MANUAL DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

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1 MANUAL DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ACTUALIZACIÓN FEBRERO 2013

2 INDICE Pág. AUTORIZACIÓN... 3 INTRODUCCIÓN... 4 OBJETIVO... 5 MARCO LEGAL... 5 CRITERIOS GENERALES... 6 CONDICIONES DE INGRESO... 6 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL... 6 LINEAMIENTOS PARA CONTRATACION PROCESO DE RECLUTAMIENTO... 7 PROPÓSITO... 7 ALCANCE... 7 POLÍTICAS... 7 PROCESO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN... 8 PROPÓSITO... 8 ALCANCE... 8 POLÍTICAS... 9 PROCESO RENOVACIÓN DE CONTRATOS PROPÓSITO ALCANCE POLÍTICAS PROCESO DE INDUCCIÓN INSTITUCIONAL PROPÓSITO ALCANCE POLÍTICAS PROCESO DE CAPACITACIÓN PROPÓSITO ALCANCE POLÍTICAS PROCESO DE PROPÓSITO ALCANCE

3 POLÍTICAS AUTORIZACIÓN Con fundamento en el Estatuto General de la Universidad Insurgentes en su ARTÍCULO TRIGÉSIMO TERCERO.- Son atribuciones y obligaciones del Rector: párrafo XV, Autorizar y expedir en coordinación con la Secretaría General Administrativa, el Manual de Organización General de la Universidad y demás manuales internos; se expide el presente Manual. La Rectora, Q.F.B. Argelia Hernández Espinosa, el Secretario General Administrativo Ing. Federico Montiel de la Fuente y el Director General Administrativo Lic. Flavio Guzmán Florentino, bajo la facultades asignadas, respectivamente. Autorizan Ing. Federico Montiel de la Fuente Secretario General Administrativo QFB. Argelia Hernández Espinoza Rectora Revisa Lic. Flavio Guzmán Florentino Director General Administrativo 3

4 INTRODUCCIÓN Los procesos de reclutamiento, selección y contratación de personal son procesos definidos dentro de la gestión de recursos humanos, que tienen como propósito incorporar a personas con alta competencia a las distintas áreas de trabajo de una Organización. Desde este contexto, cabe señalar que la misión de Coordinación de Recursos Humanos de la Universidad Insurgentes es la de proveer y mantener en activo el personal administrativo calificado en la Universidad Insurgentes, de conformidad con la descripción y objetivos del puesto que la misma establece, para cumplir con sus funciones satisfactoriamente, garantizando que cada persona ejecute de manera efectiva y eficiente las actividades establecidas en beneficio de la comunidad universitaria. Es decir, es responsable de administrar y de impulsar los cambios en el ciclo de vida laboral y el desarrollo de las personas, con alta calidad profesional, técnica, social y creativa, implementando Políticas y Estrategias que conduzcan al Desarrollo Organizacional y el cumplimiento de los Objetivos de la Institución. Los procesos de Reclutamiento, selección, contratación, inducción, promoción, capacitación y desarrollo del personal, deben enfocarse a responder a los cambios dentro del contexto laboral con el fin de optimizar la calidad en el servicio. Cuando una organización selecciona y contrata a un nuevo trabajador para ingresar a la misma, debe tener en cuenta que se trata de un ambiente hasta ese momento desconocido para él, ésta situación puede afectar su eficiencia laboral, al mismo tiempo que puede generar conflictos con su equipo de trabajo e incluso en su vida personal. Al considerar la importancia del establecimiento de relaciones humanas enriquecedoras, cada organización debe preocuparse en instaurar planes y programas de acuerdo a sus necesidades, con el objeto de acelerar la integración del empleado a un área de trabajo determinada. Para llevar a buenos términos los planes o programas de inducción a los empleados se recurre a diferentes medios por ejemplo: escritos, audiovisuales y de persona a persona, entre otros. De acuerdo a lo anterior podemos darnos cuenta que usualmente la llegada de una persona a un grupo ya conformado genera inestabilidad, dado que en el grupo ya existen normas y ritmos de trabajo, independientemente de las actitudes y caracteres que en dicho grupo se combinan. El ritmo y la dinámica que se presenta en un área de trabajo ya determinada puede verse interrumpida con la llegada de un nuevo integrante, lo cual deriva en un cambio, en este período la adaptación del nuevo elemento se puede reforzar o deteriorar, dependiendo de la calidad y tipo de inducción que la empresa le proporcione. DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN CONTRATACIÓN 4

