GDC. Versión 7. Coordinación aplicaciones informáticas área de gestión económica /05/2012

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1 GDC Gestión Descentralizada de Cobros UNIVERSITAS XXI ECONÓMICO Versión 7 Coordinación aplicaciones informáticas área de gestión económica /05/2012 GESTIÓN DESCENTRALIZADA DE COBROS ha sido concebido como un módulo orientado a facilitar la gestión de cobros a los gestores de los centros de la Universidad. Se pretende cubrir con esta aplicación todas las necesidades que se plantean en el registro y control de ingresos de pequeña cuantía que se producen de manera habitual en las distintas unidades de ingreso de las que se compone la Universidad.

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 REQUISITOS TÉCNICOS... 4 CREACIÓN DE SUBCONCEPTOS DE INGRESOS... 5 INTRODUCCIÓN DE FACTURAS... 6 GENERACIÓN DE REMESAS DE RECIBOS... 7 COBRO DE DOCUMENTOS... 8 GENERACIÓN DE JUSTIFICANTES DE INGRESOS... 9 TRAMITACIÓN DE DERECHOS RECONOCIDOS PENDIENTES DE COBRO EN EL EJERCICIO LIQUIDACIÓN DE INGRESOS MENSUAL CONSULTAS FACTURAS PERIÓDICAS Y MULTITERCERO PLANTILLAS DE GENERACIÓN DE DOCUMENTOS DE COBRO FACTURAS PROFORMA RECTIFICACIÓN DE FACTURAS RECTIFICACIÓN TOTAL DE FACTURAS RECTIFICACIÓN PARCIAL DE FACTURAS RECTIFICACIONES SIN ASOCIAR A FACTURAS RECTIFICACIONES EN CUENTA EXPORTACIÓN DE DATOS Pág. 2

3 INTRODUCCIÓN El módulo Gestión Descentralizada de Cobros va dirigido a los centros gestores de la Universidad que emitan facturas o cualquier otro documento de cobro para facilitar el registro diario de los cobros que tienen lugar en las diferentes unidades de planificación de la Universidad. Los tipos de documentos de cobro a través de los cuales se gestionan en el módulo los ingresos descentralizados de la Universidad son los siguientes: CARTAS DE PAGO. Se utilizarán principalmente para registrar los cobros correspondientes a actividades cuyo importe corresponde con una tasa o precio público. Ejemplos: matrículas de cursos y seminarios varios gestionados a través de las Unidades descentralizadas de ingresos, expedición de títulos, certificados, actividades culturales o deportivas, etc. FACTURAS. La emisión de facturas se realizará única y exclusivamente en la aplicación de GDC. OTROS DOCUMENTOS DE COBRO. Se utilizará para registrar aquellos ingresos que recibe la Universidad por actividades no recogidas en Facturas o Cartas de Pago. Ejemplos: Subvenciones, convenios. Las ideas principales sobre las que se asienta el marco de actuación de los documentos de cobro dentro del sistema UXXI-ECONÓMICO son: Los documentos de cobro no tienen ninguna repercusión en el presupuesto de ingresos gestionado en el sistema UXXI-ECONÓMICO. Continuarán siendo los justificantes de ingresos los que afecten al presupuesto de ingresos. Para ello los documentos de cobro se podrán agrupar para generar un justificante de ingreso, que será el que realice el movimiento presupuestario correspondiente reflejado en el módulo Avance. Los documentos de cobro no registran movimiento financiero en las cuentas de la Universidad, serán los justificantes de ingresos al contabilizar el asiento y al contabilizar el cobro o al contabilizar las hojas de cobro los que realizarán movimiento en las cuentas financieras. Los documentos de cobro no generan apuntes del sistema, serán las hojas de cobro asociadas las que generen apuntes en el módulo Tesorería Central del sistema UXXIeconómico GDC es un módulo que ha sido programado con herramientas diferentes al resto de UXXI- ECONÓMICO, por lo que presentación de cara al usuario es diferente a los demás módulos. El acceso al módulo se realiza vía navegador de internet. En la primera fase de implantación de esta herramienta utilizaremos GDC únicamente para la emisión de facturas y anulaciones de facturas. Pág. 3

4 REQUISITOS TÉCNICOS REQUISITOS GENERALES Resolución de pantalla mínima de 800x600 y 16 bits de color (recomendable 1024x768). Tarjeta de red de 100 Mbits/s full dúplex. Navegadores: ver tabla de navegadores certificados por sistema. Javascript debe encontrarse habilitado en el navegador. Las cookies deben estar habilitadas al menos para el sitio web donde se despliega la aplicación: <maquina.dominio>/<contexto_aplicación>. Las únicas cookies utilizadas son de sesión y siempre son originadas por el sitio web. Visor de Acrobat Reader versión 7.0 o superior para la visualización de informes en formato PDF. Herramientas ofimáticas como por ejemplo Microsoft Office, para la visualización de los informes generados en formatos ofimáticos como.rtf,.xls, etc. Versión recomendada Microsoft Office: XP ó NAVEGADORES CERTIFICADOS Windows XP SP Windows 7 Linux Internet Explorer 7.0 X Internet Explorer 8.0 X X Firefox 3.5 X X X RECOMENDACIONES DE LOS EQUIPOS Procesador Intel Pentium IV a 2 GHz o superior. 1 Gbytes de memoria RAM. Resolución de pantalla de 1024x768 y 16 bits de color. Tarjeta de red de 100 Mbits/s full dúplex. Navegador de internet Se recomienda impresora Láser con 4Mb RAM para ofrecer suficiente agilidad en la impresión de los informes del sistema. Sistema operativo certificado: Windows XP Professional o Windows 7 Profesional. Software certificado: Acrobat Reader 7.0 o superior. Pág. 4

