Software Asset Management

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2 Software Asset Management Bienvenidos todos: Isabel Díaz Pereira Directora de Formación de Tecnofor Director de Comité gestión de itsmf España #tecnoforo Blog: The Swirl logo and ITIL are a trade mark of the Cabinet Office.

3 Agenda

4 #tecnoforo GRACIAS Certificado ISO Primera empresa de educación en el mundo con el esquema internacional de itsmf Certificado ISO Primera empresa europea

5 Qué es SAM?

6 Qué es Software Asset Management? Depuración Administración Software Asset Management Adquisición Preparación

7 Requerimientos para SAM Capacitación en licencias de diferentes fabricantes Medidas de capacitación para la difusión de las líneas rectoras de SAM Formular las líneas rectoras de SAM Definir procesos y procedimientos e integrarlos en los desarrollos económicos Adquisición de una herramienta Implementación de la herramienta en el entorno existente Prestación externa de servicios por parte del socio SAM

8 Cuidado! Qué puede poner en riesgo el éxito de SAM?! El deficiente apoyo del área administrativa El proyecto SAM necesita apoyo financiero y teórico!! La deficiente integración de los sectores relevantes (Dirección Comercial, TI, Consejo Empresarial, Compras, Control de gestión)! La visión y la estrategia para SAM no se formularon ni se probaron por escrito! No se definieron como integrados los roles y las responsabilidades en el proyecto y el programa SAM! Deficiente comunicación al usuario final sobre los objetivos del proyecto y del programa SAM

9 Prevención El uso de software sin SAM puede poner en peligro la salud de su empresa! Consulte al autor de su software y a su consejero SAM acerca de los riesgos y efectos colaterales.

10 Un buen SAM = Un adecuado TI Instalado pero no licenciado y no requerido Instalado y requerido pero no licenciado Instalado Instalado y licenciado pero no requerido Requerido, instalado y licenciado Licenciado Licenciado pero no requerido y no instalado Requerido y licenciado pero no instalado Requerido pero no licenciado y no instalado Requerido

11 Riesgos de un SAM defectuoso Software requerido e instalado pero NO licenciado Software requerido y licenciado pero NO instalado Software instalado y licenciado pero NO requerido Generalidades

12 Áreas de conocimiento para un proyecto SAM Managing the Software Asset Lifecycle 21% Designing and Managing a SAM program 19% Coordinating Data Colection Technologies 21% Performing Software License Reviews 21% Assessing SAM Programs by Using SOM 18%

13 Definir el marco del proyecto SAM Donde? Qué infraestructura de grupos existe en la empresa? Qué tareas tiene cada uno de los grupos? Ubicaciones Quién? Quiénes son las personas más importantes de contacto en los grupos de infraestructura? Qué? Evaluación de la cifra de equipos de hardware y licencias de software Definir el marco del proyecto SAM

14 Calificar proyectos SAM en la empresa Procedimientos SAM Qué procedimientos SAM existen en la empresa? Cómo están documentados esos procedimientos? Roles SAM Qué roles SAM existen en la empresa? Cómo están definidos esos roles? Tareas SAM Cómo se encuentran distribuidas en la empresa las tareas relacionadas con SAM? Calificar proyectos SAM en la empresa

15 Qué datos deben estar incluídos en el proyecto SAM? Definición de las configuraciones Datos contables Software instalado Contratos y Condiciones de Licencia Archivo de Software Licencias adquiridas

16 Cuidado!! Están contempladas todas las informaciones y registros sobre software y licencias?! Están contemplados en su totalidad todos los documentos y certificados de licencia?! Están todos los proveedores integrados en los procesos SAM?! Coinciden los registros de la empresa con los registros de los productores del software?