5 OBJETIVO En este marco, el presente documento tiene como propósito otorgar lineamientos estratégicos para ser implementados en las prácticas de los procesos de reclutamiento y selección, con el fin de que éstos se desarrollen de forma adecuada y se alcancen los objetivos de la Universidad Insurgentes. Con esto se busca propiciar una transparente y eficiente gestión de los procesos de reclutamiento y selección, donde el mérito, la aptitud y la no discriminación sean los elementos centrales en su ejecución. Para ello es necesario tener presente que estos procesos, estarán enfocados a seleccionar a la persona más adecuada para un puesto determinado, en base a la valoración y acreditación del mérito y competencia, utilizando para ello herramientas técnicas, objetivas y transparentes. (Captación) Integración a la Institución) (Desarrollo del factor humano) Establecimiento de políticas Reclutamiento Selección Contratación Inducción institucional inducción al puesto Evaluación del desempeño Evaluación de clima laboral Valuación de puestos DNC Capacitación Planeación de vida y carrera CALIDAD EN EL SERVICIO MARCO LEGAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Federal del Trabajo. Estatuto General de la Universidad Insurgentes Plan de Desarrollo Institucional Contrato Individual de trabajo de la Universidad Insurgentes Reglamento General del Personal Administrativo 5

6 CRITERIOS GENERALES 1.- CONDICIONES DE INGRESO Los aspirantes que deseen ingresar a laborar en la Universidad Insurgentes deberán entre otros, cumplir con los siguientes requisitos: 1. Tener mínimo 18 años de edad. 2. Ser de Nacionalidad Mexicana. 3. Solo se ocupará personal de nacionalidad extranjera, cuando no exista personal de nacionalidad mexicana con la especialidad requerida y que cubran los requisitos legales de estancia para trabajar en el país. 4. Con el propósito de estimular el desarrollo profesional de los colaboradores, en las vacantes que se presenten se dará prioridad en las contrataciones de los colaboradores, al personal en activo que reúna los perfiles del puesto y que se destaque por su desempeño laboral. 5. Integrar la documentación requerida. 2.- RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL A. Los aspirantes a ingresar a la Universidad Insurgentes como personal administrativo deberán ser previamente evaluados y aprobados por la Coordinación de Recursos Humanos, proporcionando los siguientes documentos: Solicitud de empleo, Curriculum Vitae, Acta de Nacimiento, Comprobante de domicilio, Credencial de elector, Comprobante del IMSS, CURP, Comprobante de estudios, 2 cartas de recomendación, Constancia de RFC, Comprobante de Afore, Croquis del domicilio. B. Los aspectos que se consideran para una evaluación entre otros son: 1. Escolaridad mínima requerida por el puesto, según el Manual de Organización de la Universidad Insurgentes que contiene los perfiles profesiográficos vigentes. 2. Experiencia Laboral. 3. Conocimientos técnicos específicos del puesto a desempeñar (examen psicológico) C. Las Fases Generales para la selección y contratación es de la siguiente manera: 1. Entrevista con el responsable del Departamento de Recursos Humanos para la aplicación de prueba de conocimientos Técnicos y exámenes Psicométricos, 2. Asignación de puntajes 3. Entrevista con el Subdirector/Coordinador Administrativo del Plantel o bien del Coordinador del área Corporativa a la cual se integrará. 4. Selección del Candidato. 5. Ingreso o Contratación. Las presentes Políticas deberán ser revisadas y de ser necesario actualizadas al menos cada año. 6

