ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA SM NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN:

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1 1 ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA SM de Abril de NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: El COPNIA es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que actúa como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas; en tal sentido, la Dirección General se encarga de dirigir el desarrollo y aplicación de las políticas institucionales y ejecutar los planes, programas y proyectos que contribuyen al mejoramiento administrativo de la entidad en cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. Así las cosas, en desarrollo de las funciones administrativas propias de la entidad y dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución No.1898 de 29 de octubre de 2012, Por la cual se modifica la Planta de Personal del COPNIA, y con el fin de modernizar, actualizar y reubicar la nueva planta de personal en aras de continuar desarrollando en forma eficiente el compromiso misional y con el ánimo de brindar comodidad y bienestar a los nuevos funcionarios que se están vinculando a la Entidad, se suscribió contrato para la remodelación y adecuación de oficinas del COPNIA Nacional, ubicadas en el Edificio Interamericana de Seguros en las oficinas 201, 202, 203, local 101 y adecuación del piso 13, contrato que actualmente se encuentra en ejecución en etapa de aprobación de diseños, razón por la cual es necesario contratar el alquiler de puestos de trabajo para la ubicación temporal de algunos funcionarios, entre tanto, se culmina con la ejecución de las obras de adecuación. Teniendo en cuenta la función que tiene el área de Gestión Administrativa, se considera oportuno y conveniente dar trámite al requerimiento efectuado mediante el NAL-CI del 18 de abril de DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CONDICIONES CONTRACTUALES: Alquiler de diez (10) puestos de trabajo en L, nueve (9) sillas giratorias, siete (7) archivadores metálicos con cajones, diez (10) divisiones entrepaños y cinco (5) archivadores metálicos con puertas, para las oficinas del COPNIA Nacional ubicadas en la calle 78 No.9 57.

2 2 2.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS ELEMENTOS: Nº ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 1 ELEMENTOS QUE SE REQUIEREN CANTIDAD 1.1 Alquiler de puesto de trabajo en L de 1,50 cm 1,50 cm, color madera claro, canto en PVC negro Alquiler de puesto de trabajo en L de 1,50 cm 1,20 cm, color madera claro, canto en PVC negro Archivadores metálicos 2 x 1, en lámina de color negro Divisiones entrepaños 1,50 largo x 1,08 alto x 0.04 ancho, marco en madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o Divisiones entrepaños 1,20 largo x 1,08 alto x 0.04 ancho, marco en madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o Divisiones entrepaños 0,60 largo x 1,08 alto x 0.04 ancho, marco en madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético y Archivadores metálicos con puertas, en lámina color gris Sillas giratorias con rodachines. 9 2 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS PUESTOS DE TRABAJO 2.1 Superficie en tables en forma de L, enchapado en fórmica de 1,50 cm 0,60 cm 1,50 cm 0,60 cm y de 1,50 cm 0,60 cm 1,20 cm 0,60 cm Archivador 2 x 1, dos (2) cajones medianos superiores y uno (1) inferior para fólder oficio en lámina cord rolled, con haladeras cromadas o acero inoxidable, sistema de 2.2 rodamiento, todas las gavetas que permitan abrir el archivo en su totalidad y faciliten el manejo de los documentos y en los cajones superiores con rieles tipo deslizador sencillo con tope de salida, con llave que agarre todas la gavetas con seguridad. 2.3 Soportes metálicos que sujeten la estructura de los puestos de trabajo. 3 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LAS SILLAS 3.1 Sillas giratorias con espaldar alto de contacto permanente, ajustables en altura con palanca. 3.2 Apoya brazos graduables en altura. 3.3 Abullonadas en espaldar y asientos con espuma densidad 60 o con caucho espuma. 3.4 Tapizadas en paño antitranspirante. 3.5 Con rodachinas en silicona para piso laminado, de mínimo 5 apoyos. 4 CONDICIONES DEL SUMINISTRO 4.1 Suministrar los elementos en buen estado, limpios sin rayones, sin manchas, sin elementos rotos o remendados y en perfectas condiciones de uso. 4.2 Proveer el transporte de entrega y de recogida sin costo adicional. 4.3 Entregar los elementos instalados en las oficinas del COPNIA, ubicadas en la calle 78 No.9-57 Piso Entregar e instalar los elementos en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles. 4.5 Garantizar el alquiler por un plazo mínimo de 6 meses a partir del perfeccionamiento del contrato y la entrega de los elementos.

