MANUAL DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL A CONTRATA

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1 MANUAL DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL A CONTRATA SERVICIO DE SALUD DEL RELONCAVÍ 0

2 I) Introducción... 2 II) Marco conceptual sobre Reclutamiento y Selección de Personal. 2 III) Procedimiento para la Selección de Personal Creación/Validación del Perfil del cargo Recepción de antecedentes Desarrollo de Base de Datos Análisis Curricular Acerca de la Comisión de Selección de Personal a contrata Pasos a seguir por la Comisión de Selección Reunión de constitución Criterios de Selección obligatorios.. 6 a) Análisis curricular.. 6 b) Entrevista focalizada.. 7 c) Otros instrumentos de carácter opcional. 7 - En caso de personas con discapacidad. 8 d) Entrevista personal. 9 IV) Finalización del Proceso de Selección. 10 Anexos Perfil de Selección Ficha de evaluación Pauta de calificación 1

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL RECLUTAMIENTO Y LA SELECCIÓN DE PERSONAL A CONTRATA DEL SERVICIO DE SALUD DEL RELONCAVÍ I. INTRODUCCION En el marco del Código de Buenas Prácticas Laborales y No Discriminación (CBPL) y con el fin de orientar la implementación de la directriz Nº 1 sobre los procesos de reclutamiento y selección de personal a contrata, se ha elaborado el presente documento que contiene los conceptos fundamentales y procedimientos a considerar frente a la necesidad de proveer un cargo en algún establecimiento de la Red Asistencial del Servicio de Salud Del Reloncaví. Ha servido de base para este Manual de Procedimientos, el Manual de Selección de Personas en servicios públicos de la Dirección Nacional del Servicio Civil, el Código de Buenas prácticas Laborales, el DFL Nº 28/08 que fija requisitos para el SSDR, el Manual elaborado por la Subdirección de Recursos Humanos del Servicio de Salud y que será aplicable con carácter de obligatoriedad en todos los establecimientos. En términos generales, este Manual busca propiciar una transparente y eficiente gestión de los procesos de reclutamiento y selección, donde el mérito, la idoneidad y la no discriminación sean los elementos centrales en su ejecución. El presente Manual deberá ser revisado periódicamente, y de ser necesario actualizado al menos cada dos años. II. MARCO CONCEPTUAL SOBRE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Los principales objetivos del reclutamiento y selección de personal son: 1. Seleccionar a la persona más adecuada para un cargo determinado, en base a la valoración y acreditación del mérito y la idoneidad, utilizando para ello herramientas técnicas, objetivas y transparentes. 2. Cumplir con aquellos elementos que ha considerado la Dirección Nacional del Servicio Civil para asegurar que los procesos de reclutamiento y selección estén exentos de sesgos discriminatorios de cualquier índole. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL Entiéndase reclutamiento de personal, como el conjunto de procedimientos orientado a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. Es un proceso clave para el éxito de los equipos de trabajo, se debe buscar la participación de las jefaturas directas con el apoyo de la Subdirección de Recursos Humanos. Lo más importante en esta etapa es saber qué se busca, y cuándo es necesario publicar en diarios regionales o nacionales la necesidad de contratar personal. En caso de requerir 2

4 publicación en prensa, se deberá realizar una solicitud a las Subdirecciones de Recursos Humanos y Administrativa, quienes aprobarán la concordancia con los criterios de oferta de mercado de cargo solicitado, disponibilidad presupuestaria y existencia de otros medios alternativos efectivos. Al mismo tiempo, asesorarán en cuanto al texto y presentación de la publicación en prensa según lineamientos comunicacionales institucionales. Al respecto, las autoridades de establecimientos de la red, antes de externalizar el proceso de selección, deberán agotar instancias de reclutamiento interno a nivel de este Servicio de Salud. Se tratará de privilegiar el traslado de funcionarios a los distintos centros hospitalarios y consultorio, siempre que cumplan con los perfiles que se definan con anterioridad. La idea es otorgar oportunidades a nuestros funcionarios, y llevar a efecto una de las ventajas del reclutamiento interno e institucional, considerar a las personas como la piedra angular de la organización y facilitar su vida laboral. SELECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Se entiende por selección de recursos humanos al proceso de escoger a la persona más adecuada para un cargo determinado, en base a la valoración y acreditación del mérito e idoneidad, utilizando para ello herramientas técnicas, objetivas y transparentes. III. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL Los establecimientos dependientes del SSDR están facultados para planificar e implementar los procesos de provisión de cargos de contrata vacantes previa autorización del Director/a del Servicio de Salud, en el caso de los establecimientos de baja complejidad y Consultorio Río Negro Hornopirén. No obstante lo anterior, pueden contar con la asesoría de la Subdirección de Recursos Humanos, quienes brindarán asistencia técnica en la preparación y ejecución del proceso de selección. El Director/a del establecimiento de baja complejidad o Consultorio Río Negro Hornopirén que requiera proveer un cargo, deberá hacer llegar un documento al Director/a del Servicio de Salud, con copia a la Subdirección de RRHH y a su propia Unidad de personal, especificando el nombre del cargo, la unidad de desempeño, su justificación y la fecha estimativa que requiere asunción del cargo. 3.1 CREACIÓN/VALIDACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO En caso de contar con un perfil del cargo, éste deberá ser revisado en su validez para las funciones y competencias requeridas actualmente. En caso de no contar con el perfil elaborado del cargo vacante, éste deberá ser construido. Esta labor deberá realizarse acorde al modelo de competencias utilizado por la Subdirección de Recursos Humanos del Servicio de Salud Del Reloncaví. Se ha diseñado un formulario de perfil del cargo para describir en 3