7 LINEAMIENTOS PARA CONTRATACION. Todas las contrataciones que se realicen en la UNIVERSIDAD INSURGENTES, consideraran los siguientes lineamientos: PROCESO DE RECLUTAMIENTO PROPÓSITO: Establecer un mecanismo que regule el ingreso del personal administrativo a la Universidad Insurgentes. ALCANCE: Este proceso deberá ser cumplido por todas las áreas y departamentos que integren a la Universidad Insurgentes. POLÍTICAS: 1. Todas las requisiciones de personal tendrán que fundamentarse en la necesidad de desarrollo del trabajo en el puesto, área o departamento que integre la Universidad Insurgentes. 2. Toda solicitud de personal deberá de ser realizada mediante el llenado del formato de requisición de personal autorizado por el área de Recursos Humanos (Formato RH-001). 3. Toda requisición deberá ser autorizada por las Autoridades Correspondientes, para poder darle seguimiento. 4. El perfil de puestos que se determine en la requisición debe ser el establecido en el Manual General de Organización de la Universidad Insurgentes. 5. El Plantel solo deberá enviar las requisiciones de los puestos que necesite cubrir de manera inmediata o en a un plazo no mayor a 2 meses. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO FASE ACTIVIDAD RESPONSABLE Existe una vacante 1. Realiza un análisis de las Subdirección ó Coordinación actividades del puesto y de la atención a la demanda del Administrativa de plantel, o Jefe de área corporativa. servicio educativo, determina si se requiere o no al personal. 2. Revisa el Manual General de Organización para identificar si existe el puesto. 3. Realiza la requisición si existe el puesto y se identifica la necesidad de una plaza adicional. Nota: Si la identificación de la vacante se realiza por despido o renuncia del personal ya existente solamente se realiza el llenado de la requisición de personal. 7

8 Elabora Requisición de Personal 1. Requisita el Formato de Requisición de Personal (Formato RH-001). 2. Solicita firma de autorización del Director del Plantel para su envío al área de Recursos Humanos. 3. Envía en original el formato de Requisición de Personal al área de Recursos Humanos para su gestión. Solicitud de Autorización de la cobertura de la vacante. Autorización de la cobertura de la vacante. Realiza Reclutamiento 1. Recibe y revisa que esté correcta la requisición de personal en original. 2. Presenta a la Dirección General Administrativa para firma de autorización y/o para la recolección de firmas correspondientes. 1. Recibe y autoriza las solicitudes de personal por sustitución y gestiona las firmas de las Vacantes de Nueva Creación. 2. Entrega al área de RRHH las solicitudes autorizadas para su seguimiento. 1. Recibe y envía copia de la autorización al área solicitante. 2. Ingresa Datos a Base de Vacantes de RH para su seguimiento. 3. Publica vacantes en las diferentes fuentes de reclutamiento. Subdirección ó Coordinación Administrativa de plantel, o Jefe de área corporativa. Coordinación de Recursos Humanos y Subdirección ó Coordinación Administrativa del Plantel. Dirección General Administrativa Coordinación de Recursos Humanos Anexo 1: Formato de Requisición de Personal. PROCESO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN PROPÓSITO: Establecer un mecanismo que regule la detección de perfiles de puesto en el mercado laboral de conformidad con lo establecido en el Manual General de Organización de la Universidad Insurgentes. 8