3 3 Nº ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Remplazar los elementos por otros de iguales o superiores características, en un 4.6 término máximo de tres (3) días hábiles a partir del reporte de la falla o daño. 4.7 Realizar asistencia técnica o mantenimiento correctivo sin costo adicional. Suministrar e incluir dentro de los costos de la oferta todos los elementos 4.8 necesarios para la instalación como tornillería, herrajes, manijas entre otros. Presentar un documento Acta donde se especifican condiciones generales de los 4.9 elementos, cantidades, fecha de entrega y fecha de devolución Entregar los archivadores con dos (2) juegos de llaves. Anclar los paneles y elementos al piso, para garantizar estabilidad de todos los 4.11 puestos de trabajo y que no se presenten movimientos horizontales de los elementos Garantizar que los mecanismos de las sillas estén en óptimo funcionamiento. Colores, diseños de los puestos de trabajo, paneles y sillas, similares a los 4.13 existentes en la oficina, previa aprobación del supervisor Realizar las entregas según el requerimiento del supervisor del contrato. La vigencia de la propuesta económica presentada por el oferente debe ser mínimo 4.15 de 30 días. El oferente debe garantizar que cuenta con los elementos requerido por el COPNIA, 4.16 al momento de presentar la propuesta. 2.2 CONDICIONES CONTRACTUALES: 1. Objeto 2. Plazo de ejecución 3. Condiciones Adicionales alquiler del 4. Vigencia del Contrato 5. Lugar de Ejecución Alquiler de diez (10) puestos de trabajo en L, nueve (9) sillas giratorias, siete (7) archivadores metálicos con cajones, diez (10) divisiones entrepaños y cinco (5) archivadores metálicos con puertas, para las oficinas del COPNIA Nacional ubicadas en la calle 78 No Cuatro (4) meses contados a partir de la fecha de comunicación de aceptación de la oferta por parte del COPNIA y la expedición del registro presupuestal. El COPNIA, podrá requerir los elementos de manera parcial, según las necesidades que se presenten durante el plazo de ejecución del contrato, por lo anterior, únicamente se pagará al proveedor el tiempo real de alquiler de cada elemento suministrado. La entrega e instalación de los elementos en las oficinas del COPNIA se realizará en un término máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del requerimiento. El contrato se podrá terminar anticipadamente por parte de la Entidad, informando por escrito al CONTRATISTA con mínimo 30 días de antelación. A partir del perfeccionamiento, durante su ejecución y dos (2) meses más. SEDE COPNIA NACIONAL: Calle 78 Nº 9-57 Piso 13. Edificio Interamericana de Seguros BOGOTA.

4 4 El COPNIA realizará el pago del objeto contratado así: 6. Forma de pago 1) Pagos mensuales que corresponderán a los elementos efectivamente entregados en alquiler, dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a la radicación de la factura o cuenta de cobro correspondiente, el diligenciamiento del formato de Control de supervisión y aprobación de pago firmado por el supervisor como constancia de recibo a satisfacción y la acreditación de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales de sus empleados. 2) Sólo se pagará la mensualidad de los elementos que se hayan requerido por medio de un comunicado expedido parte del COPNIA. El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. 7. Requisitos para el perfeccionamiento y la ejecución del contrato 8. Interventor y/o Supervisor 9. Obligaciones del Contratista El COPNIA sólo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros. Para el perfeccionamiento del contrato se requiere de la publicación de la comunicación de aceptación de la oferta, y para su ejecución la expedición del registro presupuestal, la acreditación de pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. Para la ejecución, el Director General designará a un funcionario del COPNIA como supervisor del contrato. a) Entregar los elementos de acuerdo con el requerimiento realizado por el COPNIA, en un término máximo de cinco (5) días hábiles, una vez se perfeccione el contrato y se aprueben los elementos por parte del supervisor del contrato. (Incluyendo transporte) b) Entregar los elementos instalados en las oficinas del COPNIA, ubicadas en la calle 78 No Piso 13. c) Realizar la entrega de las sillas en la carrera 7 No.64 19, en el momento que el COPNIA lo solicite. d) Suministrar los elementos en buen estado, limpios, sin rayones, sin manchas, sin elementos rotos o remendados y en perfectas condiciones de uso. e) Remplazar los elementos por otros de características iguales o superiores, cuando se presenten fallas o daños. f) Presentar un documento Acta donde se especifiquen condiciones generales de los elementos, cantidades, fecha de entrega y fecha de devolución. g) Responder por las demoras que se generen en la entrega o instalación. h) Acreditar el pago de aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación

5 Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje del personal a su cargo. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer corresponde a servicio y bienes que poseen las mismas especificaciones técnicas, comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos y que el presupuesto considerado para esta contratación no excede el diez (10%) por ciento de la menor cuantía establecida para el COPNIA en la vigencia de 2013, la modalidad a emplear en el presente proceso de selección es la Invitación Pública de Mínima Cuantía, según lo dispuesto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 que adiciona el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo y siguientes del Decreto 734 de 2012; para ello, la Entidad formulará Invitación Pública para que participen los interesados en el proceso de selección ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO Para realizar el análisis técnico y económico del proceso se solicitaron cotizaciones a las empresas: OFFICE SISTEM ARRENDAMOS LTDA, INDUMUEBLES HERNANDEZ LTDA y ZZETA LTDA, de las cuales únicamente OFFICE SISTEM ARRENDAMOS LTDA e INDUMUEBLES HERNANDEZ LTDA, cotizaron los elementos requeridos por la Entidad, no obstante la cotización de INDUMUEBLES no se tendrá en cuenta para establecer el valor del presupuesto oficial, por cuanto supera ampliamente las proyecciones de la Entidad. Acorde con lo anterior, el presupuesto oficial se establecerá con base en los valores históricos y la cotización recibida por OFFICE SISTEM, en consideración a que los precios se mantienen de acuerdo con el análisis realizado. 4.1 Valor Histórico: Año 2012 ENTREGA A Ítem Descripción Cant. Meses V. Mensual Total con cantidades PRECIO PROYECTADO IPC 1.1 Puesto de Trabajo en L 1,50 1, Puesto de Trabajo en L 1,50 1, Archivadores Metálicos Divisiones entrepaños 1,50 largo x (entre 1,08 y 1,30 de alto) Transporte Instalación 4 $ $

6 6 ENTREGA B Ítem Descripción Cant. Meses V. Mensual Total con cantidades PRECIO PROYECTADO IPC 1.1 Puesto de Trabajo en L 1,50 1, Puesto de Trabajo en L 1,50 1, Archivadores Metálicos Divisiones entrepaños 1,20 LARGO (ENTRE 1,08 Y 1,30 DE ALTO) Divisiones entrepaños 0,60 LARGO (ENTRE 1,08 Y 1,30 DE ALTO) Archivadores metálicos con puerta Silla Giratoria Transporte Instalación 6 - $ $ Precios del mercado - cotización OFFICE SISTEM ARRENDAMOS LTDA Nº REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y CONDICIONES DEL SUMINISTRO 1 ELEMENTOS A SUMINISTRAR CANTIDAD Alquiler de Puesto de Trabajo en L 1,50 cm 1,50 cm, color madera claro, canto en PVC negro Alquiler de Puesto de Trabajo en L 1,50 cm 1,20 cm, color madera claro, canto en PVC negro UNITARIO IVA MENSUAL SEMESTRE 4 $ $ $ $ $ $ $ $ Archivadores metálicos 2x1, en lámina color negro 7 $ $ $ $ Divisiones entrepaños 1,50 largo x 1,08 alto x 0.04 ancho, marco en madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o 6 $ $ $ $ Divisiones entrepaños 1,20 largo x 1,08 x 0.04 ancho alto, marco en madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o 2 $ $ $ $ Divisiones entrepaños 0,60 largo x 1,08 alto, x 0.04 ancho, marco en madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético y 2 $ $ $ $ Archivadores metálicos con puertas, en lámina color gris 5 $ $ $ $ Sillas giratorias con rodachines 9 $ $ $ $ MENSUAL $ CUATRO (4) MESES $ Cotización INDUMUEBLES Nº REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y CONDICIONES DEL SUMINISTRO 1 ELEMENTOS A SUMINISTRAR CANTIDAD UNITARIO IVA MENSUAL SEMESTRE 1.1 Alquiler de Puesto de Trabajo en L 1,50 cm 1,50 cm, color madera claro, canto en PVC negro 4 $ $ $ $ Alquiler de Puesto de Trabajo en L 1,50 cm 1,20 cm, color madera claro, canto en PVC negro 6 $ $ $ $ Archivadores metálicos 2x1, en lámina color negro 7 $ $ $ $ Divisiones entrepaños 1,50 largo x 1,08 alto x 0.04 ancho, marco en madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o 6 $ $ $ $

