INSTRUCTIVO BASICO RENDICION DE CUENTAS ELECTORALES

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2 INSTRUCTIVO BASICO RENDICION DE CUENTAS ELECTORALES Marco Legal Informe de ingresos y gastos Formato 5B y anexos Soportes legales Aspectos a tener en cuenta

3 MARCO LEGAL La normatividad que debe ser conocida y cumplida a la hora de manejar las finanzas y posterior rendición de cuentas de una campaña electoral en Colombia incluye: Ley 130 de 1994: Por la cual se dicta el Estatuto básico de los partidos y movimientos políticos y se dictan normas sobre su financiación y la de las campañas electorales. Resolución 330 de 2007 del CNE: Por medio de la cual se establece el procedimiento para el registro de libros y presentación de informes de ingresos y gastos de campañas electorales y consultas populares internas de los partidos políticos Ley 1475 de 2011: Por medio de la cual se adoptan reglas de organización y funcionamiento de los partidos y movimientos políticos, de los procesos electorales, más conocida como Reforma Política Ley 1474 de 2011: Por medio de la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción y efectividad del control de la gestión pública, más conocido como Estatuto anticorrupción

4 MARCO LEGAL Resolución 3097 del Consejo Nacional Electoral por el cual se establece uso obligatorio del aplicativo «Cuentas Claras» Resolución que expida el NCE en el mes de enero de 2014 mediante la cual se fijen los topes de ingresos y gastos para las campañas electorales Resolución que expida el Partido Liberal Colombiano por medio de la cual se impartan las instrucciones para la elaboración y presentación del informe de rendición de cuentas de los candidatos avalados por el Partido Liberal Colombiano.

5 INFORME DE INGRESOS Y GASTOS La presentación del informe de ingresos y gastos de campaña se debe hacer ante el Partido Liberal Colombiano (Departamento de rendición de cuentas), este departamento hace una primera revisión, en la cual debe eventualmente requerir información adicional o aclaraciones a los candidatos. Posteriormente se envían estos mismos informes para revisión y aprobación de los contadores del Fondo de Campañas, quienes solicitan soportes o información adicional. Por último el informe es auditado por la auditoria externa contratada por la Registraduría Nacional del Estado Civil. El informe de ingresos y gastos debe ser presentado ante el Departamento de rendición de cuentas del Partido Liberal dentro de los 15 días hábiles siguientes al día de elecciones con la siguiente información: Formato 5B y anexos diligenciado y firmado Libro de ingresos y gastos diligenciado y totalizado, de forma tal que cada registro este debidamente soportado con documentos físicos de ingresos y gastos que contengan las calidades indicadas en el capitulo de soportes de ingresos y gastos de este manual; Adicionalmente, debe estar totalizado por rubro y estos totales deben coincidir con lo indicado en el formulario 5B. Soportes originales de ingresos y gastos Transmitir el formulario 5B a través del aplicativo de cuentas claras en elecciones en la dirección web

6 INFORME DE INGRESOS Y GASTOS Adicionalmente se verificará la entrega la siguiente documentación: Relativos al contador de la Campaña - Carta de designación, Fotocopia de Cédula, tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios de la JCC no mayor a tres meses Relativos al gerente de Campaña - Carta de designación y fotocopia de la cédula de ciudadanía Relativos al candidato fotocopia de la cédula de ciudadanía

7 INFORME DE INGRESOS Y GASTOS El aplicativo Cuentas Claras en Elecciones fue adoptado como canal oficial para la rendición de cuentas de campañas políticas bajo la resolución 285 de Es así como el portal permite a los candidatos presentar sus cuentas electorales. Para ingresar al aplicativo debe solicitarse la clave de usuario para cada candidato ante el departamento de rendición de cuentas del Partido Liberal.

