores seleccionados serán utilizados en todos documentos que se creen de aquí en adelante. Formato El formato, es la manera en que se presenta el texto cuando se imprime el documento. El formato se usa para resaltar las partes más importantes de un texto, organizar capí- maov/mlvm/25

26 tulos, temas y conceptos. Recuerda, aunque lo fundamental es lo que se dice en el documento, la forma en la que se presenta también es importante. Formato de caracteres Caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben en un texto. Los incluidos en imágenes, gráficos, dibujos y otros objetos no se consideran caracteres. La forma más sencilla de cambiar el formato de texto es usando la barra de herramientas Formato. Estas herramientas y otros comandos, también están accesibles en el menú Formato. Tipo de letra o Fuente 1. Selecciona el título del documento. 2. Haz clic en la flecha ( ) del cuadro Fuente. Se despliega la lista de tipos de letra instalados; los usados recientemente se enlistan primero. Observa que el nombre de la fuente está escrito en el tipo de letra correspondiente. 3. Varios nombres están precedidos del símbolo que significa que la fuente es TrueType. Estos tipos de letra se imprimen tal como se ven en la pantalla. 4. Selecciona la fuente Times New Roman. 5. Aplica el mismo tipo de letra al nombre del autor y al renglón de la versión. 6. El texto del cuerpo del documento debe tener fuente Arial. Tamaño 1. Selecciona nuevamente el título del documento. 2. Haz clic en la flecha del cuadro Tamaño de fuente, para desplegar una lista de tamaños, como la que se ve en la figura siguiente. maov/mlvm/26

27 3. Selecciona el 18. El tamaño de letra se mide en puntos. Un punto es 1/72 de pulgada. Entonces los 18 puntos del título equivalen a ¼ de pulgada o aproximadamente 0.63 cm. 4. El tamaño de letra del nombre del autor deben ser de 16 puntos. 5. El tamaño de letra en el renglón de la versión deben ser de 14 puntos. 6. El texto del documento debe ser de 12 puntos. Es posible cambiar el tamaño incluso de palabras o caracteres individuales. 7. Busca la abreviación PRPC que aparece en el primer renglón del segundo párrafo y selecciona la R intermedia. 8. En el cuadro Tamaño de fuente selecciona un tamaño de 8 puntos y haz clic en cualquier parte del documento. El resultado debe verse como la figura siguiente. 9. Haz lo mismo con la R de todas las abreviaciones PRPC y PRPSC del documento. Atributos Sin importar su tipo de letra y su tamaño, los caracteres pueden tener uno o más de los atributos siguientes negrita, cursiva, subrayado, subíndice y superíndice. 1. Nuevamente selecciona el título del documento. 2. Haz clic Negrita. Podemos asignar un atributo a una palabra completa sin necesidad de seleccionarla. 3. Coloca el cursor en cualquier parte dentro de la abreviación EEB del primer párrafo del texto. 4. Haz clic Negrita se modifica toda la palabra en que se encuentra el cursor. 5. Haz lo mismo con todas las abreviaciones EEB y ECJ del documento. 6. Busca el texto alfa-hélice y aplícale el atributo cursivo. maov/mlvm/27

28 7. Haz lo mismo con cadena-beta. Word 8. Selecciona el renglón del autor de la versión y aplícale el atributo negrita. Los atributos se pueden combinar de cualquier forma, aplicándolos simultáneamente. 9. Selecciona el nombre del autor. 10. Haz clic Cursiva Subrayado. Los atributos también se pueden aplicar a caracteres individuales, pero primero se deben seleccionar. 1. En la abreviación PRPC de la primera línea del segundo párrafo, selecciona la C final. 2. Haz clic Formato Fuente. 3. En la ventana de formato de Fuente que se abre, selecciona el cuadro de verificación Superíndice y haz clic Aceptar. El resultado se verá como en la figura siguiente. 4. Haz lo mismo con las C de todas las abreviaciones PRPC del documento y también con la terminación SC de las abreviaciones PRPSC, para que se vean como en la figura siguiente. 5. Localiza la abreviación Sup53, que está en el quinto párrafo del documento y selecciona la terminación 53. maov/mlvm/28

29 6. Haz clic Formato Fuente y selecciona el cuadro de verificación Subíndice. El resultado se verá como la figura siguiente. 7. Repite lo mismo en la otra abreviación Sup53 del párrafo. Los atributos Subíndice y Superíndice también se pueden aplicar usando los botones siguientes, cuando están visibles. Subíndice Superíndice En la ventana de formato de Fuente, se puede predeterminar el formato diseñado para que se aplique a todos los documentos nuevos. Color El cambio de color del texto sólo se usa cuando el documento se va a imprimir en una impresora de color o cuando será leído en pantalla, de otra forma no tiene caso. 1. Selecciona el título del documento. 2. Haz clic en la flecha a la derecha del botón Color de fuente. Se abre el menú de colores de fuente. 3. Selecciona el color Azul. 4. Ahora, colorea el nombre del autor de Rojo. Otras formas de resaltar texto También se puede resaltar palabras o frases, en una forma más tradicional. 1. Usa comillas para resaltar vacas locas, en el cuerpo documento, no en el título. Formato de párrafo Un párrafo, está constituido por el texto comprendido entre dos marcas de párrafo ( ) 1. Sí es necesario, haz clic Mostrar u ocultar, para hacer visibles las marcas de párrafo. maov/mlvm/29