9 ALCANCE: Este proceso deberá ser cumplido por todas las áreas y departamentos que integren a la Universidad Insurgentes. POLÍTICAS: 1. El perfil de los candidatos postulados deberá reunir un mínimo de 80% de las características requeridas en la descripción de puestos. 2. Todo el personal postulante deberá ser entrevistado y evaluado por la Coordinación Corporativa de Recursos Humanos. 3. Los candidatos seleccionados por el área corporativa para ocupar algún puesto dentro de la Institución deberán ser aprobados por las autoridades correspondientes en el plantel. 4. Las autoridades del Plantel tendrán 3 días para tomar la decisión si el candidato puede ser contratado. 5. Los plazos máximos establecidos para que el área de Recursos Humanos cubra los puestos se establecerá de acuerdo al tipo de puesto: a) Intendencia: una semana, b) puestos operativos (Auxiliares de Mantenimiento, vigilantes) 2 semanas, c) Puestos Administrativos: 2 semanas, d) Control Escolar: 3 semanas, e) Mandos medios: 3 semanas, f) Puestos Ejecutivos: 3 semanas. 6. En el caso de que Recursos Humanos no cubra las vacantes en los plazos establecidos, el plantel podrá enviar un candidato que cuente con el perfil señalado y que acepte las condiciones establecidas, con la documentación completa, para su evaluación y contratación inmediata. 7. En caso de que las personas propuestas por el plantel no cuenten con el perfil no podrán ser contratados. 8. Los expedientes del personal que sea contratado deben enviarse al área asignada para su resguardo (en la región 1 a la Oficina del Abogado General, en la región 2 la oficina del Contralor, región 3 Oficina de Recursos Humanos). Los archivos se encuentran bajo llave, el área es de acceso restringido y solo pueden ser solicitados para consulta mediante un escrito, únicamente por la Rectoría, Secretarías Generales y la Coordinación de Recursos Humanos. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO FASE ACTIVIDAD RESPONSABLE Filtra las Solicitudes y Curriculas 1. Revisa que las características de las solicitudes y curriculas correspondan con el perfil establecido en el Manual de Organización. 2. Selecciona las solicitudes y curriculas de los postulantes que se apeguen al perfil. 3. Deja en cartera los no seleccionados. 4. Realiza llamadas para concertar cita de acuerdo a agenda para entrevista y evaluación. Subdirección ó Coordinación Administrativa de plantel, o Jefe de área corporativa. 9

10 Realiza entrevista y Aplica evaluación. Selección de candidatos para contratación Realiza contratación 1. Revisa cuidadosamente solicitud y/o curriculum, y establece preguntas que se realizaran durante la entrevista. 2. Efectúa entrevista y toma decisión si puede pasar a la fase de evaluación psicométrica o se le mantiene en cartera. 3. Aplica la batería correspondiente si es candidato viable. 4. Califica la batería y obtiene los puntajes. 5. Decide si es candidato Aceptable o se mantiene en cartera. 6. Notifica al Plantel los resultados de los candidatos aceptables y solicita citas para enviarlos a entrevista con las autoridades correspondientes. 7. Llama al Candidato para notificar fecha y hora para entrevista con las autoridades del Plantel. 1. Revisa Solicitud y/o Curriculum 2. Recibe al candidato y realiza entrevista. 3. Decide enviar a contratación. 4. Elabora la Orden de Contratación y la envía a la Coordinación de Recursos Humanos. 1. Cita al candidato para firma de contrato 2. Revisa la documentación legal. Nota: En caso de no contar con la documentación legal completa no se elabora contrato hasta presentarla. 3. Elabora contrato y lo entrega para lectura y firma al candidato. 4. Elabora y entrega la carta de apertura de cuenta en el Banco. 5. Entrega Manual de Bienvenida para el Personal Administrativo y solicita firma de recibido. Subdirección ó Coordinación Administrativa de plantel, o Jefe de área corporativa. Subdirección ó Coordinación Administrativa del Plantel. Coordinación de Recursos Humanos 10

