Procedimientos Géminis-Nínive Balances y Libros Oficiales. Extracción de Balances y Libros Oficiales.

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1 Página 1 de 6 Extracción de. Para la obtención de los Libros Oficiales y por extensión de cualquier balance personalizado a sus necesidades, hemos diseñado nuevos procedimientos de definición de cuentas, de modo que sea más flexible trabajar con los datos. Para la definición y obtención de los balances se ha diseñado una nueva metodología de modo que sea más sencillo asignar y comprobar las cuentas que pertenecen a cada sección dentro de un libro contable y para ello se han añadido nuevos programas que pasamos a detallar. Dentro del menú Contabilidad Informes, hemos añadido un nuevo submenú denominado Libros Contables. Desde aquí se realizará la definición de cualquier libro ya sea oficial o personalizado, de modo que mediante una parametrización simple se pueda obtener, inicialmente balances y posteriormente cualquier Libro Contable para la obtención de resultados. En este menú hemos incluido los programas necesarios para la definición de los libros que vamos a utilizar, de los que vamos a realizar una breve descripción y posteriormente se explicará su forma de uso: 1. Definición de Libros Contables. Con este programa daremos nombre a cada libro que necesitemos crear. Deberán ir codificados desde el 1 hasta el 100 inclusive ya que los códigos superiores a 100 estarán reservados para las planillas predefinidas que proporcionaremos en las distintas actualizaciones y que se ajustarán a los libros oficiales según la norma.

2 Página 2 de 6 En esta actualización se proporcionan los libros oficiales correspondientes a las estructuras definidas por los BOE respectivos del Plan General de Contabilidad y Plan General de Contabilidad para PYMES. Estos libros corresponden al Balance de Situación Normal, Abreviado y PYMES y a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Normal, Abreviada y PYMES y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Normal y Abreviado (solo se ha incluido la parte A del libro, la parte B se incluirá en breve). 2. Estructuras de Libros Contables. Una vez creado cada Libro, es necesario crear la estructura de epígrafes donde se agruparán las distintas cuentas de nuestro Plan Contable. Cada Libro puede subdividirse en uno o varios grupos que totalizarán los epígrafes y las cuentas que contengan.

3 Página 3 de 6 Así pues para cada grupo se realizará el despliegue de epígrafes indicando el orden en que queremos que aparezca dentro del grupo. Posteriormente a cada epígrafe se asignarán las cuentas correspondientes. 3. Asignación de Cuentas. En cada epígrafe se agrupan las cuentas que conforman los acumulados y totales de modo que después queden representados los importes en los Libros correctamente según su signo. Así pues para cada cuenta en un Libro dado se designa un epígrafe que puede ser distinto (aunque normalmente es el mismo) según el saldo. De este modo indicaremos el Grupo donde queremos que aparezca según el tipo de Libro (Activo, Pasivo, ), el epígrafe dentro del grupo y el signo que indicará como se acumulará dentro del grupo según el signo del saldo de la cuenta. Como utilizar estos programas. Como hemos explicado anteriormente, junto con el programa se entregan los modelos para los Libros Oficiales Normal, Abreviado y PYMES. Para poder utilizar alguno de los libros entregados, es necesario crear una estructura propia para nuestro Plan Contable, ya que en el modelo sólo se definen las cuentas a nivel de balance. Para ello, colocaremos en pantalla el balance que nos interese utilizar a través de las búsquedas habituales y una vez cargado podremos pulsar el botón duplicar, que lanza un proceso de réplica del balance actual para obtener una copia que podamos personalizar.

4 Página 4 de 6 En el cuadro Duplicar Libro Contable indicaremos el código que deseamos asignar a nuestro Libro (recuerde que sólo podrá utilizar los códigos del 1 al 99, ya que los códigos superiores a 100 están reservados para los modelos oficiales) y el título con el que queremos reconocerlo (aunque el programa tomará automáticamente el del modelo a la vista). Con esto obtendremos una copia del modelo para poder empezar a trabajar. Note que existe una opción para crear el Libro Inventario Contable que sólo se activa al seleccionar como origen un modelo tipo Balance de Situación. A partir de este libro Inventario podrá extraer el Inventario general para presentarlo en las Cuentas Anuales. Una vez disponemos del esqueleto del Libro deseado debemos asignar las subcuentas de nuestro Plan Contable. Para ello busque y visualice en pantalla el libro que acaba de crear (en el caso de la figura, el número 1) y con el botón Completar Cuentas el programa realizará este trabajo por nosotros, asignando a todas las subcuentas de nuestro PGC los epígrafes según la estructura del modelo. También desde aquí podemos lanzar el proceso de análisis de la estructura del Libro con el botón Analiza Balance. Este proceso recorre nuestro Plan de Cuentas y detecta si falta definir alguna cuenta que debiera estar incluida en el Libro actual y así poder obrar en consecuencia. Listado de Libros Contables Para la extracción de los Libros se ha diseñado un nuevo programa que realiza el cálculo, impresión y almacenamiento para su edición posterior de los libros disponibles.

5 Página 5 de 6 Desde el menú Contabilidad Informes Libros Contables Listado de Libros Contables se accede al programa que muestra las siguientes opciones: El programa dispone de distintos selectores donde podremos indicar el número de Libro Contable para cada modelo (por defecto el programa mostrará los libros que se hayan generado en el proceso indicado anteriormente). Para cada libro existe la opción de listado, si no desea extraer un listado basta con dejar desmarcada la opción correspondiente. Se han añadido dos nuevas opciones, Guardar Libros para su Edición y Guardar Libros Oficiales. Ambas opciones permiten almacenar en tablas dentro de la base de datos los libros, de modo que puedan ser editados y listados con posterioridad sin tener que volver a realizar ningún cálculo. Almacenar los Libros Oficiales debe ser utilizado para guardar los libros que se van a presentar al Registro Mercantil. La edición de los libros (aún no está disponible pero lo estará en breve) permitirá modificar o añadir datos (como por ejemplo las claves de las notas en la Memoria), de modo que al imprimir los Libros Oficiales aparezcan estos datos tal cual los hemos indicado. La opción Desglose de Cuentas permite mostrar o no las cuentas agrupadas bajo cada uno de los epígrafes. El desplegable Nivel permite seleccionar el nivel o número de dígitos de las cuentas sobre las que se realizarán los cálculos. No obstante se ha añadido un nuevo nivel denominado Balance Oficial que realiza los cálculos sobre las cuentas indicadas en las

6 Página 6 de 6 especificaciones del BOE ya que existen o pueden existir cuentas en los libros a distinto número de dígitos. Existe también la opción de Analizar Libros Contables que lanza el proceso de comprobación de que las cuentas que se utilizan estén incluidas dentro del libro. Si este proceso detecta alguna cuenta lo indicará con un mensaje en la pantalla para que Ud. pueda manualmente asignarla al libro deseado utilizando el programa Asignación de Cuentas. Opcionalmente puede marcar la opción Completar Cuentas si falla el Analizador, que es un proceso que intenta realizar esto de forma automática, aunque puede fallar si la cuenta que Ud. ha añadido no se encuentra dentro de la estructura de balances proporcionada por el BOE, con lo que deberá proceder de modo manual como se ha descrito anteriormente. La opción Mostrar Epígrafes a Cero solo sirve como comprobación de la estructura del Libro seleccionado y normalmente debe estar desmarcada. Comparar muestra en la columna del ejercicio anterior el importe correspondiente al saldo según la opción seleccionada, aunque en la extracción de los libros del 2008 no mostrará nada debido a la imposibilidad de crear una comparativa coherente con el ejercicio 2007.

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