ACREDITACION CANADA CUIDADOS DE SERVICIOS AMBULATORIOS

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1 ACREDITACION CANADA CUIDADOS DE SERVICIOS AMBULATORIOS INVERTIR EN EL CUIDADO DE SERVICIOS AMBULATORIOS 2.0 EL EQUIPO TIENE ACCESO A LOS RECURSOS NECESARIOS PARA PROVEER SERVICIOS DE ATENCION AMBULATORIA DE CALIDAD. 2.1 Los líderes de equipo identifican los recursos necesarios para proveer servicios de calidad en la atención ambulatoria Lineamiento: recursos humanos, materiales, estructurales, informativos. SITUACION ACTUAL En el Servicio de Consulta Externa del Hospital Pediátrico Baca Ortiz son los Líderes tanto del Area Médica como de Enfermería los encargados de identificar las necesidades de los recursos humanos, estructurales e informativos indispensables para proveer servicios de calidad en la atención ambulatoria. Respecto a los recursos financieros es competencia de Gerencia la gestión y administración según los requerimientos de los Jefes de Servicio. Talento Humano El servicio cuenta con personal calificado que cumple con los requisitos dispuestos por la Coordinación de Talento Humano previo a la contratación pública. El personal de la Consulta Externa está integrado por profesionales que laboran en Servicios de Hospitalización y en Consulta Externa y por Personal exclusivo de este Servicio. Existen horarios desde las 06h30 hasta las 19h00 en diferentes especialidades y días como se puede ver en los documentos de la Cartera de Servicios que se expuso en el estándar 1. Insumos Médicos Los insumos médicos se solicitan a través del Plan Anual de Compras (PAC) el mismo que se realiza en base a la estadística anual de consumos y a la proyección anual que se entrega en el mes de diciembre. (Anexo PAC). El proceso para elaborar el PAC es el siguiente: Elaboración del histórico anual del consumo de insumos. 1

2 Constatación de la cantidad de insumos de la Consulta Externa disponibles en Bodega Central. Elaboración del PAC según la proyección estadística para el nuevo año. Solicitud a través de memorando a la Gerencia para la adquisición de los insumos. Seguimiento del proceso con formulario establecido por la unidad. Gestión mensual por la Enfermera líder para el abastecimiento de insumos desde la bodega central mediante el siguiente proceso: Constatación de saldos mensuales (Inventario). Solicitud de los insumos, en formulario de requisición de bodega (formulario H.B.O. -001). en base a los saldos. Envío del formulario para la autorización por el Servicio de Administración. Entrega de formulario autorizado a Bodega Central. Recepción y verificación de los insumos con documento de egreso de Bodega Central y Formulario de Requisición. Almacenamiento de insumos en el área destinada. Al momento no existe una organización adecuada de los insumos en la bodega del servicio, por falta de señalización que permita ubicar con facilidad los insumos, el personal de enfermería responsable de equipar los diferentes consultorios ingresa continuamente a proveerse de estos y los justifica con recetas para el descargo. A los pacientes ambulatorios con enfermedades crónicas se les provee de los insumos según la prescripción del médico tratante y, se realiza el descargo con las recetas respectivas. En relación a los insumos que no existen en la bodega del servicio se envía una requisición a Bodega Central para que el familiar realice el trámite respectivo, debido a que la persona de mensajería no siempre lo puede hacer por sus múltiples actividades en la cobertura de otros Servicios. INTERVENCION a. Elaborar un plan anual de abastecimiento de insumos, equipamiento, 2

3 lencería, en base a las necesidades registradas, PAC. b. Optimizar el Talento humano disponible en base a criterios técnicos que respalden la gestión basados en la demanda y en los estándares de atención del paciente ambulatorio (horarios, calendarios de vacaciones, rotaciones, capacitación continua, informes de ausentismo). c. Gestionar la dotación de talento humano médico y de enfermería acorde a las necesidades del Servicio d. Estandarizar normas protocolos y procedimientos en base a la demanda para proveer servicios médicos y de enfermería de calidad e. Gestionar reestructuración del área física. f. Tramitar dotación de equipamiento necesario. g. Elaborar, diseñar y socializar un sistema de información interno y externo. EVIDENCIA: Plan de abastecimiento elaborado Horarios de personal, cronogramas de rotación, calendarios de vacaciones, ausentismos. Documentos que respaldan las gestiones realizadas. Procesos elaborados, difundidos y aplicados Matrices que respaldan el sistema de información Infraestructura El área de Consulta Externa cuenta con una superficie de m 2, con infraestructura moderna desarrollada a base de hormigón armado, posee paredes pintadas con colores tenues y adornos infantiles con la finalidad de brindar un ambiente cálido y entretenido para el usuario pediátrico y sus familiares. SITUACION ACTUAL Al ingresar al servicio de Consulta Externa por la Avenida Colon se puede observar el área de Información, Estadística y Admisión, Trabajo Social y los consultorios que se encuentran con la numeración respectiva. 3