11 6. Se remite al empleado al Plantel. Envío de Información y expediente al Abogado General y a Nóminas. Actualización de Base de Vacantes 1. Arma expediente del empleado con los documentos: Solicitud de empleo, Curriculum Vitae, Acta de Nacimiento, Comprobante de domicilio, Credencial de elector,comprobante del IMSS, CURP, Comprobante de estudios, 2 cartas de recomendación, Constancia de RFC, Comprobante de Afore, Croquis del domicilio, contrato, Constancia de Retenciones (fto. 37-a), carta de autorización de pago por depósito, aviso para presentación de la declaración anual de impuestos, Número de Cuenta del Banco. Envía al Abogado General. 2. Captura Información del empleado: Nombre, puesto, plantel, CURP, RFC, IMSS, Sueldo Mensual, Fecha de Ingreso y Horario, en una base de Excel para el envío a Nóminas vía electrónica. NOTA: Los expedientes del personal administrativo se actualizarán cada año, en el mes de febrero, o en el caso de que el personal tenga algún cambio de domicilio o haya tomado algún curso deberá enviar copia de sus documentos al área de RH. 1. Anota estatus de la vacante en la Base de Vacantes de RH. 2. Actualiza la base de personal contratado. Coordinación de Recursos Humanos y Subdirección ó Coordinación Administrativa del Plantel. NOTA: La fecha límite de contrataciones a la Universidad Insurgentes será el día 15 de Noviembre de cada año, salvo que la Secretaría General Administrativa realice alguna excepción. 11

12 PROCESO RENOVACIÓN DE CONTRATOS PROPÓSITO: Establecer un mecanismo que permita la evaluación del desempeño del candidato objetivamente para considerar el otorgamiento de la plaza. ALCANCE: Este proceso deberá ser cumplido por todas las áreas y departamentos que integren a la Universidad Insurgentes. POLÍTICAS: 1. El Jefe Directo evaluará al personal a su cargo mediante el formato de Evaluación del Desempeño (RH 004-A) para su contratación por tiempo indeterminado o en su caso la renovación del contrato por otro mes. 2. La calificación mínima que el empleado deberá obtener para que le sea otorgado su contrato por tiempo indeterminado será de 80 y la aprobación expresa por parte del plantel 3. El plantel deberá enviar el formato de Evaluación del Desempeño del empleado una semana antes de la fecha de vencimiento de su contrato, de lo contrario se emitirá el contrato en automático por un mes más o el definitivo en el caso de vencimiento del límite de contratos, asumiendo que el plantel está conforme con el desempeño del empleado. 4. Se hará una llamada al Director de Plantel cuando éste no envíe en tiempo y forma la evaluación del desempeño de su personal. 5. El número de contratos eventuales no deberá exceder de tres, ya que después del tercero si el plantel no notifica la baja el cuarto contrato se emitirá por tiempo indeterminado. PROCESO DE INDUCCIÓN INSTITUCIONAL PROPÓSITO: Establecer un mecanismo que permita la integración del empleado a la Institución, y presentar al nuevo colaborador información general referente a la organización. ALCANCE: Este proceso deberá ser cumplido por todas las áreas y departamentos que integren a la Universidad Insurgentes. POLÍTICAS: 1. El Área de Recursos Humanos enviará a los Directores y Coordinadores Administrativos la programación de las Pláticas de Inducción Institucional que se realizaran para los empleados de reciente ingreso a la Universidad Insurgentes. 2. El Coordinador Administrativo, notificará a Recursos Humanos el día y la hora en que enviará a su personal, asegurándose también de avisarle a cada empleado de la actividad, lugar y hora donde se llevará a cabo. 3. El Director de Plantel, Coordinador Administrativo y/o Jefe de área son responsables de realizar la inducción al puesto de los colaboradores que se incorporen a su plantel, coordinándose de tal manera que el nuevo empleado cuente con toda la información necesaria para realizar sus funciones. 12