8 FORMATO 5B Y ANEXOS El formulario 5B es diligenciado en forma automática a medida que se ingresan los ingresos y gastos en el aplicativo cuentas claras de la pagina web Tanto el formulario como los anexos deben ser firmados por el candidato, el contador y cuando la ley lo exija por el gerente de campaña. A continuación se presenta copia del formulario:

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10 LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS El libro de ingresos y gastos debe registrarse ante los registradores municipales, especiales, distritales y los delegados del registrador Nacional del estado civil, este libro será un compendio de hojas en blanco numeradas en forma consecutiva. Este registro deberá realizarse a partir de los 4 (cuatro) meses anteriores al debate electoral y máximo hasta el día de la inscripción del candidato. Para el registro de transacciones en el libro de ingresos y gastos se debe tener en cuenta lo siguiente: Los artículos 20 y 21 de La ley 130 de 1994 indican los rubros en que se clasificarán los ingresos y los gastos de campaña, los cuales se registraran agrupados por dichos rubros, para lo cual se deben destinar la cantidad de folios que se consideren necesarios para cada rubro. Se deben registrar cronológicamente las transacciones, indicando la fecha, el detalle, la identificación de los intervinientes y el valor. Cada concepto debe ser totalizado, determinando su saldo. Su valor debe ser anotado en el renglón asignado para tal efecto en el formulario No. 5B El aplicativo cuentas claras en elecciones en la pagina permite diligenciar directamente o importar de excel los movimientos de ingresos y gastos en formatos preestablecidos, estos movimientos deben ser impresos en las hojas oficialmente registradas para tal fin.

11 DESCRIPCION DE LOS CODIGOS DEL FORMULARIO No. 5B A continuación presentamos un detalle de la forma en que debe clasificar y registrar los diferentes tipos de ingresos y gastos, de conformidad con los rubros del formulario 5B INGRESOS 100 Anotará el total de los ingresos recibidos para la campaña 101 Registrará el total de los créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus conyugues, o de sus compañeros permanentes o de sus parientes. Deberá diligenciar el anexo 5.1B 102 Relacionará la totalidad de las contribuciones o donaciones y créditos, en dinero o en especie, que realicen los particulares. Deberá diligenciar el anexo 5.2B 103 Relacionará la totalidad de los créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas. Deberá diligenciar el anexo 5.3B 104 Ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido. 105 Se relacionaran los ingresos estatales recibidos como anticipos. Deberá diligenciar el anexo 5.4B. 106 Se relacionarán los aportes entregados por el Partido. Deberá diligenciar el anexo 5.5B

12 GASTOS DESCRIPCION DE LOS CODIGOS DEL FORMULARIO No. 5B 200 Anotará el total de los gastos efectuados en desarrollo de la Campaña 201 Totalizará los gastos de administración, como sueldos, honorarios, viáticos, arriendos, servicios públicos y similares ocasionados en desarrollo de la Campaña. 202 Incluirá los gastos de papelería, elementos de aseo y todos los relacionados con gastos de oficina. 203 Incluirá todos los gastos de para adquisición de materiales para trabajo público y publicaciones. 204 Anotará todos los gastos de los actos públicos distintos de los gastos de propaganda política. 205 Incluye los gastos por cualquier clase de transporte y correo 206 Anotará todos los gastos de capacitación e investigación política 207 Relacionará los gastos judiciales y de rendición de cuentas 208 Relacionará los gastos de propaganda política. Deberá diligenciar el anexo 5.7B 209 Incluirá los costos financieros por créditos o manejo de cuentas bancarias 210 Si se sobrepasaron los topes fijados por el CNE, relacionará aquí la cantidad sobrepasada 211 Cualquier suma no clasificada en los numerales anteriores, se debe anotar en este numeral

13 DESCRIPCION DE LOS CODIGOS DEL FORMULARIO No. 5B OBLIGACIONES PENDIENTES DE PAGO Esta conformado por los saldos pendientes por pagar al momento del cierre de la Campaña, en ningún caso se deben excluir del respectivo rubro de ingreso o gasto las obligaciones relacionadas en este rubro. Deberá diligenciar el anexo 5.6B

14 SOPORTES LEGALES DE LOS RUBROS DEL FORMULARIO 5B INGRESOS 101 Créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus conyugues, o de sus compañeros permanentes o de sus parientes: Los ingresos por recursos propios del candidato debe estar soportados con una certificación de origen de fondos firmado por el candidato y el correspondiente recibo de caja. Para los aportes en efectivo de los familiares del candidato se debe adjuntar el recibo de caja con los datos del aportante y el monto del aporte, adjuntando copia del documento de identidad y certificación de aportes firmado por el aportante. En el caso de los créditos debe adjuntar letra de cambio o pagaré, acta donde se certifique el crédito firmada por la persona que otorga el crédito, se debe adjuntar copia del documento de identidad del otorgante.