5 detalle las funciones, responsabilidades y condiciones en las que se desempeñará el futuro funcionario. Este mismo documento servirá para explicitar los requisitos y competencias que deben tener los candidatos que postulan a un cargo. Además, será referente para los componentes de la Comisión en todas las etapas del proceso de selección, especialmente en la entrevista focalizada y la entrevista personal que realiza dicha comisión. El Departamento de Gestión de las Personas de la Subdirección de Recursos Humanos, asesorará técnicamente a los establecimientos en la labor de levantar los perfiles por competencias. El Perfil de Selección por Competencias corresponde a un documento que contiene la descripción de un conjunto de requisitos y competencias que se estima debe tener una persona para desempeñarse adecuadamente en un cargo determinado (Ver anexo Nº 1: Ejemplo de formato de perfil de cargo). Los perfiles de cargo deben ser actualizados constantemente, la información contenida en éstos es dinámica, pues los requerimientos organizacionales van cambiando en el curso del tiempo, acorde cambian las demandas del entorno. 3.2 RECEPCION DE ANTECEDENTES Cada establecimiento deberá designar el lugar de recepción y las funciones de recepcionar, clasificar y archivar los CV. El Código de Buenas Prácticas Laborales en la Administración Central del Estado consigna que en todo proceso de selección los CV se solicitarán y entregarán exclusivamente con los apellidos de los postulantes, sin nombres, foto dirección, sexo, estado civil u otra identificación, indicando un número telefónico, casilla electrónica o similar, para efectos de la comunicación durante el proceso de selección. 3.3 DESARROLLO DE BASE DE DATOS Presentación de CV espontáneos: Las unidades de Personal de los hospitales de baja complejidad y Consultorio Río Negro Hornopirén deberán generar una base de datos con los antecedentes que espontáneamente sean presentados, asignándole un número correlativo y la fecha de recepción. Deberá clasificarlos y agruparlos según el cargo al cual se postula. Base de Datos Específica ante un proceso: Los CV recepcionados frente a un requerimiento de proveer un cargo en particular deberán consolidarse en una base de datos. Por lo tanto, en el caso de las postulaciones a procesos de selección para un cargo específico, los encargados de recepcionar las postulaciones también deberán generar un archivo específico para el cargo. Cada establecimiento una vez finalizado el proceso de selección deberá optar por devolver los CV o ingresarlos a su Base de Datos para futuras oportunidades, dependiendo de la demanda interna por este tipo de cargos y la 4

