PROCEDIMIENTOS DE FARMACIA EN HOSPITAL REGIONAL RANCAGUA

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1 PROCEDIMIENTOS DE FARMACIA EN HOSPITAL REGIONAL RANCAGUA

2 Página: 1 de OBJETIVO Definir las normas interna del funcionamiento de la Unidad de Farmacia referente a recepción, almacenamiento, dispensación y eliminación de los medicamentos. Contribuir a la calidad y seguridad de los tratamientos farmacológicos de los pacientes hospitalizados y ambulatorios del Hospital Regional Rancagua (HRR) Objetivos específicos para: A. Rotulado, Envasado y Re-envasado: Rotular en forma correcta los medicamentos, permitiendo un adecuado manejo y administración para resguardar la seguridad del paciente. Optimizar el sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitaria. B. Despacho de medicamentos: Satisfacer al máximo posible, la demanda de medicamentos a los pacientes del HRR. Garantizar un correcto y oportuno despacho de las recetas, asegurando la calidad de la dispensación. C. Sistema de Eliminación de medicamento: Establecer el proceso de eliminar en forma segura los productos farmacéuticos expirados,o que presenten deterioro físico y/o estén mal rotulados. D. Reposición de stock mínimo de la unidad de Farmacia: Reponer oportunamente los medicamentos en las diferentes áreas de las Unidad de Farmacia(Central, CAE, Oncológica)HRR. Satisfacer la demanda de los usuarios del HRR. Recepcionar los medicamentos solicitados a la bodega de Farmacia. 2. ALCANCE Unidad de Farmacia, bodega de farmacia y los Servicios Clínicos del Hospital Regional Rancagua.

3 Página: 2 de DEFINICIONES Medicamento: Toda sustancia natural o sintética o mezcla de ellas, que se destine a la administración al hombre o a los animales, con fines de curación, atenuación, tratamiento, prevención y diagnóstico de las enfermedades o de sus síntomas. Nombre genérico: Denominación aceptada por la Organización Mundial de la Salud (O.M.S), bajo los distintivos o siglas Denominaciones Comunes Internacionales (D.C.I), o en las Farmacopeas oficiales reconocidas en el país. Forma farmacéutica: Forma o estado físico en el cual se presenta un medicamento para facilitar su fraccionamiento, dosificación, administración o empleo. Dosis Unitaria (D.U):Medicamento preparado especialmente para un paciente, donde la dosis corresponde a la requerida por el paciente en una sola administración. Re-envasado:El medicamento de forma farmacéutica sólida (comprimido, cápsula, grageas, etc.) se acondiciona y se envasa nuevamente en dosis unitaria. Blíster:Envase original del medicamento del laboratorio deorigen. Enla forma farmacéutica, que viene sin identificación o rotulado unitario. Stock mínimo: Corresponde la cantidad mínima de un medicamento que se puede mantener en stock, para prevenir el desabastecimiento de este. Kardex: Sistemas Automatizados de Dispensación de Medicamentos, son armarios controlados electrónicamente. SIPHAC: Sistema informático asociado al equipo Kardex desarrollado por Grifols Chile S.A. que se utiliza para el ingreso de recetas de pacientes hospitalizados, de alta y ambulatorio para la entrega de su terapia farmacológica. PICKMAT: Sistema informático asociado al equipo Kardex desarrollado porgrifols Chile S.A Quimioterapia: medicamentos utilizados en enfermedades neoplásicas que tienen como función impedir la reproducción desmedida de células neoplásicas, estos medicamentos suelen denominarse citostáticos o citotóxicos.