4 La numeración, distribución por especialidad, nombre de funcionarios y horario se detalló en la Cartera de Servicios. Equipamiento y aérea física actual Proceso: Descripción de la necesidad con formulario respectivo (Solicitud de Servicio Departamento de Mantenimiento) Solicitud del cambio de muebles al administrador del hospital con copia al Servicio de Mantenimiento e Inventarios. Solicitud de retiro de muebles en mal estado que están dados de baja, con informe técnico. Seguimiento del proceso con formulario establecido por el Servicio. Gestión de información interna y externa Los canales de comunicación del servicio son interdepartamentales mediante comunicación escrita y en ciertas ocasiones verbal con las Áreas de: Gerencia, Administración, Adquisiciones, Financiero, Jurídico, Mantenimiento, Trabajo Social, Servicios de Hospitalización. Para tener una constancia de los canales de información se registra esta actividad en el libro y formularios de seguimiento de procesos asistenciales. La comunicación externa en lo referente a la Red de Salud, se la realiza desde la Oficina de Consulta Externa con las diferentes instancias tanto de Pichincha como con el resto del país a través del mail institucional, mail de referencias y por vía telefónica, estableciendo los contactos según los niveles administrativos de planificación del Ecuador en el proceso de desconcentración del Ejecutivo. 4

5 2.5 El equipo tiene una lista actualizada del equipamiento utilizado para proveer los servicios de cuidados ambulatorios en la que se incluye, el lugar dónde están almacenamiento, el cómo debe ser utilizados y si requieren un mantenimiento periódico preventivo. Lineamientos: La información del mantenimiento regular preventivo incluye calibración y frecuencia de mantenimiento preventivo; y el registro de los resultados del procedimiento. La cultura del mantenimiento no planificado conlleva a realizar actividades de manera imprevista (acciones reactivas) y genera días de paralización al servicio - usuario, y significativas pérdidas económicas a la institución sumándose el impacto social cultural y económico. Por todo ello es muy importante realizar el mantenimiento de los equipos Biomédicos tanto el Mantenimiento Preventivo para evitar posibles fallas o accidentes como el Mantenimiento Correctivo para mantener activos los equipos y evitar perjudicar a los médicos y pacientes de la institución. SITUACION ACTUAL El servicio dispone de un plan de Mantenimiento Preventivo elaborado por el Departamento de Mantenimiento y que consta en el cronograma de mantenimiento del área de Consulta Externa del Hospital. En lo que respecta al Mantenimiento Correctivo es la enfermera líder quien solicita en un formulario se realice el mantenimiento correctivo del equipo, mobiliario o parte de la infraestructura de acuerdo a las necesidades. El registro y verificación de lo solicitado y realizado se archiva en la documentación de la oficina de Consulta Externa 5

6 INTERVENCION Actualizar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo en coordinación con el Departamento de Mantenimiento del Hospital que tiene el Cronograma de Mantenimiento del Área de Consulta Externa. Solicitar al Servicio de Mantenimiento del hospital y a las casas adjudicadas un cronograma anual sobre el mantenimiento preventivo de los equipos así como el entrenamiento en su uso. Solicitar al Servicio de Informática del hospital y a las casas adjudicadas un cronograma anual sobre el mantenimiento preventivo de los equipos de Hosvital que se utilizan para el manejo de la historia clínica de Consulta Externa. Diseñar un registro de verificación del mantenimiento del equipo médico, en donde se documente el mantenimiento preventivo y correctivo en el que conste: Lista del equipamiento actualizada Lugar donde se encuentran los equipos Manuales de uso de cada equipo Cronograma del mantenimiento preventivo Registro del cumplimiento del mantenimiento Novedades y observaciones del mantenimiento preventivo Especificaciones sobre la contratación del mantenimiento preventivo por parte del hospital Direcciones y teléfonos de las empresas que brindan los servicios En el Mantenimiento Preventivo de los equipos se evalúa el resultado final de su ejecución. El resultado de este indicador que se puede comparar con la siguiente escala de calificación: Eficiente: Mas del 90% de operatividad Admisible: Entre el 70 al 90% de operatividad. Deficiente: Menos del 70% de operatividad. 6