5 CREACIÓN DE SUBCONCEPTOS DE INGRESOS Cada unidad identificará sus propios ingresos. Para ello personalizará su tabla de subconceptos y los asociará a la aplicación presupuestaria de ingresos que corresponda.. ACCESOS Menú ADMINISTRACIÓN : o Subconcepto CAMPOS A RELLENAR Ficha SUBCONCEPTO Código: alfanumérico, máximo 9 dígitos a elección del usuario. Descripción: Debe ser clara, aparecerá en el cuerpo de la factura. Porcentaje de IVA. Seleccionar tipo de IVA que corresponda o exento. Fact.: Si se marca, se utilizará para la generación de facturas. Ing.: Si se marca, se utilizará para la generación de Cartas de Pago. Orgánica: Ir al botón de búsqueda, introducir los 3 dígitos de la UP 18 _% y seleccionar la aplicación presupuestaria que corresponda en función del tipo de ingreso. Añadir subconceptos: Icono superior de la pantalla Duplicar: Icono ventana. Eliminar: Icono ventana. situado en la parte situado en la parte superior de la situado en la parte superior de la Ficha PERIODOS Periodicidad del subconcepto: Se registrará el importe según la lista de precios públicos de la Universidad vigente para el periodo correspondiente: Ej. Precio curso 2010/2011 alquiler aulas: Desde 20/09/2010 hasta 31/12/2010 Desde 01/01/2011 hasta 19/09/2011 Se recomienda el registro de precios cuando cuando éstos sean no variables a lo largo del año y utilizados asiduamente. Pág. 5

6 ACCESOS Menú "General" "Documento cobro" o "Facturas" Gestión Descentralizada de Cobros INTRODUCCIÓN DE FACTURAS CAMPOS A RELLENAR Ficha GENERALES Descripción: Texto libre. Detallar objeto de la factura. Ficha DATOS COBRO Forma Cobro: Botón de búsqueda y elegir opción o 001 Transferencia o 002 Cargo en cuenta (remesa de recibos) o 020 En formalización Única y exclusivamente cuando el tercero pide factura una vez que el cobro ya está liquidado. Habrá que indicar en el campo DESCRIPCIÓN el nº de la Hoja de cobro en la que liquidó dicho ingreso. Plantilla impresión: A elegir entre: o Factura o Factura exenta IVA o Factura domiciliada Cuenta Universidad: Ordinal bancario Fecha de vencimiento: Fecha emisión + 30 días. Obligatorio para poder reclamar el pago (Ley d e Morosidad). Fecha de cobro: Dejar en blanco. Se actualizará automáticamente cuando se asocie a una Hoja de Cobro. Tercero: Tercero al que emitimos el documento de cobro. Quitar check en campo libre e introducir el NIF. Si no aparece, dar de alta (Ver alta a terceros). Comprobar dirección. Ficha ECONÓMICOS Cada línea se asignará de manera obligatoria a un subconcepto de ingresos Cada usuario habrá definido previamente sus propios subconceptos (Ver Creación de subconceptos de ingresos). Descripción de línea: Este campo es el que aparece en el cuerpo de la factura. Por defecto se vuelca el subconcepto de ingreso definido pero es modificable. Ficha RESUMEN ECONÓMICO Muestra los datos económicos agrupados por tipo de descuento y los importes totales de la factura. Grabar Factura. Icono disquete. Nos da nº de documento y nº de factura secuencial. Una vez grabada no se podrá borrar del sistema, pues no pueden existir saltos en el libro de facturas emitidas. Sí que se podrá rectificar una factura a través de las figuras correspondientes de abonos y rectificaciones. Este proceso se detalla en un epígrafe posterior. Imprimir factura. Icono vista preliminar. Plantilla. El original de la factura únicamente se podrá imprimir una vez, ya que es así como lo marca la ley. Si se desea imprimir otra vez, se podrá llevar a cabo a través de la impresión de un único duplicado o de todas las copias de la misma que se quiera. Pág. 6