6 oferta del mercado para proveer estos cargos. El cálculo de vigencia de estos antecedentes también deberá ser decisión de los establecimientos. La Subdirección de Recursos Humanos del Servicio de Salud Del Reloncaví cuenta con una Base de Datos en formato digital, que actualiza semestralmente, y que puede ser consultada por los encargados de los procesos de selección de personal a contrata de los establecimientos, en aquellos en donde se cuente con personal para realizar estas funciones. Esta base de datos tiene por objetivo brindar información oportuna para el funcionamiento adecuado del proceso de reclutamiento. Permitiendo además dejar de lado el archivo físico de los documentos, en concordancia con el proceso de modernización de los servicios públicos. 3.4 ANALISIS CURRICULAR Ejecutar el primer filtro de CV: El encargado del proceso de selección realizará un filtro grueso de los CV según variables del perfil que se refieran a los requisitos para el cargo y las normativas vigentes. Las variables utilizadas como criterio de filtro grueso deberán quedar consignadas en un acta del proceso. Este filtro se basará en un criterio dicotómico, es decir, cumple o no cumple con las exigencias mínimas de postulación. Se sugiere que las variables a considerar sean al menos en cuanto a requisitos exigidos de años de experiencia, educacionales, pretensiones de renta y documentación de respaldo (fotocopias simples), y que deben estar contemplados en el perfil de selección Para finalizar esta etapa arrojará un listado con los candidatos/as y el estado de su postulación, documento que se presentará a la Comisión quienes definirán el procedimiento de selección. 3.5 ACERCA DE LA COMISIÓN DE SELECCIÓN DE PERSONAL A CONTRATA El proceso de selección será dirigido por el Director/a, Subdirector/a Médico/a o Administrativo/a y desarrollado por un Comité de Selección, que estará integrado siempre por el Jefe Directo del cargo al que se desea proveer, un delegado gremial de la planta del cargo a proveer y que tenga la más alta representatividad del estamento correspondiente, un referente técnico y un funcionario de la Subdirección de Recursos Humanos, Sección Personal o Encargado de Personal, según sea el caso. Son los actores más importantes del Comité de Selección. El primero, porque es quien conoce en detalle el cargo, sus funciones, actividades, responsabilidades, potencialidades, y a quien seguramente más le importa el resultado del proceso de selección, ya que el seleccionado pasará a conformar parte de su equipo de trabajo. El segundo, el delegado gremial de la planta del cargo a proveer, cumplirá con su función representativa de los funcionarios/as del Servicio de Salud Del Reloncaví, tendrá derecho a voz y actuará como representante de los funcionarios/as en los procesos de selección. De no contar con la presencia de 5

7 un delegado gremial, debiera integrar la Comisión un representante del estamento al cual corresponde el cargo a proveer con mayor antigüedad en el Servicio. En caso de no asistir el delegado gremial, el proceso será igualmente válido. El apoyo de un referente técnico o asesor experto, es altamente recomendable especialmente en aquellos cargos de carácter único en los establecimientos. Con características para realizar esta labor, se encuentran en la Dirección del Servicio de Salud, los profesionales del Departamento de Procesos Asistenciales y los Encargados de los Territorios bajo la jurisdicción del Servicio de Salud Del Reloncaví. Mientras tanto, el funcionario de la Sección Personal, velará por el cumplimiento de cada paso del proceso, tendrá una función de secretario en los establecimientos de baja complejidad y será un apoyo para los demás integrantes, ya que es quien conoce todos los procedimientos y la plataforma legal que sostiene el proceso. Se sugiere que cada establecimiento de la red designe formalmente, a través de una resolución, su Comité de Selección, de tal manera, que cuando se produzca una vacante y se desee cubrir por esta vía, la Comisión de Selección ya esté definida. Este acto administrativo debe ser formalizado a través de una resolución exenta. Es deseable que los componentes de los Comités tengan una participación responsable y comprometida de acuerdo a la función que se les asigne. Por último, procurar en la medida de lo posible, que los Comités de Selección se constituyan por funcionarios de ambos sexos PASOS A SEGUIR POR LA COMISIÓN DE SELECCIÓN: 1. Reunión de constitución: En una primera instancia el comité deberá reunirse, para acordar los procedimientos a utilizar, luego de conocer a partir del perfil del cargo establecido previamente, el tipo de reclutamiento que se privilegiará y las características que deberán evaluar durante la entrevista. 2. Criterios de selección obligatorios: Los comités de selección deberá considerar instrumentos mínimos y necesarios, que representan la estructura básica en un proceso de selección, como asimismo, el puntaje y ponderación que se le asignará durante el proceso: a. Análisis curricular de todos los postulantes que presentaron sus antecedentes completos dentro del plazo establecido, considerando dentro del plazo aquellos CV con timbre postal que lo indique. En el análisis curricular debe buscarse el cumplimiento de requisitos mínimos, estudios, conocimientos específicos, 6