7 7 1 ELEMENTOS A SUMINISTRAR CANTIDAD UNITARIO IVA MENSUAL SEMESTRE Divisiones entrepaños 1,20 largo x 1,08 x 0.04 ancho alto, marco en madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o Divisiones entrepaños 0,60 largo x 1,08 alto, x 0.04 ancho, marco en madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético y 2 $ $ $ $ $ $ $ $ Archivadores metálicos con puertas, en lámina color gris 5 $ $ $ $ Sillas giratorias con rodachines 9 $ $ $ $ MENSUAL $ CUATRO (4) MESES $ En consecuencia, el valor del presupuesto oficial se establece en la suma de SIETE MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($ ,00) incluido IVA, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 295 del 30 de abril de 2013, expedido por el Profesional de Gestión de Presupuesto del COPNIA. El valor de la oferta no puede superar el presupuesto oficial asignado, so pena de rechazo de la misma; en el numeral 2 de este estudio, se establecen en forma detallada las características y especificaciones técnicas. 5. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya propuesta económica presente el precio más bajo, siempre y cuando cumpla con la totalidad de las condiciones exigidas y requisitos habilitantes, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 94 de la Ley 1474 de SOPORTES DE ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS ANALISIS DE COBERTURA DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EL CONTRATO A CELEBRAR. ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES TIPIFICACION DE RIESGOS Variación en el plazo inicialmente considerado. Variación de precios. Cambio de especificaciones técnicas durante el desarrollo del contrato. Deficiente calidad de los elementos a suministrar Retraso en la entrega e instalación de los elementos El oferente adjudicatario asumirá la carga a su costo y riesgo, de los daños, pérdidas, destrucción o deterioro causado por fuerza mayor o caso fortuito que pueda presentarse durante la ejecución del contrato. ASIGNACION DEL RIESGO ENTIDAD CONTRATISTA

8 Los riesgos tipificados en caso de su ocurrencia, serán asumidos económicamente en un 100% de acuerdo con la asignación, de igual forma la cuantificación de éstos, se realizará en el momento que se presenten. 7. ANALISIS DE COBERTURA DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EL CONTRATO A CELEBRAR. De acuerdo a lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, por tratarse de una contratación cuyo valor es inferior al 10% de la menor cuantía del COPNIA, no se considera necesaria la exigencia de garantías. 8. INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN, TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN UNILATERALES. Cuando surjan motivos que hicieren necesario la Interpretación, Modificación, Terminación y Liquidación unilaterales del presente contrato, EL COPNIA dispondrá de las facultades excepcionales al derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley. PARÁGRAFO: El COPNIA se reserva el derecho de interpretar, modificar y terminar unilateralmente el presente contrato cuando se den las circunstancias establecidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes. 9. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD. Es obligación del contratista, mantener a la Entidad libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, con ocasión de la ejecución del contrato. 8 (ORIGINAL FIRMADO) NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA Profesional de Gestión de Contratación (ORIGINAL FIRMADO) Vo. Bo: LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera (ORIGINAL FIRMADO) Vo. Bo: DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ Profesional de Gestión Administrativa Rodríguez