7 Se debe mantener una tendencia ascendente, lo cual significa una recuperación progresiva de la operatividad de los equipos. La tendencia descendente indica que se han malogrado algunos equipos y no hubo rapidez de atención para recuperarlos, en este caso se debe analizar los factores que no han permitido dicha recuperación (falta de repuestos, contratación de terceros). La frecuencia del mantenimiento preventivo se establece Equipos en áreas sin pacientes: cada 6 meses. Equipos en áreas con pacientes: cada 3 meses y cuando se reciban nuevos equipos antes de la aprobación para su compra. Identificación de los bienes críticos Para priorizar las actividades de mantenimiento y la reposición adecuada de los equipos se ha considerado en esta estrategia que el Líder del Servicio deberá identificar los equipos críticos que tiene a su cargo de acuerdo a su importancia en el Servicio.Para ello se proponen tres niveles de criticidad los cuales se detallan a continuación. A.- equipos críticos (prioridad 1) Es el nivel que se les asigna a los equipos que no deben fallar. Si este equipo fallara, ocasionaría la interrupción brusca de las actividades programadas anualmente con este equipo, lo cual afectaría la eficiencia del Servicio. Estos equipos se consideran indispensables para la operatividad y eficiencia de un área. Por lo tanto es importante priorizar las actividades de mantenimiento de estos equipos para evitar su deterioro. B.- Equipos semi críticos (Prioridad 2) Es el nivel que se les asigna a los equipos, que cuando fallan o se deterioran, no tienen la capacidad de interrumpir las actividades programadas del Servicio. Por lo tanto, en caso que no tenga el tiempo o recurso necesario para realizar una tarea de mantenimiento esta se puede reprogramar, lo cual no afecta la eficiencia del servicio. C.- Bienes no críticos (Prioridad 3 ) 7

8 Es el nivel que se le asigna a los equipos, que cuando fallan o se deterioran, no tienen la capacidad de interrumpir las actividades programadas del Servicio. Por lo tanto en caso que no se tenga el tiempo o recurso necesario para realizar una tarea de mantenimiento, esta se puede reprogramar, lo cual no afectaría la eficiencia del servicio 8

9 2.6 El grupo tiene acceso a un equipo de protección personal apropiado para las funciones y con el mantenimiento adecuado. Lineamientos: El equipo de protección personal incluye guantes, gorras, batas, mascarillas. SITUACIÓN ACTUAL La Ley respecto a Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales en el artículo 68 establece que las empresas deberán proporcionar a los trabajadores los equipos e implementos de protección necesarios. Los equipos de protección personal son un complemento indispensable para los métodos de control de riesgo que protege al trabajador colocando barreras en las puertas de entrada del organismo para evitar la transmisión de infecciones. El HPBO provee a los trabajadores de la salud de equipo de protección personal de acuerdo al sitio en el que labora, y al tipo de trabajo que desempeña según el Manual de Normas de Bioseguridad para la Red de Servicios en el Ecuador. Ropa Médicos: dos mandiles blancos de manga larga, rotulados con la identificación del usuario y especialidad que desempeña en el Servicio. Enfermeras: dos uniformes completos, dos mandiles rotulados con la identificación del usuario, un par de zapatos ortopédicos antideslizantes cada dos años Auxiliares: dos uniformes completos, dos mandiles rotulados con la identificación del usuario, un par de zapatos ortopédicos antideslizantes cada dos años Personal Administrativo: dos uniformes completos, dos mandiles rotulados con la identificación del usuario. Mascarillas Las mascarillas quirúrgicas se usan como una barrera física para proteger a los empleados sanitarios contra riesgos como salpicaduras de sangre o fluidos corporales como para protección de otras personas que no sean infectadas por la persona que utiliza la mascarilla. Todos los consultorios disponen de mascarillas desechables. 9