4 Página: 3 de 20 Eliminación: Procedimientos establecidos para dar de baja productos farmacéuticos expirados o vencidos, en mal estado o sin rotulación adecuada. 4. RESPONSABLES Jefe de Farmacia-Químicos Farmacéuticos: Es el responsable de la revisión y supervisión del cumplimiento de los procedimientos indicados en este protocolo Técnicos Paramédicos: Cumplir con lo descrito con cada uno de los procedimientos, con el fin asegurar la atención y seguridad del paciente. Mantener informado al QF de cualquiera anomalía detectada en los procesos descritos y eventuales situaciones excepcionales ocurridas en el establecimiento. Oficial Administrativo: Cumplir con lo descrito con cada uno de los procedimientos, con el fin asegurar la seguridad del paciente. Mantener informado al QF de cualquiera anomalía detectada en los procesos descritos y eventuales situaciones excepcionales ocurridas en el establecimiento. 5.-DESARROLLO 5.1 Rotulación y Envasado de Medicamentos El proceso se inicia en el momento que el Químico Farmacéutico entrega los medicamentos, en su envase original al Técnico Paramédico, para iniciar el proceso de envasado en dosis unitaria. El Técnico Paramédico (T.P.) registra el medicamento de su envase original en el libro Registros de Medicamentos Dosis Unitaria (D.U); indicado la fecha de preparación, nombre, dosis, serie, cantidad a envasar del medicamento y laboratorio productor. El Técnico Paramédico (T.P.) registra el medicamento de su envase original en el libro Registros de Etiquetas de Dosis Unitaria (D.U); indicado la fecha de preparación, nombre, dosis, número de lote asignado por el área de producción, fecha de vencimiento indicada por el laboratorio y cantidad a envasar. En la caja original se anota el número de lote asignado.

5 Procedimientos Unidad de Farmacia Página: 4 de 20 El T.P. realiza el proceso de colocar las letras en timbre de la maquina reeenvasadora, para la escritura de la etiqueta del medicamento. En la etiqueta anota el nombre, dosis, lote y fecha de vencimiento del medicamento. El T.P. debe cortar los blíster del medicamento a reenvasar, sin dañar el sello individual que encierra a los comprimidos. Los comprimidos individuales de medicamentos deben ser envasados en bolsa plástica, la que es rotulada y sellada por la maquina reenvasadora. Las D.U se les realiza un control de calidad, donde se observa: el rotulado, sellado y contenido del medicamento que fue reenvasado. Las dosis unitarias de medicamentos deben ser despachadas a farmacia de atención cerrada en bolsas de 100, 200 o 400 unidades (dependiendo de la rotación del medicamento), rotuladas con el nombre del fármaco y cantidad en su interior. Las D.U son entregadas a encargada de KARDEX para su ingreso al SIPHAC Almacenamiento de Medicamentos dispensados en Dosis Unitaria Los medicamentos que se encuentran en dosis unitaria, deben ser almacenados en su totalidad en el sistema de dispensación semiautomática KARDEX, previo ingreso de las unidades a través del software SIPHAC. En los casos en que el stock sea mayor a la capacidad del equipo, los medicamentos sobrantes deben ser almacenados en el área de producción, en cajas de plumavit, en las bolsas rotuladas con letra legible el nombre del medicamento y especificando la cantidadque contiene cada bolsa. 5.2 DESPACHO DE MEDICAMENTOS A. Farmacia Atención Cerrada: 1.-Las prescripciones de medicamento deben venir en receta de Atención Cerrada: amarilla, colectiva, autocopiativa (Anexo Nº1) legible, de puño y letra, sin abreviaciones de ningún tipo, con todos los datos demográficos del paciente (Nombre paciente, RUT, ficha, etc.), nombre del medicamentos, su correspondiente forma farmacéutica (oral, EV, IM), dosis, Nº de días y cantidad solicitada, y firma del Médico solicitante. La receta debe incluir identificación del médico, ya sea por timbre o de su puño y letra.

