El Servicio de Farmacia del Hospital Universitario Vall d Hebron. Julio Martinez Cutillas

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1 El Servicio de Farmacia del Hospital Universitario Vall d Hebron Julio Martinez Cutillas

2 Hospital Universitari Vall d Hebron 2

3 camas (155 críticos) 15 edificios 3 Áreas de urgencias 14 Hospitales de Día Gasto anual 552,9 M Gasto medicamentos (21%) 118,4 M Pacientes hospitalizados (14%) 16,80 M MHDA (86%) 101,6 M empleados 940 médicos, 530 residentes enfermeras pacientes intervenciones quirúrgicas 324 transplantes Estancia media: 7.5 días Hospital Universitari Vall d Hebron 3

4 De donde venimos -1998? 3 Hospitales 3 Farmacias en 1 sólo Servicio de Farmacia Hospital Universitari Vall d Hebron 5

5 1998: el punto de partida Direcció Mèdica Gerent Hospitals Vall d'hebron Direcció d'infermeria Direcció Econòmica Direcció de Recursos Humans Director Gerent Hospital General Director Gerent Hospital de Traumatologia y Rehabilitació Director Gerent Hospital Materno-Infantil Direcció Mèdica Direcció d'infermeria Direcció Econòmica Dirección de RR HH Direcció Serveis Generals Direcció Mèdica Direcció d'infermería Direcció Econòmica Direcció de RR HH Direcció Serveis Generals Direcció Mèdica Direcció d'infermeria Direcció Econòmica Direcció de RR HH Direcció Serveis Generals FARMACIA HG FARMACIA HTR FARMACIA HMI Dep. Informàtica HG Informix = Dep. Informàtica HHVH Cobol Hospital Universitari Vall d Hebron 6

6 1998: el punto de partida (2) Jefe de Servicio Jefe de Sección Adjuntos HG HTR HMI 1 (HHVH) 1 (pendiente, no cubierto) 5 Total staff cubiertos Residentes Supervisora Enfermeras TSF/TEL Auxiliares Administrativos Auxiliares administrativos (FJS) 4 Horario 24 h x 7 d 8-22 (dl-dv) 8-21 (dl-dv) Camas Estancias Estancias/facultativo Estancias/SNF Plantilla 63 personas Hospital Universitari Vall d Hebron 7

7 1998: el punto de partida (3) HG HTR HMI Guia Farmacológica (R. Pens.) SI (1) SI (2) SI (3) Almacén propio SI (1) SI (2) SI (3) Política de compras propia (precios y pedidos no coincidentes) SI (1) SI (2) SI (3) LCAP NO NO NO Dosis Unitaria 130 camas SI NO CIM SI (1) SI (2) SI (3) Programa informático Cobol + (Informix) Cobol Cobol + Propios Dispensación ambulatoria SI (1) SI (2) SI (3) Preparaciones estériles (CFLH) SI SI SI Preparaciones quimioterápicas NO (potenciales: 3.000/mes) - SI (500/mes) Espacios 600 m 2 (obsoleto) 400 m 2 (nuevos) 600 m 2 (nuevos) Hospital Universitari Vall d Hebron 8

8 El encargo de la Gerencia de HUVH Modernización del servicio (actividad y gestión) Homogeneizar circuitos Aplicación de economias de escala Mejora de sistemas de trabajo y optimización de la productividad Contención de la escalada del gasto de medicamentos Mejorar la información y la facturación sobre el consumo de medicamentos Romper la inercia y el fatalismo Transformación versus cambio Hospital Universitari Vall d Hebron 9

9 Qué hace posible que el paciente correcto, reciba el medicamento correcto, a la dosis correcta, a la hora correcta, por la vía correcta? Hospital Universitari Vall d Hebron 10

10 El cambio de paradigma Transformación de los SF basados en la distribución, a SF basados en la atención farmacéutica. (Como estructuras de soporte a la actividad asistencial y a la gestión). Hospital Universitari Vall d Hebron 11

11 Escenario Lo inmediato no nos deja atender lo importante Recursos limitados Necesidad de optimizar tiempo. Priorizar actividades con aporte de valor añadido (análisis de coste de oportunidad o como soltar lastre ). Hospital Universitari Vall d Hebron 12

12 Si lo inmediato no nos deja atender lo importante Minimización de tareas rutinarias y de menor valor añadido. Básicamente logísticas y técnicas USO EFICIENTE Y SEGURO DE LA FARMACOTERAPIA INNOVACIÓN Hospital Universitari Vall d Hebron 14