10 Guantes El uso de guantes reduce los riesgos de colonización transitoria de gérmenes del personal y transmisión de estos a los pacientes. Para procedimientos invasivos deben utilizarse guantes estériles de látex, para evitar la transmisión de microorganismos del operador al paciente y viceversa Para procedimientos no invasivos se utilizaran guantes de manejo, para todo procedimiento que implique contacto con pacientes, medios biológicos, superficies de riesgo. Descartarlos inmediatamente en recipiente de desecho infeccioso Guantes de manejo están disponibles en consultorios específicos como Urología, Cirugía Plástica, Otorrinolaringología, Cardiología, Traumatología. Cuando se requieren guantes estériles estos pueden ser solicitados al personal de enfermería encargado del servicio INTERVENCION Solicitar al Departamento de Gestión de Riesgos de la Institución un Certificado de Determinación de Peligros en el que conste la correcta preservación de los mismos. Equipar todos los consultorios médicos, las salas de procedimientos con un stock mínimo de prendas de protección al alcance de todo el personal Educar y difundir sobre la correcta preservación de los equipos de protección personal y su uso correcto Implementar una matriz normativa de uso de los equipos de protección personal Monitoreo de verificación de la correcta utilización y mantenimiento del EPP VERIFICACION Certificado de Determinación de Peligros emitido por el Departamento de Gestión de Riesgos de la Institución y Epidemiología. Certificados de asistencia a capacitaciones. Lista de chequeo de monitoreo realizados. 10

11 2.7 El personal tiene acceso a equipos de emergencia actualizados que son regularmente sometidos a pruebas. Lineamientos: El equipo de emergencias puede variar de acuerdo a los servicios brindados por el personal; sin embargo, este incluye frecuentemente carros de paro, equipo de intubación, equipo de monitoreo, sistemas de soporte de vida tales como respiradores y porta sueros SITUACION ACTUAL En el Servicio de Consulta Externa existen dos coches de paro Metro Lifeline con la tecnología Broselow, con su correspondiente fuente de oxígeno, y porta sueros o atril ubicados en el consultorio 41 y otro en el consultorio 12 para cubrir las áreas del Servicio. Se ha estandarizado el equipamiento de los medicamentos e insumos según se grafica en la siguiente tabla (Figura 1): Figura 1: Distribución de medicamentos en los coches de paro Broselow 11

12 Figura 2: Medicamentos compartidos para el Coche Broselow Figura 3: Coche de Paro con códigos de colores basados en la cinta Broselow 12

13 Se dispone de un desfibrilador ubicado cerca al área de admisión de Pediatría. Se cuenta con 2 equipos de monitoreo de signos vitales, laringoscopio, 1 succión. No existe un programa de comprobación del funcionamiento de los equipos. La capacitación sobre RCP, y el manejo del desfibrilador, no ha sido recibida todavía por todo el personal del Servicio que lo debe realizar UCI a través del Curso REANIMAR. Se cuenta con ambú neonatal, pediátrico, y adulto en perfectas condiciones. El coche Broselow se utiliza solo en caso de emergencia de parada cardíaca, mediante la rotura de dos candados rojos colocados en el coche, empleando la regleta que se coloca debajo del paciente y permite establecer en forma inmediata el peso del paciente para elegir el cajón según el color indicado y utilizar las dosis de los medicamentos que requiera el menor durante la Reanimación Cardio Pulmonar. Ver información del Sistema Broselow. INTERVENCION Gestionar la adquisición de equipos de emergencia actualizados necesarios (equipos de succión portátil, laringoscopio con hojas pediátricas, Elaborar plan de mantenimiento preventivo de los equipos de emergencia Diseñar matriz para control diario de los equipos de emergencia Elaborar y socializar cuadro de equipos de emergencia con su localización en el área de consulta externa Solicitar el Curso REANIMAR para la capacitación de todo el personal que labora en la Consulta Externa EVIDENCIA Documentos de gestión de adquisición de equipos Matriz de Verificación para control diario de los equipos de emergencia Plan de mantenimiento preventivo de los equipos de emergencia Lista de asistencia a capacitación, y cuadro elaborado 13

14 Figura 4: Certificación de Entrenamiento. 14

15 Figura 5: Grupos de profesionales para el entrenamiento en el uso del equipo de protección. 15

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