15 SOPORTES LEGALES DE LOS RUBROS DEL FORMULARIO 5B INGRESOS 102 Contribuciones, donaciones y créditos, en dinero o en especie, que realicen los particulares Las contribuciones y donaciones en dinero deben estar soportados con el recibo de caja con los datos del aportante y el monto del aporte, adjuntando copia del documento de identidad y certificación de aportes firmado por el aportante. En el caso de los créditos debe adjuntar letra de cambio o pagaré, acta donde se certifique el crédito firmada por la persona que otorga el crédito, se debe adjuntar copia del documento de identidad del otorgante. Las donaciones en especie deben estar soportadas con la factura de compra del bien o servicio donado, en el caso en que el producto o servicio donado es suministrado directamente por el donante, se requiere una certificación del donante acompañada de certificación de contador o revisor fiscal, en donde se indique el valor comercial de los elementos o servicios donados. Adicionalmente se requiere copia del documento de identificación del donante y certificación de aportes firmado por el mismo.

16 SOPORTES LEGALES DE LOS RUBROS DEL FORMULARIO 5B INGRESOS 103 Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas Se debe adjuntar el recibo de caja con los datos del crédito como: otorgante, valor, fecha del giro, junto con copia del extracto en que se evidencia la consignación de los recursos provenientes del crédito y certificación del banco. En los casos en que exista convenio de financiación respaldada con pignoración de la reposición de votos se debe adjuntar copia del mismo. 104 Ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido o movimiento. Se debe adjuntar acta firmada por el candidato, el contador y el gerente de la campaña, en donde se expliquen y relacionen las actividades que originaron los ingresos generados, identificando con nombre y número de identificación cada uno de los asistentes o compradores en los actos públicos. Adicionalmente se debe adjuntar copia de los documentos que soporten el acta elaborada 105 Financiación estatal Este rubro no será utilizado por los candidatos en las próximas elecciones.

17 SOPORTES LEGALES DE LOS RUBROS DEL FORMULARIO 5B INGRESOS 103 Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas Se debe adjuntar el recibo de caja con los datos del crédito como: otorgante, valor, fecha del giro, junto con copia del extracto en que se evidencia la consignación de los recursos provenientes del crédito y certificación del banco. En los casos en que exista convenio de financiación respaldada con pignoración de la reposición de votos se debe adjuntar copia del mismo. 104 Ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido o movimiento. Se debe adjuntar acta firmada por el candidato, el contador y el gerente de la campaña, en donde se expliquen y relacionen las actividades que originaron los ingresos generados, identificando con nombre y número de identificación cada uno de los asistentes o compradores en los actos públicos. Adicionalmente se debe adjuntar copia de los documentos que soporten el acta elaborada 105 Financiación estatal Este rubro no será utilizado por los candidatos en las próximas elecciones.

18 SOPORTES LEGALES DE LOS RUBROS DEL FORMULARIO 5B INGRESOS 103 Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas Se debe adjuntar el recibo de caja con los datos del crédito como: otorgante, valor, fecha del giro, junto con copia del extracto en que se evidencia la consignación de los recursos provenientes del crédito y certificación del banco. En los casos en que exista convenio de financiación respaldada con pignoración de la reposición de votos se debe adjuntar copia del mismo. 104 Ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido o movimiento. Se debe adjuntar acta firmada por el candidato, el contador y el gerente de la campaña, en donde se expliquen y relacionen las actividades que originaron los ingresos generados, identificando con nombre y número de identificación cada uno de los asistentes o compradores en los actos públicos. Adicionalmente se debe adjuntar copia de los documentos que soporten el acta elaborada 105 Financiación estatal Este rubro no será utilizado por los candidatos en las próximas elecciones.

19 SOPORTES LEGALES DE LOS RUBROS DEL FORMULARIO 5B INGRESOS 103 Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas Se debe adjuntar el recibo de caja con los datos del crédito como: otorgante, valor, fecha del giro, junto con copia del extracto en que se evidencia la consignación de los recursos provenientes del crédito y certificación del banco. En los casos en que exista convenio de financiación respaldada con pignoración de la reposición de votos se debe adjuntar copia del mismo. 104 Ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido o movimiento. Se debe adjuntar acta firmada por el candidato, el contador y el gerente de la campaña, en donde se expliquen y relacionen las actividades que originaron los ingresos generados, identificando con nombre y número de identificación cada uno de los asistentes o compradores en los actos públicos. Adicionalmente se debe adjuntar copia de los documentos que soporten el acta elaborada 105 Financiación estatal Este rubro no será utilizado por los candidatos en las próximas elecciones.