30 Como ya te diste cuenta, se inserta una marca de párrafo cuando se presiona <Intro> y a partir de ahí se inicia un nuevo párrafo con el mismo formato del párrafo anterior. Para cambiar el formato de un párrafo no hace falta seleccionarlo, basta colocar el cursor en cualquier parte de él y aplicar el formato de párrafo deseado. Alineación La alineación de párrafo se realiza respecto de los márgenes del objeto en que se encuentra el texto, este puede ser una página, una columna, un cuadro de texto o la celda de una tabla. 1. Coloca el cursor en cualquier lugar de la línea de título del documento. 2. Haz clic Centrar. El título queda centrado respecto a los márgenes de la página. Debido al tamaño de fuente, el cambio de posición no es muy notable. 3. Coloca el cursor en la línea del nombre del autor. 4. Haz clic Alinear a la derecha. En esta ocasión, el cambio de posición se nota claramente. 5. Coloca el cursor en cualquier parte del primer párrafo. 6. Haz clic Justificar. Aplica esta alineación a todos los párrafos del cuerpo del texto. Sangría En el estilo de escribir antiguo, se acostumbraba resaltar el inicio de un párrafo, con una sangría en la primera línea. Una forma de dar sangría a la primera línea es usar Tabulaciones. Tabulaciones Las tabulaciones son posiciones fijas que se crean presionando <Tabulador>. Cuando se establecen tabulaciones en un renglón, el cursor se coloca sólo en esas posiciones. Las tabulaciones son útiles para organizar texto en una posición definida. En Word las tabulaciones predeterminadas están colocadas cada 1.25 ó 1.27 cm., pero el usuario puede definir cualquier posición y alineación. Hay que señalar que las tabulaciones definidas por el usuario, son propiedades del formato de párrafo, o sea, las tabulaciones de usuario afectan solo al párrafo en el que se definen. 1. Coloca el cursor al inicio del primer párrafo. 2. Presiona <Tabulador>, la primera línea se mueve 1.25 cm. hacia la derecha. Formato de Tabulaciones Si queremos posiciones distintas cambiamos el formato de las tabulaciones. maov/mlvm/30

31 1. Sin mover el cursor del inicio del primer párrafo, haz clic Formato Tabulaciones. Se abre la ventana Tabulaciones. 2. En el cuadro de texto Posición escribe 1.5. En los botones de selección de Alineación debe estar seleccionado Izquierda y en los de Relleno, Ninguno. 3. Haz clic Aceptar y presiona <Tabulador>. El texto se recorre hasta 1.5 cm. del margen izquierdo. Las opciones de alineación permiten definir el ajuste del texto en cada posición de tabulación. La opción decimal se usa para alinear números al punto decimal. Las opciones de relleno permiten introducir, puntos, guiones o líneas para llenar el espacio entre tabulaciones. Espacio entre párrafos El estilo de escritura actual consiste en separar los párrafos con líneas vacías. Muchos usuarios hacen esto introduciendo retornos de carro entre los párrafos. Esta maniobra, además de que se puede olvidar en alguna ocasión, hace crecer el archivo en forma innecesaria, porque introduce más caracteres, aunque no sean imprimibles. Para evitar estos problemas, desde el menú formato se puede hacer que Word separe los párrafos automáticamente. 1. Coloca el cursor al inicio del primer párrafo. 2. Haz clic Formato Párrafo. Se Abre la ventana de diálogo Párrafo. maov/mlvm/31

32 3. En la ventana se indica que el párrafo tiene alineación justificada y que no tiene ningún nivel de esquema. 4. En el cuadro Especial de la sección Sangría selecciona la opción Primera línea. 5. En el cuadro En, ajusta la sangría a 1.5 cm. 6. Sí asignamos valores a los cuadros Izquierda y Derecha de este apartado, la sangría se aplica a todo el párrafo y no sólo a la primera línea. 7. En la sección Espaciado, ajusta el cuadro Anterior a 12 pto, equivalente a un renglón, en el tamaño de letra seleccionado. 8. En el cuadro Interlineado se ajusta la separación entre líneas dentro del párrafo, no entre párrafos. Debe decir Sencillo 9. Haz clic Aceptar. El primer párrafo se separa un renglón del nombre del autor de la versión. 10. Selecciona los renglones de título, autor y versión. 11. Haz clic Formato Párrafo. Se abre la ventana de diálogo Párrafo. 12. En la sección Espaciado, haz clic en la flecha hacia abajo del cuadro Anterior hasta que se lea Automático. 13. Repite la maniobra en la ventana Posterior y haz clic Aceptar. 14. En esta forma Word calcula el espacio entre párrafos, proporcional al tamaño de letra. Como ya viste, en esta ventana también es posible asignar automáticamente la sangría de la primera línea y la alineación del texto. maov/mlvm/32

33 Copiar formato Word Una vez asignado el formato al primer párrafo, modificar los restantes es fácil, copiando el formato. 1. Selecciona todo el primer párrafo y haz doble clic Copiar formato. 2. Observa la forma que adquiere el apuntador, para indicar que se está copiando el formato. 3. Coloca el apuntador del ratón al inicio del segundo párrafo y haz clic. El formato del párrafo queda igual al anterior. 4. Haz clic en todos los párrafos, para darles el mismo formato. Usa la barra de desplazamiento vertical para moverte en el documento, de otra manera se borra la opción de copiar formato. 5. Al terminar de copiar el formato, haz clic Copiar formato, para borrar la selección. 6. Guarda el archivo con las modificaciones realizadas, en la carpeta Word de Mis Documentos, SIN CAMBIAR EL NOMBRE. 7. Si estas trabajando en una computadora que no usas regularmente, cuando decidas interrumpir el trabajo, guarda una copia de los archivos Enfermedades Priónicas.doc y Vacas locas.doc, en un disquete, para usarlos en la segunda parte de la práctica de Word. maov/mlvm/33