7 GENERACIÓN DE REMESAS DE RECIBOS PAGOS DOMICILIADOS: Se enviará al banco en formato electrónico y en formato papel un archivo con los cargos a realizar en las cuentas de los terceros que se han registrado en los documentos de cobro. ACCESOS Menú "General" Opción "Generar Remesa de recibos" CAMPOS A RELLENAR Ficha REMESA Fecha de emisión de la remesa. Fecha de cobro. Dejar en blanco: Se actualizará automáticamente cuando se asocie a una Hoja de Cobro. Cuenta Universidad desde la cual se va a generar el cargo en las cuentas de los terceros. Ficha LINEAS Botón Sel. Documento Marcar los documentos de cobro a incluir en la remesa de recibos Botón Sel. Remesa Icono disquete (Grabar) Generar el fichero electrónico para enviar al banco: Ficha REMESA Botón Generar fichero. Guardar en el disco duro. Borrar Remesa: Pestaña LINEAS y eliminar las líneas una a una con el icono del aspa (Eliminar registro). Guardar Pestaña REMESA: Icono del aspa (Eliminar registro) Consultar Remesas: Ver Consultas Pág. 7

8 COBRO DE DOCUMENTOS Módulo Tesorería Central > Hojas de Cobro COBROS (Módulo Tesorería Central) Se realizará desde la Hoja de Cobro, NUNCA desde el propio documento La Hoja de Cobro será registrada por los servicios centrales cuyo importe coincidirá con el total del traspaso mensual. Módulo TESORERÍA CENTRAL Menú Consultas Hojas de Cobro Paramétrica: Usuario y Grupo de usuario: dejar en blanco Ordinal de Tesorería Icono realizar búsqueda Abrir la HOJA DE COBRO: 1. Ir a la pestaña Datos asociados Botón Asociar a Documentos de Cobro 2. Aparece una pantalla desde la que se hace lo siguiente : a. Ir a la pestaña Sel. y Ordenación y pasar el campo diponible Importe a cobrar a Campos seleccionados. b. Icono realizar búsqueda c. Quitar marca del/os que no se haya/n cobrado d. Ir al menú General Asociar a Hoja de Cobro e. Guardar: Menú General Guardar o CRTL G o icono disquete. Pág. 8

9 GENERACIÓN DE JUSTIFICANTES DE INGRESOS Una vez que los documentos de cobro (facturas) han sido cobrados, deben pasarse al módulo de Justificantes de Ingresos, generando el correspondiente justificante, así el ingreso será asentado en el presupuesto y contabilizado. Los documentos de cobro que se incluyan en un Justificante de Ingreso deben cumplir 3 requisitos: 1. Tener el subconcepto de ingreso cumplimentado 2. No estar incluidos en otro Justificante de Ingreso 3. Deben estar cobrados con fecha de cobro del mismo ejercicio que el de emisión del Documento de Cobro. ACCESOS CAMPOS A RELLENAR Módulo Justificantes de Ingresos Ejercicio. Ordinal de cobro. Menú "Documentos de Cobro GDC" o "Contraído simultáneo "Generación de Justificante de Ingresos" o Realizar búsqueda Marcar sólo los que se quieran incluir en el mismo JI Menú General Generar Justificante Pág. 9

10 TRAMITACIÓN DE DERECHOS RECONOCIDOS PENDIENTES DE COBRO EN EL EJERCICIO Todos aquellos documentos de Cobro que al final de ejercicio se encuentren sin cobrar deberán traspasarse al módulo de Justificantes de Ingresos como Contraído Previo. El proceso es el siguiente: GENERACIÓN DEL JUSTIFICANTE DE INGRESOS DE CONTRAÍDO PREVIO Justificantes de Ingreso (ejercicio 2011): 1. Menú "Documentos de Cobro GDC" o Opción "Contraído Previo" Opción "Generación de Justificante de Ingresos" 2. Aparecerá una consulta paramétrica. Introducir en Ejercicio: 2011 y pulsar el botón prismáticos (Realizar búsqueda) 3. El resultado de la búsqueda será un listado de documentos de cobro seleccionables. Como hay que hacer un justificante de ingresos por cada factura no cobrada sólo seleccionaremos un documento, para ello: o Quitar marca de todos: Menú General No seleccionar ninguno o Poner la marca en el que vayamos a traspasar o Ir al menú General y pulsar en la opción Generar Justificante de Ingresos de Contraído Previo 4. Se generará un justificante de ingresos en el que se habrán volcado los datos de la factura GDC como contraído previo y sin ningún cobro registrado. Rellenar: o Pestaña GENERAL: Descripción: introducir el nº de factura para una mejor identificación. Fecha de emisión: 31/12/2011 o Pestaña APLICACIÓN: Fecha Aplicación: 31/12/2011 Pág. 10