8 experiencia laboral y habilidades, curva de desarrollo laboral, estabilidad laboral, secuencia en el tiempo, omisiones, discontinuidades laborales, claridad y orden de la información y presentación. (Ver ejemplo de pauta para revisión curricular en anexo Nº 2) Referencias laborales respaldadas con documentos, especialmente en aquellos casos que se requieran trayectoria específica o antigüedad laboral. Igualmente es posible considerar identificación y datos de contacto de antiguos empleadores o jefaturas. b. Entrevista focalizada, conocida también como entrevista por competencias. Es un procedimiento realizado por personal capacitado, que busca determinar a partir del desempeño exhibido por el postulante si cuenta con las competencias establecidas por el Servicio de Salud como necesarias para ingresar a la organización. Paulatinamente se capacitará a personal en los establecimientos de la Red para que la realicen localmente. En una primera etapa, se realiza en la Subdirección de Recursos Humanos. Las entrevistas por competencias se realizarán a lo menos 1 día antes de la entrevista personal con la comisión de Selección. Luego de la entrevista focalizada se enviará a la Comisión un informe psicolaboral confidencial con las principales competencias de cada postulante relacionadas con el perfil buscado y las respectivas recomendaciones, el que será leído una vez concluida la entrevista personal. c. Otros instrumentos de carácter opcional, de acuerdo a características del cargo que se hayan descrito en el formulario de perfil, el numero de postulantes, la alta demanda en el mercado de trabajo y otras, a veces se hace necesario considerar otros instrumentos de selección, los que para estos efectos tendrán un carácter de opcional tales como número de años de experiencia laboral, capacitaciones específicas, pruebas de conocimientos específicos, simulaciones, pruebas psicométricas, entre otras. Se entiende por instrumento de selección, todas las pruebas y otros métodos utilizados para evaluar la capacidad de un candidato de ocupar adecuadamente un cargo. Estos instrumentos deberán estructurarse sobre bases que consideren una evaluación cuantificable y estandarizada, que permita resultados comparables entre los postulantes y entregue la ubicación relativa de cada uno de ellos en una escala de idoneidad. Cada instrumento o batería de instrumentos que se escoja será en función del cargo para el cuál se está evaluando al postulante y de las posibilidades de los 7

9 establecimientos. En caso de que el establecimiento no cuente con un profesional Psicólogo Laboral/Organizacional, las evaluaciones psicolaborales y aplicación de otros tests psicométricos son realizados en la Subdirección de Recursos Humanos del Servicio de Salud Del Reloncaví. Especialmente en aquellos cargos considerados como críticos o estratégicos, para lo cual los establecimientos pueden solicitar apoyo en la evaluación psicolaboral de los candidatos. Los factores podrán evaluarse en forma simultánea o sucesiva lo que deberá ser informado. Se deberá indicar el orden de aplicación de cada uno de ellos y el puntaje mínimo de aprobación que habilitará a los postulantes para pasar a la etapa siguiente y final. En caso de postulantes con discapacidad En caso de presentarse postulantes con alguna discapacidad, el encargado del proceso deberá adecuar los instrumentos utilizados para evaluar al postulante. En aquellos establecimientos que no cuenten con profesional psicólogo laboral/organizacional o instrumentos de evaluación adecuados, podrán solicitar apoyo a la Subdirección de Recursos Humanos del Servicio de Salud Del Reloncaví. Algunas de las alternativas sugeridas para los casos más frecuentes de discapacidad son: Ceguera: Se sugiere potenciar el uso de la entrevista como instrumento de selección. Como instrumentos psicolaborales se sugiere la utilización de algún test psicométrico traspasado a audio. Sordera: Se sugiere potenciar el uso de una pauta que contenga las preguntas de entrevista en forma escrita. Como instrumentos psicolaborales se sugiere la utilización de los Test Gráficos y/u otros instrumentos proyectivos o test psicométricos que permitan respuestas mediante indicaciones (Ej. Luscher) o en forma escrita. Mudez o Sordomudo: Se sugiere potenciar el uso de la entrevista escrita (preguntas con espacio para que postulante escriba sus respuestas). Como instrumentos psicolaborales se sugiere la utilización de los Test Gráficos y/u otros instrumentos proyectivos o test psicométricos que permitan respuestas mediante indicaciones (Ej. Luscher) o en forma escrita. Tetraplejia y Paraplejia: En este caso no se observan dificultades para la utilización de la entrevista y los test proyectivos como instrumento de selección. Dependiendo del nivel de complejidad también se sugiere revisar las alternativas antes descritas. 8