20 SOPORTES LEGALES DE LOS RUBROS DEL FORMULARIO 5B INGRESOS 103 Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas Se debe adjuntar el recibo de caja con los datos del crédito como: otorgante, valor, fecha del giro, junto con copia del extracto en que se evidencia la consignación de los recursos provenientes del crédito y certificación del banco. En los casos en que exista convenio de financiación respaldada con pignoración de la reposición de votos se debe adjuntar copia del mismo. 104 Ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido o movimiento. Se debe adjuntar acta firmada por el candidato, el contador y el gerente de la campaña, en donde se expliquen y relacionen las actividades que originaron los ingresos generados, identificando con nombre y número de identificación cada uno de los asistentes o compradores en los actos públicos. Adicionalmente se debe adjuntar copia de los documentos que soporten el acta elaborada 105 Financiación estatal Este rubro no será utilizado por los candidatos en las próximas elecciones.

21 SOPORTES LEGALES DE LOS RUBROS DEL FORMULARIO 5B INGRESOS 106 Recursos propios de origen privado que los partidos y movimientos políticos destinen para el financiamiento de las campañas en que participen Se debe elaborar recibo de caja por este concepto adjuntando copia del extracto en donde se evidencia la transferencia efectuada por el partido.

22 SOPORTES LEGALES DE LOS RUBROS DEL FORMULARIO 5B GASTOS 201 Gastos de administración / 202 Gastos de oficina y adquisiciones / 203 Inversión en materiales y publicaciones / 204 Actos públicos / 205 Servicio de transporte y correo / 206 Gastos de capacitación e investigación política / 207 Gastos judiciales y de rendición de cuentas / 208 Gastos de propaganda electoral / 209 Costos financieros / 211 otros gastos Los pagos efectuados deben tener un comprobante de egreso en donde se indique la forma de pago, el beneficiario, el valor, la fecha y el concepto del pago Todo comprobante de egreso debe estar soportado con facturas de venta expedidas a nombre del candidato que identifiquen al vendedor con nombre y número de RUT, la fecha de las facturas debe corresponder al periodo en que transcurre la campaña, estas facturas deben cumplir con los requisitos exigidos por el estatuto tributario para las facturas de venta. En los caso en que la compra se hace a una persona natural perteneciente al régimen simplificado, se debe soportar con cuenta de cobro dirigida al candidato y con copia del RUT o de la cédula del proveedor del bien o servicio.

23 ASPECTOS A TENER EN CUENTA Sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad electoral citada en este manual, se considera adecuado hacer énfasis en los siguientes aspectos: De conformidad con lo indicado por la ley 1475 de 2011, los candidato solo deben efectuar gastos y percibir ingresos para la campaña a partir de la fecha de su inscripción, la cual debe ser la misma fecha de inscripción del libro de ingresos y gastos No pueden recibirse donaciones o contribuciones de extranjeros, funcionarios públicos u otros candidatos. El formulario 5B y anexos enviados en físico deben coincidir con el formulario 5B anexos reportados en el aplicativo cuentas claras Los documentos soporte deben ser en original Las contribuciones y/o donaciones no pueden superar el 10% del tope de gastos de campaña (art. 23 ley 1475) Se deben tener en cuenta los topes de gastos para cada campaña. Se debe nombrar un gerente de Campaña El gerente debe abrir una cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos de la campaña Se debe ingresar máximo con periodicidad de 8 días la información correspondiente a ingresos y gastos al aplicativo cuentas claras. (Cabe informar que de toda información que se ingrese, así sea modificada posteriormente, quedará registro en el servidor del CNE) El libro de ingresos y gastos debe ser impreso por el aplicativo cuentas claras El formulario y los anexos del informe deben ser impresos a través del aplicativo cuentas claras. El candidato, gerente de campaña y el contador deben contar con firma digital, la cual debe ser tramitada ante el partido antes del 9 de enero de 2014.

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