11 5. Posteriormente, cuando se hagan las liquidaciones de ingresos del ejercicio 2012 y se cobre una factura del año 2011, deberéis asociar a la Hoja de Cobro el Documento de Cobro GDC y luego cobrar el justificante generado como contraído previo a través de la opción Generación cobro Justificante de ingreso situado en el Menú Documentos de Cobro GDC Contraído Previo del Módulo Justificantes de Ingresos. Este proceso se detalla en el siguiente epígrafe COBRO. COBRO. Dos pasos: 1. Cobro del Documento GDC tal como se hace habitualmente 2. Cobro del Justificante asociado al documento generado anteriormente como contraído previo COBRO DEL DOCUMENTO DE COBRO (Módulo Tesorería Central) Se realizará desde la Hoja de Cobro, NUNCA desde el propio documento La Hoja de Cobro será registrada por los servicios centrales cuyo importe coincidirá con el total del traspaso mensual. Módulo TESORERÍA CENTRAL Menú Consultas Hojas de Cobro Paramétrica: Usuario y Grupo de usuario: dejar en blanco Ordinal de Tesorería Icono realizar búsqueda Abrir la HOJA DE COBRO: 3. Ir a la pestaña Datos asociados Botón Asociar a Documentos de Cobro 4. Aparece una pantalla desde la que se hace lo siguiente: a. Ir a la pestaña Sel. y Ordenación y pasar el campo diponible Importe a cobrar a Campos seleccionados. b. Icono realizar búsqueda c. Quitar marca del/os que no se haya/n cobrado d. Ir al menú General Asociar a Hoja de Cobro e. Guardar: Menú General Guardar o CRTL G o icono disquete. Pág. 11

12 COBRO DEL JUSTIFICANTE DE INGRESO GENERADO anteriormente como CONTRAÍDO PREVIO (Módulo Justificantes de Ingresos) Módulo JUSTIFICANTES DE INGRESOS Ir a Menú Documentos de Cobro GDC Contraído Previo Generación cobro Justificante de ingreso: Aparecerá una pantalla de búsqueda. Introducir año y centro emisor. Botón prismáticos (Realizar búsqueda). Aparecerá un listado con todos aquellos documentos asociados a justificantes de ingresos contraído previo o Marcar únicamente el documento GDC cobrado o Ir al menú GENERAL Generación cobro justificante de ingreso Por último, aparacerá un mensaje de confirmación. Aceptar Pág. 12

13 LIQUIDACIÓN DE INGRESOS MENSUAL Se procederá de la siguiente forma: 1. Las facturas serán generados en GDC (Ver INTRODUCCIÓN DE FACTURAS de esta Guía) 2. El resto de los ingresos de la Unidad, exentos de IVA y tickets, se liquidarán como hasta ahora mediante un JG y JF respectivamente desde el módulo de Justificantes de Ingresos (Ver INTRODUCCIÓN DE JUSTIFICANTES DE INGRESOS de la Guía de Justificantes de Ingresos). 3. El cobro de documentos/justificantes se realizará siempre a través de la Hoja de cobro.(ver COBRO DE DOCUMENTOS DE COBRO y COBRO DE JUSTIFICANTES DE INGRESOS) 4. Todas las facturas introducidas en GDC que se vayan a liquidar serán traspasados a un Justificante de Ingresos para su justificación (Ver GENERACIÓN DE JUSTIFICANTES DE INGRESOS de esta Guía). 5. Generar documentación mensual (Ver PROCESO DE JUSTIFICACIÓN MENSUAL de la Guía de Justificantes de Ingresos). Pág. 13

14 CONSULTAS GDC permite realizar consultas paramétricas desde cualquier pantalla del módulo, ya sea un documento de cobro, remesa de recibos, etc., sin necesidad de ir a otra opción de menú. TIPOS OPCIONES CONSULTA PARAMÉTRICA desde cualquier pantalla activa del módulo: Facturas Remesa de recibos etc. Pulsar el icono del interrogante consultar o la tecla F7 para pasar al modo consulta (color amarillo) Acotar por cualquier campo de cualquier ficha existente en pantalla. Si se quieren localizar todos, no acotar. Pulsar el icono del interrogante Contar registros si queremos saber previamente el número de registros que devolverá la consulta que estoy realizando Pulsar el icono del interrogante ejecutar consulta o la tecla F8 para ver los resultados de la acotación. Si la consulta tiene varios registros, el sistema sólo muestra el primero de la lista en la pantalla y posteriormente se debe avanzar o retroceder con los iconos de las flechas del módulo para que muestre el siguiente o anterior en pantalla. Para cancelar la consulta y volver al modo captura para seguir grabando o modificando datos, pulsar el icono del interrogante Cancelar consulta Desde el Menú CONSULTAS (sólo para documentos de cobro) Menú "Consultas" o Opción "Documentos de Cobro" Acotar por cualquier campo de las fichas General, Otros Datos e Importes. Si se quieren localizar todos, no acotar por ningún campo. Ir a la pestaña RESULTADOS para ver los resultados de la consulta. Para ver un documento, seleccionar y pulsar el botón situado en la parte inferior izquierda Ver documento Pág. 14