10 Discapacidad Mental: Se sugiere la utilización como instrumento el desarrollo de una prueba práctica o rol play de las funciones que debería realizar en el cargo vacante, además de la evaluación mediante entrevista. d. Entrevista personal realizada por la Comisión de Selección. En este espacio de tiempo se debe lograr medir la integración al equipo y lugar de trabajo, la motivación para ocupar el cargo y comparar éstos con los otros candidatos. Lo importante aquí es obtener la mayor cantidad de información útil del entrevistado. Algunos errores que se pueden cometer cuando se tiene la calidad de entrevistador, es no prepararse para la entrevista, no seguir la metodología del proceso, quedarse con una primera impresión, hacer preguntas capciosas, sobrevender el cargo o minimizarlo, y por último, el entrevistador no debe hablar demasiado. Recordar siempre que es al entrevistado a quien se debe extraer la información. Es necesario que la entrevista sea preparada en detalle, es decir, las citaciones a ella deben ser en espacios de tiempos estimativos de acuerdo a la duración de cada entrevista, no citar a todos a una misma hora; contar con un espacio físico cómodo y acogedor, otorgar un clima ameno y cordial, tener a mano los curriculum vitae seleccionados, llevar carpetas de trabajo para cada entrevistador (breve resumen de datos personales y de experiencia laboral del candidato, Hoja de calificación de la entrevista * y el perfil del cargo). Además, se deben poseer datos relevantes de las características del cargo, por ejemplo, remuneraciones: total haberes, líquido a pagar, jornada de trabajo, realización de horas extraordinarias, si integrará sistema de turnos, secuencia del turno, desarrollo funcionario, de las políticas de beneficios, etc. (* Existe un formulario tipo de calificación. Ver Anexo Nº 3) IV. FINALIZACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN. 9

11 Una vez terminada la ronda de entrevistas, se calificará el desempeño observado por cada candidato en el formulario de calificación y se obtendrá su puntaje total, considerando la totalidad de los instrumentos o procedimientos aplicados en cada etapa, según su ponderación. De esta manera, podrá ordenarse por puntaje el conjunto de postulantes que rindieron todas las evaluaciones de documentos y desempeños observables. La Comisión de Selección tendrá tres posibilidades para darle término a su actuación formal: a. Según la responsabilidad del cargo, o con igual idoneidad para desempeñar un cargo de especial trascendencia para el funcionamiento del Servicio de Salud, se presentará la nómina de los candidatos evaluados con su correspondiente desempeño al Director/a del Servicio de Salud Del Reloncaví, para que sea la más alta jefatura quien decida quien en definitiva ocupará el cargo, como es el caso de la Dirección del Servicio de Salud o algunos cargos estratégicos de los Hospitales de Baja complejidad o Consultorio Río Negro Hornopirén. En el caso del Hospital de Puerto Montt, dicha función debe ser ejercida por el Director/a de dicho establecimiento asistencial. b. En cargos de importancia intermedia o de servicios generales, el Director del establecimiento podrá decidir quién es el candidato más idóneo para ocupar el cargo. En caso de empate en la puntuación final, el criterio definitorio será la puntuación otorgada en la entrevista por la Comisión y/o podrá ser revisado el informe psicolaboral como referencia para considerar quien posea las características más acordes al cargo a proveer. c. En el caso que la Comisión no considere a ningún candidato idóneo para el cargo, el Director del Hospital podrá considerar el proceso desierto. Será obligación de la Comisión de Selección elaborar un acta de cada proceso, que deje constancia de los fundamentos y resultados de la evaluación de cada candidato respecto de los factores analizados. Podrá además indicar la fecha en la cual se asume el cargo, y de considerarlo necesario, solicitar alguna inducción específica para quien haya sido elegido. Dicha acta deberá contener la información necesaria para verificar la pertinencia de los procedimientos y antecedentes tomados en consideración. Se deberá enviar una copia a la Subdirección de Recursos Humanos en un plazo no mayor de 5 días hábiles posterior a su término. Las actas deben estar a disposición de los concursantes durante 30 días hábiles a contar del día en que se concluye el proceso por la Comisión de selección. 10

12 Será responsabilidad de la Subdirección de Recursos Humanos, o de la Unidad de Personal de cada establecimiento, comunicar a todos los postulantes el resultado final del proceso dentro de los 5 días hábiles siguientes a su término. Los informes y CV de aquellos postulantes no seleccionados podrán ser incorporados a la Base de Datos que permita acceder a ella para facilitar candidatos evaluados considerados idóneos y que no hayan sido seleccionados para esta vacante en particular pero que podrían participar en eventuales procesos para los establecimientos que no cuenten con profesionales psicólogos laborales. Los encargados de selección de personal deberán informar a los postulantes sobre la posibilidad de que sus antecedentes, al ser considerados idóneos, permanezcan en la Base de datos, para ser consultados ante cualquier nuevo proceso de cargo de similares características. La evaluación psicológica en caso de ingreso a la base de datos tendrá una validez de 6 meses. 11