6 Página: 5 de Los Servicios que dispongan receta digital, deberá agregar la identificación y firma de médico del tratante. 3.- Receta Stock Mínimo con todos los datos solicitados para la reposición de medicamentos pertenecientes al "Stock Mínimo " en las unidades o servicios críticos definidos por la institución en el Protocolo de mantención de stock mínimo de medicamentos e insumos para unidades criticas HRR. 4.- Receta cheque para estupefacientes y psicotrópicos receta amarilla foliada para benzodiazepinas. 5.- De lunes a viernes (hábiles) se despachan en forma diaria las recetas de todos los servicios clínicos y pabellones, exceptuando los servicios: Psiquiatría, Traumatología, Cirugía Infantil, y Urología los que han solicitado a la Unidad de Farmacia la entrega de los medicamentos en forma diferente a la estipulada anteriormente. Los viernes la receta debe ser emitida por 3 días para cubrir el fin de semana. Para días festivos, la receta debe quedar prescita el día hábil anterior por el número de días necesarios para cubrir tratamiento hasta el siguiente día hábil. 6.-Los TP o Auxiliares de los diferentes servicios clínicos son los encargados de entregar las recetas de los pacientes hospitalizados a la Unidad de Farmacia, las que son recibidas por personal de farmacia, los que anotarán en la hojas de recepción de receta Anexo 2donde se indica el día, nombre TP la hora de recepción cantidad de receta hora de despacho y TP que retira. 7.- Las recetas son recibidas por el Técnico Paramédico de Farmacia, el que debe revisar qué esta posea todos los datos requeridos, con el apoyo del Químico Farmacéutico. 8.-En caso de haber objeciones estas deben ser devueltas al TP del servicio clínico para que realice la gestión para la corrección de la receta. 9.-Las recetas que sean aceptadas en la Unidad de Farmacia de Atención Cerrada, deben ser ingresadas inmediatamente una a una por el TP de Farmacia en el Software SIPHAC, con el número de Rut queda individualizado elpaciente, se ingresar el nombre del médico, servicio de origen y todas las prescripciones que ésta posea dentro de nuestras competencias, luego de grabada ésta información, el sistema arroja un numero de ingreso por receta, registrando los tres últimos dígitos en la misma, con el propósito de agilizar el proceso de dispensación de medicamentos.

7 Página: 6 de Al ingresar las recetas en el software SIPHAC, estas son enviadas al software del equipo KARDEX (PICKMAT) recetas que automáticamente son ordenadas por servicios.una vez en el KARDEX, las recetas del servicio seleccionado aparecen en el equipo una a una, indicando el número asignado a está. 11.-La preparación de la receta por dosis unitaria es realizada por el TP desde el equipo KARDEX, en bolsa plástica o de papel individualizada por paciente, quien debe extraer la cantidad de medicamentos indicados y ubicados por el KARDEX, posicionándolos sobre la receta que corresponda, repitiendo este proceso con todas las recetas del servicio que fueron ingresadas. Posteriormente las bolsas individualizadas son colocadas en las cajas semirrígidas de cada servicio El TP del servicio, realiza el retiro de la caja de su servicio, quien previo retiro debe verificar que las recetas contengan efectivamente los medicamentos prescritos en ellas en la forma farmacéutica y cantidad adecuadas para corroborar y aceptar la recepción conforme debe registrar en el reverso el nombre, rut y firma conforme. B. Dispensación en la Farmacia Atención Abierta 1.- Los pacientes ambulatorios deben dirigirse a la Farmacia CAE, ubicada en el primer piso del sector B, para el despacho de sus recetas, generada en la consulta médica. 2.- Las recetas(blancas, cheques) o ADR (documento de admisión de recaudación) Anexo 3, son digitadas por el oficial administrativo al sistema informático ANITA por el período indicado por el médico. 3.- Si la receta es por períodos superiores a 30 días, los despachos se fraccionan cada 30 días, hasta completar el periodo de tiempo indicado en la receta, con un máximo de 90 días. 4.- Una vez digitada la receta el Técnico Paramédico procede a preparar las prescripciones indicadas en la receta médica. 5.- Cada medicamento indicado deberá ir en un sobre blanco indicando con letra legible el nombre del medicamento, la dosificación y frecuencia según prescripción médica contenida en la receta.