15 FACTURAS PERIÓDICAS Y MULTITERCERO Para generar facturas con los mismos datos de manera periódica y a un mismo tercero durante un determinado periodo de tiempo. Ejemplo: el cobro de un alquiler de un edificio. Para generar facturas similares para varios terceros a través de la opción MULTITERCERO. Para generar facturas de manera periódica en varias fechas y para varios terceros. El proceso de generación de cartas periódicas consta de 2 fases: 1. Definición de Datos: Se registran los datos de la carta de pago periódica y las fechas en las que deben generarse. 2. Generación de las cartas de pago a partir de los datos y fechas de emisión registradas en la primera fase. Menú "GENERAL" ACCESOS Opción "Documento periódico" o Opción "Factura periódica" CAMPOS A RELLENAR 1.- Definición de Datos Ficha PERIODICIDAD: Código: alfanumérico hasta 4 dígitos Descripción. Texto libre Facturación estimada del total de cartas que se generen a través de esta periodicidad. Campo informativo. F. inicio: Las fechas que se registren para la generación de las facturas no podrán ser anteriores en ningún caso a la registrada en este campo. F. final: Las fechas que se registren no podrán ser posteriores en ningún caso a la registrada en este campo.. Tipo periodicidad: Cada tipo de periodicidad tiene ya definido el número de días o meses a los que hace referencia su periodo en su correspondiente tabla (Ver creación tabla Tipo de periodicidad al final de este epígrafe). A partir de la fecha de inicio y fecha final, y de los días establecidos en el tipo de periodicidad seleccionado, se generarán de manera automática las distintas fechas en los que se generarán las facturas. También se pueden registrar manualmente sin basarse en ningún periodo establecido de antemano. Cuenta Universidad Forma de cobro. Botón de búsqueda y elegir opción. Descripción. Texto libre Plantilla de impresión. Elegir la que corresponda (botón) HITOS: Al pulsar este botón la ficha Fechas se cumplimenta automáticamente siempre que se hayan definido en la tabla Tipo de periodicidad.. Plantilla: Para cuando no podamos definir las fechas. Ver apartado Plantillas de generación de documentos de cobro. Ficha FECHAS Comprobar que está seleccionada la Factura deseada de entre las registradas en la ficha PERIODICIDAD Hitos: Fechas en las que se deben emitir las Facturas. Se generarán automáticamente si se registra un tipo de periodicidad o se introducirán manualmente por el usuario. Ficha MULTITERCERO Pág. 15

16 Comprobar que está seleccionada Factura deseada de entre las registradas en la ficha PERIODICIDAD Datos de terceros: Se registrará el/los terceros para el/los que se desea generar las facturas periódicas. Ficha ECONÓMICO Comprobar que está seleccionada la factura deseada de entre las registradas en la ficha PERIODICIDAD Líneas del ingreso: Se registrarán todos los datos que deben volcarse en las cartas de pago que se generen de manera periódica. Una periodicidad: 2.-Generación de la FACTURA periódica Menú General. Opción Documento Periódico. Opción Factura periódica o Distintas periodicidades: Ficha Fechas: Botón Generar Documentos. Se podrá generar las facturas correspondientes al hito o fecha sobre el que se encuentra situado. Una vez generados los documentos, en la misma ficha se puede acceder al detalle de las facturas para modificar o añadir datos mediante el botón Consultar documento. Menú General. Opción Generación documento. Opción Facturas o Fecha Hasta (hito): Acotación para generar las facturas hasta una fecha determinada. o Botón Generar o Seleccionar y botón Generar o Para ver, cumplimentar o modificar el/las facturas generadas, botón Documentos generados ubicado en la parte inferior de la pantalla. CREACIÓN DE LA TABLA TIPO DE PERIODICIDAD Permite definir la periodicidad en la generación de facturas periódicas y repetitivas. La definición de estas periodicidades será utilizada en la generación de documentos periódicos. Menú "ADMINISTRACION" Opción "Tipo de periodicidad Código Descripción: Definir la periodicidad: Anual, semestral, quincenal, etc. Check Meses Check Días Nº de meses: Si la periodicidad asignada sea mensual (Check meses) se debe definir el número de meses, con el objetivo de que los documentos periódicos se generen el tiempo descrito en este número de meses asignados. Nº de días: Si la periodicidad asignada es diaria (Check días) se debe definir el número de días, con el objetivo de que los documentos periódicos se generen en el tiempo descrito en este número de días asignados. Pág. 16

17 PLANTILLAS DE GENERACIÓN DE DOCUMENTOS DE COBRO Esta opción se utiliza para el registro de cobros repetitivos y periódicos que se producen en la UP y que no se generan a través de la opción Documentos de cobro periódicos por no poder definir las fechas. La plantilla es similar a una nueva factura, donde el usuario introducirá los datos que deben aparecer por defecto al dar de alta una nueva factura a partir de la plantilla. Los datos de la factura generada serán en todo momento modificables. ACCESOS Generación de Plantillas Menú "GENERAL" Opción "Documentos periódicos" o Factura periódica Registro de los documentos de cobro Una vez creadas las plantillas se podrán registrar facturas. La forma de acceso es la siguiente: Menú "General" o Plantillas de documentos CAMPOS A RELLENAR Marcar el check Plantilla Código: El usuario registra un Código identificativo alfanumérico de 4 dígitos para la factura que se está cumplimentando Descripción. Texto libre F. inicio F. final Introducir el resto de los datos que deben aparecer por defecto al dar de alta un nuevo documento de cobro a partir de la plantilla. Los datos que pueden volcarse por medio de un documento plantilla son los siguientes: Ejercicio Centro emisor Plantilla de impresión Cuenta Universidad Forma de cobro Datos económicos Se podrán crear tantas plantillas como se deseen: Añadir plantillas: Icono situado en la parte superior de la pantalla Duplicar: Icono situado en la parte superior de la ventana. Eliminar: Icono situado en la parte superior de la ventana. Colocar el cursor en el campo Código plantilla y pulsa la tecla función F7 o el icono del interrogante consultar para pasar al modo consulta (color amarillo) Elegir plantilla y aceptar En el documento generado te permitirá introducir los datos que estén en blanco y modificar los volcados desde la plantilla. Como las plantillas son a la vez documentos periódicos con características especiales, si en un documento plantilla cumplimentamos todos los datos obligatorios que necesita un documento periódico del mismo tipo para poder generar documentos periódicos, el mismo documento plantilla puede servir a la vez para generar estos documentos periódicos. Pág. 17