13 4. El Coordinador Administrativo y/o Director de Plantel deberá solicitar inducción al puesto en caso de requerirlo a las áreas corporativas como: Coordinación de Calidad Docente, Coordinación de Orientación Educativa, Coordinación de Sistemas, Dirección General Administrativa, o alguna otra que consideren pertinente, este proceso debe iniciarse el primer día de trabajo del empleado. 5. El Coordinador Administrativo es responsable de supervisar que el proceso de Inducción del puesto se realice favorablemente y estará en disposición para apoyar al nuevo empleado en caso de requerirlo durante el período de su contratación determinada. PROCESO DE CAPACITACIÓN PROPÓSITO: Establecer un mecanismo que permita dar a conocer al colaborador los procesos, funciones y lineamientos mediante los cuales deberá realizar su trabajo dentro de la Institución. ALCANCE: Este proceso deberá ser cumplido por todas las áreas y departamentos que integren a la Universidad Insurgentes. POLÍTICAS: 1. El Área de Recursos Humanos propondrá un plan de Capacitación para los colaboradores de la Universidad Insurgentes basado en la detección de necesidades que realice. 2. El Director de Plantel enviará en el mes de Octubre las propuestas de capacitación que en base al trabajo realizado diariamente por sus colaboradores considera que se requieren. 3. El Coordinador de Recursos Humanos realizará la revisión de los temas y los incluirá dentro del programa de capacitación. 4. El Coordinador de Recursos Humanos dará a conocer el Plan de Capacitación a Directores de Plantel y Responsables de las áreas Corporativas. 5. El Coordinador de Recursos Humanos enviará la convocatoria para los colaboradores indicando fechas, lugar donde se realizarán los cursos, así mismo los temas a tratar. 6. El Director de Plantel y/o el Coordinador Administrativo notificará al personal convocado para que asista a los cursos programados. 7. El Director de Plantel y/o Coordinador Administrativo realizarán un seguimiento del programa de capacitación a través de la observación directa del trabajo de sus colaboradores, detectando si hubo mejoras en el mismo. 8. El Coordinador de Recursos Humanos solicitará retroalimentación escrita por parte de los Directores y/o Coordinadores Administrativos referente a los cursos de capacitación y el avance observado posterior a ellos en el desempeño de sus colaboradores. 13

14 PROCESO DE PROPÓSITO: Establecer un mecanismo que permita que el personal interno de la Universidad Insurgentes, vaya de la mano con los avances de la misma, es decir favorecer que el conocimiento y avance del personal sea idóneo con las necesidades de la Institución. ALCANCE: Este proceso deberá ser cumplido por todas las áreas y departamentos que integren a la Universidad Insurgentes. POLÍTICAS: 1. Enviar Solicitud al Comité de Becas (al Secretario General Administrativo) 2. Tener más de un año de antigüedad laborando en la Universidad Insurgentes 3. Carta de Autorización del Director del plantel ( o del jefe directo de las áreas corporativas), en la cual indique que no interfiere en su horario de labores y que es una persona comprometida con la Universidad Insurgentes 4. La beca a otorgar es del 100% en colegiaturas 5. Pagan el 100% de la Gestoría 6. Becas para Familiares del 50% 14

15 ANEXO 1 RECURSOS HUMANOS REQUISICION DE PERSONAL FORMATO RH- 001 Fecha: Con la finalidad de agilizar la administración de personal y ocupar las vacantes presentadas en su departamento, sirva usted llenar este formato. AREA QUE PRESENTA LA VACANTE FECHA TENTATIVA DE INICIO DE LABORES PUESTO VACANTE SUELDO ESTIPULADO HORARIO DE TRABAJO LUGAR DE TRABAJO (PLANTEL) PERSONA RESPONSABLE DEL AREA LA VACANTE ES MOTIVADA POR: RECURSOS HUMANOS FORMATO RH- 001 SUSTITUCION NUEVA CREACIÓN PROMOCION RENUNCIA CAMBIO DE PLANTEL PERFIL DEL CANDIDATO SEXO EDAD EXPERIENCIA ESCOLARIDAD MAQUINAS DE OFICINA QUE MANEJARA: FUNCIONES QUE DESARROLLARÁ: OBSERVACIONES: SOLICITA: AUTORIZA: SOLO EN CASO DE PUESTO DE NUEVA CREACIÓN SECRETARIO GENERAL ADMINISTRATIVO PRESIDENTE DE LA JUNTA DE GOBIERNO 15