13 Innovación tecnológica e innovación organizativa La innovación tecnológica es el motor de la innovación organizativa. No innovar por innovar Hospital Universitari Vall d Hebron 15

14 Las piedras angulares del proyecto Planificación estratégica Innovación organizativa y tecnológica Gestión de alianzas Accountability Hospital Universitari Vall d Hebron 16

15 Misión Del SF Nuestra Misión es proporcionar soporte al proceso asistencial de las personas atendidas en el hospital, en lo que se refiere a su tratamiento farmacoterapéutico, añadiendo valor mediante la contribución a: La mejora de la calidad (efectividad, seguridad) La mejora de la eficiencia (sostenibilidad) La mejora de los sistemas de trabajo y de la seguridad de los profesionales La generación de conocimiento Hospital Universitari Vall d Hebron 17

16 Visión Del SF (Plan estratégico = 10 años) Estructura de soporte de la actividad asistencial. Que enfoca la actividad para añadir valor al proceso asistencial, tanto de forma directa como indirecta. Integrados/corresponsables con los resultados sobre la salud de las personas y la sostenibilidad del modelo asistencial. No gestores de un producto, sino del proceso de uso de medicamentos (uso eficiente y seguro de la farmacoterapia). Orientados al cliente pero con criterio profesional y experto (proactivos). Organizados por procesos y orientados a resultados. Identificando y aprovechando elementos operativos favorecedores del cambio. (apuesta tecnológica) Midiendo el impacto de nuestras actividades Hospital Universitari Vall d Hebron 18

17 Líneas estratégicas 1. Mejora del sistema de almacenamiento de medicamentos. 2. Optimización de la política de adquisiciones de medicamentos. Cumplimiento de la LCAP. 3. Nuevo programa de gestión de farmacia acorde a los futuros retos del servicio de farmacia. 4. Plena implantación del sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias en todo el hospital. 5. Racionalización de la dispensación en áreas no unidosis (automatización). 6. Fortalecimiento de los sistemas de información sobre el uso de medicamentos y actividad del servicio. 7. Actuación integral sobre la atención del paciente oncológico. 8. Dignificación de la atención a pacientes ambulatorios. 9. Programa de monitoritzación de la prescripción e intervención farmacéutica. 10. Definición de la política de personal sanitario no facultativo y reorganización de horarios y actividades. 11. Optimización de recursos (plan de concentración de actividades/áreas). Hospital Universitari Vall d Hebron 19

18 Plan estratégico SF HUVH Mision Proporcionar soporte al proceso asistencial de las personas atendidas por el hospital, contribuyendo al uso efectivo, eficiente y seguro de los medicamentos y la gestión del conocimiento Hospital Universitari Vall d Hebron 21

19 Plan estratégico SF HUVH Visión Un Servicio de Farmacia basado en un Modelo de Atención Farmacéutica que los pacientes y los profesionales valoran y exigen. Contando con profesionales de alto rendimiento, con agilidad en la ejecución de los proyectos, gestionando de forma dinámica el conocimiento y desarrollando un modelo de innovación estructurado. Con una clara orientación a los resultados en salud y consiguiendo la máxima eficiencia económica. Hospital Universitari Vall d Hebron 22

20 Ejes estratégicos 23 Modelo Desplegar un modelo asistencial compartido, de gestión y tecnológico, integrado e integral, que de respuesta a las necesidades de los ciudadanos, pacientes, profesionales, gestores y Administración Sanitaria. Conocimiento Desarrollar el conocimiento y ponerlo al servicio de la mejora de la calidad (eficiencia y seguridad) y de la innovación en el proceso farmacoterapeutico. TIC Plena incorporación de las TIC como elemento palanca de cambio y de resultados a corto, medio y largo plazo. Alianzas Fomentar las alianzas internas y externas como agentes dinamizadores de la excelencia. Hospital Universitari Vall d Hebron 23

21 Mapa de procesos Procesos Estratégicos Calidad Liderazgo Planificación y Control Desarrollo e Innovación Benchmarking Planificación Estratégica Planificación Económica Financera Políticas de RRHH Investigación desarrollo e innovación Comunicación Voz del Profesional Model Assistencial Cuadro de Mando Gestión del Conocimiento Formación CONTÍNUO Procesos Clave Procesos de Soporte Selección de medicamentos Guía Farmacoterapéutica operativa Guías, protocolos Adquisición Almacenamiento Archivo Compras Elaboración Distribución Limpieza Salud Laboral Intervención directa Intervención diferida CORTO MEDIO LARGO RR.HH Uso Eficiente y Seguro Gestión Económica Secretaria Pedidos Mantenimiento Atención al cliente SS.II Gestión de la Calidad Hospital Universitari Vall d Hebron 24