18 FACTURAS PROFORMA Casos en los que no se desee generar la factura oficial, porque se emite previamente un presupuesto o porque no se desea generar un documento oficial hasta que no se asegure que se va a cobrar. Menú "GENERAL" ACCESOS "Documento cobro" o "Facturas" ACCIONES La gestión de las facturas proforma se realiza desde el mismo acceso que el especificado para la generación de una factura oficial: Menú "General" o Opción "Documentos de cobro" Opción "Facturas" Se habilita en la primera ficha de la factura un marcador de FACTURA PROFORMA, de tal manera que la factura que se genera adquiera dicho carácter y no reciba un número de factura oficial, no entrando por lo tanto en el Libro de Facturas Emitidas. Al marcar el check box "factura proforma"se habilita el campo Número de serie en el apartado de Factura Proforma, de manera que también se pueda distinguir por número de serie en la numeración de las facturas proforma. Una vez grabada, el sistema le asignará un número de factura Proforma, independiente del secuencial existente para las facturas oficiales, pero también basado en el número de serie registrado. Cuando la factura pasa a ser OFICIAL, se debe actualizar la factura proforma. Este proceso se lleva a cabo accediendo a la factura proforma y desmarcando el check box de factura proforma. En este momento, y tras grabarla, el sistema asigna un número de factura oficial, entrando por tanto en el Libro de Facturas Emitidas y no pudiendo ser borrada del sistema. Se mantendrá en la factura oficial el número de factura proforma que se asignó en su día para poder mantener la información histórica del proceso. Pág. 18

19 RECTIFICACIÓN DE FACTURAS Los documentos de tipo factura no podrán ser borrados por la implicación que ello conlleva en el registro del libro de facturas emitidas. Cada factura que se emita en el sistema tendrá un número de factura, generado de forma secuencial por cada número de serie y que posteriormente se volcará en el libro de facturas emitidas de la Universidad. Por esta razón no se pueden eliminar este tipo de documentos cuando se produce una modificación, ya sea al alza o a la baja. Todas las rectificaciones que se registren en el módulo tienen su reflejo en el Libro de facturas emitidas, ya sean totales, parciales, positivas o negativas. La numeración de las mismas es independiente de la que utilicen las facturas originales. Al igual que la numeración de las facturas originales, serán independientes por centro emisor, a través del número de serie, pero para diferenciarlas, la numeración referente a las rectificaciones comienza siempre con una R. Se distinguen 2 tipos de rectificaciones de factura: 1. Rectificaciones de factura totales 2. Rectificaciones de factura parciales Pág. 19

20 RECTIFICACIÓN TOTAL DE FACTURAS Caso en que una factura expedida deba rectificarse en su totalidad, es decir, realizar un "ABONO DE FACTURA. Las rectificaciones totales deberán estar siempre ligadas a la factura original. ACCESOS ACCIONES Abrir factura ABONO DE FACTURA Botón Generar Abono de Factura El acceso, ubicado en la parte inferior izquierda de la propia factura que se desea rectificar, se denomina. El formato del Abono de factura es similar al especificado para la factura, teniendo en cuenta el siguiente funcionamiento: Factura asociada. Volcado automático. El sistema valida que la factura no tenga asociado otro abono o una rectificación parcial. Si fuese así no se podría realizar un abono total sino rectificaciones parciales. Descripción. detallar el abono de factura generado. Plantilla de impresión. Seleccionar plantilla Al grabar el abono de factura el sistema nos dará un número que comenzará por una "R". Al igual que las facturas, los abonos no pueden ser borrados de la base de datos, pues no se pueden tener saltos en el secuencial de los números de factura. El abono de factura puede seguir dos procedimientos distintos en función del estado en el que se encuentre la factura que se abona: 1. Si la factura NO está COBRADA, ya no se realizará ninguna operación más.. 2. Si la factura está COBRADA se remitirá a los servicios centrales los documentos de: o Devolución de ingresos o Abono de factura La devolución se realizará de las cuentas generales de la UZ por el procedimiento habitual de devolución de ingresos (art. 40 y 41 NGE) El resto de la tramitación será realizado por los servicios centrales. Pág. 20