17 Cómo beneficia SAM a la organización?

18 Ventajas de SAM Ahorros en los costos de proceso Costos de licencias reducidos Ahorros en costos mediante el suministro centralizado de software Datos actuales y confiables como fundamento definitorio para las decisiones estratégicas de TI Seguridad legal

19 Clasificación en el Modelo de Optimización SAM (SOM) SAM básico SAM estandarizado SAM racionalizado SAM dinámico Ad Hoc Rastreo de activos Administración activa Optimizada

20 Comparación regular Inventario de software y licencias Software utilizado Prueba de coincidencia con las condiciones de licencia Licencias adquiridas Escaneo y reconocimiento del software mediante el banco integrado de datos Prueba de integridad y autenticidad Software instalado Certificados de licencia

21 Ejemplo: Prueba de coincidencia con las condiciones de licencia Inventario de software y licencias Se ha contabilizado: 1 Instalación de Microsoft Office Professional Plus 2007 por máquina Prueba de coincidencia de las instalaciones con los Derechos de usuario del producto Licencias adquiridas: 150 Licencias de Volumen Microsoft Office Professional Plus 2007 Escaneo y reconocimiento del software mediante el banco integrado de datos Software: instalado Microsoft Office Professional Plus 2007 sobre 100 máquinas en varias instalaciones respectivamente Existe un sobre licenciamiento la empresa tien 50 licencias de Microsoft Office Professional Plus 2007 de mas! Prueba de integridad y autenticidad Certificados de licencia: Contrato Select License, Derechos de usuario del producto, Lista de productos, MVLS

22 Nueva adjudicación y transmisión de licencias Adjudicación de licencia = Adjudicar a otra máquina una licencia de una máquina licenciada originalmente Transmisión de licencia = Transmitir una licencia del usuario original a otro usuario

23 Certificado SAM Protección ante BSA y plausibillizaciones de licencia Acredita la situación correcta de licencia en el momento de la prueba Validez de 1 año a partir de la fecha de presentación

24 Condiciones para un certificado SAM El cliente debe hacer el SAM con una empresa autorizada Presentación de los resultados Obtención de transparencia Informe de estado Proceso de asesoramiento cualificado

25 Qué relación tiene SAM con la certificación ISO 19770? SAM ISO 19770

26 Componentes de SAM (ISO IEC ) 3 procesos Globales. Procesos de Gestión organizativa Procesos Centrales. Interfaces de procesos primarios. 6 Procesos y 27 Subprocesos. Los procesos y subprocesos están definidos en la norma: Tienen el Objetivo y los resultados (evidencias). Procesos--- Subprocesos-Procedimientos. Los procesos y subprocesos en la norma no indican los procedimientos (tareas y actividades), se deja libertad a la empresa.

27 PROCESOS DE GESTION ORGANIZACIONAL 4.2 ENTORNO DE CONTROL PARA SAM Proceso de gobierno corporativo para SAM Roles y responsabilidades ante SAM Políticas, procesos y procedimientos para SAM Competencias en SAM 4.3 PROCESOS DE PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE SAM Planificación de SAM Implementación de SAM Monitorización y revisión de SAM Mejora continua de SAM PROCESOS NUCLEO SAM 4.4 PROCESOS DE INVENTARIO PARA SAM Identificación de activos Software Gestión de inventario de activos Software Control de activos de Software 4.5 PROCESOS DE VERIFICACION Y CONFORMIDAD PARA SAM Verificación del registro de activos Software Conformidad con las licencias de Software Conformidad con la seguridad de los activos de Software Verificación de conformidad con SAM 4.6 PROCESOS DE GESTION DE OPERACIONES E INTERFACES PARA SAM Gestión de contratos y relaciones para SAM Gestión financiera para SAM Gestión de nivel de servicio para SAM Gestión de la seguridad para SAM INTERFAZ PROCESOS PRIMARIOS 4.7 INTERFACES DE LOS PROCESOS DE CICLO DE VIDA PARA SAM Proceso de Gestión de Cambios Proceso de Adquisición Proceso de Desarrollo de Software Proceso de Gestión de Release de Software Proceso de Despliegue de Software Proceso de Gestión de Incidencias Proceso de Gestión de Problemas Proceso de Retirada