22 Mapa estratégico Servicio de Farmacia HUVH 2015 Modelo Conocimiento Comunicación Reconocimiento Valor Cómo sabemos si hemos tenido éxito? 15 Contribuir a la sostenibilidad económica del hospital 16 Contribuir a la mejora de los resultados en salud de los pacientes 17 Aumentar el sentimiento de los profesionales del Servicio 18 Obtener el reconocimiento externo incrementando la capacidad de influencia Clientes Qué propuestas de valor ofrecemos a nuestros clientes para satisfacer sus necesidades? 11 Pacientes Médicos y enfermeras Centro Corporativo y Entidades externas equipo directivo Contribuir a la optimización de los tratamientos farmacológicos de acuerdo con las necesidades de los pacientes 12 Ser reconocido como un aliado preferente Ser reconocido 13 como un servicio de referencia dentro de la organización 14 Promover las alianzas estratégicas Procesos internos En qué procesos debemos ser excelentes? 8 Optimizar y estandarizar los procesos 9 Desarrollar programas de Atención Farmacéutica 10 Potenciar la comunicación externa Cambio, Innovación Crecimiento Qué aspectos son críticos para poder mantener la excelencia en un futuro? 1 2 Desarrollar eficientemente el conocimiento general Impulsar el uso intensivo de las TIC 3 4 Conceptualizar y desarrollar un modelo propio Fomentar una cultura de cooperación 5 Garantizar una comunicación interna eficaz 6 Fomentar una cultura evaluativa 7 Impulsar una cultura de seguridad Hospital Universitari Vall d Hebron 25

23 PACIENTE Uso eficiente y seguro de medicamentos Gestión de la Prescripción Distribución / Dispensación Farmacotecnia Almacenamiento Compra Selección / GFT / GPC Automatización y robótica Hospital Universitari Vall d Hebron 26

24 PACIENTE Uso eficiente y seguro de medicamentos Sistema de Información de Farmacia Gestión de la Prescripción Distribución / Dispensación Farmacotecnia Almacenamiento Compra Selección / GFT / GPC Automatización y robótica Hospital Universitari Vall d Hebron 27

25 Los elementos de innovación tecnológica Sistemas automatizados de almacenamiento Sistemas automatizados de dispensación de medicamentos Sistemas robotizados de dispensación de medicamentos Sistemas robotizados de envasado de medicamentos Sistemas robotizados de preparación de MIVs y QT Sistema de control de producción y trazabilidad en QT Software de prescripción electrónica asistida Software de análisis de utilización de medicamentos Hospital Universitari Vall d Hebron 28

26 MODELO LOGISTICO: HACIA DONDE VAMOS S. Farmacia PROVEEDORES JIT Central compras PSPV IDI Almacén central de reposición AG H. Día ATR U.D. ambulatoria Subalmacenes AMI Hemofilia UCSI JIT Sistema distribución unidosis PACIENTES Dispensación automàtica (Pyxis) Hospital Universitari Vall d Hebron 29

27 Almacén central: carrusel horizontal Kardex Hospital Universitari Vall d Hebron 30

28

29 Transformando el Hospital servicio de Universitari farmacia de Vall hospital d Hebron 32

30 Indice de rotación Doble capacidad Ergonomía Eficiencia Hospital Universitari Vall d Hebron

31 Reducción 50% errores picking Reducción 50% tiempo preparación pedidos Ergonomía Eficiencia Hospital Universitari Vall d Hebron

32 Robot Dispensación Ambulatoria Hospital Universitari Vall d Hebron

33 Almacén central: KARDEX horizontal Area General 3 Kardex 1 ROWA tándem 1 refrigerado 1 refrigerado Area Maternoinfantil Área de Traumatologia Almacén reposición x 3 (1 refrigerado) 1 Kardex JIT PROVEEDORES 1 Kardex Hospital Universitari Vall d Hebron 36

34 94 estaciones principales 78 unidades auxiliares medicamentos diferentes Hospital Universitari Vall d Hebron