21 RECTIFICACIÓN PARCIAL DE FACTURAS Las rectificaciones parciales son modificaciones, al alza o la baja, de una factura ya emitida, pero sin anular por completo el importe de la factura emitida. Una factura únicamente podrá ser rectificada una vez, ya sea al alza o a la baja. PROCESOS RECTIFICACIÓN PARCIAL ACCIONES El registro de datos es similar para los dos tipos de rectificaciones, teniendo en cuenta ciertas validaciones en función del carácter de la rectificación. Los campos a registrar en la rectificación son los siguientes: Positiva Menú "GENERAL" Rectificación Factura o Rectificación parcial Positiva" Negativa Menú "GENERAL" Rectificación Factura o Rectificación parcial Negativa Factura a rectificar. Se buscará por el número de documento de cobro y por el número de factura o por su descripción. Este campo no es obligatorio, pues se podrán generar rectificaciones sin asociar a una factura previamente. En caso de que se asocie a una factura, el sistema volcará una serie de datos en la rectificación que se está registrando, y además validará que si la rectificación es negativa, el importe no supere el de la factura a rectificar. Centro emisor. Se vuelca de la factura asociada si es que la tiene, en caso contrario será el usuario el que seleccione el centro emisor. Descripción. Descripción para la rectificación de la factura generada. Datos económicos. Se volcarán de la factura asociada en su caso. Los datos serán modificables, pues el hecho de que se vuelquen todas las líneas de la factura únicamente es una ayuda para que el usuario pueda borrar las que no vaya a modificar y cambiar el importe de las líneas que tenga que rectificar, o añadir nuevas líneas. Los importes siempre se registrarán como números positivos, ya que su carácter viene definido por el tipo de rectificación que se está generando. Debe quedar muy claro que el importe que se registra en la rectificación es la variación negativa o positiva, y no el nuevo importe teniendo en cuenta el de la factura. En caso de que la rectificación sea de signo negativo el sistema valida que el importe de cada una de las líneas de la rectificación no supere el importe de cada una de las líneas de la factura. Además, el importe total de la rectificación no puede ser nunca igual o superior al importe de la factura. En caso de que la rectificación no se haya asociado a una factura, las líneas de la rectificación las registrará el propio usuario de manera manual, teniendo en cuenta que no se realizará ningún tipo de validación sobre la información introducida. En cualquier caso los datos económicos deben cumplimentarse de manera obligatoria. Datos del tercero. Se volcarán de la factura asociada si es que la tiene. En caso contrario será el usuario quién registre este dato de manera manual. Para el caso de las rectificaciones positivas se habilitan los Pág. 21

22 campos relativos al cobro de la misma: Forma de cobro Cuenta Universidad Vencimiento del pago Fecha de cobro TRASPASO A J. DE INGRESOS Si la factura original se encuentra ya cobrada, 1. Rectificación NEGATIVA. Devolución de Ingresos: 2. Rectificación POSITIVA. El funcionamiento es igual al establecido para una factura cualquiera que se quiere traspasar a Justificantes de ingreso: Cobro de la rectificación, a través de la Hoja de Cobro Incluir en un justificante de ingreso, al igual que el resto de documentos de cobro, (Ver epígrafe Generación de Justificantes de Ingreso). Si la factura original no se encuentra cobrada, no se generarán Devoluciones de ingresos. La impresión de la rectificación en este caso, comprenderá los datos de la factura original más menos el importe de la rectificación, de manera que se pueda imprimir una segunda factura (en este caso rectificación) que comprenda el importe neto de la factura original y la rectificación. En cualquier caso, esto será únicamente para la impresión ya que en la rectificación se seguirá registrando el importe que se rectifica, positivo o negativo. El traspaso de datos a Justificantes de Ingresos, se llevará a cabo a través del mismo procedimiento, es decir, únicamente se seleccionará para incluir en un Justificante de ingresos la factura original, pero el sistema deberá tener en cuenta la rectificación asociada en cuanto al traspaso de datos. De este modo a Presupuesto se traspasa en una única operación el importe total de la factura, coincidiendo así con el apunte realizado en Tesorería. Pág. 22

23 RECTIFICACIONES SIN ASOCIAR A FACTURAS RECTIFICACIONES PARCIALES SIN ASOCIAR A FACTURAS ABONOS TOTALES SIN ASOCIAR A FACTURA Menú "GENERAL" Rectificación Factura o Abono Total Se permite generar rectificaciones parciales sin asociar a factura. La utilidad de esta funcionalidad estriba en que en ocasiones se realizan rectificaciones de varias facturas y no de una sola, por lo que la rectificación no podría asociarse únicamente a una de ellas, pues no pasaría las validaciones. Las rectificaciones POSITIVAS independientes se tratarán como cualquier factura que se registre en el sistema, habilitando los datos del cobro, ejecutando el mismo, e incluyéndola en un Justificante de ingresos cuando llegue el momento de realizar el traspaso de información a presupuesto. La única diferencia estriba en el número asignado por el sistema, pues se rige por la codificación asignada a los abonos y rectificaciones, y no por la propia de facturas originales. Las rectificaciones NEGATIVAS seguirán un procedimiento muy parecido al especificado para las rectificaciones negativas de facturas cobradas. Se registrará la misma, y en el momento en que se grabe se habilitará un acceso para generar una Devolución de Ingresos. El procedimiento posterior es similar al especificado para cualquier Devolución de ingresos. Pág. 23