28 Certificación SAM (UNE ISO ) MODELO PDCA Plan-Do-Check-Act Planificar la implementación y prestación de la Gestión de SAM. Política. Normas de Política P Implementar los objetivos y plan de gestión de SAM. Aplicar Procesos- Procedimientos. Proceso de Sam Centrales e Interfaces de procesos. A Procesos SAM (Procesos SAM Centrales e Interfaces de procesos) Proceso Sam Centrales 4.4.-Proceso de Inventario para SAM Proceso de verificación y conformidad en SAM Proceso de Gestión de operaciones e interfaces. D Mejorar la eficacia y la eficiencia de la prestación y gestión SAM Adoptar las acciones correctivas Adoptar las acciones preventivas Interfaces de procesos para SAM 4.7 Interfaces de procesos de Ciclo de Vida para Sam C Revisar plan de gestión requisitos de SAMs Revisión por Dirección Auditorías Internas, etc. Incidencias No Conformidades Monitorizar Indicadores / métricas

29 Nivel 0 Diagnóstico Diseño Implementación Implantación Auditoría Certificación Mejora PLAN DO CHECK ACT Actividad / Entregable SAM paso a paso, pieza a pieza Software de Gestión Herramienta Propia Herramienta Tecnofor Baseline Gestión de Riesgos Identificación de Activos de Software Verificación Registros Activos de Software Gestión de Contratos y Relaciones Servidor de Licencias Conformidad con las licencias Control de Costes Política de Software Gestión Inventario de Activos de Software Proceso de Adquisición Costes de Hardware Negociación de licencias Recomendaciones de Ahorro Ventaja Competitiva Funciones, roles y responsabilidades Competencias y roles en SAM Formación Técnica Formación Ejecutiva Formación General Confianza Monitorización y Revisión Gestión de Incidencias Gestión de Problemas Corrección de Contratos Gestión de la Seguridad para SAM Eficiencia Financiera Control de Activos de Software Gestión Financiera de SAM Gestión de Cambios Gestión de Desarrollo de Software Posibles beneficios fiscales Proceso de Retirada Productividad Gestión de Nivel de Servicio SAM Proceso de Despliegue de Software Análisis y Mejora del Sistema SAM Mínimo reconciliación Implantación Mínimo Sist. Gestión Certificación

30 Nivel 0 Diagnóstico Diseño Implementación Implantación Auditoría Certificación Mejora SAM Software y Gestión de Riesgos PLAN DO CHECK ACT Actividad / Entregable Software de Gestión Herramienta Propia Herramienta Tecnofor Baseline Gestión de Riesgos Identificación de Activos de Software Verificación Registros Activos de Software Gestión de Contratos y Relaciones Servidor de Licencias Conformidad con las licencias

31 Nivel 0 Diagnóstico Diseño Implementación Implantación Auditoría Certificación Mejora SAM Control de Costes y Ventaja Competitiva PLAN DO CHECK ACT Actividad / Entregable Control de Costes Política de Software Gestión Inventario de Activos de Software Proceso de Adquisición Costes de Hardware Negociación de licencias Recomendaciones de Ahorro Ventaja Competitiva Funciones, roles y responsabilidades Competencias y roles en SAM Formación Técnica Formación Ejecutiva Formación General

32 Nivel 0 Diagnóstico Diseño Implementación Implantación Auditoría Certificación Mejora SAM Eficiencia Financiera y Productividad PLAN DO CHECK ACT Actividad / Entregable Eficiencia Financiera Control de Activos de Software Gestión Financiera de SAM Gestión de Cambios Gestión de Desarrollo de Software Posibles beneficios fiscales Proceso de Retirada Productividad Gestión de Nivel de Servicio SAM Proceso de Despliegue de Software Análisis y Mejora del Sistema SAM

33 First Education company in the World to be certified in ISO First Spanish company to be certified in ISO 19770

34 #tecnoforo GRACIAS Certificado ISO Primera empresa de educación en el mundo con el esquema internacional de itsmf Certificado ISO Primera empresa europea

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