35 S U P P L I E R S Area General CWS CWS Area Traumatologia Area Materno-infantil Hospital Universitari Vall d Hebron

36 Prescripción electrónica asistida Hospital Universitari Vall d Hebron

37 Alertas del tratamiento: ALERGIAS. Registro de alergias, aviso por alergia cruzada entre medicamentos. El programa avisa cuando se prescribe un medicamento a un paciente que es alérgico. Hospital Universitari Vall d Hebron

38 Alertas del tratamiento: INTERACCIONES entre principios activos, medicamentos, grupos terapéuticos, excipientes,... Alerta por DUPLICIDAD ENTRE GRUPOS TERAPÉUTICOS (RANITIDINA i OMEPRAZOL) Duplicidad grupo terapéutico Hospital Universitari Vall d Hebron

39 Registro administración medicamentos para la enfermera: Hospital Universitari Vall d Hebron

40 BlisPack (Grifols) Robot de reenvasado en dosis unitarias Solo medicamentos en blistertablets Corta blister y reenvasa Identificacion por imagen y CB Hospital Universitari Vall d Hebron

41 Hospital Universitari Vall d Hebron

42 i.v. STATION (Health Robotics) Cabina de flujo laminar Llenado jeringas o bolsas a partir de viales (liofiliados o liquidos) Etiquetado con codigo de barras Seguridad: identificacion por inmagen, codigo de barras, control gravimetrico de la dosis Hospital Universitari Vall d Hebron

43 Hospital Universitari Vall d Hebron

44 Hospital Universitari Vall d Hebron

45 Sistema de control de producción y trazabilidad de medicamentos citostáticos Hospital Universitari Vall d Hebron

46 El sistema consta de la siguiente infraestructura de gestión y control: Aseguramiento de la correcta administración por medio de pulseras identificativas y códigos de barras. Gestión de Preparados o interface con prescripciones electrónicas. Control previo de preparados. Gestión y control de medicamentos por Lotes, Caducidades o números de serie en el caso de Ensayos. Etiquetado inequívoco de los preparados por medio de códigos de barras Gestión y Verificación por VOZ, Cualitativa y Cuantitativa en la elaboración de preparaciones individualizadas de citostáticos. Hospital Universitari Vall d Hebron

47 Cabina inteligente Hospital Universitari Vall d Hebron

48 El gran reto: La generación de conocimiento Hospital Universitari Vall d Hebron 51

49 Monitorización Retrospectiva Unidad de Análisis Farmacoepidemiológico CMBD SDMDU Clasificación IR-GRD Indicadores utilización de medicamentos Costes Informes predefinidos Comparación con el conjunto agregado CMBD: Conjunto Mínimo Básico de Datos SDMDU: Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitarias IR-GRD: Grupos Relacionados por el Diagnóstico Refinados Internacionales Hospital Universitari Vall d Hebron 52

50 Otras cosas Projecto HOMEDELIVERY. Programa de dispensación de medicamentos (MHDA) en el domicilio del paciente ambulante con telefarmacia Proyecto CONSIGNA. Sistema de almacenamiento con los medicamentos en depósito del proveedor Hospital Universitari Vall d Hebron 53

51 El camino recorrido 1º Plan estratégico 2º Plan estratégico ISO 9000/2008 3º Plan estratégico SDMDU despliegue completo Nuevo programa de gestión del SF Sistema control de producción ISISH (voice tech) PEA & REAM HCE PEA & REAM Pediatria Farmacia satélite HD Oncologia. PEA Unidad Central de MIV Farmacia satélite HD Pat ologia mamaria Farmacia satélite HD UITM º Pyxis en Europea Compras agregadas. LCAP Carrusel horizontal Almacen central 50º Pyxis (main station) 80º Pyxis (main station) 94º Pyxis (main station) 2 carrusel vertical Subalmacen picking 2 Carrusel vertical (Trauma., Materno-Inf) Robot ROWA (ambulatorio) 1 CarruselVertical (refrigerado) Blispack IV Station Baxa Robot KIRO (quimioerapia) MEJORA DE LA EFICIENCIA Y LA SEGURIDAD Hospital Universitari Vall d Hebron 54