24 RECTIFICACIONES EN CUENTA Este procedimiento será muy utilizado en la gestión de facturas con terceros con los que se mantiene una relación comercial de una duración considerable, y en los que se evitan las devoluciones de ingresos realizando la rectificación en facturas que se le emiten posteriormente. Marcar en las rectificaciones parciales el Check box denominado RECTIFICACIÓN EN CUENTA El funcionamiento es similar para todas las rectificaciones parciales, ya esté cobrada la factura original, sea positiva o negativa, o esté asociada o no a factura dicha rectificación. En el momento en que se marque Check box Rectificación en cuenta cambiarán los posibles procedimientos a ejecutar con la rectificación: En las rectificaciones asociadas a facturas cobradas, se inhabilitarán los accesos a generar una devolución de ingresos en las negativas, y las positivas no podrán incluirse en un Justificante de ingresos. En las rectificaciones asociadas a facturas no cobradas, no se tendrá en cuenta dicha rectificación en el momento del cobro y del traspaso a Justificantes de ingreso, y se cobrará y traspasará la factura original sin sumar o restar el importe de la rectificación. En las rectificaciones no asociadas a facturas, ocurrirá lo mismo que con las rectificaciones de facturas cobradas: se inhabilitará la opción de devolución de ingresos para las negativas, y no se podrán seleccionar las positivas para incluir en un justificante de ingresos. Se habilita en la rectificación, al marcar el check box, un acceso denominado Factura posterior asociada. Desde este acceso, el usuario deberá enlazar la rectificación con una factura registrada en el sistema. El sistema valida que la factura que se registre en este campo tenga el mismo tercero que el introducido en la rectificación, pues es requisito indispensable para poder llevar a cabo este procedimiento. Desde el acceso se habilita una pantalla de búsqueda de la factura a la que se quiere asociar. La búsqueda de esta factura se llevará a cabo a través del número de documento de cobro y de la descripción de la misma. Esta asociación no tiene por qué realizarse de manera obligatoria en el momento del registro de la rectificación, sino que se puede realizar a posteriori, cuando se registre la factura con la que se va a compensar. El procedimiento posterior, una vez asociadas la factura y la rectificación es similar al especificado para las rectificaciones de facturas no cobradas. Es decir, se realizará el cobro de la factura asociada por el importe neto tras restar/sumar el importe de la rectificación. El traspaso a Justificantes de ingreso también se realizará por el importe neto, incluyendo en un justificante de ingreso únicamente la factura principal. Pág. 24

25 EXPORTACIÓN DE DATOS GDC permite la exportación de los datos en formato Word, Excel y como correo electrónico. ACCESOS Exportar a Ms. Word y Ms. Excel ACCIONES La exportación de datos a formato Word y Excel se realiza desde las opciones ubicadas en la barra de herramientas del sistema pulsando los botones: Exportar a Microsoft Word. Exportar a Microsoft Excel. Exportación como correo electrónico o La exportación como correo electrónico se realiza desde la presentación preliminar de los informes en el sistema. Al pulsar la opción el sistema abre un nuevo correo electrónico generando un archivo con formato eps. Opción Fichero. Opción "Correo EXPORTACIÓN DE DOCUMENTOS GDC A WORD 1. Click en el botón 2. En el campo Crear un nuevo documento maestro, indicamos el nombre del documento que posteriormente vamos a combinar y le damos ACEPTAR. 3. El sistema automáticamente nos va a generar un documento Word, en el cual podremos indicar los campos que queremos que nos aparezcan en el informe a través de un icono denominado INSERTAR CAMPOS COMBINADOS. Los campos aparecen en el siguiente listado: Pág. 25

26 Se va seleccionando el campo y pinchando en INSERTAR, hasta ir insertando todos los campos que necesitamos que aparezcan en el documento. Los literales de los campos los tenemos que poner nosotros. Una vez que se tienen todos los campos, se guarda el documento y nos salimos. Posteriormente volvemos a la pantalla, pero en la ficha de COMBINACIÓN DE DOCUMENTOS: Pág. 26

27 Seleccionamos el nuestro (en el ejemplo OTROS DOCUMENTOS) y pinchamos en ACEPTAR. Pág. 27

28 IMPRESIÓN MASIVA DE FACTURAS (Sólo puede hacerse para los documentos de cobro de generación periódica) Menú "GENERAL" ACCESOS ACCIONES Ficha FECHAS: Botón Impresión mas. Opción "Documento periódico" o Opción "Factura periódica" Marcar las que procedan o Sel. todos. Botón Imprimir Pág. 28

29 La impresión masiva sólo puede hacerse para los documentos de cobro de generación periódica. Para lanzarla debes entrar en Carta de pago periódica, Factura periódica u Otros documentos de cobro periódicos. En la segunda ficha de ese mantenimiento está el botón de impresión masiva. Pág. 29