8 Página: 7 de En una canasta vacía el técnico paramédico deberá colocar los medicamentos y dejar en el mesón para el despacho o dispensación al paciente o familiar. 7.- Se llamara al paciente por alta voz y se procederá a la entrega de los medicamentos, además se le hace entrega de un comprobante con los medicamentos pendientes (copia de receta de HRR) para el retiro del mes siguiente. 8.- El comprobante (copia de receta de HRR) indica la siguiente información: Datos del paciente (nombre, RUN, cuenta corriente, Nº ficha clínica) Servicio en cual fue atendido Fecha despacho Medicamentos a entregar Dosis y Frecuencia Cantidad entregada Fecha próxima despacho 9.- La ultima fracción de 30 días se le indica al paciente que debe solicitar hora de control para que le prescriban una nueva receta o control médico. C. Farmacia Oncológica 1.- Las recetas (Anexo 4) para la preparación de quimioterapia son entregadas a farmacia oncológica por la enfermera de quimioterapia. 2.-Los medicamentos oncológicos que requieren o no preparación previa son entregados a través de pasa materiales a la enfermera o TP de la sala de quimioterapia; como también las recetas para el retiro de medicamentos oncológicos de administración oral son entregados por el TP de la farmacia oncológica,a la enfermera de quimioterapia, quien se los entregara al paciente. 3.- Las prescripciones para la preparación de las quimioterapias deben utilizar el formato de receta de quimioterapia. 4.- El TP en la primera hora de la mañana entrega a través del pasa materiales (transfer)en forma diaria, los medicamentos para la premedicación contabilizados en todas las recetas de los pacientes del día. 5.- Posteriormente el TP entrega los medicamentos que requieran preparación previa, individualizado por paciente en bandeja través de la pasa materiales (transfer) a la sala de quimioterapia para su administración.

9 Página: 8 de Sistema de Eliminación de medicamento expirado, en mal estado o sin rotulación adecuada 1.- La revisión de cada uno de los medicamentos es realizada por los TP en los inventarios mensuales de cada área de la Unidad de Farmacia, si se detecta un medicamento pronto a vencer, deberá ser registrado en el listado de los medicamentos inventariados, con la fecha de vencimiento. El medicamento vencido será retirado de la circulación el último día del mes de vigencia, si se encuentran medicamentos en mal estado o mal rotulado se retirarán inmediatamente de circulación, en ambos casos se debe descontar del registro del Kardex. 2.- No se podrá despachar un medicamento pronto a vencer si el tratamiento se extiende más allá de la fecha en que expire el fármaco. 3.- El medicamento vencido se deposita transitoriamente en una caja de plumavit, separado del resto de los medicamentos, rotulada como MEDICAMENTOS VENCIDOS. 4.- Posteriormente El QF Jefe de Farmacia dará aviso por escrito al Jefe de su Unidad, para su conocimiento y solicitará al Director del Establecimiento la autorización para la baja del producto o los productos. 5.- A la solicitud de autorización de eliminación, se adjunta un informe que deberá consignar: nombre del producto, forma farmacéutica, cantidad, motivo de la eliminación y valorización. 6.- Los productos que sean eliminados se desecharan a través de la empresa contratada para estos efectos, conforme a las especificaciones del REAS. De los productos farmacéuticos sometidos a Control Legal: El Químico Farmacéutico Jefe de Farmacia, solicitará la baja de los productos controlados por escrito al Director del establecimiento. 1.- El Director del establecimiento enviará un Oficio dirigido al Director de la. SEREMI de Salud de la Región O Higgins, solicitando la baja de los medicamentos, previo pago del arancel correspondiente.

10 Página: 9 de En este Oficio de indicará: el nombre del medicamento, forma farmacéutica, la cantidad de medicamento y el motivo de la baja. 3.- La SEREMI enviará al inspector de Farmacia para formalizar la baja en los libros de los medicamentos controlados. 4.- El Inspector constatará la existencia física de los productos sujetos a control legal, en mal estado para posterior emisión de la resolución que formalizará la baja de los medicamentos, firmando los libros de existencia para constancia. 5.- En esta visita el Inspector levanta un Acta del proceso. 6.- Posteriormente llega a la Farmacia la Resolución para su archivo. 7.- Con este documento se procede a la eliminación física de los productos. Dicha destrucción se debe realizar en presencia de la SEREMI. CONSIDERACIONES - Es importante que los servicios clínicos revisen en forma constante la vigencia de los medicamentos de los stocks, para evitar pérdidas de ellos por vencimiento. - En la Unidad de Farmacia, se aceptaran canjes de productos con dos meses de antelación, al vencimiento de los medicamentos, la entrega anticipada permite que estos, puedan ser utilizado en otro servicio. -En lo Servicios Clínicos que detecten medicamentos vencidos, mal rotulados o deteriorados deben ser enviado con un memo a la Jefa de farmacia indicando la cantidad de cada uno de los medicamentos para su canje. 5.4 Sistema de reposición del stock mínimo de la Unidad de Farmacia: En el establecimiento existen tres sistemas de adquisición de medicamento, adicional a las compras por Cenabast, por lo tanto el stock mínimo del Hospital Regional Rancagua se estableció dependiendo del sistema de adquisición para cada uno de los medicamentos, como se indica:

11 Página: 10 de Stock mínimo de productos en Contrato de Suministro: es el resultado de la división de la cantidad mensual/4 (número de semanas estándar del mes), esto es, cantidad de producto suficiente para abastecer una semana, desde la generación de la orden de compra hasta el envío al proveedor de la misma. 2.- Stock mínimo de productos en Convenio marco: es el resultado de la división de la cantidad mensual/4 (número de semanas estándar del mes), esto es, cantidad de producto suficiente para abastecer una semana, desde la generación de la orden de compra hasta el envío a proveedor de la misma. 3.- Stock mínimo de productos para licitar mensualmente: es el resultado de la división de la cantidad mensual/2 (número de semanas para iniciar el proceso de compra), esto es, cantidad de producto suficiente para abastecer dos semanas, desde la generación de la licitación hasta el envío de la orden de compra al proveedor. La Unidad de Farmacia cada año realiza una programación anual de medicamentos; La unidad de Contrato de Suministro realiza las adquisiciones en forma mensual, de acuerdo al stock existente en la bodega de farmacia, en relación al stock mínimo definido 6.- Registros Libro de Registros de Medicamentos Dosis Unitaria (D.U) Libro de Registros de Etiquetas de Dosis Unitaria (D.U) Resolución Exenta de autorización de eliminación de medicamento Programación Anual de medicamento Programación Stock mínimo de medicamento

12 Página: 11 de 20 Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Libro de Sala Químico Por fecha 4 años Después de Registros de preparaciones Farmacéutico 4 años se Medicamentos no estéril en Encargado elimina Dosis Unitaria Unidad Farmacia Libro de Registros de Etiquetas de Dosis Unitaria Sala preparaciones no estéril en Unidad Farmacia Receta Archivador en cada una de las áreas de la Unidad Farmacia y en Bodega de farmacia Programación Anual medicamento de Programación Stock mínimo de medicamento Computador Jefa de farmacia, Jefa de Contrato de Suministro y Encargada de Bodega Computador Jefa de farmacia, Jefa de Contrato de Suministro y Encargada de Bodega Químico Farmacéutico Encargado Secretaria Químico Farmacéutico Jefe Unidad Químico Farmacéutico Jefe Unidad Por fecha 4 años Después de 4 años se elimina Por fecha y por unidad critica. Planilla Excell Planilla Excell 5 años Después de 5 años se elimina 2 años Después de 2 años se elimina 2 años Después de 2 años se elimina

13 Procedimientos Unidad de Farmacia Página: 12 de Indicador INDICADOR % de recetas despachadas completas en la farmacia CAE TIPO DE INDICADOR Proceso FORMULA (Nº de recetas despachadas completas / Nº total de recetas despachadas farmacia CAE) X 100 FUENTE DE INFORMACIÓN Recetas despachadas UMBRAL DE CUMPLIMIENTO Mayor o igual 90% PERIOCIDAD DE LA EVAULACIÓN RESPONSABLE Trimestral Jefe Unidad de Farmacia 8. Referencias Arsenal Farmacológico Hospital de Rancagua Código Sanitario, última versión octubre del Formulario Nacional de Medicamentos Decreto Supremo 466 artículos 34 y 38 del Ministerio de Salud 9. REVISIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS Fecha Tipo Aprobación 05 de Marzo de Se libera para su uso Director 2014

14 Página: 13 de ANEXOS 1. Recetas Atención Cerrada

15 Página: 14 de 20

16 Página: 15 de 20

17 Página: 16 de Planilla

18 Página: 17 de Recetas atención abierta

19 Página: 18 de 20

20 Página: 19 de 20

21 Página: 20 de Receta farmacia oncológica

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