52 El camino recorrido hitos conseguidos 1º Plan estratégico 2º Plan estratégico ISO 9000/2008 3º Plan estratégico SDMDU despliegue completo Nuevo programa de gestión del SF Sistema control de producción ISISH (voice tech) PEA & REAM adultos HCE PEA & REAM Pediatria Farmacia satélite HD Oncologia. PEA Unidad Central de MIV Farmacia satélite HD Pat ologia mamaria Farmacia satélite HD UITM º Pyxis en Europea Compras agregadas. LCAP Carrusel horizontal Almacen central 50º Pyxis (main station) 80º Pyxis (main station) 94º Pyxis (main station) 2 carrusel vertical Subalmacen picking 2 Carrusel vertical (Trauma., Materno-Inf) Robot ROWA (ambulatorio) 1 CarruselVertical (refrigerado) Blispack IV Station Baxa Robot KIRO (quimioerapia) 1er Pyxis instalado en Europa 1ª Compra agregada Automatización y robotización almacenes. Índice rotación Reducción errores 50% Tiempo picking 50% Certificación ISO 3er Plan estratégico Robotización QT 1er Plan estratégi co Cumplimie nto LCAP Nuevo aplicativo gestión SF Centralización preparación MIV Trazabilidad QT. Preparación segura PEA & REAM Adultos PEA & REAM Pediatra Unificaci ón GFT Preparación central QT PEA 2ª Revisión PE Eliminación pequeños frigoríficos 80% imputación a paciente 90% imputación a paciente Robotizaci ón MIV > 95% imputación a paciente Hospital Universitari Vall d Hebron 55

53 El camino recorrido Aumento de la producci 1º Plan estratégico 2º Plan estratégico ISO 9000/2008 3º Plan estratégico SDMDU despliegue completo Nuevo programa de gestión del SF Sistema control de producción ISISH (voice tech) PEA & REAM HCE PEA & REAM Pediatria Farmacia satélite HD Oncologia. PEA Unidad Central de MIV Farmacia satélite HD Pat ologia mamaria Farmacia satélite HD UITM º Pyxis en Europea Compras agregadas. LCAP Carrusel horizontal Almacen central 50º Pyxis (main station) 80º Pyxis (main station) 94º Pyxis (main station) 2 carrusel vertical Subalmacen picking 2 Carrusel vertical (Trauma., Materno-Inf) Robot ROWA (ambulatorio) 1 CarruselVertical (refrigerado) Blispack IV Station Baxa Robot KIRO (quimioerapia) Hospital Universitari Vall d Hebron 56

54 La Farmacia HUVH en la actualidad 8 areas (4 edificios, 3 farmacias satélites de oncología, hemofilia, farmacia ambulatoria) 24 h x 365 d 109 staff 23 especialistas en farmacia hospitalaria 12 residentes de farmacia hospitalaria 100% camas en SDMDU Dispensación robotizada a paciente externo Prescripción electrónica asistida + Registro electrónico de administración (PEA, REAM) con validación farmacéutica Alto nivel de automatización y robótica en almacenamiento, dispensación y elaboración de medicamentos Certificación ISO9001 (incl prevención errores de medicación) Hospital Universitari Vall d Hebron 57

55 La Farmacia HUVH en la actualidad Elaboración centralizada de citostaticos segura (cotrol de producción y trazabilidad, robotización) y eficiente (aprovechamieto de restos) Elaboración centralizada de mezclas inravenosas segura (trazabilidad, robotización) y eficiente (aprovechamient de retos) Elboración de formulas magistrales y personalizadas Soporte a la investigación (VHIR) Unidad Central de Ensayos Clínicos (2.012: 350) Unidad de Soporte a la Investiación Farmacologica en Oncohematologia USIFO (2012: 350) Información de medicamentos y farmacoterapia (CIM) en red informática. Información personalizada de farmacoepidemilogia para unidades asistenciales Certificación ISO (incl prevención errores de medicación) Hospital Universitari Vall d Hebron 58

56 Evolución de la producción URVs

57 Coste por URV ( ) Coste/URV ( ) 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 0,20 0,

58 Incremento acumulado gasto hospitalización (%) ,46 34,31 49,87 50,32 48,82 42,24 45,65 39,22 39,72 38,09 37,49 28,89 28,08 25,50 23,28 21,03 14,30 17,27 18,40 16,61 15,72 14,99 12,19 9,91 10,39 7,02 6,91 2,90 3,93 0,00-3,49-2, ,98-6,98 25,50 28,89 36,46 38,09 39,22 39,72 37,49 23,28 ipc acumulado consumo acumulado ipc acumulado consumo acumulado Tendencia IPC acumulado Tendencia consumo acumulado

59 Dispensacion Ambulatoria Pacientes Gasto Coste pacient

60 It doesn't matter how long the journey is going to be. All you need is to decide where you are going, to know why, to plan how and never forget that. Finally, always go forward step by step. Hospital Universitari Vall d Hebron 63

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